el_archivo_de_tramite

Vista previa del material en texto

EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
G E S T I Ó N D E L A D O C U M E N TA C I Ó N A C T I VA
2 0 2 2
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
lConcepto, objetivos 
y funciones del 
Archivo de Trámite
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
“Es el integrado por documentos de 
archivo de uso cotidiano y necesario 
para el ejercicio de las atribuciones y 
funciones de los sujetos obligados”.
Ley de Archivos y Administración de 
Documentos del Estado de México y Municipios
CONCEPTO
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Es considerado el lugar en el que se 
mantiene debidamente organizada la 
documentación generada por cada unidad 
administrativa de una entidad pública y al 
mismo tiempo es consultada por éstas.
Es la unidad responsable de la 
organización, resguardo y control de la 
documentación, por lo que se constituye 
en la principal fuente de información a partir 
de la cual se toman las decisiones para la 
resolución y el despacho de los asuntos 
encomendados a las entidades públicas.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Gestionar los documentos de uso 
cotidiano y necesario para el ejercicio de 
las atribuciones de la entidad productora.
Reunir la documentación en trámite, 
como fuente de información para la 
solución y despacho de los asuntos 
iniciados en la entidad pública.
Lograr la máxima eficiencia en el 
control y procesamiento técnico de 
la documentación.
Facilitar el control y seguimiento de los 
asuntos de que tratan los documentos y 
los expedientes que los contienen.
•
•
•
•
OBJETIVOS
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Integrar y organizar los expedientes que 
una unidad administrativa produzca, use 
y reciba.
Asegurar la localización y consulta de 
los expedientes mediante la elaboración 
de los inventarios documentales.
Resguardar los Archivos y la información 
que haya sido clasificada de acuerdo con 
la legislación en materia de transparencia 
y acceso a la información pública, en 
tanto conserve tal carácter.
1
2
3
FUNCIONES
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Colaborar con el Área Coordinadora de
Archivos en la elaboración de los 
Instrumentos de Control Archivístico 
previstos en la LGA y LAADEMyM, y sus 
disposiciones reglamentarias.
Trabajar de acuerdo con los criterios 
específicos y recomendaciones 
dictados por el Consejo Nacional de 
Archivos, el Consejo Estatal de Archivos 
y el Área Coordinadora de Archivos.
Realizar las Transferencias Primarias al 
Archivo de Concentración correspondientes.
4
5
6
FUNCIONES
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
llEl desarrollo de los 
procesos de gestión 
documental en el 
Archivo de Trámite
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
De acuerdo con su 
“ciclo vital”, los 
documentos de 
archivo tienen tres 
edades o etapas: una 
activa, una semiactiva 
y una inactiva, 
correspondiéndoles 
en cada una de ellas 
un tipo de archivo 
y un tratamiento 
documental diferente, 
como se aprecia en la 
siguiente infografía:
Son las etapas sucesivas por las que 
atraviesan los documentos de archivo, 
desde que se producen o reciben 
hasta su baja o transferencia 
al Archivo histórico.
D I R E C C I Ó N D E A D M I N I S T R A C I Ó N Y S E R V I C I O S D O C U M E N TA L E S
2
3
Primera etapa
1
CICLO VITAL
DEL DOCUMENTO
DE ARCHIVO
 TRANSFEREN
C
IA
 P
R
IM
A
R
IA
FASE SEMIACTIVA
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
 TRANSFERENCIA SECUNDARIA
FASE INACTIVA
ARCHIVO HISTÓRICO
Características:
 
• Los expedientes que los contienen
 se conservan de manera permanente.
Tercera etapa
FASE ACTIVA
ARCHIVO DE TRÁMITE
Características:
• Están en trámite de respuesta 
del asunto de que traten.
• Su conservación es 
responsabilidad de quien lo 
genera o recibe.
• Se integran en expedientes 
y su uso es frecuente.
• Su información 
posee valor primario 
(administrativo, legal-
jurídico o fiscal-contable).
• Concluido el asunto que les 
dio origen, su conservación 
en el Archivo de trámite es 
temporal (mínimo dos años).
• Después de este período, 
se transfieren al Archivo 
de concentración.
• Los expedientes que los contienen se guardan de manera temporal.
• Su conservación es responsabilidad del Archivo de concentración.
• La consulta es ocasional como antecedente de los asuntos.
• Su información posee valor primario (administrativo, legal-jurídico o fiscal-contable) 
en decrecimiento.
• Concluida su conservación, se realiza la selección final de los expedientes que 
los contienen: 1. Los expedientes con documentos que poseen valor 
secundario se transfieren al Archivo histórico.
