Organizacion Administrativa

Vista previa del material en texto

Universidad Nacional Experimental de Guayana
Vicerrectorado Académico
Coordinación General de Pregrado
Proyecto de Carrera Contaduría Pública
Unidad Curricular Fundamentos de Administración
Sección 01
La Organización
Facilitador: Autores:
Ciudad Guayana, Junio del 2022
Índice
Introducción.
La Organización como fase del proceso administrativo	4
Elementos básicos de la organización formal	5
Centralización y descentralización	7
	Ventajas.	8
	Desventajas.	9
Organización formal e informal	10
Los Organigramas	11
Tipos de Organigramas	12
	Organigrama Vertical.	12
	Organigrama horizontal.	13
	Organización matricial.	13
Diseño del Organigrama	13
Conclusión	15
Referencias Bibliográficas	16
Introducción
El área administrativa comprende una parte fundamental, debido a que realiza e inspecciona todas las tareas tanto administrativas como operativas, cooperando con algunas funciones contables, que posteriormente serán revisadas por el departamento de contabilidad; además de analizar los procesos implementados, las labores de cada trabajador, los recursos utilizados y la manera de implementarlos, con el propósito de mostrar la situación real de la empresa y permitiendo desarrollar políticas de mejoras en donde se requiera.
Las actividades administrativas de toda esa labor, la cual debe ser guiada por un buen gerente que pueda llevar el control y tomar las decisiones más acertadas en la empresa. Asimismo, el gerente debe poseer diferentes capacidades en el área, como habilidades cognitivas, comunicativas, proactividad, espíritu emprendedor, liderazgo, inteligencia emocional y ejecutiva, y así poder administrar los recursos ordenadamente, ya sean económicos o físicos. 
Así pues, todo gerente debe conocer que el área administrativa comprende diversos principios que permiten gerenciar adecuadamente cualquiera entidad, cada principio se relaciona con otro, formando una unión de distintos saberes. Parte de esos principios se encuentra la organización administrativa.
La Organización como fase del proceso administrativo
La organización, es un conjunto de reglas, cargos, comportamientos que han de respetar todas las personas que se encuentran dentro de la empresa, la función principal de la organización es disponer y coordinar todos los recursos disponibles como son humanos, materiales y financieros.
Cualquier organización que desee alcanzar eficazmente sus metas planeadas, deberá establecer la manera bajo la cual el personal colaborará para hacerlo posible. Para esto, se deberá definir, establecer y mantener una estructura que dará soporte a las necesidades organizacionales.
Es la función de organización, la que se encarga de crear las bases sobre las cuales la organización a través de los diferentes equipos laborales, podrán cooperar entre ellos y trabajar eficazmente, ya que poseerán conocimiento del rol que han de desempeñar y de cómo se relacionan sus funciones entre sí.
La función de coordinación o dirección esencialmente estará ligada a las relaciones interpersonales de la organización. Esta función entonces complementa a las otras y permite la relación laboral con los empleados al transmitir instrucciones, fomentando la buena comunicación a la hora de dirigir.
Ahora bien, el proceso administrativo de organizar se basa en principios que se deben considerarse para un mejor desempeño de las funcionalidades:
1. Objetivo.
Todas las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y los propósitos de la empresa, la existencia de un puesto o área solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos y metas fijados por la empresa.
2. Especialización.
El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad; mientras más específico y menor campo de acción tenga un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.
3. Jerarquía.
Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el más alto nivel ejecutivo hasta el nivel más bajo del personal obrero.
4. Unidad de mando.
Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un jefe o coordinador de área, y que los subordinados no deberán reportarse más que a un solo jefe directo.
5. Difusión.
La obligación de cada puesto que cubre autoridad y responsabilidad debe publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con el mismo.
6. Equilibrio.
En toda estructura existe la necesidad del equilibrio, aplicación de los principios o técnicas, todo ello conlleva a una necesidad de equidad para asegurar la eficacia global de la estructura organizativa, de manera de que se puedan cumplir los objetivos de la empresa sin afectar las funcionalidades de otro colaborador.
Elementos básicos de la organización formal
La organización está integrada por diversos elementos que se deben tomar en cuenta para el desarrollo adecuado de este principio, parte de esos elementos están:
· Factores de producción.
En este numeral se considera todos los elementos de la cadena productiva, es decir, todos los elementos involucrados directamente con las actividades productivas de la empresa, a lo que se dedica, los cuales pueden ser la trasformación de la materia prima en bienes o servicios, como por ejemplo, la maquinaria utilizada, los trabajadores involucrados, softwares necesarios, entre otros. Engloba todo lo necesario para las actividades operativas de la empresa.
· Factores de dirección.
