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MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE 
BIENES DE LA AGENCIA PRESIDENCIAL DE 
COOPERACIÓN INTERNACIONAL 
APC-COLOMBIA 
Código: A-OT-006 - Versión: 05 – Fecha: marzo 10 de 2017 
 
Carrera 10 N°97A-13, Piso 6, Torre A Bogotá – Colombia. Conmutador (57 1) 601 24 24. www.apccolombiagov.co 
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ADMINISTRACIÓN DE BIENES 
DE LA AGENCIA 
PRESIDENCIAL DE 
COOPERACIÓN 
INTERNACIONAL 
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CONTENIDO 
 
 
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... 4 
CONCEPTOS Y DEFINICIONES ........................................................................... 5 
CAPÍTULO I. GENERALIDADES .......................................................................... 8 
1. OBJETO GENERAL ............................................................................................................. 8 
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................................... 8 
3. ALCANCE .......................................................................................................................... 8 
4. MARCO LEGAL Y NORMATIVO DEL PROCESO .................................................................... 8 
5. POLÍTICAS Y REGLAS GENERALES DE ACTUACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS 
BIENES .................................................................................................................................. 10 
CAPÍTULO II. ASPECTOS ESPECÍFICOS .................................................... 11 
1. CONCEPTO DE BIENES .................................................................................................... 11 
2. FINALIDAD DE LOS BIENES .............................................................................................. 11 
3. BIENES MUEBLES ............................................................................................................ 11 
4. BIENES INMUEBLES ........................................................................................................ 16 
5. ACTIVOS INSERVIBLES .................................................................................................... 17 
6. ACTIVOS INTANGIBLES ................................................................................................... 17 
7. UBICACIÓN DE LOS BIENES ............................................................................................. 17 
8. IDENTIFICACIÓN CONTABLE ............................................................................................ 18 
9. ADQUISICIONES O COMPRAS GENERALES ....................................................................... 18 
10. CONTRATACIÓN Y PROGRAMA DE PROTECCIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGOS ............... 19 
CAPÍTULO III. INGRESO DE ELEMENTOS AL ALMACÉN .................. 20 
1. INGRESO DE BIENES POR COMPRAS ............................................................................... 20 
2. INGRESOS POR CAJA MENOR.......................................................................................... 22 
3. POR REINTEGRO O DEVOLUCIÓN .................................................................................... 22 
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4. INGRESO POR REPOSICIÓN ............................................................................................. 23 
5. ELEMENTOS SOBRANTES ................................................................................................ 24 
6. DONACIÓN ..................................................................................................................... 24 
CAPÍTULO IV. EGRESO DE ELEMENTOS EN EL ALMACÉN ............ 26 
1. EGRESO POR SUMINISTRO O ENTREGA DE ELEMENTOS. ................................................. 26 
2. EGRESOS DE BIENES POR TRASPASO ENTRE ENTIDADES .................................................. 28 
CAPÍTULO V. BAJA DE BIENES ....................................................................... 29 
1. BAJA DE BIENES ............................................................................................................. 29 
2. BAJA DE BIENES POR PÉRDIDA, HURTO O ROBO ............................................................. 29 
3. BAJA POR EXONERACIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL. ................................................ 30 
CAPÍTULO VI. DESTINO DE LOS BIENES DEVOLUTIVOS DADOS 
DE BAJA ......................................................................................................................... 32 
1. COMERCIALIZACIÓN O VENTA DE LOS BIENES MUEBLES DADOS DE BAJA ........................ 32 
CAPÍTULO VII. INVENTARIOS .......................................................................... 36 
1. ACTIVOS FIJOS E INVENTARIOS ....................................................................................... 36 
2. INVENTARIO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS EN SERVICIO ............................................... 37 
3. INVENTARIO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO EN DEPÓSITO .................... 38 
4. ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO DE LAS DEPENDENCIAS .............................................. 39 
5. ENTREGA Y RECIBO DE ALMACÉN ................................................................................... 41 
CAPÍTULO VIII. RESPONSABILIDADES ...................................................... 44 
1. RESPONSABLES DE BIENES .............................................................................................. 44 
2. RESPONSABLES DE BIENES EN DEPÓSITO. ....................................................................... 44 
3. DETERMINACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD .................................................................... 44 
4. RESPONSABLES DE BIENES EN SERVICIO.......................................................................... 44 
5. RESPONSABLES DE LOS REGISTROS DE INMUEBLES ........................................................ 45 
DOCUMENTOS RELACIONADOS ...................................................................... 46 
Control de cambios .......................................................................................................... 46 
 
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INTRODUCCIÓN 
 
 
 
El presente manual establece los procedimientos desarrollados para la custodia y 
administración de los bienes de propiedad de la Agencia Presidencial de Cooperación 
Internacional de Colombia APC-Colombia. 
 
Este Manual tiene como propósito fundamental, establecer normas y procedimientos de 
obligatorio cumplimiento, que permitan unificar criterios en el manejo de los bienes de la 
Agencia y así disponer de una guía e instrumento de consulta permanente, dirigido a la 
totalidad de los funcionarios, direcciones y en especial a los responsables de la 
administración, custodia, registro, manejo y control de los bienes de la Agencia. 
 
Las disposiciones contenidas en el presente Manual son de carácter obligatorio y de 
estricta observancia para los servidorespúblicos de la Agencia. 
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CONCEPTOS Y DEFINICIONES 
 
 
 
 Almacén: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o 
mercancías de consumo o devolutivos. 
 Almacenista: Persona Encargada del manejo, custodia, organización, 
administración, recepción, conservación y suministro de bienes de la Agencia. 
 Almacenamiento (ubicación): Labor de registro de los artículos o bienes y 
distribución física de los mismos, desde la recepción hasta que se requiera para 
su distribución. 
 Amortización: Distribución sistemática del costo de un activo durante su vida útil. 
 Avaluó: Estimación que se hace del valor o precio de un bien. 
 Avaluó Técnico: Procedimiento aplicado por un especialista o perito para 
determinar el valor comercial de un activo. 
 Bien: Artículo inventariable o activo de cualquier clase como materiales o activos 
fijos, para este manual se consideran los elementos en deposito, los bienes de 
propiedad planta y equipo de la Agencia. 
 Baja de Bienes: Cuando un bien es retirado definitivamente del servicio y de los 
registros contables de la Agencia, por obsolescencia, por estar inservibles. 
 Bienes de Consumo: Son aquellos bienes fungibles que se extinguen o fenecen 
con su primer uso, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otro desaparecen como 
unidad independiente y entran a constituir otro bien. 
 Bienes de Consumo controlados: Son los bienes que la Agencia Presidencial 
de Cooperación Internacional de Colombia APC-Colombia decide que deben ser 
controlados administrativamente. 
 Bienes Devolutivos o Activos Fijos: Son la propiedad planta y equipos que 
comprenden los bienes tangibles o intangibles de propiedad de la Agencia. 
 Bienes de características técnicas especiales: Son los bienes que por sus 
especificaciones técnicas deben ser tratados por conceptos de expertos. 
 Bienes Muebles: Son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a 
otro, manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se hallaran 
depositados. 
 Bienes organizados individualmente para la venta al detal: Entendida como la 
clasificación y organización de los bienes de manera individual o al menudeo que 
implica la transferencia de cada uno de éstos por el pago en dinero del precio 
determinado. 
 Bienes organizados en grupo para la venta por lote: Consiste en la 
clasificación y organización de los bienes de manera grupal que implica la 
transferencia del lote, previa cancelación en dinero del valor de la propuesta 
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aprobada por el comité. La venta al detal o por lote está determinada por el valor 
del avalúo de los bienes y de conformidad con lo establecido en la ley 80 de 
1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1510 de 2013 y sus normas reglamentarias. 
 Bienes por adhesión: Bienes incorporados materialmente a un inmueble, para la 
utilidad o beneficio de él. 
 Cambio de Responsable: Es el cambio de responsable de un bien dentro de la 
misma dirección. 
 Clasificación de los Bienes: Consiste en la organización física de los bienes 
muebles en el área, dependencia, direcciones o bodega destinada para su 
comercialización, según su estado de conservación, su valor, sus 
especificaciones técnicas y el grado de conveniencia que determine el Comité 
para su venta. 
 Clasificación Administrativa: Es la identificación de los bienes conforme a sus 
características, uso y destino final, para obtener información de su ubicación 
física o por responsable. 
 Clasificación Contable: Es la identificación de los bienes conforme a los 
lineamientos establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública. 
 Costo Histórico: Se entiende por costo histórico de los activos, su costo de 
adquisición adicionado con los valores que le son incorporados durante su vida. 
El costo histórico de un activo surge inicialmente de su valor de compra. A este 
valor se le adicionan todas las erogaciones que fueron necesarias para colocarlo 
en condiciones de funcionar o de generar renta. 
 Costo de Reposición: Representa el costo que deberá pagarse para adquirir un 
bien de iguales o similares características, con el fin de remplazarlo. 
 Depreciación: Reconocimiento racional y sistemático del costo de un bien, 
distribuido durante su vida útil. 
 Egresos de Bienes de Almacén: Es la salida física de los bienes de Almacén. 
 Kárdex de Almacén: Es una herramienta que se utiliza para registrar la historia o 
trazabilidad de un bien. 
 Inmueble: Son representados por edificaciones, bodegas, oficinas, parqueaderos 
o terrenos. 
 Inventario: Relación detallada de los bienes pertenecientes a la Agencia, por 
ubicación clasificación contable, responsables, costos de adquisición y 
depreciación, etc. 
 Inventario Físico: Es la verificación física de los elementos de consumo y 
devolutivos pertenecientes a la Agencia. 
 Muebles y Enseres: Equipos de oficina utilizados para las operaciones diarias de 
la Agencia y que son considerados como activos fijos. 
 Obsolescencia: Pérdida del potencial de uso o venta de un activo, en especial 
por el avance tecnológico. 
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 Traslado: Es la actividad mediante la cual se cambia la ubicación física de un 
bien dentro de Direcciones, áreas o dependencias de la Agencia. 
 Venta de Bienes Muebles: Corresponde a la operación mercantil mediante la 
cual se presenta la transferencia de dominio de un bien servible o inservible a 
cambio de un precio representado en dinero. 
 Vida Útil: Tiempo estimado de durabilidad de un bien mueble o inmueble. 
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CAPÍTULO I. GENERALIDADES 
 
