AT-PR03_Procedimiento_Recepcion_Tecnica_Medicamentos_HSJDLP

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E.S.E 
HOSPITAL 
SAN JOSÉ 
DE LA 
PALMA Y 
YACOPÍ 
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN 
TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA DE 
MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS 
MÉDICOS E INSUMOS 
Código 
AT-PR03 
APOYO TERAPÉUTICO 
Versión 
V03-2019 
 
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PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA DE 
MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS E INSUMOS EN EL 
HOSPITAL SAN JOSÉ DE LA PALMA Y EL CENTRO DE SALUD SAN 
ANTONIO DE YACOPÍ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Elaboró Revisó Aprobó 
Cargo: 
Regente 
farmacia 
Cargo: 
Referente 
Calidad 
Cargo: Gerente 
Nombre: 
Paola 
Babativa 
Nombre: 
Zaira 
Sánchez-
Elizabeth 
Cely 
Nombre: 
Oscar 
Sánchez 
Fecha: 
Octubre 
2019 
Fecha: 
Octubre 
2019 
Fecha: 
Octubre 
2019 
 
 
E.S.E 
HOSPITAL 
SAN JOSÉ 
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PALMA Y 
YACOPÍ 
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN 
TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA DE 
MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS 
MÉDICOS E INSUMOS 
Código 
AT-PR03 
APOYO TERAPÉUTICO 
Versión 
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OBJETIVO 
Efectuar en la recepción técnica y administrativa el contraste de las especificaciones técnicas y 
de calidad de los medicamentos que se reciban en el servicio farmacéutico, para suplir las 
necesidades de los servicios. 
ALCANCE 
Aplica para el servicio de farmacia y los demás relacionados con medicamentos del E.S.E Hospital 
San José de La Palma y el Centro de Salud de San Antonio de Yacopí. 
El auxiliar de farmacia es el responsable de las actividades referentes a recepción, organización, 
limpieza y almacenamiento de los medicamentos e insumos hospitalarios 
 
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TÉRMINOS DESCONOCIDOS 
No TÉRMINO DEFINICIÓN 
1 
Recepción 
Administrativa 
Es la revisión y comparación de lo solicitado al proveedor de lo facturado con 
lo recibido en físico en el servicio farmacéutico. Verificando cantidades, 
detalles y características de tipo administrativo 
2 
Recepción 
Técnica 
Es la revisión cuidadosa para detectar cualquier defecto físico que pueda 
alterar el medicamento, dispositivo médico o insumo en su funcionalidad o 
utilidad 
3 
Área de 
recepción 
Espacio dedicado exclusivamente para ubicar los pedidos que son recibidos de 
los proveedores, mientras se realiza el proceso de recepción técnica y 
administrativa 
4 Defecto Incumplimiento de un requisito asociado a lo establecido 
5 Especificación 
Descripción detallada de las características o condiciones mínimas que debe 
cumplir un medicamento, dispositivo médico o insumo para garantizar su 
calidad 
6 Lote 
Cantidad definida de algún producto, material o servicio, tomada en conjunto 
y que posee las mismas características 
7 No conformidad Incumplimiento de un requisito especificado 
8 Almacenamiento 
Serie de actividades para ubicar técnicamente los medicamentos o dispositivos 
médicos dentro de un lugar específico garantizando las condiciones requeridas 
para la conservación de calidad y estabilidad 
9 
Área de 
almacenamiento 
Área destinada al almacenamiento de los medicamentos, insumos y dispositivos 
médicos que son aptos para distribuir 
10 
Área de 
cuarentena 
Área para almacenar productos que no se encuentran en condiciones técnicas 
para ser dispensados 
11 Cadena de Frío 
Conservación de una temperatura determinada, que garantiza la calidad y 
conservación del producto 
 
