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PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS EN AUDITORÍA Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 2 PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS EN AUDITORÍA Objetivo del curso: De acuerdo con el boletín 3100 del Instituto Mexicano de Contadores Públicos – IMCP, la revisión analítica consiste en el estudio de relaciones y tendencias significativas que se desprenden principalmente de información financiera y no financiera. Sus resultados se constituyen en una valiosa herramienta para la labor de auditoría. Por tal razón, se considera importante que los auditores fortalezcan sus conocimientos acerca de los Procedimientos Analíticos, de manera que se facilite la verificación de aseveraciones, la decisión de adelantar otros tipos de pruebas y la obtención de conclusiones para la elaboración de informes, entre otras posibilidades. En ese orden de ideas, mediante el presente curso se espera que los auditores, en el marco de las normas internacionales de auditoría, reconozcan los elementos teóricos que sustentan los procedimientos analíticos y las implicaciones de su aplicación práctica en el ejercicio de su actividad. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 3 Tabla de Contenido 0. Introducción 1. Evidencia de auditoría y procedimientos analíticos 1.1. Evidencia 1.2. Procedimientos analíticos 2. Algunos conceptos relativos a procedimientos analíticos 3. Clases de procedimientos analíticos 3.1. Análisis de tendencias 3.2. Análisis vertical 3.3. Análisis de ratios 3.4. Análisis de razonabilidad 3.5. Análisis de regresión 4. El Proceso de Procedimiento Analítico (4 fases): 4.1. Formación de Expectativas (Fase I) 4.2. Identificación (Fase II) 4.3. Investigación (Fase III) 4.4. Evaluación (Fase IV) 5. Los procedimientos analíticos y el fraude 6. Documentación. 7. Anexos 7.1. Preguntas y Respuestas – Traducción libre del capítulo 2 de la Guía de Auditoría del AICPA. 7.2. Caso práctico 7.3. Ejemplo de ratios para analizar estados financieros Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 4 Introducción En el actual enfoque de riesgos, de las normas internacionales de auditoría (NIA), se consideran importantes los procedimientos analíticos, puesto que facilitan el entendimiento de las cifras de los estados financieros mediante el análisis de sus comportamientos (bien sean históricos o sectoriales) y de esa manera, contribuyen a la identificación de inconsistencias y errores. Es de anotar que los procedimientos analíticos presentan varias ventajas, entre las que se cuentan un menor uso de recursos que en otros procedimientos de auditoría, permiten un entendimiento global de las cifras de los estados financieros y facilitan al auditor la determinación de componentes que tengan importancia relativa o materialidad. Sin embargo, se requiere un buen conocimiento de la compañía, del sector al que pertenece y del comportamiento de la economía, puesto que son factores que influyen de manera directa en los resultados obtenidos. Así mismo, el análisis de cifras y de resultados debe efectuarse de manera juiciosa para evitar la obtención de conclusiones equivocadas. Los procedimientos analíticos se aplican a lo largo del proceso de auditoría. En la fase de planeación de manera complementaria a la evaluación de riesgos, mediante la comparación de estados financieros para determinar variaciones atípicas, durante el proceso de ejecución, como parte de las pruebas sustantivas y al finalizar la auditoría, con el propósito de valorar las expectativas del auditor. En armonía con la norma internacional de auditoría 520, es posible agrupar los procedimientos analíticos en tres grupos de acuerdo con el nivel de seguridad obtenida: • Efectividad alta: cuando son el principal medio de obtener suficiente y apropiada evidencia para una aseveración. • Efectividad moderada: se emplean para confirmar evidencia obtenida durante el desarrollo de la auditoría y • Efectividad limitada: procedimientos básicos, tales como comparación de cantidades con ejercicios anteriores. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 5 Las diferentes técnicas empleadas en la labor de auditoría, en la ejecución de procedimientos analíticos, son: • Análisis de tendencias • Análisis vertical • Análisis de ratios • Análisis de razonabilidad • Análisis de regresión A lo largo del curso se verá su definición y aplicación. 1. Evidencia de auditoría y procedimientos analíticos De acuerdo con la NIA 500, el objetivo del auditor es diseñar y aplicar procedimientos de auditoría, de forma que le permita obtener evidencia de auditoría para obtener conclusiones razonables en las que pueda basar su opinión. Así mismo, la NIA 300 establece la realización de procedimientos de auditoría, para identificar y valorar riesgos, sustentar su informe y adelantar el trabajo conforme a las normas aplicables. 1.1. Evidencia: De acuerdo con la Real Academia de la Lengua, se entiende por evidencia: 1. f. Certeza clara y manifiesta de la que no se puede dudar. La evidencia de la derrota lo dejó aturdido. 2. f. Prueba determinante en un proceso. Para el caso de la auditoría, se entiende por evidencia, aquella información que el auditor empleó para obtener sus conclusiones y con base en las cuales prepara su informe y no necesariamente toda la información, y los datos que tuvo a su alcance en desarrollo de su labor. Según la IFAC, la evidencia de auditoría es la información obtenida por el auditor para llegar a las conclusiones en las que se basa la opinión de auditoría. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 6 La evidencia de auditoría comprenderá los documentos de origen y los registros contables subyacentes a los estados financieros y la información que corrobore de otras fuentes. La evidencia de auditoría, de naturaleza acumulativa, se obtiene de los procedimientos de auditoría aplicados durante el curso de la auditoría, y puede incluir evidencia obtenida de otras fuentes, tales como de ejercicios previos de auditoría o procedimientos de aceptación y continuidad de clientes. Algunos de los procedimientos de obtención de evidencia son: § Inspección de registros o documentos § Inspección de activos tangibles § Observación § Interrogación § Confirmación § Recálculo § Reproceso § Procedimientos analíticos En desarrollo de su labor, el auditor debe obtener evidencia suficiente y adecuada para reducir el riesgo de expresar una opinión errada a un nivel que sea bajo y aceptable. Es lo que se denomina seguridad razonable, de acuerdo con la NIA 200. La suficiencia tiene relación con la cantidad de evidencia y está en función de la valoración sobre el riesgo de incorrección, puesto que a mayor riesgo valorado se requiere mayor cantidad de evidencia. En el caso de la calidad de la evidencia, la relación es inversa. A mayor calidad, menor cantidad. No obstante, el tener mucha evidencia, si es de baja calidad, no es útil. También es importante mencionar que la capacidad y preparación del auditor influye en la calificación de la idoneidad de la evidencia obtenida. Se requiere de escepticismo para una apropiada evaluación de la evidencia. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 7 Ahora bien, toda evidencia no es hallazgo o excepción. La evidencia corresponde a la comprobación, en tanto que los hallazgos o excepciones corresponden a desviaciones de los resultados esperados, que requieren especial atención y cuya valoración en conjunto debe confrontarse con la materialidad o importancia relativa definida. La evidencia puede tener origen en información contable o no contable. Algunas de las fuentes para la obtenciónde información contable, son: Los registros contables, que suelen incluir los registros de asientos iniciales y registros de soporte; documentos tales como cheques y registros de transferencias electrónicas de fondos: facturas; contratos; el mayor general y auxiliares, asientos del diario y otros ajustes a los estados financieros que no se reflejan en asientos formales del diario; y registros como hojas de trabajo y hojas de cálculo que soportan las asignaciones de costos, cálculos, conciliaciones y revelaciones. En el caso de información no contable, es importante recordar que el sistema contable en sí mismo, no proporciona suficiente evidencia de auditoría para apoyar la expresión de una opinión sobre los estados financieros. En ese sentido, información relevante a juicio del auditor y obtenida en diferentes fases del proceso de auditoría, puede contribuir a sustentar una opinión o resultado. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 8 Confiabilidad de la evidencia: Respecto a la confiabilidad de la evidencia, para los propósitos del auditor, es importante tener en cuenta los siguientes criterios: • La evidencia de auditoría es más confiable cuando se obtiene de fuentes independientes fuera de la entidad • La evidencia de auditoría que se genera internamente, es más confiable cuando son efectivos los controles relacionados impuestos por la entidad • La evidencia de auditoría que se obtiene directamente por el auditor, (por ejemplo, observación de la aplicación de un control) es más confiable que la evidencia de auditoría que se obtiene de manera indirecta o por inferencia (por ejemplo, investigación sobre la aplicación de un control). Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 9 • La evidencia de auditoría es más confiable cuando existe en forma documental, ya sea en papel, en forma electrónica, o en otro medio (por ejemplo, un registro escrito en el momento de una reunión es más confiable que una presentación oral posterior de los asuntos que se discutieron). • La evidencia de auditoría que proporcionan los documentos originales es más confiable que la obtenida en fotocopias o facsímiles La evidencia se obtiene mediante pruebas de cumplimiento y/o sustantivas. Al obtener evidencia mediante pruebas de cumplimiento, se verifica: a) Existencia: El control existe, b) Eficacia: El control está efectivamente funcionando, c) Continuidad: El control ha funcionado así durante el período del que se pretende obtener confiabilidad. En el caso de la aplicación de pruebas sustantivas, se verifica lo siguiente: a) Existencia: El activo o pasivo señalado existen, a una fecha determinada. b) Derechos y obligaciones: El activo señalado es un derecho de la entidad, o el pasivo señalado es una obligación de la entidad, a una fecha determinada. c) Ocurrencia: La operación o hecho señalado concierne a la entidad. d) Totalidad: No existen activos, pasivos ni operaciones no registradas. e) Valuación: El activo o pasivo señalado ha sido valorado por un monto apropiado. f) Cuantificación: La transacción señalada ha sido registrada por su monto apropiado, y el ingreso o gasto ha sido asignado en el período correspondiente. g) Presentación y revelación: Una partida se revela, califica y describe de acuerdo con las políticas contables o gasto y cuando procede de acuerdo con requisitos legales. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 10 1.2. Procedimientos analíticos: Los procedimientos analíticos son uno de los diferentes tipos de evidencia existentes. Los procedimientos analíticos preliminares forman parte de la obtención de un entendimiento del negocio e industria del cliente. La declaración sobre normas de auditoría, SAS 56, define los procedimientos analíticos como evaluaciones de información financiera que un estudio de relaciones realizó entre datos financieros y no financieros, y abarca las comparaciones de cantidades registradas con expectativas que desarrolla el auditor. Los procedimientos analíticos utilizan comparaciones y relaciones para evaluar si los balances generales, estados de resultados u otros datos parecen razonables. Por ejemplo, el auditor puede comparar el gasto de ventas registrados en el año en curso con las ventas totales registradas y multiplicadas por la razón de gasto promedio en general, como una prueba de la razonabilidad general de los gastos registrados. Para que este procedimiento analítico sea relevante y confiable, se requiere que el auditor haya concluido que las ventas registradas están indicadas de manera correcta, todas las ventas originan unos gastos y existe un promedio de gastos real promedio que se puede determinar con facilidad. Los procedimientos analíticos se pueden realizar cualquiera de las fases durante un encargo o contrato. Es necesario que algunos procedimientos analíticos se realicen en la fase de planeación, con el propósito de determinar la naturaleza, grado y tiempos del trabajo que se va a realizar. La realización de los procedimientos analíticos durante la fase de planeación, ayudan al auditor a identificar asuntos importantes que requerirán una consideración especial posteriormente. Por ejemplo, el cálculo de rotación de inventario previo a la realización de las pruebas de precios puede indicar la necesidad de un cuidado especial en la aplicación de esas pruebas. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 11 En términos generales, los procedimientos analíticos realizados en la fase de planeación utilizan datos agregados a un alto nivel, y la sofisticación, grado y tiempos de los procedimientos varía entre las compañías analizadas. En algunos casos, puede ser suficiente la comparación de los balances y estados de resultados del año anterior y el año actual mediante estados financieros no auditados. En otros casos, los procedimientos pueden incluir análisis más completos, tales como estados financieros trimestrales. Los procedimientos analíticos también se realizan durante la fase de ejecución de la auditoría en conjunto con otros procedimientos. Por ejemplo, los gastos anticipados de pólizas de seguro, en algún mes del año, se pueden comparar con los valores para las mismas pólizas, en el año anterior. Es importante, así mismo, realizar procedimientos analíticos durante la fase de terminación de la auditoría. Su utilidad radica principalmente en que se constituyen como una revisión final de errores de importancia o problemas financieros, y para contribuir a formarse una opinión. En las firmas de auditoría, es común para un socio realizar los procedimientos analíticos durante la revisión final de los archivos de auditoría y estados financieros. El conocimiento acerca del negocio del cliente combinado con los procedimientos analíticos efectivos es una forma de identificar posibles omisiones en una auditoría. El beneficio de los procedimientos analíticos como evidencia en la auditoría depende en gran medida de las expectativas que el auditor tenga acerca de lo que deben ser los estados financieros; no obstante, el tipo de procedimientos analíticos que se haya utilizado. La expectativa se suele desarrollar al considerar información de períodos anteriores, tendencias de la industria, expectativas presupuestadas preparadas para el cliente e información no financiera. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 12 Por lo general, el auditor compara los estados financieros del cliente y las razones financieras con los estados financieros, y las razones financieras esperadas mediante el uso de uno o más de los siguientes tipos de procedimientos analíticos: • Comparación de los datos del cliente y la industria. •Comparación de los datos del cliente con datos similares del período anterior. • Comparación de los datos del cliente con los resultados esperados determinados por el cliente. • Comparación de los datos del cliente con los resultados esperados determinados para el auditor. • Comparación de los datos del cliente con los resultados esperados mediante el uso de datos no financieros. La sola comparación de información histórica del cliente, no necesariamente indica las dificultades que puedan existir. Sin embargo, al utilizar datos de la industria o sector para desarrollar expectativas, el auditor esperaría comportamientos similares al de otras compañías. Igualmente, pueden evidenciar información útil acerca del desempeño del cliente. Por ejemplo, la compañía pudo haber perdido acciones de mercado, su precio pudo no ser comparativo o pudo haber incurrido en costos anormales. Existen en el mercado, diferentes fuentes – tanto públicas como privadas, a diferentes costos - para obtener información financiera por sectores de la economía, que contribuyen a facilitar la labor de revisión analítica, pues facilitan el entendimiento del negocio del cliente, así como evidenciar fallas financieras. Es Importante mencionar que el uso de información sectorial ha de hacerse con precaución. Los agregados de los sectores incluyen diferentes tipos de compañía, líneas de negocios y diversas prácticas empresariales. La información sectorial suele ser un promedio que no considera las particularidades de la compañía que se está analizando. A veces resulta útil la comparación con compañías equivalentes en cuento a tamaño, productos, etc., que con todo el sector. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 13 Los cambios advertidos como resultado de los procedimientos analíticos deben examinarse en contexto. Por ejemplo, una disminución en el valor del margen bruto, que tenía un comportamiento estable en períodos pasados, puede originarse en factores de la economía regional o nacional donde opera la compañía, más que en errores internos. Por ello, es importante un análisis profundo del origen del valor no esperado o de la expectativa no cumplida. 2. Algunos Conceptos Relativos a Procedimientos Analíticos EXPECTATIVA: En términos generales, puede decirse que una expectativa es la posibilidad de que algo suceda; esto es, la predicción de un resultado esperado. Una expectativa se da o aparece cuando hay incertidumbre y se desconoce que va a suceder, pero se tiene confianza en lo que se considera más probable o realista. La expectativa se suele asociar con la posibilidad de que una situación se concrete; en términos cuantitativos puede corresponder a un número, un porcentaje, un comportamiento o un valor estimado. Las expectativas suelen originarse a través de la identificación de relaciones que se espera que existan entre diversa información. El desarrollo de expectativas razonables implica un conocimiento adecuado del cliente y su entorno; así se facilita el entendimiento de las cifras clave, cómo éstas se relacionan y pueden verse afectadas; también su evolución previsible o comportamientos atípicos y, por tanto, desarrollar expectativas que sean razonables. Es importante tener en cuenta si el entorno es o no cambiante y qué tanto es posible predecir algunas cifras o indicadores, para tener una mejor calidad en la expectativa. En la aplicación de procedimientos analíticos, el auditor desarrolla una expectativa de manera que una diferencia significativa entre ésta y la cifra efectivamente registrada puede indicar una posible incorrección. Su análisis posterior, indicará esa diferencia, puede ser razonablemente explicada. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 14 PRECISIÓN: Se entiende por precisión, la medida de la cercanía de la expectativa del auditor al valor o cantidad correcta. La precisión deseada de la expectativa varía según la etapa de la auditoría o el propósito del procedimiento analítico. Por ejemplo, la precisión es más importante en los procedimientos analíticos utilizados como pruebas sustantivas que en aquellos utilizados en la planificación. La eficacia de los procedimientos analíticos depende de su precisión y propósito. Los factores que pueden afectar la precisión de los procedimientos analíticos incluyen: • El tipo de expectativa desarrollada. • La fiabilidad y otras características de los datos utilizados en la formación de La expectativa (datos tanto internos como externos preparados). • La naturaleza de la cuenta o la afirmación. NIVEL DE GARANTÍA El nivel de seguridad es el complemento del nivel de riesgo de detección y es el grado en que los procedimientos sustantivos de auditoría (incluidos los procedimientos analíticos) proporcionan evidencia en la comprobación de una afirmación. El nivel de garantía depende de la restricción del riesgo de detección, porque existe un riesgo inherente y de control independientemente de la auditoría de los estados financieros. El riesgo de detección se relaciona con los procedimientos del auditor y se puede cambiar a su discreción. El nivel de aseguramiento deseado o planificado es el nivel necesario para alcanzar un nivel aceptable de riesgo de detección. Está determinado por el nivel aceptable de riesgo de auditoría, el riesgo de declaración equivocada material (es decir, la evaluación combinada del riesgo inherente y de control) y el umbral de materialidad de planificación. El nivel de seguridad alcanzado es el grado en que el procedimiento de auditoría reduce realmente el riesgo de auditoría y es una función de la eficacia de los procedimientos sustantivos. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 15 Otras definiciones: Auditor El término “auditor” se utiliza para referirse a la persona o personas que realizan la auditoría, normalmente el socio del encargo u otros miembros del equipo del encargo o, en su caso, la firma de auditoría. Cuando una NIA establece expresamente que un requerimiento ha de cumplirse o una responsabilidad ha de asumirse por el socio del encargo, se utiliza el término “socio del encargo” en lugar de “auditor”. Documentación de auditoría Registro de los procedimientos de auditoría aplicados, de la evidencia pertinente de auditoría obtenida y de las conclusiones alcanzadas por el auditor (a veces se utiliza como sinónimo el término "papeles de trabajo"). Evidencia de auditoría Información utilizada por el auditor para alcanzar las conclusiones en las que basa su opinión. La evidencia de auditoría incluye tanto la información contenida en los registros contables de los que se obtienen los estados financieros, como otra información. Incorrección Diferencia entre la cantidad, clasificación, presentación o información revelada respecto de una partida incluida en los estados financieros y la cantidad, clasificación, presentación o revelación de información requerida respecto de dicha partida de conformidad con el marco de información financiera aplicable. Las incorrecciones pueden deberse a errores o a fraudes. Cuando el auditor manifiesta una opinión sobre si los estados financieros expresan la imagen fiel, o se presentan fielmente, en todos los aspectos materiales, las incorrecciones incluyen también aquellos ajustes que, a juicio del auditor, es necesario realizar en las cantidades, las clasificaciones, la presentación o la revelación de información para que los estados financieros expresen la imagen fiel o se presenten fielmente, en todos los aspectos materiales. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 16 Juicio profesional Aplicación de la formación práctica, el conocimiento y la experiencia relevante, en el contexto de las normas de auditoría, contabilidady ética, para la toma de decisiones informadas acerca del curso de acción adecuado en función de las circunstancias del encargo de auditoría. Materialidad Importancia relativa de una cuestión según el contexto. El profesional determina la materialidad de una cuenta o valor en el contexto en el que está siendo objeto de consideración. Ello puede incluir, por ejemplo, evaluar la posibilidad razonable de que el informe emitido por el profesional ejerciente cambie o influya en las decisiones de los usuarios a quienes se destina el informe. otro ejemplo puede ser, determinar si la cuenta o valor analizado será considerada importante por los responsables del gobierno de la entidad de acuerdo con sus responsabilidades, a los efectos de determinar si debe o no informarse a éstos acerca de dicha cuestión. La significatividad puede ser resultante tanto de factores cuantitativos como de factores cualitativos, tales como la magnitud relativa, la naturaleza y el efecto sobre la cuestión analizada y los intereses de los usuarios a quienes se destina el informe o destinatarios. Procedimientos analíticos Evaluaciones de información financiera realizadas mediante el análisis de las relaciones plausibles entre datos financieros y no financieros. Los procedimientos analíticos también incluyen, en la medida necesaria, la investigación de las variaciones o de las relaciones identificadas que sean incongruentes con otra información relevante o que difieren de los valores esperados en un importe significativo. Procedimiento posterior de auditoría. Procedimiento de auditoría diseñado para obtener evidencia que responda a los riesgos valorados de incorrección material. Se denomina posterior porque se aplica durante la ejecución de la auditoría, como resultado de los procedimientos de auditoría de planificación. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 17 Procedimiento sustantivo Procedimiento de auditoría diseñado para detectar incorrecciones materiales en las afirmaciones. Los procedimientos sustantivos comprenden: (a) Pruebas de detalle (de tipos de transacciones, saldos contables e información a revelar) (b)Procedimientos analíticos sustantivos. Riesgo de incorrección material Riesgo de que los estados financieros contengan incorrecciones materiales antes de la realización de la auditoría. El riesgo comprende dos componentes: (i) Riesgo inherente: Susceptibilidad de una afirmación sobre un tipo de transacción, saldo contable u otra revelación de información a una incorrección que pudiera ser material, ya sea individualmente o de forma agregada con otras incorrecciones, antes de tener en cuenta los posibles controles correspondientes. (ii) Riesgo de control: Riesgo de que una incorrección que pudiera existir en una afirmación sobre un tipo de transacción, saldo contable u otra relevación de información, y que pudiera ser material ya sea individualmente o de forma agregada con otras incorrecciones, no sea prevenida, o detectada y corregida oportunamente por el sistema de control interno de la entidad. Suficiencia (de la evidencia de auditoría) Medida cuantitativa de la evidencia de auditoría. La cantidad de evidencia de auditoría necesaria depende de la valoración del auditor del riesgo de incorrección material, así como de la calidad de dicha evidencia de auditoría. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 18 3. Clases de Procedimientos Analíticos Al ejecutar trabajos de auditoría, uno de los enfoques más utilizados es la revisión de los estados financieros, aplicando pruebas de detalle a las diferentes cuentas y/o partidas que los conforman; sin embargo, es habitual descuidar la evaluación de riesgos y sus respuestas, conforme a las NIA. Esta situación conlleva a aplicar procedimientos de auditoría al finalizar el trabajo, con gran inversión de tiempo y de recursos. En ese orden de ideas, se requiere una juiciosa identificación y evaluación de riesgos, desde el inicio del trabajo. La norma internacional de auditoría 315, indica que el auditor debe aplicar procedimientos de valoración del riesgo con el fin de disponer de una base para identificar y valorar los riesgos de incorrección material en los estados financieros y en las afirmaciones. Dentro de los procedimientos de valoración del riesgo, se incluyen los siguientes: a) Indagaciones ante la dirección y ante otras personas de la entidad que, a juicio del auditor, puedan disponer de información que pueda facilitar la identificación de los riesgos de incorrección material, debida a fraude o error. b) Procedimientos analíticos. c) Observación e inspección. De otra parte, la NIA 315 menciona que los procedimientos analíticos aplicados como procedimientos de valoración del riesgo facilitan la identificación de aspectos de la entidad que el auditor no conocía, y facilitan la valoración de riesgos de incorrección material con el fin de disponer de una base para el diseño y la implementación de respuestas a los riesgos valorados. Los procedimientos analíticos aplicados, pueden incluir información tanto financiera como no financiera, tal como la relación entre las ventas y la superficie destinada a las ventas o el volumen de los productos vendidos. