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ESTUDIO DEL SECTOR DE ARTES GRÁFICAS CON RESPECTO A: A) COSTOS TOTALES EN EL AREA DE LITOGRAFIA B) ANALISIS DEL DESARROLLO DEL PARQUE INDUSTRIAL ECOEFICIENTE ASCOPRO MÓNICA ACUÑA BORDA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE INGENIERIA DEPARTAMENTO DE INGENIERIA INDUSTRIAL BOGOTA 2004 II-04(2)2 1 ESTUDIO DEL SECTOR DE ARTES GRÁFICAS CON RESPECTO A: C) COSTOS TOTALES EN EL AREA DE LITOGRAFIA D) ANALISIS DEL DESARROLLO DEL PARQUE INDUSTRIAL ECOEFICIENTE ASCOPRO MÓNICA ACUÑA BORDA PROYECTO DE GRADO PARA OPTAR POR EL TITULO DE INGENIERA INDUSTRIAL ASESOR NESTOR MONROY UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE INGENIERIA DEPARTAMENTO DE INGENIERIA INDUSTRIAL BOGOTA 2004 II-04(2)2 2 AGRADECIMIENTOS Las primeras personas a las cuales les quiero dar un profundo agradecimiento son a mis papas, por apoyarme durante toda mi carrera, logrando concluir satisfactoriamente los estudios para obtener el grado de ingeniera industrial. Así mismo quiero agradecer a mis hermanos y familiares. También quiero agradecer al profesor Bart, por haberme ayudado a escoger el tema para trabajar en este proyecto, puesto que sin su ayuda el inicio de este trabajo no hubiera sido posible. Muchas gracias a los microempresarios de ASCOPRO, quienes me abrieron sus puertas a sus negocios para la búsqueda mutua de un beneficio. Gracias a aquellas personas que trabajaron en ACERCAR como Carlos Pérez y Josefina Sánchez, quienes con su experiencia me proporcionaron información vital para el desarrollo del trabajo Finalmente quiero dar gracias al profesor Néstor Monroy por haber aceptado ser mi asesor de este proyecto, por haberme guiado y por haber sido un apoyo durante la realización de este trabajo. II-04(2)2 3 LISTA DE FIGURAS Figura 1. Costos Totales Figura 2. Método directo Figura 3. Método ABC Figura 4. Etapas dentro del método ABC Figura 5. Costos contingentes Figura 6. Relación entre los costos contingentes Figura 7. Costos Internos Intangibles Figura 8. Costos Externos Intangibles Figura 9. Método TCA Figura 10. Crecimiento de la industria grafica entre enero 2001-febrero 2003 Figura 11. Producción y ventas del sector gráfico en el 2002 Figura 12. Distribución de los locales para los empresarios en Parque Industrial Ecoeficiente ASCOPRO II-04(2)2 4 LISTA DE TABLAS Tabla 1- Planta de tratamiento de aire para sectores en USA Tabla 2- Costos determinísticos en litografía Tabla 3- Costos Probabilísticos en litografía Tabla 4 - Tipos de Parques Industriales Ecoeficientes Tabla 5- Entidades involucradas en el Ecoparque Tabla 6- Estructura financiera del proyecto Tabla 7- Cumplimiento de un correcto almacenamiento y manejo de materias primas Tabla 8- Sustitución de materias primas e insumos Tabla 9- Prácticas de reciclaje Tabla 10- Prácticas en la impresión Tabla 11- Tipos de control utilizados para la gestión de los residuos sólidos. Tabla 12- Adecuación tecnológica dentro proceso productivo Tabla 13- Encadenamiento Productivo Tabla 14- Desarrollo del cumplimiento de un correcto almacenamiento y manejo de materias primas Tabla 15- Desarrollo de la sustitución de materias primas e insumos Tabla 16- Desarrollo de las prácticas de reciclaje Tabla 17- Desarrollo de las prácticas en la impresión Tabla 18- Desarrollo de los tipos de control utilizados para la gestión de los residuos sólidos. Tabla 19- Capacitación a empresarios del Ecoparque Tabla 20- Evaluación de la ubicación y estructuración física de ASCOPRO Tabla 21- Entidades involucradas en el proceso de creación y desarrollo del Ecoparque Tabla 22- Evaluación de la estructura financiera del proyecto Tabla 23- Evaluación del programa de buenas prácticas ambientales Tabla 24- Evaluación del manejo de Residuos en el PIE Tabla 25- Evaluación del programa de adecuación tecnológica u optimización de procesos Tabla 26- Evaluación del programa de transferencia tecnológica II-04(2)2 5 LISTA DE ANEXOS ANEXO A - Tabla costos directo e indirectos ANEXO B- Tabla costos contingentes, intangibles internos y externos ANEXO C – FINANCIACIÓN DE LOS LOCALES ANEXO D – Equipos para la Fase I ANEXO E – Equipos para la implementación de Fase II II-04(2)2 6 TABLA DE CONTENIDO Pág. INTRODUCCION PARTE I: ESTUDIO DE LOS COSTOS PROBABILISTICOS, DETERMINISTICOS E INEFICIENTES Y SU APLICACIÓN EN LA INDUSTRIA 1.1 COSTOS EMPRESARIALES 10 1.2 CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS 10 1.2.1 Costos según la relación con el volumen 11 1.2.2 Costos según el departamento 11 1.2.3 Costos según su función 11 1.1.4 Costos según el tiempo 12 1.3 TIPOS DE COSTOS 12 1.3.1 Costos Directos (MD) 13 1.3.2 Costos Indirectos (ABC) 14 1.3.3 Costos de la Cadena Productiva (LCC) 17 1.3.4 Costos Contingentes 19 1.3.5 Costos Internos Intangibles 27 1.3.6 Costos Externos Intangibles 31 1.3.7 Costos Externos Tangibles 34 1.3.8 Costos de Oportunidad 34 1.3.9 Costos de Ineficiencia 35 1.4 SISTEMA DE COSTEO PARA COSTOS TOTALES (TCA) 36 1.5 SECTOR ARTES GRÁFICAS 40 1.5.1 Descripción del Sector 40 1.5.2 Costos Totales en el área de Litografía 41 CONCLUSIONES 44 PARTE II: ANÁLISIS, DIAGNOSTICO DEL DESARROLLO DEL PARQUE INDUSTRIAL ECOEFICIENTE ASCOPRO 2.1 PARQUES INDUSTRIALES ECOEFICIENTES 46 2.1.1 Reseña histórica del desarrollo del PIE 47 2.2 ESTRUCTURACIÓN DE ASCOPRO 49 2.3 DESARROLLO Y ACTUALIDAD DE ASCOPRO 62 2.4EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DE ASCOPRO 71 2.5 RESULTADOS 85 2.6 RECOMENDACIONES A ASCOPRO 86 2.7 RECOMENDACIONES A FUTUROS PIE 87 CONCLUSIONES 88 BIBLIOGRAFÍA ANEXOS II-04(2)2 7 INTRODUCCION Las empresas han venido compitiendo por costos desde el tiempo de la revolución industrial, Ford y Taylor. Aunque han aparecido otros factores de competitividad como la calidad, la flexibilidad y el servicio al cliente; el factor costo sigue siendo sino el más uno de los más importantes a nivel empresarial. A principios del siglo XX las empresas se concentraron en la disminución de los costos directos, la materia prima y la mano de obra directa. No se ponía mayor atención a los costos indirectos pues eran muy bajos en términos porcentuales ni a los costos ambientales puesto que no se conocían, y mucho menos existía una visión de mediano y largo plazo, puesto que los costos que se podrían presentar se creía se debía a impuestos, actividades extras, etc. Tampoco se miraba los costos en que incurrían otros eslabones de la cadena productiva como los distribuidores, el cliente final y menos la comunidad, la sociedad o los gobiernos. Tampoco tenía mayor importancia los posibles deterioros ante el público por acciones de las compañías. Cuando comienzan a aumentar los costos directos las empresas inician su preocupación por buscar formas de asignación de dichos costos a los productos, más no a las disminuciones de dichos costos; surge así el sistema de costeo basado en actividades, ABC Como respuesta los japoneses comenzaron a hablar de “cero desperdicios”, llamando ya desperdicio a cualquier costos (de cualquier naturaleza) que no añada valor al producto o servicio dando inicio al concepto de costo de ineficiencia. Hay otros cambios con la exposición de las comunicaciones, y el poder que toman los clientes ante las empresas; la influencia de los entes gubernamentales comienza a ser importante, la imagen que pueda tener antes ellos una empresa, y estos factores “intangibles” comienzan a ser valiosos para muchas empresas o catastróficos para otras (debido a caída de valores en la bolsa, etc). Pero la influencia de la sociedad y de los gobiernos comienza a extenderse haciéndose más sensible ante los deterioros o perjuicios que las actividades de las empresas pueden causar a las comunidades o a la sociedad, con lo que llamaríamos los costos “externos”, que actualmente están tratando de ser “interiorizados” para que sean asumidos por las empresas de forma responsable. Y el panorama se sigue complicando y profundizando al volverse más importantes los costos en que “podría” incurrir ya sea la empresa o la comunidad o los gobiernos ante las consecuencias negativas de los procesos o productos de una empresa. Se llega con ello al concepto de costos determinísticos y probabilísticos. Por todo lo anterior se ve que no basta con que las empresas conozcan sus costos directos e indirectos y los puedan asignar comercialmente a sus productos, sino que es necesario: a) Identificar y cuantificar otros costos dentro de la empresa que podrían ser evitados sin afectar el valor agregado de los productos; esto es lo que llamaremos costos ineficientes. b) Identificar, cuantificar y buscar alternativas para disminuir los costos que la empresa genera sobre la comunidad o la sociedad c) Identificar y cuantificar aquellos costos en que puede incurrir la empresa, ya sean internos o externos. d) Identificar aquellos intangibles que puedan afectar la competitividad de la empresa. Uno de los objetivos primordiales del trabajo era hacer un análisis de los costos totales en el sector de artes gráficas por medio del análisis de estos en cinco empresas perteneciente al Parque Industrial Ecoeficiente ASCOPRO. Durante el desarrollo de este trabajo se encontraron dos problemas principales, el primero solo se recibió respuesta de dos empresas Gráficas Gómez y Rinperz, y el segundo fue la carencia de un sistema de costeo en las mismas. Por lo tanto este objetivo tuvo que ser reestructurado y este documento se pretende ayudar a identificar tantos los costos ineficientes como aquellos costos probabilísticos, y no solo sus propios costos sino los costos de la sociedad; y los costos intangibles en que se puede incurrir, con el fin que las empresas al conocerlos y valorarlos los puedan identificar y priorizar generando acciones de mejoramiento El otro objetivo primordial de este proyecto es el análisis del desarrollo del Parque Industrial Ecoeficiente ASCOPRO con el fin de identificar fortalezas y debilidades de su implementación generando recomendaciones II-04(2)2 8 positivas como puntos a mejorar para los miembros de ASCOPRO como para otros gremios que busquen la conformación de Ecoparque, para facilitar y mejorar la estructuración de los mismos. En resumen los objetivos de este proyecto son: 1. Documentar la importancia que tiene los costos probabilisticos dentro de los costos totales y como se pueden convertir en costos innecesarios debido a una inadecuado estudio de los mismos 2. Analizar la influencia que tiene los costos totales en el sector de artes gráficas en el área de litografía. 