Ensayo Organizacion y metodos

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Universidad Nacional Experimental de Guayana
Vicerrectorado Académico
Coordinación General de Pregrado
Proyecto de Carrera Contaduría Pública
Unidad Curricular Fundamentos de Administración
Sección 01
Planificación Administrativa
Facilitador: Autores:
Ciudad Guayana, Junio del 2022
PLANIFICACIÓN
El proceso administrativo corresponde distintas fases que den cumplirse para que toda organización pueda ejercer sus funciones adecuadamente. Los gerentes deben tener en cuenta todas las consideraciones que hay que tomar en cuenta para cumplimiento de cada uno de esos fundamentos, así pues, es necesario estudiar el primer paso para efectuar la administración eficientemente, el cual es la planificación.
La planificación en el ámbito administrativo es lo primordial antes de realizar cualquier acción, debido a que es donde se establecen los objetivos y metas que se esperan alcanzar en una entidad. Es donde se establecen reglas y políticas para la realización de las distintas actividades, puesto que servirán de guía en el presente y en el futuro de la organización, de sus colaboradores y demás personas involucradas.
Además de lo anterior, es primordial conocer los procedimientos a realizar, a dónde se quiere llegar, los resultados que están esperando, de tal manera, facilitará la elección de las técnicas e instrumentos que se van a implementar, para ello es necesario una observación y un inmersión inicial en el ambiente a trabajar y un estudio del mismo, garantizando una investigación profunda y una selección congruente con el ámbito. 
En efecto, las estrategias que se definen en la planeación pueden ser de corto, mediano y largo plazo. Por ello, una buena planificación en el departamento administrativo ayuda a que una empresa pueda utilizar eficientemente sus recursos y beneficiarse económicamente. Asimismo, la planeación determina qué, cómo, cuándo, dónde y cuánto costará lo que la organización tiene que hacer en el futuro para alcanzar sus metas.
Ahora bien, según diversos autores, los fundamentos de la planificación se rigen por 3 grandes factores, presentados a continuación:
i. Futuro:
El proceso de la planificación busca fijarse en los objetivos que posee una empresa a corto, mediano y largo plazo, en los que se establecen las acciones que se deben toma hoy para ver los frutos en el futuro. Así pues, mediante a la investigación del campo o ambiente, se diseñan estrategias y políticas que permitan lograr las metas trazadas eficientemente, en donde se involucren los recursos y participantes necesarios.
ii. Proceso:
Hay quienes dicen que se debe pensar más en los procesos que en los resultados, para tener buenos resultados se debe tener siempre un buen proceso, así que lo que realmente importante no es tanto las políticas diseñadas sino cómo se desarrolla. Como ya se estableció anteriormente, planificar consiste en fijar objetivos, identificar como se pueden conseguir y obtener resultados a partir de eso, no obstante, si un paso se omite entonces todo el procedimiento falla. Por consecuencia, es ideal realizar un plan flexible, que permita abarcar muchos aspectos sin ser demasiado estricto, así el plan se mantendrá actualizado conforme se vayan haciendo las actividades.
iii. Filosofía:
La planificación va de la mano con la disciplina y el orden, es una actitud y una forma de entender la administración de una empresa, la cual requiere de dedicación constante. Ni el plan se acaba cuando se termina de escribir, ni empieza con la primera letra. Entender que es algo inherente a la labor de gestión contribuirá a conseguir mejores resultados.
Siguiendo con este orden de ideas, la planificación cumple con distintos objetivos, en los que se comprueba que definitivamente, la planificación es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier organización. Esto, dado que la planificación permite prever las contingencias, los cambios y los riesgos que se puedan presentar en el futuro. Al anticiparse, la planificación puede ayudar a tomar las medidas necesarias para enfrentar todos estos riesgos de forma más adecuada y eficiente. Además, si se sabe hacia dónde se orientan todas las acciones de la organización, se pueden enfocar de mejor forma los esfuerzos del personal y el aprovechamiento de los recursos materiales y financieros.
