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1 UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES ARAGÓN DISEÑO E IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA LOGÍSTICO EN UN CENTRO DE DISTRIBUCIÓN PARA OBTERNER EL GRADO DE INGENIERO MECÁNICO ELECTICISTA ÁREA INDUSTRIAL AUTOR: MIGUEL ANGEL DIAZ VEGA ASESOR ING. JUAN GERMÁN VALENZUELA RAMOS UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. 2 AGRADECIMIENTOS Agradezco al Ingeniero Juan Germán Valenzuela Ramos quien me proporcionó las herramientas necesarias que me sirvieron como guía para la realización de esta obra. Miguel Angel Díaz Vega Ingeniero Industrial 3 DEDICATORIAS A quienes me han heredado el tesoro más valioso que puede dársele a un hijo y a un hermano: Amor. A quienes han depositado en mi algo que no todo el mundo tiene: Confianza. A quienes sin escatimar esfuerzo alguno, han sacrificado por mi gran parte de su vida. Gracias Mamá y Hermanos Los quiere Miguel Angel 4 CONTENIDO INTRODUCCIÓN 1 1. LOGÍSTICA CON UN ENFOQUE SISTÉMICO 1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DE LA LOGÍSTICA 2 1.2. CONCEPTO DE LOGÍSTICA 3 1.3. ELEMENTOS PRINCIPALES DE UN SISTEMA LOGÍSTICO 8 1.4. DESARROLLO DEL SISTEMA LOGÍSTICO 9 1.5. CADENA LOGÍSTICA 9 1.6. CADENA DE TRANSPORTE 11 1.7. EVOLUCIÓN DEL ALMACÉN 11 2. DIAGNOSTICO DE LA OPERACIÓN ACTUAL 2.1. METODOLOGÍA OPERATIVA: CONSIDERACIONES INICIALES 22 2.2. MODELO OPERACIONAL BÁSICO 22 2.3. FLUJO DE MERCANCÍAS EN EL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN 23 2.4. COORDINACIÓN DE ENTREGAS: AGENDA DE CITAS 25 2.5. RECEPCIÓN POR SISTEMA 28 2.6. ETIQUETAS DE RECEPCIÓN 30 2.7. REVISIÓN 36 2.8. MERCANCÍA PARA DEVOLUCIÓN 38 2.9. MOVIMIENTO DE TARIMAS LUEGO DE RECEPCIÓN 40 2.10. ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS 42 2.11. SURTIDO DE MERCANCÍAS: PEDIDOS DE LAS TIENDAS 44 2.12. PROCESO DE PICKING REVERSO (ACOMODO) 55 2.13. ARMADO DE TARIMAS LÓGICAS 56 2.14. ÁREA DE PREEMBARQUE 58 2.15. PLANIFICACIÓN DE DESPACHOS A TIENDAS 60 2.16. INGRESO DE TRANSPORTISTAS AL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN 62 2.17. CARGA DE CAMIONES 62 2.18. PROCESO DE FACTURACIÓN “DOCUMENTACIÓN DE DESPACHO” 64 3. IMPLANTACIÓN DEL NUEVO SISTEMA 3.1. CITAS DE RECIBO 65 3.2. CITAS DE EMBARQUES 66 3.3. RECIBO: CRUCE DE ANDÉN 68 3.4. RECIBO DE STOCK 70 3.5. ACOMODO: CRUCE DE ANDÉN 71 3.6. ACOMODO DE STOCK 73 3.7. PLANEACIÓN DEL SURTIDO DEL ALMACÉN 74 3.8. CRUCE DE ANDÉN 75 3.9. SURTIDO DE STOCK 77 3.10. EMBARQUE 79 3.11. INVENTARIOS 80 3.12. AUDITORIA Y AJUSTES 82 3.13. NACIONALIZACIÓN 83 3.14. EXTRACCIONES 84 5 4. MEJORAS OBTENIDAS EN COMPARACIÓN AL SISTEMA ANTERIOR. 4.1. MEJORAS OBTENIDAS EN RECIBO 86 4.2. MEJORAS OBTENIDAS EN ACOMODO (PICKING) 87 4.3. MEJORAS OBTENIDAS EN EMBARQUE 89 4.4. REDUCCIÓN DE TIEMPOS OPERACIONALES Y PLANTILLA 90 5. CONCLUCIONES 92 6. GLOSARIO 93 7. BIBLIOGRAFÍA 94 6 INTRODUCCIÓN En la actualidad la administración de inventarío no se trata sólo de almacenamiento, se trata de que el inventarío y el personal sean más productivos. Este fue el reto que la dirección del Centro de Distribución se planteo al incorporar la logística como una ventaja competitiva, buscando mejorar los procesos de recibo, almacenamiento y distribución así como el manejo del capital de trabajo, rotación y antigüedad de inventarios y el manejo de regímenes fiscales. El primer paso fue actualizar la plataforma tecnológica, con el objetivo de contar con información en línea a través de un ERP (Enterprise Resource Planning). Durante el proceso de selección para encontrar lo que realmente se necesitaba para mejorar se consultaron varías tecnologías, entre las que se encontraban: Sistemas desarrollados de enlace natural al ERP, sistemas de selección por voz, sistemas de selección por Pick-to-light. Pero las necesidades del Centro de Distribución eran claras y se necesitaba de un sistema que optimizara cada movimiento dentro del almacén, desde antes de que la mercancía entrara hasta que fuera embarcada, un sistema que ayudara a los trabajadores a ser más eficientes y que permitiera reducir costos de distribución. En el primer capitulo de esta obra se presenta una introducción a lo que se refiere la logística para tener los fundamentos necesarios para la comprensión de este trabajo. En el Capítulo número dos se aborda de lleno el tema principal de la obra y se muestra como era el modelo antiguo de trabajo y todos los procesos que este ocasionaba dando una perspectiva de el porque se tenía que buscar otra herramienta la cual modificará toda la cadena de suministro y mejorar cada movimiento dentro del almacén. Y por último en el Capítulo tres se muestra la nueva forma de trabajo y todos los beneficios que se obtienen con ella lo cual demuestra que fue una decisión correcta al haber hecho un cambio de tecnología y hacer que esta trabaje para nosotros no nosotras para ella. 7 CAPÍTULO 1 LOGÍSTICA CON UN ENFOQUE SISTÉMICO 1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DE LA LOGÍSTICA Si miramos la historia, y retrocedemos unos 2000 años, encontraremos las primeras bases teóricas matemáticas de la logística como una herramienta de aplicación hoy en los sectores de la producción y el comercio. El término logística viene de logike o logos, lógica o razón, o el conjunto de tareas o procedimientos racionales que tienen como objetivo un resultado exacto esperado. Fue Cristóbal Colón hace 500 años quien dio inicio a la logística, pues gracias a su simple lógica y sentido común abasteció sus 3 carabelas con suficientes provisiones, herramientas y armas para conquistar el nuevo mundo, iniciando las rutinas de cargue, descargue, despacho y transporte en los veleros trasatlánticos. Tres siglos después Napoleón Bonaparte durante sus campañas expansionistas tuvo la necesidad de aprovisionar con alimentos y pertrechos militares sus ejércitos en sus diferentes frentes, nace entonces el empaque como eslabón inicial de la cadena logística para satisfacer la necesidad de suministrar eficientemente alimentos envasados de calidad a sus tropas bajo cualquier condición atmosférica, política o geográfica. Se podría decir que Napoleón dio inicio a la verdadera logística militar, ya que los militares que lo precedieron simplemente obligaban a sus tropas a marchar y sus alimentos debían obtenerse mediante la asolación de las rutas escogidas. Durante los siglos XIX e inicios del XX el desarrollo de los alimentos enlatados, las conservas en vidrio, el cartón corrugado, el celofán, las etiquetas y los embalajes de madera dieron entonces inicio a una ingeniería de empaques y embalajes, que facilitaron las operaciones del comercio a nivel local, nacional e internacional y el desarrollode la naciente logística civil comercial. Durante la segunda guerra mundial los militares norteamericanos dieron nueva fuerza a una logística mucho más técnica y elaborada por tener que despachar por vía marítima, aérea y terrestre grandes cantidades de suministros, equipos y armas para las tropas aliadas en los frentes Europeos, Africanos, Lejano Oriente y Pacífico es decir, alrededor del mundo. Los militares aliados tuvieron que aprender sobre la marcha como obtener aluminio, plomo, estaño, cobre, petróleo y caucho en Suramérica, en suficientes cantidades y de manera continua para garantizar la producción de aviones, tanques, municiones y nylon, en Estados Unidos y luego despachar estos a los diferentes batallones alrededor del mundo. Desde esta época se ha venido hablando de logística internacional o global y ha venido cobrando importancia su utilización como herramienta de la producción y el comercio exterior. 8 En el siglo XXI la red Internet le ha agregado una importancia aún mayor a la logística, porque los compradores ahora sólo se encuentran a un click de distancia y esto hace que la logística sea aun más eficiente. Actualmente los productores se han dado cuenta de la importancia de los empaques como medios de información a sus usuarios, como sistema de protección de sus productos y como medio de unificación y estandarización, que puede facilitar el movimiento y entrega de mercancías. 