Procedimento de Matrícula

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MATRICULAS 
Código: GA.300.031.01.03 
Fecha: 27de Nov. De 2009 
Versión: 01 
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1. OBJETIVO 
 
Este procedimiento establece los pasos a seguir para realizar la matricula 
financiera y académica de los alumnos nuevos y antiguos. 
 
2. ALCANCE 
 
Este procedimiento aplica para la gestión de matrícula de estudiantes nuevos y 
antiguos y comprende los dos pasos del proceso: El financiero y académico. 
 
3. DEFINICIONES 
• Matricula financiera: Es el pago semestral del valor económico, compuesto 
en un 80% por concepto de derechos de matrícula y el 20% por conceptos de 
derechos complementarios. 
• Matrícula académica: Registro de asignaturas y su equivalente valor en 
créditos que debe cursar el estudiante durante el semestre académico en el 
plan de estudios correspondiente. 
• Programación académica: Documento que define las asignaturas por 
semestre para cada programa académico, indicando los docentes 
encargados de su desarrollo. 
• Crédito: es la unidad de medida de tiempo de trabajo académico que debe 
realizar el estudiante en cada una de las actividades formativas establecidas 
como requisito para la obtención de titulo en un programa de pregrado. (ver 
reglamento estudiantil Capito XVIII, Articulo 89). 
• Reingreso: Autorización de una nueva vinculación otorgada por el Consejo 
de Facultad al estudiante que por motivos académicos, disciplinarios o de 
fuerza mayor dejo de pertenecer a la Institución y desee continuar en la 
misma. 
• Reingreso con traslado: Es la autorización de matrícula de un estudiante a 
la Institución, después de que éste ha dejado de hacerlo por uno o más 
períodos, en un Programa Académico distinto al que estuvo vinculado antes 
de su retiro. 
• Traslado: Es la autorización de cambio de Programa Académico que puede 
realizar un estudiante que se encuentra matriculado en otro Programa 
Académico ofrecido por la Institución. 
 
 
 
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4. CONDICIONES GENERALES 
4.1. La guía del proceso de matrícula la otorga el Calendario Académico, donde se 
especifican las fechas de matrícula financiera y académica. 
4.2. Se adquiere la calidad de estudiante cuando se ha cumplido con el proceso de 
matrícula financiera y académica. 
4.3. El valor cancelado por derechos de matrícula no es susceptible de devolución 
parcial o total: Se exceptúan los siguientes casos: 
• Cuando se incurra en duplicidad de pago por parte del estudiante y del Icetex 
u otra entidad financiera. 
• Cuando el estudiante incurra en bajo rendimiento académico y ha cancelado 
la matricula correspondiente al semestre siguiente. 
• Cuando el estudiante, después de haber realizado su matrícula, es llamado a 
prestar el servicio militar obligatorio. 
• Cuando por enfermedad grave, debidamente certificada por autoridad médica 
competente, antes de haber transcurrido la sexta semana del periodo 
académico, el estudiante deba cancelar la matricula correspondiente. 
4.4. Al autorizar la matrícula académica de un estudiante, su ubicación en el plan de 
estudios estará determinada por los siguientes criterios, sobre el componente 
obligatorio: 
• El estudiante será ubicado en el semestre en el cual curse el mayor número 
de asignaturas 
• En caso de que curse un número igual de asignaturas en varios semestres 
se le ubicará en el semestre que más se aproxime al de su promoción, 
teniendo en cuenta las materias cursadas y aprobadas anteriormente. 
• Ningún estudiante podrá cursar asignaturas correspondientes a mas de tres 
semestres. 
• Las asignaturas, para efecto de matrícula se registrarán con base en el 
siguiente orden: 
o Asignaturas que se vayan a repetir 
o Las asignaturas de los semestres inferiores tienen prioridad a la de 
los semestres superiores. 
 