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 19 Según la citada NIA, los procedimientos analíticos pueden ayudar a la identificación de la existencia de transacciones o hechos inusuales, así como de cantidades, ratios y tendencias que pueden poner de manifiesto situaciones que tengan implicaciones para la auditoría. Las relaciones inusuales o inesperadas que se identifiquen pueden facilitar al auditor la identificación de riesgos de incorrección material, especialmente los debidos al fraude. La NIA también aclara que, si al aplicar procedimientos analíticos se utilizan datos con un elevado grado de agregación, los resultados de dichos procedimientos analíticos sólo proporcionan una indicación general inicial sobre la posible existencia de una incorrección material. Por tanto, es importante revisar información y resultados obtenidos en otros procesos y momentos de manera conjunta. Para el caso de compañías pequeñas, en caso de no disponerse de información financiera intermedia o mensual, es posible aplicar procedimientos analíticos limitados con el fin de planificar la auditoría y complementarlos posteriormente. Algunos ejemplos de estos procedimientos pueden ser, el comparativo de razones financieras de la entidad auditada respecto a varios ejercicios, y/o frente a parámetros de compañías similares en la industria o sector; la existencia de relaciones inusuales o no esperadas en los resultados obtenidos, podrían indicarle al auditor posibles errores en los estados financieros de la entidad auditada, o incluso fraude en su preparación. Debe mencionarse que los procedimientos analíticos en la evaluación de riesgos de error material, por sí mismos, no suministran la evidencia requerida para confirmar determinada situación (cuando se utiliza información muy general), sino que sólo proporcionan una idea general inicial sobre si pudiera existir un error material. El auditor necesita estudiar conclusiones de otros procedimientos en la evaluación de riesgos, tales como indagaciones a la administración, procedimientos de observación e inspección, y de esa manera, llegar a una conclusión sobre la existencia de los riesgos de error material. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 20 Es importante reiterar que, el uso de procedimientos analíticos permite al auditor, de una manera eficiente, identificar posibles riesgos de error, además de permitirle conocer sobre la entidad auditada, su desarrollo financiero y las tendencias del sector o industriaa la cual pertenece la entidad. Procedimientos analíticos sustantivos De acuerdo con La NIA 520, se entiende por “procedimientos analíticos”, las evaluaciones de información financiera, por medio del análisis de las relaciones razonables entre datos financieros y no financieros. A su vez, la NIA 520 señala que los procedimientos analíticos incluyen la investigación que sea necesaria sobre variaciones o relaciones identificadas que sean inconsistentes con otra información relevante, o que difieran de manera significativa de los valores esperados. Por lo anterior, la aplicación de estos procedimientos no termina con la evaluación, sino que implica la investigación sobre conclusiones inconsistentes con la expectativa del auditor. Dentro de los procedimientos sustantivos se cuentan: • Pruebas de detalle. • Procedimientos analíticos sustantivos. • Una combinación de ambos. La decisión del auditor sobre qué procedimientos debe utilizar dependerá, según su juicio profesional, de su expectativa de efectividad y eficiencia de los procedimientos disponibles. Esto dependerá de qué tan efectivo y eficiente sea el procedimiento (que proporcione evidencia de auditoría y fácil de aplicar); esto es, que se logre cumplir con los objetivos de la auditoría, de la manera más rápida y eficiente. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 21 En el diseño y aplicación de los procedimientos analíticos sustantivos, es importante tener en cuenta lo siguiente: • Determinar qué tan adecuados son los procedimientos analíticos sustantivos. • Evaluar la confiabilidad de la información (fuente, comparabilidad, naturaleza y relevancia). • Desarrollar una expectativa sobre los importes registrados o los porcentajes y evaluar si es precisa para identificar errores. • Determinar el importe de diferencias aceptables. • Comparación de la información financiera con la no financiera. Los procedimientos analíticos sustantivos suelen ser aplicables a grandes volúmenes de transacciones que tienden a ser predecibles en el tiempo. Por ejemplo, el comparativo de los márgenes brutos de sucursales de una tienda, en donde se tiene un alto volumen de operaciones y que por su naturaleza deberían tener márgenes brutos similares, considerando que las condiciones de las sucursales son similares. Debe señalarse que la efectividad de los procedimientos analíticos sustantivos no implica que éstos deban ser modelos complejos; ciertos modelos sencillos proporcionan evidencia efectiva de auditoría. Por ejemplo: • Revisión global de la depreciación del ejercicio, a partir de los saldos brutos de activos fijos y las tasas de depreciación. • Validación del gasto global anual por nómina, cuando se revisa una nómina mensual y los empleados tienen sueldos que permanecen relativamente fijos. • La comparación de márgenes brutos u operativos de la industria, con los de la empresa. • Comparativo de variaciones en ventas de unidades de productos, con las variaciones en los ingresos monetarios correspondientes. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 22 De acuerdo con su naturaleza, los procedimientos analíticos proporcionan diferentes niveles de seguridad; en la medida que el nivel de seguridad disminuye puede ser necesaria la incorporación de otro tipo de procedimiento o, en su caso, la no aplicación de ese procedimiento. Es conveniente, igualmente evaluar la posibilidad de aplicar, junto con los procedimientos analíticos sustantivos, pruebas de detalle. Por ejemplo, para la validación del saldo de clientes, es posible que el auditor decida realizar pruebas analíticas sustantivas (evaluación de la antigüedad de saldos) y aplicar pruebas de detalle (verificación de cobros posteriores). La confiabilidad de la información está dada en gran medida por los siguientes factores: la fuente, comparabilidad, naturaleza y relevancia, y los controles establecidos en la preparación. La información obtenida de fuentes externa a la entidad es más confiable; asimismo, cuando ésta ha sido auditada o revisada por externos independientes. Es recomendable tener cuidado en la confiabilidad de la información utilizada para las pruebas analíticas sustantivas. No todo reporte proporcionado por la entidad revisada pudo haber sido preparado con diligencia. El auditor debe diseñar y llevar a cabo los procedimientos analíticos cerca del cierre de su auditoría, de manera que le ayuden a obtener una conclusión general sobre si los estados financieros son consistentes con su entendimiento de la entidad. Este tipo de procedimientos analíticos son utilizados para comprobar o validar las conclusiones alcanzadas al examinar los componentes individuales de los estados financieros, con el propósito de obtener conclusiones razonables sobre las cuales basar la opinión del auditor. Es claro que no es posible, únicamente con procedimientos analíticos, llegar a una conclusión general de auditoría, sin haber realizado el examen de los componentes individuales necesarios. Si el auditor identifica un riesgo de error material no reconocido, deberá revisar la evaluación de riesgo y modificar los procedimientos de auditoría planeados. El uso de procedimientos analíticos hace eficiente la práctica profesional, pues permite la reducción de tiempos y el logro de objetivos de auditoría de una manera más eficaz y sólida. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 23 3.1. Análisis de tendencias Es el método más simple; normalmente consiste en comparar el saldo de una cuenta en un año con su saldo en el año anterior (o anteriores), por ejemplo, comparar la cifra de ventas. Dada su simplicidad, únicamente resulta adecuado cuando las cuentas o relaciones son muy predecibles y estables y, por el contrario, no lo es en entornos cambiantes. Al efectuar análisis de tendencias se suele emplear alguna herramienta informática, tal como una hoja o libro electrónico, como Excel. Se introducen los datos de los estados financieros de los períodos a analizar y se efectúa el cálculo de variaciones, de una manera similar a esta: Este análisis se denomina análisis horizontal o dinámico. Su propósito es examinar la tendencia que tienen las cuentas en el transcurso del tiempo ya establecido para su análisis. La atención ha de centrarse en los comportamientos significativos, es decir, crecimientos, disminuciones o falta de variación de cada cuenta o grupos de cuentas de un estado financiero. Los cálculos que se efectúan son: Variaciones absolutas: Se determina la diferencia aritmética horizontal entre dos o más períodos, para cada cuenta, tanto del balance general como del estado de resultados. Al comparar los cambios en los valores absolutos, es posible identificar cómo se han movido los fondos de cada cuenta o grupos de cuentas. COMPAÑÍA XYZ ANÁLISIS HORIZONTAL CUENTA PERÍODO X1 PERÍODO X2 PERÍODO X3 … $ % $ % (a) (b) (c) (b) - (a) ((b) - (a))/(a) (c) - (b) ((c) - (b))/(b) Balance General Activos $xxa1 $xxa2 $xxa3 $xxx x.xx% $xxx x.xx% Activo1 $xxac11 $xxac12 $xxac13 $xxx x.xx% $xxx x.xx% Activo2 $xxac21 $xxc22 $xxac23 $xxx x.xx% $xxx x.xx% Activo3 $xxac31 $xxac32 $xxac33 $xxx x.xx% $xxx x.xx% … … … … $xxx x.xx% $xxx x.xx% Pasivos Pasivo1 Pasivo2 VARIACIONES X2 - X1 VARIACIONES X3 - X2 Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 24 Variaciones relativas o porcentuales: El término relativo (porcentual) es el cálculo que se efectúa