1.2 CONCEPTO DE LOGÍSTICA Según la ASLOG (Association Logisticiens d´Entreprises - Francia) define la logística como el conjunto de actividades que tiene por objetivo la colocación, al menor costo, de una cantidad de producto en el lugar y en el tiempo donde una demanda existe. Por sus parte, la SOLE (Society for Logistics Engineers – USA) expresa que la logística es el arte y la ciencia de la gestión, de la organización de las actividades técnicas, relativas a las necesidades, a la concepción y a los medios de aprovisionamiento y de manejo de cargas, que sirven de soporte a los objetivos, las previsiones y la operación de empresas. La definición de logística, permite asociar el término logística directamente con el flujo de material, desde el proveedor a un cliente, e incluso debe reconocerse que éste es el objeto sobre el cual recae la acción de la logística. Es necesario definir tres conceptos básicos: a. Flujo material: Transcurre desde la entrada de materia prima hasta la entrega del producto al cliente pasando por todos los procesos de transformación del mismo, se dirige en el sentido del suministrador al cliente. b. Flujo informativo: Tiene dos direcciones (Suministrador al cliente y del cliente al suministrador). c. Flujo financiero: Es contrario al flujo material en el sentido del cliente al suministrador. Si analizamos las tres partes de la logística integral moderna, veremos como el empaque y embalaje son parte importante e indispensable de estas: a. Logística del Aprovisionamiento: Facilita la obtención eficiente y continúa de materias primas, empaques y envases. b. Logística de la Producción: Maneja el flujo de materias primas, llenado y envasado de los productos de consumo. c. Logística de Distribución: Indica la vía y el medio como debe despacharse un producto contenido en un embalaje de transporte hacia un destino final. Algunas metodologías que están estrechamente relacionadas con la logística son: Just in Time (Justo a tiempo), Global Market (Mercadeo Global), E-commerce 9 (Comercio por Internet) y Packaging (Empacado), son actividades sin las cuales ésta no podría funcionar. Entonces, la logística involucra todas las operaciones que determinan el movimiento de productos: localización de unidades de producción y almacenes, aprovisionamiento, embalaje, almacenamiento y gestión de inventarios, manejo de productos en unidades de carga y preparación de lotes a clientes, transportes y diseño de la distribución física de productos. Ver Diagrama I.1 Visión general de la logística integral. Diagrama I.1 Visión general de la logística integral. 1.2.1 Localización de unidades de producción y almacenes Para la localización de unidades de producción y almacenes se analizan los costos de los diversos emplazamientos alternativos y teniendo como restricción fundamental el tiempo máximo de respuesta a los pedidos de los clientes. El proceso de ubicación del lugar adecuado para instalar una unidad de producción requiere el análisis de diversos factores: desde los puntos de vista económico, social, tecnológico y del mercado, entre otros. La localización industrial, la distribución del equipo o maquinaria, el diseño de la planta y la selección del equipo son algunos de los factores a tomar en cuenta como riesgos antes de operar, que si no se llevan a cabo de manera adecuada podrían provocar serios problemas en el futuro y por ende, la pérdida de mucho dinero. En el proceso de planeación para determinar sitios viables, desde el principio se emprende un estudio de selección, después de identificar ciertos factores clave, la administración debe emprender una búsqueda de emplazamientos opcionales que parezcan compatibles con los requerimientos generales. A menudo las evaluaciones de factores se utilizan en las evaluaciones generales de ubicaciones opcionales ya que: a. Su sencillez facilita la fundamentación del porqué se prefiere un emplazamiento en comparación con otro. b. Permiten a los administradores consideraciones (factores) relacionados con la ubicación en el proceso de evaluación. c. Fomentan la coherencia de criterio al evaluar los méritos relativos de las opciones antes de decidir la ubicación definitiva. 10 Los almacenes tienen como objetivo principal el brindar a los materiales una protección adecuada. El principal recurso de los almacenes es el espacio, por lo que se busca cubrir el objetivo principal del almacén aprovechando al máximo el espacio disponible, para lograr este, es indispensable una cuidadosa planeación. 1.2.2 El abastecimiento o aprovisionamiento Es la función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de provisión o suministro. Las actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes: a. Cálculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamiento logístico. Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada o para completar un determinado proyecto. El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos o las requisiciones. Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo. b. Compra o adquisición: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente. Los principales objetivos específicos de esta actividad son: b.1. Mantener la continuidad del abastecimiento. b.2. Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada. b.3. Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin perjuicios para la empresa. Evitar deterioros, duplicidades, y desperdicios, buscando calidad adecuada. b.4. Buscar fuentes de suministros alternativas y localizar nuevos productos y materiales. b.5. Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación. b.6. Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la permanente capacitación del personal; y, mantener informado al gerente de logística o gerente general acercade la marcha del departamento. c. Obtención: La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe. d. Despacho o distribución: Consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercancía solicitada. 11 Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de los artículos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en esta función asegurar el control de la exactitud de los artículos que se despachan, así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos solicitados. e. Control de existencias: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación. Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artículos de abastecimiento. f. Utilización de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas más ventajosas para la empresa. 1.2.3 Embalaje El embalaje es un recipiente o envoltura que contiene productos temporalmente y sirve principalmente para agrupar unidades de un producto pensando en su manipulación, transporte y almacenaje. Otras funciones del embalaje son: Proteger el contenido, facilitar la manipulación, informar sobre sus condiciones de manejo, requisitos legales, composición, ingredientes y promocionar el producto por medio de grafismos. 1.2.4 Almacenamiento y gestión de inventarios Implica la ubicación o disposición, así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se producen o reciben, hasta que se necesitan o entregan. Los principales aspectos de esta actividad son: a. Control de la exactitud de sus existencias. b. Mantenimiento de la seguridad. c. Conservación de los materiales. d. Reposición oportuna. 1.2.5 Manejo de productos en unidades de carga Muchos transportistas y comerciantes prefieren manejar unidades de carga de producto en tarimas, plataformas o pallets y no envases individuales de transporte. El cambio a unidades de carga o cargas unitarizadas (Unitarizadas, paletizadas) ha reducido la manipulación, causando menos daños a los envases y al producto y permitiendo una carga y descarga más rápida de los vehículos de transporte. 1.2.6 Transportes y diseño de la distribución física de productos La distribución física puede ser un medidor entre el éxito y el fracaso en los negocios. En esta etapa se pueden realizar los ahorros más importantes debido a 12 que el intercambio se facilita por medio de las actividades que ayuden a almacenar, transportar, manipular y procesar pedidos de productos. La distribución física implica la planeación, la instrumentación y el control del flujo físico de los materiales y los bienes terminados desde su punto de abastecimiento hasta los lugares de su utilización, con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes a cambio de una ganancia. El mayor costo de la distribución física corresponde al transporte, seguido por el control de inventario, el almacenaje y la entrega de pedidos con servicios al cliente. 1.2.6.1 Tipos de transporte Existen diversos tipos de Transporte entre los que se pueden considerar: a. Vehículos automotores: Los vehículos automotores han ido aumentando constantemente su participación en el transporte y representan el 35% de la carga total que se transporta. Se encargan de la mayor parte del transporte dentro de las ciudades. Pueden llevar productos de puerta a puerta, lo cual ahorra a los compradores la necesidad de transferir sus productos de un lugar a otro evitando la pérdida de tiempo. b. Ferrocarril: Es uno de los medios más eficientes con relación a su costo para enviar grandes volúmenes de productos como: Carbón, arena, mineral y productos agrícolas. c. Vías fluviales: Consisten en el traslado de productos o pasajeros de unos lugares a otros a través de ríos con una profundidad adecuada. El transporte fluvial es una importante vía de comercio interior, por lo que, los ríos con las infraestructuras suficientes son muy importantes. d. Tuberías: El transporte de mercancía por tubería contempla el tráfico efectuado por oleoducto y gaseoducto. d.1. Oleoducto: Tubería destinada a transportar crudos y derivados líquidos del petróleo por medio del bombeo. d.2. Gaseoducto: Tubería de grueso calibre y gran longitud para conducir a distancia gas combustible, procedente por lo general de emanaciones naturales. e. Transporte aéreo: Es el servicio de trasladar de un lugar a otro pasajeros o cargamento, mediante la utilización de aeronaves. El transporte aéreo es el más seguro de todos los medios de transporte. Los adelantos de la navegación aérea, de las telecomunicaciones y de las facilidades electrónicas han permitido que la aviación haya progresado de forma asombrosa. El transporte aéreo es la modalidad de transporte más regulada en el globo terrestre. El sistema de transporte implica un aprovechamiento de la tecnología del mismo, es decir, tomar las ventajas que pueden ofrecer los procedimientos de manejo físico que las vías existentes ofrecen. El costo y la capacidad de transporte no son los únicos factores que deben ser tomados en cuenta, es decir, para la selección del transporte; la seguridad http://es.wikipedia.org/wiki/Navegaci%C3%B3n_a%C3%A9rea http://es.wikipedia.org/wiki/Telecomunicaci%C3%B3n http://es.wikipedia.org/wiki/Aviaci%C3%B3n http://www.monografias.com/Tecnologia/index.shtml http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml http://www.monografias.com/trabajos/seguinfo/seguinfo.shtml 13 también cuenta y es muy importante, ya que crea beneficios de tiempo y lugar para los productos y tiene una repercusión directa en su disponibilidad. 