2. Los expedientes con documentos sin valor 
secundario, son dados de baja.
Características:
• Conforman el patrimonio 
documental del país, de una 
entidad federativa o de 
 un municipio.
• Su custodia es responsabilidad 
del Archivo histórico.
• Su información posee valor 
secundario (evidencial, 
testimonial e informativo).
• La consulta se da por el valor 
cultural e informativo que tienen, 
como sustento y apoyo para el 
desarrollo de la investigación.
Segunda etapa
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
El Archivo de Trámite tiene la responsabilidad 
de realizar procesos y actividades destinados a la correcta 
administración de los documentos que se producen y 
reciben, y que se encuentran en circulación constante en las 
unidades administrativas de una entidad pública.
Producción
P R O C E S O S D E G E S T I Ó N D O C U M E N T A L
Organización Acceso Consulta
Conservación Disposición
Documental
Valoración 
Documental
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Comprende cuatro actividades esenciales:
1
2
3
4
La producción de los 
documentos de archivo
La recepción de los 
documentos de archivo
La distribución de los 
documentos de archivo
El trámite de los documentos de archivo 
(seguimiento y control)
Producción
Proceso de
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
La “producción documental” 
es el proceso que comprende 
el estudio de los documentos 
de archivo en su forma de 
producción o ingreso, formato 
y estructura, finalidad y área de 
competencia para el trámite, 
con el propósito de obtener 
resultados eficientes en su 
tratamiento archivístico.
1 La producción de los 
documentos de archivo
Producción
Proceso de
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
1 La producción de los 
documentos de archivo
Una entidad pública produce o recibe 
documentos por tres factores:
1. Para documentar sus actividades en relación con los 
trámites y servicios que brinda.
2. Como resultados de la administración de sus recursos 
operativos (humanos, materiales y financieros).
3. Como resultado de las actividades de planeación del 
cumplimiento de normas y regulaciones y, en general, de 
todas sus actividades sustantivas.
Al producir documentos se debe estar consciente que éstos, 
independientemente de la actividad que haya motivado 
su origen, dan certeza jurídica a los actos de una entidad 
pública y a la ciudadanía y permiten, al mismo tiempo, tener la 
posibilidad de utilizarlos como memoria institucional.
Producción
Proceso de
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
La “recepción o ingreso de documentos”, 
es el conjunto de operaciones de verificación 
y control que una entidad pública debe 
realizar para la admisión de los documentos 
que le son remitidos por otra institución o por 
una persona física o jurídica colectiva.
Las actividades de recepción de documentos 
están encaminadas a establecer la metodología 
necesaria para recibir, registrar y controlar los 
distintos documentos que una entidadpública 
recibe en el ejercicio de sus funciones, evitando 
que estos se extravíen o no lleguen a su destino.
2 La recepción de los 
documentos de archivo
Producción
Proceso de
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
3 La distribución de los 
documentos de archivo
La ejecución del proceso de control de 
la información en gestión supone la 
formulación de correspondencia de salida, 
la cual también deberá incluir la ejecución 
de algunos procedimientos básicos; como 
los siguientes:
La distribución de documentos al interior de la 
entidad pública (correspondencia de entrada), 
siguen una serie de procedimientos operativos, 
entre los que se distinguen los siguientes:
• Revisión.
• Registro.
• Control.
• Revisión.
• Recepción.
• Registro.
Producción
Proceso de
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
4 El trámite de los documentos de archivo 
(seguimiento y control)
Si se considera que a partir de la recepción o 
creación de los documentos, toda actividad 
administrativa dentro de las entidades públicas 
tiene sustento y que con ello se inicia su ciclo 
vital, entonces el seguimiento y control de los 
documentos generados y/o recibidos representa 
un aspecto fundamental tanto para el adecuado 
desarrollo de la gestión administrativa, como para 
la apropiada formación y preservación de sus 
medios informativos.
Producción
Proceso de
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Con el despacho o recepción de los documentos, comienza el 
control del trámite asociado a ellos, el cual se lleva a cabo a partir 
de las siguientes cinco actividades:
4 El trámite de los documentos de archivo 
(seguimiento y control)
Diseñar y registrar en un formato de control de trámite o en un sistema automatizado 
los documentos que salgan o ingresen a la unidad administrativa.
Enviar los documentos a las unidades administrativas 
a las que corresponde su atención.
Dar seguimiento de los asuntos a través de la revisión de fechas 
requeridas de respuesta.
