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Umbral Científico
ISSN: 1692-3375
umbralcientifico@umb.edu.co
Universidad Manuela Beltrán
Colombia
Villamil Gutiérrez, Jorge Enrique
Importancia de las herramientas administrativas requeridas para la planeación y gestión de las
actividades de mantenimiento hospitalario en las instituciones de salud
Umbral Científico, núm. 16, junio, 2010, pp. 40-46
Universidad Manuela Beltrán
Bogotá, Colombia
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Universidad Manuela Beltrán
IMPORTANCIA DE LAS HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS 
REQUERIDAS PARA LA PLANEACIÓN Y
GESTIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO HOSPITALARIO 
EN LAS INSTITUCIONES DE SALUD
*Jorge Enrique Villamil Gutiérrez
Resumen: El presente artículo efectúa la compilación y revisión de las herramientas de tipo administrativo de más amplio 
uso, que son necesarias para poder efectuar una gestión eficiente de los servicios técnicos como mantenimiento preventivo y o 
correctivo, recepción de equipos, o controles de eficiencia y calidad que se ajusten a los requerimientos y necesidades de tipo 
técnico y legal de una organización cuya función sea proveer servicios de salud. Sin embargo, las herramientas que se han 
seleccionado hacen parte de los recursos que utilizan también las empresas u organizaciones de otros sectores de la economía. 
Palabras clave: Inventario de equipos y dispositivos médicos, orden de trabajo, solicitud de servicios, historial de planta, 
informe de gestión, mantenimiento.
Abstract: This article is a compilation and a revision of the administrative tools most widely used, which are necessary for 
carrying out the efficient management of technical services as corrective and preventive maintenance, equipment receipt, or 
efficiency and quality controls to comply the technical and legal requirements of an organization whose task is to provide 
health services. However, the tools that have been selected are part of the resources used also for companies or organizations 
from other sectors of the economy.
Keywords: Inventory of medical devices and equipments, maintenance, request of services, management report, work order.
1. INTRODUCCIÓN Y JUSTIFICACIÓN
La gestión técnica en las instituciones de salud en Colombia 
tiene su principal soporte en el Artículo 189 de la Ley 100 
de 1993 (1), el cual obliga a las instituciones públicas y 
privadas a invertir el 5% del presupuesto total anual en 
actividades de mantenimiento de la infraestructura y de la 
dotación hospitalaria. Posteriormente, mediante el Decreto 
1769 de 1994, (2), el gobierno de Colombia reglamentó el 
artículo mencionado y luego mediante el Decreto 1617 de 
1995, (3) efectuó las aclaraciones de vigencia requeridas. En 
los decretos mencionados sé define qué es el mantenimiento 
hospitalario y su alcance dentro de las instituciones, 
dejando claro que deben incluirse en el mismo, la dotación 
médico hospitalaria, la infraestructura física, las redes de 
instalaciones, los sistemas de comunicación, mobiliario 
y medios de transporte hospitalario. Luego, mediante 
Decreto 2174 de 1996, (4), el gobierno organizó el sistema 
de garantía de calidad en salud, precisando en el artículo 3 
que dentro de las características que definen la calidad, se 
encuentra la disponibilidad y suficiencia de recursos, que 
depende en buena medida de la realización de las actividades 
de mantenimiento hospitalario. Como consecuencia de lo 
anterior, las instituciones deben tener una dependencia que 
planifique, supervise, ejecute e informe a las directivas y a las 
autoridades de control sobre el resultado de las actividades 
de mantenimiento. De otra parte, y como consecuencia de lo 
anterior, se emitió la Circular No. 29 de 1997, (5), mediante 
la cual se dan instrucciones para la ejecución de los recursos 
para mantenimiento y se establece la necesidad de elaborar 
los planes anuales de mantenimiento. Adicionalmente, 
presenta algunos modelos de formatos para consignar la 
información de los planes a fin de verificar su ejecución. Sin 
embargo, a pesar de las reglamentaciones existentes, en un 
buen número de instituciones de salud se carece de un modelo 
técnico administrativo integrado y se confunde el alcance y 
utilidad de los formatos administrativos. Ejemplo: Una ficha 
de inventario no sirve para efectuar el seguimiento a las 
actividades de mantenimiento. Para realizar los seguimientos 
de mantenimiento debe recurrirse a la historia de planta.
