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Sesión 2 Dr. Salvador Vázquez 1 Una organización puede definirse como dos o más personas que colaboran dentro de unos límites definidos para alcanzar una meta común. 2 • Las organizaciones están compuestas por personas. • Las personas colaboran entre si y cuando las personas trabajan juntas, es necesario tener en cuenta muchas cosas, por ej. dividir el trabajo entre los individuos. • Luego de dividir el trabajo conforme a la especialización correspondiente, es necesario asegurarse de que cada uno de los individuos de la organización trabaja para lograr los objetivos comunes de la empresa. • Las organizaciones poseen límites definidos. • Las organizaciones persiguen metas determinadas. 3 Las Organizaciones son sistemas humanos de cooperación y coordinación, integrados dentro de límites definidos. Enfoques para establecer los límites de una organización Énfasis a las personas y su pertenencia como miembros. Énfasis en el lugar en donde se realizan las distintas actividades laborales. 4 Definición de Sistema Un sistema es un conjunto de elementos o partes que actúan coordinadamente para alcanzar un determinado objetivo. 5 Holismo: significa que un sistema debe considerarse como un todo, o en otras palabras, los cambios en cualquier parte de un sistema afectan al sistema en su totalidad. Sinergia: se refiere al efecto interactivo entre las partes de un sistema, señalando que la suma de la interacción de las partes componentes del sistema, es mayor que el efecto de las partes por separado. Aplicando el concepto de sinergia a la organización, podemos afirmar que ésta es más que la suma de sus partes. Sistemas abiertos y cerrados: siendo un sistema cerrado, aquel que se auto conserva y no recibe energía o recursos externos, o sea no interactúa con su entorno. Un sistema abierto es aquel que interactúa con su entorno y depende del mismo para la obtención de energía. 6 PROCESOS Inputs Transformación Outputs Áreas de contacto con el exterior (adquisición de recursos): Recursos humanos, recursos materiales, recursos financieros e información. Administración (Toma de decisiones, planificación, control y estructuración); producción; mantenimiento y adaptación. Áreas de contacto con el exterior (Transacciones de salida): Ventas de outputs, publicidad y relaciones públicas) SUBSISTEMAS 7 Oportunidades y condicionamientos de los outputs Fuentes de inputs y condicionantes Entorno Entorno Retro alimentación o feed back SUBSISTEMA FUNCIÓN Áreas de contacto con el exterior Entradas o Inputs: Recursos humanos, compras, investigación de mercados, inversiones , exploración del entorno Salidas o Outputs: Ventas, marketing/publicidad, relaciones públicas. Producción Fabrica los productos y servicios que constituyen los resultados de la organización. Ej. Proveedores, empleados de la línea de montaje, personal comercial etc. Mantenimiento Responsable de que todos los subsistemas funcionen correctamente. Ej. Gestión de Recursos Humanos y cualquier tipo de personal de apoyo. Adaptación Encargado de ayudar a la organización a identificar nuevas oportunidades y amenazas o riesgos en el entorno. Incluye investigación y desarrollo, investigación de mercados , así como otros departamentos responsables de controlar cambios e innovaciones. Dirección Responsable de que todos los subsistemas funcionen conjuntamente y de manera adecuada. Dirige controla y coordina las acciones de los restantes subsistemas. Establece las metas organizativas y la estrategia a seguir . Ej. Equipos de alta dirección , jefes de departamento y supervisores. 8 La Teoría de la Organización es un conjunto de conceptos, principios e hipótesis, que intenta explicar la interacción existente entre los distintos componentes organizativos. 9 La estructura organizativa describe las relaciones internas, la división del trabajo y los medios existentes para coordinar las actividades en la empresa . La estructura incluye elementos como donde se toman las decisiones (grado de centralización), como se divide el trabajo y se forman los departamentos (diferenciación) y hasta que punto las normas, políticas y procedimientos dirigen las actividades (formalización). 10 La elección de la estructura organizativa debe ser contingente ( o dependiente ) del contexto en que se halla la organización. Por consiguiente no existe una única y mejor forma de estructurar y organizar una empresa, sino que la estructura más adecuada dependerá del contexto en el que opere la organización (ambiente, tecnología, metas y objetivos, tamaño y cultura organizacional). 11 Economía Organizativa Considera a la organización como una serie de transacciones o contratos entre empleados y propietarios. Teoría Institucional Enfatiza las similitudes entre organizaciones y, en vez de evaluar los problemas de manera racional y detallada, los miembros de la empresa utilizan presiones sociales para ajustarse a las creencias convencionales o institucionalizadas. Enfoques Culturales Conciben a la organización como un todo y estudian los aspectos informales de ésta. Enfoques ecológicos Están centrados en nacimientos y muertes organizacionales. 12 13 La estructura se define como la suma total de las formas en las que una organización divide su trabajo en diversas tareas, coordinándolas entre si posteriormente. 14 La definición de estructura comprende dos elementos clave: diferenciación e integración. La diferenciación implica fraccionar el trabajo a realizar, en un conjunto de tareas, mientras que la integración hace referencia a la coordinación necesaria entre estas tareas, en un intento de asegurar el logro de las metas generales de la organización. La estructura de la empresa se representa en el organigrama, que muestra las relaciones de autoridad, los canales de comunicación formales, los equipos de trabajo formales, departamentos o divisiones, así como las líneas formales de responsabilidad. 15 El diseño de la organización es un concepto más amplio, que incluye no solo la estructura, sino también otros conceptos. Los parámetros de diseño incluyen elementos tales como la agrupación y tamaño de unidades, sistemas de planificación y control, formalización de conductas (reglas, políticas y procedimientos), y centralización-descentralización del proceso de toma de decisiones. Por tanto el concepto de diseño incluye cuestiones tanto de proceso como de estructura. 16 Presidente Vice Presidente Superintenden te Jefe de Departamen to Operari o Jefe de Departamen to Operari o Jefe de Departamen to Operari o Superintendent e Jefe de Departament o Operario Vice Presidente Superintendent e Jefe de Departamento Operario 17 Presidente Vice Presidente Superintenden te Jefe de Departamen to Operari o Jefe de Departamen to Operari o Jefe de Departamen to Operari o Superintendent e Jefe de Departament o Operario Vice Presidente Superintendent e Jefe de Departamento Operario 18 • Todas las organizaciones deben dividir su trabajo en unidades denominadas tareas, siendo este proceso conocido como diferenciación. • La cuestión clave es la determinación de la cantidad de tareas que deben diferenciarse para lograr un nivel adecuado de eficiencia. • Una vez dividido el trabajo, la empresa debe coordinarlo. Este proceso de coordinación se denomina integración y se refiere a los distintos medios que emplea una empresa para unificar las diversas tareas en la obtención de un resultado coherente. 19 Existen tres tipos básicos de diferenciación: Horizontalmente Verticalmente Espacialmente 20 La diferenciación horizontal hace referencia a la división del trabajo en tareas y sub tareas a un mismo nivel organizacional, y viene representada por el número de individuos o unidades que lo configuran. Algunos investigadores consideran la diferenciación horizontal como el grado de especialización ocupacional, la actividad profesional específica y la formación profesional necesaria para la realización de tareas concretas. 21 Director General Marketing Producción Recursos Humanos Finanzas 22 Director General Marketing Producción Recursos Humanos Finanzas CONTABILIDA D Compras Publicidad Investigació n y Desarrollo 23 El ensanchamiento de tareas se refiere a la integración de un gran número de tareas diferentes en un número de puestos reducido. Cada puesto de trabajo implica un gran abanico de tareas y necesita de una amplia gama de habilidades. En el ensanchamiento de tareas se forma a los individuos para que sean capaces de desarrollar varias tareas. Esto proporciona a la organización mucha más flexibilidad a la hora de asignar el trabajo. 24 La diferenciación vertical se refiere a la división del trabajo según el nivel de autoridad, jerarquía o cadena de mando y es conocido como proceso escalar. En este caso el proceso se divide según la autoridad que tiene cada unidad o persona sobre otra unidad o persona de la organización, estando esta diferenciación representada por el número de niveles distintos en una empresa. 25 Presidente Vice Presidente Marketing Adjunto de Marketing Vicepresidente de Producción Adjunto de Producción Vicepresident e de Recursos Humanos Adjunto de RRHH Vicepresidente de Finanzas Adjunto de Finanzas 26 Presidente Vicepresidente Ejecutivo de Marketing Vicepresident e de Marketing Adjunto al Vice Presidente de Marketing Ayudantes de Marketing Vice presidente Ejecutivo de Producción Vicepresident e de Producción Adjunto al Vice Presidente de Producción Ayudantes de Producción Vicepresident e Ejecutivo de RRHH Vicepresident e de RRHH Adjunto al Vice Presidente de RRHH Ayudantes de RRHH Vicepresident e Ejecutivo de Finanzas Vicepresident e de Finanzas Adjunto al Vice Presidente de Finanzas Ayudantes de Finanzas DIRECTOR GENERAL 27 Puede ser vertical como horizontal, ya que sólo implica la situación geográfica de distintas actividades organizativas. Ej. Las empresas multinacionales que realizan operaciones en distintos países. 