La planificación puede poseer distintas ventajas y beneficios a lo largo de su elaboración y ejecución, de las cuales se pueden mencionar que:
i. Todos los esfuerzos, las acciones, los instrumentos utilizados, los colaboradores de los distintos procedimientos y los recursos utilizados se enfocan en el alcance de los resultados planteados al inicio del plan.
ii. Si las tareas y actividades se realizan coordinadamente resultan efectivas.
iii. El trabajo se hace más eficiente y productivo.
iv. La planificación se anticipa a la necesidad de cambio.
v. Se fijan con presupuestos de los gastos y los tiempos necesarios para llevar a cabo cada tarea o cada acción.
vi. Se establece una idea del tiempo y el orden de cada actividad.
A pesar de lo anterior y como todo, la planificación posee desventajas en su implementación, por ejemplo:
i. Puede generar retrasos en las acciones y actividades por la necesidad de investigar lo que se debe realizar y el campo en el que se va a emplear.
ii. Entorpece y puede anular la iniciativa de los directivos y del personal. El plan puede hacer que el trabajo y las tareas se realicen de forma inflexible, aunque esto puede depender de quien sea líder del procedimiento.
iii. Altera la relación costo beneficio, es decir, el costo de la planeación puede resultar más alto que el beneficio alcanzado, lo que no resulta factible.
iv. Puede perderse el enfoque del futuro de las acciones, al concentrarse más en la realización presente. Esto implica que se le da más valor al momento presente que al futuro.
v. Los resultados finales pueden afectarse por los cambios y los riesgos futuros, en caso de que no se tomen en consideración a la hora de idear el plan.
De acuerdo a lo planteado en puntos anteriores, se puede establecer que existe una clasificación de los planes, vistos de la siguiente forma:
i. Planes operativos:
Estos buscan determinar con anterioridad cuál es el rol particular de cada individuo, debido a que su objetivo principal es la búsqueda de la eficiencia, además, respetan las orientaciones dadas por los planes tácticos y estratégicos. Este tipo de planes son diseñados para ser ejecutados es lapsos cortos de tiempo y sus reglas y métodos son determinados de manera muy minuciosa, por lo que deben ser respetados indiscutiblemente.
ii. Planes tácticos. 
Recurren a la planeación estratégica ya que están destinados a trabajar sobre temas relacionados a los principales departamentos o áreas de las organizaciones. Además, se encargan de garantizar el mejor uso de los recursos y su optimización, sobre todo aquellos que serán utilizados para alcanzar las metas determinadas. Estos planes se diferencian de los estratégicos por una cuestión de tiempo: cuando haya una mayor utilización de tiempo la planificación será más estratégica que táctica. Si el plan se encuentra orientado a un determinado sector o producto será táctico, si la planificación es orientada hacia la empresa en su totalidad, será estratégica.
iii. Planes estratégicos:
Los planes estratégicos están orientados a objetivos a largo plazo, y buscan determinar los parámetros de orientación y las limitaciones. Para eso, se establecen los propósitos, los recursos y las formas de administrar esos recursos. Los planes estratégicos tratan a la organización como un solo ente, sin diferenciar sus áreas o sectores, lo que es beneficioso, ya que se trata cada área con la misma relevancia. Es vital mencionar que a partir de la elaboración y ejecución de estos planes se pueden desarrollar los otros 2 anteriores.
Un término relacionado a lo tratado es la Administración estratégica, la cual es un proceso queevalúa, define y lleva a cabo las estrategias de un negocio, empresa u organización. Es decir, se encarga de definir las metas, los objetivos a corto y largo plazo, la visión y misión y las estrategias a implementar. En definitiva, es una herramienta útil para las organizaciones a la hora de realizar un análisis situacional o una toma de decisiones que les permita desarrollarse de manera eficiente. Se puede decir, que la administración estratégica es la ejecución de la planificación ya definida.
Igualmente que la planificación, la administración estratégica es de suma importancia, ya que es la que define el rumbo a seguir en una empresa, la meta que se espera alcanzar. Esta toma diversas decisiones que aportan valor a la compañía y aseguran su prosperidad al igual que la permanencia de la misma en el mercado. Asimismo, la administración estratégica cumple un rol fundamental porque establece factores o aspectos que definen a la organización en sí, tales como:
i. En qué mercados debe competir y de qué manera.
ii. Decisiones de diversificación e innovación.
iii. La estructura organizacional, valores organizativos y políticas aplicables.
iv. Cuáles son los pasos a seguir a corto y largo plazo.
