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TESIS PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADAS EN CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN CON ESPECIALIDAD EN COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL PRESENTAN MÓNICA ELIZABETH EUSTACIO MIRELES HELDA MARÍA LEMUS ESTRADA ASESORA ALEJANDRA CABRERA MARTINEZ CIUDAD UNIVERSITARIA, 2011 LAS ORGANIZACIONES VIRTUALES HÍBRIDAS: COMUNIDADES Y EMPRESAS FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS Y SOCIALES UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. 2 INDICE GENERAL INTRODUCCIÓN ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 5 Capítulo 1. Las Organizaciones --------------------------------------------------------------------------- 10 1.1 Definición de Organización ................................................................................................ 12 1.2 Elementos de la organización ............................................................................................. 15 1.3 Características de la organización .................................................................................... 19 1.4 Tipología de la organización .............................................................................................. 24 1.4.1 Estructuralmente: Organizaciones formales e informales ....................................... 27 1.4.2 Grado de Autoridad: Organizaciones centralizadas y descentralizadas ................ 35 1.4.3 Organizaciones Híbridas ............................................................................................. 38 1.4.4 Otras Tipologías .......................................................................................................... 41 1.4.5 Últimas Formas Organizativas ................................................................................... 43 Capítulo 2. Las Organizaciones Virtuales en el Espacio de Internet ------------------- 46 2.1 La virtualidad y su aplicación en las organizaciones ....................................................... 46 2.1.1 El inicio de lo virtual: De las TICs a Internet y el Ciberespacio............................... 47 2.1.2 De lo real a lo virtual: El concepto de virtualidad en las organizaciones ............... 52 2.2 Internet como espacio virtual comunicativo ...................................................................... 56 2.2.1 Internet: El medio considerado para la virtualidad ................................................... 57 2.2.2 Internet: De medio a espacio comunicativo .............................................................. 60 2.3 Las Organizaciones Virtuales en Internet ......................................................................... 66 2.3.1 Conceptualización de las Organizaciones Virtuales ................................................ 66 2.3.2 Características de las Organizaciones Virtuales ...................................................... 71 3 2.3.3 Modelos estructurales más comunes ........................................................................ 74 2.3.3.1 El modelo de Trébol ............................................................................................ 74 2.3.3.2 El modelo de Red ................................................................................................ 77 2.3.3.3 El modelo Federal ................................................................................................ 79 2.3.3.4 El modelo Cosmos ............................................................................................... 81 2.3.4 Tipos de organizaciones virtuales .................................................................................. 83 Capítulo 3. Las Empresas y las Comunidades Virtuales Internet -------------------------- 84 3.1 Las Empresas Virtuales en Internet .................................................................................. 84 3.1.1 Orígenes / Antecedentes ............................................................................................ 85 3.1.2 Conceptualización ....................................................................................................... 88 3.1.3 Características ............................................................................................................. 90 3.1.4 Tipología ....................................................................................................................... 93 3.1.5 Ejemplos ....................................................................................................................... 97 3.1.6 Implicaciones ............................................................................................................. 103 3.2 Las Comunidades Virtuales en Internet .......................................................................... 104 3.2.1 Orígenes / Antecedentes .......................................................................................... 105 3.2.2 Conceptualización ..................................................................................................... 106 3.2.3 Características ........................................................................................................... 109 3.2.4 Tipología ..................................................................................................................... 110 3.2.5 Ejemplos ..................................................................................................................... 