28 Presidente Operaciones en Norte América ( Nueva York) Operaciones mundiales (Exportaciones) 29 Director General Operaciones Norteamericanas (Nueva York) Operaciones Asiáticas (Tokio) Operaciones Europeas (París) Operaciones Latinoamerican as (San Pablo) Operaciones Africanas (Ciudad del Cabo) Operaciones en Oceanía (Sídney) 30 El nivel de complejidad de una organización está ampliamente determinado por el grado existente de diferenciación horizontal, vertical y espacial. Aunque normalmente la complejidad de una organización está relacionada con su tamaño, no siempre es así, pues muchas organizaciones pequeñas pueden ser muy complejas. 31 ESTRUCTURA INTEGRADA CARACTERÍSTICAS Formalización Reglas, políticas y procedimientos Centralización Lugar de la toma de decisiones Ámbitos de Control Número de subordinados supervisados Estandarización: Input, Proceso y Output Establecimiento de estándares que sirvan tanto para la adquisición de inputs, como para guiar procesos y obtener los outputs deseados. 32 Una de las formas de coordinar y controlar adecuadamente las actividades de una organización, es a través de la creación de reglas, políticas y procedimientos formales, lo cual se denomina formalización. Las organizaciones suelen crear manuales de procedimientos, instrucciones, descripción de puestos de trabajo y otros documentos, con la finalidad de guiar la conducta de los empleados. Cuando mayor sea el nivel de dependencia de esos documentos escritos, mayor será el grado de formalización de la empresa. 33 Si una organización utiliza la formalización de manera excesiva, es porque considera que los empleados carecen de la información, los conocimientos, las habilidades o el autocontrol necesarios para coordinar las distintas tareas de la empresa. Sin embargo, si la dirección considera que los empleados están informados, poseen los conocimientos, las habilidades y un buen nivel de autocontrol, el grado de formalización es menor. La dispersión espacial afecta al uso de la formalización. Cuando todas las operaciones de una empresa se realizan bajo un mismo techo, la formalización suele ser menor que cuando las operaciones están dispersas por diversos lugares, en cuyo caso, tanto las reglas como los procedimientos, se hacen necesarios para lograr la coordinación. 34 La toma de decisiones está centralizada, cuando la autoridad recae en la alta dirección, o descentralizada, cuando la autoridad se delega en los empleados de los niveles inferiores de la empresa, lo cual se denomina empowerment. El empowerment se está convirtiendo en una práctica común en las organizaciones, pues los directivos de las empresas descentralizadas asumen que los empleados de los niveles inferiores poseen tanto la información como los conocimientos y habilidades para solucionar los posibles problemas. Cuanto más alta es la tecnología empleada, los empleados de niveles inferiores poseen mayor conocimiento que los altos ejecutivos, sobre los productos, los procesos y los problemas. Por otra parte, la toma de decisiones centralizada es conveniente cuando se requiere una perspectiva organizativa más amplia. 35 El ámbito de control hace referencia al número de subordinados inmediato que controla o coordina un supervisor. El número ideal de funcionarios que un supervisor puede controlar, depende de los siguientes factores: La habilidad y experiencia del directivo en su tarea como integrador y controlador. La habilidad y la experiencia de los subordinados. La naturaleza de la tarea a ser realizada por los funcionarios. La dispersión espacial o geográfica de supervisores y subordinados. La cantidad y calidad de interacción que el supervisor tiene que mantener con niveles superiores de la organización. Cuanto más competentes sean los supervisores y subordinados, menos dispersión exista entre ellos y más rutinaria sea la tarea a ser ejecutada, más amplio será el ámbito de control. 36 Un enfoque distinto sobre el ámbito de control es el concepto de altura o aplanamiento de una organización, por el cual, aquellas empresas que poseen amplios ámbitos de control suelen tener pocos niveles jerárquicos (verticalmente menos complejas) y tienen un aspecto aplanado, mientras que las que cuentan con ámbitos de control reducidos suelen poseer más niveles jerárquicos ( más complejas horizontalmente). 37 La integración puede alcanzarse mediante la estandarización, tanto del proceso como de los inputs y outputs. 38 Método de Estandarización Ejemplo Proceso Instrucciones o principios generales para producir outputs. Ej. Instrucciones de Pizza Hut para hacer cada tipo de pizza. Inputs; Materias primas Las especificaciones de McDonald’s sobre el tipo de carne que debe ser usado en las hamburguesas. Recursos Humanos Especificaciones sobre el tipo de formación, certificación o título exigido a los candidatos para un determinado puesto de trabajo. Outputs Inspección del producto acabado para asegurar que cumple con todos los requisitos. 39 Los principales medios no estructurales para el logro de la integración son: Los roles de enlace Los equipos de trabajo Los sistemas de información La cultura organizacional 40 Roles de enlace: son aquellos puestos horizontalmente vinculados para unir dos unidades o departamentos al mismo nivel de la organización. Equipos de trabajo: este enfoque tiene la ventaja de obligar a los empleados a pensar y actuar como unidad en vez de hacerlo como un conjunto de individuos, compartiendo información y un sentido de responsabilidad colectiva haciael trabajo. 41 Cultura Organizacional: está compuesta por los valores, las normas y los patrones de comportamiento de carácter informal, que no están registrados por escrito y que son comúnmente aceptados y observados por los miembros de una organización. Las organizaciones pueden tener culturas fuertes y débiles. Las empresas con culturas fuertes, refuerzan ésta a través de numerosas sanciones informales . Las culturas fuertes son medios para lograr la integración, pues obliga a los individuos a participar de un conjunto común de valores compartidos, e intervienen desde un marco de referencia común. Sistemas de información: se refiere al método que utilizan las organizaciones para reunir, procesar, analizar y presentar la información necesaria para que funcione la empresa(información sobre clientes, producción, empleados e información financiera y contable). 43 Característica Estructural Mecánica Orgánica Complejidad Alta complejidad Horizontal y Vertical Baja complejidad Horizontal y Vertical Formalización Formalización Alta Formalización Baja Centralización Centralización Alta Descentralización Alta Ámbitos de Control Ámbitos de Control Reducidos Ámbitos de Control Amplios Estandarización Alta Estandarización Baja Estandarización 44 45 Definición de Metas Organizativas: Son formulaciones que establecen el estado futuro deseado que intenta conseguir una organización. Generalmente, las metas u objetivos de la organización cumplen tres funciones principales: 1- Establecer el estado futuro deseado que la organización intenta alcanzar, por lo que constituyen principios generales que han de ser seguidos por los miembros de la organización. 2- Proporcionar una lógica o razón fundamental para la existencia de la organización, lo que se denomina legitimidad. 3- Proporcionar un conjunto de estándares con los que contrastar el rendimiento organizativo. 46 Tipo de Meta Enfoque Función Ejemplo Metas oficiales o misiones Establecer la estrategia general Establecer los principios generales Introducir productos nuevos, entrada en mercados nuevos Metas Operativas Acciones específicas para desarrollar la estrategia Guía de las distintas Divisiones, Departamentos y Unidades Desarrollar productos concretos, identificar mercados específicos a acceder y emprender acciones para conseguir esa meta Metas específicas individuales Tareas o trabajos individuales Guía de conductas individuales Descripción de puestos de trabajo 47 Las metas a corto plazo son aquellas que la organización espera alcanzar aproximadamente en el plazo de un año. Ej. Aumentar en el año sus ventas, sus beneficios o su productividad. Las metas a largo plazo son aquellas que la organización espera alcanzar en un periodo superior a un año, pudiendo llegar en algunos casos a 15 o 20 años; aunque debido a los rápidos cambios del entorno, a veces es difícil planificar por encima de periodos superiores a tres o cinco años. 48 Todas las organizaciones, independientemente de su naturaleza, tienen misiones, metas oficiales u objetivos estratégicos. Estas metas tienen carácter general y establecen tanto la dirección como la filosofía de la organización. 49 Las metas operativas se formulan en términos de resultados medibles y abarcan todos los subsistemas de la organización. 50 METAS DE MERCADO METAS DE DESEMPEÑO FINANCIERO METAS DE RECURSOS METAS DE INNOVACIÓN METAS DE PRODUCTIVIDAD METAS DE DESARROLLO DIRECTIVO METAS DE ACTITUDES Y DESEMPEÑO DE LOS EMPLEADOS METAS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Y COMPORTAMIENTO ÉTICO 51 Eficacia Interna: este enfoque parte de la suposición de que una organización es más eficaz en la medida que sea más eficiente en la transformación de sus inputs en outputs. No obstante hay que aclarar que la eficacia implica mucho más que ser eficiente. Escuela de Relaciones Humanas: según este enfoque, una organización eficaz es aquella en la que los empleados son felices y están satisfechos, sin embargo existe abundante evidencia que la satisfacción de los empleados no aumenta necesariamente la producción y menos la eficacia. 