 
 
1. OBJETO GENERAL 
 
Suministrar a la Agencia una herramienta para el proceso de Administración de Bienes, 
de rápida consulta y fácil comprensión, mediante procedimientos simplificados con el fin 
de asegurar el conocimiento de los pasos a seguir en el mismo. 
 
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 
 
 Determinar las instrucciones y responsabilidades de los organismos de dirección, 
administración y control que intervienen en el proceso. 
 Promover el mantenimiento adecuado de los bienes de la Agencia. 
 Favorecer el desarrollo de mecanismos ágiles y eficientes, para disponer de los 
bienes en desuso u obsoletos. 
 Suministrar información sobre el estado, la ubicación y el responsable de los bienes 
muebles e inmuebles de la Agencia. 
 Unificar los criterios y procesos, para optimizar la gestión de Administración de los 
Bienes Muebles e Inmuebles de propiedad de APC-Colombia. 
 Normar la administración de bienes muebles e inmuebles y el manejo de elementos 
administrativos, así como la afectación, destino final y baja de dichos bienes en las 
Direcciones de la Agencia. 
 
3. ALCANCE 
 
El documento esta dirigido a los Servidores Públicos, al personalque interviene en la 
administración de bienes, operación y control del almacén, así como al que tenga 
relación hacia ellos, además de ser un material de consulta permanente por quienes 
tienen responsabilidad de ejecutar y controlar los procedimientos respectivos. 
 
4. MARCO LEGAL Y NORMATIVO DEL PROCESO 
 
 Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la 
Administración Pública. 
 Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Código Único Disciplinario. 
 Ley 42 de 1993, por la cual se reglamenta la organización del sistema de control 
fiscal financiero y los organismos que lo ejercen. 
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 Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control 
interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones 
 Ley 1150 de 2007 Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y 
la transparencia en la contratación. 
 Ley 610 del 2000, Por la cual se establece el trámite de los procesos de 
responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías. 
 Decreto 1510 de 2013 y, Por el cual se reglamenta la ley 1150 de 2007 sobre las 
modalidades de selección, publicidad y selección objetiva, y se dictan otras 
disposiciones. 
 Decreto 2324 de 2000 Computadores para educar, por medio del cual se modifica 
el Decreto 1130 de 1999 y se establecen los organismos y entidades que estarán 
a cargo de la implantación y desarrollo de los Programas de la Agenda de 
Conectividad, en especial, del Programa "Computadores para Educar" y se 
establecen otras disposiciones para los mismos efectos. 
 Decreto 1737 de 1998 Austeridad del Gasto, por el cual se expiden medidas de 
austeridad y eficiencia y se someten a condiciones especiales la asunción de 
compromisos por parte de las entidades públicas que manejan recursos del 
Tesoro Público. 
 Decreto 2445 del 200 Austeridad del Gasto, por el cual se modifican los artículos 
8°, 12, 15 y 17 del Decreto 1737 de 1998. 
 Ultimas normas de la Contratación Estatal en Colombia Decreto 3460/08, Decreto 
4444/08, Decreto 4533/08, Decreto 4828/08, Decreto 4881/08, Decreto 127/09, 
Decreto 485/09, Decreto 490/09, Decreto 836/09, Decreto 931/09, Decreto 
1520/09, Decreto 2025/09. 
 Artículo 137 del Código Penal: “El empleado oficial que respecto a bienes del 
Estado o Empresas o Instituciones en que éste tenga parte, o bienes de 
particulares cuya administración o custodia se les haya confiado por razón de sus 
funciones, y que por su culpa dé lugar a que se extravíen, pierdan o dañen, 
incurrirá en arresto de seis (6) meses a dos (2) años, en multa entre 10 a 50 
salarios mínimos legales mensuales e interdicción de derechos y funciones 
públicas de seis (6) meses a (2) años”. 
 En materia fiscal, entre las atribuciones que se le da al Contralor General de la 
Nación, se encuentra: “(…) exigir informes sobre su gestión fiscal a los 
empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o entidad pública o 
privada que administre fondos o bienes de la nación” y además “Dictar normas 
generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades 
públicas del orden nacional o territorial”1. 
 Así mismo se establece: “(…) En las entidades públicas las autoridades 
correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus 
 
1 Constitución Política de Colombia, Artículo 268 
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funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo 
que disponga la ley.”2 
 La Constitución Política, estipula que el control ejercido por la Contraloría es 
posterior y selectivo y por lo tanto es obligación y responsabilidad de cada 
entidad pública diseñar métodos y procedimientos de control interno. Por lo 
anterior, es necesario diseñar un catálogo de clasificación de bienes que unifique 
los criterios de codificación entre las áreas administrativa y contable, con base en 
lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública3 y conforme a la misión, 
funciones y objetivos definidos para la entidad. 
 Resolución 354 de 2007, por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad 
Pública, se establece su conformación y se define el ámbito de aplicación. 
 Resolución 222 del 5 de julio de 2006 de la Contaduría General de la Nación, Por 
la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública y se define su ámbito de 
aplicación. 
 
5. POLÍTICAS Y REGLAS GENERALES DE ACTUACIÓN PARA LA 
ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES 
 
5.1. DEFINICIÓN 
 
El proceso de Administración de Bienes, se define como el conjunto de actividades que 
realizan en general las diferentes áreas de la Entidad, y en particular, la Dirección 
Administrativa y Financiera, para mantener en perfecto estado de orden, conservación, 
funcionamiento, disposición y seguridad los bienes propios de la Agencia, así como los 
recibidos a cualquier título para su custodia. 
 
5.2. RESPONSABILIDADES 
 
El profesional con funciones administrativas de la Agencia, es responsable de la 
administración de los bienes adquiridos o recibidos a cualquier título. 
 