113 3.2.6 Implicaciones ............................................................................................................. 123 3.3 Cuadro: Sumario final de Empresas y Comunidades Virtuales .................................... 125 Capítulo 4. La Hibridación Comunicativa y Organizacional en las Empresas y las Comunidades Virtuales -------------------------------------------------------------------------------------- 126 4 4.1 La hibridación comunicativa en las empresas y comunidades virtuales ..................... 127 4.1.1 La hibridación comunicativa expresiva .................................................................... 128 4.1.1.1 Ejemplos prácticos ............................................................................................. 131 4.1.2 La hibridación comunicativa instrumental ............................................................... 138 4.1.2.1 Ejemplos prácticos ............................................................................................. 151 4.2 La hibridación organizacional en las empresas y comunidades virtuales ................... 154 4.2.1 La hibridación organizacional estructural ................................................................ 156 4.2.1.1 Ejemplos prácticos ............................................................................................. 162 4.2.2 La hibridación organizacional complementaria ...................................................... 168 4.2.2.1 Ejemplos prácticos ............................................................................................. 174 CONCLUSIONES -------------------------------------------------------------------------------------------------178 FUENTES DE CONSULTA ----------------------------------------------------------------------------------- 185 5 INTRODUCCIÓN En la actualidad, existe un gran número de organizaciones en México y en el mundo que se distribuyen de manera tradicional: tienen estructuras y sistemas formales centralizados, definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control de la misma; se guían por las reglas oficiales de operación establecidas; poseen un orden jerárquico con sus miembros y es poca la autoridad que se delega en los niveles inferiores. De la misma manera, existe otro número de organizaciones que adoptan diversas características, estructuras y modelos con el fin de funcionar adecuadamente en su entorno y de acuerdo a sus objetivos. Ejemplo de éstas son: organización post-industrial, organización circular, organización basada en el conocimiento, open corporation, internal network, organización celular, etc. Dentro de la mencionada diversidad en el ámbito de las organizaciones, existen aquellas cuya particularidad se deriva de su carácter virtual. Esto es, no son organizaciones tangibles, no tienen una sede física como las llamadas “organizaciones tradicionales”, más bien, todo su funcionamiento y sus procesos se desarrollan y concentran en Internet. De tal forma, la presente investigación aborda, desarrolla e introduce al mundo de lo que hoy en día llamamos Organizaciones Virtuales, donde Internet como tal, podría considerarse no sólo una herramienta, objeto o un medio de apoyo para las organizaciones, sino como un espacio de interacción, comunicación y coexistencia de carácter virtual, sin la necesidad de una presencia física entre sus miembros. De manera más concreta, el presente estudio desarrolla la investigación de las Comunidades Virtuales y las Empresas Virtuales; ambas, consideradas como tipos de organización desprendidas del estudio de las organizaciones virtuales y con un papel crucial para su cabal entendimiento. Hoy en día, el uso de la tecnología de Internet como espacio de comunicación ha generado similitudes en su uso; no siendo una excepción que tanto las empresas como las comunidades virtuales sean organizaciones muy similares entre sí, compartiendo determinados puntos de análisis como el aquí presentado: los fenómenos de hibridación a nivel comunicativo y organizacional generados en ambas a fin de dar a conocer la existencia de las organizaciones virtuales híbridas, tema central de la investigación. No obstante, a lo largo del presente estudio se argumenta la existencia de un diverso número de páginas creadas en Internet para su uso personal, colectivo o específico. Sin embargo, es escasa la investigación, la clasificación de las misma, si agregamos el hecho de 6 que en la actualidad ningún investigador de las ciencias sociales ha estudiado a las Organizaciones Virtuales Híbridas, (incluyendo a las empresas virtuales y comunidades virtuales) en su análisis como proceso de comunicación, el impacto que tienen en la sociedad, así como la manera en que surge la necesidad de vivir/trabajar a través de éstas. Es por ello que el objetivo general de la elaboración de este trabajo recepcional es proponer a las organizaciones virtuales como un tipo de organización cuyo campo de acción e interacción no es en el medio ni la herramienta, sino en el espacio virtual de Internet; cuya clasificación en empresas y comunidades virtuales sirva no sólo para el entendimiento de su existencia y funcionamiento, sino para dar a conocer su importancia a partir de sus fenómenos de hibridación a nivel comunicativo y organizacional, a fin de identificar la existencia de nuevas formas organizativas: las organizaciones virtuales híbridas, las cuales poco a poco irán adquiriendo visibilidad e interés en las investigaciones del devenir actual y futuro. Para ello, el desarrollo del tema se construye de la siguiente