2 SistemasdeGestionEmpresarial

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2 SISTEMAS DE GESTIÓN EMPRESARIAL 
Históricamente, las compañías han creado islas de información, varios sistemas 
que operan o manejan diferentes segmentos del negocio. Algunas veces estos sistemas 
diferentes están integrados entre sí y algunas veces no. En ocasiones están fuertemente 
enlazados y en otras no tienen vínculos fuertes. Todos estos sistemas, que en su mayoría 
son independientes requieren mantenimiento; el costo operativo y administrativo de 
hacerlo, la mayoría de las veces en una forma redundante, es en ocasiones mayor que el 
de implementar otro sistema nuevo. La mayoría de las compañías fracasan al 
implementar los Sistemas de Gestión Empresarial porque esperan beneficios financieros 
diferentes a los que el paquete ofrece propiamente y en otras ocasiones tratan de 
implementar sistemas que aunque parecen muy innovadores no cumplen con el perfil de 
sus necesidades. 
2.1 INTRODUCCIÓN 
El ERP, Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés, integra todos los 
procesos relevantes de una empresa. Todas las transacciones quedan registradas desde 
su origen en una sola base de datos, en la cual se puede consultar en línea toda la 
información relevante para administrar el negocio. Entre los principales beneficios que 
se pueden alcanzar con la implementación de un Sistema de Gestión Empresarial 
existen: Control de la operación, eficiencia administrativa, productividad, servicio a 
clientes, ahorros en costos operativos, visibilidad de las operaciones, soporte a toma de 
decisiones, preparación para e-business, etc. 
Un Sistema de Gestión Empresarial es un sistema de información integral que 
soporta los procesos y la administración de recursos de una organización. El sistema 
consta de varias aplicaciones cuya integración facilita la administración de la cadena de 
suministro y las operaciones del día a día. 
2.2 IMPLEMENTACIÓN DE LOS ERP EN LAS EMPRESAS 
2.2.1 PREPARATIVOS A LA IMPLEMENTACIÓN 
Un proyecto de implementación de un sistema de ERP es usualmente largo y 
complejo ya que envuelve el desarrollo de un nuevo sistema de información, junto con 
el rediseño de los esquemas de trabajo. En la mayoría de los casos es el proyecto de 
tecnología más grande y trascendente de la empresa. El proyecto es por definición de 
alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable 
de desarrollo y una programación reducida de tiempo. En este proyecto es indispensable 
un acoplamiento mutuo tanto del sistema a la organización como de la organización al 
sistema. 
Una empresa que use una metodología bien definida para la implementación de 
un Sistema de Gestión Empresarial, desde la etapa de selección hasta la etapa de 
operación, puede reducir el grado de riesgo y mejorar la probabilidad de que dicha 
implementación sea un éxito. 
2.2.2 CARACTERÍSTICAS DE UN DESARROLLO DE IMPLEMENTACIÓN 
 Algunas de las características de una implantación metódica de un Sistema de 
Gestión Empresarial en una empresa son: 
• Complejidad. Un sistema de ERP es unos de los sistemas más complejos en 
la actualidad dentro de la categoría de sistemas de información. Incluye una 
amplia gama de aplicaciones que dan servicio a diferentes procesos 
organizacionales. Debido a esto, una de las tareas más importantes en el 
comienzo del proyecto es definir las fronteras y los alcances del sistema, 
para poder hacer que toda la implementación gire en torno a estos límites 
previamente definidos. 
• Flexibilidad. Es particularmente importante en la estrategia del sistema, ya 
que la empresa estará interesada en una implementación realizada a su 
medida para poder aprovechar y crear ventajas competitivas. 
• Alcance de la aplicación. La implementación de un nuevo sistema de ERP 
debe ofrecer una solución única que incluya todas las áreas de la compañía. 
• Infraestructura tecnológica. Un sistema de ERP debe estar basado en una 
tecnología avanzada. En la mayoría de las empresas, la migración al nuevo 
sistema requiere remplazar la infraestructura existente. Esta actividad 
incrementa en un grado considerable la inyección de capital y requiere en 
algunos casos parar el negocio temporalmente para la implementación. Por 
ello esta posibilidad debe ser considerada desde el comienzo del proyecto 
de implantación. 
• Cambios en los procesos organizacionales. La implementación de un 
Sistema de Gestión Empresarial implica un cambio masivo en los procesos 
de trabajo y en los flujos de la información de la empresa. Por naturaleza, 
introducir cambios es un proceso políticamente difícil que puede disparar la 
resistencia de grupos o personas conservadoras, por ello, es recomenbable 
incluir, una vez tomada la decisión de la implementación, una campaña de 
publicidad para dar a conocer y "promocionar" el sistema a lo largo y ancho 
de la empresa. 
• Intensidad de la relación con el proveedor del sistema. Ésta puede variar 
dependiendo del tamaño del sistema que se esté implantando. Pero de 
cualquier manera, dada la importancia que tiene para la empresa el éxito de 
la implantación del sistema, la relación con el diseñador del paquete debe 
volverse muy intensa. El éxito del proyecto depende en gran medida de que 
ésta sea una buena relación. 
• Involucramiento de los usuarios. Hay estudios que demuestran que el 
involucramiento de los usuarios finales y los desarrolladores es muy 
importante y que el grado de habilidades de los usuarios es un factor clave 
para el éxito del sistema. 