Como respuesta a la problemática planteada, este artículo 
presenta los formatos administrativos más significativos, 
mostrando algunos modelos1 junto con su explicación, dado 
que están directamente relacionados con la planeación y 
control de las actividades de mantenimiento por parte de la 
dependencia responsable de realizar dicha labor.
La planificación y administración de las actividades de orden 
técnico y administrativo que necesitan realizarse en una 
organización dedicada a la prestación de servicios de salud 
obliga a diseñar e implementar una serie de procesos que 
permitan clasificar, ubicar contabilizar, desagregar, priorizar 
y distinguir los recursos de infraestructura, instalaciones, 
equipamiento, comunicaciones y transporte que componen 
el recurso tecnológico de la organización. Para el logro de 
lo anterior, es necesario organizar las actividades requeridas 
1Modelos básicos diseñados por el autor.
*Grupo de Investigación Ingeniería Clínica, Universidad Manuela Beltrán , Correo: jorge.villamil@umb.edu.co
Umbral Científico, Bogotá - Colombia No.16 p.40 -46. Junio de 2010
Fecha de recepción : Nov 12 de 2009
Fecha de aceptación : Abril 17 de 2010 
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a partir del inventario. Alrededor del mismo, deben 
implementarse otras herramientas como la orden de trabajo, 
las solicitudes de servicio y los informes de gestión. Dada 
la importancia del tema en las instituciones del sector salud 
para la realización de procesos administrativos eficientes 
inherentes a la gestión técnica, se presentan a continuación 
las herramientas administrativas más significativas 
requeridas, junto con su respectiva explicación acerca de sus 
componentes, función, utilización e importancia.
2. HERRAMIENTAS DE TIPO ADMINISTRATIVO 
REQUERIDAS PARA LA GESTIÓN TÉCNICA EN 
INSTITUCIONES DE SALUD
2.1. Inventario. El inventario no es otra cosa que la 
relación detallada (escrita) de los bienes (equipos, muebles 
o inmuebles) de una persona, dependencia u organización 
(6). En las instituciones de salud debe incluir los siguientes 
apartes: 
1. Identificación institucional. Corresponde al nombre de 
la institución que es propietaria de los bienes. Puede 
incluir datos como el municipio, la dirección, teléfono, 
fax y correo electrónico.
2. Identificación del bien. Es la descripción clara, concisa 
precisa e inequívoca de los elementos o bienes que 
se registran en el inventario. Utiliza palabras de uso 
universal que con sentido exacto y propio, describen 
cada uno de los bienes. Se evita la utilización de términos 
cuya interpretación pudiera conllevar a equívocos. A la 
misma se conoce como identificación literal. 
3. Código del bien. Generalmente se trata de un descriptor 
numérico o alfanumérico, mediante el cual es posible 
distinguir de manera inequívoca los bienes entre sí. Su 
utilidad radica en que facilita: a) La búsqueda de los 
bienes, deforma física o informática; b) La incorporación 
(Altas) de nuevos bienes a los sistemas contables o 
técnicos de las instituciones, o su eliminación (Bajas), 
una vez haya concluido su ciclo productivo; c) Facilita 
la trazabilidad requerida en los sistemas de gestión de 
calidad; d) Mejora la comprensión por parte de quienes 
son responsables de su utilización.
El código del bien es indispensable en los sistemas 
informáticos dado que actúa como llave en las relaciones 
que se utilizan para ubicarlo espacialmente (Ubicación 
geográfica) y administrativamente (ubicación en libros, 
registros o informes). 
Como ejemplos de código alfanumérico se incluyen los 
siguientes:
Código ECRI. (7). Es un código alfanumérico desarrollado 
por el citado instituto, una organización sin ánimo de lucro 
ubicada en Plymouth Meeting, en los suburbios de la ciudad 
de Philadelphia, en los Estados Unidos de América. El mismo 
se usa para identificar los equipos y dispositivos de uso 
médico. Dicho código alfanumérico está integrado por seis 
caracteres (Cinco números y un guión), organizados mediante 
el siguiente patrón: XX-XXX. Los dos primeros caracteres 
se encuentran separados de los tres últimos mediante un 
guión. Ejemplo: 15-552 es el código de los “Analizadores 
de Coagulación”. 
