Division de Archivo y Correspondencia

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División de Archivo y Correspondencia 
Facultad: 
 Gestionar el despacho y recibo de las correspondencias de la Institución. Así como, la 
gestión de los documentos para garantizar la organización y la conservación de estos. 
Funciones y atribuciones: 
• Aplicar las normas y los procedimientos establecidos para la gestión documental. 
 • Coordinar y controlar el funcionamiento de los archivos de gestión de la entidad. 
• Coordinar y supervisar el proceso de despacho de la correspondencia de la institución. 
 • Coordinar y supervisar la distribución de la correspondencia a los destinatarios en los 
diferentes departamentos y áreas. 
 • Elaborar manuales, instructivos y demás instrumentos que posibiliten el funcionamiento de 
los archivos de gestión. 
• Establecer un sistema de distribución de correspondencias y documentos que garanticen la 
efectividad y oportunidad de la gestión administrativa. 
Garantizar el control, la conservación preventiva, la valoración y la utilización de los documentos 
hasta que se transfieran al archivo histórico correspondiente. 
• Garantizar el registro oportuno y confiable de los documentos que ingresan y se despachan 
desde la unidad. 
 • Garantizar la confidencialidad en el manejo de la información contenida en los documentos 
tramitados. 
 • Modernizar la gestión documental, incorporando las nuevas tecnologías digitales para el 
control recuperación y la conservación 
• Recibir y registrar los documentos transferidos por los archivos de gestión. 
 • Velar porque el banco de datos tanto digital como físico que reposen en el Archivo Central 
estén incorporados a las prácticas archivistas establecidas. 
 • Verificar y garantizar el cumplimiento de las normativas internas en lo referente al timbrado, 
firma y papelería de las comunicaciones producidas en la institución. 
 
Norma que la asigna: 
 Resolución Núm.23/2018 de fecha 17 de mayo del año 2018, que aprueba la nueva 
Estructura Organizativa del Instituto Nacional de Aguas Potables y Alcantarillados 
(INAPA) 
Funcionario a cargo: 
Sarah Olimpia Cabral