Ensayo Organización y Metodos

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
UNIDAD CURRICULAR ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
Autora: 
Fecha: Noviembre de 2022
PERSPECTIVAS DE LA ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
Todo sistema procura estar estructura mediante niveles de importancia, normativas, colaboradores y otros elementos, sin embargo, una organización no puede depender únicamente de estos elementos esenciales sino también de la forma en que se delegan las actividades y cómo se establece una metodología para ser desarrolladas. La organización y métodos responden a la premisa anterior, suministrando las herramientas necesarias para cumplir eficientemente con la actividad principal de la organización.
El presente ensayo resume aspectos relacionados a la conceptualización de la organización y métodos, además de especificar su función básica y funciones específicas, la ubicación del departamento de organización y métodos, explicar el perfil de un Analista de organización y métodos, centrándose en el campo y alcance de trabajo, citando a autores como Enrique Benjamín, Franklin Fincowsky, Haroldo Herrera, Javier Villar, Alonso Nolasco, entre otros autores, y añadiendo comentarios personales.
Inicialmente, es imperante definir la Organización y Métodos como conjunto, autores como Herrera, H. (2007) establece que: 
Representan el análisis de los problemas estructurales y de los sistemas de trabajo de la administración, con el propósito fundamental de asesorar a las unidades administrativas para el mejoramiento de sus métodos de trabajo y el aprovechamiento óptimo de los recursos disponibles y por adquirir, para lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus funciones. (s/n)
Así pues, se puede deducir que esta área comprende idear e implementar técnicas que permitan facilitar la administración de los recursos y trabajadores de una organización, de tal manera que estas técnicas sean adecuadas de acuerdo a la actividad principal de la empresa.
Villar, J (2020) plantea que la función básica u objetivo principal es:
Incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios técnico-administrativos que buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo.
Esta actividad se realiza a través de propuestas que elaboran los Analistas de Organización y Métodos, después de haber realizado los estudios respectivos a los procedimientos que utiliza la empresa, tratando de buscar hacerlos más sencillos y efectivos, lo cual trae como consecuencia reducción de costos y esfuerzos innecesarios para lograr la simplificación del trabajo. (s/n)
En otras palabras, la organización y métodos debe estudiar el área al cual se le van a implementar los procedimientos administrativos y deducir cuales son las técnicas y herramientas más factibles a utilizar, de esta forma los empleados deben poseer los conocimientos necesarios para efectuar las tareas asignadas a su departamento.
El funcionamiento de un sistema de Organización y Métodos varía de acuerdo con el desarrollo de la organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño organizacional.
Para facilitar la visualización de las funciones específicas de la Organización y Métodos, se presenta un cuadro basándose en los estudios de la autora Hernandez, M. (2021), donde se clasifica de acuerdo a la estructura de la organización, análisis de procedimientos, diseño de formularios, distribución de los departamentos y medición del trabajo administrativo.
	FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LA ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
	Clasificación
	Funciones
	Estructura de la organización
	1. Analizar la estructura: 
· Estudiar la estructura jerárquica.
· Reordenar los niveles jerárquicos.
· Crear o suprimir órganos.
· Modificar la estructura de dependencia.
· Fijar la red de interrelación. 
· Analizar las Funciones.
2. Para asignar las funciones en cada caso es necesario que:
· La estructura jerárquica esté definida. 
· Los procedimientos administrativos estén normalizados. 
· Estén asignadas las áreas de responsabilidad. 
3. La asignación de funciones comprende:
· El análisis y determinación de las funciones.
· La descripción del cargo.
· La descripción de la red de interrelaciones del cargo.
· La fijación de tareas para cada función asignada.
· La autoridad y responsabilidad requerida para la función. Cuáles son sus límites.
· El perfil de requerimientos personales o técnicos para desempañar la función.
	Análisis de procedimientos
	Detección de errores respecto a:
· Control interno.
· Reiteración de trámites.
· Archivos repetitivos.
· Pasos innecesarios.
· Superposición de funciones.
	Diseño de formularios
	Debe tenerse en cuenta:
· Aplicación de normativas relevantes.
· Diseño adecuado para sistematizar la información que contenga.
· Aspectos Legales: Tipo de información a archivar, Periodo de retención.
	Distribución de los departamentos
	· Distribución física de oficinas.
· Recorrido físico de la información.
· Circulación de personas.
· Accesibilidad de equipos
· Espacios de espera.
	Medición del trabajo administrativo
	· Los documentos que se guardan en los sistemas administrativos.
· Las tareas se direccionan automáticamente en forma inteligente.
· Las demoras de las tareas disparan alertas o avisos automáticas.
· Los tiempos de proceso disminuyen sustancialmente.
· Los procesos se pueden monitorear en cualquier momento.
