Es necesario cambiar la imagen que tienen muchas personas sobre el archivo: bodegas donde se guardan papeles antiguos que han perdido su valor. Por...

Es necesario cambiar la imagen que tienen muchas personas sobre el archivo: bodegas donde se guardan papeles antiguos que han perdido su valor. Por el contrario, deben ser vistos como sistemas de información capaces de dar servicios de calidad a los clientes. Por lo mencionado anteriormente, es necesario plantear un concepto claro y preciso sobre lo que se entiende por calidad en el transcurso de esta investigación. Gómez Hernández menciona que: "La calidad es el conjunto de propiedades y características de un producto o servicio que repercuten en la capacidad de la biblioteca para satisfacer las necesidades expresadas o implícitas de los usuarios […]." Esta definición es pertinente, porque deja claro que los estudios de usuarios permiten determinar la satisfacción del cliente a través de evaluaciones de los servicios, con la finalidad de procurar la mejora continua de los procesos y anticiparse a las demandas que los clientes puedan hacer. Para brindar un servicio de calidad, se necesita que el archivo cuente con cartas de servicios, que permiten que el profesional de los archivos adquiera un compromiso de ofrecer servicios de calidad a sus clientes. Para ampliar este concepto, Cerdá Díaz y Rodríguez Barredo plantean que dichas cartas son: "El documento por el que se le informa al ciudadano de los objetivos y compromisos de una determinada área de actividad […]." La calidad en los servicios de información requiere de recursos materiales, económicos y humanos. Presenta una serie de ventajas, entre ellas que el archivo sea más competitivo, incrementar la actividad de este y dar una mejor imagen a los usuarios internos y externos. Los archivos deben estar en constante cambio en función de sus clientes y brindar un servicio de calidad a los usuarios, de manera que el grado de satisfacción sea excelente. La calidad busca mejorar los procesos dentro de una organización, al respecto Margarita Taladriz menciona: "La calidad es un proceso de mejora continua en el que se debe implicar el conjunto de la organización con el objetivo de poder responder y anticiparse a las necesidades del cliente o usuario." En síntesis, la calidad debe ser un requisito indispensable dentro de los archivos, ya que el archivista debe pensar no solo en que la documentación esté tratada archivísticamente, sino más bien en reunir esfuerzos para garantizar la mejora continua en los servicios prestados y de esa manera asegurar la calidad total de estos.