PTH-28-Procedimiento-Gestion-de-Conocimiento-V1-104

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(PTH-28) Procedimiento Gestión del Conocimiento 
 
 
Versión: 01 
 
 
Fecha de Aplicación: 01/08/2017 
 
 
Historial de Control de Cambios 
Edición 
# 
Fecha de 
Aplicación 
Descripción del Cambio 
1 01/08/2017 Documento Inicial 
 
Firmas 
Elaborado Por Revisado Por Aprobado Por 
 
Asistente de Calidad 
Asistente de Talento 
Humano 
Coordinador 
Administrativo 
Director General 
 
 
PROCESO TALENTO HUMANO 
 
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CONOCIMIENTO 
Código: PTH-28 
Versión: 1 
Fecha: 01/08/17 
Página: 2/7 
 
1. OBJETIVO 
Establecer la metodología y actividades para asegurar que el conocimiento del Colegio Internacional Los 
Cañaverales es identificado y materializado en aprendizaje organizacional transferible a todo el personal a 
fin de fortalecer la sostenibilidad, productividad y competitividad organizacional y del Sistema de Gestión 
de la Calidad. 
 
2. ALCANCE 
Aplica para todos los procesos del Colegio Internacional Los Cañaverales y del Sistema de Gestión de 
Calidad. 
 
3. POLÍTICAS 
 
3.1 Políticas Generales 
 A fin de garantizar la correcta administración y distribución de los documentos que forman parte 
del Sistema de Gestión de Calidad, es importante que se cumplan los lineamientos estipulados en el 
presente documento y lo establecido en el Procedimiento Control Documental (PGC-05) por las 
personas de la organización. 
 No se pueden utilizar documentos, fuera del control del presente procedimiento, esto incluye 
formatos, instructivos, entre otros. 
 Para el desarrollo de las diferentes actividades incluidas en los documentos, se debe contar con la 
versión actualizada del documento, a fin de garantizar la utilización de la documentación vigente. 
 Cuando se presenten incumplimientos derivados de la aplicación del presente procedimiento y 
dependiendo de la magnitud del caso, los líderes de proceso deciden la pertinencia de la generación 
de un reporte de Acción Correctiva (FGC-02) 
 Toda información referente a los clientes y/o servicios suministrados externamente, se considera 
de carácter confidencial, por tanto no puede ser divulgada, sino con autorización expresa por parte 
de los mismos. (Propiedad, del cliente y/o servicios suministrados externamente). 
 Todos los “documentos que conservaran la información” deben ser identificados de manera única, 
pues de esta manera se evitan ambigüedades, y se controlan de acuerdo al Procedimiento Control 
Documental (PGC-05). 
 
3.2 Políticas Específicas: No Aplica 
 
4. VOCABULARIO 
 
 Aprendizaje Organizacional: proceso dinámico y continuo de adquisición e integración de 
conocimiento, habilidades y actitudes soportadas en la observación sistemática, la reflexión abierta 
y compartida, la construcción conjunta de perspectivas y la experimentación coordinada. 
 
 Memoria Organizacional: Compendio de conocimientos obtenidos de la ejecución de su 
actividad, a través, del tiempo, el cual soporta toda la gestión del conocimiento; lo componen 
archivos físicos, medios digitales y el “know how”. 
 
 Conocimiento: Información almacenada después de un proceso de aprendizaje el cual puede darse 
por medio de la experiencia o la introspección. 
 
 Información: conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia 
el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje. 
 
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PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CONOCIMIENTO 
Código: PTH-28 
Versión: 1 
Fecha: 01/08/17 
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5. DOCUMENTOS RELACIONADOS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
6. DESARROLLO 
 
6.1 PLANEAR LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO 
Con el fin de fortalecer la gestión de conocimiento en el Colegio Internacional Los Cañaverales, se 
fortalecen las redes del conocimiento así: 
a) Colaboradores de la Institución 
b) Aliados estratégicos y otros grupos de apoyo 
c) Fuentes externas (normas, capacitaciones, recopilación de conocimiento) 
 
La gestión del conocimiento como eje fundamental de la Gestión Estratégica de la institución, requiere la 
articulación de: estrategia, resultados de la ejecución de los procesos, uso de herramientas tecnológicas, 
gestión de la información, desarrollo del talento humano, cultura organizacional, gestión de la 
comunicación y gestión documental. 
 