Notificar a la instancia de la que dependa el servicio de control de correspondencia 
en trámite, las irregularidades que se presenten en la atención de los asuntos.
Elaborar informes de gestión y resolución de asuntos.
Producción
Proceso de
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Organización
Proceso de
Organización: Es el conjunto de operaciones intelectuales 
y mecánicas destinadas a la clasificación, ordenación y 
descripción de los distintos grupos documentales con el 
propósito de consultar y recuperar, eficaz y oportunamente, 
la información.
Ley de Archivos y Administración de 
Documentos del Estado de México y Municipios.
Las operaciones intelectuales 
consisten en identificar y analizar los 
tipos de documentos, su procedencia, 
origen funcional y contenido.
Las operaciones mecánicas 
son aquellas actividades que se 
desarrollan para la ubicación 
física de los expedientes.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Organización
Proceso de
La correcta organización de los documentos de 
archivo de trámite debe estar sustentada en
tres principios fundamentales:
Ser reflejo fiel de 
la actuación de la 
entidad pública.
Considerar al expediente 
administrativo, como 
base de la actuación de 
la entidad pública.
Reproducir el orden original en 
que se han emitido o creado 
los documentos, de acuerdo al 
procedimiento administrativo 
que resuelve el asunto.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Organización
Proceso de
Operación archivística que consiste en 
el establecimiento de las categorías 
o grupos que reflejan la estructura 
jerárquica del fondo; es el primer paso 
del proceso de organización. Consiste 
en separar los documentos en grupos 
y categorías según la estructura 
orgánica y/o funcional de la entidad 
productora o, si se trata de un fondo 
particular, con las actividades de la 
persona que generó los documentos, o 
bien con la temática de los mismos en 
el caso de las colecciones.
Lineamientos para la administración de 
documentos del Estado de México.
1. La clasificación de los 
documentos de archivo.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Organización
Proceso de
Identificación de los documentos de archivo.
“Casi todos los documentos que se gestionan en una unidad administrativa formarán 
parte de un expediente”.
“Casi” porque en la gestión administrativa de las entidades públicas existen además 
de los “documentos de archivo” los llamados “documentos de apoyo informativo”, los 
cuales son útiles pero requieren de un tratamiento distinto debido a sus características, 
conforme se muestra en el siguiente cuadro comparativo:
1. La clasificación de los 
documentos de archivo.
Documentos de archivo Documentos de apoyo informativo
• Documentos que sin importar su forma o medio han sido creados,
recibidos, manejados y usados por un individuo u organización en
cumplimiento de obligaciones legales y en el ejercicio de su actividad.
• Se generan dentro del proceso natural de una actividad y surgen 
como producto o reflejo de las tareas de su órgano productor, es 
decir, no son ajenos a él.
• Constituyen el único testimonio y garantía documental del acto
administrativo; por tanto se trata de documentación única.
• Están estructurados en conjuntos organizados que se interrelacionan.
• Tienen un carácter seriado, ya que se producen uno a uno y al paso
del tiempo constituyen series (documentos sobre un asunto o tema).
• Son estáticos. Esto quiere decir que son definitivos y no pueden ser
cambiados o corregidos.
• La información que contienen es única, es decir, no existen documentos
iguales. Pueden existir expedientes con trámites similares pero 
siempre diferenciados por la persona física o jurídico-colectiva de 
quien se trate el asunto o por el tema y la época de este.
• Documentos constituidos por ejemplares de origen y características
diversas, cuya utilidad en las unidades administrativas reside en la 
información que contienen para apoyo de las tareas asignadas.
• Generalmente son ejemplares múltiples que proporcionan información;
no son originales: se trata de ediciones, reprografías o acumulación 
de copias y fotocopias que sirven de control.
• Se trata de un conjunto facticio o integrado artificialmente por
unidades temáticas.
• Están estructurados en conjuntos organizados que se interrelacionan.
• Por lo general no se consideran patrimonio documental, se destruyen
y solo se conservan aquellos que tengan un valor informativo (en 
Bibliotecas o Centros de Documentación).
• No se transfieren al Archivo de Concentración.
• Carecen de conceptos tales como vigencia o valores administrativos.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Organización
Proceso de
• Como principio general, las piezas aisladas
(documentos sueltos) no tienen sentido, o 
tienen muy poco; la razón del documento 
de archivo se da por su pertenencia a un 
conjunto (expediente, serie o sección) y por 
las relaciones que entre los documentos 
se establecen.