52 El enfoque de meta, define la eficacia como el grado en que una organización ha conseguido sus metas. Conforme este enfoque, la eficacia puede valorarse por el grado en que la empresa alcanza sus metas. 53 Según el enfoque de sistema de recursos, la eficacia es el grado en que una organización obtiene del entorno los recursos necesarios para conseguir sus fines, debido a la conexión existente entre los inputs al sistema y sus resultados. 54 No existe un modelo de eficacia que sea El Mejor, pues el entorno externo cambia en forma rápida e impredecible, y los criterios de eficacia que son válidos hoy, pueden no serlo mañana. 55 56 Meta o Propósito Principal ¿Está vinculada con las necesidades de beneficio primarias? Sí No ¿Se ha logrado? Ineficacia Sí No Eficaz Ineficaz Este meta inapropiada ¿se ha conseguido a menor coste posible? ¿Se ha logrado al menor coste posible? Sí No Eficiencia Ineficiencia Sí No Eficiencia Ineficiencia 57 Ámbitos del entorno Descripción Ámbito Sectorial Competidores y productos sustitutos, facilidad o dificultad de introducirse y abandonar el sector Ámbito Cultural Condiciones culturales y sociales del mercado laboral y de mano de obra en que opera la firma Ámbito Legal y Político Sistema económico, instituciones políticas y legales, leyes y regulaciones que afectan a la firma Ámbito Económico Sistema económico y condiciones económicas generales a las que tiene que hacer frente una firma Ámbito Tecnológico Tecnología disponible que puede utilizar una firma para transformar sus inputs en outputs Ámbito de Recursos Humanos Mercado laboral, habilidades disponibles, organizaciones laborales o sindicatos y ética laboral de los empleados disponibles Ámbito de Recursos Físicos Condiciones físicas que pueden afectar a una organización (clima, terreno, suministro de recursos naturales y catástrofes naturales) Ámbito de Clientes y Consumidores Mercado existente para los outputs de la empresa 58 El entono presenta tanto oportunidades como amenazas. Las oportunidades existen en forma de mercados, recursos y otras condiciones externas que la organización puede explotar para crecer y prosperar. Las amenazas son fuerzas del entorno que pueden poner en peligro el crecimiento y la eficacia de la organización, o incluso su propia supervivencia. Los factores del entorno que amenazan a una organización, pueden proporcionar oportunidades a otra. 59 Las organizaciones deben ser conscientes de las condiciones existentes en el ámbito en el que operan, siendo la competencia el área más obvia de importancia. La competencia es en la actualidad un fenómeno internacional y el mercado global representa la mayor parte del entorno competitivo; desde las organizaciones medianas a las más grandes. 60 Según este modelo, la competencia está integrada por cinco elementos: 1- Amenaza de nuevas incorporaciones 2- Amenazas de productos sustitutivos 3- Rivalidad entre firmas 4- Poder de negociación del comprador 5- Poder de negociación del proveedor 61 Este es uno de los aspectos más importantes del ámbito sectorial y se refiere a la facilidad con que nuevas firmas pueden acceder a un sector determinado del mercado, o sea las barreras de entrada al negocio. Entre las principales barreras podemos citar las economías de escala, las necesidades o requerimientos de capital, la diferenciación del producto, los costes de cambio, los canales de distribución, las políticas gubernativas etc. 62 Se refiere al tamaño mínimo que debe tener una empresa para ser eficiente. Las grandes economías de escala reducen las amenazas de nuevas incorporaciones de competidores. 63 El capital necesario para introducirse en un ámbito determinado está estrechamente relacionado con las economías de escala, pues una inversión importanteen equipamiento, capital y recursos humanos aumenta las barreras de entrada al sector. 64 Las patentes, los derechos de autor, el conocimiento patentado y la fidelidad a la marca, pueden contribuir a diferenciar el producto y elevar las barreras de entrada. 65 Se refieren a los costos que tienen que asumir los compradores, asociados a cambios o adopción de productos elaborados por un fabricante distinto. Los costos de cambio potencialmente altos pueden disuadir a compradores potenciales. 66 La facilidad de acceso a los canales de distribución, puede reducir también las barreras de entrada. 67 La política gubernativa ejerce un papel importante en el establecimiento o eliminación de barreras de entrada. Los gobiernos crean o eliminan barreras mediante sus políticas internas y externas, a través de prácticas regulatorias y actuando como clientes. Además los gobiernos pueden facilitar mediante sus políticas, el desarrollo de sectores o firmas específicas (incentivos fiscales). Ej. Airbus Industries 68 Existen otras desventajas de coste, que aunque no están relacionadas con las economías de escala, pueden elevar las barreras de entrada. El know how (saber hacer) necesario para ingresar a un negocio. El tiempo necesario para aprender todos los secretos del nuevo negocio, denominado curva de aprendizaje, o sea cuanto más tiempo se practique algo o más experiencia posea un individuo o compañía , más fácil y económicamente realizará la tarea. 69 El momento de ingreso al mercado también determina la influencia de la curva de aprendizaje que enfrenta una organización, pues la primera empresa que entra en un mercado hace frente a una curva de aprendizaje más abrupta que las organizaciones que entren posteriormente. La primera empresa que ingresa a un mercado adopta la llamada estrategia-r. Las organizaciones que ingresan más tarde al mercado, generalmente pueden aprender de manera indirecta de la experiencia de aquellas que entraron primero y evitar problemas y obstáculos. La estrategia que utilizan las empresas que entran más tarde se conoce como estrategia k. 70 El grado de productos o servicios substitutivos existentes en el mercado, afectan la naturaleza de un sector de negocios, pues la disponibilidad de estos productos aumenta la competitividad. 71 Existe una variedad de factores que contribuyen a aumentar la rivalidad competitiva. La existencia de escasas oportunidades de crecimiento, intensifica la rivalidad, la cual también se intensifica en sectores con costos fijos elevados y con altos costos de salida. Ej. Transporte aéreo. 72 Las organizaciones están inmersas en un entorno más amplio, que va más allá del sector en el cual ejercen sus actividades. Tal vez, el entorno más significativo que rodea las actividades de cualquier organización es la cultura. Tanto las organizaciones como sus miembros influyen en la cultura y, de forma recíproca, se ven afectados por ella. La cultura afecta la forma de actuar de las organizaciones. 73 Todas las organizaciones se hallan afectadas en cierto modo por los distintos sistemas políticos y legales de su entorno. El sistema político y legal es una variable importante en prácticamente todos los aspectos de la toma de decisiones y la actividad directiva. Al igual que otros aspectos del entorno, el ámbito legal y político proporciona tanto restricciones como oportunidades a las organizaciones. Ej. Legislación sobre los cigarrillos. 74 El grado de control gubernamental sobre la economía tiene un efecto relevante, tanto en el tipo de organizaciones existentes, como en la forma de gestión de las mismas. Las condiciones económicas hacen referencia a una amplia gama de factores como la tasa de inflación, el índice de desempleo, la estabilidad monetaria, el tipo de cambio monetario, la disponibilidad de capital, la tasa de interés, el costo de la mano de obra y el perfil demográfico de la población. Estos factores influyen en diversos aspectos de la vida organizativa, desde las ventajas competitivas que pueden tener las empresas en determinadas economías, hasta el coste de emprender negocios y la estabilidad del entorno empresarial. 75 Al igual que cualquier otro elemento del entorno de una organización, el ámbito económico se halla en proceso de cambio constante. Una parte del cambio en el ámbito económico, es que las economías se han convertido en una cuestión más global y menos restringida a economías locales o nacionales. Actualmente una parte importante de las actividades económicas a nivel mundial, son desarrolladas por las llamadas empresas multinacionales, que tienen sus actividades desplegadas en diversos países. 76 En líneas generales, el término tecnología hace referencia a las habilidades, conocimientos, herramientas y capacidades específicas necesarias para realizar determinado trabajo. La importancia de la tecnología para el análisis del entorno externo, radica en el hecho de que el entorno es una fuente significativa de innovaciones tecnológicas, es decir, nuevas maneras para los empleados realizar sus trabajos. Por tanto, para poder competir con éxito, las organizaciones deben tener acceso a los avances tecnológicos que proporcionan potencialmente una mayor eficiencia, una calidad superior, y productos o servicios que no serían posibles de otra manera. Los directivos deben explorar el entorno e investigar nuevas tecnologías, con el fin de encontrar mejores métodos de transformar inputs en outputs. 77 Un elemento clave de la definición de organización, es que está compuesta de personas. Distintas tendencias de recursos humanos han demostrado la naturaleza crítica de este ámbito. Por ejemplo, la tendencia actual hacia la reducción, agilización y flexibilización de la estructura de personal, está llevando a numerosas empresas, a aumentar el número de contrataciones temporales y de jornada parcial. En la medida que las organizaciones se agilizan, necesitan empleados más flexibles, que sean capaces de realizar más tareas y de carácter distinto, y que acepten, un mayor grado de responsabilidad. 