En resumen, la eficacia de la administración estratégica influirá directamente sobre el éxito y la prosperidad de una organización, es por ello que la administración estratégica cumple con un proceso comprendido en 5 etapas o fases importantes, descritas a continuación:
i. Establecimiento de metas:
Cómo establecer objetivos y estrategias de negocio. El propósito de establecer metas es aclarar la visión de la organización. Esta etapa consiste en identificar tres facetas: En primer lugar, definir los objetivos a corto y largo plazo. En segundo lugar, identificar el proceso de cómo lograr los objetivos. Por último, personalizar el proceso de acuerdo a las capacidades del personal, dar a cada integrante una tarea con la que pueda tener éxito. 
ii. Análisis:
El análisis es una etapa clave porque la información obtenida en esta etapa configurará las dos etapas, primeramente en la recopilación de información y datos relevantes para lograr la visión fijada. El enfoque del análisis estratégico debe ser entender las necesidades del negocio como una entidad sostenible, con estratégica e identificar iniciativas que ayudarán al negocio a crecer.
iii. Formulación de la estrategia:
El primer paso para formar una estrategia es revisar la información obtenida del análisis. Determinar qué recursos tiene el negocio actualmente que puedan ayudar a alcanzar las metas y objetivos definidos. Identificar cualquier área de la que se deban buscar recursos externos. Los problemas que enfrenta la empresa deben ser priorizados por su importancia para tener éxito. Una vez priorizado, se comienza a formular la estrategia.
iv. Implementación de la estrategia:
Esta es la etapa de acción del proceso de gestión estratégica. Si la estrategia general no funciona con la estructura actual del negocio, se debe instalar una nueva estructura al comienzo de esta etapa. Todos dentro de la organización deben estar claros de sus responsabilidades y deberes, y cómo esto colabora con la meta general. Además, todos los recursos o fondos para la empresa deben estar garantizados en ese momento. Una vez que el financiamiento está en su lugar y los empleados están listos, se procede a ejecutar el plan.
v. Evaluación y control:
Las acciones de evaluación y control de estrategias incluyen mediciones del desempeño, revisión consistente de asuntos internos y externos y acciones correctivas cuando sea necesario.
El monitoreo de problemas internos y externos también permitirán reaccionar ante cualquier cambio sustancial en tu entorno empresarial. Si se determina que la estrategia no está moviendo a la compañía hacia su meta, entonces se implementan acciones correctivas. Si esas acciones no tienen éxito, entonces es necesario repetir todo el proceso, para evitar eso se requiere de mucha dedicación y atención a los detalles.
Para lograr la administración estratégica en las empresas se deben desarrollar estrategias de acuerdo al mercado en el que se desenvuelve, su tamaño, su proyección a futuro, sus metas y objetivos. En una misma organización pueden llevarse a cabo estrategias de forma paralela en los diversos niveles y alcances del proyecto, así pues las estrategias organizacionales se clasifican en:
i. Estrategia de Nivel Corporativo:
La estrategia más amplia, se enfoca en decidir el rumbo que debe seguir toda una organización para desarrollar los negocios y las metas que se determina. Esta estrategia se divide en tres: crecimiento, estabilidad y renovación.
ii. Estrategia de Nivel Empresarial:
Este tipo de estrategia ve por la forma en cómo se elegirá manejar a favor del gerente las ventajas competitivas de la empresa, sin importar que esta sea pequeña o de talla internacional. Estas estrategias pueden ser sobre: función como ventaja competitiva, si de alguna forma se destaca o se es diferente, esto es una clara ventaja competitiva; calidad como ventaja competitiva, donde se evalúa si de verdad la calidad de los productos o servicios valen la pena, es ahí donde se resalta esta virtud frente a la competencia. 
iii. Estrategia de Nivel Funcional:
Por último se ubican las estrategias arraigadas en cada nivel estructural de una empresa para alinearlas en un mismo objetivo. Estas son las estrategias de producción, marketing, financiera, recursos humanos e investigación y desarrollo; qué se va a producir, en qué medida y a qué tiempos; cómo se va a comercializar nuestro producto, qué determinará los costos y nuestros proyectos de financiamiento, cómo se manejará, capacitará y seleccionará a nuestro personal y por último, cuáles son las nuevas técnicas de desarrollo y el uso de tecnologías que podemos implementar en nuestra organización.
