En este sentido, las bases de datos son la mejor tecnología de que disponemos en la actualidad para gestionar información, ya que es el único sistema que permiten procesar la información de una forma que es, a la vez, segura, rápida y eficaz. De hecho, existen otras tecnologías basadas en ordenadores para gestionar información. Para mencionar algunas de ellas: editores de texto, programas de hojas de cálculo, gestores de ficheros, navegadores de Internet, etc. Pero solamente las bases de datos permiten acceder a la información de manera selectiva, mostrarla de forma diferente a diferentes grupos de usuarios, explotarla de forma diferente si cambian los objetivos, etc., y, todo ello, en el marco de una relativa seguridad y confidencialidad tanto frente a accesos maliciosos como frente a errores involuntarios. Se ha dicho que el destino de una tecnología que triunfa es volverse transparente. En realidad, todos estamos familiarizados con el uso de bases de datos, aunque no siempre somos conscientes de ello. En Internet, por ejemplo, muchos profesionales y ciudadanos consultan con frecuencia bases de datos de cine, de música o de libros como parte habitual de sus actividades profesionales o de ocio. De hecho, la mayor parte de las actividades que tienen alguna cosa que ver con la cultura, la investigación, la ciencia, la comunicación, la enseñanza o la I+D están vinculadas con la creación o con el uso de bases de datos de algún tipo y, sobre todo, con la creación y con el uso de bases de datos documentales. Si echamos la vista atrás, podemos ver que, históricamente, las primeras bases de datos documentales aparecen a finales de los años 60 en los EUA, y aparecen vinculadas al mundo de la información periodística y de la información científico-técnica. Desde entonces no han dejado de extenderse a todos los terrenos y actividades sociales. Es por ello que en la actualidad se dispone de una abundante bibliografía científica en la que se hace referencia a las bases de datos desde perspectivas y contextos muy distintos. Una distinción básica Después de resaltar la importancia de las bases de datos en la sociedad de la información, y con el objetivo de contribuir a fijar los conceptos básicos que vamos a manejar en este libro, introduciremos la dicotomía base de datos versus Sistema de Gestión de Bases de Datos, que no siempre se distingue con claridad, aunque tal distinción es de gran importancia. En primer lugar, corresponde recordar que una base de datos es el conjunto o colección de datos, mientras que un sistema de gestión de bases de datos es el programa que permite la creación, el mantenimiento y la explotación de la base de datos. Aunque (a todos los efectos prácticos) no es cierto que existan bases de datos sin un sistema de gestión de bases de datos, lo contrario si es cierto, o sea una empresa puede poseer programa de gestión de bases de datos y no tener ninguna base de datos, por la misma razón que una cosa es adquirir un programa de edición de textos, como Word, y otra crear documentos con el mismo. Por eso, y porque son realidades conceptualmente distintas, conviene tener presente la diferencia entre ambos conceptos, que desarrollaremos en los siguientes apartados. Base de datos En lo que sigue, intentaremos realizar una aproximación al concepto de base de datos desde dos niveles diferenciados: en primer lugar, situándonos en un contexto conceptual, indicando qué representan las bases de datos en el mundo de los sistemas de información; en segundo lugar, describiendo directamente cuáles son sus características técnicas básicas. En los textos académicos se pueden encontrar definiciones muy teóricas de las bases de datos, que ponen el énfasis no tanto en lo que son sino en lo que representan. Siguiendo esta línea, como primera aproximación partiremos de la idea que una base de datos es un intento de representación de una parte del mundo real: “Una base de datos es un almacén de datos de una parte seleccionada del mundo real para ser utilizado con propósitos particulares.” (Fidel, 1987: 5) Podemos decir, por tanto, que una base de datos es una representación de alguna parte de la realidad; que esta representación ha sido realizada por una persona, empresa u organización con algún propósito determinado, en general, para dar servicio a un grupo de usuarios o para dar soporte a determinados procesos. Por ejemplo, la base de datos del catálogo de una biblioteca es una representación del fondo documental de la biblioteca. Esta base de datos estará producida por la propia biblioteca y su propósito será facilitar la consulta del fondo por parte de los usuarios, pero también realizar procesos de mantenimiento del mismo (préstamos, adquisiciones, etc.). Si analizamos el concepto anterior de base de datos observamos que alude al menos a dos elementos básicos: - El objeto de la base de datos (empresa, en la terminología de Fidel) Como hemos señalado, la base de datos es una representación de una parte del mundo real. Esta parte del mundo real puede estar formada por un solo tipo de entidad o por diversos tipos de entidades. En este sentido, cuando se crea una base de datos se ha de definir con precisión cuál es la parte del mundo real a la que se va a hacer referencia. - La finalidad o el sujeto de la base de datos (entorno, en la terminología de Fidel) El entorno es el contexto en el cual se crea la base de datos, es decir, se trata de una determinada organización, con unos usuarios concretos y unas necesidades de información más o menos precisas. La finalidad de la base de datos no es otra que solucionar necesidades de información. Ahora bien, las características y necesidades propias del entorno condicionarán en cada caso de forma directa la estructura y organización de las bases de datos. Como se verá más adelante (v. 5), cuando se aborde la metodología de diseño y creación de bases de datos, las características del objeto o parte de la realidad que se representa (la empresa) y de la finalidad para la que se utilizará (el entorno, el contexto) constituyen los dos condicionantes básicos que hay que tener presentes cuando se va a diseñar una base de datos. Ahora bien, también son abundantes las definiciones descriptivas de las bases de datos, es decir, aquellas que se limitan a presentar las características diferenciales, más o menos técnicas, que deben estar presentes en este concepto. A continuación, indicamos una de estas definiciones que puede servirnos de modelo: [Una base de datos es] “una colección de datos almacenada en archivos de ordenador que es accesible a diversos usuarios y diversos programas.” (Willits, 1992: 9) Vemos ahora que, desde este punto de vista, se sitúa el énfasis en el hecho de que una base de datos es un conjunto de datos estructurados de forma sistemática. Si realizamos un análisis de esta definición y de otras similares, especialmente presentes en manuales de informática, comprobaremos como, en la mayoría de ellas, aparecen las siguientes características propias de las bases de datos: - Los datos están interrelacionados y estructurados siguiendo un modelo Los datos han de poseer alguna estructuración interna, es a decir, no se puede tratar de un mero depósito o almacén de información. Para ello hay que recurrir a diversos modelos –que se tratarán más adelante (v. 5)- que ayudan a estructurar e interrelacionar los datos para facilitar la recuperación de la información que contienen con la máxima eficacia. - Los datos están almacenados en un soporte informático Este es otro aspecto fundamental: el contenido de una base de datos ha de estar grabado en un soporte digital. De otra forma nos encontramos, por ejemplo, frente a un listado impreso. - Existe un programa que se ocupa de la gestión y manipulación de los datos Los sistemas de gestión de bases de datos (SGBD) son los programas que permiten la creación, el acceso y manipulación de las bases de datos. Sin su concurso no podría darse salida a lo que constituye el principal objetivo de una base de datos: la selección, recuperación y explotación de la información que contiene. El SGBD (programa informático) es diferente a la base de datos (el conjunto de datos e información) y es (relativamente) independiente de los datos. Esto quiere decir que una misma base de datos podría ser gestionada por programas diferentes y que un mismo programa podría gestionar bases de datos distintas. - Los datos serán usados o bien por otros programas informáticos o bien por personas En la concepción característica de la informática de gestión, las bases de datos con frecuencia no son para usuarios finales (personas), sino para dar soporte a procesos informáticos que llevan a cabo programas de ordenador. Por ejemplo, los datos de una base de datos de recursos humanos servirá, principalmente, para confeccionar de modo automático la nómina de cada mes. En cambio, las bases de datos de tipo documental, casi siempre están orientadas a dar servicio a usuarios finales: por ejemplo, a los usuarios de un centro de documentación o de una biblioteca. Estructura Una base de datos es un conjunto de informaciones sobre algún ámbito o dominio del conocimiento. A diferencia de otras estructuras de información, en una base de datos estas informaciones están tratadas de manera uniforme y sistemática, de modo que su explotación puede realizarse de forma óptima. Por ejemplo, en el momento