Una alternativa de codificación, de uso creciente es el 
denominado “código de barras”, el cual se caracteriza por 
representar datos (información) utilizando líneas paralelas que 
varían en grosor y espaciamiento. El código de barras permite 
la automatización de inventarios en el sector productivo y 
comercial y también en el sector salud, donde los equipos 
y dispositivos son identificados de forma automatizada, e 
inequívoca mediante etiquetas con códigos de barra. (8) 
Ilustración 1: Código de barras(*)
(*)-Fuente: (8)
De manera similar, los equipos diagnósticos de laboratorio 
clínico (química, hematología) identifican las muestras que 
procesan mediante la utilización de códigos de barra que se 
basan en el número de identificación del paciente.
4. Datos complementarios. Los más importantes están 
relacionados con información que permite identificar 
(9): a) La empresa fabricante del bien; La clase de 
producto, que se representa con un nombre o código al 
que se denomina modelo; b) El número de serie que se 
le asigna en la cadena de producción y que es único y 
diferente para cada elemento fabricado.; c) El año de 
fabricación, que precisa el momento en el que el bien 
fue fabricado, y que permite conocer de primera mano 
que tanto tiempo ha trascurrido desde su construcción; 
d) Características de operación. Incluye información 
de los servicios más importantes que utiliza el equipo 
o dispositivo o de las condiciones de operación. Es 
típico encontrar en esta categoría información de las 
características eléctricas (voltaje, corriente, frecuencia, 
potencia número de fases, factor de potencia) o datos 
de otros parámetros como velocidades, presiones o 
protocolos de comunicación.
5. Datos financieros. Normalmente contienen información 
relacionada con los costos de adquisición de los equipos 
y dispositivos. Se utilizan para realizar actividades como 
las siguientes: Valoración de activos. Indispensable para 
determinar el patrimonio de la institución.
6. Aseguramiento de los bienes. Básico, para proteger el 
patrimonio institucional ante la ocurrencia de un evento 
que afecte la integridad y capacidad productiva de los 
bienes.
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7. La rendición de cuentas fiscales. Indispensable 
ante las autoridades de control, gubernamentales o 
institucionales. (Pago de impuestos y auditorias).
Los aspectos anteriormente mencionados constituyen la base 
sobre la cual las instituciones diseñan e implementan 
el inventario de sus bienes. Cada institución está en 
libertad de incluir tópicos adicionales. Actualmente, los 
inventarios de las instituciones de salud han incorporado 
herramientas informáticas que facilitan su actualización 
y control.
2.2- Solicitud de Servicios. Es un formato se utiliza para 
registrar las solicitudes para realizar algún tipo de 
trabajo técnico en la institución de salud. (10). Lo 
pueden diligenciar empleados del departamento técnico 
o trabajadores de otras dependencias de la organización 
que ven afectada su labor cotidiana por la ocurrencia 
de una falla. La solicitud de servicio puede realizarse 
de forma telefónica, escrita o utilizando las facilidades 
de intranet disponibles en las empresas. Por filosofía, 
cada solicitud de servicio debe registrarse por parte 
de la dependencia responsable de dar respuesta a estas 
solicitudes, en formatos, bitácoras o medios informáticos 
(bases de datos, hojas de cálculo, etc.) (9 págs. 21-23).
El formato de una solicitud de servicios debe contener 
como mínimo la siguiente información: a) Identificación 
institucional; b) Fecha y hora de la solicitud; c) Identificación 
de quien hace la solicitud (nombre, apellido y cargo); d) 
Identificación de la dependencia que requiere el servicio 
solicitado; e) Breve descripción del problema que es 
necesario solucionar; f) Valoración de la importancia de la 
solicitud. Se precisa en consecuencia, si la misma requiere 
un trámite de urgencia o uno normal. La institución puede 
valorar la importancia según los criterios que seleccione.
La solicitud de servicio constituye el documento base 
sobre el cual se programa la ejecución de las tareas. Las 
solicitudes de servicio también las elabora la dependencia 
responsable de brindar los servicios técnicos, como respuesta 
la planificación de actividades que haya realizado. Se incluye 
a continuación la ilustración No. 2 que presenta un formato 
típico de solicitud de servicios.
