PROCESO DE COMPRAS CUENTAS POR PAGAR PAGOS

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COMPRAS – CUENTAS POR PAGAR - PAGOS 
PROF. VICTOR HUGO PINTO OJEDA 
UNIVERSIDAD DE CARABOBO 
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÒMICAS Y SOCIALES 
ESCUELA DE ADMINISTRACIÒN COMERCIAL Y CONTADURÌA PÙBLICA 
CÀTEDRA DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS 
 PROCESO COMPRAS – CUENTAS POR PAGAR - 
PAGOS 
 
Objetivo… 
 Proveer a la empresa de materias primas, suministros, 
equipos y servicios de alta calidad, al menor costo y con 
las mejores condiciones de entrega y financiamiento. 
 
Profesores: López G, Pinto V 
 
 PROCESO COMPRAS – CUENTAS POR PAGAR - 
PAGOS 
Funciones… 
 
Proceso, registro y control de las 
actividades que tienen como 
propósito obtener materias 
primas, suministros equipos y 
servicios necesarios para las 
operaciones de la empresa. 
Profesores: López G, Pinto V 
 
 
Funciones Especificas… 
 
 Procesamiento de las ordenes de 
compra. 
 Recepción de bienes y servicios. 
 Reconocimiento del pasivo. 
 Ajuste del Pasivo. 
 Procesamiento y registro del pago. 
 
 PROCESO COMPRAS – CUENTAS POR 
PAGAR - PAGOS 
Profesores: López G, Pinto V 
 
 
El Departamento de Compras DEBE 
 
 Conocer los materiales utilizados por la empresa y sus diferentes 
proveedores. 
 Realizar las compras con base en los requerimientos de cantidad 
y calidad. 
 Controlar que los bienes y servicios se reciban oportunamente. 
 Realizar los reclamos a los proveedores. 
 PROCESO COMPRAS – CUENTAS POR 
PAGAR - PAGOS 
Profesores: López G, Pinto V 
 
 PROCESO COMPRAS – CUENTAS POR PAGAR - 
PAGOS 
Profesores: López G, Pinto V 
 
FUNCIONES FORMULARIOS, REGISTROS Y REPORTES ENLACE CON OTROS PROCESOS 
 Procesamiento de las 
órdenes de compra. 
 Solicitud de Compras, Solicitud de 
Cotizaciones, Cotizaciones, Sumario 
de Cotizaciones, Orden de Compra, 
Modificación de la Orden de Compra. 
 
 Proceso Almacén 
Inventarios 
 Recepción de los 
Bienes y Servicios. 
 Nota de Entrega, Informe de 
Recepción. 
 
 Reconocimiento del 
Pasivo. 
 Informe de Recepción, Factura del 
Proveedor, Diario Auxiliar de 
Compras, Mayor Auxiliar de Cuentas 
por Pagar, Reporte de Compras, 
Balance de Comprobación de 
Cuentas por Pagar, Estados de 
Cuenta. 
Profesores: López G, Pinto V 
 
 PROCESO COMPRAS – CUENTAS POR PAGAR - 
PAGOS 
Profesores: López G, Pinto V 
 
FUNCIONES FORMULARIOS, REGISTROS Y REPORTES ENLACE CON OTROS PROCESOS 
Ajuste del Pasivo. Notas de Crédito o Notas de Debito 
(Proveedor), Diario General o Auxiliar, 
Mayor Auxiliar de Cuentas por Pagar. 
Proceso 
Caja – Bancos 
Procesamiento y Registro 
del Pago por el bien o 
servicio recibido. 
Orden de Pago, Recibo del Proveedor, 
Cheque, Diario Auxiliar de Desembolsos, 
Mayor Auxiliar de Cuentas por Pagar. 
 PROCESO COMPRAS – CUENTAS POR PAGAR - PAGOS 
E 
 
 COMPRAS 
 
ENTRADA PROCESO SALIDA 
Requisición de Compras 
Cotizaciones 
Orden de Compra 
Reportes 
RETROALIMENTACION 
Profesores: López G, Pinto V 
 
ENTORNO 
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ENTORNO 
Personal, Políticas, Principios, Procedimientos, Tecnología 
DEVOLUCIONES 
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Registro de Cuentas por Pagar 
 
 Se inicia en el momento en el cual la empresa recibe la 
propiedad de los bienes comprados, o se compromete con 
la adquisición de un servicio. La transferencia de propiedad 
depende de las condiciones de compra. 
 