3. Analizar y estudiar la implementación y desarrollo del Ecoparque de Artes graficas ASCOPRO a través de los dos últimos años. 4. Hacer recomendaciones y conclusiones sobre las ventajas y desventajas que se presentaron durante el desarrollo de ASCOPRO, con el fin de servir de modelo para la implementación de otros Parques Industriales Ecoeficientes. Para lograr los objetivos propuestos, entender la importancia del estudio adecuado de costos totales, el desarrollo del Parque Industrial Ecoeficiente y hacer recomendaciones para el Ecoparque y otros Parques futuros, se siguió una metodología basada en tres actividades principales. Primero recopilación de información, segundo análisis de ASCOPRO, incluyendo el estudio de factibilidad para la implementación del Ecoparque y el desarrollo del mismo y, tercero, recomendaciones y conclusiones donde se busca condensar la información en ideas claves que deben tener los directivos del Ecoparque y su asociación y aquellos gremios que buscan consolidación por medio de un Ecoparque. A continuación se detalla con mayor precisión la metodología que se siguió: 1. Etapa de Recopilación de Información ♦ Recopilar información sobre costos contingentes, costos tangibles externos a la compañía, costos intangibles internos, costos intangibles externos y costos de oportunidad. ♦ Organizar la información recolectada, e identificar la presencia de estos costos en el sector de artes gráficas. ♦ Identificar los costos presentes en ASCOPRO 2. Análisis de ASCOPRO ♦ Estudiar el estudio de factibilidad realizado para la implementación del Ecoparque de artes gráficas ♦ Realizar entrevistas frecuentes a dos empresarios pertenecientes al Ecoparque para identificar el desarrollo que esta ha venido teniendo. ♦ Documentar las entrevistas realizadas para poder identificar factores calves en el desarrollo del PIE. ♦ Hacer un análisis de las pautas que se determinaron para el desarrollo del Ecoparque, el cumplimiento o no de las mismas y el porque de este. 3. Etapa de Elaboración de recomendación y conclusiones ♦ Hacer recomendaciones a partir del análisis realizado del Ecoparque, estas recomendaciones serán de dos tipos, una para los miembros del PIE y otras para los futuros gremios que buscan su asociación en el Ecoparque ♦ Hacer conclusiones sobre el planteamiento realizado por el DAMA para la consolidación del Parque Industrial Ecoeficiente, ASCOPRO. Teniendo en cuenta que uno de los objetivos primordiales del proyecto era obtener información sobre los costos de los empresarios y el desarrollo del Ecoparque, la información recolectada presenta en variosocasiones problemas en cuanto al enfoque diferente que los empresarios tiene del desarrollo del Ecoparque que los diferentes empresarios tienen por lo tanto la información obtenida estuvo limitada por: ♦ En este momento el Ecoparque se encuentra en reestructuración puesto que las personas que liberaban el proyecto se fueron del país desde abril del presente año. ♦ Dependiendo de la situación en la que se encontraran los empresarios enfocaban el desarrollo del Ecoparque II-04(2)2 9 PARTE I ESTUDIO DE LOS COSTOS PROBABILISTICOS, DETERMINISTICOS E INEFICIENTES Y SU APLICACIÓN EN LA INDUSTRIA II-04(2)2 10 1.1 COSTOS EMPRESARIALES 1Los costos tradicionalmente se conocen como las salidas de dinero que tiene una empresa para poder cumplir con el producto o servicio que esta llevando a cabo, las salidas de dinero se ven como la utilización de los recursos que cuenta la compañía para ser utilizados en alguna actividad, es por esto que son considerados flujo de salidas económicos, que están disminuyendo los activos de una compañía. Recursos sacrificados o dados a cambio para alcanzar un objetivo específico mediante la reducción de activos o al incurrir en pasivos en el momento en que se obtienen los beneficios. Los costos son el día a día de una compañía manufacturera y de servicios; normalmente las compañías tratan de obtener ganancias por medio de un control detallado de los costos que afectan directamente las utilidades como tener un control en el servicio ofrecido para garantizar la sostenibilidad y el buen nombre de la compañía; generando un desarrollo sostenible gracias a la buena utilización de sus recursos, y la fortaleza de la compañía a través del tiempo. La información sobre los costos tiene dos fines; el primero es la de proveer información sobre el desempeño que se esta teniendo la compañía por medio del desenvolvimiento que está presentado el gerente como las unidades dentro de la organización. Este desempeño se puede ver claramente en los balances generales de las empresas, y se analizan por parte de los accionistas de las compañías en las juntas directivas que realicen las empresas, en donde también van a darle una calificación al gerente dependiendo de la interpretación y de la información que muestran el almacenamiento de los costos. Además la contabilidad de costos es una herramienta para estimar los costos por unidades de los productos o del servicio que la empresa manufactura o provee. Así mismo los costos incurridos en una compañía esta clasificados de acuerdo a su volumen, a su función, al departamento al cual pertenecen y al tiempo en el cual se están dando. Simultáneamente es claro tener en cuenta que dentro de las organizaciones existen cinco diferentes tipo de costos según las actividades que se están llevando a cabo, esos costos son directos o de tipo I, indirectos o de tipo II, contingentes o de tipo III, intangibles o de tipo IV o intangibles o de tipo IV, costos de cadena productiva, costos tangibles externos y costos de oportunidad. 1.2 CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS Los costos se pueden clasificar según el desempeño que estén teniendo dentro de la organización, los cuales pueden estar determinados por el volumen de producción que se tenga o la cantidad de servicios que se presten y las diferencias entre ellos. Así mismo los costos están asociados a los departamentos a los cuales pertenecen o al tipo de servicio que los genera, esto es importante para evitar la asignación de costos a departamentos que no corresponden como puede ser la asignación de gastos a costos y de cotos a gastos, es decir evitar la confusión descrita anteriormente; como por ejemplo asignar como costos la contratación de un contador en el departamento de finanzas, cuando realmente esto es un gasto debido a que es considerado como mano de obra indirecta, es decir no esta ayudando directamente a la manufactura o al cumplimiento de un servicio ofrecido. Es por esto que la claridad en los costos según departamentos debe ser importante para evitar confusiones que pueden afectar la contabilidad de los mismos. 1 HORNGREN, Contabilidad de Costos un Enfoque Moderno II-04(2)2 11 Incluidos dentro de los costos por departamentos pueden estar los costos asociados con la función que cumplen las actividades a las cuales se les están asignando los costos, es decir, para una empresa de servicios los costos de mercadeo son generados para cumplir una función totalmente diferente a los costos administrativos; y como este ejemplo existen muchos que caben en la confusión de una incorrecta asignación de los mismos. Finalmente están los costos clasificados según el tiempo en que ocurren los cuales van hacer un punto de partida importante para la determinación de la eficiencia de la compañía o de sus partes puesto que existen los costos reales y los costos predeterminados y por medio de una comparación entre estos se puede llegar al cumplimiento de las metas establecidas en el plan de trabajo de cada compañía. 1.2.1 Costos según la relación con el volumen Estos costos están asociados a los diferentes volúmenes de producción que se dan en la compañía y están clasificados en: 1. Costos variables: son aquellos costos que cambian proporcionalmente con el volumen, es decir, si el volumen de producción aumenta en un 50%, los costos variables van a aumentar en un 50% también. Se puede decir que los costos variables mantienen una relación directa con las cantidades producidas. Un ejemplo de estos costos variables son la materia prima. 