78 Este ámbito se refiere a todos los recursos físicos que una organización necesita para operar y funcionar. El grado en que los recursos críticos están concentrados en manos de unos pocos proveedores, puede ser un factor crítico en el éxito o el fracaso de las organizaciones que intenten adquirir dichos recursos. La concentración de recursos proporciona a los proveedores, una significativa ventaja de negociación. Un área relevante del ámbito de recursos, son las condiciones físicas, incluyendo las condiciones geográficas y climáticas. Ej. restaurantes 79 Toda organización está fundamentalmente interesada en la conversión de recursos en productos o servicios que deseen los clientes o consumidores, pues el éxito en el mercado depende de un exhaustivo análisis y una profunda comprensión de las condiciones del mismo. Las organizaciones deben ser conscientes del poder potencial de los compradores, porque aquellos clientes que representen un porcentaje elevado de consumidores de una organización, pueden ejercer un control relevante sobre la misma. Ej. WAL-Mart 80 Cada uno de los ocho ámbitos del entorno mencionados anteriormente, puede tener un profundo impacto en una organización. Sin embargo, cada organización posee un entorno único. Los ocho ámbitos mencionados, que son los más importantes, constituyen el entorno general de una organización, y la configuración de ámbitos y elementos dentro de ellos, que son los más importantes para una determinada organización, constituyen el llamado entorno de tarea de la misma. 81 El entorno crea problemas a las organizaciones, debido a que es una fuente de incertidumbre y restricciones. La incertidumbre surge debido a las dificultades a las que han de enfrentar las organizaciones en su búsqueda de información, y porque las situaciones cambian de manera impredecible. Existen dos factores que contribuyen a la incertidumbre: la complejidady el cambio del entorno. Además la capacidad limitada del entorno para mantener a las organizaciones, es otra causa generadora de limitaciones y restricciones. 82 La complejidad del entorno se refiere al número y relación entre sí, de los elementos del entorno que afectan a una organización. Definimos como entorno simple, aquel que posee pocos elementos o sectores relacionados entre sí. Por otro lado, aquellas organizaciones que deben interactuar con diversos sectores o elementos integrados en dichos sectores, sin que estos se hallen relacionados entre sí, enfrentan a un entorno complejo. La complejidad significa que las organizaciones deben recoger más información sobre su entorno, y una mayor complejidad, aumenta la cantidad de información necesaria para dirigir y gestionar de manera adecuada. 83 Las condiciones del entorno que afectan a las organizaciones se hallan constantemente en estado de cambio y todos los cambios que se producen, crean turbulencia. Tanto las organizaciones como sus directivos, deben ser flexibles y sensibles a las condiciones cambiantes. 84 La munificiencia del entorno considera que la abundancia o escasez de recursos presenta, oportunidades o amenazas y restricciones, en las organizaciones. O sea la munificiencia hace referencia a la capacidad del entorno de mantener y apoyar a las organizaciones. La munificiencia puede aplicarse a la disponibilidad de apoyo financiero, al acceso a ubicaciones principales, a la presencia de recursos humanos clave, a la posesión de recursos físicos críticos etc. 85 DIMENSIONES DEL ENTORNO DESCRIPCÓN Complejidad del entorno Número y relación entre sí de los elementos del entorno que afectan a una organización Cambio del entorno Cantidad y velocidad con que varían los elementos del entorno (turbulencia) Munificiencia Abundancia de recursos presentes en el entorno de una organización. 86 87 El enfoque de sistemas abiertos de las organizaciones, destaca las naturaleza crítica del entorno: este es fuente de oportunidades para una organización, en forma de recursos y mercados necesarios, así como de amenazas, en forma de incertidumbre, dependencia y escasez. Las organizaciones toman conciencia de estas condiciones externas a través de actividades de contacto con el exterior y exploración del entorno. 88 Procesos INPUTS (Entrada) TRANSFORMACIÓN OUTPUTS (Salida) Áreas de contacto con el exterior (Adquisición de recursos): Recursos humanos, recursos materiales, recursos financieros e información. Dirección ( Toma de decisiones, planificación, control y estructuración), producción, mantenimiento y adaptación). Áreas de contacto con el exterior (Transacciones de salida): Ventas de outputs, publicidad y relaciones públicas. Subsistemas 89 Entorno externo Fuentes de inputs condicionantes Oportunidades y condicionantes de los outputs Entorno externo La permeabilidad se refiere al grado en que la organización facilita el flujo de entrada y salida de la información. El nivel de permeabilidad depende de la incertidumbre del entorno al que la empresa enfrenta. A niveles de incertidumbre más elevados, la permeabilidad debe ser mayor. Una de las funciones directivas clave, es la determinación de la cantidad de información relevante y la eliminación de la innecesaria. Algunas áreas de la empresa pueden necesitar protección o amortiguación de la información para evitar causarles una preocupación indebida o un aumento de la incertidumbre. 90 Para que las unidades de contacto con el exterior puedan responder de manera eficaz (permeables a la información y flexibles al cambio), es necesaria la monitorización y el mantenimiento de dichas unidades. El mantenimiento es especialmente importante en las unidades de contacto con el exterior, para evitar que las personas que las integran, pierdan el contacto con la misión o las metas organizativas. El término convertirse en nativo, se refiere a aquellas situaciones donde los empleados que desempeñan roles de contacto con el exterior, adquieren características de su empresa cliente, en vez de la suya propia. 91 La elasticidad hace referencia al grado en el que las unidades de contacto con el exterior, responden a los cambios de las misiones o metas de la organización, así como a los cambios del entorno. En otras palabras, se refiere a la capacidad de las unidades de contacto con el exterior, de cambiar la manera que puedan recoger la información apropiada. 92 El resultado neto de un entorno complejo y cambiante es la incertidumbre, y como cada organización posee únicamente una limitada capacidad de monitorizar su entorno, unos crecientes niveles de cambio, causarán incertidumbre. Por ello, las organizaciones deben emprender acciones para gestionar la incertidumbre del entorno. La munificencia crea un tipo de incertidumbre distinta, debido a que en la medida que aumenta la escasez, aumenta la dependencia. 93 Probablemente, la exploración del entorno sea quizás más importante como componente de la previsión de futuro. La mayor parte de las previsiones se basan en el análisis de tendencia; este análisis utiliza datos históricos como componente de la previsión de futuro. Algunas tendencias son predecibles. El pronóstico de escenarios, es un método que presenta tendencias o sucesos alternativos y asocia probabilidades a dichas alternativas. El pronóstico se convierte en una herramienta potencialmente importante, cuando el entorno es complejo e inestable , sin embargo, en situaciones de incertidumbre extrema, la previsión y la planificación pueden ser difíciles y costosas, debido a la incertidumbre y los resultados pueden ser inadecuados o carentes de validez. 94 Las organizaciones pueden adoptar una estrategia de retirada de áreas del entorno. Una retirada temporal, o la adopción de una postura defensiva, pueden proteger a una empresa de cierta incertidumbre del entorno. Por norma general, las organizaciones se aíslan de la incertidumbre del entono, centrándose en áreas reducidas, especializadas, o estables del entorno 95 A medida que el entorno ofrece mayor complejidad e incertidumbre a la empresa, ésta puede responder con una mayor diferenciación. Uno de los principios básicos de la teoría de la organización, es que ésta debería estructurarse para satisfacer de la mejor manera posible la demanda de su entorno, y una de las claves para gestionar la complejidad del entorno, es crear una organización que sea estructuralmente compleja. Cuando más complejo sea el entorno, más compleja debería ser la organización, con más departamentos y más posiciones. 96 Las organizaciones deben adaptarse a la incertidumbre del entorno, con la toma de decisiones descentralizada (diferenciación horizontal), y una menor complejidad vertical. También las organizaciones pueden utilizar la diferenciación espacial para responder a un entorno que se halle fragmentado geográfica o regionalmente. Los niveles crecientes de diferenciación necesarios en un entorno incierto y con recursos escasos, otorgan una mayor importancia a los mecanismos de integración. La clave de la integración, es la selección de mecanismos que sean consistentes con su entorno. 97 Los mecanismos como la formalización y la estandarización pueden desempeñar un papel importante en los procesos de integración; sin embargo las organizaciones deberían buscar métodos para promocionar la flexibilidad, como por ejemplo la profesionalidad y la descentralización. También ciertos mecanismos informales como los roles de enlace, los roles integradores y los líderes de equipo pueden ayudar a la hora de vincular e integrar diversos departamentos, de manera que la organización pueda elaborar una respuesta al entorno, unificada. 98 Algunos estudiosos de la administración sostienen que los directivos no deben explorar el entorno únicamente para detectar incertidumbres, sino que también busquen ejemplos de organizaciones con éxito que operen en entornos similares y lasimiten. 