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PAGAR - PAGOS 
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Condiciones de Compras 
 
 Libre a Bordo puerto de embarque (FOB) 
 Libre a Bordo puerto destino (FOB puerto destino) 
 Costo, seguro y flete (CIF) 
 FAS o LAC (Libre al Costado) 
 Costo y Flete (C&F) 
 Contra reembolso (COD) 
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PAGAR - PAGOS 
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TE COMPRO LA IDEA !!! 
• Elabora un modelo de formulario para una 
orden de compra y un informe de recepción. 
 
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AMBIENTE DE CONTROL … 
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 Existencia e implantación de un Código de Conducta para establecer 
prácticas de negocios aceptables con los proveedores. 
 
 Análisis del conocimiento y de las habilidades necesarias para 
desempeñar los diferentes cargos del proceso. 
 
 Actuación de la gerencia de compras con respecto a la toma de riesgos 
(Conservadora – Orientada excesivamente hacia el Riesgo). 
 
Profesores: López G, Pinto V 
 
VALORACION DE RIESGOS … 
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 Vinculación entre los objetivos operativos y los objetivos estratégicos del 
área. 
 
 Diseño de estrategias de compras en conexión con el área de producción, 
para garantizar que las adquisiciones sean adecuadas en volumen, calidad, 
tiempo de entrega, para que se mantengan los niveles de inventarios 
esperados. 
 
 Identificación de proveedores potenciales, autorizados de acuerdo con 
políticas establecidas por la administración. 
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ACTIVIDADES DE CONTROL … 
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 Revisiones de alto nivel: 
Comparaciones con presupuestos, 
periodos anteriores y proveedores. 
 
 Procesamiento de información: 
Aprobarse las solicitudes a proveedores 
que se ajusten a los criterios de la 
administración. Aceptar únicamente 
bienes y servicios que se hayan 
solicitado. 
 
 PROCESO COMPRAS – CUENTAS POR PAGAR - 
PAGOS 
Controles físicos: El acceso a los registros de compras, recepción, 
desembolso y demás documentos, solamente debe permitirse de acuerdo a 
los controles establecidos por la administración. 
 
 Segregación de responsabilidades: Las responsabilidades para 
autorización de transacciones, el registro de las mismas y la manipulación 
de los activos relacionados, se dividen. 
ACTIVIDADES DE CONTROL … 
Profesores: López G, Pinto V 
 
Profesores: López G, Pinto V 
 
INFORMACION Y COMUNICACION … 
 PROCESO COMPRAS – CUENTAS POR PAGAR - PAGOS 
 Identificación y captura de información externa: proveedores potenciales 
y alternativos, precios, ubicación, condiciones. 
 
 Procesamiento y reportaje de la información financiera y administrativa. 
 
 Efectividad en la comunicación de obligaciones y responsabilidades de los 
empleados. 
 
 Establecimiento de canales de comunicación. 
 
Profesores: López G, Pinto V 
 
MONITOREO … 
 PROCESO COMPRAS – CUENTAS POR PAGAR - 
PAGOS 
 On Going: 
 
Comunicaciones de partes externas 
confirman información generada 
internamente, o indican problemas 
(Confirmaciones de proveedores). 
 
 Evaluaciones separadas: 
 
Depende de la evaluación de riesgos y 
del monitoreo on going.