2. Costos fijos: son costos constantes, e independientes del volumen de producción. Existen dos tipos de costos fijos los discrecionales que pueden ser modificados en cualquier momento como son sueldos y alquileres ya que este valor es independiente del número de unidades producidas en un tiempo determinado; y los costos comprometidos son aquellos que no se pueden modificar, como son las depreciaciones. 3. Costos semivariables: son aquellos que pueden variar dependiendo en la etapa de producción en la que se encuentren; en algunas de estas operan como costos fijos, mientras que en otras varían en forma de saltos. Por ejemplo pasar de un supervisor a dos supervisores; o aquellos que están integrados por una parte fija y una variable como son los servicios públicos. 1.2.2 Costos según el departamento Los costos por departamentos ayudan a controlar de manera más específica los costos indirectos y a medir el ingreso. Se pueden clasificar en los siguientes tipos de departamentos: 1. Departamento de producción: contribuyen directamente a la producción de un artículo e incluyen los departamentos donde tienen lugar los procesos de conversión. Comprende las operaciones manuales y mecánicas realizadas directamente sobre el producto durante todas las etapas de su elaboración. 2. Departamentos de servicio: son aquellos que no están directamente relacionados con la producción de un artículo. Su función consiste en suministrar servicios a otros departamentos, especialmente sirven como apoyo logístico al departamento de producción. II-04(2)2 12 1.2.3 Costos según su función Los costos según su función son obtenidos de acuerdo a las actividades realizadas en la empresa y se pueden dividir De acuerdo a la actividad los costos se dividen en : 1. Costos de Manufactura: son la suma de los materiales utilizados en la producción de un producto, de la de la mano de obra directa y de los costos indirectos de fabricación. 2. Costos de mercadeo: son aquellos costos necesarios para la comercialización de un producto, se debe tener en cuenta los costos que se incurren en promociones y ventas de los artículos y servicios. 3. Costos administrativos: son los costos que estáninvolucrados en la dirección, control y operación de una compañía, incluyen pago de nómina o salarios. 4. Costos financieros: se relacionan con la obtención de fondos para la operación de la empresa. Incluyen el costo de los intereses que la compañía debe pagar por los préstamos, así como el costo de otorgar crédito a clientes. 1.2.4 Costos según el tiempo Los costos según el tiempo indican el momento en que se efectuaron y ayudan a determinar la rentabilidad de la empresa, entre estos están: 1. Reales o históricos: se determinan una vez transcurrido el proceso, es decir son costos que ya han ocurrido en un determinado período. 2. Predeterminados: se calculan antes de la producción, y están relacionados con los presupuestos de la compañía. 1.3 TIPOS DE COSTOS En la contabilidad tradicional de costos existen dos categorías o tipos de costos, los directos y los indirectos. Sin embargo en las compañías se deben tener en cuenta aquellos costos que están asociados a riesgos de ocurrencia, es decir, riesgos en los que se debe envuelta la empresa en su operación diaria. Estos riesgos no son tenidos en cuenta en la contabilidad tradicional pero son de suma importancia puesto que son costos que se encuentran dormidos, pero que en el momento de despertar pueden generar una gran inestabilidad a la compañía llevándola en algunos casos a la bancarrota. En la siguiente figura se muestran los diferentes tipos de costos que pueden asumir las empresas, en un determinado tiempo. II-04(2)2 13 Figura 1. Costos Totales 1.3.1 Costos Directos (MD) Los costos tipo I o directos son aquellos costos que están directamente relacionados con un producto, proyecto, unidad organizacional o una actividad. La contabilidad de los costos directos es estimada de acuerdo al porcentaje de materia prima, recursos, servicios públicos que se requieren para la producción del producto al los recursos iniciales y los costos nombrados anteriormente son asociados con los productos terminados. Cuando los productos son terminados y transportados a su sitio final y vendidos, esos costos directos en los que se incurrió en la manufactura son transferidos con ellos. Es por esto que se puede decir que hacen parte de un porcentaje final de los productos. El sistema de costeo utilizado para los costos directos es el método directo conocido como el sistema clásico de costeo que mide los recursos consumidos en proporción al número de unidades de producto producidas. Utiliza los costos del volumen total de producción dividido en el número de unidades producidas Se puede decir que el costeo directo utiliza cost drivers2 basados en el volumen de producción, como por ejemplo horas de trabajo directas, costos de materiales directos, horas de utilización de máquina, mano de obra directa y unidades producidas. Debido a esto el costo de los 2 El cost driver es cualquier factor que causa un cambio en el costo de una actividad Tipos de Costos Costos directos Costos indirectos Costos contingentes Costos intangibles internos Costos intangibles externos Costos tangibles externos C. de Oportunidad Tangibles, Asumidos por la empresa Intangibles, Asumidos por la empresa Tangibles , Asumidos por la sociedad Intangibles, Asumidos por la sociedad Costos de la cadena productiva II-04(2)2 14 productos están siendo distorsionados porque no todos los productos consumen la mayoría de los recursos en proporciones a los volúmenes de producción. El método directo no considera los diferentes costos generados en los diferentes procesos o actividades dentro de la empresa y dentro de cada departamento. Esta distorsión puede ser más significativa en aquellas compañías que tienen producción de diferentes productos, puesto que en realidad no se va a saber el costo real de producción de un producto especifico; al final los volúmenes de producción de los diferentes productos son divididos entre los costos totales de producirlos, sin hacer ningún tipo de especificación, por el contrario se hacen aproximaciones. Por medio de la utilización de este método el costo de los productos se obtiene de acuerdo a la cantidad de materiales utilizados, la mano de obra directa y la producción general de la fábrica, es decir la suma de todos los costos de producción que no pueden ser directamente identificados en cualquier línea de producción, así mismo incluye costos de mantenimiento de utilities, seguros y salarios para supervisores. A continuación se muestra la utilización del método Figura 2. Método directo Gracias a la información anterior se puede decir que el método directo es apropiado para firmas que tiene productos similares con procesos de producción homogéneos. 1.3.2 Costos Indirectos (ABC) Los costos indirectos son comunes a muchas actividades y por tanto no son directamente asociados a ninguna área en particular ni producto o proyecto específico. Usualmente, los costos indirectos se asignan a los artículos o áreas con base en técnicas de asignación, lo cual corresponde al sistema contable de los mismos. La contabilidad de los costos indirectos se lleva a cabo por medio del sistema de costeo basado en actividades (ABC)3, el cual se basa en la cuantificación de las actividades productivas, operativas y administrativas necesarias en la elaboración y venta de los productos, o prestación 3 El costeo ABC pretende identificar los factores que originan el costo y emplearlos para una determinación más precisa del mismo, evitando de esta forma asignar costos a actividades de la empresa que realmente no los están asumiendo, mide el costo y desempeño de las actividades, fundamentado en el uso de recursos, así como organizando las relaciones de los responsables de los Centros de Costos, de las diferentes actividades, permitiendo una mayor exactitud en la asignación de éstos en las empresas. Costos de los recursos Centro de costos son los Costos de los objetos Estos costos son asignados a los departamentos Los costos de los departamentos totales dividen el volumen de producción para ser asignados a los productos finales II-04(2)2 15 de un servicio. Las actividades se dice que son las acciones, movimientos o secuencias de trabajos que se desarrollan dentro de una organización; la actividad de cost driver mide la cantidad de actividad asignada a los costos de los objetos, es decir, es utilizada para asignar los centros de costos a los costos de los objetos, por ejemplo el número de horas de un trabajador necesario para que la maquina de pasteurización produzca un número determinado de litros de leche. Cuando se hace referencia a ABC se reconoce la relación causal que existe entre las actividades y los cost drivers, este ultimo calcula el costo del recurso por unidad de actividad y después cada costo de recurso es asignado al producto o servicio por medio de la multiplicación de los costos por cada actividad por la cantidad consumida por cada actividad en un periodo de tiempo determinado. Lo primero que se asume es que las actividades manejan o dirigen a los costos, los cuales a la vez son conducidos por el producto o el consumidor. A continuación se muestra en la figura la metodología ABC 4 Figura 3- método ABC Para la utilización del método ABC se debe seguir tres pasos determinantes para su correcto empleo: 1. Identificación de los costos de los recursos y de las actividades: Se busca la identificación de los costos de los recursos utilizados por las actividades, como son materiales, equipos, utilities (servicios requeridos), ingeniería, salarios, edificios entre otros. Las actividades son analizadas para poder determinar los costos de estas con lo cual se puede identificar y describir el trabajo realizado en una organización. En una empresade manufactura existen cuatro niveles para las actividades las cuales son: a. El nivel de actividad por unidad la cual se lleva a cabo por cada unidad de producción por unidad de tiempo como por ejemplo el volumen por unidad de producción. b. Nivel de actividad por lotes –batch: es desarrollada para cada lote de productos como por ejemplo la iniciación de las maquinas, la elaboración de ordenes de pedido, la plantación del horario de producción inspección de cada lote que se esta produciendo. c. La actividad de sostenibilidad del producto: es desarrollada para servir como soporte en la producción de productos específicos como el diseño de los mismos, cambio de órdenes. 