2 Ibíd., Artículo 269 
3 Contaduría General de la Nación, Resolución 222 del 5 de julio de 2006, Por la cual se adopta el 
Régimen de Contabilidad Pública y se define su ámbito de aplicación. 
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CAPÍTULO II. ASPECTOS ESPECÍFICOS 
 
 
1. CONCEPTO DE BIENES 
 
Un bien se define como “(…) artículo inventariable o activo de cualquier clase, activos 
fijos, materiales y artículos en proceso de producción” 
 
Para efectos de este manual se considerarán como tales, únicamente los elementos en 
depósito y los bienes muebles de propiedad o recibidos para el uso de la Agencia. 
 
2. FINALIDAD DE LOS BIENES 
 
Los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Agencia, deben tener como 
finalidad el desarrollo de las actividades encaminadas al cumplimiento de su cometido. 
 
2.1. FUENTE Y CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES 
 
De conformidad con las características y destinación de los bienes que ingresan a la 
Agencia, se pueden clasificar de acuerdo con los siguientes criterios: administrativos y 
contables. 
 
El primero pretende obtener agregados por ubicación física o por responsable del uso o 
custodia, de acuerdo con la estructura orgánica de la Agencia Presidencia de 
Cooperación Internacional de Colombia APC-Colombia utilizando para ello el número de 
identificación del funcionario o tercero y el nombre del responsable de su administración, 
uso o custodia. 
 
El segundo, busca que la clasificación, movimiento y registros contables se realicen 
conforme a sus características y atendiendo las cuentas establecidas en el Plan General 
de Contabilidad Pública. 
 
Están clasificados como; elementos de consumo y devolutivos, a los cuales el nuevo 
Plan General de Contabilidad Publica los clasifica dentro de la Propiedad, Planta y 
Equipo, para los devolutivos y de consumo. 
 
3. BIENES MUEBLES 
 
3.1. Elementos de consumo (Gasto) 
 
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Son los que se consumen por el primer uso que se hace de ellos, o porque al ponerlos, 
agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como unidad o materia 
independiente y entran a formar parte integrante o constitutivo de otro. 
 
Los bienes adquiridos por un valor inferior o igual a medio (0.5) salario mínimo 
mensuales legal vigente, podrán llevarse directamente al gasto, sin detrimento de 
adoptar las medidas necesarias para garantizar la gestión de control administrativo y 
fiscal que deba tenerse sobre ellos. 
 
De igual forma, no se contabilizarán en el activo de la entidad, toda vez que los mismos 
serán reflejados en el gasto, aquellos bienes que tengan la siguiente naturaleza: 
 
El material ligero de oficinas (grapadoras, bolígrafos, perforadoras, pat-mouse, 
sacaganchos etc.) a excepción de aquellos objetos elaborados con materiales nobles, 
electrónicos y eléctricos susceptibles de inventariar como consecuencia de la aplicación 
del criterio económico. 
 
El material de vidrio de los laboratorios e incluso los pequeños montajes construidos 
para la realización de prácticas, a partir de componentes sueltos. 
 
El material de uso fungible de rápido deterioro, considerándose como tal aquel que con 
el uso se consuma, sea cual fuere su aplicación (papel, compuestos químicos, material 
de limpieza, productos alimenticios, etc.) independientemente de su coste. 
 
Los pequeños instrumentos de uso médico-quirúrgico personal (bisturí, etc.), 
herramientas de uso individual (destornilladores, alicates, martillo, etc.) y pequeños 
aparatos (mecheros, soportes, etc.). 
 
El material de repuestos de máquinas, vehículos, instalaciones y equipos (cables de 
instalación eléctrica, diferenciales, enchufes, cajas de distribución, bombillas, etc.). 
 
Las cortinas, persianas y similares excepto las de valor igual o superior al medio salario 
mínimo mensual vigente. 
 
Las lámparas fijas de techo y pared excepto las de valor igual o superior al medio salario 
mínimo mensual vigente. 
 
3.2. Elementos Devolutivos 
 
Cuenta Contable: Activos Fijos – Propiedad, Planta y Equipos 
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Son los que no se consumen por el primer uso que se hace de ello, aunque con el 
tiempo y por razón de su naturaleza se deterioran o desaparecen. Los cuales se 
encuentran en las siguientes cuentas contables entre otras: 
 
16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 
1610 SEMOVIENTES 
161001 De trabajo 
161002 De selección 
161003 De experimentación 
161004 De exposición 
161005 Semovientes pendientes de legalizar 
161006 Semovientes de uso permanente sin contraprestación 
161090 Otros semovientes 
1612 PLANTACIONES AGRÍCOLAS 
161201 Cultivos en desarrollo 
161202 Cultivos amortizables 
1615 CONSTRUCCIONES EN CURSO 
161501 Edificaciones 
161504 Plantas, ductos y túneles 
161505 Redes, líneas y cables 
161590 Otras construcciones en curso 
1620 MAQUINARIA, PLANTA Y EQUIPO EN MONTAJE 
162001 Plantas, ductos y túneles 
162002 Redes, líneas y cables 
162003 Maquinaria y equipo 
162004 Equipo médico y científico 
162005 Equipos de comunicación y computación 
162007 Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería 
162008 Equipos de transporte, tracción y elevación 
162090 Otras maquinarias, planta y equipo en montaje 
1625 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN TRÁNSITO 
162501 Plantas y ductos 
162502 Redes, líneas y cables 
162503 Maquinaria y equipo 
162504 Equipo médico y científico 
162505 Equipos de comunicación y computación 
162506 Equipos de transporte, tracción y elevación 
162507 Muebles, enseres y equipo de oficina 
162508 Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería 
162509 Herramientas, repuestos y accesorios 
162511 Semovientes 
162512 Componentes de propiedades, planta y equipo 
162590 Otras maquinarias, planta y equipo en tránsito 
1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA 
163501 Maquinaria y equipo 
163502 Equipo médico y científico 
163503 Muebles, enseres y equipo de oficina 
163504 Equipos de comunicación y computación 
163505 Equipos de transporte, tracción y elevación 
163507 Redes, líneas y cables 
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163511 Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería 
163512 Componentes de propiedades, planta y equipo 
163590 Otros bienes muebles en bodega 
1636 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN MANTENIMIENTO 
163601 Edificaciones 
163603 Plantas, ductos y túneles 
163604 Redes, líneas y cables 
163605 Maquinaria y equipo 
163606 Equipo médico y científico 
163607 Muebles, enseres y equipo de oficina 
163608 Equipos de comunicación y computación 
163609 Equipos de transporte, tracción y elevación 
163610 Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería 
1637 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS 
163701 Terrenos 
163702 Construcciones en curso 
163703 Edificaciones 
163705 Plantas, ductos y túneles 
163706 Redes, líneas y cables 
163707 Maquinaria y equipo 
163708 Equipo médico y científico 
163709 Muebles, enseres y equipo de oficina 
163710 Equipos de comunicación y computación 
163711 Equipos de transporte, tracción y elevación 
163712 Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería 
1645 PLANTAS, DUCTOS Y TÚNELES 
164501 Plantas de generación 
164502 Plantas de tratamiento 
164503 Plantas deshidratadoras 
164504 Plantas de transmisión 
164505 Plantas de distribución 
164506 Plantas de producción 
164507 Plantas de conducción 
164508 Plantas de telecomunicaciones 
164509 Oleoductos 
164510 Gasoductos 
164511 Poliductos 
164512 Subestaciones y/o estaciones de regulación 
164513 Acueducto y canalización 
164514 Estaciones de bombeo 
164515 Plantas, ductos y túneles pendientes de legalizar 
164516 Plantas, ductos y túneles de uso permanente sin contraprestación 
164590 Otras plantas, ductos y túneles 
1650 REDES, LÍNEAS Y CABLES 
165001 Redes férreas 
165002 Redes de distribución 
165003 Redes de recolección de aguas 
165004 Redes de distribución de vapor 
165005 Redes de aire 
165006 Redes de alimentación de gas 
165007 Líneas y cables de interconexión 
165008 Líneas y cables de transmisión 
165009 Líneas y cables de conducción 
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165010 Líneas y cables de telecomunicaciones 
165011 Redes, líneas y cables pendientes de legalizar 
165012 Redes, líneas y cables de uso permanente sin contraprestación 
165090 Otras redes, líneas y cables 
1655 MAQUINARIA Y EQUIPO 
165501 Equipo de construcción 
165502 Armamento y equipo reservado 
165503 Equipo de perforación 
165504 Maquinaria industrial 
165505 Equipo de música 
165506 Equipo de recreación y deporte 
165508 Equipo agrícola 
165509 Equipo de enseñanza 
165511 Herramientas y accesorios 
165512 Equipo para estaciones de bombeo 
165520 Equipo de centros de control 
165521 Maquinaria y equipo de dragado 
165522 Equipo de ayuda audiovisual 
165523 Equipo de aseo 
165524 Maquinaria y equipo pendiente de legalizar 
165525 Maquinaria y equipo de uso permanente sin contraprestación 
165590 Otra maquinaria y equipo 
1660 EQUIPO MÉDICO Y CIENTÍFICO 
166001 Equipo de investigación 
166002 Equipo de laboratorio 
166003 Equipo de urgencias 
166005 Equipo de hospitalización 
166006 Equipo de quirófanos y salas de parto 
166007 Equipo de apoyo diagnóstico 
166008 Equipo de apoyo terapéutico 
166009 Equipo de servicio ambulatorio 
166010 Equipo médico y científico pendiente de legalizar 
166011 Equipo médico y científico de uso permanente sin contraprestación 
166090 Otro equipo médico y científico 
1665 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA 
166501 Muebles y enseres 
166502 Equipo y máquina de oficina 
166504 Muebles, enseres y equipo de oficina pendientes de legalizar 
166505 
Muebles, enseres y equipo de oficina de uso permanente sin 
contraprestación 
166590 Otros muebles, enseres y equipo de oficina 
1670 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN 
167001 Equipo de comunicación 
167002 Equipo de computación 
167004 Satélites y antenas 
167005 Equipos de radares 
167006 Equipos de comunicación y computación pendientes de legalizar 
167007 
Equipos de comunicación y computación de uso permanente sin 
contraprestación 
167090 Otros equipos de comunicación y computación 
1675 EQUIPOS DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEVACIÓN 
167501 Aéreo 
167502 Terrestre 
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167503 Férreo 
167504 Marítimo y fluvial 
167505 De tracción 
167506 De elevación 
167507 Equipos de transporte, tracción y elevación pendientes de legalizar 
167508 
Equipos de transporte, tracción y elevación de uso permanente sin 
contraprestación 
167590 Otros equipos de transporte, tracción y elevación 
1680 EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y HOTELERÍA 
168001 Equipo de hotelería 
168002 Equipo de restaurante y cafetería 
168003 Equipo de calderas 
168004 Equipo de lavandería 
168005 
Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería pendientes de 
legalizar 
168006 
Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería de uso 
permanente sin 
168090 Otros equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería 
1960 BIENES DE ARTE Y CULTURA 
196001 Obras de arte 
196003 Bienes de culto 
196004 Joyas 
196005 Elementos de museo 
196006 Elementos musicales 
196007 Libros y publicaciones de investigación y consulta 
196090 Otros bienes de arte y cultura 
 