1.2.6.2 Criterios Para la selección de Transporte a. Costos: Se evalúa si el tipo de transporte en realidad equivale a lo que cuesta; en comparación con los otros medios. b. Tiempos en transito: Es el tiempo total en el cual las mercancías se encuentran en poder del transportista. c. Confiabilidad: Se refiere a la integridad tanto en la seriedad como en la consistencia del servicio que ofrezca el medio de transporte. El tiempo y la confiabilidad afectan los costos de exigencia del vendedor además de las posibles ventas que por no tener disponible la mercancía no se puede realizar. d. Capacidad: Es el espacio que tiene el transporte para dar un servicio adecuado a cada tipo de mercancía, ya que existen productos diferentes y por tanto existirá un trato diferente. e. Asequibilidad: Es el conocimiento, por parte del transportista, de la ruta o red específica para llevar las mercancías. f. Seguridad: La mercancía debe de llegar en óptimas condiciones hasta el consumidor, generalmente el transportista se hace responsable de todas las pérdidas y daños de la mercancía. El problema de seguridad depende de las compañías transportistas y de las zonas geográficas. 1.3 ELEMENTOS PRINCIPALES DE UN SISTEMA LOGÍSTICO Como ya se dijo, el sistema logístico tiene la misión de llegar al cliente en el momento demandado, con el producto necesitado y a un costo ventajoso para éste. Los recursos básicos que conforman un sistema logístico son: El hombre, medios de trabajo y objetos de trabajo. Es precisamente el producto el punto central de la logística al constituir el mismo el conjunto de percepciones y características que dan satisfacción al cliente, y que se mueve a través de todo el canal logístico. A continuación se establecen las premisas para la concepción del sistema logístico, ellas son: a. La proporción cada vez más elevadade los costos de suministros, transportes, almacenamiento y distribución en los costos totales de las empresas. b. La orientación hacia el cliente, o sea, producir para satisfacer las necesidades y los requerimientos de los clientes surgida por el incremento de la competencia. c. La integración de funciones dentro de las organizaciones originadas por los problemas de interfases entre los departamentos y facilitada por el desarrollo de las comunicaciones y los modernos sistemas informáticos de dirección. http://www.monografias.com/trabajos35/el-poder/el-poder.shtml http://www.monografias.com/trabajos/epistemologia2/epistemologia2.shtml 14 d. La concepción de la producción como un sistema socio-técnico que integra ciencias y personas, tecnología y sociedad, originando relaciones extremadamente complejas. 1.4 DESARROLLO DEL SISTEMA LOGÍSTICO El desarrollo del sistema logístico debe ser sistemático e implica: a. Concebir a la empresa funcionando en integración con su entorno. b. Concebir a la empresa como una cadena armónica de eslabones, que se inicia en el cliente, transcurre por la empresa, concluye y reinicia en el cliente. La empresa más que un proceso de producción, lo que realiza es un ciclo de reproducción que va del aseguramiento a la producción y de ahí a la venta. Se considera a la logística o al sistema logístico con tres subsistemas fundamentales: a. Subsistema de aprovisionamiento. Comprende todas las actividades que permiten que se muevan desde los puntos proveedores hasta la empresa. b. Subsistema de producción. La producción asume la responsabilidad de la transformación de los materiales adquiridos mediante el proceso de aprovisionamiento en productos para su posterior distribución. c. Subsistema de distribución. Mediante la distribución el cliente recibe los productos que se han obtenido en la producción. Existe otro subsistema de vital importancia denominado reutilización que establece la nueva utilización que se le dará a los productos finales, una vez concluido el ciclo de vida y todo lo relacionado con el retorno, cuando sea necesario. 1.5. CADENA LOGÍSTICA “Es el canal o conducto de movimiento de los materiales, que se produce a través de sucesivas manipulaciones, transformaciones, desplazamientos y almacenaje a lo largo del proceso industrial, desde su origen o fuente de aprovisionamiento hasta el consumidor final o cliente”. La estructuración de la cadena de transporte en términos de selección de modos y su combinación, determinación de la calidad de servicios, adopción de unidades de carga, especificación del acondicionamiento de la carga, frecuencia de transferencia física (determinación de la capacidad de la cadena), y decisión sobre el empleo de medios propios o de prestatarios, es resultado de la logística de la empresa y específicamente de la cadena logística donde la cadena de transporte se inserta. Ver Figura I.1 Estructura de la cadena logística. 15 Figura I.1 Estructura de la cadena logística. Una cadena logística se define con base en un conjunto de parámetros, áreas y medios de intervención. Los principales parámetros logísticos son: a. Los puntos de espacio entre los que debe realizarse el desplazamiento, y la distancia entre ellos. b. El volumen y el peso de los bienes a transportar en un periodo normalizado. c. La naturaleza de los bienes y las características del embalaje. d. El lote de las expediciones. e. El plazo admisible de envíos, y la duración de la realización del desplazamiento, según diferentes alternativas técnicas. f. Las restricciones de otras componentes de la red logística (número, capacidad y localización de los depósitos; ritmo y tamaño de las series de producción, etc.). g. La infraestructura de transporte existente, y su posible adecuación. h. La disponibilidad de prestadores de servicios de transporte y conexos (servicios de tráfico, seguros, agentes de aduanas, entre otros). i. El precio del flete y el costo total de la cadena según diferentes alternativas. 1.5.1 Áreas y parámetros de intervención logística Las principales áreas de intervención de la logística son: a. La gestión del parque de vehículos, cuando se trata de transporte por cuenta propia. b. La selección de prestatarios de servicios de transporte y conexos, y la determinación de la naturaleza de los contratos. c. El control de la ejecución de los movimientos. Esa intervención se realiza a través de medios como: 16 a. Los contratos con prestatarios. b. Los medios y procedimientos de gestión del parque vehicular (circuitos cerrados de cámara, radio frecuencias entre otros). c. El programa de transporte. d. Los mecanismos de control y seguimiento de movimientos (en general un sistema formalizado de información, muchas veces estructurado con “mecanismos informales”, por ejemplo: enlaces telefónicos entre estaciones de ferrocarril o estaciones de reaprovisionamiento para auto- transporte). 1.6 CADENA DE TRANSPORTE Cada cadena logística - por ejemplo la distribución física de una división de productos - estructura una cadena de transporte; ésta puede visualizarse como la materialización de los desplazamientos físicos implícitos en la cadena logística. Ver Figura I.2 Estructura de la cadena de transporte. Figura I.2 Estructura de la cadena de transporte Los principales parámetros de la cadena de transporte son: a. Puntos de expedición y recepción. b. Dirección de flujos de bienes. c. Equipo para el manejo en los puntos de expedición y recepción. d. Empleo de infraestructura de transporte modal en una perspectiva inter- modal o multi-modal. e. Unidades de carga. f. Identificación de rupturas de tracción y de la forma de operación de las unidades. g. Características del acondicionamiento de la unidad de carga. h. Medios de información para el control y seguimiento de desplazamientos. 1.7 EVOLUCIÓN DEL ALMACÉN Los almacenes ya no son simples instalaciones que reciben, almacenan y surten productos, ahora tienen que estar con la cadena de suministro, para poder igualar el suministro a la demanda, eliminar el exceso de inventario y optimizar el flujo de bienes a lo largo de la cadena. Cada vez más tienen que realizar trabajo de valor agregado sobre la mercancía que pasa por ellos. 17 1.7.1 ¿Qué es un almacén y cuáles son sus objetivos? Es un centro dónde se: a. Reciben productos de fuentes externas. b. Almacenan y surten productos conforme se requiere. c. Realizan servicios adicionales sobre las mercancías. d. Embarcan y surten productos a los destinatarios apropiados. Sus objetivos son: a. Mejorar los niveles de servicio. b. Utilizar más eficientemente los espacios. c. Hacer uso eficiente de los equipos. d. Hacer uso eficiente de la mano de obra. e. Tener acceso apropiado a las mercancías. f. Proteger la mercancía. 