• Sólo se considerará documento de archivo, 
aque que tiene un carácter seriado, se 
genera dentro del proceso natural de 
una actividad o función, es único, tiene 
autoridad, es estático y se interrelaciona 
entre sí con sus similares, además de 
reflejar clara y correctamente las acciones 
sobre las funciones y atribuciones que tiene 
asignadas su productor.
1. La clasificación de los 
documentos de archivo.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Organización
Proceso de 1. La clasificación de los 
documentos de archivo.
Identificados los documentos de archivo y separados de los de “apoyo 
informativo”, la siguiente actividad dentro del archivo de trámite corresponde al 
tratamiento relacionado con su organización.
Por su parte, no se consideran documentos de archivo los “documentos de apoyo 
informativo”,así como aquellas carpetas que se integran por documentos sueltos 
de control interno temporal,como por ejemplo:
• Los controles de correspondencia de entrada y salida, a excepción de los 
consecutivos que integran los documentos, o minutarios.
• Las carpetas que contengan documentos sin interrelación alguna.
• Las carpetas donde se integran copias de documentos que ya se encuentran e
en un expediente de archivo.
• Las carpetas que contienen, por ejemplo, copias de talonarios, de vales de 
almacén, de fotocopias de tarjetas utilizadas para registrar entrada y salida del 
personal, entre otros.
• Las carpetas con información incompleta y sin orden alguno.
• Revistas, diarios, periódicos oficiales, publicaciones u otro tipo de documentos 
que no formen parte del expediente de archivo, es decir, cuando se trate de 
conjuntos de documentos similares o semejantes que no reflejan una acción 
o trámite.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Organización
Proceso de 1. La clasificación de los 
documentos de archivo.
Criterios de clasificación archivística:
Clasificación 
funcional
Clasificación 
orgánica
Clasificación 
por materias
Sistema en el que las funciones de la entidad 
productora son los elementos tomados en 
consideración para clasificar los documentos, 
considerando que las funciones son más claras, 
lineales y presentan menos cambios en su evolución 
en comparación con la estructura orgánica.
Los documentos se agrupan de manera que reflejen 
la estructura orgánica de la entidad pública, por 
lo tanto las subdivisiones se identifican con sus 
unidades administrativas.
Este tipo de clasificación es resultado del análisis 
del contenido de los documentos, es decir, de los 
asuntos o materiales sobre los que versan.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Organización
Proceso de 1. La clasificación de los 
documentos de archivo.
Considerando el criterio de “clasificación funcional”, las categorías de agrupación 
de información archivística consideradas en la definición conceptual de 
“clasificación” son las siguientes:
Fondo
Sección
Serie
Subserie Subserie Subserie
Serie Serie Serie
Sección Sección
Expediente Expediente Expediente Expediente Expediente
Unidad
documental 
simple
Unidad
documental 
simple
Unidad
documental 
simple
Unidad
documental 
simple
Unidad
documental 
simple
N
iv
el
es
 s
up
er
io
re
s
N
iv
el
es
 in
fe
ri
o
re
s
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Organización
Proceso de 1. La clasificación de los 
documentos de archivo.
El procedimiento clasificatorio de los documentos 
y su integración al archivo de trámite
Para llevar a cabo la clasificación de los documentos generados y/o recibidos en las 
diversas unidades administrativas de la entidad pública, las personas responsables 
de los Archivos de Trámite deberán considerar lo siguiente:
Llevar a cabo 
la recuperación de 
la documentación 
generada y recibida 
para su incorporación 
al archivo 
de trámite.
Recibir 
únicamente 
por las causas 
establecidos en 
la entidad pública, 
los documentos que 
ingresarán al archivo 
de trámite.
a c
b
Asegurarse 
de que ingresen 
al archivo de trámite 
todos los documentos 
generados o recibidos por 
las unidades administrativas 
en el ejercicio de sus 
funciones, reuniendo 
sistemáticamente 
los antecedentes de los 
trámites institucionales.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Organización
Proceso de 1. La clasificación de los 
documentos de archivo.
Aceptar 
solamente los 
documentos de 
archivo generados 
o recibidos para su 
incorporación al archivo 
de trámite en el tiempo 
y la manera adecuada, 
evitando ingresar los 
documentos de apoyo 
administrativo.
d
e
f
Realizar la 
clasificación 
archivística de los 
documentos generados 
y recibidos por la unidad 
administrativa, considerando 
el cuadro general de 
clasificación archivística de 
la entidad púbica.
Una vez clasificados, 
incorporar los 
documentos al 
expediente que les 
corresponda, si este ya 
existe, o abrir un nuevo 
expediente cuando no 
existan antecedentes 
sobre el asunto.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Organización
Proceso de 2. La ordenación de los 
documentos de archivo.
