Qué son los estudios prospectivos, su importancia y sus beneficios para la gestión estratégica de las organización. Los requerimientos, en términos...

Qué son los estudios prospectivos, su importancia y sus beneficios para la gestión estratégica de las organización. Los requerimientos, en términos de talentos humanos y recursos (financieros, materiales, información y tiempo), para realizar estos estudios. Los elementos (precondiciones y estrategias) que se deben manejar, para garantizar el éxito del proceso de institucionalización. La dimensión de entorno en la construcción de la sostenibilidad institucional. La necesidad de un apoyo político abierto al proceso de institucionalización de estudios de entorno, como elemento sine qua non para empezar y ejecutar las estrategias. En este proceso deben participar los mandos medios de la organización, así como aquellas instancias que estarán involucradas directamente con su desarrollo. Con esto se pretende que la negociación sea lo más participativa posible, de tal forma que se recoja el sentir y las opiniones de la mayor parte de los órganos involucrados en la toma de decisiones en la organización. Las decisiones adoptadas en el proceso de negociación darán al proceso una autenticidad y legitimidad, al momento de desarrollar acciones orientadas a institucionalizar la dimensión del entorno y, por ende, los estudios del entorno. En este sentido, el proceso de negociación tendrá el propósito, entre otros, de lograr todo el apoyo posible de la alta gerencia, a fin de incorporar de forma oficial el proceso a la cultura organizacional. La negociación debe ser concluida con la decisión política de la alta gerencia de institucionalizar la dimensión del entorno en la organización. De esta forma, los miembros de la organización se sentirán comprometidos con el proceso, al observar que este cuenta con el apoyo del cuerpo gerencial de la organización. Tomada esta decisión, se trata ahora de hacer un diagnóstico de la existencia de precondiciones para esta institucionalización. Precondiciones para la institucionalización de estudios prospectivos. A lo largo de este documento, se ha señalado que la prospección tecnológica es una herramienta fundamental para que las organizaciones de CyT logren un acercamiento efectivo con sus clientes y usuarios. La apropiación y la institucionalización de prácticas innovadoras, como la prospección de demandas para ayudar a incrementar la vinculación de las organizaciones con su entorno, exigen a las organizaciones de CyT contar con una serie de precondiciones para promover avances en esta dirección, a tres de las cuales se hace referencia a continuación. Existencia de un proceso de cambio o de la intención de la alta gerencia de iniciarlo. El proceso de cambio es visto como un proceso multidimensional, en el que existe la posibilidad de obtener diversos tipos de resultados. Sin embargo, los procesos de cambios que se desarrollen deben al menos conducir a la solución de las principales limitantes de la organización, así como a promover ajustes en determinados aspectos internos de la estructura y/o de los procesos de las organizaciones, los cuales resultan de las presiones del entorno. Por ello, el desarrollo de procesos e iniciativas de cambio que privilegien acciones de innovación institucional debe conducir al logro de un nuevo comportamiento de la organización, que facilitará el establecimiento de compromisos con el propio cambio y con sus implicaciones. Por lo anterior, se requiere que las organizaciones de CyT interesadas en incorporar los estudios prospectivos a la cultura o personalidad institucional inicien primero un proceso o una iniciativa de cambio, con el propósito de que la organización se sienta identificada y comprometida con estos estudios, como producto de un nuevo comportamiento institucional derivado del propio proceso o iniciativa de cambio. S.M.V. Lima, A.M. Gomes de Castro, O. Mengo, M. Medina, A. Maestrey, V. Trujillo y O. Alfaro Realizar estudios del entorno significa, en esencia, que una organización de CyT agropecuaria pase a funcionar de un modelo de investigación por oferta a un modelo por demanda. Este es un cambio fundamental en el seno de la organización misma. Por esto, la introducción de esta forma de actuar solamente debe hacerse, si están en marcha otros cambios consistentes con este y que tocan en la propia naturaleza institucional. De otra forma, es poco probable que se logre el éxito en la institucionalización de estudios prospectivos, porque el paradigma que le daría sostenibilidad –un cambio institucional discontinuo, de gran magnitud– no está presente. Existencia de capacidades profesionales en diversas disciplinas. Se ha indicado con antelación que los estudios prospectivos, por su naturaleza, requieren la conformación de equipos multidisciplinarios. Esta condición es fundamental para la realización de estos estudios, lo que obliga a las organizaciones de CyT a realizar esfuerzos orientados a incorporar, en su estructura de talentos, a