1.7.2 Elementos Claves del Almacén La siguiente figura muestra los elementos claves de un almacén, de los cuales iniciaremos con los procesos. Figura I.3 Elementos claves de un almacén. A continuación se explicaran paso a paso los procesos por los que pasa la mercancía en un almacén. 18 Figura I.4 Procesos en un almacén 1.7.2.1 Recibo El recibo es la primera etapa del proceso logístico dentro del Centro de Distribución, donde con la implementación del Warehouse Managament Sistem (WMS) se pueden eficientar los trámites administrativos de la recepción de mercancía mediante: a. Uso de la factura electrónica. b. La creación de un recibo electrónico (en papel electrónico). c. Verificar que la entrega se llevo a acabo y a tiempo. d. Aviso anticipado de embarque (Advanced Shipping Notice, ASN). e. Rastreo de lotes, control de fechas y pesos variables. f. Llevar un expediente de daños o discrepancias. g. Códigos de devolución configurables por el usuario. h. Reconciliación deinventarios. i. Control de estatus de disponibilidad ó frescura del producto. Figura I.5 Proceso de Recibo 1.7.2.2 Acomodo Después de que la mercancía es recibida se tiene que tomar la decisión de si esta será usada en caso de que se necesite un producto para manufactura, para llenar ordenes pendientes, distribución a tiendas o si será almacenada. Si se decide almacenar la mercancía se deben de tomar en cuenta los siguientes criterios: 19 a. Tamaño del producto. b. Cantidad a almacenar. c. Uso anual del producto (velocidad). d. Requerimientos de almacenaje (flamable o refrigerable). e. Control de lotes y control de caducidades. f. Distancias de recorridos. Se realiza la asignación óptima basada en la información histórica de los atributos de los productos y ubicaciones. Figura I.6 Proceso de Acomodo El WMS esta diseñado para dividir el espacio en base a la velocidad en que los productos fluyen por el almacén. Permite colocar en ubicaciones más próximas a los productos de mayor rotación y en las ubicaciones lejanas a los productos de baja rotación. 1.7.2.3 Control de Inventarios El inventario es el alma de todo almacén, esté nos reafirma el control que tenemos sobre la mercancía. Figura I.7 Control de Inventarios Las mejoras que proporciona el WMS en el control de inventarios son: a. Integridad del inventario: El WMS maneja equivalencias de piezas, cajas y pallets en todo momento. 20 Figura I.8 Equivalencias en mercancía a.1. Todas las transacciones deben de ser controladas por fecha y hora. a.2. Manejo de transferencias y ajustes de inventarios vía Terminal de PC o radio frecuencia. a.3. Reglas de rotación por producto (ej. FIFO, LIFO). a.4. El estatus y envejecimiento de los inventarios ajustan el control sobre los artículos con caducidad. a.5. Soporta el manejo de fechas de caducidad, cuarentena, incubación, detenciones críticas y control de calidades. a.6. Capacidades multi-nivel de retención de inventarios. a.7. Rastreo de productos. b. Inventario físico. Conteo periódico de todo el inventario en el almacén para actualizar el inventario. b.1. Contar los artículos por localidad. b.2. Comparar los resultados con los registros del inventario. b.3. Ajuste del inventario según existencias reales. c. Conteo cíclico. Conteo regular de una porción del inventario basado en una fórmula para asegurar precisión en el conteo. c.1. Proceso continuo, no es un inventario planeado. c.2. De naturaleza cíclica. c.3. Regularidad = diario por turno c.4. Fórmula: c.4.1 Simple como un pasillo al día o por localidad por día. c.4.2 Conteo cíclico ABC. c.4.3 Excepciones basadas en el negocio. d. Ajustes de inventario. d.1. Inventario perdido. d.2. Inventario hallado. d.3. Desperdicio, daños y muestras. d.4. Obsoleto, viejo y expirado. 21 1.7.2.4 Surtido de Órdenes El surtido de órdenes, hace referencia a como se distribuye físicamente la mercancía. Figura I.9. Surtido de Órdenes 1.7.2.4.1 Surtido manual: El surtido manual es el mas común y puede ser de de la siguiente manera. a. Lista de surtido: Se cuenta con una lista que indica donde colocar la mercancía. b. Terminales: Donde se puede consultar la información de proveedores, materiales, embalajes, ubicaciones entre otras aplicaciones. c. Terminales de voz, que brindan: c.1 Mayor exactitud. c.2 Mayor productividad. c3 Menor tiempo de entrenamiento. c.4 Ambiente mas seguro. c.5 Reducción de costos operacionales. 1.7.2.5 Embarques El embarque es la última fase por la que pasa físicamente la mercancía para ser enviada a su destino final, como se muestra en la siguiente figura: 22 Figura I.10. Embarques 1.7.2.5.1 Actividades de planeación y carga. Para la optimización del embarque se realizan actividades de planeación y carga considerando los siguientes puntos: a. Balanceo del trailer (carga adelante y atrás de izquierda a derecha). b. Consideraciones por daños. c. Consideraciones por amenazas. d. Consideraciones por seguridad. e. Revisión por el embarcador. f. Cerrado de traileres y colocación de sellos de seguridad. 1.7.2.5.2 Confirmación del envío. Una vez que la mercancía sale del centro de distribución se hace la notificación del envío al Planificador de Recursos Empresariales por sus siglas en Inglés ERP (Enterprise Resource Planning). La cual llega al cliente, transportista o ambos. La notificación incluye la siguiente información: a. Transportista, trailer, costo, peso y cubicaje. b. Fecha y hora de envío. c. Orden, artículo, cantidad, número de lote y número de serie. d. Placas y contenido. 1.7.2.6 Funciones de Soporte Las funciones de soporte nos ayudan a detectar posibles incongruencias en cualquier parte de la cadena de suministro a fin de poder corregirlas o evitar que estas sucedan. 23 Figura I.11 Función de Soporte a. Administración de tareas. a.1 Recibo. a.2 Acomodo. a.3 Embarque. b. Asignación óptima de tareas. b.1 Mayor productividad mediante la eliminación de recorridos innecesarios. b.2 Intercalado dinámico de las tareas cotidianas en el almacén. c. Visibilidad de inventarios en tiempo real. Figura I.12 Monitoreo en tiempo real del Inventario 1.7.3 Infraestructura. Son los activos fijos con los cuales cuenta el Centro de Distribución los cuales sirven para manejar, almacenar y dar servicios adicionales a la mercancía. 24 Figura I.13 Elementos claves de un almacén. “Infraestructura” 1.7.3.1 Racks Con sus dimensiones modulares el rack permite la estiba de pallets en diferentes medidas y pesos. El rack es el elemento ideal para el acopio de cargas generales o la exhibición de productos al público. Es la solución para los más diversos problemas de estiba. Su sistema modular, permite desarrollar amplios y variados diseños en depósito. De esta forma, el rack representa la mejor propuesta para el máximo rendimiento de almacenamiento por metro cuadrado de depósito. Figura I.14 Rack en un almacén 1.7.3.2 Patines y Montacargas El patín eléctrico e hidráulico es un mecanismo confiable que nos permite mover tarimas con productos diversos de un lugar a otro de diferentes medidas, capacidades de carga, tipos de suelos y de fácil uso. 25 Para el tipo de Racks que se tienen en el centro de distribución el montacargas que más se adecua a la operación es el montacargas con “Hombre Abordo” para el movimiento de pallets. Figura I.16 Montacargas con hombre abordo 1.7.4 Sistemas Un WMS es un sistema administrador de almacenes que controla todo el flujo de la cadena de suministro. Figura I.17 Sistemas 26 Y trae las siguientes ventajas en un centro de distribución: a. Mejora los niveles de servicio. b. Mejora la exactitud del control de inventarios. c. Sincronizar en tiempo real el almacén con la cadena de suministro. d. Utiliza eficientemente los espacios. e. Hace uso eficiente de los equipos. f. Hace uso eficiente de la mano de obra. g. Permite tener acceso apropiado a las mercancías. h. Protege la mercancía. i. Reduce movimientos innecesarios de producto. j. Reduce errores. k. Reduce costos. Una de las ventajas que tiene un WMS es que nos permite agendar citas lo cual da como resultado: a. Eliminar tiempos muertos de los camiones. b. Aumentar la productividad en el personal de carga y descarga. c. Evitar los congestionamientos. d. Tener la información de los tiempos de carga y descarga. e. Tener mayor control en los patios y andenes. f. Proveer ubicaciones de almacenaje para traileres tanto de entrada como de salida. g. Registrar llegadas y salidas. h. Registrar traileres en ubicaciones reales y operaciones de trabajo dirigidas para mover los traileres dentro del patio. 1.7.4.1 Terminales Para la reducción de costos operacionales,tener mayor exactitud, productividad, y menor tiempo de entrenamiento del personal se cuenta con el manejo de Terminales “Equipo Hand Held”. Figura I.17 Equipo Hand Held 27 CAPITULO 2 DIAGNÓSTICO DE LA OPERACIÓN ACTUAL 2.1 METODOLOGÍA OPERATIVA: CONSIDERACIONES INICIALES En función de las necesidades de un Centro de Distribución (CD) de mejorar sus operaciones de distribución y a fin de lograr los objetivos planteados por la dirección de la compañía, se detalla la metodología operativa del Centro de Distribución. a. Todas las operaciones del Centro de Distribución son administradas por sistema informático (ADAIA). b. El empleo de Radio Frecuencia (RF) es condición para la asignación de las actividades a los operarios que trabajan en las diferentes tareas, como vínculo móvil entre los mismos y el sistema de gestión de almacenes, para la provisión y captura de información operativa. c. El CD, integra las familias de productos requeridos para el abastecimiento de sus clientes. d. Es condición que los equipos internos de movimiento de mercancía, sean de tracción eléctrica, no siendo admisibles los motores a combustión. e. Los operarios que trabajan en el CD están capacitados para realizar todas las funciones internas (poli-funcionalidad de la mano de obra), para lograr la máxima flexibilidad en la disponibilidad de los recursos. 