4. BIENES INMUEBLES 
 
Son aquellos que no pueden transportarse de un lugar a otro sin su destrucción o 
deterioro como las tierras y minas, etc. y las adheridas permanentemente a ellas, como 
los edificios, los árboles, terrenos, etc., como se muestra a continuación de acuerdo a la 
clasificación contable. 
 
1605 TERRENOS 
160501 Urbanos 
160502 Rurales 
160503 Terrenos con destinación ambiental 
160504 Terrenos pendientes de legalizar 
160505 Terrenos de uso permanente sin contraprestación 
1640 EDIFICACIONES 
164001 Edificios y casas 
164002 Oficinas 
164003 Almacenes 
164004 Locales 
164005 Fábricas 
164006 Mataderos 
164007 Salas de exhibición, conferencias y ventas 
164008 Cafeterías y casinos 
164009 Colegios y escuelas 
164010 Clínicas y hospitales 
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164011 Clubes 
164012 Hoteles, hostales y paradores 
164013 Silos 
164014 Invernaderos 
164015 Casetas y campamentos 
164016 Terminales 
164017 Parqueaderos y garajes 
164018 Bodegas y hangares 
164019 Instalaciones deportivas y recreacionales 
164020 Estanques 
164022 Presas 
164023 Pozos 
164024 Tanques de almacenamiento 
164025 Estaciones repetidoras 
164027 Edificaciones pendientes de legalizar 
164028 Edificaciones de uso permanente sin contraprestación 
164029 Infraestructura portuaria 
164090 Otras edificaciones 
 
5. ACTIVOS INSERVIBLES 
 
Los activos fijos que son retirados del servicio por inservibles o por obsolescencia 
tecnológica. 
 
83 DEUDORAS DE CONTROL 
8315 Activos totalmente depreciados, agotados o amortizados 
831510 Propiedad Planta y Equipos 
 
6. ACTIVOS INTANGIBLES 
 
1970 INTANGIBLES 
197001 Crédito Mercantil 
197002 Marcas 
197003 Patentes 
197004 Concesiones y franquicias 
197005 Derechos 
197006 Know how 
197007 Licencias 
197008 Software 
197009 Servidumbres 
197090 Otros intangibles 
 
7. UBICACIÓN DE LOS BIENES 
 
Bienes en Uso 
 
Son los bienes devolutivos y de consumo entregados a las Direcciones y a los diferentes 
funcionarios de la Agencia, para el cumplimiento de sus funciones. 
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8. IDENTIFICACIÓN CONTABLE 
 
Los bienes de consumo en el almacén, contablemente se registran en las cuentas de 
gastos, como se mencionó el Capitulo II, numeral 1.4.1 de este documento. 
 
Los bienes devolutivos en el almacén, contablemente se registran en la cuenta bienes 
muebles en bodega, en las subcuentas siguientes, según su naturaleza: 
 
 Maquinaria y Equipo 
 Muebles, Enseres y Equipo de Oficina 
 Equipo de transporte, tracción y elevación 
 Equipo de comunicación y computación, etc. 
 
Los bienes de consumo en uso, contablemente se registran dentro de los gastos. 
 
Los bienes devolutivos en uso contablemente se activan en la cuenta en la cual se 
originó el ingreso. 
 
9. ADQUISICIONES O COMPRAS GENERALES 
 
Son aquellas operaciones mercantiles mediante las cuales la Agencia adquiere bienes a 
través de un contrato en desarrollo de los planes, programas y políticas de compras de 
acuerdo con las necesidades de APC-Colombia; es decir, obedecen al resultado del 
proceso decontratación con o sin formalidades plenas de conformidad con las 
disposiciones vigentes por ley. 
 
9.1. EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES 
 
El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta de planeación y gestión 
administrativa efectiva en la cual se plasma con anticipación la programación para la 
adquisición de los bienes y servicios que requiere la Agencia para su normal 
funcionamiento durante un período fiscal determinado. 
 
9.2. COMPRAS GENERALES 
 
Las entidades públicas o privadas que manejen recursos del estado, de conformidad 
con las normas vigentes en cuento a contratación estatal, seleccionarán a los 
contratistas y/o proveedores a través de las modalidades asignadas. 
 
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El objetivo principal de las compras de los bienes necesarios para el funcionamiento de 
la Agencia, se realiza mediante la racionalización del gasto y bajo los principios de: 
economía, transparencia, responsabilidad, igualdad, contradicción, moralidad, 
imparcialidad, publicidad, mediante la delegación y la desconcentración de funciones. 
 