Son todos aquellos elementos que acompañan el proceso productivo, lo vigilan y controlan, pero no toman parte directa en él, sino indirecta, garantizando su funcionamiento. Por ejemplo, los cargos directivos, las herramientas que se utilizan para la publicidad de la empresa, imagen empresarial, entre otros.
· Recursos.
Son todos los elementos fundamentales sin los cuales sería imposible llevar a cabo la labor productiva y administrativa de la entidad, los cuales pueden ser materiales físicos (materia prima, energía, maquinaria, mercancía) o inmateriales (mano de obra, conocimiento en el trabajo, sistemas administrativos).
· Toma de decisiones.
Es el proceso durante el cual una persona debe escoger entre una o varia alternativas. En el proceso administrativo inicia en la primera etapa, que es la previsión. En el contexto laboral, el directivo es la persona clave en relación con la toma de decisiones. Es el que por lo regular toma las decisiones u orienta a que éstas se tomen. 
Siendo el proceso administrativo la forma en que se lleva a cabo la administración, su primera etapa es la previsión, la cual implica anticipación, ver hacia el futuro en cuanto a un proyecto o idea. Por lo tanto, es donde se define el objetivo, se investiga y se presentan alternativas para la decisión.
El método científico surgió a través del tiempo, a partir de la experiencia práctica y empírica de científicos en las diferentes disciplinas: astrónomos, químicos, físicos y biólogos, administradores e ingenieros, entre otros. Se reconoce a Sir Francis Bacon como el primero en describir formalmente el método hace más de cien años. La intención original fue tener una guía para la investigación en las ciencias físicas, pero el método se adapta fácilmente a cualquier tipo de problema y disciplina.
· Trabajo en equipo.
Todas las organizaciones poseen un sistema de comportamiento, que se incluye en la filosofía, valores, visión, misión y metas de la organización, ya sea expresa o tácitamente, en cuanto a calidad del liderazgo, comunicación y dinámica. Esto es parte de la naturaleza tanto formal como informal de la organización, y se relaciona con un entorno social lleno de variantes que influyen en la organización. Todos estos elementos se combinan entre sí para crear una cultura en la que las actitudes personales de los empleadosy los factores situacionales pueden producir motivación y cumplimiento de metas o lo opuesto.
Centralización y descentralización
La centralización y la descentralización son términos que se relacionan a los modelos de administración y control de la autoridad, que se contra ponen, y que pueden ser aplicadas, una u otra, en una organización, departamento, o sistema político.
La centralización, por una parte, consiste en delegar todas las funciones administrativas, presupuestarias y sociales de una empresa a una persona. Indica la acción de concentrar la autoridad, es decir, la toma de decisiones recae o se centraliza sobre una persona o grupo en específico de individuos a fin de optimizar el sistema de trabajo de una organización o administración de una empresa. Igualmente se relaciona con la administración de instituciones públicas y la gestión gubernamental. En este caso, todas las decisiones las toma la figura de mayor rango de un gobierno y ls demás departamentos o entes la cumplen.
Por otra parte, la descentralización es la acción de transferir o delegar la autoridad a otras jerarquías, es decir, otros departamentos o unidades de una organización o gobierno, pueden tomar decisiones y generar mayores beneficios en equipo. En política, las descentralización es un término que se refiere ceder el poder a otros entes u organizaciones gubernamentales a fin de que den soluciones es a diversas situaciones que les atañen directamente. En este caso, la descentralización pude ser en mayor o menor grado, según sea designado.
Ventajas.
Tanto la centralización como la descentralización tienen una serie de ventajas en cuanto al manejo de la autoridad y su efectividad.
1. Centralización.
a. Quienes tienen el poder u la autoridad de tomar decisiones tienen una visión amplia de la empresa o gobierno.
b. Posibilita que la toma de decisiones sea uniforme a nivel general, lo que facilita la aplicación de métodos y políticas de trabajo.
c. Se evita realizar un mismo trabajo más de una vez por problemas o falta de comunicación.
d. Quienes tienen mayor autoridad deben contar con una preparación especializada y que corresponda a sus obligaciones. Es decir, implica mayor capacitación y conocimientos.
2. Descentralización.
a. Se incrementa la capacitación de las jerarquías inferiores.
b. Los jefes de departamento son los que tomas las decisiones directamente, por lo que se hace un mejor aprovechamiento y uso del tiempo.
c. Se puede tener un mayor control de ciertos temas laborales o gubernamentales.
d. Se incrementan las capacitaciones al personal subordinado.
Desventajas.
De igual forma, tanto la centralización como la descentralización tienen diversas desventajas que pueden hacer dudar a las personas y gerentes sobre cuál de estas es la más conveniente. Sin embargo, uno u otro modelo administrativo será menos recomendado según la situación a la que se haga referencia.
