¿Qué es una factura?

Una factura básicamente es un documento enviado por el proveedor de un producto o servicio al comprador.

Una factura establece la obligación del comprador de pagar, creando el monto adeudado. En otras palabras, la factura es una verificación escrita del contrato entre el comprador y el vendedor del bien o servicio.

Las facturas son una de las partes más importante del sistema contable de tu empresa porque registran las transacciones de ventas.

¿Qué contiene la factura?

Las secciones normales de la factura incluyen los siguientes apartados:

• Fecha de factura Nuca te olvides de esto. La fecha de la factura comienza con la aceptación del cliente. Si tiene condiciones (fecha de vencimiento), debes incluir una fecha para que todos sepan cuándo vence el pago.
• Nombres legales y direcciones fiscales de clientes y proveedores. Si estás creando una factura en tu , es posible que solo necesites la dirección de correo electrónico del cliente ya que tienes sus datos registrados, pero es una buena idea recopilar y adjuntar una dirección física también en caso de que necesites enviar un documento físico.
• Nombres de contacto de las personas en ambas compañías. Una buena regla general en las relaciones con los clientes es asegurarse de escribir los nombres correctamente y tratar a las personas por su nombre.
• Descripción de los artículos, productos o servicios comprados, incluyendo precio y cantidad. A menudo tendrán descripciones estándar de productos y números de inventario. Sin embargo, debes ser lo más específico y detallado posible al crear la factura. De esta forma evitarás confusiones.
• Las condiciones de pago. Por ejemplo, el proveedor puede especificar "30 días naturales", lo que significa que el monto total se paga dentro de los 30 días.
• Impuestos desglosados. Esta parte es importante ya que legalmente deben aparecer en la factura, sobre todo IVA e IRPF.

¿Cómo emitir una factura al cliente?

Puedes estar utilizando un en línea para empresas, o puedes estar utilizando una factura en Excel o Word para completar. Este proceso funciona de la misma manera para ambos procesos de facturación.

La factura se debe preparar después de que el producto o servicio haya sido enviado o entregado al cliente.

Incluye documentos anteriores relacionados con esa venta, incluyendo cualquier orden de compra o contrato de venta o estimación de costos para justificar mejor todo.

Identificar artículos vendidos y entregados. Por lo general, se debe proporcionar el nombre del producto o servicio, la cantidad (o el tiempo, para los servicios) y la tarifa (por artículo o por hora).

Cuando se utiliza software online, la suma se calcula para cada artículo.

Incluirás información sobre los depósitos o reembolsos de clientes aplicados a esta factura si los hubiese.

Puedes y deberías ofrecer al cliente varios métodos de pago, posiblemente proporcionando un descuento para pagos en efectivo.

Incluye los términos de envío para los productos enviados. Hay dos tipos de pago: que el vendedor pague el envío o que este sea pagado a la llegada. Este punto debe de quedar muy claro

Se deben adjuntar los términos de venta. Es decir, ¿cuándo desea que el comprador pague y si le darás algún descuento por pago anticipado?

Por ejemplo que darás un descuento del 2% si el pago se recibe dentro de los 10 días y el saldo completo se paga dentro de los 30 días.

Las facturas pueden enviarse por correo postal, correo electrónico o fax al cliente.

Facturas y pedidos.

Las facturas a veces se confunden con las órdenes de compra o pedidos.

Las órdenes de compra son anteriores a la transacción y las facturas son posteriores a la transacción.

Los pedidos de compra guardan el pedido realizado por el cliente al vendedor o proveedor.

Por otro lado, la factura registra el recibo del producto o servicio y, como se mencionó anteriormente, las condiciones de pago.

Muchas empresas utilizan las órdenes de compra como parte del proceso de aprobación. Algunas compañías requieren pedidos de productos o servicios por una cierta cantidad.

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Como ves tener claro que es una factura es importante ya que podrás incurrir en problemas fiscales si las haces de forma inadecuada