Ilustración 2: Formato Solicitud de Servicios (*)
(Nombre y cargo)
Ubicación:Dependencia:
Solicito:__________________________________________
Recibio:__________________________________________
(Nombre y cargo)
Empresa:___________________ Fecha solicitud:______
Forma solicitud:
Solicitud de Servicios
Importancia: M BA 1 2 3 4 5
Trabajo requerido:_____________________________________
(*)- Fuente: Elaboración propia
2.3 - Orden de trabajo. La Orden de Trabajo (OT) es el 
instrumento que se utiliza para: a) Ordenar la 
ejecución de un trabajo o una actividad; b) Dejar 
constancia que el trabajo ha sido ordenado; c) 
Asignar el responsable de realizar el trabajo; d) 
Precisar el lugar, y el equipo o dispositivo en el que 
debe hacerse el trabajo; e) Definir el momento en el 
que debe realizarse el trabajo; f) Controlar el tiempo 
de duración del trabajo; g) Permitir que se elaboren 
otros documentos como el formulario para el control 
de de materiales, insumos y mano de obra.
La OT es emitida por la persona o dependencia autorizada 
dentro de una organización, a la cual se le denomina 
“Departamento de Ingeniería, Sección o Grupo de 
Mantenimiento”. La emisión de una Orden de Trabajo (OT) 
está condicionada por la planificación realizada y por las 
prioridades que puedan generarse como consecuencia de 
eventos, fallas o accidentes inesperados.
Los componentes de una orden de trabajo son (9 págs. 23-
30): a) La identificación institucional, la cual consigna 
generalmente el nombre de la misma y el de la dependencia 
que realiza los trabajos; b) Un número único que la 
identifica, y que generalmente es de carácter secuencial; 
c) La fecha de emisión de la misma; d) La identificación 
del bien que es necesario intervenir junto con los datos de 
su ubicación. (Nombre, marca, modelo, serie, etc.); e) Una 
breve descripción de las actividades que deban realizarse. 
(Opcional); f) La identificación de la persona responsable de 
realizar el trabajo; g) Un lugar para que firme el responsable 
de realizar la OT, una vez haya concluido su realización.
La orden de trabajo es la fuente natural de información para 
la elaboración de los reportes institucionales de gestión. En la 
ilustración No. 3 se presenta un modelo de orden de trabajo.
Ilustración3: Formato Orden de Trabajo (*)
Empresa:___________________
Identificación equipo: Nombre:
Marca:
Serie No.:
Ambiente: 
Piso: 
Edificio:
Dependencia:
Código inventario:
Trabajo requerido:
Fecha emisión:________
Orden de Trabajo No.:
Ubicación:
Departamento de Ingeniería Clínica
Fecha inicio:
Hora inicio:
(Nombre y cargo)
Fecha finalización:
Hora Finalización:
Firma responsable OT:
Código trabajador:
Responsable:________________________________________
(*)- Fuente: Elaboración propia
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2.4 - Reporte de intervención. El mismo consigna la 
información detallada del trabajo que ha sido realizado. 
Contiene generalmente la siguiente información: a) 
Identificación institucional; b) Fecha de inicio y terminación 
del trabajo; c) Número de la orden de trabajo; d) Identificación 
del bien o instalación intervenida. (Se identifica mediante 
el código del inventario institucional); e) Identificación 
del trabajador responsable de realizar el trabajo; f) Breve 
diagnóstico de la situación encontrada; g) Explicación de 
las actividades realizadas; h) Relación de las horas/hombre 
utilizadas en la realización del trabajo; i) Relación de los 
repuestos, materiales y servicios utilizados en la ejecución del 
trabajo; j) Definición del estado en que quedó el bien, luego 
de la intervención. Generalmente se indica si el bien es apto o 
no para la prestación de servicios de salud; k) Observaciones 
o aclaraciones sobre el trabajo realizado 
El reporte de intervención es la fuente primaria de 
información de los trabajos terminados. Incluye el escrutinio 
de los repuestos, materiales y servicios que ha demandado la 
realización del trabajo. Dicha información permite efectuar 
los cálculos de mano de obra y materiales o repuestos 
utilizados en la reparación. Constituye la base sobre la cual 
se construye el registro histórico o historial de planta del 
equipo, dispositivo o instalación, debido a que incluye el 
código de inventario y las fechas de inicio y terminación del 
trabajo. Lo firma quien realizó y quien recibió el trabajo en 
la dependencia atendida o beneficiada. En la ilustración No. 
4 se incluye un ejemplo del formato de reporte de servicios.
Ilustración 4: Formato Reporte de Servicio (*)
Empresa:___________________
Departamento de Ingeniería Clínica
Fecha trabajo:
OT No.
Diagnóstico:
Nombre:
Marca:
Modelo:
Serie:
Reporte de Intervención.
