gestion_de_facturacion_y_cartera_facilitador_sandra_moreno

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PROYECTO
TRANSFORMACIÓN ORGANIZACIONAL
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Marzo de 2014
GESTIÓN DE FACTURACION Y CARTERA
Agenda
• Objetivo
• Introducción
• Temas a tratar:
• Marco Metodológico de Trabajo
• Cadena de valor
• Conoce tu Proceso
• Subproceso de Administración de Cartera
• Subproceso de Gestión de cobro
Objetivo
Al final del curso usted podrá
Conocer el objetivo, alcance y modelo conceptual del Proceso
de Facturación y Cartera y reforzar los lineamientos y
actividades del subproceso de Administración de Cartera y
Gestión de cobro, con el fin de aplicarlos en la práctica diaria en
el marco de Proyecto de CRESER.
Introducción
Pre-Test
http://www.youtube.com/watch?v=lPkYqX-ATvo
Definición de Gestión
Es la acción o efecto de hacer actividades 
para el logro de un deseo cualquiera.
Definición de Proceso
Transformación VALOR
ActividadesEntradas Salidas
Mejora continua
Gestión por procesos
Gestión organizacional, 
centrada en la 
identificación y rediseño 
de sus procesos, dando 
evidencia del 
mejoramiento continuo de 
la Organización.
Gestión por procesos
Transformación 
de procesos
• Definición de la estrategia.
• Mapeo y diseño optimizado.
• Implementación.
Automatización
de procesos
• Apoyarse en un aplicativo que ayude automatizar los procesos.
Inteligencia 
del negocio
• Ejecución.
• Monitoreo y control de procesos.
Cadena de Valor
Cadena de valor
Modelo que permite 
describir el desarrollo 
de actividades de 
una organización 
generando valor al 
cliente final.
Cadena de valor UJTL
¿En dónde está usted?
Gestión de Personas 
Gestión de las Operaciones
Gestión de las Finanzas
Gestión del Mercadeo 
Gestión de la Comunicación
Desarrollo del
Conocimiento
Enseñanza y 
Formación 
Estudiantil
Asuntos
Estudiantiles
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Relación con 
el Medio
Planeación y 
Aseguramiento 
de Calidad
Contenido del Proceso
Gestión de Personas 
Gestión de las Operaciones
Gestión de las Finanzas
Gestión del Mercadeo 
Gestión de la Comunicación
Desarrollo del
Conocimiento
Enseñanza y 
Formación 
Estudiantil
Asuntos
Estudiantiles
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Relación con 
el Medio
Planeación y 
Aseguramiento 
de Calidad
Cadena de Valor UJTL
1. GESTIÓN DE PROCESOS CONTABLES
2. GESTIÓN DE FLUJO DE CAJA E INVERSIONES
3. GESTIÓN DE FACTURACIÓN Y CARTERA
Macroproceso Gestión de las Finanzas
Abarca toda la gestión financiera transaccional y de 
tesorería de la UJTL, incluyendo entre otros: la 
facturación, cartera y cobro, la gestión contable 
(causación y EEFF) y la gestión de la liquidez el manejo 
de inversiones sobre excedentes. 
SUBPROCESOS
1. Facturación
2. Administración de cartera
3. Gestión de Cobro.
Conoce el proceso
Marco Metodológico
El planteamiento de mejoras al proceso obedeció a la aplicación de la siguiente metodología:
Desarrollo de
material 
Implementación
de los procesos
Capacitación / 
Implementación
Levantamiento del 
Proceso y 
Subproceso
Gestión Actual
Matrices Causa /Efecto
Clasificación de las 
oportunidades de 
mejora
Comités de 
Mejoramiento
Revisión de la 
problemática de 
manera 
interdisciplinaria
De acuerdo con 
PHVA con la 
participación de 
líder.
Rediseño del proceso
• Hacer lo 
planificado
•¿Las cosas 
pasaron según 
lo planificado?
• ¿Qué hacer?
• ¿Cómo hacerlo?
• ¿Cómo 
mejoramos 
la próxima 
vez?
A
Actuar
P
Planificar
H
Hacer
V
Verificar
Objetivo del Proceso
Elaborar las facturas de los servicios que por 
otros conceptos presta la Universidad, con el fin 
de gestionar el pago oportuno por parte de los 
clientes. 