manera: En el primer capítulo, se introduce al tema de las organizaciones, dividido en cinco puntos: 1) Definición de organización, en donde se desarrollan diversas conceptualizaciones de lo que implica una organización; 2) Elementos, apartado en el que se describen las unidades que conforman a una organización; 3) Características, donde se enumeran y describen las características más importantes para estructurar una organización; 4) Tipologías, apartado final del capítulo que enumera y desarrolla los tipos de organizaciones elementales para los motivos de la investigación: organizaciones formales e informales, organizaciones centralizadas y descentralizadas, organizaciones híbridas, y finalmente otras tipologías que vale la pena destacar. El segundo capítulo se compone en primer término, sobre el origen de la virtualidad a partir del surgimiento de Internet como una TIC (Tecnología de la Información y la Comunicación), posterior a la explicación del concepto de virtualidad y su aplicación en las organizaciones. En segundo término, se brindará un análisis sobre el papel que tiene Internet como espacio idóneo para la virtualidad y su evolución de medio a espacio de comunicación en las organizaciones virtuales. Finalmente, este capítulo cerrará con la investigación de las organizaciones virtuales en general: su concepto, características y elementos, así como una descripción de los modelos más usuales y empleados para su constitución. 7 El tercer capítulo titulado “Las Empresas y Comunidades Virtuales”, abordará los dos objetos de estudio principales de la presente investigación. A lo largo de éste apartado, se desarrollarán los antecedentes, conceptualización, orígenes y finalmente, ejemplos de cada una de éstas clases de organización virtual, mismas que permitirán dar a conocer la posterior forma de hibridación que presentan en el capítulo final. No obstante hasta este punto, el desarrollo de estos apartados podrá demostrar que Internet no es un medio/herramienta, sino un espacio de comunicación para lo virtual, donde las organizaciones virtuales llevan a cabo sus actividades e interacciones en el espacio de Internet. El cuarto capítulo se cierra con la finalidad de esta investigación de tesis, donde se conjuntan en un mismo sentido los temas de espacio de Internet, hibridación y organizaciones virtuales (empresas y comunidades) bajo el título de “La Hibridación Comunicativa y Organizacional en las Empresas y Comunidades Virtuales”, y tal como su nombre lo indica, argumentará y desarrollarán dos de las formas de hibridación virtual en las organizaciones más representativas: 1) La comunicativa, haciendo referencia a la hibridación de discursos, identidades, tradiciones y afinidades creados por medio de la comunicación vía Internet, así como la hibridación de las herramientas de comunicación empleadas tanto en empresas como en comunidades virtuales; y 2) La organizacional, donde se explicarán la formas de hibridación estructural y complementaria de las empresas y comunidades virtuales, a partir de la fusión de las mismas. Éste último apartado sirve para evidenciar, en primera instancia, que las organizaciones virtuales (empresas y comunidades) presentan fenómenos de hibridación, como el comunicativo y el organizacional, hablando así de la existencia de organizaciones virtuales híbridas; y en segunda instancia, que éstas empresas y comunidades virtuales combinan diversos elementos como los comunicativos (narrativos y mediáticos), y organizacionales (estructurales y funcionales) para generar diversidad en sus espacios virtuales para con sus miembros y usuarios, a fin de alcanzar sus objetivos y lograr una mayor presencia dentro del espacio virtual de Internet. Finalmente y no dejando del lado la línea más importante por la cual se desarrolla la presente investigación, explorando más allá y partiendo del análisis de todo éste conjunto de fenómenos derivados de la relación que establecendichas organizaciones virtuales con Internet, este trabajo se compone de un estudio no por separado organizacional o comunicacional, sino en suma, que compete a la Comunicación Organizacional. 8 Para entender el porqué, resulta prudente recordar que la Comunicación Organizacional, al igual que cualquier disciplina, ha pasado por varias etapas, planteando diferentes teorías y sufriendo cambios que le han permitido irse adaptando a las necesidades y al contexto de las sociedades modernas, sociedades como en la que hoy en día los fenómenos derivados de lo virtual, de Internet, y de la comunicación ejercida en éste espacio han permitido un incremento al por mayor y en conjunto de los estudios que llevan a su análisis desde un enfoque comunicativo-organizacional. La mayoría de los autores coinciden en hacer hincapié en que la Comunicación Organizacional tiene sus orígenes en la teoría de la organización, posterior a la explicación de los distintos fenómenos a partir de las Teorías de la Comunicación en las organizaciones, planteando la existencia de diversas perspectivas (Escuela Clásica, Relaciones Humanas, Sistemas Sociales y Contingencia…). Pero debido a la imposibilidad en esta investigación de abarcar al mismo tiempo todos los enfoques para analizar a las organizaciones virtuales, las diversas teorías de la organización permiten hacer una selección de aquellas que presentan una visión más global para hablar de éste fenómeno. Particularmente, este estudio presenta la oportunidad de dar cabida no sólo a las teorías de la comunicación organizacional, sino a la inclusión