Código inventario:
Equipo atendido
Descripción del trabajo:
Materiales y repuestos
Item Descripción Valor TotCant. Valor Unit
Mano de obra Valor Tot 
Hr/H
Tot
Hr/ HCod. Trabajador
Valor Unit
Hr/ H
Fecha y hora de 
entrega:
Reparado
Pendiente servicios
Pendiente repuestos
Estado final del equipo:
Rechazado
Requiere calibración
Descripción del trabajo:
Entrego:
(Nombre y cargo) (Nombre y cargo)
Recibio:
(*) – Fuente: Elaboración propia
2.5 – Formato de solicitud de materiales o servicios. 
Es la herramienta que se utiliza para solicitar materiales, 
repuestos o servicios. Se denomina “Formato para la 
solicitud de materiales, repuestos o servicios. (10). El mismo 
dispone de espacios para incluir la siguiente información: a) 
Identificación institucional; b) Identificación del formato; c) 
Orden de trabajo. Todo material solicitado se pide con destino 
a una orden de trabajo específica. Por tal razón, siempre 
debe relacionarse dicha información; d) Selector para definir 
si se solicitan materiales, repuestos o servicios; e) Espacio 
para precisar el elemento que se está solicitando, junto con 
la cantidad; f) Firma de quien hace la solicitud; g) Firma de 
quien está autorizado para aprobar la solicitud.
El formato de solicitud de materiales repuestos o servicios, 
permite iniciar o procesos de compra (en el caso de que el 
almacén de la institución carezca de los elementos, o da 
lugar al trámite de entrega del elemento en el caso de que 
esté disponible). Dicho formato deberá utilizarse cada vez 
que se requiera solicitar un elemento para culminar el trabajo 
en ejecución. Es entonces responsabilidad de quien ejecuta 
el trabajo efectuar su diligenciamiento eficiente. Se archiva 
con la orden de trabajo. El mismo constituye el origen de 
la información de elementos incluidos en el “Reporte de 
Intervención“. En la ilustración No.5 se presenta un modelo 
de solicitud de materiales o servicios.
Ilustración 5: Formato Solicitud de materiales y servicios 
(*)
OT No. 
(Nombre y cargo) (Nombre y cargo)
AprobóSolicitó
Cant.DescripciónItem
Fecha solicitud:Empresa:________________
Departamento de Ingeniería Clínica
Solicitud de Materiales / Servicios
Solicitud de: Materiales
Compra
Servicios
(*) – Fuente: Elaboración propia
2.6 – Informe de gestión. Para la elaboración del informe 
de gestión existen varios modelos. En el presente trabajo se 
muestran los lineamientos generales de dos de ellos. El primero 
podría ser calificado como tradicional, pues en el mismo, 
la dependencia técnica (Grupo de Ingeniería Biomédica o 
Clínica) presenta a las directivas de la institución un informe 
mediante el cual que busca mostrar tres (3) conceptos a saber 
(11 págs. V 4-19): a) Productividad; b) Control de costos; c) 
Control de calidad.
Dichos conceptos están interrelacionados entre sí y como 
consecuencia, no pueden analizarse uno u otro de forma 
independiente, sino que deben analizarse los tres. 
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La dificultad para medir la productividad radica en que 
existen grandes cantidades de variables o conceptos de tipo 
cualitativo y cuantitativo, por lo que es complicado lograr 
metas o estándares absolutos. Lo anterior significa que la 
medición de productividad que se haga en una institución, 
sirve para analizar el comportamiento de la misma en el 
tiempo, pero no para comparar los resultados con lo que 
ocurre en otra institución de salud. Lo anterior, se debe a 
que en dichas mediciones influyen parámetros como los 
siguientes: a) La capacitación, habilidad y experiencia del 
recurso humano, varía de una institución de salud a otra; b) 
El tipo de usuario. Los equipos de un hospital especializado 
en cardiología difieren de los utilizados en hospitales 
de otras especialidades; c) Los modelos administrativos 
implementados varían de institución a institución; d) 
Los tipos de servicios suministrados; e) La experiencia y 
lineamientos de cada institución en particular.
Los factores de costo incluyen aspectos como el trabajo 
realizado, presentando este como “costos” directos, 
indirectos o extras; partes e insumos, presentando estos como 
“gastos”. Asimismo, la productividad está relacionada con 
términos como “costo – efectividad” y “control de costos”. 
