SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN

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SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN
GENERALIDADES
Cuando se habla de Sistemas de Gestión: “Se hace referencia al conjunto de actividades interrelacionadas (gestión por procesos), que por medio de acciones específicas, permiten definir e implementar los lineamientos generales (políticas y directrices), y de operación de cualquier organización, con el fin de alcanzar los objetivos enmarcados en estándares definidos dentro de la misma y de acuerdo a las características de sus operaciones” (ATCAL, s.f., pág. 1)
Objetivos del Proceso
2. ALCANCE
Un Sistema Integrado de Gestión aplica a todos los procesos definidos por una organización, que va desde los detalles de su configuración y operación, la descripción e interacción de todos los procesos y documentos establecidos para demostrar su utilidad, eficacia, eficiencia y efectividad a partir del principio de mejoramiento continuo.
Es por eso que toda organización debe establecer los límites y la aplicación que van a tener los sistemas de gestión que se van a integrar a la hora de poder establecer su alcance.
Cuando se va a determinar un alcance, la empresa u organización deberá considerar lo siguiente:
Todas las cuestiones externas e internas que afectan o puedan llegar a afectar los procesos de la organización: como clientes, proveedores, competencia, entre otros, es decir todo su contexto externo e interno: “Todas las obligaciones de cumplimiento determinadas una vez se conozca la legislación aplicable, las obligaciones no solo legales, sino también contractuales, las expectativas de los grupos de interés y las partes interesadas, la normatividad actual y la que este en proceso de aprobación y que puede afectar a la organización” (ATCAL, s.f.)
Las unidades, funciones y límites de la empresa
Las actividades, productos y servicios que ofrece la organización
La autoridad y la capacidad de ejercer control e influencia en el ambiente donde se desarrolla la empresa y en el mercado local, nacional y/o internacional.
FACTORES CLAVES DE ÉXITO
En las organizaciones, el sistema de gestión es una herramienta que permite alcanzar logros organizacionales. Las medidas que se adoptan, con la implementación de sistemas integrados de gestión, deben ser accesibles y fáciles de entender, ya que pueden convertirse en un obstáculo que vaya en contra de la cultura organizacional o de las prácticas laborales diarias.
Los sistemas integrados de gestión utilizan diversos lenguajes y metodologías, pero se basan en elementos comunes:
¿QUE SON?
Un sistema de gestión integrado es: “Un sistema único diseñado para gestionar múltiples aspectos de las operaciones de una organización en consonancia con múltiples normas, como las relativas a la gestión de la calidad, el medioambiente y la salud y la seguridad laboral” (Nqa, 2022)
La seguridad, la gestión medioambiental y el control de la calidad tienen muchos puntos en común, y todos trabajan hacia el objetivo final de hacer su organización más eficaz y eficiente: “En la práctica, un sistema integrado de gestión implica la fusión de los sistemas formales existentes y la aplicación de mejores prácticas específicas en toda la organización” (Nqa, 2022)
PARA QUE SIRVEN
Los Sistemas Integrados de Gestión sirven para:
· Evitar la duplicación de esfuerzos
· Hacer un uso más efectivo del tiempo de la gerencia
· Hacer un uso más eficiente de los recursos para implementar y administrar sistemas
· Lograr una certificación más rentable
· Reducir la fatiga de las auditorías
CARACTERISTICAS
 Las características de un sistema integrado de gestión (SIG) comprenden:
La existencia de un solo Manual de Gestión
Las organizaciones no deben dar lugar a dilaciones en este sentido, pues podría suponer contradicciones en la Política de Calidad o en los conceptos esenciales: “Lo ideal es redactar un solo texto y tomarlo como referencia en todos los casos” (Evaluando, 2022)
La distribución de esfuerzo
Una de las características de un sistema integrado de gestión, es que su aplicación no debe ser exclusiva de los niveles directivos: “A éstos corresponde la difusión y la delegación, pero es necesario que cada miembro de la compañía asuma un compromiso directo con el proceso y realice sus respectivos aportes” (Evaluando, 2022)
Supervisión y cuidado del proceso
Asimismo, debe existir un equipo que se haga responsable de la supervisión del proceso de gestión integrada. No basta con dar instrucciones en las primeras fases.
Incorporación con actividades operativas
Sin embargo, lo más relevante del proceso es la incorporación del sistema integrado a la filosofía corporativa: “Por ejemplo, si se trata de un Sistema de Gestión de Calidad, este concepto debe entrar a formar parte de los principios organizacionales y asumirse como tal. No obstante, eso no quiere decir que se convierta en un elemento aislado o al que se recurra de vez en cuando. Lo ideal, por el contrario, es que se llegue a ser un aspecto transversal de la gestión de la organización” (Evaluando, 2022)
Liderazgo y compromiso
Sin un líder o una figura visible que promueva el compromiso y el sentido de pertenencia, será casi imposible realizar una gestión integrada. La integración es, en gran medida, el resultado de la manera en que se comunican las acciones necesarias.