2.2 MODELO OPERACIONAL BÁSICO Se define el siguiente modelo operacional, aplicable al Centro de Distribución. Esquema II.1 Modelo Operacional Básico Entrega directa al CD de productos locales e importados Transferencia al CD de productos locales e importados, desde terceros logísticos Mercancía local surtida por tienda en proveedor (Separado por tienda) o tercero logístico, entregada en el CD Stock de Almacén Centro de Distribución Picking Reverso para entrega a tiendas o transferencia a almacenes satélite Cross Dock a tiendas o almacenes satélite Flujo continúo 28 2.3 FLUJO DE MERCANCÍA EN EL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN En base al modelo operacional indicado, se describen a continuación las distintas variantes que puede tomar el flujo de productos en el Centro de Distribución y las operaciones vinculadas a los mismos. a. Proveedores Los productos recibidos directamente en el CD, desde los proveedores, se dividen en los siguientes grupos: o Mercancía predistribuida, preparada por los proveedores locales, para abastecer por Cross Dock a las tiendas o almacenes satélites. o Mercancía predistribuida, de proveedores locales, para surtir por acomodo (picking reverso). o Mercancía de stock, de proveedores locales o de importación, para almacenar y luego surtir por acomodo. b. Transferencias Las transferencias de productos desde y hacia el CD y tiendas, se clasifican en los siguientes tipos: o Mercancía predistribuida local: Recibida y almacenada temporalmente desde un tercero logístico y transferida al CD para surtir por picking reverso. o Mercancía de stock de proveedores locales o de importación: Recibida y almacenada temporalmente en un tercero logístico y transferida al CD para almacenar y surtir por picking reverso. o Mercancía predistribuida local: Recibida y almacenada temporalmente en un tercero logístico, surtida por tienda y transferida al CD para abastecer por cross dock a las tiendas. o Mercancía predistribuida local: Recibida y surtida por tienda en un tercero logístico y transferida directamente a las tiendas. o Transferencias hacia los almacenes satélites regionales (para entregar por cross dock a las tiendas de las regiones que los mismos abastecen), de productos surtidos en el CD, desde stock o flujo continuo. o Transferencias hacia los almacenes satélites regionales (para entregar por cross dock a las tiendas de las regiones que los mismos abastecen), de productos surtidos por tienda, por los proveedores locales o tercero logístico. 29 Se muestra a continuación un esquema del flujo de mercancía en el Centro de Distribución, empleando la codificación de colores utilizada anteriormente, en la descripción de sus componentes. Esquema II.2 Flujo de mercancía en el Centro de Distribución Stock Recepción Cross Dock Despacho CD Corporación Control Tienda Proveedor (Local / Importado) Picking Reverso Tienda Almacén Satélite Transferencia Transferencia Proveedor (Local / Importado) Stock transitorio Tercero Logístico Stock transitorio 30 2.4 COORDINACIÓN DE ENTREGAS: AGENDA DE CITAS El administrativo del sector de recepción, efectúa la coordinación de las entregas de mercancía de los proveedores locales, contenedores de importación (conjuntamente con el coordinador de importaciones) y transferencias desde terceros logísticos, en donde se registran las citas efectuadas, ingresando al sistema los siguientes parámetros: a. Número de aviso avanzado de embarque (ASN), orden de compra (OC) o transferencia, según corresponda al tipo de entrega. b. Proveedor, código y nombre (incluye a los terceros logísticos). c. Fecha de cita y hora asignada. d. Número de puerta: Se asigna una puerta provisoria, por proximidad con el sector específico donde se va almacenar o procesar el producto, dependiendo de la disponibilidad horaria remanente de la misma, debido a las citas anteriormente asignadas. e. Dependiendo del tipo de producto, origen y volumen a recibir, se estipula en el sistema, un tiempo estándar de recepción, a fin de registrar la ocupación de puertas y andenes, además de la disponibilidad remanente de las mismas para la asignación de nuevas citas. 2.4.1 Recepción En los casos donde se encuentra disponible en forma adelantada el ASN o la transferencia en el sistema, se puede realizar un proceso de “Pre-recepción”, antes que ingrese la mercancía al CD, con el objetivo de adelantar tareas de tipo administrativa. Esto permite aumentar la eficiencia de la recepción, reduciendo los tiempos de proceso y aumentando el flujo de mercancía entrante. La pre-recepción consiste en completar todos los pasos de una recepción convencional (este proceso es detallado más adelante), hasta la instancia donde las unidades de manipulación recibidas, quedan en estado pendiente de revisión. Esto incluye la impresión de las etiquetas de pallet (LPN, License Plate Number), etiquetas de cajas sin DUN 14 (Despach Unit Number o Número de Unidad de Despacho) y etiquetas de contenedores de unidades, tanto para los productos que se reciben directamente desde los proveedores como las transferencias desde terceros logísticos. Ver Figura II.1 a figura II-6. 31 2.4.2 Ingreso de Proveedores al Centro de Distribución Al arribar los camiones de los proveedores al centro de distribución, se controla el ingreso mediante el módulo de “Control de Acceso” del WMS, por medio de una función de “Portería”, se registra y verifica la siguiente información: a. Proveedor (puede tratarse de un proveedor local, de importados o un tercero logístico, para el caso de las transferencias). b. Fecha y hora de ingreso. c. Productos a entregar (verificación de la documentación de transporte). d. Empresa transportista. e. Identificación del camión (por lectura o digitación de la matrícula). f. ID del conductor (documentación personal). La tarea puede realizarse al pie del camión, mediante el empleo de terminales manuales (Hand Held), conectadas por “Radio Frecuencia” al sistema o bien por terminales fijas dentro de las oficinas de seguridad. La información histórica almacenada en la base de datos del módulo de coordinación (alimentada por el módulo de control de acceso),permite la elaboración de las siguientes métricas (KPI, Keys Performance Indicator), como parte del control de performance del sector de recepción, recabando la siguiente información: Cumplimiento de citas (citas cumplidas/citas totales), cumplimiento de horarios de arribo de proveedores al CD (Ingresos en rango horario/Ingresos totales) y tiempo de permanencia en el CD (tiempo transcurrido desde el registro de ingreso hasta el registro de salida). Luego de los controles de portería se indica al conductor la zona de parqueo a donde debe dirigirse, en función de la puerta provisoria asignada, el conductor sitúa el camión en la zona de espera y entrega los documentos de transporte de la mercancía (factura y manifiesto de embarque), en la administración de recepción. Los documentos permiten identificar y caracterizar la transacción, mediante la siguiente información básica contenida en los mismos: a. ASN / OC: Si se trata de recepciones desde proveedor (local o de importación). b. Transferencia: Para las transferencias de productos desde terceros logísticos. 32 c. Código de proveedor para la unidad de manipulación: Número de referencia colocado por los proveedores o terceros logísticos, para identificar la mercancía predistribuida entregada en contenedores de unidades multi-producto o en pallets mono-producto / multi-producto de cajas completas ya surtidos por tienda (como referencia, uno de los componentes del código podría ser el número de factura correspondiente al envío en curso). d. Producto y cantidad de cajas o unidades (según corresponda). El administrativo de recepción verifica, como condición excluyente para la autorización de la recepción de los productos, el cumplimiento de los siguientes requisitos: Entrega avalada mediante una orden de compra o una transferencia (terceros logísticos), que se encuentre vigente, es decir que la fecha de entrega sea inferior a la fecha de expiración de la OC y presentación de factura original que cumpla con todos los requisitos fiscales y contenga impreso el número de OC que diera origen a la entrega. En caso de incumplimiento de alguna de estas condiciones, que defina el rechazo de la mercancía, se genera en el WMS, un documento de “Rechazo de Entrega”, cargando los siguientes datos básicos: Proveedor, factura, manifiesto de embarque, orden de compra, producto (código y descripción), cantidad, causa del rechazo y fecha. Este documento, además de autorizar la salida del transportista del centro de distribución con la mercancía de retorno, genera un registro del