99 La organización virtual, también denominada organización en red, es una variación reciente de la integración vertical. A través de una serie de acuerdos, contratos y otras medidas, una organización adquiere relaciones con otras organizaciones que proporcionan muchas de las ventajas de la integración vertical, pero sin el coste económico y con menor flexibilidad que una verdadera integración vertical. Desde un punto de vista de control del entorno, tanto la publicidad como las relaciones públicas, se emplean para incrementar la visibilidad de una firma, para crear o modificar su imagen, y para identificar o solidificar su nicho de mercado. 10 1 Planificación y gestión estratégica para las políticas públicas Gestión del Estado Planificación Toma de Decisiones Estratégicas Gestión del Desarrollo Políticas Públicas Gestión del Estado Etiqueta para referirse a un ámbito de actividades. Expresión del propósito general o de la situación deseable sobre determinados asuntos. Propuestas concretas. Decisiones gubernamentales. Autorización formal. Programa. Resultados. Impacto. Teoría o modelo. Proceso. Heclo y Wildavsky (1974) “Acción gubernamental dirigida hacia el logro de objetivos fuera de ella misma” Thoening y Meny (1992) “Resultado de una actividad de una autoridad investida de poder público y autoridad gubernamental”. Dye (1992) “Es todo aquello que los gobiernos deciden hacer o no hacer”. Hogwood (1984) “Para que una política pueda ser considerada como una política pública, es preciso que en un cierto grado haya sido producida o por lo menos tratada al interior de un marco de procedimientos, de influencias y de organizaciones gubernamentales.” Elementos para identificar la existencia de una política 1. Implicación del gobierno 2. Percepción de problemas 3. Definiciones de objetivos y, 4. Proceso Una política pública existe siempre y cuando instituciones estatales asuman total o parcialmente la tarea de alcanzar objetivos estimados como deseables o necesarios, por medio de un proceso destinado a cambiar un estado de las cosas percibido como problemático. Consideramos como elementos de una política pública: Acción: práctica, no sólo discurso Un conjunto de decisiones: “decidir que existe un problema. Decidir que se debe intentar resolver. Decidir la mejor manera de proceder. Decidir legislar sobre el tema, etc.” (Subirats: 1994, 41). Utilización de la autoridad del Estado: genera obligaciones y derechos Respuesta a situaciones consideradas como problemas que requieren intervención pública Concepto de Políticas Públicas Para fines operacionales, por políticas públicas debería entenderse (1) un curso de acción estable (2) definido por el gobierno (3) para resolver un área relevante de asuntos de interés público (4) en cuya definición en las actuales sociedades suelen también participar actores de origen privado (Tomassini, 2007). Mapa Proceso de Políticas Públicas Implementación Evaluación Problema Definición del problema Identificación de respuestas/solución alternativas Evaluación de opciones Selección de opciones de política pública Proceso de formación de políticas (1) Noción de policy process. dispositivo analítico para fines de modelación, ordenamiento y explicación de una política. Distinción analítica en etapas o fases no se debe confundir con una separación real. El método del paso a paso corre el riesgo de caer en el supuesto que la formulación de las políticas se lleva a cabo mediante un proceso ordenado, racional, lineal. Proceso de formación de políticas (2) Predilección por una fase o momento particular. Se explica por el objeto instrumental teórico de cada una de las disciplinas. Diferentes enfoques disciplinares han intentado concentrar su investigación en tramos específicos. Politólogos prefieren estudiar la formación de la agenda del gobierno, los administradores públicos la implementación y los economistas se han dedicado a la construcción y selección de opciones de políticas. Es necesario distinguir entre la formulación y la formación de las políticas. La formación constituye un proceso más amplio que la formulación ya que comienza antes y termina después que aquel en que el gobierno las diseña, ya que comienza en la calle y termina a lo largo de su aplicación en la sociedad que las demanda. Para reconstruir el proceso de formación de las políticas públicas es necesario tomar en cuenta tanto los organismos que oficialmente están llamados a participar en el diseño de las mismas como los demás actores que, formal o informalmente, suelen intervenir en el proceso, sus intereses, sus alianzas, su definición del problema, sus propuestas y los escenarios desde los cuales es posible que ellos intervengan. Más allá del enfoque tecnocrático de la formación de políticas • En un enfoque tecnocrático, las políticas públicas son objeto de elección por parte de los policymakers, que solo tienen que adoptar aquellas políticas que conduzcan a los mejores resultados. • En la práctica, en la formulación de políticas interviene una variedad de actores (políticos profesionales, técnicos, miembros de la sociedad civil) que interactúan en diversas arenas. • Las políticas públicas emergen como resultado de transacciones políticas entre dichos actores. • Hacer menos hincapié en el contenido de las políticas y más en su proceso de formulación y en ciertas características resultantes de las políticas. Para comprender quien y como se elaboran las PP, se deben considerar las características de los participantes, en que fases y que roles juegan, de que autoridad u otro poder disponen, y como se relacionan y controlan unos a otros. ◦ Los ciudadanos, ◦ El presidente y su gabinete ◦ La legislatura (y los legisladores), ◦ Partidos políticos y sistemas de partidos, ◦ Actores subnacionales ◦ Poder judicial y jueces, ◦ Burocracia y funcionarios, ◦ Expertos, técnicos y think tanks, ◦ Empresarios, ◦ Grupos de interés ◦ Sindicatos, movimientos sociales Es necesario discutir la forma tradicional en que se elaboran las políticas públicas. Se debe estudiar la elaboración de las políticas públicas como un proceso muy complejo, sin principio y fin y, cuyos limites permanecen muy inciertos. ¿Cómo entender la formación de las políticas públicas? Es necesario entender las políticas públicas como un proceso (flujo de eventos) Flujo de interacciones entre sujetos involucrados en la elaboración, implementación y evaluación de las decisiones. Flujo de decisiones (sobre el problema, las alternativas de solución, los mecanismos de implementación, los juicios evaluativos) Evolución de la noción del proceso de “formación” de políticas La ciencia política ha evolucionado en su comprensión del proceso de desarrollo de las políticas, desde un modelo lineal a un modelo donde la argumentación, las oportunidades y las coaliciones son centrales. Incrementalismo (Lindblom 1959) Decisión Racional (Laswell 1962) Argumentación (Majone 1989, Hood y Jackson 1991) Inestabilidad y oportunidades (Baumgartner y Jones 1993, Kingdon 1995) Implementación como diseño retrospectivo (Elmore 1979) Pluralismo y negociación (Lindblom 1991, Allison 1971, Sabatier 1988) ¿Cómo entender el proceso de elaboración de políticas? Formación de la agenda Agenda de gobierno Formulación y legitimación de la política (Programas) Las posiciones de la Política (fines, metas y medios de efectuación) Produce Conduce a Implementación de la política Acciones de la política Produce Conduce a Produce 1. Efectos de la política 2. Evaluación de los efectos 3. Decisiones sobre el futuro de la política (programas) Conduce a Una mirada al proceso de formación de las políticas Formación de políticas comoproceso complejo y conflictivo Identificación y definición del problema e incorporación en la agenda Formulación de alternativas Adopción de alternativas Evaluación de los resultados obtenidos Implantación de la alternativa seleccionada Proceso Conflictivo Relación entre actores, conflicto y políticas • La formación de políticas está condicionada no sólo por variables del entorno, sino también por las “reglas del juego” y los intereses de los actores en el proceso. • Los movimientos tácticos y estratégicos que los actores juegan en el proceso dan lugar a la estructuración de tipos de acción a partir de las cuales éstos desarrollan sus discursos y prácticas. • Las acciones son el resultado de un proceso altamente complejo de interacción estratégica entre quienes ponen en marcha las políticas y sus respectivas adaptaciones. • Este punto es particularmente relevante ya que los tipos de acción posibilita la estructuración de discursos y prácticas facilitadoras y/o obstaculizadoras por parte de los actores e impactan sobre la decisión de política pública. Pluralidad de Actores = Conflicto Las políticas son resultado de la negociación entre distintos actores que ajustan mutuamente sus intereses divergentes. Las políticas son resultado de la interacción de coaliciones de organizaciones y actores, cada una con sus propios recursos y creencias sobre el problema. Los actores enfrentan los problemas con diferentes marcos conceptuales (racional, conducta organizacional, negociación política) que orientan sus decisiones. Definición de problemas públicos La realidad muestra, que los problemas no existen sino que son construidos, definidos subjetiva e interesadamente por un observador. Actores distintos entenderán el problema planteado de manera diferente, reflejado en sus respectivas definiciones sus propios intereses y valores Formulación de alternativas y toma de decisión (1) Además del Estado en el proceso decisional intervienen un gran número de actores. Actores diversos intentan influir sobre el proceso de decisión a partir de sus intereses y