Tradicionalmente los servicios que prestan los archivos se circunscriben en: consulta, préstamo, reprografía y, en algunos casos, certificaciones. En la actualidad, las demandas de los usuarios exigen que a dichos servicios se adicionen otros, para mejorar el funcionamiento del archivo y la satisfacción del cliente. Surgen así los servicios de referencia, la formación de usuarios, la biblioteca auxiliar, la difusión, el servicio a discapacitados y el valor agregado a la información. Cabe destacar que esos servicios son importantes de implementar en los archivos, para cumplir con el objetivo fundamental de satisfacer las necesidades de información del cliente. El servicio de consulta de documentos, lo define Samuel Rothstein de la siguiente manera: “[…] como la asistencia personal que en forma individual da el bibliotecario a los lectores que buscan información.”22 Según un estudio RAMP, este servicio debe reunir tres condiciones fundamentales: 1-“Disponer de personal capacitado y que conozca los documentos del archivo y su utilización para fines investigativos. 2- Procurarse ayudas de recuperación de la información para el suministro de datos básicos sobre el origen, lo organización y el contenido de los documentos. 3-Contar con facilidades para la utilización y para la reproducción de documentos.”23 Como se puede apreciar, estos tres elementos son importantes y están orientados a una misma meta: localizar la información precisa y oportuna que requiere el usuario y facilitársela de forma eficaz y eficiente para satisfacer sus necesidades. El funcionamiento del servicio de consulta depende en buena parte del personal con que cuente el archivo. Por lo tanto, es esencial que las personas asignadas a ese servicio posean conocimiento y experiencias en esas áreas, así como interés por ayudar a los demás, facilidad para relacionarse con las personas e inclinación para aumentar cada vez sus conocimientos. La Red Nacional de Bibliotecas Públicas de México, señala las siguientes responsabilidades que debe tener el funcionario que se dedique a brindar el servicio de consulta: “1- Mantener un horario constante y regular de tal manera que los lectores sepan cuando pueden recurrir al archivo. 2-Atender personalmente y con amabilidad a cada uno de los usuarios que soliciten información. 3-Dedicar parte del tiempo de la jornada diaria a buscar la contestación a preguntas complejas y que hayan quedado pendientes. 4-Orientar a los usuarios respecto a los servicios y recursos de la biblioteca e instruirlos en el uso de las obras de consulta. 5-Examinar con frecuencia las obras de consulta. 6-Identificar los recursos potenciales dentro y fuera de la biblioteca 7-Examinar continuamente los materiales que recibe la biblioteca para obtener una visión general de los nuevos recursos con que cuenta 8-Mantener información de los acontecimientos actuales registrar los datos para la estadística.”24 Los anteriores principios hacen referencia a las bibliotecas, pero todos ellos pueden ser aplicados a los archivos y al servicio de consulta que brinden, ya que el archivista también debe establecer horarios de atención, ser amable con los clientes, dedicar tiempo a las preguntas más difíciles, enseñar a los usuarios sobre los servicios y recursos del archivo, conocer el fondo que custodia y la relación que pueda tener con otros fondos y actualizarse constantemente para poder brindar un servicio eficiente. En cuanto al servicio de préstamo de documentos, es importante destacar que el archivista debe tomar en cuenta las necesidades del cliente y la legislación vigente. En el caso costarricense, la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento n° 7202en su artículo diez, establece que: “Se garantiza el libre acceso a los documentos que produzcan o custodien las instituciones a las que se refiere el artículo segundo de esta ley. Cuando se trate de documentos declarados secretos de Estado o de acceso restringido, perderán esa condición después de treinta años de haber sido producidos, y podrán facilitarse para investigaciones de carácter científico cultural, debidamente comprobadas, siempre que no se irrespeten otros derechos constitucionales.”25 Lo anterior quiere decir que en Costa Rica la documentación pública y de interés público es de libre acceso, siempre y cuando no atente contra la integridad de las personas. Uno de estos es el Servicio de Referencia Archivístico, que brinda al usuario una atención personalizada y le proporciona la información que requiere con valor agregado. Este servicio es importante porque mejora la percepción del archivo, se da una amplia comunicación entre el archivista y el cliente. Al respecto, García Suárez menciona que el servicio de referencia es un: “Proceso de comunicación usuario – referencista, a través del cual, el referencista teniendo en cuenta todos los recursos a su disposición y alcance, procura la satisfacción de los intereses o necesidades de información de los usuarios.”26 En vista de la importancia del Servicio de Referencia, el archivista que lo brinde ha de tener cualidades y características que le permitan un acercamiento con los usuarios, por ejemplo: una buena comunicación, conocimiento exhaustivo del fondo documental, capacidad para buscar la información y tolerancia, entre otros. Parte del servicio de referencia es realizar una entrevista, a cargo del archivista referencista, a los clientes. Su finalidad es determinar qué información necesitan, con especializarles en el adecuado manejo y aprovechamiento de los archivos.”27 La formación de usuarios puede realizarse de diferentes formas: por medio de charlas, conferencias, de manera individual o colectiva. Lo importante es buscar la orientación, educación e instrucción de los clientes, lo que permite asesorarlos y enseñarlos a utilizar el archivo, para que se