ASPECTOS COMUNES
Según el PAS 99: Sistemas Integrados de Gestión los elementos comunes son y se relacionan de la siguiente manera (Romero, 2011):
Política: Política del Sistema de Gestión
Planeación
“Identificación y Evaluación de Aspectos, impactos y riesgos, identificación de Requerimientos Legales, planeación de Contingencias, objetivos, estructura Organizacional, Roles, Responsabilidades y Autoridad” (Garcia, 2012)
Establecimiento y Operación
Control Operacional
Administración de Recursos
Requerimientos de Documentación
Comunicaciones
Evaluación de su Desempeño
Mediciones y Monitoreo
Evaluación del Cumplimiento
Auditoría Interna
Manejo de no Conformidades
Mejoramiento Continuo
General
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento
Revisión Gerencia
General
Entradas
Salidas
SEMEJANZAS Y DIFERENCIAS
En la parte en la que las normas difieran, en un sistema integrado tiene que satisfacerse el requisito más severo.
Dentro de las semejanzas que existen entre la norma ISO 9001 y la ISO 14001 se puede mencionar que: “En un Sistema Integrado en su totalidad está diseñado para satisfacer todos los requisitos impuestos por ambas normas, el procedimiento de registro tiene que encontrarse documentado o no cumplirá el requisito de la norma ISO 9001” (ISO, 2015)
Las dos normas requieren una declaración formal sobre la política que se debe seguir. La política de calidad tiene que estar definida por la dirección ejecutiva, sin embargo, la política ambiental es responsabilidad de la alta dirección: “En los dos casos los términos se encuentras referidos a altos cargos directivos de la organización, que son los que toman la decisión final que afecta a la empresa en la que se encuentra implementado el Sistema de Gestión Ambiental o el Sistema de Gestión de la Calidad” (ISO, 2015)
Persiguiendo garantizar que todas las actividades del sistema se implementan y se mantienen al día, la norma ISO 9001 y la ISO-14001 exigen que se proporcionen los recursos adecuados. Los recursos se pueden dividir en cuatro categorías: Personas, Tiempo, Fondos y Equipo.
Integrar ISO 45001 con ISO 9001 e ISO 14001 no solo facilita la gestión de los diferentes sistemas de gestión, sino que para muchas organizaciones se convierte en una necesidad para optimizar recursos y el funcionamiento de los propios sistemas.
Al integrar ISO 45001 con ISO 9001 e ISO 14001, las organizaciones buscan implementar en un solo sistema la gestión de la calidad, la seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente. Los tres sistemas, operando juntos, hacen que la organización optimice:
· La calidad del producto o servicio.
· La satisfacción del cliente.
· El deshecho de residuos que tengan impacto sobre el medio ambiente.
· La eficiencia de sus procesos.
· La salud y la seguridad de lostrabajadores.
En cuanto las diferencias entre estas dos normas se indica que: “La norma ISO 14001 tiene mucho más reglamento que la ISO 9001 en lo que respecta a los contenidos de la declaración de política. De la misma forma la política de calidad tiene que reflejar todas las metas que se haya impuesto la organización y las necesidades y expectativas de los clientes, una política ambiental tiene que resultar adecuada para las actividades de la organización” (ISO, 2015)
Además de los requisitos de adecuación, la norma ISO14001 exige que la política ambiental incluya los siguientes compromisos específicos:
· Mejora continua
· Prevención de la contaminación
· Cumplir con la legislación y el reglamento ambiental
· Satisfacer otros requisitos, como los de la norma ISO 9000, etc.
La norma ISO 14001 admite que la responsabilidad sea compartida, mientras que la norma ISO 9001 sugiere que tiene que ser un único individuo el que se encargue de representar el Sistema de Gestión de la Calidad.
La norma ISO14001 nos dice que durante la revisión por la dirección se tiene que considerar si es necesario modificar algo en la política, en los objetivos o en otros elementos del SGA. En un sistema integrado se realiza una sola revisión por la dirección en la que se incluyen todos los requisitos de ambos sistemas de gestión. La norma ISO 9001 establece que se debe realizar un manual en que se incluyan todos los requisitos respecto a la calidad, mientras que la norma ISO-14001 es menos preceptiva en este caso.
Una de las grandes diferencias entre la norma ISO 14001 y la norma ISO 9001, es que la norma ISO 9001 establece que todos los procedimientos deben estar documentados, mientas que la norma ISO14001 no exige que se documenten.
Referencias
ATCAL. (s.f.). www.implementandosgi.com. Obtenido de www.implementandosgi.com: https://www.implementandosgi.com/procesos/proceso-gestion-integral/#_Generalidades
Evaluando, G. (2022). www.evaluandoerp.com. Obtenido de www.evaluandoerp.com: https://www.evaluandoerp.com/software-erp/sistema-de-gestion/caracteristicas-sistema-integrado-de-gestion/
Garcia, S. R. (6 de Mayo de 2012). www.sintegradosg.blogspot.com. Obtenido de www.sintegradosg.blogspot.com: http://sintegradosg.blogspot.com/2012/05/6-elementos-comunes-de-los-sistemas.html
ISO, N. N. (11 de Marzo de 2015). www.nueva-iso-14001.com. Obtenido de www.nueva-iso-14001.com: https://www.nueva-iso-14001.com/2015/03/sistema-integrado-similitudes-y-diferencias-entre-el-sga-y-el-sgc/
Nqa. (2022). www.nqa.com. Obtenido de www.nqa.com: https://www.nqa.com/es-co/certification/systems/integrated-management-systems
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