1. Centralización.
a. Suele haber demoras en la comunicación u orientaciones por la distancia que existe entre las autoridades y demás subordinados.
b. Los jefes o autoridades suelen estar recargados de trabajo debido al gran número de tareas que deben atender.
c. Limita el desarrollo de las subdivisiones y se reduce la motivación de los empleados.
d. Muchas veces las autoridades desconocen las problemáticas de los demás departamentos que dirige.
2. Descentralización.
a. En ocasiones las decisiones de los departamentos u organizaciones no están alineadas según los términos generales que los rigen.
b. Puede haber pérdida de tiempo y dinero en el caso de que dos o más personas, sin saberlo, trabajen en una misma tareas que puede ser resulta por uno solo.
c. No se toman en cuenta los conocimientos de los especialistas porque pertenecen al departamento central de la empresa u organización.
d. Puede ocurrir, que los departamentos no cuenten con los equipos apropiados para el desarrollo de sus tareas por falta de capacitación, lo que afectaría la capacidad productividad de la empresa y retrasaría las labores realizadas en la misma.
Organización formal e informal
Los principios y contingencias del proceso organizacional, sus implicaciones estructurales, así como los modelos y estrategias de intervención forman parte de los procesos organizativos, por lo que comprender los conceptos de la clasificación de la organización es de gran importancia.
Por una parte, la organización formal está basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada y formalizada por los ejecutivos.
Generalmente este tipo de organización está aprobada por la dirección y comunicada a todos los colaboradores a través de manuales de organización, descripción de cargos, organigramas, políticas organizativas y demás procedimientos que establezcan las empresas. En otras palabras, es la organización formalmente oficializada por la empresa.
En contraste, la organización informal, es la que emerge espontáneamente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes y fieles colaboradores de la empresa.
La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal. Asimismo, comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen naturalmente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización formal.
Es importante que tanto como la organización formal como la informal respondan a una buena coordinación de las actividades que se requieren cumplir y dividir el trabajo según las capacidades y competencias de cada integrante de la empresa, igualmente, se deben establecer reglas y maneras de ejecutar las tareas, de manera de que exista una uniformidad en los procedimientos y de que no existan variaciones inesperadas en los resultados que se quieren alcanzar. Es muy importante la departamentalización y jerarquización para el cumplimento de todas las actividades
Los Organigramas
Los organigramas corresponden a la estructura organizacional de la empresa, señala quienes realizan las funciones y tareas que les competen en la empresa, su respectivo cargo, y como cada persona se relaciona entre sí. Esta estructura considera los distintos puestos en el interior de la compañía, los cargos y las obligaciones de sus integrantes, así como la cadena de mando existente.
Para diseñar una buen estructura organizacional se debe considerar lo siguiente:
· Estrategia organizacional: Se debe analizar y visualizar que la estrategia y objetivos organizacionales se encuentren ligados a las necesidades del mercado o los cambios que atraviese la empresa.
· Modelo de la estructura organizacional: Cada vez es más común ver que las empresas apuestan por un modelo de estructura organizacional diferentes al convencional, buscan más las estructuras horizontales, ya que se enfocan en una estructura más participativa y democrática.
· Perfiles de puestos: Se debe validar que los perfiles respondan a las nuevas necesidades de la estructura organizacional y que la definición de responsabilidades, funciones y competencias, estén bien definidas en consecución del cumplimiento de la estrategia organizacional.
· Recurso Humano: Se deben tomar en cuenta los factores como el crecimiento o reubicación del personal, los cuales pueden traer consigo un nuevo diseño de la estructura organizacional, donde garantice que todas las funciones fueron asignadas al personal correspondiente.
Mantener una jerarquía y buena organización administrativa dentro de la empresa es un acierto asegurado. Y es que ahí radica que todo el trabajo realizado dentro del área administrativa de una entidad sea totalmente rentable, óptimo y eficaz.
Tipos de Organigramas
Un riesgo común a todas las empresas cuya estructura organizacional va cambiandocon el paso del tiempo, es decir, es difícil que un organigrama de una empresa permanente actualizado. Cada uno de los tipos de organigramas corresponde con un paradigma de gestión laboral pero todos ellos comparten las mismas características generales, entre las cuales destacan la claridad visual y la capacidad de adaptación a cualquier cambio en la organización.
Hay diferentes tipos de organigramas de una empresa pero siempre son una representación gráfica de la estructura organizacional que rige en la compañía. Generalmente se articula a modo de esquema y se establecen todas las relaciones jerárquicas existentes en la compañía, distinguiendo entre áreas de responsabilidad, departamentos o equipos de trabajo.
Organigrama Vertical.