con relación al valor absoluto evaluado entre el valor del año base. Las comparaciones de los valores relativos demuestran de una forma más práctica las variaciones, es decir facilita más el análisis. Usualmente, se efectúa una comparación del balance del año en curso con el del año anterior. Una de las formas más fácilesde realizar esta prueba es incluir los resultados del balance ajustado del año anterior en una columna por separado de la hoja de cálculo del balance del año actual. Al efectuar esta comparación a principios de la auditoría, puede decidir si una cuenta debe recibir más de la cantidad normal de atención debido a un cambio importante en el balance. Por ejemplo, si se observa un aumento importante en los gastos de suministros, el auditor debe determinar si se debió a un aumento en el uso de suministros, a un error en la cuenta debido a una clasificación errónea o a un error en el inventario. Otro ejemplo: si el costo de los productos vendidos, y los salarios y comisiones de ventas se incrementaron de forma importante, deben ser consistentes con el comportamiento del porcentaje de ventas. Si el auditor observa cambios que no espera, debe solicitar y obtener explicación, y evidencias corroborativas. Por ejemplo, el gasto en publicidad ha aumentado como un porcentaje de ventas. Una explicación posible es el desarrollo de nuevas campañas publicitarias. Si se observan incrementos en gasto de reparaciones y mantenimiento, pueden haberse originado en reparaciones inesperadas. El análisis horizontal, también suele hacerse con cifras presupuestadas. La mayoría de las compañías preparan presupuestos para varios aspectos de sus operaciones y resultados financieros. Toda vez que los presupuestos representan las expectativas del cliente para el período, una investigación de las áreas más importantes en las que existen diferencias entre resultados presupuestados y reales puede indicar errores potenciales. La ausencia de diferencias también puede indicar que los errores son improbables. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 25 Cuando se comparan los datos del cliente frente a cifras de presupuestos, se presentan especialmente dos inquietudes. En primer lugar, el auditor debe evaluar si los presupuestos fueron formulados de manera realista. En ocasiones, se preparan los presupuestos con poca reflexión o cuidado y, por lo tanto, no representan expectativas realistas. Tal información tiene poco valor como evidencia de auditoría. La segunda inquietud es la posibilidad de que el personal del cliente haya cambiado la información financiera actual para conformar el presupuesto. Si eso ha ocurrido, el auditor no encontrará diferencias en la comparación de datos reales frente a datos presupuestados, incluso si hay errores en los estados financieros. En el primer caso, se utiliza un análisis de los procedimientos de los presupuestos con el personal del cliente. Para la segunda inquietud se realiza una evaluación de control de riesgos y pruebas de auditoría detalladas de los datos reales para minimizarlo. Otra comparación que suele ser común es la de los datos del cliente frente a los resultados esperados. En este caso, el auditor efectúa ciertos cálculos para compararlos con el balance real. En este tipo de procedimiento analítico, se tienen en cuenta tendencias históricas, porcentajes conocidos y demás cifras predecibles. 3.2. Análisis vertical El análisis vertical es de gran importancia para establecer si una empresa tiene una distribución de sus activos equitativa y de acuerdo con las necesidades financieras y operativas. Por ejemplo, en una empresa que tenga unos activos totales de 5.000 y su cartera sea de 800, significa que el 16% de sus activos está representado en cartera; esta situación podría significar bien que la empresa pueda tener problemas de liquidez, o unas equivocadas o deficientes políticas de cartera. Podría también mostrar que su estructura está acorde con el sector. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 26 Cálculos efectuados: Puesto que el propósito del análisis vertical es determinar qué porcentaje representa cada cuenta del activo dentro del total del activo, se debe dividir el monto de la cuenta que se quiere determinar, entre el valor total del activo y luego se procede a multiplicar por 100 o expresar como porcentaje. Si el total del activo es de 200 y el disponible es de 20, entonces (20/200) *100 = 10%, es decir que el disponible representa el 10% del total de los activos. En una hoja electrónica, tal como Excel, se apreciaría de la siguiente manera: Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 27 3.3. Análisis de ratios Es la comparación de cómo evoluciona a lo largo del tiempo la relación entre cuentas de los estados financieros (por ejemplo, del margen de explotación calculado como resultado de explotación dividido por las ventas); entre una cuenta y datos no financieros (ventas por metro cuadrado en un negocio de venta al detalle) o los indicadores clave de los distintos competidores de un sector (margen bruto de una sociedad en relación con la de sus competidores). Supone, pues, comparar interrelaciones entre cuentas, o entre cuentas e información no financiera, o todo a la vez y puede resultar apropiado cuando la relación entre cuentas resulta bastante predecible. Una ratio es un cociente entre dos magnitudes, que tienen una cierta relación y significado económico o financiero. Por ejemplo, si se divide el Beneficio Neto obtenido por la empresa con la cifra de los fondos propios de esa misma empresa, se obtiene la rentabilidad de los fondos propios: Rentabilidad de los fondos propios = Beneficio Neto/Fondos Propios El uso de razones financieras es habitual en los procedimientos analíticos, durante la planeación y revisión final de los estados financieros auditados. Las mismas son útiles para entender el comportamiento de la compañía para ver los estados desde la perspectiva del usuario. El análisis financiero general contribuye en la identificación de posibles áreas problemáticas para el análisis adicional y pruebas de auditoría, al igual que áreas problemáticas de negocios en las que el auditor puede proporcionar su apoyo. Cuando se utilizan razones financieras o ratios, lo más importante es hacer las comparaciones adecuadas, tales como aquéllas con resultados de años anteriores para la compañía y los promedios de la industria o de compañías similares para el mismo año. Algunas comparaciones habituales son: § Ratios de la misma empresa para estudiar su evolución. § Ratios presupuestadas por la empresa para un determinado período, para comparar lo real con lo presupuestado. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 28 § Ratios ideales generales para comprobar en qué situación se encuentra la empresa en relación con lo que se considera ideal o razonable. § Ratios de tipo sectorial, para comprobar si la empresa obtiene un ratio mejor o peor que el sector. § Ratios de los principales competidores de la empresa. Las razones financieras y otros procedimientos analíticos se calculan, por lo general, mediante hojas de cálculo y otros tipos de software de auditoría. Esas razones están formuladas para tomar cifras de los estados financieros, de manera que los cálculos se actualicen de forma automática. Es conveniente mantener ratios de varios años de datos del cliente y la industria en los archivos de computadora para fines comparativos. A continuación, un cuadro que resume los principales indicadores o ratios. RATIO FINANCIERO FÓRMULA EN PALABRAS "ÓPTIMO" CRITERIO Razón Circulante o Estudio de la Solvencia RC = AC / PC Razón Circulante = (Activo Circulante) / Pasivo Circulante 1,5<RC<2,0. RC < 1,5, probabilidad de suspender pagos hacia terceros. RC > 2,0, se tiene activos ociosos, pérdida de rentabilidad. Razón Ácida PrA=(C+B+Ac+ De+DxC)/PC RA = (AC − I) / PC Prueba Ácida = (Caja+Bancos+Accio nes+Deudores+Dcto s.por Cobrar) / Pasivo Circulante Razón Ácida = (Activo Circulante- Inventario) / Pasivo Circulante PrA=RA~1 (cercano a 1). RA < 1, peligro de suspensión de pagos a terceros por activos circulantes insuficientes. RA > 1, se tiene exceso de liquidez, activos ociosos, pérdida de rentabilidad. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 29 Razón de Efectivo REf = Ef / PC Efectivo / Pasivo Circulante ~0.3 (cercano a 0.3). Por cada unidad monetaria que se adeuda, se tienen "X.X" unidades monetarias de efectivo en 2 o 3 días. Capital de Trabajo Neto sobre total de activos KTSA = (AC − PC) / AT (Activos Circulantes – Pasivo Circulante) / Total Activos KTSA > 0 (mayor a 0). KTSA > 0 se tienen un nivel adecuado de activos circulantes (líquidos) KTSA < 0 se tiene un nivel no adecuado de activos circulantes. Capital Trabajo Neto sobre Deudas a Corto Plazo KTSPC = (AC − PC) / PC (Activos Circulantes – Pasivo Circulante) / Pasivo Circulante ~0.5 (cercano a 0.5 . KTSPC < 0.5 es posible que se tenga problemas para cumplir con las deudas a corto plazo, aunque convierta en dinero todos sus activos. Días de medición del intervalo tiempo DMIT = (AC / CM) * 365 (Activos Circulantes / Costos Mercaderías) *365 - La empresa puede seguir funcionando por X,xx Donde: X=años, xx=meses. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 30 Razón de endeudamiento RE = (PC + PLP) / AT (Pasivo Circulante + Pasivo a Largo Plazo) / Total Activos 0.4 < RE < 0.6. RE > 0.6, se perdiendo autonomía financiera frente a terceros. 