4 Cost management, pág 84 Costos de los recursos Centro de costos son las actividades Costos de los objetos Estos costos se asignan a las actividades Los costos de las actividades son asignados a los productos finales II-04(2)2 16 d. La actividad de facilidad sostenible: es desarrollada para soportar la producción de los productos en general como son el mantenimiento, el manejo de la planta, el cálculo de la depreciación de la planta, pago de impuestos entre otros. 2. Asignación de los costos de los recursos a las actividades: Las actividades manejan los costos de los recursos utilizados. Los cost drivers para los recursos son utilizados para signar los recursos a las actividades. Para esto se debe tener un criterio basado en la relación causa-efecto. Un costo driver de recurso típico incluye el número de metros por utilitie (energía, agua utilizada), la iniciación de las actividades de las máquinas, el desplazamiento de los materiales dentro de la actividad a desarrollar, horas por maquina para una actividad, etc. Los costos de los recursos pueden ser asignados a las actividades por una estimación directa; la vía directa requiere la medida actual que utiliza el recurso por actividad, como por ejemplo la potencia utilizada para operar una máquina puede ser dada directamente a la operación de la maquinador medio de la observación de la potencia de la máquina y así estimar el consumo de energía que se tiene. 3. Asignación de los costos de actividad a los costos de objetos: Una vez los costos de las actividades se conocen el costo por unidad de actividad debe ser medido, esto se hace por medio de la medición de los costos por unidad de las salidas producidas por actividad; estas salidas son los costos de los objetos para los cuales las actividades son desarrolladas; típicas salidas son los productos, servicios, proyectos y unidades de negocios. Los cost drivers de las actividades como se nombro anteriormente son utilizados para asignar los costos de las actividades a los costos de los objetos, ejemplo típicos son las ordenes de producción, pago, horas de trabajo directas, horas de trabajo de maquina y tiempo de ciclo para manufactura. Así mismo los cost drivers de actividades explica el porque el costo de la actividad aumenta o disminuye. El siguiente esquema muestra claramente los pasos que se deben tener encuentran dentro de las tres etapas nombradas anteriormente. II-04(2)2 17 Figura 4- Etapas dentro del método ABC Alguno de los beneficios del ABC es que provee una mayor precisión e información de los costos de los productos, lo cual ayuda a tener una mejor claridad sobre el desempeño de un producto individual y generar una estrategia más confiable sobre el precio del mismo y la producción. Es decir, permite tener información más específica de producción de la compañía por unidad de producto. 1.3.3 Costos de la Cadena Productiva (LCC) Los costos de la cadena productiva son aquellos costos implicados e involucrados durante el ciclo de vida de un producto o proceso, desde su inicio hasta su fin o desecho final. La aplicación de estos costos se puede hacer por medio de una práctica de encadenamiento productivo, donde se busca obtener algún tipo de beneficio a los desechos o sub productos de un proceso donde se busca darle un mejor uso, aunque esto genere algún tipo de costos que no sea llamativo económicamente en un inicio. Sin embargo es importante analizar las condiciones en que se esta dando este tipo de costos pues en la mayoría de los casos su valor no es representativo en el largo plazo. Existen otras formas de analizar y estudiar los costos de la cadena productiva y es por medio de la utilización y sustitución de materia prima que reduzca el costo por el tratamiento de desechos. Por lo tanto el análisis de este tipo de costos a parte de ser una herramienta ambiental donde busca el optimo tratamiento de sub-productos y desechos, también busca presentar mejores alternativas para el diseño de productos, cambios en el proceso de producción, análisis de presupuesto y liquidez, evaluación de logística y del riesgo que se esta corriendo al obtener el producto o servicio especifico. 1. Analizar e identificar las actividades de apoyo en los centros de costos 2. Formar grupos de costos homogéneos; costos de cada grupo, referido a una actividad 4. Obtener el costo unitario cada actividad, dividiendo el costo total de cada actividad entre el número de unidades de actividad consumida 5. Identificar el número de unidades de actividad consumidas por cada producto. 6. Aplicar los gastos indirectos de fabricación, multiplicando el costo unitario de proveer cada actividad, por el número de unidades de actividad consumidas por cada producto Inicio Fin 3. Identificar los cost drivers que van a ser relacionados a cada actividad II-04(2)2 18 Por lo tanto los costos de cadena productiva están relacionados con los impactos ambientales y económicos que estos puedan tener. Como ejemplo se puede tomar el caso de coca-cola5 donde se pretendía seleccionar el mejor sistema de empaques para las botellas de litro y medio teniendo en cuenta los costos e impactos ambientales que éstos puedan presentar. Es importante anotar que el material para los envases es un PET6. Es importante anotar que mediante el análisis se pretende mantener la calidad del producto, no se esta en condición de sacrificar la calidad por costos. De acuerdo al os resultados generados en el caso es claro ver como la mejor alternativa para una empresa no debe ser necesariamente la mejor alternativa para la otra; es así como los puntos de ventas de las gaseosas, los supermercados se benefician con los envases no retornables debido al costo bajo de los mismos; mientras el envase retornable tiene un alto beneficio ambiental para coca cola. Por lo tanto en la implementación de cualquiera de los dos sistemas se deben tener una relación costo-beneficio sobre lo que es mas viable y rentable para las empresas. Debido a lo anterior es interesante analizar los costos de la cadena del producto como un costo adicional al proceso de producción puesto que de alguna forma estoy mejorando las condiciones ambientales y económicas de la empresa, al hacer un seguimiento del producto hasta su desecho. Este costo se asemeja al código quinto de la responsabilidad integral, el acompañamiento del producto7, es decir dentro de este método se pueden hacer énfasis a dos metodologías que acompañan al producto desde su nacimiento hasta su muerte y son el RI y el método de costos de ciclo de vida (LCC) de los productos. La contabilidad de los costos de cadena se da a través del método de ciclo de vida (LCC) el cual evalúa el desempeño ambiental del sistema de producción trasnporte y desecho de los de los productos. El desempeño ambiental tiene que tener en cuenta la importancia de causalidad involucrada en los procesos de producción, donde involucra todas las fuentes de recursos. Hay que tener en cuenta que un análisis de ciclo de vida no es solamente un análisis de la vida del producto dentro de la compañía por el contrario se debe hacerun análisis desde el proceso de producción del mismo hasta su muerte o reciclaje. Se debe hacer una recopilación de los costos económicos y ambientales a los cuales se ve involucrado el producto dentro de todas las etapas de vida, para poder determinar la eficiniencia del proceso tratado. El método LCA es utilizado dentro del método LCC para el análisis de alternativas para la reducción de costos y es utilizado en la mayoría de los casos para el análisis y evaluación logística. Por ejemplo es un método que nos puede decir cual es la mejor alternativa a menor costo que genera que una empresa de distribución de productos farmacéuticos y populares realice más eficientemente los domicilios. Para esto se necesita un análisis detallado de todos los pasos que se siguen desde antes de hacer los pedidos a las empresas farmacéuticas para el almacenaje de los mismos, es decir, la empresa debe contar con un buen departamento de calidad que busque seguir el camino de los productos antes de ser comprados y almacenados para su posterior consumo, es ahí donde se empieza con el estudio de los costos del ciclo de 5 Tomado de notas de clase profesor Néstor Monroy, Introducción a la Producción más Limpia 6 Polietilén tereftalato 7 ANDI, ACOPLASTICOS, CONSEJO COLOMBIANO DE SEGURIDAD, “Proceso de Responsabilidad Integral Colombia”, RC Report on Performance Indicators, Edición septiembre de 1998 II-04(2)2 19 vida de los productos. Luego se sigue con el seguimiento que se hace dentro de la empresa hasta que es despachado a los clientes, y su posterior utilización y desecho. De esta forma se debe establecer la misma unidad de referencia si se esta trabajando en este caso por laboratorios o por pedidos que requieren entrega inmediata, es decir para estudiar las alternativas que ayuden a la efectividad de la entrega de pedidos se debe tomar como base la misma unidad de medida. 