ESTRUCTURA Y COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN: UN ENFOQUE DEL PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Material elaborado por Prof. Sergio Esparrell para uso exclusivo de alumnos Psicologia Laboral El atributo fundamental que se tendrá en cuenta es el grado de incertidumbre que afrontará la organización. Material elaborado por Prof. Sergio Esparrell para uso exclusivo de alumnos Psicologia Laboral MODELO DEL PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN • Proposición básica: Cuanto mayor sea la incertidumbre de la tarea, mayor será la cantidad de información que habrán de procesar los tomadores de decisiones durante la ejecución de esta tarea. • Si se comprende bien la tarea antes de desempeñarla, gran parte de la actividad se puede planear por anticipado. Material elaborado por Prof. Sergio Esparrell para uso exclusivo de alumnos Psicologia Laboral MODELO DEL PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN • Si no se la comprende bien, se adquieren durante la ejecución de la tarea más conocimientos que conducen a cambios en cuanto a adjudicación de recursos, programa y prioridades. Todos estos cambios requieren procesamiento de información durante el desempeño de la tarea. Material elaborado por Prof. Sergio Esparrell para uso exclusivo de alumnos Psicologia Laboral MODELO DEL PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN • Cuanto mayor sea la incertidumbre de la tarea, mayor será la cantidad de información que habrán de procesar los tomadores de decisiones durante la ejecución de la tarea para poder alcanzar un nivel dado de desempeño. • El efecto fundamental de la incertidumbre es el de limitar la capacidad de la organización para planear por anticipado o para tomar decisiones acerca de las actividades antes de la ejecución de las mismas. Material elaborado por Prof. Sergio Esparrell para uso exclusivo de alumnos Psicologia Laboral MODELO DEL PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN • Se plantea por tanto la hipótesis de que las variaciones observadas en las formas de las organizaciones son variaciones de las estrategias de las mismas para 1) aumentar su capacidad de planear por anticipado, 2) aumentar su flexibilidad para adaptarse a su incapacidad para planear por anticipado, o 3) disminuir el nivel de desempeño exigido para una viabilidad constante. Material elaborado por Prof. Sergio Esparrell para uso exclusivo de alumnos Psicologia Laboral MODELO DEL PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN • La estrategia por la que se opte depende de los costos relativos de las estrategias. La función del marco de referencia es la de determinar estas estrategias y sus costos. Material elaborado por Prof. Sergio Esparrell para uso exclusivo de alumnos Psicologia Laboral MODELO MECANICISTA • Supongamos que es una organización grande y emplea una cantidad de grupos especializados y recursos para atender a la producción de bienes o servicios. Después de que la tarea se ha dividido en sub-tareas especializadas, el problema es el de integrar las sub-tareas en torno al cumplimiento de la tarea global. Este es el problema de diseño de la organización. Material elaborado por Prof. Sergio Esparrell para uso exclusivo de alumnos Psicologia Laboral MODELO MECANICISTA • Las conductas que se dan en una sub-tarea no se pueden juzgar como buenas o malas en sí mismas. Son más eficaces o ineficaces según las conductas de los que desempeñan las otras sub-tareas. Hay un problema de diseño porque los ejecutantes de las conductas no se pueden comunicar con todos los roles con los que son interdependientes. De manera que el problema de diseño es el de crear mecanismos que permitan la acción coordinada a través de gran cantidad de roles interdependientes. Material elaborado por Prof. Sergio Esparrell para uso exclusivo de alumnos Psicologia Laboral MODELO MECANICISTA • Cada mecanismo tiene un alcance limitado dentro del cual es eficaz en el manejo de las exigencias de información necesarias para coordinar los roles interdependientes. A medida que aumenta la cantidad de incertidumbre, y por lo tanto, el procesamiento de información, la organización debe adoptar mecanismos integradores que aumenten su capacidad de procesamiento de información. Material elaborado por Prof. Sergio Esparrell para uso exclusivo de alumnos Psicologia Laboral ESTRATEGIAS DE DISEÑO 1. Coordinación mediante reglas o programas: para tareas rutinarias predecibles