10. CONTRATACIÓN Y PROGRAMA DE PROTECCIÓN Y PREVENCIÓN DE 
RIESGOS 
 
Con la finalidad de proteger el patrimonio, en caso de perdida de los bienes del estado y 
se logre obtener su resarcimiento, se deben constituir pólizas de seguros que amparen 
los bienes, conforme a lo establecido en la Ley 42 de 1993. 
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CAPÍTULO III. INGRESO DE ELEMENTOS AL 
ALMACÉN 
 
 
El ingreso de elementos al Almacén puede originarse por: 
 
 Compras 
 Compras por caja menor 
 Reintegro o devoluciones. 
 Reposición. 
 Elementos sobrantes. 
 Donación. 
 
1. INGRESO DE BIENES POR COMPRAS 
 
1.1. DEFINICIÓN: 
 
Son las operaciones mercantiles a través de las cuales la Agencia, adquiere bienes 
mediante la erogación de fondos, de conformidad con las disposiciones legales 
vigentes. 
 
Los ingresos originados por compras de bienes muebles, están soportados por el Plan 
Anual de Adquisiciones y Mantenimiento y sus respectivos ajustes. 
 
1.2. PROCEDIMIENTO. 
 
1. Recepción de bienes. 
 
La recepción de bienes debe ser realizada por el encargado del almacén de la Dirección 
Administrativa y Financiera, por el supervisor o por una persona responsable y 
técnicamente capacitada, en el sitio en donde se haya pactado la entrega según el 
contrato. Corresponde al encargado del almacén, las actividades de recepción de 
bienes de los proveedores, control de calidad, desempaque, revisión, constatación del 
estado, especificaciones y precios, todo conforme a los documentos soporte que 
originan el ingreso. 
 
El encargado del almacén no podrá recibir bienes a proveedores, sin que exista contrato 
autorizado por la Agencia y del cual debe recibir oportunamente la copia respectiva del 
proceso; documento con el cual el encargado del almacén controlará las fechas de 
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entrega pactadas, y acondicionara los espacios físicos y los elementos o equipos 
necesarios para hacer la recepción; para lo cual debe coordinarse con el supervisor de 
dicho contrato. La reposición de un bien debe hacerse con bienes similares de una 
misma naturaleza o clase. Por ninguna razón el encargado del almacén debe aceptar la 
sustitución o remplazo de bienes entregados inicialmente con otros diferentes, o aceptar 
bienes dañados, deteriorados, con roturas o avería sin haber determinado la 
responsabilidad. Todas las decisiones en materia de propiedad planta y equipo 
adquirido por la Agencia, con relación a donación, permutas, prestamos y traslados, 
deberán tener el concepto previo de supervisor del contrato. 
 
2. Recepción Técnica de Bienes. 
 
Para recibir los bienes o elementos como equipos de alta complejidad, se debe solicitar 
la revisión a un funcionario debidamente calificado, preferiblemente del área solicitante 
del elemento y diferente al encargado del almacén, con apoyo del supervisor, para que 
este certifique que lo adquirido cumple con las especificaciones técnicas, fichas y 
protocolos del contrato, emitiendo un concepto técnico. Esta actividad se efectúa 
posterior a la instalación y funcionamiento del equipo. Los equipos deben recibirse y 
darle ingreso en forma desglosada por cada uno de los componentes básicos del mismo 
con sus características específicas. Cuando se suministren repuestos para equipos, el 
encargado del almacén exigirá la devolución de los elementos que fueron cambiados 
con el fin de asegurar una disposición adecuada enmarcada en las políticas de 
protección del medio ambiente. Cuando los elementos recibidos cumplen con los 
requisitos establecidos, el interventor del contrato elabora la certificación de recibido a 
satisfacción, documento necesario para el pago. 
 
 El almacenista verifica que la factura cumpla con los requisitos de ley y que el 
contenido de ésta corresponda a las mismas especificaciones del contrato. Firma 
el original de la factura o cuenta de cobro, la cual debe ser presentada en original 
por parte del proveedor. 
 El almacenista expide el comprobante de ingreso (A-FO-063) para legalizar la 
entrada de los bienes al Almacén en original y una (1) copia digital, clasificando los 
elementos por agrupaciones según las disposiciones vigentes. 
 Cuando la adquisición implique ingreso de elementos que pertenezcan a diferentes 
agrupaciones, se debe tener en cuenta que en el comprobante se especifique la 
clasificación según la denominación de la cuenta de ingresos que afecte Con base 
en la copia del comprobante de ingreso, se remite al encargado de inventarios, 
quién realiza el registro contable para cada uno de los elementos que ingresan al 
Almacén y se archiva el comprobante original se adjuntara a la cuenta respectiva 
con el fin de dar el trámite respectivo a los grupos que intervienen en el proceso de 
pago. 
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 Se ubican los elementos que han ingresado de acuerdo al sistema de 
almacenamiento adoptado. 
 
2. INGRESOS POR CAJA MENOR 
 
2.1. DEFINICIÓN: 
 
Son adquisiciones de bienes a través del sistema de Fondos Fijos rembolsables. 
 
2.2. PROCEDIMIENTO: 
 
 En toda compra de elementos devolutivos por este sistema, el Director Técnico 
del área solicitante debe enviar el requerimiento mediante formato (A-FO-070) al 
ordenador del gasto. 
 Para realizar la compra es necesario que por parte del área solicitante se allegue 
como mínimo una (1) cotización que sirva para establecer el monto del valor de la 
compra, Una vez adquirido el Almacenista con base en la factura de compra 
general realiza el ingreso y los respectivos comprobantes de acuerdo a la 
clasificación de las cuentas contable. 
 El almacenista recibe, verifica y firma los anteriores documentos y elabora los 
comprobantes de ingreso (A-FO-063) y egreso (A-FO-061) en originaly una (1) 
copia digital. 
 Los originales de los comprobantes de ingreso (A-FO-063) y egreso (A-FO-061) 
deberán ser archivados en el almacén. Las copias digitales de éstos se remitirán 
directamente a la Dirección Administrativa y Financiera. 
 
3. POR REINTEGRO O DEVOLUCIÓN 
 
3.1. DEFINICIÓN: 
 
Es la devolución al almacén de elementos o bienes que no se requieren en una 
dependencia determinada, para el cumplimiento del objetivo al cual fueron asignados; 
por ejemplo, supresión de las dependencias, obsolescencias, etc., pudiendo la 
administración optar por la habilitación, redistribución o baja. 
 
3.2. PROCEDIMIENTO 
 
 Cuando el servidor público necesite devolver elementos devolutivos en uso, debe 
presentar el formato de reintegro (A-FO-065) donde se especifique claramente las 
características del bien a devolver, referente a las especificaciones contempladas 
en el inventario. 
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 El formato (A-FO-065) debe estar acompañado por el visto bueno de la 
coordinación administrativa o el responsable del área informática, determinando 
el estado del elemento y si es necesario especificar la causa de su daño. 
 El Almacenista al recibirlos, debe constatar su estado, clase, calidad, marca, 
modelo, y demás características que se encuentren en el comprobante de salida 
con que inicialmente fueron entregados los bienes. 
 De encontrar conforme el bien, el Almacenista da entrada al almacén firmando el 
comprobante (A-FO-065) y realizando el descargue en el inventario Con base en el 
comprobante de ingreso (A-FO-063) elaborado anteriormente, se procede a hacer 
el descargue en el inventario. 
 En caso de que los elementos no concuerden o hayan sido sustituidos, o tengan 
especificaciones, marcas, o números diferentes, se abstendrá de recibir el 
elemento e informará por escrito a la Dirección Administrativa y Financiera, a fin 
de que se investiguen las causas y se establezcan responsabilidades. 
 
4. INGRESO POR REPOSICIÓN 
 
4.1. DEFINICIÓN: 
 
Consiste en remplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daños por causas 
derivadas del mal uso o indebida custodia, por otros iguales o de similares 
características. 
 