rechazo y una base estadística para la elaboración de las métricas de “performance” de recepción. Si la documentación se encuentra en orden y se cumplen los requisitos de recepción, se autoriza la descarga, confirmando el número de puerta en función de la disponibilidad y comienza la descarga según el modo en que el proveedor o tercero logístico hayan preparado los productos: Si la mercancía se encuentra paletizada, los pallets se descargan mediante carretillas eléctricas simples (con capacidad para una sola paleta) y los productos en bultos a granel se descargan manualmente y se arman las tarimas, en función de la paletización estándar (Ti x Hi), definida en cada caso. 2.4.3 Grado de certificación de proveedores En función de la confiabilidad que los distintos proveedores pudieran tener, en cuanto al cumplimiento de los niveles de calidad de producto y servicio 33 requeridos, se les asigna un “Grado de Certificación”, en base al cual se establece el tipo de control en detalle a efectuar. Se puede tomar como referencia un modelo que contenga los siguientes grados de certificación: a. N: Proveedores “No” certificados, que requieren el control detallado del 100% de los productos. b. A: Proveedores totalmente certificados, que no requieren inspección detallada. c. B, C y D: Proveedores parcialmente certificados, en distintos niveles (creciente de B hasta D), que requieren el control detallado de un porcentaje de la mercancía entregada. El nivel de control, se establece, en función del grado de certificación, mediante un método estadístico, denominado “Auditoria de Muestreo Vuelo” (MAV), que básicamente define la frecuencia, los productos y el volumen a inspeccionar en cada caso. 2.5 RECEPCIÓN POR SISTEMA Mientras se efectúa la descarga y ubicación de las cajas a granel y pallets en los andenes, el administrativo habilita en el sistema la función de “Recepción” y localiza el ASN, orden de Compra o transferencia, indicados en los documentos de entrega, a los que corresponde la mercancía recibida y realiza las siguientes funciones: a. Carga los números de factura y manifiesto de embarque correspondientes, para vincular los mismos con el ASN y OC e ingresar el número de puerta asignado para la descarga. b. Al realizar esto se efectúa un proceso de validación de las cantidades manifestadas por el proveedor en los respectivos ASN o facturas, correspondientes a las cantidades solicitas en la OC que diera origen a la entrega. Este control presenta las siguientes opciones: b.1 Si se trata de entregas respaldadas por ASN, el detalle de los volúmenes por producto se encuentra disponible en el sistema, de modo que se puede realizar un comparativo en pantalla, confrontando las cantidades según OC y según ASN en una misma línea. Esto otorga agilidad y mayor velocidad al control, sin necesidad de tener que cargar manualmente las cantidades con discrepancia, requiriendo tan solo la confirmación electrónica de las mismas. b.2 Para los productos de stock, sin ASN, cuya entrega está respaldada por una factura, el control se realiza línea por línea, comparando los 34 datos de la OC en pantalla contra el documento impreso, cargando manualmente aquellas cantidades que presentaran desviaciones. b.3 Las transferencias desde terceros, no requieren el control de las cantidades con respecto a la orden de compra, debido a que la mercancía a recibir corresponde a órdenes de compra que ya fueron canceladas al ingresar los productos en el almacén del tercero logístico. A los efectos de la recepción, se toman como válidos los datos de la transferencia, ingresados mediante EDI al WMS, que luego serán confirmados con la revisión física de la mercancía. c. En el caso de los productos registrados en el ASN o Factura que no fueran solicitados en la orden de compra, el administrativo los marcará sobre el correspondiente documento, para incluirlos, luego de la revisión de la mercancía, dentro de la carta de diferencias se registran las diferencias surgidas entre las cantidades realmente ingresadas al centro de distribución y los documentos de entrega del proveedor. d. Se confirma la tarea de “Recepción” en el sistema, creando automáticamente un número de transacción, cuyo estado inicial es “En proceso”. e. Es posible recibir en forma parcial una Orden de Compra, quedando el resto de la mercancía no recibida como pendiente (Back order), al igual que los pedidos de tienda que la generaron. f. El sistema debe poseer una funcionalidad que permita recalcular y registrar el pendiente de los pedidos de las tiendas, cada vez que se efectúa un prorrateo por faltante, de modo que al recibir varias entregas consecutivas (diferentes ASN o Facturas) de un mismo producto, en los sucesivos prorrateos, se pueda completar el requerimiento original. g. En el desarrollo de las distintas funciones del WMS se establece una serie de parámetros que definen el modelo operacional a aplicar en el centro de distribución, es decir el tipo de operaciones (recepción, almacenamiento, surtido, distribución, entre otras) y la forma en que se van a desarrollar las mismas. Mediante marcas o configuraciones específicas de esos parámetros a nivel de producto, proveedory OC, el sistema puede reconocer en cada recepción de qué manera se van a procesar los productos ingresados. h. Con las cantidades confirmadas o ingresadas de cada producto y los parámetros estándar previamente configurados, el sistema genera las unidades de manipulación lógicas (pallets y contenedores multi-producto), con su correspondiente número, creando las etiquetas de “Entrada, LPN” (License Plate Number), con código de barras, para la identificación de las 35 mismas. El estado inicial de estas unidades de manipulación es “Pendiente de Revisión”. 2.6 ETIQUETAS DE RECEPCIÓN Las etiquetas utilizadas para identificar la mercancía de recepción, presentan distintas variantes, en cuanto a su contenido, dependiendo del tipo de producto y sus características de distribución. Se indican en el siguiente cuadro las distintas combinaciones de procesos y formatos que pueden tomar los productos recibidos en el CD: Esquema II.3 Modelo de abastecimiento a. Mercancía predistribuida: Preparada por los proveedores o terceros logísticos, para entregar por Cross Dock a las tiendas: Se pueden recibir pallets de tipo mono-producto o multi-producto por tienda, conteniendo cajas completas. En este caso, el sistema genera una etiqueta para la identificación del pallet, con la siguiente información básica extraída del ASN y OC vinculadas: a.1 Número de Pallet: Impreso como código de barras y en forma numérica. a.2 Código del almacén de recepción. Modelo de Abastecimiento Mercancía Predistribuida Mono-producto con cajas completas por tienda Monoi-producto con cajas completas Multi-producto con cajas completas por tienda Monoi-producto con cajas completas varias tiendas Contenedores de unidades Multi-producto varias tiendas Stock (Local o de importación) Recepción Cross Dock a tiendas Directo desde CD de recepción Transferencia a almacenes satélite Picking Reverso PR y Entrega a tienda desde CD de recepción PR en CD de recepción y entrega a tienda por transferencia a almacenes satélite Pallet (Paletizado por proveedor) Paletizado por proveedor o armado en recepción (Paletizado por proveedor o armado en recepción del CD) Picking Reverso PR y Entrega a tienda desde CD de recepción PR en CD de recepción y entrega a tienda por Almacenes satélite 36 a.3 Número de puerta. a.4 Fecha de recepción. a.5 Tienda destino. a.6 Proceso: Cross Dock (CD) o Cross Dock + Transferencia (CD + TR) a.7 Número de recepción. a.8 Cantidad de cajas en la paleta: Tomada del ASN. a.9 Proveedor: Código y nombre a.10 Nivel de certificación del proveedor: N, A, B, C, D Figura II.1 Etiqueta de pallets para productos de cross dock El código de pallet del proveedor (CP) es el número utilizado por el proveedor para identificación rápida de las paletas entregadas, tomado del ASN vinculado al número de pallet asignado por el WMS. b. Mercancía predistribuida: Recibida desde los proveedores o terceros logísticos, para surtir por picking reverso: Se pueden recibir pallets de tipo mono-producto o multi-producto (que luego se transformarán en varias tarimas lógicas), conteniendo cajas completas o bien cajas a granel que se paletizan mono-producto, en los andenes de recepción, al efectuar la descarga de los camiones. El sistema genera una etiqueta para la identificación de la paleta, con la siguiente información básica extraída del ASN y OC vinculadas: b.1 Código del almacén de recepción. b.2 Número de puerta. b.3 Fecha de recepción. b.4 Número de Pallet: Impreso (código de barras y en forma numérica). 