de otras teorías que ayudaron a comprender mejor el fenómeno situado en el espacio de Internet, así como de la condición de “hibridación” experimentada en las organizaciones virtuales actuales. Tal es el caso de la propia Teoría de la Organización Virtual, donde diversos autores explican su función como una red temporal de individuos (usuarios, miembros o participantes) que se unen rápidamente con el apoyo de tecnologías modernas de información y comunicación, en concreto, a través de Internet, que se presentan en un entorno virtual. Adicionalmente, se desarrolla la injerencia de la Teoría de la Hibridación donde a través de un proceso de modificación, adopción y agudización de características provenientes del medio para subsistir de forma satisfactoria, da como resultado un fenómeno de heterogeneidad (como lo es la atmósfera interconectada de la globalidad), explicando cómo las organizaciones virtuales son un ejemplo de hibridación donde se establece un principio de negociación simbólica a pesar de la falta de los canales tradicionales de comunicación: desde un lenguaje determinado, hasta las expresiones por medio del teclado y los miembros de una organización virtual comparten una cultura del lenguaje. 9 Como tercer elemento teórico clave se encuentran las TICs (Tecnologías de Información y Comunicación) a partir de su uso y penetración bajo la idea permeada de la Sociedad de la Información derivada de Internet y su virtualidad, esto es, al sentido común creado por aquello que es de carácter imaginario o ilusorio físicamente, potencial y que en el marco de las TIC’s congrega una realidad que se manifiesta por medio de Internet. De este modo, las organizaciones virtuales trabajan con la información y comunicación creada por la tecnología de Internet, como materia prima para revelar una importancia elemental de sus formas de hibridación como la alteración de los ritmos, las cantidades, los volúmenes, los canales de elaboración, circulación y comunicación. En suma, y tomando en cuenta que éste análisis puede tomarse como referencia para llevar a cabo acciones en el futuro para la mejora de las organizaciones bajo un esquema que involucra el ámbito de la Comunicación Organizacional, será indiscutible que si las organizaciones virtuales híbridas son un modelo factible y viable de organización, entonces las empresas, instituciones y demás organizaciones mexicanas podrán emplear sus características y competir al nivel de las organizaciones virtuales híbridas internacionales. 10 Capítulo 1. Las Organizaciones Desde un principio la organización se ha caracterizado por ser predominantemente “organizada”, y como su nombre lo dice, se trata de un instrumento de manera establecida para los individuos que desean obtener algo en común. Así de sencillo, teniendo un objetivo alcanzable, la organización es sólo el trampolín para lograrlo. Así pues, es difícil no empezar este apartado sin saber qué son las organizaciones, tomando en cuenta que son parte fundamental para crear y mantener cualquier objetivo en común de un grupo social; y de la misma manera, resulta importante antes que nada, recalcar la incidencia de su conocimiento a partir de los estudios generados por la Comunicación Organizacional. Es entonces como se define a la organización como la unidad social coordinada deliberadamente, compuesta de dos o más personas, que funciona más o menos de manera continúa y conjunta para alcanzar uno o varias objetivos en común. Para ello, cabe aclarar que cuando se habla de organizaciones en general, es una tarea fácil cuando se trata de aplicar únicamente la Teoría de la Organización, pues al abordar a las formas organizativas como entes funcionales de la sociedad, la referencia implica una investigación meramente sociológica que atiende dicha Teoría. Sin embargo, la presente investigación implicará el ir más allá de los análisis sociológicos en materia de organizaciones: la relación existente entre los miembros de una organización a partir de su flujo de mensajes, de la interacción con su medio, y de manera general, de todos los fenómenos comunicativos que presenta en un espacio determinado (el virtual, en este caso), involucran en conjunto, un objeto de estudio para la Comunicación Organizacional. No pasando por alto una definición formal para mejor entendimiento de este apartado y los posteriores, la Comunicación Organizacional es un “conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio; o bien, a influir en las opiniones, actitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que esta última cumpla mejor y más rápidamente con sus objetivos.”1 1 Carlos Fernández Collado, La comunicación en las organizaciones, México, Trillas, 1997, p. 31. 