4.2. PROCEDIMIENTO: 
 
 Para la entrada de bienes por reposición cuando el responsable los entregue en 
igualdad de condiciones de similitud, marca, modelo, calidad, clase, cantidad, 
medida y estado de los que faltan, se debe dar cumplimiento a los siguientes 
requisitos: 
 Solicitud escrita del responsable de los bienes faltantes ofreciendo los que va a 
reponer y el detalle de éstos. 
 Autorización por parte de la Dirección Administrativa y Financiera o el delegado 
para que se efectúe la reposición del bien, adjuntando el concepto técnico que 
especifique que los bienes ofrecidos reúnen las mismas características de los 
faltantes. 
 Acta de reposición firmada por los actuantes y por el responsable del bien en 
donde se especifique claramente la actuación. 
 El Almacenista una vez acepte los elementos objeto de reposición, da entrada al 
almacén, elaborando el respectivo comprobante de ingreso (A-FO-063) en 
original y una copia, con base en el acta y concepto de reposición. 
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 El original del comprobante de ingreso (A-FO-063) deberá ser archivado en el 
almacén, la copia de éste junto con los demás documentos se remitirán a la 
Coordinación Financiera. 
 
 
5. ELEMENTOS SOBRANTES 
 
5.1. DEFINICIÓN: 
 
Son aquellos bienes que, en desarrollo de la toma física de inventarios, en bodega y en 
las diferentes Direcciones de la Agencia, se identifique que no se encuentran 
registrados en el Almacén o en los inventarios. Para lo cual se deberán tener en cuenta 
los siguientes criterios. 
 
5.2. PROCEDIMIENTO: 
 
 Efectuar una revisión para comprobar que no se trata de elementos registrados en 
el inventario de activos fijos o de Almacén. 
 Si se tratan de elementos que se encuentran mal referenciados o entregados 
incorrectamente, se debe realizar una compensación acta aclaratoria, para lo cual 
antes de emitir un concepto de elementos sobrantes se realizará un cruce de 
información con los elementos faltantes. 
 Los sobrantes se valorizarán teniendo en cuenta su estado, el valor del mercado o 
los registros históricos en inventarios de bienes de similares características. 
 Con el fin de ingresar dichos elementos se debe realizar el acta de sobrantes, la 
cual contendrá la siguiente información: 
 
 Nombre del área donde se localizo el bien. 
 Fecha y ciudad. 
 Nombre del funcionario encargado del inventario. 
 Nombre de la persona que quedara como responsable del bien. 
 Especificaciones del bien sobrante 
 Firma de las personas que interviene en la elaboración y aprobación del 
acta. 
 
6. DONACIÓN 
 
6.1. DEFINICIÓN 
 
Las donaciones son aquellos bienes recibidos sin contraprestación económica con el fin 
de atender costos o gastos de funcionamiento. 
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6.2. PROCEDIMIENTO 
 
 Ofrecimiento de la donación: El donante debe manifestar su intención de donar a 
través de un documento escrito. 
 Aceptación de la donación: Se emite la carta de aceptación de la donación por 
parte de APC - Colombia, la entidad receptora o beneficiario. 
 Certificación de utilidad común: La entidad beneficiaria debe certificar si los 
proyectos a que están destinados las donaciones son de utilidad común. 
 Remisión de la certificación de utilidad común: La entidad beneficiaria deberá 
remitir la certificación a la entidad ejecutora de los recursos 
 Recopilar documentación: APC - Colombia o la entidad beneficiara de los bienes 
objeto de la donación, solicita al donante mediante comunicación escrita una vez 
se reciba la carta de ofrecimiento, la siguiente documentación con el fin de 
formalizar el ofrecimiento 
ͼ Carta de Aceptación 
ͼ Listado Detallado de bienes 
ͼ Vida útil de los bienes objeto de donación 
ͼ Documentos que soporten la titularidad del bien discriminando costo de 
adquisición 
ͼ Carta de Exoneración 
ͼ Carta de Responsabilidad 
 Legalización de documentos: Los documentos deben legalizarse en el consulado 
de Colombia del domicilio del donante y posteriormente por el Ministerio de 
Relaciones Exteriores de Colombia 
 Establecer contacto con el agente aduanero y con el donante: una vez aceptada 
la donación, con el fin que inicie los trámites de nacionalización de los bienes 
objeto de la donación. 
 Poder específico: Una vez se recibe el documento de transporte, la entidad 
otorga poder al agente de aduanas con el fin que realice trámites de 
nacionalización. Importación o exportación. 
 
Los ingresos que por este concepto se desarrollen al interior de la Agencia, deberán 
siempre estar relacionadas con su misión y el cumplimiento de su objetivo 
estratégico, y al mismo tiempo se les dará el siguiente tratamiento contable: 
 
3235 SUPERAVIT POR DONACIÓN 
323501 En Dinero 
323502 En Especie 
 
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CAPÍTULO IV. EGRESO DE ELEMENTOS EN 
EL ALMACÉN 
 
 
Consiste en salida o retiro de un bien del Almacén, acompañado de la expedición del 
comprobante de egreso, (A-FO-061), cesando de esta manera la responsabilidad directa 
por la custodia, protección y conservación por parte del Almacenista y quedando bajo la 
responsabilidad del funcionario a quien se le hace entrega. 
 
La salida de bienes o elementos del Almacén puede originarse por suministros o entrega 
de elementos, o por traspaso entre entidades, entre otras. 
 
La baja de bienes muebles es otra causa que puede originar la salida de bienes del 
Almacén, implica el retiro, tanto físico como de los registros del patrimonio de la Agencia, 
previo trámite de los requisitos establecidos en el presente manual y en las normas 
legales y procedimentales que existan sobre la materia. 
 
1. EGRESO POR SUMINISTRO O ENTREGA DE ELEMENTOS. 
 
1.1. EGRESO CON BASE EN EL PLAN DE ADQUISICIONES Y MANTENIMIENTO 
 
Todo egreso de este tipo debe estar contemplado en la programación de actividades 
establecida por el Almacén con base en el Plan General de Adquisiciones y 
Mantenimiento, o por solicitud escrita de la dependencia. 
 
Si el bien está incluido en el Plan Anual de Adquisiciones y Mantenimiento, el 
procedimiento es el siguiente: 
 
 Con el Plan Anual de Adquisiciones y Mantenimiento ajustado por parte de la 
Dirección Administrativa y Financiera, el profesional con funciones Administrativas 
programa la entrega de los bienes por cada trimestre dependiendo de la cantidad. 
 Con base en el Plan de cada dependencia, el Almacenista elabora el comprobante 
de egreso (A-FO-061) en original y una copia digital, relacionando en forma 
independiente los elementos de consumo y los elementos devolutivos, para estos 
últimos, registrando el número de inventario correspondiente. 
 El Almacenista demarca los bienes devolutivos según el sistema adoptado. 
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 El responsable de cada Dirección recibe los elementos y refrenda con su firma y 
número de cédula el comprobante de egreso (A-FO-061) o la persona que el bien 
designe. 
 Con la copia del comprobante de egreso (A-FO-061), se actualiza el inventario de 
cada dependencia por parte del Almacén. 
 El almacenista archiva el original. 
 El almacenista remite copia digital al funcionario que recibe los bienes descritos en 
el comprobante generado. 
 
Cuando las existencias disponibles en el almacén sean insuficientes, en relación con las 
cantidades solicitadas en el pedido, el Almacenista anota en el comprobante de egreso 
(A-FO-061) las cantidades reales despachadas, dejando clara constancia en la solicitud 
de pedido. 
 
1.2. EGRESO POR DONACIONES 
 
 Levante Provisional ante la DIAN: La DIAN otorga un levante provisional, según el 
artículo 204 del Decreto 2685 de 1999. Este levante es provisional y el importador 
y/o el declarante están en la obligación de presentar la declaración de importación, 
dentro de los meses siguientes a la fecha de la entrega de la mercancía. 
 Traslado de la donación a depósito: Se debe trasladar la donación a un depósito 
para que se realice la inspección e inventarios. 
 Nacionalización definitiva de la mercancía ante la DIAN: Artículo 133 de la 
Resolución 4240 del 2000. 
 Recibo de la donación por parte del beneficiario: El beneficiario recibe la donación 
y firma las actas de recibo a satisfacción de la misma. 
 
1.3. DISPOSICIONES GENERALES: 
 
Cuando se trate de entrega de bienes a personas jurídicas, la firma en el comprobante 
debe ser la del representante legal de la misma, o de la persona que éste autorizada 
legalmente para recibirlos, cumpliendo el requisito de anotar su documento de identidad. 
 
