Ensayo Control como proceso administrativo

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Universidad Nacional Experimental de Guayana
Vicerrectorado Académico
Coordinación General de Pregrado
Proyecto de Carrera Contaduría Pública
Unidad Curricular Fundamentos de Administración
Sección 01
Control como paso del proceso administrativo
Facilitador: Autores:
Ciudad Guayana, Julio del 2022
CONTROL
Todos los procesos administrativos se interrelacionan entre sí, de tal forma que el ejercicio de la administración se desarrolle íntegramente. Los gerentes deben tener las capacidades y habilidades directivas para efectuar sus labores adecuadamente, parte de esas labores es cumplir con los principios administrativos, garantizando que se administren uniformemente los recursos y la repartición de las actividades entre el personal que hace vida en la empresa. El control forma parte de los principios administrativos que se debe tener en cuenta para ejercer la administración de una organización, el cual permite llevar un orden en todos los procesos formalizados.
El control según Haimann (2017), lo define como “el proceso de verificar para determinar si se están cumpliendo los planes o no, si existe un progreso hacia los objetivos y metas. El control es necesario para corregir cualquier desviación”. Lo anterior se puede resumir en que el control corresponde al orden de las actividades por realizadas y verificar que se cumplan de acuerdo a lo planificado inicialmente por la persona a cargo.
El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los colaboradores y/o trabajadores, para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo. De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que se logra precisar si lo ejecutado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.
Sin embargo es conveniente recalcar que no debe existir solo el control a posterior, sino que al igual que el planteamiento debe ser por lo menos en parte una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y por qué los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.
Además siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación para los procesos siguientes.
El proceso administrativo es el conjunto de fases a través de las cuales una organización o empresa utiliza los recursos para los que dispone. El control corresponde a la última de las etapas de las que dispone el proceso administrativo, después de la planificación, la dirección y la organización. El control es considerado como una función gerencial básica, siendo una de las más importantes para una óptima gestión. Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar. Por ejemplo, tienen que hacer evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias, es ahí donde se diseñan los sistemas de control interno. De esta manera, el control es un elemento clave en la administración y las áreas relacionadas a este departamento.
Así pues, resulta fácil identificar las características del proceso de control, los cuales destacan:
i. Enfoque en los puntos estratégicos.
ii. Precisión.
iii. Rapidez.
iv. Objetividad de la información.
v. Economía.
vi. Aceptación de las personas.
vii. Énfasis en la excepción.
Además, debe responder a lo siguiente:
i. Detectar pasos que se omiten pero que son necesarios en las demás etapas del proceso administrativo.
ii. Establecer medidas correctivas a las desviaciones y/u otras situaciones problemáticas detectadas.
iii. Detectar las tareas, funciones y/o áreas de la organización que requieren intervención o mayor personal participativo.
iv. Proporcionar información necesaria para la toma de decisiones y recomendaciones en las planificaciones futuras.
v. Reducir los costos y ahorra tiempo al evitar errores en los procedimientos.
Por otra parte, el objetivo de esta función administrativa, como ya se ha comentado anteriormente, es la de ver que todo se haga conforme fue planeado y organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de corregirlos evitando su repetición en el futuro. Es por ello que la aplicación racional del proceso administrativo relacionado al control debe fundamentarse en los siguientes principios:
i. Equilibrio.
A cada grupo que colabore en el proceso administrativo se le debe proporcionar un nivel del control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad fijada, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.
ii. De los objetivos.
Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sin un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos en la planificación inicial. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos principales y si, a través de él, no se evalúa el logro de los mismos. La efectividad del control está en la relación directa con la precisión de los estándares y la manera en cómo se llega a ellos.
iii. De la oportunidad.
El control para que sea eficaz necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación, evitando así errores y retrasos en procedimientos futuros, lo que sin duda garantizaría un buen desempeño en las actividades.
iv. De las desviaciones.
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes ideados deben ser analizadas detalladamente, de esta forma pueda ser posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Un control solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de él; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que se produzca resulten menores que el costo y el tiempo que implica su implantación.
v. De excepción.
El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control. Este principio auxilia métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.
vi. De la función controlada.