37 b.5 Producto: Código y descripción. b.6 Cajas por cama y cantidad de camas. b.7 Cantidad de cajas en la paleta: Tomada del ASN o calculada por el sistema, en función de la paletización estándar del producto. b.8 Proceso: Picking Reverso (PR) o Picking Reverso + Transferencia (PR + TR). b.9 Número de recepción. b.10 Proveedor: Código y nombre b.11 Nivel de certificación del proveedor: N, A, B, C, D b.12 Código de pallet del proveedor (cuando entrega paletizado): Número utilizado por el proveedor para identificación rápida de las paletas entregadas, tomado del ASN y vinculado al número de pallet asignado por el WMS. Para la mercancía entregada a granel, este campo de la etiqueta, se completa con la palabra “Granel”. c. Mercancía predistribuida: Recibida desde los proveedores o terceros logísticos en contenedores de unidades multi-producto, para surtir por picking reverso. Cada contenedor corresponde a una tienda determinada. Pueden haber tantos contenedores por tienda como sea necesario y los mismos pueden recibirse ya paletizados o a granel. Este formato se emplea con los ítems (artículos) que no pueden ser distribuidos por cajas cerradas y que por lo general, no son consumidos por la totalidad de las tiendas. En este caso el sistema debe generar dos tipos de etiquetas, una de ellas es la etiqueta de contenedor individual, que está vinculada en forma lógica con el contenido (inner packs o unidades), tomando la información del ASN correspondiente. La misma consta de los siguientes datos básicos: 38 c.1 Código del almacén de recepción. c.2 Número de puerta. c.3 Fecha de recepción. c.4 Número de Contenedor: Impreso como código de barras y en forma numérica. c.5 Tienda destino. c.6 Cantidad de unidades. c.7 Proceso: Picking reverso (PR) o Picking Reverso + Transferencia (PR + TR). c.8 Número de recepción. c.9 Proveedor: Código y nombre c.10 Nivel de certificación del proveedor: N, A, B, C, D c.11 Código de contenedor del proveedor: Número utilizado por el proveedor para identificación rápida de los contenedores entregados, tomado del ASN y vinculado al número de caja creado por el WMS. c.12 Secuencia: Indica la posición en que debe apilarse el contenedor en la tarima, a fin de que la misma quede armada en el orden de reparto (la secuencia de apilado es definida por el sistema en base a la tabla de secuencia de surtido previamente configurada), teniendo en cuenta que responde a un modelo LIFO (Last in- First out), es decir que la última caja apilada es la primera en ser surtida. d. La segunda etiqueta es la del pallet que agrupa los contenedores multi- producto, con la siguiente información referencial: 39 d.1 Código del almacén de recepción. d.2 Número de puerta. d.3 Fecha de recepción. d.4 Número de Pallet: Impreso como código de barras y en forma numérica. d.5 Tienda: Varias d.6 Cantidad de contenedores: Tomada del ASN por el sistema (para el caso de los productos que se reciben ya paletizados). d.7 Proceso: Picking reverso (PR) o Picking Reverso + Transferencia (PR + TR). d.8 Número de recepción. d.9 Proveedor: Código y nombre. d.10 Nivel de certificación del proveedor: N, A, B, C, D. d.11 Código de pallet del proveedor (cuando entrega paletizado): Número utilizado por el proveedor para identificación rápida de las paletas entregadas, tomado del ASN y vinculado al número de pallet creado por el WMS. Para la mercancía entregada a granel, este campo de la etiqueta, se completa con la palabra “Granel”. e. Productos de stock (locales o de importación): Recibidos directamente desde los proveedores o terceros logísticos, para almacenar y luego surtir por picking reverso. Se pueden recibir paletizados con cajas completas 40 mono-producto o a granel, para paletizar en el CD. En este caso se genera una etiqueta de pallet con el siguiente formato: e.1 Código del almacén de recepción. e.2 Número de puerta. e.3 Fecha de recepción. e.4 Número de Pallet: Impreso como código de barras y en forma numérica.e.5 Producto: Código y descripción. e.6 Cajas por camada y cantidad de camadas, de la paletización estándar del producto. e.7 Cantidad de cajas en la paleta: Calculada por el sistema en función del estándar y la cantidad total de cajas recibidas. Si no se producen rechazos parciales en la revisión, por cada producto habrá un solo pallet con menor cantidad de cajas que el estándar, correspondiente a los picos remanentes que no llegan a conformar una paleta completa. e.8 Proceso: Stock (ST) e.9 Número de recepción. e.10 Proveedor: Código y nombre e.11 Nivel de certificación del proveedor: N, A, B, C, D. f. Luego de generar las etiquetas de identificación, las tarimas lógicas se encuentran en estado “Pendiente de Revisión”. g. Debido a que las cajas individuales se identifican como tales, durante el proceso de revisión y otros procesos posteriores, mediante la utilización del código DUN 14 del fabricante, para los productos que no cuenten con el 41 mismo, el sistema debe generar adicionalmente etiquetas con la codificación interna bajo la cual se encuentran registrados en la base de datos, como se muestra en la figura II.6. En todos los casos se generan e imprimen tantas etiquetas como pallets (completos e incompletos), cajas o contenedores se deban recibir. 2.7 REVISIÓN. El proceso de revisión de la mercancía recibida presenta distintas variantes en la metodología de trabajo, en función de los productos, proveedores y el tipo de distribución al que estén asociados. Existen básicamente dos niveles de revisión de la mercancía: Revisión estándar e Inspección detallada. 2.7.1 Revisión Estándar Se efectúa sobre el total de la mercancía recibida e Incluye el control de la paletización (tanto la proveniente del proveedor, como la que se realiza en el CD con las cajas recibidas a granel), control de productos y cantidad de cajas global. Esta revisión permite completar la recepción administrativa por el sistema WMS, para ingresar el stock, en el estado que corresponda a cada caso, generando los comprobantes que requiere el transportista para retirarse del CD. 42 2.7.1.2 Cierre de Recepción Al finalizar la revisión estándar, de recepciones provenientes directamente desde el proveedor o tercero logístico, en la administración de recepción se generan e imprimen los siguientes documentos: a. Comprobante de recepción, por cada ASN o factura entrante, donde se indican las cantidades globales realmente confirmadas de cada producto. Esto activa simultáneamente un registro en las “Cuentas a Pagar” del sistema contable de la compañía. b. Carta de diferencias por proveedor (en caso de ser necesario), donde se listan los productos con discrepancias, cantidades ajustadas y causas de los ajustes (faltante, rechazos, entre otros). Este documento puede servir adicionalmente como comprobante de salida de los productos rechazados, que los transportistas retornan al proveedor. c. Comprobante de unidades logísticas recibidas. Es un documento que permite a los proveedores retirar tarimas vacías desde el CD. d. Las copias de los documentos indicados y otros que eventualmente se pudieran definir en función de los requerimientos del CD, se entregan a los transportistas, junto con las copias revisadas de los manifiestos de embarque, en las que se incluye una leyenda indicando “Sujeto a Revisión”, para dejar constancia de los controles a efectuar posteriormente, donde pudieran surgir diferencias que requieran ajustes y posibles débitos a los proveedores. e. Con la generación del comprobante de recepción, las recepciones de todas las variantes de ingreso de mercancía antes descritas, quedan “Finalizadas” en el sistema. f. Los transportistas pueden retirar unidades logísticas (UL), mediante los comprobantes recibidos en la recepción y devoluciones de mercancía correspondientes al proveedor que los mismos representan. g. Cuando los camiones se retiran del centro de distribución, se controla el egreso mediante el módulo de Control de Acceso del WMS. h. Por medio de una función de “Portería”, se verifica y registra la siguiente información: h.1 Horario de egreso. h.2 Productos retirados: Unidades logísticas, mercancía rechazada en la recepción o devoluciones en general. h.3 Documentación de soporte de los productos salientes: Manifiesto de UL, carta de diferencias, manifiesto de devoluciones, entre otras. 43 h.4 Identificación de los camiones (por lectura o digitación de la matrícula). h.5 ID de los conductores (mediante la documentación personal). 2.7.2 Inspección Detallada Consiste en efectuar el recuento de cantidades y un control minucioso, por unidad de venta de cada producto, sobre el conjunto de parámetros establecidos por el CD. En el caso particular de las prendas de ropa, los puntos de control más importantes son los siguientes: a. Etiquetado: Teniendo en cuenta las condiciones requeridas en cuanto al tipo de etiqueta, contenido informativo, ubicación. b. Aspecto y confección: Manchas, rasgaduras, calidad de costuras en prendas, pegado de botones, entre otros posibles defectos. c. Código de barras (EAN 13): Requerido para la identificación interna de la unidad en todos los procesos donde se la requiera, incluida la captura durante la facturación en tiendas. Eventualmente, dependiendo de las líneas de productos, la inspección detallada incluye un proceso de clasificación por estilo, color y talla de las prendas, dependiendo de la definición logística de los artículos y de la negociación realizada entre el área de compras y los proveedores. 2.8 MERCANCÍA PARA DEVOLUCIÓN Los productos rechazados por problemas de calidad, que pueden ser unidades sueltas o cajas completas, se procesan a través del sector de devoluciones, para su retorno a los proveedores, para esto se generan pallets de devolución, que pueden contener múltiples productos, para permitir el registro de la mercancía en el sistema y su adecuada manipulación. Para la identificación de los pallets de devolución, se emplean etiquetas genéricas que contienen básicamente los siguientes datos: Código de almacén sector: Inspección, fecha: Espacio en blanco en donde el operario escribe la fecha de armado del pallet, número de pallet: Impreso como código de barras y en forma numérica, producto: Varios, proceso: Devolución “No Aptos”, estado: Pendiente de Clasificación y proveedor: Varios. 