Apertura de expedientes
El expediente es considerado la piedra angular de la actuación 
administrativa y se puede definir como el “conjunto ordenado de 
documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamentos 
a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas
a ejecutarlas”.
Los componentes estructurales del expediente son:
Los documentos
La portada de la 
carpeta o guarda exterior
La carpeta 
o guarda exterior
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Organización
Proceso de 2. La ordenación de los 
documentos de archivo.
Existen tres razones 
para abrir un expediente 
de archivo:
Cuando no existen 
antecedentes sobre 
el asunto o materia.
Cuando la acción 
corresponde a gestiones 
gubernamentales 
diferentes y se trate de 
programas o proyectos.
Cuando el asunto o 
materia son nuevos.
1
2
3
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Organización
Proceso de 2. La ordenación de los 
documentos de archivo.
La apertura o integración de los expedientes puede realizarse 
de cuatro maneras, como se muestra a continuación. 
Vacunas
Cruzada Nacional
de Vacunación
Viaticos de
Capacitación
Actas del Consejo
Nacional de Archivos
Por actividad 
sustantiva
Por tipo
de documento
Por actividad 
administrativa 
interna o logística
Por asunto
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Organización
Proceso de 2. La ordenación de los 
documentos de archivo.
Ordenación de los documentos al interior del expediente
La ordenación se aplica en diferentes niveles; particularmente, en lo 
que se refiere a los documentos que conforman un expediente, se 
deben ordenar al interior del mismo “de manera lógica y cronológica”.
14 de marzo 2020
4 de marzo 2020
21 de febrero 2020
12 de febrero 2020
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Organización
Proceso de 2. La ordenación de los 
documentos de archivo.
La ordenación de los expedientes de archivo
Los expedientes se ordenan 
por serie documental y el 
método establecido entre 
una y otra serie puede ser 
diferente; un esquema de los 
métodos de ordenación que 
pueden ser utilizados para la 
ordenación de los expedientes, 
es el siguiente:
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Organización
Proceso de 2. La ordenación de los 
documentos de archivo.
Metódo
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
a
b
c
d
Organización
Proceso de 2. La ordenación de los 
documentos de archivo.
Cabe señalar que, independientemente del método por el que se opte, la
ordenación de los expedientes debe cumplir con las siguientes condiciones:
La ordenación se efectúa a partir de elementos internos de 
los propios expedientes, como el nombre del expediente, su 
asunto, la fecha de los documentos que lo integran, etc.
Cada serie recibe la ordenación más conveniente, 
con independencia de las demás series.
La ordenación deberá ser sencilla y comprensible para 
cualquier usuario y debe facilitarse el registro de los 
expedientes en los instrumentos de descripción documental.
Los expedientes por ordenar deberán contener a su interior, 
documentos previamente clasificados y ordenados.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Organización
Proceso de 2. La ordenación de los 
documentos de archivo.
Instalación física de los expedientes en el Archivo de Trámite.
Consiste en la ubicación física de los expedientes agrupándolos y 
depositándolos ya sea en los muebles archivadores o en cajas y en 
estanterías para ofrecer mayor protección a los documentos y resistencia 
al polvo, a la luz, etc. 
Ejemplo de la instalación y ordenación de expedientes en el mueble archivador
1
2
3
4
a
b
c
d
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓNACTIVA
Organización
Proceso de 3. La descripción de los 
documentos de archivo.
El concepto
La organización técnica de los documentos y del archivo mismo, no 
estará completa si no se efectúa la descripción archivística, porque 
el proceso de organización tiene como como soporte las actividades 
de clasificación, ordenación y descripción, constituyendo ésta última, la 
culminación de dicho proceso.
Operación destinada a elaborar 
instrumentos de consulta que 
faciliten el acceso y conocimiento 
de los documentos y expedientes de 
los Archivos, tales como la guía, el 
inventario, el catálogo y el índice, de 
conformidad con la Norma Internacional 
General de Descripción Archivística.
Lineamientos para la administración de 
documentos en el Estado de México
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Organización
Proceso de 3. La descripción de los 
documentos de archivo.