La función controlador por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar, lo que resulta que el procedimiento se planifique a beneficio de la empresa y no del trabajador que lo realice.
vii. Del carácter administrativo del control.
Es necesario distinguir las operaciones de control de la función de control. La función es de carácter administrativo y es la respuesta al principio de la delegación, esta no se podría dar sin el control, como ya se hizo notar. En cambio, las operaciones son de carácter técnico. Por lo mismo, son un medio para auxiliar a la línea en sus funciones; de ahí la necesidad de convencer y no imponer, los medios de control.
viii. De los estándares.
El control es imposible si no existen estándares de alguna manera prefijados, y será tanto mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean dichos estándares. Pero no se podrá decir que se controla algo si lo obtenido no se valoriza y para ello se comparacon algo de ahí la regla de definir y perfeccionar los estándares como un medio de preparar el control.
ix. Del carácter medial del control.
De él se deduce también espontáneamente una regla: un control solo deberá usarse si el trabajo, gasto etc., que impone, se justifican ante los beneficios que de él se esperan. En sentido positivo, surge el peligro del especialista en la técnica de control de que se trate, el que casi siempre verá la bondad de su técnica, y tratara de lograr a toda costa que se implante.
x. Del principio de excepción.
El control administrativo mucho más eficaz y rápido cuando se concentra en los casos en que no se logró lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado.
Este mismo sentido, para poder implementar correctamente los procedimientos de control sobre la administración de una empresa u organización, es necesario definir con anterioridad las fases en las que es posible englobar las etapas de trabajo, las cuales se pueden clasificar en cuatro pasos importantes, definidos de la siguiente forma:
i. Definición de criterios de evaluación.
Los estándares son aquellos parámetros que permiten comparar y realizar valoraciones entre los aspectos reales que acompañan al negocio, y los objetivos empresariales fijados sobre los que se realiza la comparación. Dentro de esta línea, habría que diferenciar entre los estándares de calidad, costos, cantidad y tiempo, que sirven para identificar los atributos más importantes que se involucran en los procesos de administración del negocio. 
ii. Medición del desempeño.
Esta es la segunda fase tras la definición de los criterios de evaluación. En este punto, la empresa pretende evaluar y medir los procesos que se están realizando para poder obtener información de los sistemas internos de trabajo.
iii. Comparación de los valores y mediciones.
Una vez que se ha realizado la valoración anterior, es necesario pasar a verificar si existe algún tipo de desvío entre el estándar que había sido propuesto en la primera fase y los resultados obtenidos.
iv. Acción correctiva. 
Corresponde a la fase final del proceso de control, en ella se elabora un informe que registre todo lo anterior y se arrojan las acciones necesarias para mejorar o perfeccionar el proceso, como determinar a qué altura de la estructura empresarial están los problemas y cuáles son sus posibles soluciones.
Como se ha establecido anteriormente, el control tiene distintos objetivos y maneras de implementarse, no obstante, el objetivo final debe ser llevar a la organización a cumplir con lo planificada de manera ordenada y adecuadamente. Así pues, el control tiene varias formas de desarrollarse, ya sea de forma preliminar, concurrente y por retroalimentación, todas son válidas y va a depender del líder que la utilice. Los tipos de control mencionados se definen en:
i. Control Preliminar (pre-control).
Al ser previos a la acción, aseguran que ésta responda a los recursos (humanos, materiales y financieros) planificados. Esto pasa por identificar los gastos financieros presupuestados, anticipar las actividades por realizar y prever lo que costará llevarlas a cabo. Cumple con las siguientes características:
· Se orienta hacia el futuro.
· Tiene como objetivo la prevención de problemas antes de que sucedan.
· Se lleva a cabo antes del comienzo de las operaciones.
· Diseña políticas, procedimientos y reglas para asegurar que las actividades planificadas se ejecutarán apropiadamente.
ii. Control Coincidente (concurrente).
Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que acurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas. Por Ejemplo: Si se produce un producto químico se tendrán que verificar las temperaturas y las presiones del sistema para verificar si está en las condiciones adecuadas. Asimismo, debe cumplir con ciertos aspectos relevantes:
· Tiene lugar durante las operaciones.