8Para establecer el ciclo de vida de los productos es importante tener en cuenta cinco etapas principales tales como la materia prima, el proceso de producción teniendo en cuenta los recursos que necesita, la distribución del producto, la utilización del producto el cual tiene en cuenta el uso operación y mantenimiento del mismo y por ultimo la disposición final teniendo en cuenta reciclaje, reuso o incineración del mismo en caso que sea factible Para conocer la materia prima y los recursos necesarios en el proceso de producción se utiliza el inventario de ciclo de vida (LCI), el cual cuantifica la materia prima y la energía necesaria para llevar a cabo el proceso, como también la liberación al medio ambiente o las salidas del sistema, asociada con la evaluación del sistema. Los resultados de un análisis de inventario pueden ser utilizados para identificar áreas donde se quiere llevar a cabo una mejora, como puede ser la optimización de las materias primas o de los recursos utilizados, entre otros. 1. Evaluación del impacto (IA) Una vez identificados los costos que implicados en el ciclo de vida de un producto o servicio se debe hacer una evaluación del impacto ambiental, etapa que consta de tres subetapas: a. Clasificación: es el proceso para la asignación y la agregación de los resultados del inventario en categorías que tengan características en común. La SETAC9 cita 4 categorías: calidad del ecosistema o del medio ambiente, calidad de la vida humana, utilización de los recursos naturales y bienestar social. b. Caracterización: se está evaluando la magnitud de los impactos potenciales en las categorías escogidas para cada una de las subcategorías seleccionadas nombradas anteriormente. Algunas de los modelos de caracterización son: carga, equivalencia, propiedades químicas inherentes, exposición y efectos genéricos, sitio específico de exposición y efectos. c. Valoración: es la asignación de valores relativos o costos a los diferentes impactos que se puedan presentar en las etapas del ciclo de vida de los productos y los servicios. Estos impactos son asunciones que se hacen o suposiciones de los costos en que se verían involucrados si existe una falla durante el ciclo de vida del producto. Estos procesos dentro del método LCC ayudan a tener una correcta evaluación y por lo tanto darle un uso adecuado a los productos durante su vida útil y al final de la misma. 1.3.4 10Costos Contingentes Los costos contingentes son aquellos que en la mayoría de los casos no están incluidos en el futuro de la empresa por falta de conocimiento; sin embargo debido a la circunstancias y al manejo que se haga de los procesos productivos de la empresa se pueden dar o no, están asociados a un factor de riesgo; y por lo tanto se producen como consecuencias inesperadas. Su aparición se da en el mediano y largo plazo. Son costos que pueden ser relevantes en las decisiones que se deben tomar en las empresas, dependiendo del momento en que estas se vayan hacer. 8 Introducción a la producción más limpia, capitulo 6 pag 13 9 La SETAC, Society of Environmental Toxicology and Chemistry 10 Total Cost Assessment, pág 3-17 II-04(2)2 20 La determinación de estos costos se debe hacer en términos probabilísticos donde se va analizar el valor esperado que determinado riesgo en los procesos industriales y de servicios o incidentes ocurra, lo cual esta asociado a una probabilidad. La probabilidad que se calcula esta relacionada a las diferentes actividades presentes en la empresa en las cuales ocurren accidentes que pueden afectar la salud trabajadores y de la comunidad. A estas actividades son asociados unos cost drivers como son los costos de la conformidad, costos de multas y penas civiles o criminales, costos de remediación, costos de daños de compensación o daños punitivos, costos de daños de fuentes naturales, costos de pertenecer a un grupo. La siguiente figura muestra la representación de estos costos Figura 5. Costos contingentes A su vez esta probabilidad de ocurrencia esta determinada por datos estadísticos en el país o internacionalmente los cuales pueden ser encontrados en las corporaciones ambiéntales, instituciones de industria y comercio o en la EPA (Environmental Protection Agency) respectivamente. Es decir se puede analizar la frecuencia con que ocurren los determinados accidentes en las correspondientes actividades, dependiendo del sector en el cual se encuentre la empresa. A continuación se va hacer una explicación y descripción de los cost drivers nombrados anteriormente de los cuales se debe prestar mucha atención para evitar que se cometan en un futuro. Cabe anotar que a cada cost driver se le asocia una incertidumbre y factores que aumenta la posibilidad de ocurrencia, estos son descritos a medida que se sean explicados. a. Costos de conformidad Son costos que se dan cuando las compañías de procesos de producción requieren sistemas de control, sistemas de regulaciones, tratamientos del aire y de aguas de desechos para evitar el deterioro del medio ambiente, y a su vez mejorar las condiciones en el ambiente de trabajo de sus empleados. Cost drivers Costos de conformidad, comprar tecnología Multas y penas, honorarios Costos de daños de compensación, toxicidad Costos de remediación, terreno Costos de daños fuentes naturales Costo de pertenecer a un grupo, hace parte de los emisores Costo riesgos industriales II-04(2)2 21 El costo en el cual se esta implicando es en la compra de tecnología para los tratamientos descritos; se esta buscando una solución de salida de fin de tubo la cual puede generar costos muy altos que se hubieran evitado si esta tecnología se hubiera tenido en cuenta desde un principio o si los procesos en los cuales se esta trabajando se hacen de manera limpia, utilizando por ejemplo insumos poco contaminantes. También se debe tener en cuenta otroscostos involucrados como por ejemplo en el momento de la instalación de dicha tecnología se debe parar la producción lo cual puede implicar perdidas, y a su vez se debe hace una tratamiento a los desperdicios que se están vertiendo. Así mismo hay que adicionar los costos administrativos requeridos para el monitoreo y documentación de las diversas pruebas y análisis de los mismos. De acuerdo a lo descrito anteriormente las empresas cuya finalidad es la de prestar servicios no incurren en estos costos, debido a que no llevan a cabo un proceso de manufactura que requieran de los controles y tratamientos de sus desechos; dentro de este grupo de empresas se pueden encontrar, los bancos, empresas de mercadeo, droguerías, distribuidoras. Para la determinación de los costos de conformidad se tiene que tener en cuenta dos componentes principales y son los 11costos de capital y los costos de mantenimiento y operación (M&O). Estos costos incluyen la compra de la tecnología y los costos de funcionamiento de la misma, los cuales en su mayoría están determinados conjuntamente puesto que las personas que venden tecnología son las mismas que prestan servicios de capacitación para el manejo de la misma. Es primordial investigar el tipo de tecnología aplicada por las industrias del mismo sector para estar seguros de la funcionalidad y la calidad de la tecnología que se va comprar y así analizar la frecuencia de ocurrencia de estos costos en el mismo sector. Otras influencias en la probabilidad de ocurrencia de costos futuros incluye: • Eficiencia actual del control de tecnología • Estado actual de conformidad de la industria • Emergencia de nuevos controles de tecnología • Regulaciones climáticas • Opinión publica, la cual le va dar fuerza a la empresa y a la tecnología adquirida. El no tomar el tipo de precaución descrito, puede incurrir a su vez en multas por deterioro del medio ambiente, las cuales pueden ser un costo muy alto el cual puede ser evitado. En la tabla a continuación se muestra un ejemplo de una planta utilizada para el tratamiento de aire en Estados Unidos en 1998 en diferentes sectores industriales y el correspondiente valor de los costos de conformidad. Sector Industrial Costos de capital Costos de M&O Costos anual total Costos de conformidad Resinas aminas y fenolicas $ 2.592.000 $ 21.042.000 $ (1.420.000) $ (1.420.000) Pesticidas $ 900.000 $ 5.480.000 $ 23.634.000 Farmacéuticas $ 242.230.000 $ 242.230.000 Polímeros y resinas $ 2.411.000 $ 21.014.000 $ 23.425.000 Espumas de poliuretano $ 350.000 $ 363.000 $ 713.000 11 Internacionalmente la EPA ha determinado el costo futuro potencial de estas regulaciones y los datos de las mismas se pueden encontrar en su pagina web http:///.www.epa.gov.co II-04(2)2 22 Papel $ 10.827.000 $ 12.924.000 $ 23.751.000 Químicos orgánicos sintéticos $ 572.000 $ 1.989.000 $ 2.561.000 Tabla 1- Planta de tratamiento de aire para sectores en USA Fuente : Total Cost Assessment Methodology b. Costos de Remediación Los costos de remediación se dan principalmente en las