los profesionales requeridos para realizar de forma efectiva estos estudios. Por otra parte, de nada sirve que las organizaciones de CyT dispongan del personal profesional que se requiere para el desarrollo de estudios prospectivos, si la forma de pensar de estos es de carácter monodisciplinario. Entre las características de la prospección de demandas está la que se refiere al desarrollo de los estudios de forma multi- o interdisciplinaria. Por eso, es necesario incorporar en la cultura organizacional la capacidad de pensar, de decidir y de actuar en el marco de tal enfoque. Estos profesionales también deben poseer una aptitud positiva hacia los estudios del entorno. Si no creen en sus beneficios, si no comprenden su utilidad y si no están convencidos de que el modelo de investigación por demanda es el que debe ser adoptado por su organización, seguramente van a generar resistencia a los estudios, más que contribuir con su institucionalización. Antes de empezar el proceso de institucionalización, la organización interesada debe hacer un diagnóstico de las condiciones ofrecidas por sus talentos humanos, para su participación en equipos de estudios del entorno. Si los individuos no presentan tales condiciones, es necesario buscar apoyo en especialistas externos a la organización. Asimismo, en esta situación se recomienda que exista un grupo de personas de la propia organización que brinde apoyo al trabajo de estos especialistas, al mismo tiempo que se apropian de sus principales herramientas conceptuales y metodológicas. Existencia de infraestructura de acceso y manejo de la información. La ejecución de estudios prospectivos requiere el acceso a una sustancial cantidad de información relacionada con el objeto de estudio. Esta condición exige a los responsables disponer de algún tipo de infraestructura que le garantice este acceso directo a la información pertinente y adecuada para el desarrollo de la prospección de demandas tecnológicas. La infraestructura en mención puede referirse a centros de documentación e información actualizados, especialmente en las áreas temáticas relacionados con los estudios. Asimismo, la infraestructura se refiere a la disposición de servicios de Internet, como una forma de tener acceso a información nacional e internacional sobre el tema relacionado. Estas son, entre otras, las infraestructuras mínimas que las organizaciones de CyT deben disponer para la ejecución de estudios prospectivos. Por otro lado y como complemento a lo anterior, los estudios prospectivos generan una significativa cantidad de información que necesita ser procesada, debidamente administrada y sistematizada, de forma que pueda ser empleada en los procesos de toma de decisiones, así como material de referencia para otros tipos de estudios dentro del sector. Además, no basta con diseñar bases de datos para el manejo de la información generada, pues, además de ello, se necesita desarrollar capacidades en el personal que manejará dichas bases de datos, de tal forma que se obtenga el mejor provecho en su uso. Además, es prioritario mantener un sistema de seguimiento permanente, debido a que el agronegocio se relaciona con procesos muy dinámicos que pueden modificarse en períodos relativamente cortos. Estos sistemas de seguimiento deben ser capaces de detectar eficientemente los potenciales cambios del entorno para que sean incorporados a la base de datos. Por lo anterior, las organizaciones de CyT están obligadas a realizar todo tipo de esfuerzos para lograr inversiones cuyo propósitos sean desarrollar e implementar infraestructuras y procesos de gestión de la información generada, con el objetivo de armonizar las iniciativas que surjan en materia de estudios prospectivos y garantizar la incorporación de sus resultados como elementos de referencia para la planificación y el desarrollo de proyectos de investigación. Estrategia para la institucionalización de la prospección de demandas tecnológicas. Una vez que se cuenta con el apoyo político para implementar la prospección de demandas, como punto de referencia para los procesos de planificación, seguimiento y evaluación de la investigación en las organizaciones de CyT, el siguiente paso es establecer la estrategia para apropiarse de los enfoques (conceptos, metodologías y herramientas) descritos en este documento. Los siguientes factores pueden comprometer el proceso de institucionalización y deben por lo tanto, ser considerados en dicha estrategia: la motivación de todos los involucrados y afectados por los cambios derivados de los estudios del entorno, a saber: la alta gerencia, los responsables por la planificación institucional, los potenciales participantes de equipos encargados de ejecutar los estudios de entorno y los investigadores en general, cuya actividad pasa a ser orientada por las demandas identificadas; la capacitación, en diversos niveles, para la realización de los estudios; la existencia de un mandato organizacional para la realización de los estudios, a través de la designación de