Carátula de Expediente de Archivo 
Código de la Unidad 
Administrativa:
Administrativo:
Archivo de Trámite: Archivo Histórico:Archivo de 
Concentración:
Fiscal:
Jurídico-legal:
Contable:
Fondo Documental: 
Subserie Documental:
Subfondo 
Documental:
Sección: Subsección: 
Nombre de la Unidad
Administrativa:
Nombre del
Expediente:
Asunto:
Período de los 
documentos: 
No.del 
Expediente:
No.de
Legajo:
Apertura: Total de documentos al 
cierre:
Cierre:
Total de
Legajos:
Serie Documental:
Reservada: Confidencial: 
I.Información de la Unidad Administrativa 
II. Información del Expediente 
III. Clasificación Archivística 
IV. Valor Documental
V. Tiempo de Conservación (Vigencia Documental) 
VI. Clasificación de la Información 
VII. Observaciones
Carátula de expediente
La “carátula de expediente” es la 
primera acción de descripción que 
se realiza en el Archivo de Trámite 
y constituye un insumo necesario 
para la formulación del “Inventario 
de archivo de trámite”, así como 
de la “Guía simple de archivos”.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Organización
Proceso de 3. La descripción de los 
documentos de archivo.
El inventario
• Inventariar es una actividad precisa y delimitada dentro de la labor general de descripción 
que no se puede mezclar, ni confundir o identificar con otras tareas anteriores o posteriores.
• El “inventario” es un instrumento archivístico que describe la relación sistematica y
detallada de las unidades documentales existentes en los archivos, siguiendo la organización 
de las series documentales. 
• De acuerdo con la normatividad vigente en México y en el Estado de México, las entidades
públicas están obligadas a elaborar “inventarios” de los expedientes que se integren 
con los documentos producidos en el ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure 
el control de los documentos en las diferentes fases de su ciclo vital.
• El inventario como instrumento de descripción debe registrar tres tipos de datos:
Los referidos a la localización de la serie.
Los que identifican y caracterizan dicha serie.
Los que la vinculan a su origen.
• Además, su elaboración precisa de tres características mínimas indispensables:
Se realiza de forma estructural tomando en cuenta la estructura de fondo, sección y serie.
Para la localización debe contemplar la cantidad de expedientes y de documentos.
Las fechas extremas, síntesis de asuntos de los expedientes y observaciones generales.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Organización
Proceso de 3. La descripción de los 
documentos de archivo.
Tipos de inventario
GE
NE
RA
L
DE
 B
AJ
A 
DO
CU
M
EN
TA
L
DE
 
TR
AN
SF
ER
EN
CI
A
Instrumento de consulta que describe los expedientes que 
resguardan los archivos de trámite, concentración e histórico
para facilitar su localización.
Describe los expedientes y series documentales que serán 
destruidas debido a que prescribieron sus valores primarios 
y no poseen valores secundarios.
Describe los expedientes de los archivos que son transferidos del archivo 
de trámite al archivo de concentración o de éste al archivo histórico.
Tiene como finalidad contribuir al flujo documental controlado de los 
expedientes que han cumplido su plazo de conservación en el archivo 
de trámite y deben pasar, para su guarda precautoria, al archivo de 
concentración o de éste al archivo histórico.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Organización
Proceso de 3. La descripción de los 
documentos de archivo.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Organización
Proceso de 3. La descripción de los 
documentos de archivo.
Guía simple de archivos
Es el instrumento de consulta que presenta 
un esquema general de descripción de 
las series documentales del archivo de una 
unidad administrativa, en el que se indica 
sus características y datos fundamentales 
conforme al Cuadro General de Clasificación 
Archivística de la Entidad Pública.
Ley de Archivos y Administración de 
Documentos del Estado de México y Municipios
Para elaborar la Guía Simple de archivos es imprescindible:
• Contar con el Cuadro General de Clasificación Archivística de la Entidad.
• Contemplar los 19 elementos de descripción comunes señalados por la Norma
Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) y que corresponden a las 
áreas de información descriptiva, identificación y contexto, elementos de descripción 
comunes y específicos, agrupados en 7 áreas de información descriptiva.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
APROBÓ
CARGO
FECHA DE ELABORACIÓNELABORÓ:
RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE
9
17 18 19
10 11 12 13 14 15 16
Guía Simple de Archivos de la Secretaría de Finanzas
UNIDAD ADMINISTRATIVA:1 ÁREA DE PROCEDENCIA:2
DOMICILIO:4
CORREO ELECTRÓNICO:6
SUBFONDO:8
NOMBRE Y CARGO:3
TELÉFONO(S):5
FONDO:7
Sección Serie Período Ml Ubicación FísicaDesdcripción de la Serie Total de Exps. Total de Docs.
Organización
Proceso de 3. La descripción de los 
documentos de archivo.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Acceso
Proceso de
Los archivos de las entidades públicas y, en particular los de Trámite, resguardan 
documentos que contienen información valiosa, cuyo uso institucional y social 
se da porque ésta generalmente se encuentra asociada a los trámites, servicios y 
procesos de gestión que vinculan a las instituciones públicas con la sociedad.