Asegurar el mínimo riesgo de cobro de la 
cartera por financiación de matrícula y otras 
cuentas por cobrar de la Universidad, 
estableciendo los mecanismos y controles 
necesarios para ello.
Alcance del Proceso
Inicia con la generación de facturas por 
financiación de matrículas u otros conceptos, 
la administración de la cartera, la gestión del 
cobro y finaliza con la implementación de 
acciones de mejora orientadas a incrementar 
los niveles de recaudo de la cartera.
P
R
O
C
ESO
S C
O
N
TA
B
LES
Modelo Conceptual Proceso de Facturación y Cartera
Facturación Administración 
de Cartera
Gestión de 
Cobro
Cliente
Gestión 
Documental
Proceso de 
Consultorías y 
Asesorías
Gestión de 
procesos 
Contables
Proceso Fomento 
y Desarrollo de la 
Investigación.
Gestión 
Financiera 
Estudiantil
Inscripción, 
Admisión y 
Matrícula.
ORACLE E- BUSINESS SUITE 
Arrendamientos.
IMPACTOS
ADMINISTRACIÓN
 Soporte en la herramientas
 Provisión automática de la cartera 
 Reportes de cartera por edades
GESTIÓN
 Lineamientos para gestionar cobro de cartera según edades (Metas, asignación de cartera)
 Seguimiento a la gestión del cobrador.
Relación entre Procesos del área Financiera UJTL
P
R
O
C
ESO
S C
O
N
TA
B
LES
Documentación del Proceso
• Caracterización
Indicadores
• Calidad de la cartera = Cartera vencida / 
Total de cartera bruta.
• Recaudo de cartera = Total recaudo / 
Total cartera.
• Rotación de cartera = Cuentas por 
cobrar / Total cartera neta * 360 días
Documentación del Proceso
• Caracterización
Puntos de control
•Realizar el seguimiento a la gestión de
cobro de obligaciones pendientes
Riesgos
•Probabilidad de no realizar seguimiento
oportuno a las obligaciones para la gestión
de cobranza.
SubProceso de Administración de Cartera.
INICIO
1. Generar informes 
financieros.
ANALISTA TECNICO III APOYO FINANCIERO 
Y FACTURACION
2. Realizar un análisis de 
la cartera
7. Realiza la compra.
Auxiliar de Cartera, Coordinador de 
Tesorería y Cartera
¿En la 
cartera 
analizada 
se remite a 
castigo de 
cartera?
FIN
7. Realizar ajuste de 
cartera.
Subproceso Gestión de 
cobro.
3. Realizar reunión 
financiera interna.
Consejo Directivo
4. Elaborar nota crédito 
para castigo de cartera
5. Analizar y aprobar la 
solicitud de castigo de 
cartera.
Auxiliar de Cartera
6. Archiva 
documentación.
|
SubProceso de Gestión de Cobro.
Coord. Tesorería y cartera
Asignar cartera 
a cobradores.
Cobrador – técnico
Identificar 
etapa de cobro 
de cartera.
Cobro 
preventivo
•Avisar al cliente del pago de su obligación
•Verificar pago de obligación del cliente y realizar seguimiento
Cobro 
Directo
• Comunicar al cliente el estado de su deuda.
• Realizar seguimiento mediante el aplicativo y realizar la gestión de cobro
(llamada, circularización)
Cobro pre 
Jurídico
•Aviso al cliente del estado de su deuda y reporte a centrales de riesgo.
•Enviar reporte a centrales de riesgo
•Informar al cliente la opción de acuerdo de pago.
•Realizar seguimiento al acuerdo de pago
Cobro 
Jurídico
• Verificar la cuantía y redactar la demanda
• Iniciar el proceso legal de cobranza
• Realizar informe mensual y enviar a la Coord. De Tesorería y Cartera
Análisis de la gestión de los cobradores y medición de indicadores
A
D
M
IN
IS
TR
A
C
IÓ
N
 D
E 
C
A
R
TE
R
A
Estamos comenzando el camino del cambio
Mejora continua 
del Proceso
Mejoras en los 
Proceso 
Definición del 
Proceso, 
Documentación, 
Indicadores
Estandarización del 
Proceso
Gestión Documental
Preguntas
Tú haces posible el crecimiento de la 
Universidad
Cualquier inquietud escríbanos a: creser@utadeo.edu.co