el empleo de reglas o programas permite coordinar la conducta entre sub-tareas interdependientes. Si se pueden predecir las situaciones y las conductas especificadas para las mismas, los programas permitirán que se desempeñen sin necesidad de comunicación dentro de la unidad. Cada ejecutante de un rol realizará la conducta apropiada para la situación ante la que se encuentra. Material elaborado por Prof. Sergio Esparrell para uso exclusivo de alumnos Psicologia Laboral ESTRATEGIAS DE DISEÑO 2. Jerarquía: A medida que la organización se enfrenta a mayor incertidumbre, sus partícipes se ven ante situaciones para las que no tienen reglas. En este punto se emplea la jerarquía sobre la base de la excepción. Las situaciones frecuentes se programan con reglas mientras que las infrecuentes se elevan a la jerarquía donde existe una perspectiva más global. Pero la jerarquía tiene alcance limitado ya que si hay muchas excepciones la jerarquía se sobrecarga. Material elaborado por Prof. Sergio Esparrell para uso exclusivo de alumnos Psicologia Laboral ESTRATEGIAS DE DISEÑO 3. Coordinación por objetivos o metas: A medida que aumenta la incertidumbre de la tarea de la organización, tiene lugar una coordinación mayor mediante la estipulación de producciones, metas u objetivos. En lugar de estipular conductas a seguir, la organización emprende procesos para establecer metas a alcanzar, y los empleados eligen las conductas conducentes a alcanzar las mismas. Material elaborado por Prof. Sergio Esparrell para uso exclusivo de alumnos Psicologia Laboral ESTRATEGIAS DE DISEÑO • A medida que aumenta la incertidumbre de la tarea, la organización debe poner en práctica el diseño: • Primero: puede actuar de dos maneras para reducir la cantidad de información que se procesa. • Segundo: puede actuar de dos maneras para aumentar su capacidad de procesar más información. Material elaborado por Prof. Sergio Esparrell para uso exclusivo de alumnos Psicologia Laboral Supuesto Fundamental • El factor limitador crítico de la forma de una organización es su capacidad para manejar aquello que no es de rutina, lo que no se puede prever, y para lo que no se puede planear por anticipado. Los acontecimientos no programados representan la carga mayor de comunicación para la organización. Material elaborado por Prof. Sergio Esparrell para uso exclusivo de alumnos Psicologia Laboral Estrategias que reducen la necesidad de procesamiento de información: 4- Creación de recursos reservados: A medida que se sobrecarga la jerarquía por excepciones, una de las respuestas es la de aumentar los objetivos de planificación para que se den menos excepciones. Se emplean recursos reservados para reducir el grado de interdependencia entre sub-unidades. Por ejemplo se pueden postergar las fechas de entrega, o se aumenta el stock de existencias o se guarda dinero para aplicar. El que se emplee o no esta alternativa para reducir la información depende del costo relativo de otras alternativas. Material elaborado por Prof. Sergio Esparrell para uso exclusivo de alumnos Psicologia Laboral Estrategias que reducen la necesidad de procesamiento de información: 5- Creación de tareas autónomas: consiste en cambiar los grupos de tareas desde categorías basadas en recursos (potencial) a categorías basadas en producción, y proporcionar a cada grupo los recursos que necesita para atender a la producción. Por ejemplo, la organización funcional podría cambiarse a grupos de producto. Se pueden crear grupos en torno a líneas de productos, zonas geográficas, proyectos, mercados, y cada uno contendría los recursos potenciales necesarios para la creación de la producción. El costo de esta estrategia es la pérdida de especialización de los recursos. Si hay equipo físico, se produce una pérdida de economía de escala. Material elaborado por Prof. Sergio Esparrell para uso exclusivo de alumnos Psicologia Laboral Estrategias que reducen la necesidad de procesamiento de información: 5- Creación de tareas autónomas: Aquellas funciones que tienen economías de escala, que requieren especialización, o son necesarias para el control, permanecen centralizadas y no forman parte del grupo autónomo. Material elaborado por Prof. Sergio Esparrell para uso exclusivo de alumnos Psicologia Laboral Estrategias que aumentan la capacidad de procesamiento de información: 6- Inversión en sistemas verticales de información: La organización puede invertir en mecanismos que le permitan procesar