Si se trata de persona natural la firma en el comprobante debe ser la de dicha persona o 
de la que ésta legalmente autorice. 
 
El Almacenista no debe firmar el comprobante de egreso (A-FO-061), mientras no le 
entregue al destinatario todos los elementos que en el figuren, como tampoco expedirle 
constancias de que queda debiendo o que posteriormente le entrega determinados 
elementos. 
 
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2. EGRESOS DE BIENES POR TRASPASO ENTRE ENTIDADES 
 
2.1 DEFINICIÓN: 
 
Se presenta egreso por traspaso, cuando se transfiere de manera transitoria o definitiva, 
un bien a otra entidad para el desarrollo de una actividad determinada. 
 
2.2. PROCEDIMIENTO: 
 
 El Almacenista recibe de la Dirección Administrativa y Financiera los siguientes 
documentos: 
 El acto administrativo que autoriza el traspaso, firmado por el Director de la APC-
Colombia. 
 La manifestación escrita de la Entidad que requiere los bienes, con indicación del 
destino que vaya a dárseles. 
 La relación pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventarios, con las 
indicaciones de cantidad, especificaciones y valores con que figuran en los 
inventarios. 
 Certificación expedida por la Dirección Administrativa y Financiera, indicando que 
los bienes relacionados no son necesarios y que no hay solicitud de compra de los 
mismos. 
 El Almacenista elabora el comprobante de egreso (A-FO-061) en original y copia 
digital efectuando el descargue correspondiente al inventario de elementos 
devolutivos en depósito; el original de dicho comprobante se archiva y 
temporalmente las copias para la posterior elaboración de la cuenta. 
 Con base en el comprobante de egreso (A-FO-061), se elabora el acta de entrega 
de los bienes, firmada por el Almacenista de la Entidad que los recibe y por el 
Almacenista de APC-Colombia. 
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CAPÍTULO V. BAJA DE BIENES 
 
1. BAJA DE BIENES 
 
1.1. DEFINICIÓN 
 
Es el proceso mediante el cual la Administración decide retirar un bien definitivamente 
del patrimonio de la entidad. 
 
La baja se perfecciona con el retiro físico, el descargo de los registros contables y del 
inventario y el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso, según el 
hecho que le dio origen. 
 
Es la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en buenas condiciones, 
pero que la Agencia no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades. 
 
1.2. PROCEDIMIENTO: 
 
 La Dirección Administrativa y Financiera determinará los funcionarios que 
participaran de la diligencia de inspección. 
 Una vez realizada la inspección se procederá de determinar la clase de baja con 
respecto al estado del bien (Bienes servibles o bienes inservibles) 
 El profesional con funciones Administrativas presentara al comité Institucional de 
Desarrollo Administrativo el dictamen de los elementos objeto de baja mediante, 
formato dictamen de baja (A-FO-062). 
 El profesional con funciones Administrativas solicita a la Dirección Administrativa y 
Financiera que incluya dentro del orden del día del comité Institucional de 
Desarrollo Administrativo los temas a tratar respecto a ladestinación de los bienes 
a dar de baja. 
 Una vez presentado al Comité los bienes a dar de baja, la Dirección Administrativa 
y Financiera acogerá las recomendaciones recibidas por el mismo y procederá a 
proyectar el Acto Administrativo. 
 
2. BAJA DE BIENES POR PÉRDIDA, HURTO O ROBO 
 
Cuando se presenten faltantes de elementos de consumo o devolutivos cuyo valor supere 
medio salario mínimo mensual legal vigente y se encuentre en depósito o en servicio, el 
procedimiento es el siguiente: 
 
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 El responsable de los bienes dará aviso a la Dirección Administrativa y Financiera 
dentro de los tres (3) días hábiles siguientes la ocurrencia de los hechos, mediante 
informe escrito en el cual deberá plasmar los hechos detallados del suceso, 
acompañada de la respectiva denuncia penal ante la autoridad competente. 
 Una vez recibido la documentación citada, el profesional con funciones de 
Almacenista, informará por escrito a quien corresponda lo ocurrido con el fin de dar 
inicio al proceso administrativo correspondiente. 
 El Almacenista descarga los elementos de la cuenta de devolutivos en servicio y 
cargados a la cuenta de responsabilidades pendientes, con el nombre y número de 
cédula del funcionario responsable y el valor total de los bienes. 
 El Almacenista recibe la copia del fallo de exoneración fiscal, si es del caso, para 
hacer la baja mediante asiento de diario y descargar de la cuenta de 
responsabilidades. 
 
En caso de declararse responsabilidad tanto administrativa como fiscal por la pérdida del 
bien, el responsable deberá: 
 
 Reintegrar el bien por uno de iguales características, o, 
 Cancelar el valor del bien o precio comercial, previo avalúo. 
Una vez hecho el pago o reintegro del elemento, el Almacenista efectúa el descargo, de la 
cuenta responsabilidades, con cargo a baja de bienes. 
 
Si se trata de elementos en depósito, el Almacenista elabora el comprobante de ingreso 
(A-FO-063) en original. 
 
Con base en la otra copia del comprobante de ingreso (A-FO-063), se efectúa el 
descargue correspondiente en los registros de inventarios y en la cuenta de 
responsabilidades. 
 
3. BAJA POR EXONERACIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL. 
 
Se presenta para los funcionarios o contratistas que, siendo responsables de bienes 
muebles en servicio activo o en depósito, estos últimos desaparecen y mediante trámite 
administrativo de investigación, se les determina la no responsabilidad por la pérdida, o 
se les establece su responsabilidad, pero efectúan el pago o la reposición del bien; y 
como consecuencia, se declaran sin responsabilidad fiscal, tramitándose la baja de los 
bienes y descargándose su valor de la Cuenta Responsabilidades. 
 
Cuando, el fallo sea con responsabilidad y el responsable fiscal efectúe la reposición del 
bien por otro de similares condiciones, la baja se produce descargando el valor del bien 
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de la Cuenta Responsabilidades y dando entrada al almacén del bien recibido; no 
obstante, el responsable puede reponer o pagar el bien en cualquier etapa del proceso. 
 
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CAPÍTULO VI. DESTINO DE LOS BIENES 
DEVOLUTIVOS DADOS DE BAJA 
 
 
La Dirección Administrativa y financiera establecerá el destino que deba dársele a los 
bienes muebles dados de baja por el Almacén, para lo cual podrá autorizar cualquiera 
de los siguientes procedimientos: 
 
1. COMERCIALIZACIÓN O VENTA DE LOS BIENES MUEBLES DADOS DE 
BAJA 
 
1.1. Por Enajenación 
 
Para el trámite de enajenación de bienes muebles pertenecientes a la Entidad, el 
encargado profesional con funciones Administrativas, una vez este en firme el acto 
administrativo de baja de bienes por esta modalidad, dará inicio a los trámites 
correspondientes, de conformidad con los establecido en el Decreto 1510 de 2013 
artículo 91 y subsiguientes, o las normas que lo adicionen o modifiquen. De 
conformidad con la normatividad vigente, la enajenación se debe realizar así: 
 
“ Artículo 91, pueden realizar directamente la enajenación, o contratar para ello 
promotores, bancas de inversión, martillos, comisionistas de bolsas de bienes y 
productos, o cualquier otro intermediario idóneo, según corresponda al tipo de bien 
a enajenar….” 
 
El procedimiento a seguir corresponderá al señalado expresamente en el marco 
normativo vigente. 
 
1.2. MODALIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE COMERCIALIZACIÓN 
 
Para el trámite de enajenación de bienes muebles pertenecientes a la Entidad, el 
encargado profesional con funciones Administrativas, una vez este en firme el acto 
administrativo de baja de bienes por esta modalidad clasificará los bienes 
individuamente y/o por lotes, especificando la ubicación. 
 
El profesional con funciones administrativas coordinará el proceso de avalúo para 
conocer los precios base de los bienes muebles. 
 