0.4 < RE < 0.6: El X,X% del total de activos, está siendo financiado por los acreedores de corto y largo plazo. RE < 0.4, se tiene exceso de capitales propios (se recomienda cierta proporción de deudas). Razón de Endeudamiento sobre la Inversión Total RESIv = ((PC + PLP) * 100) / AT ((Pasivo Circulante + Pasivo a Largo Plazo)*100) / Activo Total - El Activo Total se encuentra financiado en un X,X% con recursos de terceros, y está comprometido en dicho porcentaje. Desagregación del Endeudamiento sobre la inversión DESIvCP = (PC / AT) * 100 DESIvLP = (PLP / AT) * 100 Corto Plazo: (Pasivo Circulante / Activo Total)*100 Largo Plazo: (Pasivo a Largo Plazo / Activo Total)*100 - El X,X% del pasivo circulante está cubierto por el activo total. El X,X% del pasivo a largo plazo está cubierto por el activo total. Endeudamiento sobre el Patrimonio ESPA = ((PC + PLP) * 100) / PA ( (Pasivo Circulante + Pasivo a Largo Plazo) *100) / Patrimonio - Por cada una unidad monetaria aportada por los propietarios, se obtiene un X,X% de terceros de financiamiento extra. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 31 Razón de calidad de la deuda RCD = PC / (PC + PLP) Pasivo Circulante / (Pasivo Circulante + Pasivo a Largo Plazo) → 0 Lo menor posible Por cada unidad monetaria que se adeuda, X,X unidades monetarias son a corto plazo. El XX% de la deuda es al corto plazo, y el resto al largo plazo. Razón de Gastos Financieros sobre ventas RGFSV = GF / VT Total Gastos Financieros / Ventas Totales RGFSV < 0.04 RGFSV > 0.05, los Gastos Financieros son excesivos. 0.04 < RGFSV < 0.05, se está en un nivel intermedio de precaución. RGFSV < 0.04, los Gastos Financieros son prudentes en relación a las ventas. Cobertura de Gastos Financieros CGF = UAIEI / GF (UAI e intereses) / Gastos Financieros - Por cada unidad monetaria que la empresa tenga en gastos, debe recuperar "X" unidades monetarias Cobertura de Efectivo CEf = (UAIEI + D) / GF ((U.A.I e intereses) + Depreciación) / Gastos Financieros - Por cada unidad monetaria que la empresa tenga en gastos, descontando las depreciaciones, debe recuperar "X" unidades monetarias Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 32 Rotación de Inventarios RI = CV / I Costo de ventas / Inventarios Lo más alto posible Se vendió en inventario X,XX veces, en tanto se agoten las existencias, por consiguiente se pierdan ventas. Días de rotación de inventarios DRI = 365 / RI 365 / Rotación inventarios - El inventario rotó X,XX veces en el período de análisis. Rotación de Cuentas por Cobrar RCxC = CXC/V/360 Cuentas por cobrar / ventas*360 días - Días de venta en rotación de Cuentas por Cobrar DRCxC = 365 / RCxC Las ventas al crédito se cobraron en promedio en XX días. Rotación de Cuentas por Pagar RCxP = CMV / CxP Costo mercadería vendida / Cuenta por Pagar - Se pagaron las cuentas por pagar pendientes, en una relación de XX durante el año. Días de rotación Cuentas por Pagar DRCxP = 365 / RCxP 365 días / Rotación Ctas.por Pagar - Se pagaron las cuentas por pagar cada XX días. Rotación Activos Totales RTA = V / AT Ventas / Total Activos - Por cada unidad monetaria invertida en el total de activos, se generan X,X unidades monetarias en ventas. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 33 Rotación Activos Fijos ROAf = V / Af Ventas / Activos Fijos - Por cada unidad monetaria invertida en activos fijos, se generan unidades monetarias en ventas. Por cada unidad monetaria de venta, hay una unidad monetaria en activos fijos. Margen de Utilidad MU = UN / V Utilidad Neta / Ventas - Por cada unidad monetaria de venta, se generan X,X unidades monetarias de utilidad. Un X,X% de utilidad por sobre las ventas. Rendimiento sobre los Activos ROA = UN / A Utilidad Neta / Total de activos - Por cada unidad monetaria invertida en activos, la empresa obtiene de utilidad netas X,X unidades monetarias. Rendimiento sobre el Capital ROK = UN / K Utilidad Neta / Capital - Por cada unidad monetaria de capital aportado por los propietarios, se generan X,X unidades monetarias de utilidad neta. Utilidad por Acción UPA = UN / NA Utilidad Neta / Acciones en circulación o número de acciones - Por cada acción en circulación existe X,X unidades monetarias de utilidad. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 34 Razón Precio/Utilidad RPU = PxA / UPA Precio por acción / Utilidad por acción - Las acciones se venden en X,X veces su utilidad. El(los) accionista(s) está(n) dispuesto(s) a pagar "X" unidades monetarias por cada utilidad monetaria. Por cada unidad monetaria de acción se está dispuesto a pagar "X" unidades monetarias. 3.4. Análisis de razonabilidad Consiste en el análisis de las cuentas de los estados financieros, o de los cambios en las mismas entre los períodos, mediante el desarrollo de una predicción (expectativa) basada en datos financieros, en datos no financieros o en una combinación de ambos. Se pretende examinar la lógica de la información contable en base a una serie de expectativas y supone un grado de complejidad más alto que los métodos anteriores. El auditor crea una expectativa del valor de una cuenta, utilizando información total o parcialmente independiente del sistema contable; por ejemplo, crea la expectativa de cuál debería ser la cifra de ingresos anual de un hotel a partir de los datos de ocupación media y tarifa media por tipo de habitación durante ese ejercicio, para después compararlo con la cifra efectivamente registrada en la contabilidad 3.5. Análisis de regresión Es un análisis similar al de razonabilidad, puesto que los dos utilizan técnicas predictivas para estimar relaciones, pero en este caso, para el cálculo de la expectativa,se realizan métodos estadísticos. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 35 El análisis de regresión consiste en analizar la dependencia entre una variable dependiente y una o más variables independientes (esto es, predice el grado de asociación de dos o más variables). Su objetivo es estimar y/o predecir el valor medio poblacional de la variable dependiente a partir de los valores conocidos y fijos de la(s) variable(s) independiente(s). Este análisis ayuda a entender cómo el valor típico de la variable dependiente cambia cuando cualquiera de las variables independientes cambia, mientras que las otras variables independientes se mantienen fijas. Algunas de las técnicas para llevar a cabo análisis de regresión son: métodos sencillos de regresión paramétrica como la regresión lineal y ordinaria de mínimos cuadrados, en que la función de regresión se define en términos de un número finito de desconocidos parámetros que se estiman a partir de los datos; métodos más complejos de regresión no paramétrica, etc. Los modelos de regresión lineales son útiles en muchas situaciones y aunque la relación entre la variable dependiente y las variables independientes no sea lineal, en muchos casos, la relación es “linealizable” en el sentido en que transformando la variable dependiente y/o algunas variables independientes la relación es lineal. Se presenta, a título de ejemplo, el caso de la regresión lineal simple. Un modelo que pretende explicar el comportamiento de una variable (variable dependiente), utilizando la información proporcionada por una única variable independiente. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 36 En términos matemáticos: Y = β0 + β1 X + ε Donde: La aplicación de este modelo supone determinar el valor de los parámetros β0 y β1 a partir de X e Y. En muchos casos la finalidad es determinar qué valores tiene β para un cierto grado de confianza fijada. La aplicación de la regresión en auditoría es útil cuando la estimación de Y tenga relación (ya sea positiva o negativa) y cuanto mayor mejor, con la evolución de cada una de las variables independientes X. Si no se establece esta relación entre alguna de las X e Y, probablemente no tenga sentido incorporar al modelo esta variable, ya que la misma no “ayuda” a predecir el valor de Y. Por ejemplo, un auditor debe analizar la razonabilidad de las ventas anuales registradas por una cadena de tiendas de un producto determinado; si para este objetivo aplica el análisis de regresión el enfoque podría ser el de establecer un modelo capaz de predecir qué ingresos sería razonable que tuviera cada una de las tiendas de la cadena de productos (variable dependiente), con base en los metros cuadrados de cada tienda, la renta media de los habitantes de la zona, la venta o no de determinadas categorías de productos y cualquier otro factor que el auditor considere que impacte en las ventas estimadas (variables independientes). Variable Significado Y Variable dependiente (variable a predecir) X Variable independiente β0 El valor de la ordenada donde la línea de regresión se intersecta al eje Y (intercepto) β1 El coeficiente de regresión poblacional (pendiente de la línea). Representa la respuesta de Y a cambios en X ε Error Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 37 El modelo tendrá más sentido cuanto mayor sea la relación (ya sea positiva o negativa) entre la variable dependiente y las independientes; en el caso analizado, se espera que la tienda tenga mayores ventas, a mayor superficie a mayor alquiler (si es una tienda de productos de precios elevados) o menor alquiler (si es de precios moderados) del público objetivo, a mayor número de referencias, etc. La parametrización de las variables independientes se puede realizar en términos numéricos (para metros cuadrados de cada tienda: 100, 150, 200, etc.) o en términos binomiales (para venta de artículos “reclamo”: 0 para opción “sí” y 1 para opción “no”). La ventaja del análisis de regresión respecto a los métodos anteriores es que, al tener una base estadística, permite cuantificar la precisión de la expectativa en términos matemáticos. Hay muchos programas informáticos que permiten llevar a cabo el análisis de regresión, entre ellos la hoja de cálculo Excel que lo hace a dos niveles. Análisis digital (Ley de Benford) La Ley de Benford o Análisis de Frecuencia Digital es una técnica de análisis utilizada para detectar configuraciones anómalas de los datos en conjuntos de datos que cumplen determinados criterios. La ley de Benford dice que, si se toman números de manera aleatoria y se calculan las frecuencias de sus primeros dígitos significativos, los números con primer dígito significante 1 representarían el 30%, mientras que los números con primer dígito significante 9 representarían el 4.5%. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 38 Tomado de: http://blog.kleinproject.org/?p=1634&lang=es Si se tiene un conjunto de datos numéricos, financieros o de otro tipo, cuyas características permiten deducir que cumplen los parámetros de la Ley de Benford, al aplicar este análisis sobre estos datos, se obtiene como resultado aquel conjunto de datos que no encajan en la composición típica de esos datos. El estudio de estos datos “atípicos”, su análisis y el análisis de su documentación soporte, permitirá concluir si se trata de datos correspondientes a anomalías o irregularidades o bien se apartan de la tipicidad por motivos justificados. Esta Ley sostiene que los números correspondientes a medidas de fenómenos o sucesos “naturales” del mismo tipo, relacionados entre ellos, tienen mayor probabilidad de empezar por el dígito 1 que por el 2, por el 2 mayor probabilidad que por el 3, y así sucesivamente. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 39 Análisis de datos (Data Analytics) No obstante, que el concepto de herramientas de análisis de datos es bastante amplio, que va desde las hojas de cálculo hasta complejo software instalado en servidores de bases de datos de uso muy especializado, deben considerarse las herramientas diseñadas específicamente para los auditores como IDEA o ACL. Es con estas herramientas, diseñadas específicamente para las necesidades de los auditores, como se pueden alcanzar elevados niveles de eficacia y eficiencia en la ejecución de pruebas de auditoría, con una relación coste beneficio muy satisfactoria, y posibilitando el análisis de volúmenes masivos de datos. Las principales áreas en las que se puede ejecutar pruebas de auditoría con herramientas de análisis de datos son: • Procedimientos analíticos. • Pruebas de controles. • Pruebas sustantivas. • Detección de fraudes y anomalías. • Análisis de la segregación de funciones. • Re ejecución de procesos. Actualmente, en entornos de e-administración casi totalmente automatizados, en los que toda la información con relevancia en la gestión económica se encuentra almacenada en tablas de una base de datos; estas técnicas adquieren una creciente importancia. El Data Analytics Working Group de IAASB utiliza la siguiente definición: El análisis de datos (Data Analytics), cuando se utiliza para obtener evidencia en una auditoría, es la ciencia y arte de descubrir y analizar patrones, pautas, desviaciones e inconsistencias, y extraer otra información útil de los datos que subyacen o están relacionados con el objeto de la auditoría mediante el análisis, el modelado y la visualización, con la finalidad de planificar o ejecutar la auditoría. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 40 4. El Procesode Procedimiento Analítico (4 fases): El uso de procedimientos analíticos puede considerarse un proceso que consta de cuatro fases. La primera fase es el proceso de formación de expectativas. Acá, el auditor se forma una expectativa de saldo de cuenta o relación financiera y determina la precisión de la expectativa y, por lo tanto, en parte, la efectividad del procedimiento analítico. Las tres fases restantes consisten en la identificación, investigación y evaluación de la diferencia entre el valor esperado del auditor y el valor contable registrado a la luz de la evaluación de la materialidad del auditor. En la segunda fase, identificación, el auditor identifica si existe una fluctuación inusual entre las cantidades esperadas y registradas. En la tercera, investigación, el auditor investiga la causa de las diferencias inesperadas al considerar las posibles causas y la búsqueda de información para identificar las causas más probables. Finalmente, en la fase de evaluación, el auditor evalúa la probabilidad de representación errónea de importancia relativa y determina la naturaleza y el alcance de los procedimientos de auditoría adicionales que puedan ser necesarios. 4.1. Formación de Expectativas (Fase I) Es la fase más importante del proceso del procedimiento analítico. Cuanto más precisa sea la expectativa (es decir, cuanto más cercana esté la expectativa del auditor al equilibrio o relación correcta), más eficaz será el procedimiento para identificar posibles distorsiones. Formación de Expectativas Identificación De Diferencias Investigación De Diferencias Evaluación Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 41 La eficacia de un procedimiento analítico es función de tres factores relacionados con la precisión con la que se desarrolla la expectativa: a) La naturaleza de la cuenta o afirmación; Los procedimientos analíticos se basan en las relaciones entre los datos, por ejemplo, cómo se compara este año con el último y cómo los montos en un balance se relacionan con los artículos de ingresos y gastos. Cuanto más predecibles sean las relaciones, más precisa será la expectativa. Los siguientes son factores que un auditor puede considerar para predecir el monto de una cuenta: • La naturaleza subjetiva u objetiva de los elementos en el saldo de una cuenta (por ejemplo, si la cuenta comprende estimaciones o la acumulación de transacciones) • Mezcla de productos. • Perfil de la empresa (por ejemplo, el número de tiendas o los distintos lugares) • La discreción de la administración (por ejemplo, estimaciones) • Estabilidad del medio ambiente. • Cuenta de resultados o cuenta de balance. b) La confiabilidad y otras características de los datos. Al formar una expectativa, el auditor debe considerar: el nivel de detalle en el que el auditor puede basar su expectativa y la fiabilidad de los datos. En términos generales, cuanto más desagregados estén los datos, más precisa será la expectativa. Por ejemplo, el uso de datos mensuales en lugar de anuales tiende a mejorar la precisión de la expectativa. La preparación de una expectativa por tienda o división es también más precisa que una expectativa basada en datos consolidados. Cuanto más confiable sea la fuente de los datos, más precisa será la expectativa. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 42 Los siguientes son factores relacionados con la confiabilidad de los datos que el auditor puede considerar: • Fortaleza del control interno de la empresa. Cuanto más fuerte sea el control interno sobre la información financiera, más confiables serán los datos. • Datos externos versus datos internos y grado de independencia. Los datos de fuentes más objetivas o independientes son más confiables (por ejemplo, generados por terceros versus gestión generada). • Datos no financieros versus financieros o datos que han sido sujetos a procedimientos de auditoría versus datos que no han estado sujetos a procedimientos de auditoría. El uso de datos no financieros confiables (por ejemplo, la cantidad de metros cuadrados de almacén o las tasas de ocupación) y el uso de datos que han sido sometidos a procedimientos de auditoría mejoran la precisión de la expectativa. El auditor debe evaluar la confiabilidad de los datos utilizados para desarrollar sus expectativas, teniendo en cuenta, si es necesario, los resultados de otros procedimientos relacionados. Cuando se usan procedimientos analíticos sustantivos para probar tanto la sobreestimación como la subestimación, el auditor debe asegurarse de que los datos utilizados para construir la expectativa sean confiables en ambas direcciones. c) La precisión inherente del método de expectativa utilizado. Las expectativas se pueden desarrollada con métodos tan simples como usar los datos de ventas del año anterior, como la expectativa para las ventas del año en curso o tan complejo como el análisis de regresión múltiple que incorpora tanto financieros (por ejemplo, costo de bienes vendidos) datos no financieros (por ejemplo, metros cuadrados en tiendas) para predecir las ventas minoristas. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 43 El auditor debe seleccionar el tipo de método de expectativa más apropiado para usar en una cuenta considerando el nivel de garantía deseado para el procedimiento. Determinar qué tipo de método de expectativa es apropiado es una cuestión de juicio profesional; sin embargo, la precisión inherente del método de expectativa utilizado es una consideración en el desarrollo de la expectativa. Algunos métodos para expectativas son: • Análisis de tendencias. • Análisis vertical. • Pruebas de razonabilidad. • Análisis de regresión. 