compañías que generan un deterioro en el terreno en el cual se encuentran, esta disminución de la calidad de la tierra se puede dar por ejemplo por una excesiva liberación de gases de escape, un inadecuado almacenamiento de productos tóxicos, incorrecta practica de desechos y un inadecuado manejo de residuos sólidos. Por lo tanto los costos en que una compañía debe incurrir para evitar ese desgaste de la tierra son investigaciones del sitio de la emisión de los efluentes, remediación de específicas áreas con suelo contaminado o áreas desperdiciada, y remediación del agua del suelo. Esto con el fin de evitar un daño al ecosistema cerca de la compañía, pero también para evitar futuros conflictos legales que se pueden presentar si en algún momento el terreno es vendido a otra compañía quien presenta inconformidad por el mal manejo de este o una perdida de dinero por la desvalorización del terreno por el mal estado en el que se encuentra; en especial si se requiere comprar un terreno que sea apto para la agricultura y cría de animales. De acuerdo a lo anterior es claro identificar que las empresas que no hacen un deterioro del terreno como oficinas de distribución, banca de inversión no incurrirán en estos costos. Una aproximación para las industrias colombianas para obtener los costos remédiales es tomar los datos de los sitios actuales de remediación en U.S dependiendo del sector en el que se encuentren, teniendo en cuenta la tecnología convencional aplicada a estos sitios , las cuales son parecidas a las opciones tecnológicas de remediación utilizadas en Europa y varios países alrededor del mundo; por lo tanto estos valores pueden servir como aproximación para los costos remédiales que se buscan obtener en Colombia. Hay que aplicar la experiencia de los países que invierten en investigación y desarrollo para poder tener procesos actuales y reconocidos internacionalmente. Al traer esos valores a pesos colombianos es importante tener en cuenta ajustes por inflación y por devaluación de la moneda a los costos encontrados. Es importante anotar que se tienen en cuenta los costos para la remediación y sus actividades asociadas, más no se incluyen costos para investigaciones remédiales, ni honorarios o gastos administrativos y legales (incluyendo costos de defensas legales). Estos pertenecen a otros tipos de contingencia que son las penas y multas civiles los cuales serán explicados más adelante. La influencia en la probabilidad de ocurrencia de estos costos se debe a los siguientes factores: • Toxicidad/peligro de las plantas de desperdicios • Proximidad de la sensibilidad de los receptores ambientales • Regulación climática • Historia de la comunidad involucrada • Uso futuro potencial de diferentes sitios diferentes a los industriales para fines agrícolas. Si al examinar el terreno ninguno o uno de los anteriores criterios se aplican, entonces el costo de remediación que se puede aplicar debería ser bajo y se podría asociar con una probabilidad ocurrencia baja para los riesgos en la empresa. II-04(2)2 23 c. Costos de daños de compensación o daños punitivos Los daños de compensación y daños punitivos están asociados con casos de toxicidad para la comunidad o los trabajadores expuestos y la cantidad de dinero que la empresa debe pagar para reparar de algún modo las enfermedades e incapacidades. Se les debe dar indemnización a aquellos trabajadores que por tener contacto directo con contaminantes de alto grado de toxicidad presentan problemas de salud; es claro anotar que este costo específico se llega a evitar si la empresa tiene un manejo adecuado de productos tóxicos. Con respecto a la influencia en la probabilidad de ocurrencia se debe tener en cuenta el grado de toxicidad de los químicos utilizados en las plantas y la magnitud del costo de tratamiento de acuerdo al problema que presente en los empleados como son: • La historia clínica del paciente anterior a la toxicidad • El estado de toxicidad en el cual es encontrado el empleado • Riesgos y extensión de la liberación de químicos de la facilidad. • El potencial de exposición • Nivel de exposición • Resultado de una enfermedad asociado con la exposición • Riesgo percibido es una función de la participación de la comunidad, de casos anteriores, y/o conocimiento publico general de la relación que existe entre químicos y enfermedad. • La existencia de casos anteriores al toxico • La voluntad de las firmas de leyes de iniciar con demandas de tóxicos Cuando se analiza la probabilidad de ocurrencia de estos costos hay que tener en cuenta la relación que tiene la toxicidad con los receptores que son los entes afectados, las enfermedades y losriesgos asociados. La exposición es una función del receptor y de la distancia en la que se encuentre del sitio, si está fuera o dentro del lugar de contaminación; para los trabajadores la exposición es basada en las actividades y las operaciones de la planta donde dependen directamente de las emisiones o escapes dentro de la misma Las enfermedades son una función de la toxicidad y/o la asociación de químicos con la enfermedad. Lo anterior ayuda a determinar el grado de influencia que tiene la compañía con la salud del empleado, es decir, puede ocurrir por alguna razón que el estado de toxicidad en el cual se encuentra el empleado se pudo haber dado en otro lugar, por fuera de la empresa; por lo que la compañía no tendría que asumir en su totalidad este tipo de costo; sin embargo el costo de entrenamiento de otro empleado que entra a reemplazar temporalmente a la persona enferma esta asociado a un tiempo muerto en la productividad del nuevo empleado, por lo tanto así la compañía este directamente o indirectamente relacionada con el estado del empleado deberá asumir este costo. Hay que tener presente que si la compañía manufacturera especialmente las químicas no tiene un plan de manejo de químicos pueden llegar a sufrir demandas que los pueden llevar a incurrir en otro tipo de costos como son las penas y multas civiles. d. Costos de daños de fuentes naturales Los daños de fuentes naturales están relacionados con los costos de remediación, y con los daños punitivos, sin embargo a diferencia, en los daños de las fuentes naturales existen más de un responsable, es decir, en la mayoría de los casos el deterioro de los recursos esta dado por varias compañías que se encuentran cerca y las cuales utilizan las mismas fuentes. Por II-04(2)2 24 ejemplo las plantas extractoras de aceite de palma africana en Colombia están rodeadas de varios y diferentes compañías dedicadas al cultivo y siembra del fruto, las cuales a su vez requieren de químicos utilizados para abonos y fumigantes para plagas, y van a utilizar la fuente natural del mismo sitio a la de la planta extractora; además cabe aclarar que normalmente no existe una única planta extractora por zona, por lo menos se encuentran dos a tres. Por lo tanto si estas no tienen un adecuado tratamiento de las aguas residuales las cuales van a ir a los ríos, que a su vez son las fuentes de recursos naturales, deberán tener presente los costos de los daños de fuentes naturales en los cuales se pueden ver sometidos. Las partes participantes en los daños son responsables de los costos de restauración de los perjuicios a las fuentes naturales, como son los de la vida salvaje o silvestre y el agua subterránea. Existen diversos métodos para acceder a los daños económicos. Uno de ellos son las compensaciones monetarias de daños a las fuentes naturales que incluyen costos de: • Daño de experimentación • Planeación • Costos de restauración • Costos asociados con la pérdida de la fuente y los beneficios o servicios derivados de la fuente del día del perjuicio, hasta la completa restauración de la fuente y los beneficios o servicios. • Determinar los perjuicios • Cuantificar su valor • Determinar su daño Otro método experimental económico para determinar los daños a fuentes naturales son: las multas, valores de reemplazo, costo de reemplazo, valores de mercado, gastos perdidos, voluntad de pago (costos de viaje, valor de propiedad). Para la restauración de los daños de fuentes de agua subterránea el método de costo de estimación podría incluir: costo de alternativa para el suplemento de agua, cambios en el valor de propiedad, y medición directa de la demanda de agua potable. Los daños a vida salvaje son irreparables pero los costos asociados a estos son la formulación de estatutos que multen y castiguen el deterioro de especies. Es claro anotar que la contaminación de agua subterránea puede afectar indirectamente a los animales que están siendo extinguidos. Por lo tanto estos daños se deben remediar lo antes posible empezando por la restauración de fuentes de aguas subterráneas. La probabilidad de ocurrencia de estos costos esta asociada con: • Cercanía de la compañía (as) a las corrientes, ríos, lagos, estuarios, pantanos, bahías, o ciénagas • Proximidad a la fuente de nacimientos de agua • Proximidad a proteger hábitat únicos • Regulación climática del estado en el cual ocurren los incidentes • Relaciones pasadas de la compañía con la comunidad • Relaciones pasadas de la compañía con las autoridades regulatorias • Volumen del material liberado al medio ambiente • Toxicidad del material liberado al medio ambiente • Transporte del material liberado al medio ambiente II-04(2)2 25 Es importante anotar que las relaciones con la