El mantenimiento en si mismo, se clasifica de diversas 
maneras en donde se destacan el preventivo (programado 
que se efectúa de forma cotidiana), el planificado o mayor 
(que busca actualizar un equipo o instalación, pero que 
requiere tiempo y recursos especiales, por lo que se realiza 
sólo en periodos específicos) y el correctivo, que efectúa 
reparaciones o actividades no planificadas, que es necesario 
realizar pero que es imposible prever.
 
El informe de gestión, contiene generalmente los siguientes 
puntos:
2.6.1 Datos generales. Identifica la institución y la 
dependencia que presenta el informe. Define el periodo de 
tiempo del mismo y presenta de forma general, el enfoque, 
metodología y alcance de las actividades realizadas.
1. Destaca el total de equipos de la organización. 
2.6.2 Productividad. La productividad de la dependencia se 
destaca normalmente de la siguiente forma:
2. Presenta un resumen de las actividades típicas 
realizadas de forma cotidiana para la cual es posible 
determinar tiempos promedio de ejecución como 
inspecciones de ingreso, reparaciones efectuadas, 
rondas de inspección, pruebas de operación y 
funcionamiento. 
3. Indica las horas/hombre (normales) disponibles 
durante el periodo. 
4. Destaca las horas/hombre utilizadas (trabajadas) 
durante el periodo. Con la informaciónde los 
numerales 4 y 5 es posible “medir” la productividad 
(P) en porcentaje, dividiendo los tiempos trabajados 
con los tiempos disponibles por 100. (11 pág. V 12).
Ecuación 1 : Productividad (general)
5. Informa las horas/hombre extras usadas durante el 
periodo.
Puede desagregar el tipo de actividades realizadas 
presentando la siguiente información: 
6. Resalta las horas/hombre utilizadas en actividades 
de mantenimiento preventivo.
7. Muestra las horas/hombre utilizadas en actividades 
de reparación.
8. Distingue las horas/hombre utilizadas en 
actividades de diseño / construcción / capacitación 
/ administración.
Con la información de los numerales 7, 8 y 9 se pueden 
trabajar indicadores de productividad para cada una 
de las clases de actividad mencionadas, ajustando 
para el efecto la ecuación No. 1.
Calcula el porcentaje invertido en mantenimiento (M%). 
Lo anterior se efectúa dividiendo el costo del 
mantenimiento realizado por el valor del inventario 
de los bienes institucionales, multiplicado por 100. 
(11 pág. V 14).
Ecuación 2: Porcentaje de Mantenimiento
2.6.3 Eficiencia. La eficiencia de la dependencia se destaca 
normalmente de la siguiente forma:
9. Precisa el número de órdenes de trabajo emitidas y 
completadas. Dicha información puede valorarse a 
través de un indicador que se denomina “índice de 
trabajos terminados (Tt) definido según la ecuación 
No. 3. (11 pág. V 14)
Ecuación 3: Índice de trabajos terminados
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UMBral científico 16
10. Informa sobre el número de solicitudes de 
emergencia y el número de horas – hombre utilizadas 
en las mismas.
11. Muestra el tiempo promedio (Tm) requerido por 
orden de trabajo. El mismo se obtiene dividiendo 
el número total de horas de las órdenes de trabajo 
emitidas (estimado) por el tiempo en horas de las 
órdenes de trabajo completadas, como lo expresa la 
ecuación No. 4. (11 pág. V 14)
Ecuación 4: Tiempo promedio por OT.
Con relación a la eficiencia de las actividades de 
mantenimiento el informe de gestión puede:
12. Calcular la eficiencia del mantenimiento preventivo 
(Emp) mediante la determinación de las horas reales utilizadas 
en actividades de mantenimiento, dividiéndolas por el total 
de horas de mantenimiento programadas. (11 pág. V 14).
Ecuación 5: Eficiencia Emp
13. Calcular el tiempo promedio de las actividades 
de mantenimiento preventivo (Tmp). Para esto se calcula el 
total de horas de mantenimiento preventivo y se divide por 
el número de intervenciones de mantenimiento preventivo 
realizadas. (11 pág. V 14).