Aunado a lo anterior, es necesario señalar que la documentación e información 
que resguarda un Archivo de Trámite es pública por definición, salvo en los 
casos en que, conforme a la legislación, sea catalogada como información 
de carácter restringido, en sus modalidades de reservada o confidencial.
La determinación o calificación de la información archivística como pública o
restringida, es responsabilidad de las entidades públicas a través de los mecanismos
y procedimientos establecidos en la normatividad jurídica vigente en el Estado de 
México; de aquí la necesidad de mantener debidamente organizados y disponibles
los fondos documentales del Archivo de Trámite para facilitar el acceso a la información.
Asimismo, es oportuno referir que los documentos con información caracterizada 
como pública o restringida, están sujetos por igual a la normatividad general y 
específica que regula la aplicación de todos los procesos técnicos relacionados 
con la gestión documental en el Archivo de Trámite.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Disposición Documental
Valoración Documental
Proceso de
Proceso de
Los procesos de valoración y 
disposición documental permiten 
identificar en primera instancia, el 
valor primario (administrativo, legal y 
fiscal-contable) de los documentos 
de archivo y en segundo término 
sus valores secundarios o históricos 
(informativo, evidencial y testimonial), 
lo que permitirá su conservación 
precaucional y la selección de éstos 
para su conservación permanente o 
su baja definitiva.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DELA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Disposición Documental
Valoración Documental
Valoración Documental Disposición Documental
Proceso de
Proceso de
Proceso de Proceso de
La Ley General de Archivos refiere que la 
valoración es la “actividad que consiste 
en el análisis e identificación de los 
valores documentales; es decir, el estudio 
de la condición de los documentos que 
les confiere características específicas en 
los archivos de trámite o concentración, o 
evidénciales, testimoniales e informativos 
para los documentos históricos, con 
la finalidad de establecer criterios, 
vigencias documentales y, en su caso, 
plazos de conservación, así como para la 
disposición documental”.
El término disposición documental, 
refiere al destino inmediato de los 
expedientes que integren cualquier 
serie documental dentro del Sistema 
Institucional de Archivos de una entidad 
pública. Entendido de esta manera, el 
destino inmediato de los expedientes 
de una serie documental cuya utilidad 
administrativa o de gestión ha culminado, 
es el Archivo de Concentración; 
mientras que el destino inmediato de los 
expedientes que prescriben en el Archivo 
de Concentración será la selección de 
estos como Archivo Histórico o su baja 
definitiva, con lo cual se da curso práctico 
al ciclo vital de los documentos dentro del 
Sistema Institucional de Archivos.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Disposición Documental
Valoración Documental
Proceso de
Proceso de
Archivo de Trámite
(desarrollo de la 
gestión administrativa)
FASE ACTIVA
VALOR PRIMARIO VALOR SECUNDARIO
FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVA
Archivo
de Concentración
(atención de solicitudes 
de requerimientos 
de información)
Archivo Histórico
(desarrollo de 
la investigación)
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Disposición Documental
Valoración Documental
Proceso de
Proceso de
La ejecución de los procesos de valoración y disposición documental en el seno del 
Sistema Institucional de Archivos, está plenamente justificada ya ello permitirá:
• La correcta circulación de la información archivística dentro del Sistema Institucional 
de Archivos, de la entidad pública al permitir establecer procedimientos para las 
transferencias documentales.
• Identificar y seleccionar la memoria histórico-documental de la entidad pública.
• La baja razonada de las series documentales que no posean valores secundarios 
una vez prescritos los valores primarios lo que dará como resultado el desahogo de 
los archivos de trámite.
• Resguardar (durante plazos estandarizados) los expedientes y series documentales 
de conformidad con el ciclo de vida de los documentos de archivo.
• Organizar y administrar los documentos de archivo para diferenciar su utilidad 
administrativa de los plazos de conservación precautoria e histórica.
• Planificar los recursos disponibles, así como los espacios y el mobiliario requeridos 
por los archivos de la entidad pública.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Consulta
Proceso de
“Acción que implica la salida temporal de los documentos y expedientes 
de un Archivo con fines administrativos o de difusión cultural”.
“Examen directo de la documentación por parte de los usuarios, sin que ello 
implique necesariamente la autorización para que éstos reproduzcan y/o 
divulguen total o parcialmente la información contenida en los documentos”.