recursos (materiales como ideológicos). La multiplicidad de actores explica por que las decisiones no son siempre las más racionales o las más coherentes, sino el resultado de la confrontación entre actores. La decisión es el fruto de un largo y complejo proceso que poco tiene que ver con el esquema clásico de la decisión concebida como un acto lineal basado en los postulados de libertad y racionalidad del decisor. Formulación de alternativas y toma de decisión (2) Interactúan toda una serie de actores -políticos, pero también administrativos y especialistas del lobbying en función del grado de apertura o de permeabilidad del sistema político y puede tener momentos de pausa, de retroceso o desaceleración. No es un proceso ordenado y lineal. Para hacer frente a las presiones y exigencias de los actores y limitar el riesgo de que las desiciones y las políticas caigan en el empirismo, el subjetivismo y la incoherencia, el Estado se esfuerza por racionalizar sus mecanismos y procesos de elección y decisión lo que no estarán exentos de conflictividad. Puesta en marcha de las políticas: la fase de implementación (1) Los operadores involucrados tienen intereses, valores y preferencias que orientan su desempeño. El conflicto durante la implementación puede incrementarse cuando intervienen muchos actores con intereses y visiones distintas. Los operadores tienen gran influencia en la generación y entrega de servicios sociales. Implementación (2) Considerar el problema de la implementación como una cuestión meramente técnica puede ser reduccionista y simplificador al dejar de lado el carácter intrínsicamente conflictivo del proceso y su dimensión política. La sola aplicación de decisiones expresadas en orientaciones, pautas y procedimientos por parte de diferentes agencias y unidades en distintos lugares implica que la implementación no es una sola, sino que es bien un proceso plural. La implementación es en sí misma fuente de problemas complejos que no pueden solucionarse “ajustándose” mejor a lo planificado o exigiendo a los diseñadores que revisen su tarea (Cortázar, 2007). Implementación (3) La implementación es más complicada y lenta conforme participan mayor cantidad de actores y mayor es la cantidad de decisiones que deben tomar. Tres factores influyen en la rapidez de los acuerdos, facilitando u obstruyendo la cooperación entre los participantes (Pressman y Wildavsky 1988). La dirección de su interés en el programa en cuestión (¿está en pro o en contra del programa?). La intensidad de su interés (¿el programa le resulta muy importante/ urgente o le es indiferente?). La magnitud de los recursos comprometidos en relación a los recursos totales (¿está dispuesto a invertir mucho o poco en el programa?). Etapa de evaluación La evaluación de políticas no es un simple instrumento técnico, es también un mecanismo político de primer orden. La justificación última de la evaluación es, el ejercicio de la responsabilidad política y la búsqueda de lo que se ha denominado la eficacia democrática. La meta de la evaluación es producir información que sirva para orientar y valorar, las decisiones vinculadas al diseño, la gestión y el futuro de las políticas públicas. Proceso de formación de políticas • Las políticas no implican una secuencia lineal y estable de eventos bajo el comando de diseñadores racionales: hay una gran inestabilidad y gran cantidad de variables que no son controladas por un solo tipo de actor Las políticas se adaptan a un contexto cambiante Hay procesos que se reiteran • No son solamente un proceso de solución racional de problemas, sino de interacción entre múltiples actores con intereses, valores y visiones divergentes Interactúan gran cantidad de actores • Son resultado de situaciones y oportunidades que deben ser aprovechadas por actores que interesados en impulsar sus propuestas de política y ponerlas en marcha La argumentación y la persuasión son elementos centrales Las capacidades gerenciales cumplen un rol central: establecimiento de metas, negociación, generación consensos, identificación escenarios, etc. 13 4 A medida que crece el negocio, los dueños (y la organización), se enfrentan a la necesidad de conocimiento especializado para llevar a cabo las operaciones principales, así como a la necesidad de coordinar diversas actividades entre el creciente número de empleados en la organización. Por tanto, los efectos del éxito y el crecimiento, pueden apreciarse en la diferenciación de tareas (mayor especialización) y en el incremento del énfasis en las funciones de soporte o apoyo Ej. Funciones administrativas, contables y de marketing, que no están implicadas directamente en la operación central de la 13 5 La dirección empresarial puede perseguir una estrategia de crecimiento para conseguir que una organización obtenga una posición más competitiva en su sector, pues las grandes organizaciones pueden ejercer una gran poder sobre los proveedores. Ej. Wal-Mart. La idea de que «lo grande es lo bueno» se expresa claramente en las economías de escala, con el argumento que con mayor tamaño se puede producir una mayor cantidad de productos o servicios, a un coste fijo menor por unidad. Esta idea es aplicable también al marketing, investigación y desarrollo, y ventas. 13 6 Las organizaciones experimentan diversas etapas a medida que atraviesan periodos de crecimiento. Las organizaciones nacen, crecen, se estancan, entran en declive y, muchas veces, mueren. Generalmente las organizaciones tienden a volverse más formalizadas y más complejas, a medida que aumenta su tamaño y maduran. La formalización y la complejidad son el resultado directo de la necesidad de dividir el incremento de trabajo de la organización, y del deseo de adquiriruna mayor especialización. 13 7 El aumento de personal significa que la organización se vuelve más formal y estructurada. Se implantan reglas y políticas para guiar al personal y para que sus esfuerzos sean consistentes con las metas de la organización, para alcanzar coordinación entre personas y tareas, así como para evitar el gasto y la ineficiencia. Los trabajos de las personas se definen más estrechamente y se vuelven más especializados (diferenciación horizontal), al mismo tiempo el trabajo se segmenta en mayor medida. 13 8 En esta etapa, la organización es informal, la estructura se crea, implanta o cambia según las necesidades y, generalmente como respuesta al crecimiento rápido y la expansión (adhocracia). La estructura existente tiende a ser altamente orgánica. El liderazgo y control se llevan a cabo según los intereses del propietario, lo que algunos teóricos denominan estadio emprendedor. La tarea más crítica a la que debe enfrentarse la empresa en esta primera fase de desarrollo, es su supervivencia. Se utiliza el término riesgo de novedad para describir las grandes dificultades que deben enfrentar muchas de 13 9 Cuando la empresa crece, la dirección debe proporcionar liderazgo, establecer metas claras, diferenciar los departamentos, dividir el trabajo, delegar responsabilidades y desarrollar una jerarquía. Esta fase, denominada estadio de colectividad, representa el surgimiento de la estructura con un cierto grado de estabilidad. Aunque la organización empieza a estar estructurada formalmente, aún retiene un aire de informalidad y flexibilidad. Las claves que la empresa ha de afrontar en esta etapa, son encontrar un equilibrio entre la necesidad de poseer una estructura formal y la necesidad de continuar creciendo y 14 0 A medida que transcurre el tiempo, y con un crecimiento continuo pero lento, la empresa sigue su marcha hacia la estructura formalizada y la burocracia. El crecimiento más lento crea un entorno de mayor estabilidad y posibilidad de predicción que en las etapas anteriores. El estadio de formalización se caracteriza por una mayor dependencia de los mecanismos de control burocráticos tradicionales: se implementan reglas, las tareas se especializan, los dominios de responsabilidad se articulan de manera más clara, los canales de comunicación jerárquicos y formales se institucionalizan. 14 1 La organizaciones que se encuentran en la fase de estadio de formalización, deben buscar un equilibrio entre una mayor necesidad de estructura y una necesidad continua de ser flexibles y sensibles a las condiciones cambiantes del entorno. 14 2 Muchas de las empresas que han tenido un gran crecimiento, han llegado a un punto donde los controles burocráticos ya no son válidos, pues las reglas y políticas se han vuelto demasiado numerosas e incómodas. Debido a su tamaño y complejidad, estos controles que fueron diseñados para una parte o división de la organización, son generalmente inapropiadas para otras partes o divisiones. 14 3 Para gestionar las complejas organizaciones multidimensionales, los directivos establecen reglas más numerosas y de carácter más complejo, inhibiendo éstas el control y la comunicación en vez de promoverlos. Algunos autores denominan a esta fase, etapa de elaboración, debido a la necesidad de ampliar los mecanismos burocráticos. Las empresas que se hallan en esta etapa utilizan frecuentemente el trabajo en equipo y la autogestión basada en valores y normas compartidas, en un intento de sustituir las reglas y los procedimientos burocráticos. 