Todas estas funciones a nivel general se ven de la siguiente forma:
· Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de los departamentos, haciendo un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.
· Adecuar la organización y las funciones en los departamentos que se trabajan.
· Asesorar a las unidades o departamentos que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas.
· Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación, de tal manera que todos los colaboradores estén enterados de modificaciones y otros aspectos de su departamento.
· Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.
· Asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización en cada una de sus departamentos.
· Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual dependen.
· Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los empleados.
Ahora bien, se ha visto que la organización y métodos resulta ser un factor indispensable para evaluar el desempeño de la administración de una organización, siendo esta la responsable en cierta forma del control interno de la empresa y las funciones que ejerce cada colaborador dentro de su área de trabajo. Es notable que este campo de trabajo puede estar en el departamento administrativo, no obstante, surge una incógnita ¿Puede ubicarse en otros departamentos?
El autor Nolasco, A. (2016) plantea que la ubicación de la Organización y Métodos dentro de una empresa “es muy variada y depende del tipo de relaciones y las funciones que se le asignen y del tipo de organismo implicado”. Asimismo, afirma que “esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, de personal o secretaría. Lo que se deriva por establecer estos programas en oficinas o departamentos claves de la administración como un instrumento efectivo para su mejoramiento.”
Como ya fue planteado por el autor anterior, la ubicación de las oficinas de Organización y Métodos dependerá de la estructura jerárquica de la empresa y elnivel de autoridad que esta desee darle, lo que es claro es que debe corresponder un área a nivel administrativo y operativo, de tal manera que cubra las actividades administrativas/contables y la actividad regular de la empresa.
Teniendo en cuenta lo mencionado, es necesario de un especialista a cargo de este departamento que estudie los demas departamentos y haga una gestión eficaz y eficiente para cumplir con los objetivos planteados, para ello se recluta a un Analista de Organización y Métodos que cumpla con las características vistas en la imagen siguiente.
Parafraseando a Hernandez, M. (2021), el alcance y campo de trabajo de los analistas se resume en:
· Efectuar estudios y evaluaciones dentro de la organización a fin de obtener la información buscada a través de técnicas de recolección de datos como entrevistas no estructuradas, cuestionarios, estudio de documentación, encuestas, etc. 
· Obtener antecedentes documentales de la situación existente. 
· Buscar y hallar soluciones lógicas a los problemas de Organización y procedimientos que puedan existir en la empresa en estudio. 
· Efectuar el análisis de la documentación fundamentada de la situación analizada. 
· Confeccionar cursogramas de los procedimientos habituales y proponer mejoras. 
· Analizar y diagnosticar de la situación existente y confeccionar propuesta. 
· Capacitar y colaborar con los usuarios en la implementación del sistema.
Concluyendo con el tema, se pudo notar que la Organización y Métodos son, sin dudarlo, una de las áreas de una empresa al que más se debe tener en cuenta, debido a su nivel de relación con los demas departamentos. Esta no solo se encarga de darles el resumen de sus actividades y funciones, sino también, suministrar mejoras y propuestas para efectuar las tareas de la mejor manera posible.
Es conocido que para que una empresa pueda generar buenos ingresos debe poseer una administración correcta de recursos humanos y económicos. Para cumplir con lo anterior, la organización y métodos deben diseñar una estructura completa y estratégica que promueva el desempeño adecuado de todos los elementos. ¿Cómo se efectúa lo anterior? La respuesta es simple, debe existir un control organizacional eficiente, aplicando técnicas administrativas que se relacione con el área a estudiar, alcanzando un enfoque gerencial superior a la competencia.
Subestimar el trabajo realizado por el departamento de Organización y Métodos sería un error grave para cualquiera organización.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Benjamín. E, Fincowsky. F (2009). Organización de Empresas, 3era Edición. McGraw-Hill / INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V. México D.F, México.
Hernandez, M. (2021). Organización y métodos. [Documento en Línea] Disponible en: http://www.conafor.gob.mx:8080/documentos/docs/21/1325Tema%204%20Organizaci%C3%B3n%20y%20m%C3%A9todos.pdf (Revisado: 27/11/2022).
Herrera, H. (2007). Estudio de organización y métodos. [Documento en Línea] Disponible en: https://www.gestiopolis.com/estudio-de-organizacion-y-metodos/ (Revisado: 27/11/2022).
Nolasco, A. (2016). Organización y Métodos: Ubicación de la organización y métodos dentro de la empresa. [Documento en Línea] Disponible en: http://admonbyfan.blogspot.com/2016/05/ubicacion-de-la-organizacion-y-metodos.html (Revisado: 27/11/2022).
Villar, J. (2020). Especialistas en Organización y Métodos. [Documento en Línea] Disponible en: https://connectamericas.com/sites/default/files/company_files/Presentacion%C3%B3n_OyM_2020.pdf (Revisado: 27/11/2022).
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