requieren este tipo de información para realizar los trámites de propiedades. El detalle se desglosa en el gráfico 5. Gráfico 5 Cantidad de préstam...

requieren este tipo de información para realizar los trámites de propiedades. El detalle se desglosa en el gráfico 5. Gráfico 5 Cantidad de préstamos por tipo documental 2004 41 10 11 12 14 16 24 36 42 51 223 0 50 100 150 200 250 Otros Actas Estudios Correspondencia Visados Órdenes de compra Declaraciones de bienes inmuebles Planos Avalúos Permisos Expedientes de fincas Tipo documental Cantidad Fuente: elaboración propia a partir de la información consultada. LOS PRÉSTAMOS EXTERNOS Con respecto a la entrega de la información a los usuarios externos, esta se materializó en un total de 73 préstamos, de los cuales 71 fueron para usuarios nacionales y 2 para usuarios extranjeros. En cuanto al género, 19 préstamos se realizaron a mujeres y 42 a hombres. En 12 casos no se pudo identificar porque la boleta no disponía de esa información. Los documentos más solicitados, de acuerdo con las necesidades de los usuarios, se reflejan en el gráfico 6. Gráfico 6 Cantidad de préstamos externos por tipo documental 2004 1 1 1 1 2 2 5 22 38 0 5 10 15 20 25 30 35 40 Contrato Diagnóstico Solicitud Visado Avalúos Declaraciones Expedientes de finca Permisos de construcción Planos de construcción Tipo documental Cantidad Fuente: elaboración propia a partir de la información consultada. 2.3.3 ANÁLISIS COMPARATIVO DEL ESTUDIO DE USUARIOS EN EL ARCHIVO CENTRAL DE LA MUNICIPALIDAD DE ESCAZÚ DURANTE LOS AÑOS 2003-2004 De acuerdo con el Código Municipal, los departamentos de la Municipalidad de Escazú tienen a su cargo diferentes funciones y actividades, lo que le permite a dicho organismo llevar a cabo su misión, visión y el cumplimiento de sus objetivos. Del estudio realizado se puede concluir que, en los dos años, los departamentos que consultaron en mayor medida la documentación del archivo central fueron Bienes Inmuebles y Desarrollo Urbano. Lo anterior porque el Departamento de Bienes Inmuebles, como parte de su quehacer diario, realiza exoneraciones, analiza reclamos y declaraciones de bienes inmuebles y valoraciones de propiedades. De ahí que, para el cumplimiento de sus deberes, es indispensable hacer uso de documentos tales como: planos, exoneraciones, avalúos y declaraciones de bienes inmuebles de años anteriores, entre otros. Por su parte, el Departamento de Desarrollo Urbano se encarga de las solicitudes de uso de suelos, permisos de construcción, recibimientos de obras, inspecciones e instalación de rótulos, entre otros. Por ello los profesionales de esta área ingenieros, arquitectos, inspectores y otros funcionarios requieren información precisa para realizar las indagaciones respectivas, como por ejemplo los planos, los permisos de construcción, resoluciones y más. Las restantes unidades administrativas de la municipalidad tuvieron una participación menos activa en cuanto a la demanda de documentos, ya que las funciones que llevan a cabo no dependen necesariamente de la información que hay en el archivo central. Es importante destacar que en el año 2004 surge un nuevo tipo documental denominado expedientes de finca, que es el resultado de un proyecto de la encargada del archivo central, planteado ante la Municipalidad de Escazú y financiado por el Programa de Ayudas para el Desarrollo de los Archivos Iberoamericanos (ADAI). Este pretende además de conformar el expediente único y satisfacer las necesidades y requerimientos de los usuarios cumplir con lo que dispone la Ley 8220 de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos. Lo anterior, porque en un primer momento, los documentos estaban separados y los usuarios necesitaban consultar información sobre una misma finca, por lo tanto la búsqueda debía realizarse en diferentes series documentales. Actualmente dichos expedientes están identificados por el número de finca y reúnen las siguientes series documentales: declaraciones, exoneraciones, avalúos, reclamos y traspasos. No obstante, la razón por la cual en ambos años se dio el préstamo individual de dichas series documentales, es porque los clientes no siempre necesitan todo el