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No CONDICIONES GENERALES 
1 
En la recepción administrativa se debe tener en cuenta la factura del proveedor y los 
medicamentos y dispositivos médicos que llegan. Se deben verificar tres aspectos: 
transporte, medicamentos y la documentación soporte 
2 
En la recepción administrativa con relación al transporte se debe verificar: el número de 
cajas de la factura vs físico y el buen estado del embalaje 
3 
En la recepción administrativa con respecto a los medicamentos, dispositivos e insumos 
se deben comparar que el producto pedido sea el que llega físicamente (factura vs físico) 
y que la forma farmacéutica sea la solicitada, esta verificación debe quedar registrada 
como forma de Control del recibo de mercancía 
4 
En la recepción administrativa con respecto a la documentación soporte se debe comparar 
que los precios unitarios concuerden con lo acordado 
5 
En la recepción administrativa (factura vs físico) y técnica se inspecciona los siguientes 
atributos en la etiqueta de la muestra seleccionada: Nombre genérico; concentración; 
fecha de vencimiento o expiración; nombre del laboratorio; contenido y composición; 
indicaciones sobre el almacenamiento y conservación; contraindicación y advertencias; 
número de lote y registro del INVIMA o buenas prácticas de manufactura (BPM). 
6 
En el momento de la recepción administrativa y técnica, si hay alguna particularidad el 
auxiliar administrativo de farmacia debe colocar la novedad en el campo de observaciones 
de las guías que el transportador se lleva. Si el campo de observaciones de la guía es 
insuficiente, se debe elaborar un documento en donde se describa la novedad encontrada 
junto con el número de guía del transportador, no olvidar colocar la frase “se anexa 
documento con novedades”, en la guía del transportador. Igualmente, se debe reportar 
la novedad a la oficina de presupuesto para que realice los trámites pertinentes con el 
proveedor. 
7 
Respecto a la recepción técnica se debe realizar una inspección por atributos a la muestra 
seleccionada, de manera que se compruebe que el producto que ha llegado, cumple con 
las características de calidad requeridas 
8 
En caso de que se presente la novedad de que no coincida el pedido que llega (producto, 
concentración y/o forma farmacéutica), con la orden de compra. El auxiliar de farmacia 
debe decidir si acepta o rechaza el producto, dependiendo de la rotación que tienen los 
medicamentos o dispositivos médicos recibidos en el inventario del establecimiento 
farmacéutico. 
9 
Se debe tener en cuenta que, al revisar la fecha de vencimiento, esta debe ser igual o 
superior a dos años a partir de la fecha de fabricación, de lo contrario y teniendo en cuenta 
la rotación del producto, autorizara la recepción o no de los productos que no cumplan 
con este requerimiento. 
10 
Si durante la revisión de un producto, en cualquiera de sus empaques se observa la 
leyenda “Muestra Medica”, este se debe separar de los demás productos debido a que 
este medicamento no es apto para ser dispensado. 
11 
En la recepción técnica de soluciones, suspensiones y emulsiones orales se debe 
comprobar en el envase del contenido no esté incompleto, este cerrado, la presencia de 
cristales alrededor del cuello del frasco, presencia de materiales extraños, turbidez en las 
 
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soluciones, presencia de gas y carencia de dispersión al agitar las suspensiones. La tapa 
debe tener banda de seguridad y verificar la ausencia de perforaciones y roturas. 
12 
En la recepción técnica respecto a tabletas, comprimidos o grageas se tiene que asegurar 
que no se encuentren bordes erosionados, porosidad, manchas, descoloradas, 
quebradizas, pegajosas, polvo o suciedad adherida a la superficie. También, se debeverificar que entre la misma presentación tengan la misma forma, tamaño y color 
13 
En la recepción técnica respecto a la impresión debe ser clara, sin manchas, legible y libre 
de correcciones 
14 
Después de que se hace la respectiva recepción de los medicamentos y dispositivos 
médicos teniendo en cuenta todos los aspectos anteriores se firma el acta con la fecha y 
hora, condiciones ambientales entregadas (medicamentos que requieran de cadena de 
frio), condiciones administrativas y técnicas establecidas en el momento de la compra. 
15 
Si la cantidad de productos que no cumplen las especificaciones no son suficientes para 
rechazar el lote, solo se rechazan estas unidades (se evalúa el caso y se toma la decisión 
de rechazar y devolver únicamente las unidades defectuosas, en tal caso se debe realizar 
la inspección al 100% de las cantidades del lote); las cantidades defectuosas se llevan al 
área de cuarentena mientras se inicia el proceso administrativo de devolución. Los 
eventos identificados en la recepción relacionados con medicamentos de control especial 
y que requieren cadena de frio deben ser notificados al proveedor en el mismo día que se 
reciben los productos 
16 
Verificar los medicamentos que se reciben en cadena de frío de la siguiente manera: 
1. Tomar el termo-higrómetro de la nevera y poner el sensor dentro de la nevera que 
se está recibiendo 
2. Esperar a que se estabilice la temperatura, máximo 15 minutos. Debe indicar 
temperatura entre 2-8°C 
3. Recepcionar en el menor tiempo posible verificando todas las condiciones técnicas 
y administrativas ya descritas. Cada producto recepcionado se debe ir 
almacenando en la nevera del servicio 
4. Los medicamentos de cadena de frío son los primeros en ser recepcionados 
5. Las cajas o neveras deben ser de uso exclusivo para este tipo de medicamentos 
Los medicamentos de control especial se recepcionan después de los medicamentos de 
cadena de frío (segundo grupo en recepcionar) 
17 
Con base en los datos obtenidos en el proceso de recepción se identifica la información 
técnica necesaria para actualizar la base de datos, en busca de garantizar que la 
información del listado básico institucional de medicamentos, dispositivos médicos e 
insumos sea real y coincida con lo físico. 
18 
Las desviaciones en las actividades del procedimiento o en sus puntos de control se 
analizan en el Comité de Farmacia y Terapéutica y con base en lo concertado y concluido 
se elabora un plan de mejora establecido en el Sistema de Gestión de Calidad de la 
institución. 
 