comunidad y con los entes administrativos juegan un papel importante en el momento de las multas, porque el grado de relación genera confianza que a su vez implica garantías de cumplimiento. Por ejemplo si una compañía de petróleo tuvo un derramamiento de petróleo porque uno de los carro tanques se volteó en un riachuelo cerca de la compañía; de acuerdo a la confiabilidad que tenga la comunidad y los entes reguladores con esta pueden confiar en ellos y creerles que fue un simple accidente y disminuir la multa o generar soluciones para que la compañía se reivindique con su error o por el contrario los multan con una serie de costos muy altos. Además una correcta comunicación puede genera un conocimiento sobre las normas que hay que cumplir. e. Costos de potencia responsable de un grupo fuera del sitio Asociados con los daños punitivos, de fuentes naturales, y costos de remediación estas los costos de pertenecer a un grupo que son ocasionados por la disposición de residuos sólidos y contaminantes en las locaciones de la empresa, generando un deterioro en sus terrenos y convirtiéndose la comunidad en un receptor de contaminantes los cuales pueden ser altamente nocivos para la salud. Por lo tanto la empresa no es la única responsable del deterioro de los terrenos. Un escenario de este tipo puede incluir las siguientes asunciones: • Residuos son depositados en sitios de eliminación fuera del área de la compañía • Existe documentación que la locación recibe residuos de la compañía La influencia en la probabilidad de ocurrencia de los costos de pertenecer a un grupo por parte de la compañía: • El número de partes responsables en el sitio • El volumen de residuos vertidos en un sitio relativo a otras partes • La toxicidad de los contaminantes Así mismo una buena relación con la comunidad es clara para mantener una relación abierta y explicar como lleva a cabo la compañía los desechos sólidos, para esto se debe tener un programa efectivo de residuos para que sean descargados en condiciones óptimas y así reduzca la probabilidad de que los desechos sean vertidos en sitios por fuera de la fabrica y reducir la responsabilidad que esto implica. f. Costos de riesgos de procesos industriales Los riesgos de procesos industriales incluyen costos asociados a accidentes como incendios, perdidas de propiedad y disminución de la producción (o que se detenga la misma). En las empresas manufactureras siempre se tiene el riesgo de que ocurra un accidente durante el proceso productivo, por lo tanto se deben tener las medidas de seguridad necesarias para evitar y disminuir la probabilidad de ocurrencia. Estos riesgos de accidentes se pueden dar desde un simple lavado de pisos al dejarlos mojados y resbalosos sin ningún tipo de aviso de precaución, lo cual puede generar la caída de un empleado. También un inadecuado control de procesos puede llevar a la explosión de una autoclave, generando daños fuertes y perjudiciales e irreparables para la empresa. Por lo tanto estos riesgos de procesos industriales involucran a accidentes que pueden tener los empleados en las horas de trabajo como en elcaso extremo la destrucción de planta física por fallas mecánicas de los equipos. II-04(2)2 26 Los costos en los que se ve involucrada la compañía una vez ocurren los accidentes industriales son: • Costos de facilidad, costos de limpieza, costos de contratistas, costos de cierre de planta para limpieza u horas invertidas en la misma, perdida de producción • Costos públicos generales, daño de recursos naturales, daños a las propiedades públicas y privadas. Así mismo el costo esperado de un proceso de accidente es difícil de predecir y depende del número de factores que pueden influir en las consecuencias que siguen al accidente: • El tipo de material liberado y el peligro inherente que represente tal como grado de inflamabilidad, explosión o toxicidad. • La tasa de liberación seguida con la perdida de contención • Las condiciones al momento del accidente que pueden afectar el tipo de peligro resultante • La severidad del daño con respecto de la susceptibilidad de los receptores, lo cual es influenciado por la proximidad del receptor al punto de liberación. Otro componente importante de los riesgos de procesos industriales es la frecuencia o probabilidad de que un accidente ocurra. Una forma fácil de mirar todos estos factores que afectan la probabilidad de que un incidente ocurra es la de mirar los elementos de manejo del proceso de seguridad (diseñado para prevención) y factores que pueda liderar la debilidad o falla de estos elementos; algunos de los elementos del manejo de proceso de seguridad: • Información del proceso de seguridad • Procedimiento de operación • Entrenamiento del operador • Integridad mecánica por la inspección y un programa de mantenimiento para los equipos de proceso críticos • Revisión del encendido Algún tipo de deficiencia en estas áreas son indicadores que las posibilidades de incidentes están creciendo, comparadas contra operaciones similares que tiene un buen manejo del procedimiento de seguridad y una cultura de seguridad. g. Costos de penas y multas civiles Las penas y multas civiles como se ha nombrado anteriormente resultan de un no cumplimiento de costos de conformidad, de daños en las fuentes de recursos naturales, daños punitivos, es decir todo tipo de incidente que perjudique a la comunidad y a los empelados de la empresa y que sea manifestado por medio de elementos legales. Cualquier tipo de demanda o acusación en la cual la empresa se ve envuelta requiere de unos costos como son los honorarios legales, honorarios de consulta, requerimientos internos de trabajo para preparar las posiciones de defensa y redactar documentación, indemnizaciones; también se deben tener en cuenta los costos de las multas y sanciones que se presentan por un mal manejo de residuos sólidos, aguas residuales y contaminantes presentes en la salida de los gases de escape. Los costos de indemnizaciones a los empleados dependen del grado de perjuicio causado por la empresa, y es un valor que se acuerda entre ambas partes o es pactado por un juez colombiano. II-04(2)2 27 Los costos asignados por el mal manejo de los residuos de la compañía están dados por las corporaciones regionales que son los entes encargados de vigilar y proteger el buen cumplimiento de las normas de las compañías pertenecientes a la región. Para las empresas no manufactureras es decir aquellas que prestan servicios, los costos de penas y multas civiles se pueden dar por un despido inadecuado de un empleado, por ejemplo una señora embarazada no puede ser despedida de su trabajo por ley, o la inadecuada liquidación de un empleado, los cuales van a quejarse antes el ministerios de trabajo y pueden llegar a poner demandas contra la compañía De acuerdo a la información anterior es interesante analizar como los costos contingentes descritos tienen relaciones de causalidad, es decir si uno ocurre puede ser la causa para que otro costos ocurra. La siguiente figura muestra esa relación presente entre los costos tipo III. Figura 6 - Relación entre los costos contingentes 1.3.5 Costos Internos Intangibles Los costos internos intangibles son aquellos que por lo general no están incluidos en la elaboración anual del presupuesto y en el plan estratégico de la compañía por lo tanto se puede decir que su medición es difícil y debe hacerse de manera subjetiva; sin embargo la no planificación de la ocurrencia de estos costos puede afectar la toma de decisiones de la compañía en un mediano plazo. La determinación de estos costos se hace en términos probabilísticos. Esta probabilidad es asignada a actividades como son el personal que trabaja en la empresa, mercado al cual pertenece la compañía, las licencias de operación y las relaciones que esta maneja. A estas actividades están asociados unos posibles factores que influyen en los costos los cuales son: a) Para el personal la productividad, las negociaciones, la exposición a ciertos agentes químicos b) Para el mercado las cadenas que crean valor, la percepción que tiene el público y el consumidor sobre la compañía c) Para las licencias de operación la licencia funcionamiento C. de penas y multas civiles C. de obligaciones de conformidad C. daños fuentes naturales Costos PRP C. daños de compensación C. de remediación C. riesgos industriales II-04(2)2 28 d) Para las relaciones se encuentran factores como las relaciones que la compañía tenga con los entes reguladores, con la comunidad y con los prestamistas o inversionistas. Cada costo de tipo IV tiene asociado una probabilidad de ocurrencia, la cual esta asociada a la reputación en general de la compañía, la historia de incidentes ambientales pasados, y la calidad de las relaciones de la compañía con los inversionistas, clientes, comunidades y entes reguladores; algunas otras influencias en la probabilidad de ocurrencia de estos costos se da por: • La probabilidad de que un incidente ambiental puede estar basado en la existencia de un plan de manejo efectivo de emergencias • Las relaciones pasadas con la comunidad, con los medios de comunicación, y con los agentes reguladores. • La probabilidad de una fatalidad en el sitio de trabajo, lesión, o enfermedad la cual puede ser influenciada por varios factores incluyendo la existencia de un programa efectivo de seguridad y la facilidad de operación en el pasado. • La probabilidad