2.2.3 COSTO – BENEFICIO 
La implementación de un Sistema de Gestión Empresarial en la empresa no es la 
etapa final del proceso que garantiza el óptimo funcionamiento de la organización. El 
éxito a largo plazo del proyecto se basa en la implementación de un plan de seguimiento 
de calidad y un plan de optimización posterior a la implantación. La optimización trae 
nuevas ideas que no fueron consideradas durante la implementación del proyecto o que 
estaban fuera del alcance, como la expansión del software implementado, hardware para 
hacer más eficientes los procesos existentes, etc. 
La optimización debe ser planeada y ejecutada con el mismo cuidado con el que 
se ejecutaron los procesos de la propia implementación. Como regla, debemos seguir 
una metodología documentada, que tenga detalles del proyecto, así como fechas 
compromiso y responsables de las tareas. 
Primero deben ser establecidos los objetivos de la optimización. Para ello 
también se debe evaluar el estado actual del sistema ya implementado, la funcionalidad 
y el impacto en los procesos actuales del negocio. 
El proceso de optimización es una herramienta para alcanzar la eficiencia 
organizacional deseada por la empresa. Optimizar no es un sinónimo de fracaso del 
sistema actual, solo se debe ver como parte del proceso de mejora continua. 
La decisión de invertir una cantidad considerable de capital en un proceso de 
implementación de un Sistema de Gestión Empresarial refleja la disponibilidad de la 
administración para cambiar la manera tradicional de operar de la empresa. Las 
organizaciones que puedan adoptar y adaptarse a un Sistema de Gestión Empresarial 
integral e implementar con éxito toda la inversión asociada al mismo, podrán 
aprovechar sus ventajas haciéndose así más competentes en el mercado. 
2.2.4 CONCLUSIONES 
El procedimiento de implementación cuenta con 6 etapas: definición, 
entrenamiento, modelado, configuración, puesta en marcha y optimización. En la 
definición se hacen tareas como análisis de requisitos y alcance inicial, firma de 
contrato y estrategia de proyecto. La etapa de entrenamiento incluye la capacitación de 
líderes de proyecto para las aplicaciones funcionales y técnicas de software. La etapa de 
modelado supone un análisis de la situación actual de la compañía y la definición de la 
nueva etapa de trabajo. Durante la configuración se instala el software de acuerdo al 
modelo de trabajo y se realizan las pruebas oportunas. La puesta en marcha se encarga 
de la revisión delproducto final. Por último la optimización trata la mejora continua de 
los procesos y el entrenamiento periódico a los usuarios finales. 
Los Sistemas de Gestión Empresarial juegan un papel fundamental en las 
grandes empresas actuales. Usualmente el mayor problema es que las empresas 
importantes han ido creciendo con el paso de los años, adquiriendo diversas compañías 
que manejaban pequeños sistemas de gestión, en muchos casos diseñado especialmente 
a las necesidades de cada compañía o en muchas otras adquirido como un producto 
comercial. De esto modo la empresa que absorbe a las demás debe actualizar todos los 
sistemas de gestión, para unificarlos al suyo. 
El primer paso crucial en la implementación de un Sistema de Gestión 
Empresarial, es el de escoger qué es lo que la empresa debe usar, basado en las 
necesidades de la misma. Es decir, podemos caer en el error de querer usar un sistema 
muy sofisticado para una pequeña empresa que ni siquiera recuperará la inversión; o 
podemos caer en el error de no haber dimensionado adecuadamente los sistemas de 
nuestra compañía y escoger un sistema que se quede corto para nuestras necesidades, y 
que después sea necesario ampliar o modificar, y en el peor de los casos eliminar de 
nuestra compañía para implementar uno nuevo. Los sistemas en sí no sirven sin un 
propósito, y el “Enterprise Resource Planning” no es una excepción. Si el sistema que 
queramos implementar no tiene la justificación de un considerable retorno de la 
inversión, difícilmente será aceptado por la alta dirección de la empresa. 
La implementación de los Sistemas de Gestión Empresarial es uno de los retos 
más interesantes a los que se enfrenta una compañía; bien planificado e implementado 
puede significar el éxito de la misma. 
2.3 LA GESTIÓN DE ALBARANES 
La gestión de albaranes es uno de los pilares del control administrativo de la 
empresa. Un albarán es un documento que refleja los movimientos de mercancías entre 
empresas. Cada entrada o salida de productos de una empresa debe ir acompañada del 
correspondiente albarán, donde se especifican los detalles de la operación. Los datos 
más comunes que aparecen en un albarán son el número del albarán, la serie, la fecha, el 
importe, el tipo de IVA, el código y nombre del cliente, el código y la descripción de los 
artículos involucrados en la transacción de mercancía etc. El albarán pues, puede tener 
varias líneas si hay más de un artículo que especificar. 
Este sistema de trabajo permite a la empresa cada un periodo de tiempo fijado 
por ella misma la facturación automática de todos los albaranes correspondientes a ese 
periodo, generando así la factura, que es el documento formal de requerimiento de pago 
por parte del cliente. Además la gestión de albaranes permite en todo momento conocer 
el stock existente en la empresa, con el consiguiente control de pedidos a los 
proveedores. 
La aplicación implementada en el Proyecto trata la gestión de los albaranes de 
una empresa, que es un tema con el que deben lidiar las empresas diariamente. La 
aplicación permite la consulta de los albaranes almacenados en la base de datos, así 
como su edición y la inserción de otros nuevos. Todo ello con un entorno cómodo e 
intuitivo de trabajo, y con unas herramientas de ayuda al usuario, tales como la 
búsqueda de clientes, artículos, calendarios, y tratando siempre de presentar la mayor 
cantidad de información en pantalla al usuario, de forma ordenada.