expediente, sino un documento específico para algún trámite en particular. Por su parte, el tipo documental actas sufrió un cambio sustancial en el número de préstamos, ya que en el año 2003 hubo 106 y en el año 2004 únicamente 10. Esta diferencia se debe a que durante el 2003 se detectó una anomalía en cuanto a una copia de actas y patentes en la municipalidad, por lo que el Organismo de Investigación Judicial tuvo que revisar todas las aprobadas por el Concejo Municipal desde 1970 hasta el año 2003. Esto incrementó el préstamo de este tipo documental. A raíz de lo anterior, durante el transcurso de 2004 se digitalizaron las actas de los años 1819 a 1999. En cuanto a los préstamos de otros tipos documentales, en ambos años se consultó en menor cantidad las licitaciones, los estados de cuenta, los manuales y las becas, entre otros. Coinciden en estos años únicamente una consulta en las licitaciones y los asientos mayorizados. Como se mencionó anteriormente, en las boletas de préstamo de documentos del Archivo Central de la Municipalidad de Escazú no se consigna la información relacionada con el género, por esta razón no se pudo realizar una comparación al respecto durante los años analizados. En cuanto a los préstamos externos, hay coincidencia en que el mayor número de estos fueron los planos y permisos de construcción, ya que generalmente los ciudadanos requieren de ambos documentos para un mismo trámite. Lo anterior se debe a que en el cantón de Escazú la compra y venta de tierras y propiedades es muy frecuente. Según afirma la encargada del archivo central, los interesados tienen la costumbre de solicitar dichos tipos documentales para conocer detalladamente la propiedad en venta (extensión, límites territoriales, distribución eléctrica y mecánica, entre otros). Respecto de la proyección del archivo, se pudo determinar que esta se da en mayor medida hacia los usuarios internos, debido a que ellos requieren la documentación del archivo para realizar las distintas gestiones administrativas a corto, mediano y largo plazo. Valga señalara aquí que los archivos deben preocuparse por conseguir la máxima satisfacción de las necesidades y demandas de los usuarios. Las boletas de préstamo de documentos reflejan que en las municipalidades quienes más hacen uso de los documentos son los usuarios internos. Existe muy poca solicitud de préstamo documental externo, tomando en cuenta que la población total de Escazú asciende a 52.372 habitantes, por lo que no se deben dejar de lado. Al contrario, lo anterior implica que los encargados de los archivos cambien su forma tradicional de trabajar, de manera que se proyecten a la comunidad para conseguir el interés de los usuarios potenciales y así logren mantener la atención de aquellos que están llegando a la institución. Debe ser tarea obligatoria de los encargados de los archivos renovar constantemente sus estrategias para captar a todos los clientes que sea posible, a través de diferentes programas de difusión. Es decir, el archivo debe trabajar arduamente para conseguir que los servicios y productos que ofrezcan sean los que realmente requieren los clientes, no los que el archivista considera oportuno. No se puede dejar de lado que los archivos están en función de los diferentes clientes y no a la inversa. Las instituciones deben asignar suficientes recursos a estos centros para que trabajen adecuadamente y puedan plantearse nuevas metas, de manera que tengan las posibilidades de hacer mejoras y planear proyectos en pro de los usuarios, con el fin de que se puedan atender sus diferentes demandas y necesidades. 2.4 ANÁLISIS CONJUNTO DE LOS ESTUDIOS DE USUARIOS APLICADOS EN LOS ARCHIVOS CENTRALES DE LAS MUNICIPALIDADES DE SAN JOSÉ Y ESCAZÚ En el siguiente apartado se expone la información unificada de los estudios de usuarios, correspondiente a los años 2003 y 2004, en los archivos municipales de San José y Escazú. Lo anterior permitió realizar un análisis comparativo del comportamiento de las demandas y uso de la información. Los préstamos internos en los archivos centrales de las Municipalidades de Escazú y San José se detallan en el cuadro 7. Cuadro 7 Comparación de los préstamos por