que la compañía pueda ser recompensada con mejores créditos a menores tasas de interés, y con la posibilidad que en un momento dado al pedir un préstamo este no sea negado. En la siguiente figura se muestran los factores que ayudan a incidir en este tipo de costos: Figura 7. Costos Internos Intangibles Un factor clave que puede incrementar los costos tipo IV son aquellos escenarios que afectan la reputación de la firma como eventos catastróficos que se pueden dar por malos manejos en la operación de la mismas; por ejemplo un mal manejo del sistema de control de seguridad de una planta de producción de metanol puede ocasionar una explosión generando grandes pérdidas de vidas humanas y materiales. Así mismo para empresas de prestación de servicios como una entidad financiera el mal manejo de las cuentas de los clientes puede resultar noticias negativas que puede llevar a la quiebra a bancos. Factores que influyen Estabilidad del personal, productividad Acciones en el mercado Licencia de operación, retrasos Costos sobre relaciones Con prestamistas Con entes reguladores Con la comunidad Con inversionistas Costos de no-calidad II-04(2)2 29 A continuación se va hacer una explicación y descripción de los posibles factores de influencia en los costos tipo IV a. Costos de estabilidad del personal de la empresa Los empleados de las empresas gozan de un salario y compensaciones de acuerdo a su trabajo y a las exigencias de la ley. Sin embargo para aumentar la productividadde las empresas y la eficiencia de las mismas, hay que establecer un ambiente sano y positivo en el área de trabajo y determinar claramente las políticas de la compañía y el registro de E&H (Environmetnal and Health). Por lo tanto la productividad de los empleados esta asociada con la motivación y creación de confianza del empleado con la empresa y viceversa, es decir, es muy importante hacer sentir al empleado parte de la empresa. Sin embargo por más satisfacción que exista por parte de las dos partes, no se pueden eximir a los trabajadores de cualquier tipo de accidente en sus horas de trabajo. Accidentes que involucran costos adicionales de lesiones, enfermedades o fatalidades en las industrias, los cuales requieren de una compensación en el salario, en caso que ocurran en el sitio de trabajo. El más común tipo de lesión resulta del contacto con objetos o equipos o por la elaboración de un esfuerzo extremo. b. Costos de acciones en el mercado Las empresas que pertenecen a una bolsa de valores deben trabajar para mantener sus acciones fuertes y lograr rentabilidades; estas acciones en el mercado se ven afectadas por la reputación de la compañía como por ejemplo del buen nombre del cual goza en el campo ambiental que esta relacionado con incidentes ambientales del pasado. Se hace la aclaración del buen nombre de la organización dentro de la bolsa porque es ahí donde se relejan las preferencias del mercado, es decir, es el consumidor que al mismo tiempo es el cliente de la organización quien decide seguir siéndolo de acuerdo al conocimiento que tiene de las operaciones de la compañía. En la bolsa se maneja información sobre el desempeño de las organizaciones pertenecientes a esta lo cual facilita las preferencias de los clientes al escoger un proveedor de los productos o servicios que necesita. Si algún incidente ambiental, social o económico ocurre, se debe estar preparado para eso incluyendo un plan para las relaciones con los medios, explicaciones claras y concisas sobre lo ocurrido, y contar con el respaldado por parte del presidente o del gerente de la compañía. El mayor inconveniente para la cuantificación de las acciones en el mercado es que las predicciones no son cuantificables, son costos subjetivos que se deben dar de acuerdo al reconocimiento o no de las acciones dentro del mercado. Por ejemplo si se es un cliente en la bolsa de bogota y se busca un proveedor de telas lo más factible es que se busquen empresas donde la probabilidad de que ocurran accidentes en la entrega de los pedidos o problemas de sindicato tengan la menor ocurrencia posible. c. Costos de Licencias de Operación Las empresas manufactureras o de servicios constantemente al hacer algún tipo de adecuación de sus instalaciones o tener un proceso de funcionamiento adicional necesitarán permisos de operación. Algún retraso en estos permisos produce costos debido a las pérdidas de días para el inicio de la producción y ventas. II-04(2)2 30 Si por el contrario se reciben estos permisos a tiempo se tendrán beneficios para poder cumplir con las ventas y así fortalecer el buen nombre de la compañía. Una forma de aproximación de estos costos por el incumplimiento de las licencias de operación es por medio de información histórica o de una proyección de que hubiera pasado si la producción y el funcionamiento se hubieran iniciado a tiempo. Sin embargo este tipo de costos se pueden evitar si se redactan y empiezan con las diligencias necesarias para obtener los permisos con tiempo de anticipación. Así mismo como se ha explicado a través del texto el mantener una buena relación con los entes administrativos y regulatorios es una muy buena estrategia para evitar perdidas en la empresa. Al mantener buena relación se quiere decir que se debe mantener el buen nombre de la compañía y se debe dar a conocer como una empresa confiable, honesta y seria. Para la caracterización de estas relaciones se debe analizar si hay situaciones objetivas en el pasado que puedan ser asociadas con el ahorro de costos o gastos, por ejemplo el requerimiento de una modificación de un permiso que se necesitaba con urgencia para conocer el aumento en la demanda de un producto o desacelerar el cronograma de construcción. Es importante ver si se tuvo ayuda por parte de las entidades o por el contrario se incurrieron en costos de paro de construcción por falta de una respuesta adecuada y oportuna, los cuales a su vez pueden generar multas y sanciones por incumplimiento. d. Costos de Relaciones A través de los diferentes costos nombrados anteriormente se hizo énfasis en como las relaciones que mantiene la compañía puede afectar o no a determinados costos en los que se puede ver envuelta la misma. Sin embargo los costos de las relaciones no son considerados frecuentemente por las organizaciones, no obstante estos van a influenciar en el comportamiento de la compañía y sus ganancias. En este texto se van a tomar en cuenta cuatro tipos de relaciones que debe mantener una compañía en orden de evitar costos sobre incidentes ocurridos. Estas relaciones son con los inversionistas, con los prestamistas, con la comunidad y con los entes reguladores. • Relaciones con inversionistas Cuando se habla de relaciones con inversionistas se hace referencia a empresas que pertenecen a la bolsa de valores donde las relaciones pueden ser medidas por el efecto que tiene la reputación de una firma en el comportamiento de los precios de sus acciones. Esta reputación se logra por medio de la respuesta que tiene el mercado a una imagen ambiental económica y social general y buena. Sin embargo en algún momento catastrófico la respuesta del mercado puede llegar a ser muy negativa aunque se tuvieran buenas relaciones, dependiendo del problema que se presente y la culpabilidad total de la compañía en el incidente. • Relaciones con prestamistas Las relaciones con los prestamistas son muy importantes sobre todo en compañías cuyas ampliaciones, compra de nueva tecnología, remodelaciones son vitales para el funcionamiento de la empresa; algunos ejemplos de estas compañías son las industrias químicas y empresas de publicidad respectivamente. Por lo tanto las relaciones se deben fortalecer con los bancos que son los entes en su mayoría de tiempo encargados del préstamo de dinero y de créditos. Este tipo de relación tiene costos de implicación, debido a que las mejores tasas de crédito son ofrecidas por lo bancos a las compañías que demuestran buena reputación, cumplimiento en II-04(2)2 31 pagos anteriores, seriedad, y en la mayoría de veces tienen en cuenta su desempeño ambiental. Se pretende medir el impacto que los créditos de un proyecto puedan tener en la financiación de proyectos futuros, lo cual va a depender del escenario la compañía. Esta puede ser penalizada por tener un pobre expediente ambiental o recompensado por tener un buen registro, por medio del ofrecimiento de buenas o malas tasas de interés, las cuales resultan con una alta incertidumbre debido a su volatilidad. Por lo tanto los costos de relaciones con prestamistas resultan de la ganancia o pérdida que se obtiene por la diferencia que existe entre haber tomado una tasa de interés bajita o una tasa de interés alta. • Relaciones con la comunidad En la mayoría de los costos de tipo III se hizo referencia a la importancia que tiene el tener una buena relación comunidad ya que en muchos casos la compañía va a depender de altas sanciones o bajo costo en sanciones en el caso de accidentalidad. Así mismo las relaciones con la comunidad ayudan al mejoramiento o deterioro de la imagen de la compañía, por lo tanto ayuda a disminuir los costos tipo IV nombrados anteriormente. La forma de cuantificar estos costos es por medio de la asignación de un porcentaje a los costos que resultaron por las buenas o malas relaciones con la comunidad como por ejemplo los costos
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