4.2. Identificación (Fase II) La identificación comienza comparando el valor esperado del auditor con el monto registrado. Toda vez que el auditor desarrolló una expectativa con una cantidad particular de diferencia que podría ser aceptada sin más explicación, se comparan las diferencias inesperadas con el umbral. En las pruebas sustantivas, un auditor que comprueba la posible distorsión del valor contable de una cuenta determina si la diferencia de auditoría es menor que el umbral del auditor. Si la diferencia es menor que el umbral aceptable, teniendo en cuenta el nivel de seguridad deseado del procedimiento, el auditor acepta el valor contable sin más investigación. Si la diferencia es mayor, el siguiente paso es investigar la diferencia. 4.3. Investigación (Fase III) En esta fase, el auditor debe evaluar posibles explicaciones de la diferencia. Cuanto mayor sea la precisión de la expectativa (es decir, cuanto más cercana esté la expectativa a la cantidad correcta), mayor será la probabilidad de que la diferencia entre las cantidades esperadas y registradas se deba a distorsiones en lugar de causas de incumplimiento. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 44 La diferencia entre la expectativa de un auditor y el valor contable registrado de una cuenta (valor de una cuenta no sujeto a procedimientos de auditoría) puede deberse a varias causas: (a) La diferencia se debe a distorsiones. (b) La diferencia se debe a factores inherentes que afectan la cuenta auditada (por ejemplo, la previsibilidad de la cuenta o la subjetividad de la cuenta). (c) La diferencia se debe a factores relacionados con la confiabilidad de los datos utilizados para desarrollar la expectativa. Por ejemplo, datos que han estado sujetos a procedimientos de auditoría versus datos que no han estado sujetos a procedimientos de auditoría. Si el auditor cree que la diferencia es más probable debido a factores relacionados con la precisión de la expectativa, el auditor debe considerarsi una expectativa más precisa puede ser desarrollada de manera rentable. De ser así, el procedimiento analítico debe ser reformado en base a la nueva expectativa, y la nueva diferencia debe ser calculada. Por otra parte, el auditor puede descartar las causas b y c como explicaciones de la diferencia inesperada y, a continuación, puede evaluar la diferencia inesperada como una representación errónea potencial. El auditor debe entonces realizar un análisis e investigación adicionales para evaluar las causas más probables e identificar una explicación admisible. Al evaluar si una explicación es admisible, el auditor podría considerar factores tales como • La comprensión de las situaciones observadas al realizar el trabajo de auditoría en otras áreas, en particular al realizar el trabajo de auditoría sobre los datos utilizados para desarrollar la expectativa. • Informes de administración y junta que contienen explicaciones de las variaciones significativas entre los resultados presupuestados y reales. • Revisión de actas y decisiones de la junta o administración. • Información sobre eventos inusuales ocurridos en años anteriores (esto puede indicar los tipos de eventos inusuales que podrían haber afectado los datos del año en curso). Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 45 Cuando los procedimientos analíticos sirven como pruebas sustantivas, el auditor debe confirmar ordinariamente las explicaciones de diferencias significativas al obtener suficiente evidencia de auditoría adecuada. Los procedimientos utilizados para corroborar la explicación dependen de la naturaleza de la explicación, la naturaleza del saldo de la cuenta y los resultados de otros procedimientos sustantivos. Se pueden emplear las siguientes técnicas: • Consultas de personas ajenas a la organización del cliente. • Consultas de personas independientes dentro de la organización del cliente. • Evidencia obtenida de otros procedimientos de auditoría. • Examen de evidencia de respaldo. 4.4. Evaluación (Fase IV) La fase final del proceso del procedimiento analítico consiste en evaluar la diferencia entre el valor esperado del auditor y el monto registrado. Normalmente no es posible identificar los factores que explican la cantidad exacta de una diferencia; sin embargo, el auditor debe intentar cuantificar esa parte de la diferencia para la cual se pueden obtener explicaciones admisibles y, cuando corresponda, confirmar y determinar que la cantidad que no se puede explicar es lo suficientemente pequeña como para permitirle concluir sobre la ausencia de material declaración errónea. Si no se puede obtener una explicación razonable, el auditor debe determinar si las incorrecciones no corregidas son materiales, individualmente o en conjunto. El auditor debe tener en cuenta: (a) El tamaño y la naturaleza de las declaraciones equivocadas, tanto en relación con clases particulares de transacciones, saldos de cuenta o revelaciones y estados financieros en general, y las circunstancias particulares de su ocurrencia. (b)El efecto de incorrecciones no corregidas relacionadas con períodos anteriores en las clases relevantes de transacciones, saldos de cuenta o revelaciones y los estados financieros en su conjunto. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 46 5. Los Procedimientos Analíticos y el Fraude. En la mitología griega, Ápate era una diosa que personificaba el engaño. Salió de la caja de Pandora. En la mitología romana, una de las sirvientes del dios Mercurio, era Fraus, quien era la diosa de la traición. De allí procede la palabra fraude. De acuerdo con el diccionario de la Real Academia Española, entre las acepciones de fraude se encuentran las siguientes: 1. m. Acción contraria a la verdad y a la rectitud, que perjudica a la persona contra quien se comete. 2. m. Acto tendente a eludir una disposición legal en perjuicio del Estado o de terceros. Si bien el objetivo principal de una auditoría no es el de detectar la existencia de fraude, si existe relación entre la manera de adelantar el trabajo por parte del auditor y la posibilidad de advertirlo. En particular, la norma internacional de auditoría 240, trata de la responsabilidad del auditor respecto del fraude en la auditoría a los estados financieros. Más específicamente, se refiere a los procedimientos analíticos y la indicación de la existencia de un posible fraude. En dicha norma, el concepto de fraude es el de una acción intencionada, mediante engaño, cuyo propósito es conseguir una ventaja injusta o ilegal. La responsabilidad del auditor es advertir sobre la situación que da lugar a una incorrección material en los estados financieros más que la de determinar si se ha producido un fraude desde el punto de vista legal. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 47 Respecto de los riesgos de incorrecciones materiales debidas a fraude, se consideran relevantes: 1) Incorrecciones debidas a información financiera fraudulenta. La información puede estar manipulada por la dirección de la compañía, mediante incorrecciones intencionadas para engañar a los usuarios de los estados financieros; por ejemplo, para maximizar remuneraciones basada en resultados, minimizar impuestos o sobrevalorar resultados con el propósito de obtener financiación bancaria. Algunos ejemplos de manipulaciones pueden ser: la alteración de los registros contables o la documentación soporte, falsear u omitir hechos o transacciones, la aplicación errónea intencionada de principios contables, asientos ficticios o manipulación de juicios e hipótesis en que se basan las estimaciones. La información financiera puede alterarse de manera fraudulenta, al omitir, adelantar o retrasar la inclusión en las cuentas contables, de transacciones que se han producido durante el período auditado; ocultar, o no revelar, hechos que pueden afectar a los valores registrados; modificar los registros y términos relacionados con transacciones importantes e inusuales. 2) Incorrecciones debidas a apropiación y/o uso indebido de activos. Pueden tener origen en la sustracción de activos, que suele ir acompañada de registros o documentos falsos, y que puede lograrse mediante diversas formas, tales como: malversación de ingresos, sustracción de activos, desvío de fondos, pagos a proveedores ficticios, comisiones ilegales o utilización de activos para uso personal. Cuando un auditor recoge información para identificar riesgos de incorrecciones materiales debidos a fraude, debe considerar ambos tipos de incorrecciones, mantener una actitud de especial escepticismo profesional (actitud que incluye una mente crítica y la evaluación de los procedimientos de auditoría - particularmente importante en relación con el riesgo de fraude) y aplicar los requerimientos de la NIA 240 para la identificación y valoración de los riesgos de fraude y diseño de la respuesta adecuada en la realización de la auditoría. Procedimientos Analíticos en Auditoría www.auditool.org pág. 48 Se deben considerar las posibilidades de elusión de los controles y reconocer que los procedimientos de auditoría que son eficaces para detectar errores pueden no ser apropiados en el contexto de un determinado riesgo de fraude. También debe considerarse la posibilidad de que una incorrección debida a fraude pudiera darse, a pesar de la experiencia en la entidad, así como respecto a la honestidad y la integridad de la dirección y los responsables de gobierno. Cuando se produce el fraude, generalmente están presentes tres aspectos (lo que se denomina triángulo del fraude): (1) Personal directivo u otros empleados tienen un incentivo o presión que proporciona una razón para cometer el fraude. (2) Hay circunstancias tales
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