· Asegura que se cumplan las políticas, procedimientos y reglas previamente diseñadas.
· Diseña manuales de procedimientos, descripción de cargos y sistemas de control interno para garantizar que las operaciones se realicen correctamente.
iii. Control por retroalimentación (post-control)
Se llevan a cabo una vez finalizada la acción productiva y se dan de manera retrospectiva, evaluando todo el recorrido y extrayendo las conclusiones pertinentes de lo que salió bien y lo que no tanto. Luego se recoge un informe que sirve para futuras gestiones y para recompensar o alentar a los trabajadores. Cumple con lo siguiente:
· Acciones posterior al control.
· Concentra la atención en los resultados de las operaciones ya realizadas.
· Propone posibles medidas correctivas para prevenir desviaciones en las operaciones y actividades futuras.
Otro tipo de control puede ser el directivo, el cual se le conoce como el control de avance o control cibernético, y supervisa el recorrido de los procesos organizacionales antes de que acaben, para tener tiempo de tomar medidas o forzar un cambio de ruta. Es importante mencionar que estos controles sólo dan resultado si se posee una retroalimentación adecuada.
Los administradores disponen de una serie de recursos para controlar las operaciones de una empresa, entre las cuales se tiene:
i. Presupuestario.
En el ámbito más estricto, el control presupuestario se refiere a las actividades, controles y herramientas para mantener las cuentas públicas de una administración saldadas. Todo ello, con el objetivo de que los gastos no superen a los ingresos. Pues, de ocurrir esto, se produciría una situación de déficit. Además, de la misma forma, de que no existan más recursos de los necesarios para financiar las partidas de gasto (superávit).
El presupuesto es el elemento principal y básico en la planificación de las cuentas de una organización o administración. Ya que, a partir de éste, es posible prever los gastos que vamos a tener en un ejercicio. Todo ello, a partir de las acciones que se tengan planificadas y la forma en la que éstas van a ser financiadas, vía impuestos y otros ingresos de tipo tributario, recurrente o extraordinarios.
A partir del control presupuestario, es posible anticipar y estudiar las desviaciones que puedan surgir en la ejecución del presupuesto. Para ello, tomando medidas periódicamente cuando se vayan produciendo desequilibrios e inestabilidades en la obtención de ingresos o en gastos que se hayan disparado.
ii. No presupuestario.
Este tipo de método puede subdividirse en otros tipos de métodos, definidos de la siguiente manera:
· Método mecanicista.
Contiene una aplicación basada en reglas y procedimientos, jerarquización descendente, descripción de cargos detallados, recompensa de salarios y pensiones, además de otros métodos formales que corrigen y evitan las desviaciones en los comportamientos y los resultados deseados.
· Método orgánico.
Es la aplicación flexible de la autoridad en caso de que sea necesario, el control individual de los empleados y de los puestos de trabajo.
· Método de mercadeo.
Se basa en la recopilación y evaluación de todos los datos que se relacionan directamente con las ventas, las utilidades y los precios, que sirven pata tomar decisiones acertadas.
· Método automatizado.
Se trata del uso de los dispositivos y procesos que se desarrollan a través de maquinarias que se conectan entre sí para llevar a cabo las actividades sin la intervención humana.
El control es un funcionamiento administrativo relacionado con el trabajo básico gerencial, considerado como uno de los más importantes. Es el elemento clave del proceso administrativo que incorpora todas las actividades que se realizan para garantizar que las operaciones reales coincidan con las planificadas, lo que significa que los gerentes son los que tienen la responsabilidad de manejar un control eficiente dentro de la empresa.
La planificación proporciona estándares (indicadores) de control contra los cuales puede medirse el desempeño. Si existe una desviaciónsignificativa entre el desempeño real y el planeado, puede tomarse una acción correctiva. Un ejemplo claro de los planes empleados como estándares de control se puede encontrar en los presupuestos. Es así como resulta evidente que cada etapa del proceso administrativo es clave para desarrollar las actividades eficazmente, si una falla entonces todo el sistema fallará. Es por ello que los gerentes deben pensar más en el proceso que en los resultados, debido a que si se tiene un buen proceso se obtiene un buen resultado.