44 El armado de los pallets se realiza mediante una función de RF de “Paletización de Devoluciones”. En la cual se siguen los siguientes pasos: a. Luego de activar la función de RF, se escanea la etiqueta genérica y sucesivamente el código DUN 14 interno de las distintas cajas o EAN 13 de las unidades a incorporar. El estado del pallet es: “En Proceso” (El sistema debe permitir la activación simultánea de la función para múltiples usuarios, es decir que, en una misma tarima lógica, pueden estar trabajando varios operarios, incorporando productos al mismo tiempo). b. Al terminar la mercancía para devolución o al completar la capacidad del pallet, el operario le aplica Stretch Film para darle estabilidad, coloca la etiqueta de identificación, escanea la misma y finaliza el proceso en la Terminal de RF. c. En caso de tener que pasar a devolución una tarima completa de recepción, luego de activar la función de “Paletización de Devoluciones”, se escanean inmediatamente la etiqueta genérica de devolución y luego la etiqueta de la tarima de recepción. Esto permite al sistema transferir en un solo paso, toda la información del contenido. Finalmente se cierra el proceso en la Terminal de RF y se pega la nueva etiqueta de modo de cubrir la de recepción. d. El palletfinalizado, cambia su condición en el sistema a “Pendiente de Almacenamiento”, lo que lo habilita para ser transportado y almacenado en los racks del sector de devoluciones, donde posteriormente se le efectuará un proceso de clasificación y consolidación por proveedor. 45 e. Las tarimas de devolución se trasladan (antes de ser almacenadas), mediante carretillas eléctricas, desde las mesas de trabajo hasta un sector de stock transitorio, asignado exclusivamente a la mercancía pendiente de almacenamiento, que se ubica dentro del área de transición. f. Mediante una función del sistema, es posible combinar las tarimas de pequeño volumen de diferentes recepciones, para formar una de mayor tamaño que permita aprovechar más eficientemente el espacio de almacenamiento: f.1 Luego de ingresar en la función de RF de “Consolidación”, el sistema solicita en primer lugar, la lectura del pallet “Receptor” donde se van a consolidar las cajas o unidades. f.2 Para cada pallet a incorporar al receptor, el operario escanea la etiqueta y luego traspasa manualmente los productos. Al finalizar el último pallet, se efectúa el cierre de la tarea por RF. f.3 Al confirmar la consolidación, toda la mercancía queda unificada bajo un único código de identificación, perteneciente al número de pallet receptor, que conserva su estado inicial, que en este caso es “Pendiente de Almacenamiento”. g. La mercancía de devolución, tanto la que se encuentra pendiente de clasificación, como la que ya está clasificada por proveedor, posee una marca de bloqueo en el sistema “Quality Hold” (QH), que además de identificar su estado físico, impide su disponibilidad para cualquier proceso llevado a cabo en el CD (excepto los de devoluciones). Todos los productos con dicha marca quedan en espera de las resoluciones tomadas por el área de compras para su disposición final. 2.9 MOVIMIENTO DE TARIMAS LUEGO DE LA RECEPCIÓN Luego de la recepción y los distintos niveles de inspección, los productos finalizados requieren ser transportados entre las subsiguientes etapas del proceso. Las combinaciones de transportes que pueden requerirse, son las siguientes: 46 Esquema II.4 Movimiento de tarimas luego de recepción. Para los procesos indicados anteriormente, en los cuales la mercancía debe ser desplazada únicamente a nivel de piso (sin elevación a ubicaciones de Rack), mediante carretillas eléctricas, el operario activa por RF la función de “Transporte” y dentro de la modalidad de “Asignación Automática de Tareas” (Task Interleaving), en base a los parámetros de prioridad configurados, el sistema indica el sector al cual debe dirigirse a buscar los pallets que se encuentran pendientes en cola de trabajo. Se pueden presentar las siguientes opciones para el desplazamiento de la mercancía según la ubicación de esta: Movimiento de Tarimas Luego de la Recepción Tarimas para Inspección Detallada Tarimas para Proceso Directo Revisión Estándar (Andenes) de Trabajo Almacenamiento en Stock / Devoluciones “Pendiente de devolución Recepción “Pendiente de Inspección detallada” Transporte a Preembarque “Pendiente de Preembarque” Transporte a Transición “Pendiente de Surtido” Inspección Detallada Picking Reverso Almacenamiento en Stock Remanentes - “Pendiente de Almacenamiento” Armado Reparto Carretilla Montacargas Montacargas Carretilla Montacargas Transporte a Transición Carretilla Tarimas para Devolución Surtido de Pallets Completos “Pendiente de Surtido” Montacargas Surtido a Carga “Pendiente de Carga” Montacargas Tarimas Aprobadas Transporte a mesas 47 a. Andenes de recepción: Pallets en estado “Pendiente de Surtido” - Se trasladan directamente al área de transición para distribuir por picking reverso. b. Andenes de recepción: Pallets en estado “Pendiente de Inspección Detallada” - Se transportan al sector de almacenamiento transitorio de las mesas de inspección, en espera del correspondiente control. c. Área de inspección detallada: Pallets en estado “Pendiente de Almacenamiento” - Se mueven al área de transición y luego se almacenan en stock por medio de montacargas. d. Área de inspección detallada: Pallets en estado “Pendiente de Preembarque” - Se trasladan al área de transición y luego hasta los racks de sostenimiento de salida, mediante montacargas. e. Área de inspección detallada: Pallets en estado “Pendiente de Surtido” - Se transportan al área de transición para distribuir por picking reverso. f. Área de inspección detallada: Pallets de devolución, en estado “Pendiente de Almacenamiento” - Se mueven al área de transición y luego se almacenan en los racks de devoluciones mediante montacargas. De acuerdo al lugar señalado, el operario selecciona una tarima y escanea por RF su etiqueta de identificación. En función de la situación de cada pallet, el sistema asigna en forma dinámica (en función de los criterios de búsqueda programados) y muestra en el display de la Terminal, la ubicación destino, en donde el operario transporta el pallet y valida el destino por lectura de la etiqueta de identificación. Se pueden presentar dos posibilidades: 1. Área de inspección detallada: Se confirma la mesa de trabajo indicada por el sistema (que en el momento de la asignación hubiera presentado posiciones libres del sector de almacenamiento transitorio correspondiente). 2. Área de transición: Se confirma el sector específico, en los que se divide el área, destinado al tipo de proceso al que corresponde la tarima (surtido, preembarque o almacenamiento). 2.10 ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS Luego del proceso de recepción y los distintos niveles de inspección, los productos finalizados quedan en espera de ser transportados hasta las ubicaciones de rack, de las áreas de almacén o devoluciones, asignadas en forma dinámica por el sistema (en función de los algoritmos de búsqueda programados). 48 2.10.1 Operación de almacenamiento El Almacenamiento de la mercancía lo realiza un operario mediante el uso de un montacargas con Terminal de radio frecuencia (RF), dentro de la modalidad de “Asignación Automática de Tareas” (Task Interleaving), luego de activar dinámicamente la función de “Almacenamiento” (en base a los parámetros de prioridad configurados), el sistema indica al monta-cargador, el sector al cual debe dirigirse a buscar los pallets que se encuentran en estado “Pendiente de Almacenamiento”, en cola de trabajo. Se pueden presentar las siguientes opciones: a) Andenes de recepción: Pallets de stock que no requieren inspección detallada, b) Área de transición: Pallets de stock, luego de la inspección detallada o remanentes de picking reverso, c) Área de transición: Pallets de devolución que surgen de la revisión detallada y d) Sector de devoluciones: Pallets de devolución que surgen del proceso de clasificación. El sistema debe poseer una opción, dentro de la función de almacenamiento, que permita a un mismo operario transportar varios pallets simultáneamente, luego de evaluar variables tales como las características de apilabilidad del producto, peso de los pallets, carga máxima admisible del montacargas, entre otras. 2.10.2 Mapa de Almacén El CD dispone de una gran superficie destinada al almacenamiento de productos, que puede contener líneas racks separados por pasillos de circulación o bien solo ubicaciones demarcadas a nivel de piso, para el almacenamiento de pallets en pilas de diversa altura. El almacén se divide en distintas zonas, con el objetivo de racionalizar las áreas de reserva, permitiendo separar físicamente los productos en grupos o familias. Esta separación puede responder a diversos requerimientos operativos o administrativos, tales como el
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