14 4 Los cambios necesarios para evitar el declive en la etapa de elaboración, implican cambios de metas, personal y tecnología. El cambio puede incluir la reestructuración, la reingeniería de los procesos de trabajo y la reconsideración de la naturaleza básica de la organización. La reestructuración se refiere a la reconfiguración de departamentos o unidades de trabajo. La empresa puede subdividirse en unidades más pequeñas y depender de mecanismos de control distintos a los burocráticos. En esta etapa, las organizaciones a menudo adoptan soluciones estructurales complejas como las estructuras 145 La reingeniería, hace referencia a la reconfiguración del proceso de trabajo, lo que implica no solo restructuración, sino también modificación de la tecnología. Repensar la empresa hace referencia a la reevaluación de la organización: su identidad (qué es la organización y qué es lo que pretende), su propósito (a quién beneficia la empresa), sus valores o filosofía y sus métodos o capacidades (cómo logra la empresa su propósito e identidad). Otra característica importante de las organizaciones que se hallan en esta fase, es la naturaleza de su personal. Los estudios sobre personal se denominan demografía 14 6 ESTADIO O FASE CARACTERÍSTICAS DESAFIO 1-Nacimiento- emprendedor 2-Estructura emergente - colectividad 3- Organización formal – formalización 4- «Dinosaurios» a transformar - elaboración - Crecimiento rápido, riesgo de novedad. - Crecimiento continuo, equilibrio, estabilidad y flexibilidad. - Crecimiento lento, organización formal, principio de burocracia - Crecimiento lento o estancamiento, grande y compleja, altamente Sobrevivir Delegar responsabilidad, dirección profesionalizada Equilibrar las necesidades de coordinación y control, con las necesidades de flexibilidad y capacidad de respuesta Reestructurar, reinventar, reducir el tamaño de la estructura de personal 14 7 El declive no es una fase separada del crecimiento organizativo, sino que es el resultado negativo del fracaso de una organización a la hora de resolver eficazmente las crisis respectivas de cada fase. Las definiciones de declive se centran en la incapacidad de la organización o la reducida capacidad de hacer frente a su entorno. Debido a su naturaleza, el declive es un proceso difícil de revertir, pues cuando el éxito de una empresa empieza a declinar, ésta puede presentar dificultades a la hora de atraer una amplia gama de recursos. 148 FASES ACCIONES RELACIONADAS CON EL DECLIVE INTENTOS DE REVERTIR EL DECLIVE 1- Ceguera 2- Inactividad 3- Acción defectuosa 4- Crisis 5- Disolución -Fracaso en la detección de la presión del entorno. -Fracaso en la decisión de acciones correctivas, mala interpretación de la información, notable declive del rendimiento Decisión defectuosa y/o defectuosa implantación de soluciones Acción defectuosa en un entorno hostil: última oportunidad para un cambio de dirección Entono hostil: muerte rápida. Ambiente favorable: declive Reunir información Acción rápida Acción correctiva Reestructuración o reorganización a gran escala Sin alternativas 14 9 Uno de los resultados del avance en el proceso del ciclo de vida, es el crecimiento de la cantidad de personal administrativo al servicio de la organización. Este crecimiento es resultado de la creciente especialización de las tareas. La solución a la gran cantidad de personal y al correspondiente costo, es el downsizing, o sea rediseñar la organización burocrática y convertirla en una organización más plana y orgánica, en cuyo caso el personal será responsable de supervisar su propio trabajo, y la nueva estructura necesitará menos niveles jerárquicos y, trabajando en equipos, la coordinación entre ellos será más fácil. 15 0 Otra forma de aplicar el downsizing y rediseñar la organización, puede ser la eliminación de determinadas divisiones. 15 1 En lo últimos años, las empresas están subcontratando una gran parte de su trabajo, en un intento de reducir su tamaño y aumentar su flexibilidad. Este tipo de organización permite que la empresa se concentre en aquellas áreas de negocio para las que está mejor preparada, al tiempo que contrata empresas externas para el resto de actividades. 15 2 En vez de valorar la amplitud de tamaño, la jerarquía, la autoridad y el poder, la empresa de gran tamaño puede «repensar» su filosofía y valores para que sumentalidad se asemeje a la de pequeñas empresas (pensar en «pequeño»). Como consecuencia del cambio arriba descrito, los valores dominantes pasarán a ser entonces la asunción de riesgos, la proximidad a los clientes, la autoridad descentralizada, la responsabilidad individual, y otros valores similares que contribuyen al aumento de la capacidad de respuesta de la organización. 15 3 El sistema jerárquico burocrático no funciona en aquellas empresas que dependen directamente de los nuevos desarrollos tecnológicos, de los nuevos sistemas de información y de las nuevas necesidades de formación del personal. En estos casos la organización debe basarse en la clara comunicación de sus valores básicos y en la capacidad de atraer a las personas que compartan esos valores, enfoque denominado control de clan. 15 4 15 5 Presidente Vice Presidente Marketing Vicepresident e de Contabilidad Vicepresidente de Producción Vice Presidente de Finanzas Vicepresidente de Contabilidad 15 6 Director de Embarques y Recepción de Mercaderías Director Control de Calidad Director Producción Director Taller de Máquinas Supervisor de Estampación Supervisor de Fabricación Supervisor de Ensamblaje En este tipo de agrupación, los empleados se agrupan según las funciones que realizan y/o el equipo que utilizan. Las funciones como producción, marketing, finanzas, contabilidad o dirección de recursos humanos, son categorías amplias de diferenciación. El principio general de la agrupación funcional es que los trabajadores de cada unidad realizarán las mismas o similares tareas o actividades, utilizarán los mismos equipos o poseerán el mismo conjunto de conocimientos y habilidades. Por tanto ningún departamento en concreto asume la responsabilidad total de los resultados de la 15 7 La organización funcional presenta un conjunto característico de puntos fuertes o ventajas. En primer lugar, mediante la agrupación de personal según funciones, habilidades o conocimientos, una organización puede desarrollar habilidades funcionales altamente refinadas. Asimismo, la comunicación dentro de un departamento funcional se ve facilitada por la existencia de un conocimiento y lenguaje básicos comunes. 15 8 En segundo lugar, en los departamentos funcionales, es más probable que en otros tipos de agrupación, que se promuevan las economías de escala. Mediante la agrupación de personas que comparten información, habilidades, equipos e instalaciones, la organización puede realizar sus funciones de manera más eficiente. 15 9 El diseño funcional presenta sin embargo, ciertos puntos débiles . A saber: • Dificultad de coordinación a través de las líneas funcionales, pues los propios elementos que facilitan la comunicación dentro de las áreas funcionales, inhiben la misma entre los distintos departamentos. • Produce un visión funcional de la empresa • Retrasa la toma de decisiones • Inhibe la innovación, pues los productos, servicios y procesos nuevos, necesitan una visión integradora e interfuncional de la organización. 16 0 Este diseño organizacional es adecuado para pequeñas y medianas empresas de producto único o pocos productos relacionados entre sí, lo que ayuda a los departamentos funcionales a centrarse en una meta general común. Debido a las dificultades presentes en la toma de decisiones, las organizaciones funcionales son adecuadas en entornos de baja incertidumbre (estables y simples), así como en organizaciones que poseen tecnologías rutinarias y de baja interdependencia. 16 1 En este tipo de agrupación se pueden presentar tres tipos de agrupamiento: por productos o servicios ofertados, por mercados servidos, o por regiones geográficas servidas. 16 2 16 3 Presidente Vicepresidente de gasolinas Vicepresidente de Productos químicos Vicepresidente de aceites y lubricantes Director de plásticos Director de disolventes industriales Director de fertilizantes Supervisor Supervisor Supervisor DIFERENCIACIÓN POR PRODUCTO 16 4 Vicepresidente de Ventas Director de división Mercado de bienes de consumo Director de división Mercado de bienes industriales Director de división Mercado de aeronáutica Director de división Ventas al gobierno local y estatal Director de división Ventas industria automovilística Director de división Ventas a industria petrolera Jefe de fabricación nacional Jefe de fabricación extranjera 16 5 Director de División de Ventas Director de Ventas Regional Este Director de Ventas Regional Centro Director de Ventas Regional Oeste Director de Ventas Área Centro-Norte Director de Ventas Área Centro Este Director de Ventas Área Sur Director de Ventas Goiania Director de Ventas Belo Horizonte Director de Ventas Brasilia La principal ventaja de estos diseños orientados al output, es que centran su atención y esfuerzos, en las necesidades específicas del producto y los consumidores. Los departamentos o divisiones son grupos multifuncionales que trabajan conjuntamente, permitiendo así que las funciones de la empresa puedan coordinarse de manera más eficaz, y por tanto, son adecuados para las tecnologías no rutinarias de alta interdependencia. 16 6 Este diseño es adecuado en entornos de gran incertidumbre, al tiempo que proporciona una metodología para situar a nivel divisional, la responsabilidad sobre la eficiencia y los beneficios. Es decir si un producto, mercado, o región presenta un rendimiento deficiente, es más fácil identificar responsabilidades. Aunque son numerosas las ventajas aportadas por este diseño, también presentan algunas desventajas, pues pueden producir sesgos de producto, de mercado o geográficos, lo que puede llevar por ej. a conflictos entre grupos de producto. 167 Además la división de la organización en distintas unidades, puede reducir el potencial de economías de escala. Por tanto, la empresa debe estimar las ventajas comparativas de la especialización de las divisiones específicas respecto a las eficiencias que ofrecen las economías de escala. 