El diagrama vertical muestra las relaciones jerárquicas existentes entre los diferentes departamentos, La clave de este sistema es que todas las secciones parten del mismo punto, la dirección, y quedan bien definidos los niveles de subordinación en la empresa.
Este tipo de organigramas son los más utilizados por las empresas que buscan un enfoque algo más tradicional de las relaciones internas, Todos los actores del negocio tienen un cargo superior al que rendir cuentas, al tiempo que este tiene diferentes grupos que coordinar y supervisar. Igualmente, e sino de los mas sencillos de implementar.
Organigrama horizontal.
La representación horizontal de la estructura organizativa de la empresa aporta algo más de cohesión y formalidad a las relaciones internas. Los cargos de la empresa se incluyen de izquierda a derecha de acuerdo con su posición jerárquica y se fomenta la comunicación interdepartamental.
La disposición lateral de este tipo de organigrama genera la sensación de que todas las áreas del negocio comparten una serie de objetivos comunes, facilitando la colaboración entre los agentes que se sitúan al mismo nivel. De igual modo, se relativizan las jerarquías, lo cual puede fomentar una cultura interna más abierta a la participación de las actividades.
Organización matricial.
Es una combinación de los tipos de organigramas descritos anteriormente, Este organigrama presenta una disposición vertical de la información pero incorpora las principales funciones de cada área y distribuye las cadenas jerárquicas de manera horizontal.
El nombre de este tipo de organigrama se explica por el hecho de que todas las líneas convergen en la misma matriz, esto es, la cúpula de la empresa, el único nivel jerárquico que prevalece visualmente sobre el resto.
Diseño del Organigrama
Se diseñó un organigrama de ejemplo para un colegio, donde se puede evidenciar que el grado más alto lo lleva el Director de la institución, luego la asesoría legal, los subdirectores administrativos y pedagógicos con sus respectivas secretarias administrativas, seguidamente los coordinadores de cada área que destaca la institución y por último, en el mismo nivel, el personal docente, administrativo, obrero y cocineros. A continuación se puede observar la estructura organizada verticalmente.
Conclusión
La gerencia trata de la resolución de problemas que continuamente surgen en el curso de una organización en su camino a lograr sus metas y objetivos. En un mundo empresarial tan competitivo y que se encuentra en constante cambio, las empresas deben buscar siempre mantener los principios con los que han trabajado e implementar nuevas ideas que permitan gestionar correctamente los recursos de la empresa.
Es cierto que cada entidad u organización posee su propio orden y conjunto de políticas que guían sus procesos productivos y administrativos, la organización es responsable del nivel de eficiencia y efectividad de las políticas implementadas, debido a que esta define las jerarquías, las labores de cada empleado, los procesos que se van a utilizar, la cantidad de recursos necesarios para cada área, entre otros aspectos a considerar.
Es por ello que se debe realizar una auditoria eventual a las actividades organizativas, comprobando que las estrategias utilizadas sean las mejores y buscar implementar nuevas políticas que sigan con la esencia de la empresa pero que conduzcan a mejores escenarios administrativos. El principio de organización no es un elemento fácil, se necesita de mucha disciplina y conocimientos para idear buenas políticas que busquen el beneficio de todos los colaboradores de una entidad.
Referencias Bibliográficas
CERTUS. (2021) ¿Qué es el proceso administrativo y cuáles son sus fases? [Artículo en Línea]. Recuperado de: https://www.certus.edu.pe/blog/que-es-proceso-administrativo/#:~:text=El%20proceso%20administrativo%20est%C3%A1%20conformado,al%20completar%20su%20%C3%BAltima%20fase. (Revisado: 19/06/2022).
Editorial Etecé. (2021). Organigrama. [Información en Línea]. Recuperado de: https://concepto.de/organigramas/ (Revisado: 19/06/2022).
GestioPolis.com. (2021). Modelos de organización administrativa. [Información en Línea]. Recuperado de: https://www.gestiopolis.com/administracion-modelos-administrativos/ (Revisado: 20/06/2022).
Pérez, Luiza (2020). Guía para construir la identidad visual de tu empresa con las mejores prácticas. [Documento en Línea]. Recuperado de: https://rockcontent.com/es/blog/identidad-visual/ (Revisado 19/06/2022).
Sánchez, J. (2015). Empresas y su organización. [Información en Línea]. Recuperado de: https://economipedia.com/definiciones/empresa-organizacion-adm.html (Revisado: 19/06/2022).
Valda, Juan (2014). Habilidades Directivas: Los Cuatro Ejes del Pensamiento Directivo. [Documento en Línea]. Recuperado de: https://www.grandespymes.com.ar/2015/09/19/habilidades-directivas-los-cuatro-ejes-del-pensamiento-directivo-2/ (Revisado 19/06/2022).
image1.png