Ecuación 6: Tiempo promedio Mtto Preventivo
(6)
14. Calcular la efectividad (Efmp) del mantenimiento 
preventivo dividiendo el número total fallas encontradas por 
el número de inspecciones realizadas. (11 pág. V 14)
Ecuación 7: Efectividad del Mtto Preventivo
Puede incluir adicionalmente información con relación 
al recurso humano del departamento en donde se pueden 
destacar las capacitaciones recibidas, o los periodos de 
discapacidad por enfermedad o vacaciones que hayan ocurrido 
dentro del periodo del informe. También podría incluir las 
recomendaciones o situaciones que el departamento técnico 
considere relevante informar a la gerencia institucional.
El segundo modelo de informe de gestión se diferencia del 
anterior en el enfoque y concepción. Se trata de un modelo 
de informe resumido y conciso en el cual el departamento 
técnico presenta sus actividades destacando por una parte 
los logros obtenidos en el periodo bajo análisis y por otra 
analizando el costo efectividad de los servicios. (12 págs. 46-
51)
Esta clase de informe incluye: a) Una carta del jefe o 
responsable técnico, dirigida a las directivas institucionales 
y a los departamentos usuarios (sus clientes) en la cual 
destaca las actividades realizadas por el departamento 
técnico durante el periodo de tiempo del informe. Destaca 
las ampliaciones en la cobertura de los servicios y el manejo 
financiero, enfatizando sobre los ahorros más significativos y 
las inversiones alcanzadas; b) Gráficas en las que se presentan 
datos de los servicios prestados (de forma porcentual) 
por departamento o especialidad en las diversas unidades 
funcionales y servicios de la institución; el valor de los 
servicios prestados y los ahorros que se hayan podido lograr. 
Generalmente, las gráficas permiten comparar lo ocurrido 
en el periodo actual, con lo ocurrido en el inmediatamente 
anterior, de forma que visualmente de tiene una idea de las 
tendencias que están dándose con relación a las actividades 
y costos del servicio técnico; c) Contiene los comentarios y 
observaciones relacionados con los proyectos en marcha y 
sobre la situación a la que se quiere llegar en el mediano y 
largo plazo; d) Incluye una declaración del auditor interno 
mediante el cual se certifica que la información contenida en 
el informe es verdadera y que la misma ha sido recopilada 
y organizada siguiendo los procedimientos acordados en la 
institución y refleja fielmente la situación o estado de las 
actividades del servicio técnico 
3. CONCLUSIONES
Con relación a la importancia de las herramientas 
administrativas para la gestión técnica se puede concluir:
-Este trabajo ha recopilado y explicado el uso de las 
herramientas administrativas (Formatos tipo) más importantes 
para efectuar una gestión técnica eficiente en las instituciones 
de salud.
-Las herramientas administrativas son indispensables para 
desarrollar una planificación adecuada y ordenar, controlar, 
registrar y supervisar las actividades de mantenimiento 
hospitalario que realizan los departamentos técnicos en las 
instituciones de salud.
-Constituyen la base sobre la cual operan los sistemas de 
información inherentes a la gestión técnica.
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-Permiten controlar el uso del recurso humano (mano de obra) 
y de materiales y repuestos, y también los costos de estos; 
son indispensables para construir los historiales mediante 
los cuales se determinan los tiempos de disponibilidad y los 
análisis de vida útil de los bienes que constituyen el patrimonio 
de una institución. De lo anterior, se infiere que retroalimentan 
con datos reales las actividades de planificación.
-Son obligatorios para la implementación de procesos de 
gestión de calidad, dado que los mismos se basan en la 
revisión de información documental que para estar disponible 
tiene que estar consignada en alguna de las herramientas 
mencionadas. La carencia de las mismas denota inexperiencia 
y desconocimiento. 
-Pueden trabajarse manualmente o automatizarse de forma 
que puedan adaptarse a los avances tecnológicos que se den 
en las instituciones.
-El código de inventario y el número de la orden de trabajo, 
son suficientes para articular eficientemente la gestión técnica 
dado que permiten identificar en todo momento el estado 
contable y técnico de los bienes institucionales.
-Los informes de gestión apoyan los procesos de toma 
de decisiones y permiten evaluar la eficiencia de los 
departamentos técnicos.
-Aportan información indispensable para el ajuste de los 
planes de inversión.
4. BIBLIOGRAFÍA
[1]. Ministerio de Salud. Ley 100. Ley 100. Bogotá : Diario 
Oficial, 1993. 41148.
[2]. —. Decreto 1769. Decreto 1769. Bogotá : Diario Oficial, 
1994. 41407.
[3]. —. Decreto 1617. Decreto 1617. Bogotá D.C. : Diario 
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