4.5. El área de Registro Académico deberá ingresar las notas finales al histórico para 
promocionar los estudiantes en el sistema- Base de datos de Registro 
Académico. (Este paso aplica para estudiantes antiguos). 
4.6. La promoción de estudiantes se realiza de acuerdo a las decisiones internas de 
la facultad, teniendo en cuenta: Bajo Rendimiento, reubicaciones, traslados, 
transferencias y reintegros, previa notificación por parte de la Facultad, bien sea 
mediante Resolución en caso de bajo rendimiento, o copias de las respuestas a 
las solicitudes de los estudiantes. 
4.7. Es responsabilidad de la Contadora realizar la liquidación financiera, previo 
análisis económico del admitido Teniendo en cuenta el estrato económico 
 
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demostrado en la fotocopia de los recibos de los servicios públicos (Agua, luz, 
teléfono) y la constancia de pago por concepto de mensualidad de grado 11. 
4.8. Para realizar la matrícula académica los estudiantes deben presentar los 
siguientes documentos: 
 
• Alumnos nuevos deben anexar la siguiente documentación: 
o Recibo de pago 
o Certificado médico general vigente 
o Registro civil 
o Fotocopia de la EPS o constancia de seguridad social vigente. 
o 1 Foto 3X4 fondo azul. 
o Fotocopia de la Libreta Militar (Hombres) 
 
• Alumnos Antiguos deben presentar: 
 
o Recibo de pago 
o Fotocopia de la EPS o constancia de seguridad social vigente. 
o Carnet anterior 
4.8. Para estudiantes nuevos se genera una carpeta por cada uno la cual se 
denomina Historia Académica, esta carpeta debe estar rotulada con el nombre y 
código donde se archivan los documentos anexados tanto en la inscripción como 
en la matrícula; además se debe actualizar semestralmente con una copia del 
informe de calificaciones y seguimiento académico propio de cada estudiante, 
esta Historia Académica será custodiada por el área de Control y Registro 
Académico y reposará en el archivo ubicado dentro de la misma. 
4.9. Las facultades envían la programación académica para cada semestre la cual 
contempla: las asignaturas programadas en el semestre con su respectiva 
intensidad horaria, número de créditos y el docente asignado. 
4.10. Es responsabilidad de los coordinadores de área reportar las novedades que van 
surgiendo por parte de los estudiantes para que la oficina de registro haga las 
respectivas modificaciones en los listados. 
 
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5. DESCRIPCION GRAFICA DETALLADA 
 
5.8. Matricula Financiera: 
 
No Diagrama Actividad Responsable 
Documento 
Soporte 
Frecuencia 
Punto de control 
- Registro 
1 
 
 
Generar tabulado para pago 
de matrícula financiera 
 
 
Profesional 
Universitario - 
Contador 
N/A Semestral N/A 
2 
 
 
 
 
 
Entregar liquidaciones 
financieras la Secretarías de 
cada Facultad. 
Profesional 
Universitario - 
Contador 
Tabulado 
financieros 
Semestral 
Tabulado 
financiero 
3 
 Reclamar el tabulado para 
pago de matricula financiera 
en la facultad en la cual fue 
admitido, dentro de las 
fechas consignadas en la 
circular de matrícula. 
Aspirante 
Admitido 
Circular de 
matrícula 
Semestral 
Circular de 
matrícula 
4 
 Efectuar el pago y acercarse 
a la Oficina de Registro 
Académico con los 
documentos solicitados para 
la realizar la matrícula 
académica. 
Alumnos 
antiguos 
 
Aspirante 
Admitido 
N.A. Semestral Recibo de caja 
 
5 
 
 
 
 
Generar tabulado 
para pago de 
matricula financiera 
Entregar 
liquidaciones 
Reclamar tabulado 
Efectuar el pago e 
iniciar las actividades 
para la matricula 
académica 
FIN 
 
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5.9. Matricula Académica: 
 
No Diagrama Actividad Responsable 
Documento 
Soporte 
Frecuencia 
Punto de control 
- Registro 
1 
 
Diligenciar el formato 
Matricula Académica 
completa y correctamente 
 
Aspirante 
admitido y 
Formato Matricula 
Académica 
Semestral 
Formato Matricula 
Académica 
diligenciado2 
 
¡Estudiante nuevo o antiguo? 
 