Las herramientas tecnológicas y la gestión de la información permiten la rápida y adecuada transmisión, 
generación y difusión del conocimiento. 
 
El desarrollo del talento humano y de una cultura organizacional actúa como elemento transversal de la 
institución, exigiendo el compromiso de los colaboradores con el fomento del intercambio y la 
colaboración entre ellos incrementando el aprendizaje organizacional. 
 
La gestión de la comunicación facilita los canales adecuados para promover el flujo de la información y el 
conocimiento entre los colaboradores y el entorno que conforman las redes de conocimiento 
anteriormente mencionadas. 
 
La Gestión documental aporta para la conservación de la información que se genera. 
 
6.2 IDENTIFICAR EL CONOCIMIENTO 
El conocimiento a gestionar en el Colegio Internacional los Cañaverales se identifica a partir de las 
siguientes fuentes: 
 
Conocimiento Externo: 
 
a) Análisis organizacional: Es la observación de la organización a través del análisis del entorno que 
vienen de acuerdo con las disposiciones de las políticas organizacionales, planeación estratégica, cambios 
tecnológicos, indicadores de gestión y aliados estratégicos y otros grupos de apoyo, cuyo objetivo es 
Procedimientos 
PGC-03 Acción Correctiva 
PGC-04 Acción de Mejora / Cambio 
PGC-05 Control Documental 
Formatos 
NA 
Otros 
NA 
 
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PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CONOCIMIENTO 
Código: PTH-28 
Versión: 1 
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compartir experiencias, necesidades y conocimientos que aporten para el fortalecimiento oferta de valor 
de la institución y del sector. 
 
Conocimiento Interno: 
 
b) Análisis del desempeño: Se tienen en cuanta las especificaciones del puesto de trabajo, los 
conocimientos, experiencia, habilidades y actividades necesarias para el desarrollo las personas 
directamente con su quehacer (Capacitaciones e inducción) 
 
c) Análisis de personas: Se tiene en cuenta el desempeño de las personas en su puesto de trabajo de 
manera individual para establecer planes de mejoramiento individuales, cuyo propósito es capitalizar el 
aprendizaje obtenido en la ejecución de los procesos en lecciones aprendidas que aportan al 
fortalecimiento de la gestión organizacional. (Lecciones aprendidas en la implementación de cada uno 
de los procesos, Experiencias, actitudes, aptitudes de los colaboradores, Iniciativas, innovación, Trabajo 
en equipo) 
 
6.3 BASE DE CONOCIMIENTO 
La base de conocimiento en el Colegio Internacional los Cañaverales está conformada de la siguiente 
manera: 
 Documentos controlados que conforman el SGC. Comprende todos los documentos definidos 
en el SGC para la implementación de todos sus procesos y controlados mediante el procedimiento 
de control de documentos. Incluye: procedimientos, matrices, instructivos, entre otros. 
 Investigaciones y estudio de mercado: incluyen todos los documentos resultado de los estudios, 
investigaciones, innovaciones que realiza el Colegio Internacional los Cañaverales para fortalecer sus 
productos y servicios, así como el conocimiento del sector, la comunidad y la sociedad. 
 Documentos generados en la prestación de los servicios: incluye todos los documentos 
particulares que se generan para la ejecución de proyectos institucionales y que aportan para que el 
mismo se desarrolle, aplicando las mejores prácticas del sector, las aprendidas y apropiadas en la 
institución. Se incluyen los documentos derivados de la planificación y ejecución del Diseño 
Curricular. 
 Lecciones aprendidas y acciones correctivas y de mejora. Las políticas de acceso a este conocimiento se encuentran consignadas en: 
 Procedimiento Control Documental 
 Políticas generales establecidas en los procedimientos. 
 Red de acceso a la documentación del SGC vía página web institucional. 
 Documentación física del SGC 
 Copias de seguridad en los servidores del Colegio 
 Documentación que se ha dispuesto considerando las necesidades de información de cada 
colaborador para la realización de sus actividades y los niveles de confidencialidad establecidos. 
 