 
 
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1.3. VENTA MEDIANTE CONTRATACIÓN DIRECTA 
 
Cuando el valor de los bienes no supere el monto establecido para la celebración de 
contratos de menor cuantía y corresponda a los que no requieren formalidades plenas, 
de conformidad con las normas de contratación vigente, respectivamente, se efectúa la 
venta directa con sujeción al siguiente procedimiento: 
 
 Se fija un aviso durante cinco (5) días como mínimo, en la página web y en 
lugar visible o público, de la Agencia, indicando la descripción de los 
bienes, cantidad, fecha, y hora para su inspección, valor, plazo para el 
recibo de propuestas, obligaciones del posible comprador y cualquier otra 
información que sea necesaria para recibir ofertas en igualdad de 
condiciones. 
 Cuando el valor de los elementos objeto de la venta de menor cuantía 
supere doscientos cincuenta (250) salarios mínimos legales vigentes 
mensuales, la invitación se publicará en un medio de comunicación de 
amplia circulación en el lugar donde se efectúe la venta. 
 La Dirección Administrativa y Financiera designará el funcionario encargado 
de mostrar los bienes muebles a los posibles compradores, que en todo 
caso no podrá ser el profesional encargado de las funciones 
administrativas. 
 Inmediatamente después de la hora fijada para el cierre de la presentación 
de ofertas, el Comité las estudiará y recomendará al Director la 
adjudicación correspondiente, debiendo seleccionar preferentemente a las 
cooperativas, microempresas, fundaciones, juntas de acción comunal o 
entidades de naturaleza similar. 
 Concluido el procedimiento anterior, La Dirección Administrativa y 
Financiera elabora el o los proyectos de contrato de compraventa. Agotada 
esta etapa se suscribe el contrato por el funcionario que tenga la 
ordenación del gasto y coordina la entrega de los bienes al comprador 
favorecido, una vez éste presente la copia del recibode consignación de 
pago, para lo cual deberá solicitar al profesional con funciones de tesorería 
los datos de la cuentan bancaria en la cual deberá consignar los valores 
acorados en el contrato ya sea en efectivo o con cheque de gerencia. 
 
1.4. VENTA MEDIANTE PÚBLICA SUBASTA 
 
Avaluados comercialmente los bienes dados de baja, si estos exceden el monto previsto 
para los contratos de menor cuantía, el Director Administrativo y Financiero puede 
ordenar que se procede a efectuar la venta de los mismos por el procedimiento de 
subasta pública, se invitará, a por lo menos dos (2) entidades financieras aprobadas por 
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la Superintendencia Financiera, con capacidad para realizar la comercialización de 
dichos bienes a través del sistema de Martillo. 
 
En la invitación a las entidades financieras para que coticen el valor de los servicios del 
martillo, se debe anexar una relación detallada de los bienes a vender con sus 
respectivos precios base de remate, que es el precio mínimo de venta aceptable para la 
Agencia, la identificación del lugar de almacenamiento de los bienes para su respectiva 
inspección y exhibición, y copia del acto administrativo que hubiere autorizado la baja de 
esos elementos. 
 
La programación de la visita para la inspección de los elementos, la eventual 
modificación del precio base de remate y demás eventos necesarios para llevar a cabo 
el procedimiento, se establece conjuntamente entre la Agencia Presidencial de 
Cooperación Internacional de Colombia APC-Colombia y la entidad financiera 
favorecida. 
 
1.5. PERMUTA DE BIENES MUEBLES DADOS DE BAJA 
 
Para efectuar la Permuta de bienes muebles, la Dirección Administrativa y Financiera 
requiere del cumplimiento de los siguientes requisitos: 
 
 Copia de la disposición que autoriza la permuta. 
 Relación detallada de los bienes por agrupaciones de inventario, con cantidad, 
clase, especificaciones y valores que figuren en los mismos. 
 Avalúo de los bienes efectuados por la Administración o por quien haya sido 
delegado para ese efecto. 
 Copia del contrato de permuta de acuerdo con la disposición que la ordenó y con 
el lleno de las normas legales al respecto. 
 Acta de entrega y recibo de los bienes, firmada por todos los actuantes. 
 Expedición por el Ordenador, de las órdenes de baja y de alta de los elementos, 
entregados y recibidos recíprocamente, con base en el acta. 
 
1.6. DESTRUCCIÓN DE BIENES MUEBLES DADOS DE BAJA 
 
Cuando comercialmente carezcan de valor los bienes objeto de baja, por obsolescencia, 
deterioro, avería, rotura o cualquier otro hecho objetivo que impida su venta, donación o 
no la haga aconsejable, se procederá a su destrucción, para lo cual se levantará un acta 
que debe ir firmada por los funcionarios que para tal efecto designe La Dirección 
Administrativa y financiera, esto se llevara a cabo de acuerdo a La Constitución Política 
de Colombia de 1991, en la cual elevó a norma constitucional la consideración, manejo 
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y conservación de los recursos naturales y el medio ambiente y las demás normas 
vigentes que se muestran a continuación: 
 
 
 
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CAPÍTULO VII. INVENTARIOS 
 
 
1. ACTIVOS FIJOS E INVENTARIOS 
 
1.1. DEFINICIÓN: 
 
Es la relación ordenada, completa y detallada de toda clase de bienes que integran el 
patrimonio de la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia – 
APC-Colombia. 
 
El inventario permite verificar, clasificar, analizar, y valorar los bienes de la entidad, lo 
cual posibilita efectuar un control razonable de las existencias reales, para evitar 
errores, pérdidas, inmovilización, deterioro, merma y desperdicios de elementos. 
 
Para el manejo de los inventarios, se deben tener en cuenta: 
 
 Inventario de elementos devolutivos en servicio. 
 
 Inventario de elementos devolutivos y de consumo en depósito. 
 
 Actualización de registros de inventarios de las dependencias. 
 
1.2. IDENTIFICACIÓN 
 
Las codificaciones asignadas para la generación de placas de la Agencia Presidencial 
de cooperación Internacional de Colombia – APC Colombia se encuentran establecidas 
así: 
 
Direcciones: 
 
APC - Colombia 1 
Dirección General 100 
Dirección de Demanda 300 
Dirección de Oferta 400 
Dirección de Coordinación Interinstitucional 500 
Dirección Administrativa y Financiera 200 
 
 
 
 
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2.1.1. Conformación de la placa: 
 
Cuando el ingreso sea sobre activos fijos devolutivos, se debe asignar a cada bien un 
código de inventario por un número consecutivo a fin facilitar el control de los mismos, 
dicho código será asociado al serial o las características la cual irá impresa en rótulos, 
para adherirla al bien; Cuando no posea número de serie se vincularán sus 
características. 
 
En los casos en que no se pueda adherir la placa al bien, de igual manera se controlará 
a través del Sistema de Inventarios de la Entidad, con el fin de garantizar el seguimiento. 
 
2. INVENTARIO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS EN SERVICIO 
 
2.1. DEFINICIÓN: 
 
Es el conjunto de bienes muebles en uso en las diferentes Direcciones o dependencias 
de la Agencia, que tienen el carácter de ser devolutivos y por lo tanto ameritan ser 
inventariados. 
 
El funcionario responsable del registro y control de inventarios, a través de listados 
correspondiente llevará el registro por dependencias y a título individual de los bienes 
devolutivos en servicio, para facilitar el oportuno y eficaz control de los bienes y para 
determinar las responsabilidades a que haya lugar. 
 
El inventario general de estos elementos debe actualizarse por el encargado del área, 
cada vez que se produzca una novedad de ingreso, salida o traslado de bienes. 
Esporádicamente el funcionario encargado de manejo y control de inventarios podrá 
efectuar revisiones de bienes en las Direcciones o dependencias, para lo cual adelantará 
el siguiente procedimiento: 
 
2.2. PROCEDIMIENTO 
 
El responsable del registro y control de inventarios, elabora la programación para la 
verificación de los inventarios en las dependencias 
 
El profesional con funciones administrativas selecciona el delegado o los delegados que 
van a participar en la verificación del inventario. 
 
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Generados los oficios y los listados actualizados de inventarios por dependencia, el 
responsable del registro y control de inventarios los envía a cada Dirección. Los listados