La cantidad de información que el sistema de gestión de casos genere dependerá de las necesidades de cada autoridad de resolución de conflictos. No obstante, es importante que se capture la mayor cantidad de información posible como parte de los procesos administrativos habituales, en lugar de requerir una acción independiente para tratar de descubrir la información necesaria. Por ejemplo, si se necesita información sobre el número de casos de preconciliación/mediación que no pasan a conciliación/mediación y los motivos, esto se debe registrar como parte del proceso administrativo para cada caso en lugar de reexaminar los casos luego del hecho. Por ejemplo, si se necesita información sobre el número de audiencias de arbitraje en las que las partes estaban representadas por abogados, esto se puede incluir fácilmente en el sistema de gestión informático y se puede consultar en el acto en lugar de tener que buscar en cada archivo para reunir la información requerida. El desarrollo de un sistema de información para la gestión de casos Desarrollar un sistema de información para la gestión de casos que sea integral y adaptado exige una planificación detallada, trabajo en equipo, conocimientos técnicos, capacitación y dinero. Para planificar el sistema es necesario indicar claramente cuál es la finalidad y los objetivos. Por ejemplo, si el sistema sólo está diseñado para generar datos estadísticos o si también debe contribuir a la gestión del personal. El punto de partida lógico es documentar el flujo de trabajo relativo a todos los aspectos del proceso de gestión de conflictos, comenzando por la remisión del conflicto y terminando por el archivado. Se deben hacer listas de comprobación paso a paso para cada parte del proceso, documentando el sistema primero en papel antes de desarrollar un programa informático. Para este proceso, es conveniente crear un grupo de trabajo con representantes de todas las áreas del sistema de gestión de conflictos. Bajo la dirección de un especialista en los procesos y un especialista en tecnología de la información, el equipo debe identificar y documentar el flujo del proceso que llevarán al desarrollo del software. El costo puede ser considerable, tanto en tiempo como en dinero, pero se debe considerar como una valiosa inversión a largo plazo en lugar de un gasto a corto plazo. Una vez desarrollado el software, se debe capacitar al personal para que aprendan a usarlo. La capacitación también se debe considerar como una inversión en un sistema que generará beneficios a largo plazo para los administradores y los usuarios del sistema. El diseño y la operación de un sistema eficaz de gestión de casos constituyen un gran desafío para los arquitectos y operadores de nuevos enfoques a la prevención y solución de conflictos. Es fundamental que la información disponible para la totalidad del sistema de gestión de conflictos sea mayor que el conocimiento global de sus empleados. Claramente, un sistema eficaz de gestión de conflictos debe estar informatizado con el fin último de crear un nuevo sistema o que prácticamente no utilice papel. Se debe crear un archivo informático para cada caso y toda la información producida en relación a dicho caso debe ser incorporada al archivo. Esto brinda la posibilidad de hacer un seguimiento en tiempo real y les permite a los administradores de casos consultar a simple vista el estado actual de cualquier caso.