Nuevo: Pase al punto 3 
Antiguo: Pase al punto 4 
 
 
 
Secretaria de 
área (Registro 
y Control 
Académico) 
N.A. Semestral 
Abrir hoja de vida 
y archivar 
 
 
3 
 
 
 
 
Abrir Historia Académica 
según lo indicado en el 
numeral 4.8. De este 
procedimiento. 
Secretaria de 
área (Registro 
y Control 
Académico) 
Historia 
Académica 
Semestral 
Historia 
Académica 
creada 
4 
 
 
Ingresar al sistema la 
programación académica 
enviada por la cada facultad. 
 
 
 
 
Secretaria de 
área (Registro 
y Control 
Académico) 
N.A. semestral 
Ingresar al 
sistema 
Diligenciar formato 
¿Estudiante 
Nuevo ó 
Antiguo? 
Abrir Historia 
Académica 
Ingresar la 
programación 
académica al sistema 
1 
 
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No Diagrama Actividad Responsable 
Documento 
Soporte 
Frecuencia 
Punto de control 
- Registro 
5 
 
Radicar la matrícula de cada 
estudiante en el Sistema 
digitando la información 
contenida en el formato de 
Matricula académica. 
 
Secretaria de 
área (Registro 
y Control 
Académico) 
N.A Semestral 
Ingresar al 
sistema 
6 
 
Generar listado de 
estudiantes matriculados por 
programa académico. 
 
Secretaria de 
área (Registro 
y Control 
Académico) 
Listado de 
estudiantes 
matriculados 
Semestral 
Listado de 
estudiantes 
matriculados 
7 
 Entregar a cada facultad el 
listado de estudiantes 
matriculados y la 
programación académica 
generados por el sistema y 
una copia del listado a la 
oficina de contabilidad para 
efectos financieros y reportes 
de estampillas 
Secretaria de 
área (Registro 
y Control 
Académico) 
Listados de 
estudiantes 
matriculados 
Semestral 
Entrega de 
listados 
8 
 
 
 
Generar los listados de 
Control de Asistencia para 
los docentes y entregar a las 
Coordinaciones de área de 
cada facultad. 
 
 
Secretaria de 
área (Registro 
y Control 
Académico) 
Listas de control 
de Asistencia 
Formato del 
sistema 
Semestral 
Entrega de 
listados 
Radicar la matricula 
en el sistema 
1 
Generar listado de 
matriculados 
Entregar listado a 
facultades y 
contabilidad 
Generar Listas de 
control de asistencia 
y entregar a las 
facultades 
2 
 
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No Diagrama Actividad Responsable 
Documento 
Soporte 
Frecuencia 
Punto de control 
- Registro 
9 
 
Generar los listados para el 
Reporte de Calificaciones 
(Primer Parcial, Segundo 
Parcial y examen final) y 
entregar a los coordinadores 
de facultades para que sean 
entregadas a los Docentes. 
 
 
Secretaria de 
área 
 
(Registro y 
Control 
Académico) 
Listas: Reporte de 
Calificaciones 
Formato del 
sistema 
Semestral 
Entrega de 
listados 
10 
 
 
 
 
 
 
 
 
2 
Generar listados de 
calificación y 
entregar a las 
facultades 
Fin 
 
 
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Paginación: 8 de 
 
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 
 
• Ley del Congreso de la República de Colombia No. 30 de 1992. La cual 
organiza el Servicio Público de la Educación Superior. 
• Acuerdo No. 030 de Diciembre 19 de 2007 
 
7. ANEXOS 
 
• Formato de Matrícula Académica 
 
 
 
8. CONROL DE CAMBIOS 
 
Control de Cambios 
Versión 
No. 
Fecha de 
Aprobación 
Descripción del Cambio 
Justificación del 
Cambio 
01 27 de Nov. De 2009 No Aplica para la primera versión N/A 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Aprobación de Documento 
 Nombre Cargo Firma Fecha 
Elaboró 
Beatriz Corrales 
Técnico – Registro 
Académico 
 27/11/2009 
Revisó 
Sandra patricia Giraldo 
López 
Técnico - Calidad 27/11/2009 
Aprobó 
Oswaldo Hernández 
Dávila 
Vicerrector Académico y de 
Investigaciones 
 27/11/2009