La constante critica a la planificación viene dada por las limitaciones que aparecen a lo largo de la ejecución de los planes establecidos, por ejemplo la generación de diversos gastos por tener que acudir a expertos en el área que se quiere administrar, o el tiempo que se vaya a necesitar para que se puedan ver los cambios, igualmente las constantes variaciones de varios aspectos, por ejemplo las variaciones del dólar en Venezuela, o la innovación y competencia constante en empresas asiáticas. Todo esto difiere a lo que busca ejercer la planificación, y hace que varios gerentes prefieran trabajar con el día a día pero con una meta fijada.
Siguiendo con lo anterior, en un entorno o mercado incierto y competitivo, los gerentes deben desarrollar planes que sean específicos pero flexibles, como fue mencionado inicialmente. Para que sean útiles, los planes necesitan cierta especificidad, pero no deben ser irrefutables, los gerentes deben saber que la planeación es un proceso continuo. Los planes sirven como un mapa, aunque el destino puede cambiar, según las condiciones dinámicas del mercado. Los gerentes deben estar preparados para cambiar direcciones, en caso de que las condiciones ambientales así lo justifiquen. 
Esta flexibilidad es particularmente importante cuando se implementan planes. Los gerentes deben permanecer alertas ante cambios, en el entorno, que podrían afectar la implementación, y responder, según sea necesario. Es importante recordar que, incluso si el entorno es altamente incierto, es de vital importancia continuar con la planeación formal, con el fin de ver cualquier efecto en el desempeño de la organización. La persistencia en la planeación contribuye a mejorar significativamente el desempeño.
Para cumplir con hablado en párrafos anteriores, la planificación debe regirse por ciertos principios que permitirá que sea eficiente y factible:
i. Racionalidad: esto implica que se debe hacer la planeación basada en criterios lógicos, realistas y factibles. Es decir, que lo planeado se pueda concretar. Por ejemplo, no se puede idear el cambio de un software en una empresa que no posee los recursos para los gastos que acarrean,desde la adquisición de la licencia, la instrucción al personal encargado, la implementación de la misma, el traspaso de información de un sistema a otro, entre otros.
ii. Unidad: Toda la planeación debe integrarse y coordinarse en un plan general. Esto es indispensable para que el proceso de ejecución resulte adecuado y todos los involucrados sigan las estrategias del plan general. La unidad exige que todos los planes específicos se rijan conforme al plan general. Nunca se debe hacer nada al azar sin antes ser evaluado y consultado, de tal manera que siga con lo que se planea alcanzar.
iii. Flexibilidad: La flexibilidad permite que el plan pueda modificarse y adaptarse a los cambios. Todo con el fin de que se pueda mantener en el tiempo. Eso hace que tenga un margen de holgura para afrontar imprevistos, tales como variación de la moneda, inflación, actualización de procesos, entre otros.
iv. Precisión: Que sea preciso significa que todas las áreas y departamentos deben realizar las actividades de acuerdo con lo establecido en la planeación.
v. Compromiso: El compromiso determina el grado de responsabilidad que cada área debe asumir, para lograr la correcta ejecución de lo planificado. Si todos los colaboradores toman responsabilidades entonces se garantizará emplear adecuadamente el plan establecido.
En conclusión, la planificación corresponde una de las fases más importantes de la administración, permitiendo ver un panorama completo de lo que se puede implementar para aprovechar al máximo los recursos y las virtudes que posee cada empresa. El gerente a cargo de esta fase debe ser consciente que está a cargo de muchas variables, como recursos y personal, por lo que debe estar en la capacidad de saber lidiar con los constantes cambios y los imprevistos que pueden llegar en el proceso. A su vez, el gerente debe ser disciplinado y comprometido con la empresa. Disciplina es orden y orden es progreso.