16 8 Este tipo de diseño combina tanto las agrupaciones funcionales, como las de output (producto, mercado y/o geográfica). La razón fundamental para esta forma de agrupación mixta, es que ciertas áreas funcionales den la organización, no varía a través de la organización, ni necesitan tener un tamaño comparativamente amplio para ser eficientes. 16 9 17 0 Director General Departamento legal Departamento de Investigación y desarrollo Operaciones en Norte América Recursos Humanos Marketing Producción Director De finanzas Asuntos Gubernativos y Relaciones Públicas Operaciones en Europa Recursos Humanos Marketing Producción DISEÑO HÍBRIDO Este tipo de diseño posee la mayoría de las ventajas, tanto del diseño funcional como el diseño según output, y por tanto es adecuado para la incertidumbre, tanto ambiental como tecnológica, al tiempo que la presencia en las funciones de una sede central de la organización proporciona una alta coordinación. El problema más significativo al que han de enfrentarse las organizaciones de diseño híbrido, es que las operaciones de la sede central funcional, pueden distanciarse o separarse de las unidades divisionales, pues existe una cierta tendencia hacia la falta de visión compartida entre las unidades de división 17 1 DISEÑO HÍBRIDO El diseño matricial es adecuado para responder a dos conjuntos de exigencias que compiten entre sí. En primer lugar, la organización, a través de sus directores de proyecto, producto o programa, pueden sensibilizarse con respecto a las condiciones del entorno. En segundo lugar, a través de sus directores funcionales, la organización proporciona altos niveles de conocimiento experto singular. Una segunda característica clave del diseño matricial, es que viola una un principio básico de dirección: la unidad de mando. 17 2 En el diseño matricial, una parte de los empleadosdenominados directivos de dos jefes, están a las órdenes de dos jefes, uno de ellos funcional y otro de proyecto o programa, denominándose normalmente a esta ordenación, estructura de autoridad dual. 17 3 No obstante, es importante señalar que no todos los trabajadores de la organización matricial tienen dos jefes, sino que únicamente el directivo de dos jefes es el que tiene que tratar con dos jefes, pues es el responsable de implantar acciones que consideren exigencias funcionales y exigencias orientadas al output. También este directivo de dos jefes, quien puede sufrir la presión por la existencia de exigencias en conflicto potencial, impuestas por los jefes matriciales. 17 4 La ventaja principal de la organización matricial, es que permite que tanto el conocimiento experto , como es asesoramiento técnico y otros recursos funcionales, se hallen presentes en el lugar adecuado y en el momento preciso. Este diseño es flexible y apropiado cuando el entorno externo es complejo y cambiante, al tiempo que permite enfatizar productos, proyectos o programas, según las condiciones o necesidades del momento específico. 17 5 Una segunda ventaja, es que la organización puede dar respuesta de manera simultánea, tanto a las exigencias de conocimiento y precisión funcional, como a las exigencias por parte del mercado, de outputs variados y especializados. La combinación de un enfoque funcional y un enfoque según el output, facilita la coordinación para problemas o tareas específicas, razón por la cual este diseño es adecuado para tareas no rutinarias y altamente interdependientes. 17 6 La combinación de un enfoque funcional y un enfoque según el output, facilita la coordinación para problemas o tareas específicas, razón por la cual este diseño es adecuado para tareas no rutinarias y altamente interdependientes, razón por la cual las organizaciones especializadas en áreas de investigación y desarrollo, o de alta tecnología, utilizan con frecuencia 17 7 Una de las desventajas que presenta este diseño, es el potencial de conflicto inherente entre las distintas dimensiones de la matriz. La presiones duales funcionales y las orientadas a los outputs, requieren de una gran cooperación y una gran habilidad por parte de los directivos, para gestionar los conflictos, requiriéndoles grandes habilidades negociadoras y capacidad de mediación entre las partes en conflicto. El diseño matricial es inadecuado a situaciones en las cuales respuestas rápidas son de carácter primordial. 17 8 17 9 DIRECTOR GENERAL Vicepresidente del grupo Marketing Vicepresidente del grupo Proyectos Director de Proyecto Sprint Director de Proyecto Shark Director de Proyecto Orion Vicepresidente del grupo Producción Diseño Fabricación Ensamblaje Control de Inventario Promoción Investigación de Mercados Distribución 180 Vicepresidente de Marketing Director General de Productos Director de Distribución Director de Investigación de Mercados Director de Publicidad Director de Relaciones con los Concesionarios Director de Artículos Especiales Productos de Papel Director Alimentos Congelados Director Jabones y Detergentes Director Director de Cosméticos 18 1 Decano de Facultad de Empresariales Decano Asociado Programas Catedrático Departamento de Dirección de Empresas Catedrático Departamento de Marketing Catedrático Departamento de Finanzas Catedrático Departamento de Contabilidad Catedrático Departamento de Riesgos y Seguros Director de programas licenciatura Director de programas externos al campus Director del programa MBA Director del programa de pequeñas y medianas empresas Dentro de la organización virtual existe una organización central que desempeña algunas funciones críticas para las cuales la organización está particularmente bien adaptada. Las funciones externas a este área central de competencia, pueden llevarse a cabo a través de empleados temporales o contratados, o pueden delegarse a otras empresas con las que la organización central ha formado alianzas o vínculos de afiliación. La organización central mantiene estas relaciones únicamente mientras sean productivas o beneficiosas. El lado negativo de la organización virtual, es que la organización central posee un menor control que una organización convencional. 18 2 Charles Handy denominó organización federal a un diseño que en cierto modo es una extensión del diseño divisional basado en el producto y se caracteriza por una pequeña organización central que proporciona liderazgo y planificación Global, así como un número de subsidiarias sueltamente afiliados. Aunque la organización central ejerce un estrecho control financiero en sus subsidiarias, éstas poseen gran libertad y flexibilidad para dirigir el negocio. 18 3 Existen dos versiones típicamente asiáticas de la organización federal y son el keiretsu japonés, y el chaebol coreano. Aunque tanta la naturaleza como la propiedad de la empresa es distinta en cada uno de estos diseños, el keiretsu y el chaebol son similares en que implican a un gran número de organizaciones afiliadas que se hallan unidas de forma bastante flexible mediante una propiedad cruzada. 18 4 El keiretsu son grandes familias o grupos de organizaciones independientes que han sido la clave del desarrollo y éxito económico japonés posterior a la Segunda Guerra Mundial. Antes de la Segunda Guerra Mundial, el sistema político y económico del Japón estaba dominado por los zaibatsu, es decir, empresas de orientación familiar que ostentaban gran poder. 18 5 Un número reducido de grandes zaibatsu dominaba la economía japonesa y su poder se extendió más allá de los negocios, alcanzando áreas gubernamentales y políticas, haciendo que muchos líderes zaibatsu ejercieran roles relevantes en el gobierno. El finalizar la Segunda Guerra Mundial, las fuerzas de ocupación norteamericanas, destruyeron los zaibatsu, aunque algunos de ellos se recuperaron y se convirtieron en lo que conocemos actualmente como keiretsu. 18 6 En el centro de los keiretsu se hallan los principales bancos y empresas comerciales. Estas empresas centrales actúan de manera similar a los holdings en Estados Unidos. Las empresas miembros son entidades independientes unidas mediante propiedad cruzada de acciones, juntas directivas solapadas y acuerdos de carácter formal e informal. El valor de los keiretsu para las firmas miembro, es que trabajan conjuntamente de manera cooperativa para asegurar la competitividad y viabilidad de cada una de ellas. 18 7 Los estrechos vínculos entre proveedores y fabricantes, pueden llegar a ser ineficientes y demasiado rígidos en épocas donde es necesaria la flexibilidad y la reducción de costes. Sin embargo, los keiretsu han proporcionado un gran impulso a la economía japonesa. 18 8 Los chaebol coreanos constituidos con la cooperación y el apoyo del gobierno, son agrupaciones familiares de negocios, siendo el conjunto de empresas generalmente grande y diverso. La propiedad cruzada y los vínculos familiares duraderos son la esencia del chaebol. Su base en la propiedad familiar es similar a los zaibatsu japoneses. Sin embargo, mientras los zaibatsu previos a la Segunda Guerra Mundial ejercían un rol de control sobre el gobierno, en el chaebol la situación es opuesta, pues la continuidad de sus operaciones depende del apoyo y la 18 9 El sistema chaebol presenta seis características distintivas: 1. Control y gestión familiar: gran número de líderes de divisiones y subsidiarias son miembros familiares. 2. Liderazgo paternalista: un líder central con autoridad casi absoluta, separación entre el consejero delegado y las divisiones más bajas de la organización, figura paternalista, preocupación sobre el bienestar de los empleados. 19 0 3- Planificación y control centralizados: visión centralizada de los distintos holdings, proceso de toma de decisiones centralizado. 4- Orientación emprendedora:
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