Prestamo
Consulta
Lineamientos para la administración de documentos en el Estado de México 
Lineamientos para la administración de documentos en el Estado de México 
La Ley General de Archivos y la correspondiente al Estado de México 
señalan que la consulta de documentos está vinculada con “las actividades 
relacionadas con la implantación de controles de acceso a los documentos 
debidamente organizados que garantizan el derecho que tienen los usuarios 
mediante la atención de requerimientos.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Consulta
Proceso de
El control del préstamo y la consulta de los expedientes
Los expedientes que se 
encuentren en el Archivo 
de Trámite, deben estar a 
disposición de las personas del 
servicio público adscritas al área 
productora de los documentos, 
mismas que los podrán consultar 
o recibir en préstamo, previa 
autorización del titular de la 
unidad administrativa de la que 
dependa el archivo.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Conservación
Proceso de
El archivo de trámite ya se encuentra 
organizado (clasificado, ordenado y descrito) 
y la utilización de su documentación puede 
darse tanto a nivel institucional como social, 
su protección como recurso para la entidad 
pública y como patrimonio documental 
resulta fundamental.
De aquí el deber primordial de conservar 
los documentos en las mejores condiciones 
de uso durante su ciclo vital, y la necesidad 
complementaria de difundir la valiosa 
información contenida en ellos, como 
producto del quehacer gubernamental.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Conservación
Proceso de
Es de suma importancia adoptar durante el ciclo vital de los 
documentos y, particularmente en el archivo de trámite, medidas 
de prevención para la protección de los documentos.
La conservación de los documentos se establece no solamente 
como un proceso de la gestión documental asociado a la 
preservación y restauración física de la documentación, sino que 
además se visualiza en el entorno institucional de las entidades 
públicas relacionado con la producción, resguardo, control y 
protección del patrimonio documental.
La Ley General de Archivos, establece que la conservación 
de archivos es el “conjunto de procedimientos y medidas 
destinados a asegurar la prevención de alteraciones físicas 
de los documentos en papel y la preservación de los 
documentos digitales a largo plazo”.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
Conservación
Proceso de
El Plan de Conservación 
Al respecto es primordial que las 
entidades públicas cuenten con un plan 
de conservación de los documentos 
y de la información archivística, el cual 
debe formar parte también de su política 
integral de gestión documental, con el 
propósito de asegurar la estabilidad de 
los fondos del archivo para su utilización 
a corto, mediano y largo plazo.
El plan debe contener los requerimientos 
de conservación de los documentos 
y archivos de la entidad pública y las 
estrategias de actuación para atenderlos; 
así como una evaluación de los riesgos, 
que identifique peligros del edificio y 
del almacenamiento, además de las 
condiciones de seguridad y acceso a los 
fondos, entre otros aspectos.
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
La transferencia primaria de expedientes
Cuando los documentos y los 
expedientes que los contienen han 
concluido su trámite o el asunto 
que los generó y no son más de 
utilidad inmediata para la instancia 
productora, ya no existe motivo 
para seguirlos conservando en el 
Archivo de Trámite, por lo que es 
necesario cerrar esta etapa del ciclo 
vital, es decir, es el momento de 
llevar a cabo su transferencia a otra 
instancia archivística.
Disposición Documental
Proceso de
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
La transferencia primaria de expedientes
Conforme a la Ley General de Archivos, la transferencia 
primaria es el “traslado controlado y sistemático de 
expedientes de consulta esporádica de un archivo de 
trámite a uno de concentración […]” y, en la normatividad 
del Estado de México se concibe como el “procedimiento 
archivístico a través del cual y conforme al ciclo de vida 
de los documentos, los expedientes son trasladados del 
archivo de trámite al de concentración […]”. 
El archivo de trámite tiene asignada como una de sus funciones el 
realizar las transferencias primarias al archivo de concentración.
Disposición Documental
Proceso de
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓNACTIVA
Requisitos básicos para realizar la transferencia primaria de 
expedientes al Archivo de Concentración
Revisión de expedientes.
Selección preliminar.
Preparación de los expedientes.
Datos de identificación de los expedientes.
Ordenación de los expedientes.
Embalaje de los expedientes.
Identificación de las cajas para archivo.
Registro de los expedientes.
Formalización de la transferencia de los expedientes 
al archivo de concentración.
a
b
c
d
e
f
g
h
i
Disposición Documental
Proceso de
EL ARCHIVO DE TRÁMITE
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA
G R A C I A S
P O R S U P A R T I C I P A C I Ó N .
Dirección de Administración y Servicios Documentales 
Subdirección de Normatividad, Desarrollo Archivístico y Difusión 
Departamento de Profesionalización Archivística