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 
ACTIVIDADES PARA EL DISEÑO, ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN DE UN PROCESO 
RESPONSABLE No ACTIVIDAD OBSERVACIÓN 
Auxiliar 
administrativo de 
farmacia 
1 
Registrar la información detallada de cada 
producto recibido, según lo solicitado en la 
base de datos 
 
Auxiliar 
administrativo de 
farmacia 
2 
Verificar las condiciones en la recepción 
administrativa 
Ver los ítems de las condiciones 
generales de este procedimiento 
2, 3, 4 y 5 
 Auxiliar 
administrativo de 
farmacia 
3 
Verificar si las cantidades recibidas en 
físico (unidades por producto) con la 
solicitud realizada al proveedor (orden de 
pedido) y las cantidades facturadas son 
iguales 
 
 Auxiliar 
administrativo de 
farmacia 
4 
Registrar las cantidades recibidas en físico 
(unidades por producto) con la solicitud 
realizada al proveedor (registrada en el 
sistema de información) y las cantidades 
facturadas 
 
Auxiliar 
administrativo de 
farmacia 
5 
Registrar inconsistencias detectadas en el 
proceso de recepción administrativa 
Se deben registrar en la factura 
del proveedor de acuerdo a la 
condición general No 6 de este 
procedimiento 
Auxiliar de 
farmacia 
6 
Tomar del total del lote una muestra 
indicada 
 
Auxiliar de 
farmacia 
7 
Verificar en la recepción técnica las 
especificaciones descritas y posibles 
defectos que presente la muestra aleatoria 
de los medicamentos, dispositivos 
médicos e insumos. 
Ver los ítems de las condiciones 
generales de este procedimiento 
5,11,12 y 13 
Auxiliar de 
farmacia 
8 
Registrar inconsistencias detectadas en el 
proceso de recepción técnica 
Se deben registrar en la factura 
del proveedor de acuerdo a la 
condición general No 6 de este 
procedimiento 
Auxiliar de 
farmacia 
9 
Reportar la novedad a la oficina de 
presupuesto para que realice los trámites 
pertinentes con el proveedor. 
 
 
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Auxiliar de 
farmacia 
10 
Ingresar los productos según necesidad 
(antes de terminada la recepción) por 
remisión o por comprobante de entrada 
(después de terminada la recepción) 
según sea el caso 
 
Auxiliar de 
farmacia 
11 
Organizar los productos después de la 
recepción en el área de almacenamiento o 
bodega 
 
Auxiliar de 
farmacia 
12 
Ubicar productos defectuosos en el área de 
cuarentena 
 
Auxiliar de 
farmacia 
13 
firmar el acta con la fecha y hora, 
condiciones ambientales entregadas 
(medicamentos que requieran de cadena 
de frio), condiciones administrativas y 
técnicas establecidas en el momento de la 
compra. 
 
Auxiliar de 
farmacia 
14 
Actualizar la información en la base de 
datos según los datos de la recepción. 
 
Auxiliar de 
farmacia 
15 
Identificar desviaciones en el 
procedimiento 
 
Comité de 
farmacia 
16 
Analizar e implementar planes de mejora 
según aprobación del Comité de Farmacia 
y Terapéutica 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Control de Cambios al Documento 
Fecha 
del 
cambio 
Versión 
actual 
Justificación 
del Cambio 
Parte del 
Documento 
donde se 
requiere 
el Cambio 
Cambio 
que se le 
realiza al 
documento 
Versión 
Nueva 
Nombre 
y Cargo 
de 
quien 
elaboro 
el 
Cambio: 
Nombre 
y Cargo 
de 
quien 
Aprobó 
el 
Cambio: 
03/09/2019 1 
Por solicitud de 
habilitación, se 
separó el proceso de 
recepción técnica del 
proceso de 
transporte. 
 Página 2,3,4,5 y 6 
Separación del 
proceso de 
recepción del 
proceso de 
transporte 
2 
Yesica Paola 
Babativa 
Linares 
Regente de 
Farmacia 
Zaira 
Sanchez, Ing 
Calidad 
 18/09/2019 2 
Por solicitud de 
habilitación se 
dividió la recepción 
administrativa y la 
técnica para ser 
más organizado. 
Página 4, 5 Y 6 
División de la 
recepción 
administrativa y 
técnica. 
3 
Yesica 
Paola 
Babativa 
Linares 
Regente de 
Farmacia. 
Zaira 
Sanchez, Ing 
Calidad