6.4 Desarrollar el Conocimiento 
El Colegio Internacional los Cañaverales establece como factor clave de éxito contar con un Recurso 
Humano con excelentes competencias, en especial docentes y directores de sección, alianzas con 
proveedores estratégicos y un proceso Directivo con visión estratégica. Por esto la organización puede 
acceder a ejecutar contrataciones, convenios, alianzas, entre otros en temas que aporten para el desarrollo 
institucional. Como insumo fundamental para soportar las innovaciones y mejoras propuestas en el 
proceso misional, se cuenta con los resultados del Diseño Curricular. 
 
 
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PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CONOCIMIENTO 
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6.4.1 Desarrollo de conocimiento interno 
Teniendo en cuenta las fuentes de conocimiento identificadas en el numeral 6.2 de este procedimiento, se 
crean las condiciones para el desarrollo del conocimiento a través de: 
 
Inducción institucional 
Con el objetivo de facilitar y fortalecer la integración del nuevo colaborador a la cultura del servicio y a la 
cultura del colegio, a través del conocimiento y de las funciones generales y las específicas, que se brindarán 
se estructurará un programa de inducción. Se ha designado como responsable al asistente de talento 
humano para que garantice la participación del 100% de los funcionarios nuevos en el programa de 
inducción institucional. Actividad que se llevará a cabo cada inicio de año escolar o durante el mismo, cada 
que ingrese un nuevo colaborador a la organización. 
 
Entrenamiento en el puesto de trabajo 
Con el objetivo de facilitar y fortalecer la integración del nuevo colaborador al colegio con el desarrollo 
y propósito del cargo y en cada una de sus funciones y/o roles asignados, de una manera que se logre un 
aprendizaje práctico, se ha designado como responsable al jefe inmediato o director de sección para 
garantizar la participación del 100% de los funcionarios que ingresen al colegio en el programa de 
entrenamiento. Actividad que se llevará a cabo cada inicio de año escolar o durante el mismo, cada que 
ingrese un nuevo colaborador a la organización. 
 
Formación y Desarrollo del Personal 
El conocimiento a gestionar puede generarse internamente o a partir de fuentes externas. 
 
El conocimiento interno se identifica a través de: 
 Lecciones aprendidas en la implementación de cada uno de los procesos a través del 
procedimiento de mejora continua. 
 Planes de transferencia del conocimiento en la inducción del personal a nuevos cargos. 
 Capacitaciones internas. 
 Desarrollo de competencias con estrategias de formación y capacitación que se promueven a 
través del proceso de Talento Humano 
 Trabajo en equipo que se fomenta con el desarrollo de una cultura organizacional cooperativa, 
con reuniones formales de capacitación y comunicación de información, generación de ideas entre 
colaboradores de los diferentes niveles organizacionales. 
 Generación de nuevas ideas e iniciativas que fortalezcan la gestión de la institución. 
 La generación de acciones correctivas y de mejora como resultado de la implementación de los 
procesos y proyectos, y de la entrega de los productos y servicios propios de la institución. 
 
6.4.2 Desarrollo de conocimiento externo 
El conocimiento externo se identifica a través de: 
 Capacitaciones externas. 
 Investigaciones, publicaciones especializadas en los temas de interés de la organización. 
 Normatividad aplicable y vigente. 
 Buenas prácticas externas como modelos de gestión, herramientas tecnológicas. 
 Situación del mercado y del entorno respecto a aspectos legales, sociales, económicos, 
tecnológicos, políticos, ambientales; entre otros. 
 Retroalimentación de los grupos de interés. 
 Eventos e instancias de colaboración con los grupos sociales objetivo. 
 
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PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CONOCIMIENTO 
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6.5 CANALES DE DISTRIBUCION O TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO 
Con el propósito de proporcionar el conocimiento que necesita el Colegio Internacional los Cañaverales 
en su interior y hacia las partes interesadas pertinentes para la realización de sus actividades específicas se 
ha determinado que la distribución del conocimiento se realiza a través de los siguientes canales: 
 Página web, 
 correo electrónico, 
 sitios compartidos, 
 sitio de ubicación de la documentación del SGC, 
 sistemas académico de información, 
 inducción del personal, 
 entrenamiento en el puesto de trabajo 
 capacitaciones internas de multiplicación de conocimientos 
 otros canales de comunicación interna identificados (carteleras, boletines), reuniones de equipos 
de trabajo. 
 
Adicionalmente, para garantizar que la organización cuente con el conocimiento, aun en ausencia de 
algunos de sus colaboradores, se han establecido políticas dentro de los procedimientos, perfiles de cargo 
y contratos de trabajo y se realiza una inducción antes del inicio de las labores en la cual se da a conocer 
el PHVA del proceso y de sus actividades. En la medida de lo posible la inducción la debe realizar el 
funcionario saliente, de lo contrario se delega la función al colaborador pertinente dependiendo del tema 
a tratar. La inducción se registra en el formato FTH 24 Inducción a Personal. Igualmente con el objetivo 
de generar una adecuada transferencia del conocimiento, el funcionario saliente debe entregar toda la 
documentación de sus procesos lo cual se registra en el formato Paz y Salvo (FTH-98A,B). 
 
Hacia el exterior, la transferencia se identifica promoviendo el conocimiento y la toma de decisiones del 
sector con foros, conversatorios entre otros. 
 
6.6 RETENCIÓN DEL CONOCIMIENTO 
La retención del conocimiento incluye: 
• Seleccionar, a partir de los múltiples sucesos que vive la organización, la información, procesos, 
experiencias, aprendizajes que por su valor deben retenerse. 
• Guardar la experiencia en forma apropiada. 
• Garantizar que la memoria organizacional se actualice constantemente. 
• Promover el uso del conocimiento adquirido como parte del aprendizaje organizacional. El 
conocimiento adquirido como resultado de investigaciones, estudios se mantendrá a través de formas 
de protección de la propiedad intelectual, con la suscripción de acuerdos de confidencialidad o 
exclusividad según aplique. 
 
De igual manera el conocimiento interno, se fortalece en reuniones periódicas donde se analizan las lecciones 
aprendidas, las acciones correctivas y de mejora, las propuestas de innovación, a fin de determinar su 
impacto e incorporación en el diseño estratégico y de gestión del Colegio Internacional los Cañaverales, 
como parte de su base de conocimiento organizacional para su posterior consulta. 
 
El conocimiento se almacena de acuerdo con lo expuesto en el numeral 6.5 de este procedimiento, 
poniéndose a disposición de todos los interesados. 
 
 
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Por otra parte en la Revisión por la Dirección se expone el resultado de los procesos y las acciones de 
mejora, se revisa y actualiza el horizonte institucional y las acciones correctivas y de mejora. 
 
6.7 VERIFICARLA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO 
La verificación de la eficiencia y efectividad de la gestión de conocimiento en el Colegio Internacional los 
Cañaverales, se determina a través de: 
• Revisión anual del estado de la base de conocimiento en cuanto a cobertura y actualización. Se revisa 
que la base de conocimiento contenga la información estipulada en numeral 6.4 de este procedimiento 
y que se encuentre actualizada. Esta revisión puede suponer la necesidad de incluir otras fuentes de 
información en la base de conocimiento. Los resultados se presentan en la Revisión por la Dirección 
(FD-01) 
• Incorporación de las experiencias, iniciativas y lecciones aprendidas como parte de la estrategia, gestión, 
productos y servicios y del aprendizaje organizacional de la institución. 
• Evaluación de Competencias y/o Desempeño 
• Observaciones y retroalimentación de clases e implementación del diseño curricular (IB/MEN) 
• Canales y estrategias de identificación, gestión y comunicación del conocimiento. 
• Participación y aporte en capacitaciones, reuniones, publicaciones, etc. 
 
6.8 FORMULAR ACCIONES CORRECTIVAS, DE MEJORA O IDENTIFICACION DE RIESGOS 
Las acciones correctivas y mejoras que implementan al interior del Colegio, se orientan al fortalecimiento 
del conocimiento en procesos y por lo tanto guardan una articulación directa con su Planteamiento y Plan 
Estratégico. Se pueden realizar en cualquier circunstancia, en particular, como parte del ejercicio de análisis 
y verificación del cumplimiento de los objetivos de los procedimientos y de los procesos, con base en lo 
establecido en el procedimiento Acción correctiva y de Mejora. (PGC-03).