11 Siendo así, el objetivo de este capítulo es dar a conocer a las organizaciones: cuál es su función, orden, mantenimiento, estructura, y con ello, llegar a una definición práctica y funcional para entender a las Organizaciones Virtuales desde la perspectiva de la Comunicación Organizacional, estudiando el flujo de mensajes que presenta ésta clase de organizaciones dentro de una red de relaciones interdependientes; implicando mensajes, su flujo, su propósito, su dirección y el medio empleado; e implicando personas, sus actitudes, sus sentimientos, sus relaciones y habilidades. Bajo esta idea, el primer capítulo de la presente investigación está conformado de la manera siguiente. En primera instancia se define a la organización, su significado, de dónde proviene, cuál es su función y cómo se mantiene para poder entender los apartados posteriores. Seguidamente, se involucran los elementos de la organización, siendo parte fundamental de ésta pues no podría seguir adelante sin alguno de sus componentes, así mismo, cada organización busca y posee sus propios elementos, existiendo algunos básicos como: el individuo, la estructura, el objetivo o finalidad general y los objetivos específicos. Como parte subsecuente, se abordarán las características de la organización, pues cadauna de ellas trabaja y se forma de manera diferente, en este apartado sólo se describirán las principales tales como: sistemas sociales, complejidad, cultura organizacional e innovación. Adicionalmente, se explicará la tipología correspondiente a la organización, donde para su mejor entendimiento se esquematizará cada tipo descrito. Así mismo, en esta división se hallará por un lado su división de manera estructural, esto es como organizaciones formales e informales; siguiendo su clasificación por su grado de autoridad, donde se hablará de las organizaciones centralizadas y descentralizadas, pues existe un orden específico que debe de tener cada una de ellas. Por último, la tipología de organizaciones cerrará con la explicación de las organizaciones híbridas, desde su origen y definición hasta su esquematización. Finalmente, sin olvidar la existencia de otras tipologías menos desarrolladas y poco comunes, se describirán las últimas formas organizativas que existen en la actualidad, donde se elaborará un cuadro comparativo de toda la diversidad de formas existentes para nombrar a una organización. 12 Así pues, una vez resumido lo tratado en este apartado, se empezará a hablar de la organización a fondo. 1.1 Definición de Organización Desde sus inicios, el hombre se ha caracterizado por ser un individuo predominantemente social, con la finalidad de formar grupos o pertenecer a comunidades cuyo único objetivo es el de satisfacer necesidades. Tomando en cuenta esto y sabiendo que las personas dependen unas de otras para sobrevivir, la organización surge del compromiso a cooperar para obtener fines personales. El término organización proviene del griego “órganon” que significa “instrumento”. Por lo tanto, podemos deducir, desde el punto de vista etimológico, la consideración de una Organización como “un medio para realizar algo”2 Gerald Goldhaber define a la organización como “una red de relaciones interdependientes” Por otro lado, si hablamos de la relación existente entre el término organización y organismo, es evidente que en cada concepto existen partes, y cada una tiene una función diversa coordinada con las demás y se desarrolla para lograr una tarea o fin común. 3 Chris Argyris, representante de la Teoría Conductista, también define a la organización como “un sistema cooperativo racional en el que se lleva a cabo un proceso estructurado en el cual interactúan las personas para alcanzar sus objetivos” . Es un sistema vivo y abierto conectado con el flujo de información entre las personas que ocupan distintas posiciones y representan distintos roles. De esta definición podemos detectar características de una organización tales como “una estructura conformada por individuos”, además de empezar a destacar que cada uno ocupa una posición y ejerce una función determinada, permitiendo el desarrollo de la misma. Por otra parte, con este concepto se empieza a distinguir el término de división del trabajo. 4 2 Carlos Bonilla Gutiérrez, La comunicación: función básica de las Relaciones Públicas, México, Trillas, 1988, p. 26. 3 María Antonieta Rebeil Corella, El poder de la comunicación en las organizaciones, México, Plaza y Valdés, 1998, segunda edición, p. 109. 4 Carlos Augusto Audirac Camarena, ABC del desarrollo organizacional, México, Trillas, 1994, p. 52. En dicha definición, Argyris maneja cinco elementos aplicables para cualquier tipo de organización: 13 1. Una organización siempre involucra personas. 2. Estas personas están en constante relación, es decir, tienen contacto con las demás de su entorno e interactúan entre sí. 3. Dicha interacción entre las personas se verá limitada por un sistema estructurado el cual se genera en la organización. 4. Todas las personas dentro de la organización tienen objetivos personales, algunas son las razones de sus acciones y esperan que, al participar dentro de la organización, se les ayude a alcanzar sus propósitos. 5. La interacción dada en la organización puede ayudar a alcanzar objetivos mancomunados compatibles, quizá distintos a los objetivos personales. En la Teoría de Sistemas, cuyos principales exponentes son Katz y Kahn, se define a la organización como “un conjunto de roles interrelacionados, un sistema abierto en el cual incide un mecanismo de control”5 Existen definiciones como la de Etkin y Schvarstein las cuales consideran una organización como “el conjunto de relaciones y regulaciones internas que preservan la autonomía del sistema y aseguran la continuidad del grupo social” Es importante destacar que en la mayoría de los conceptos de organización se pueden identificar uno o varios de los elementos señalados en la definición de Argyris. Aunque, en la definición de la Teoría de Sistemas se infieren otros elementos, tales como la división de trabajo y/o especialización, el intercambio de información y la jerarquización. 6 Por su parte, para los estructuralistas Thomson y Scott “la organización es un sistema que se construye o reconstruye intencionalmente, para lograr fines en común.” . Dicha definición pone énfasis en la idea de que el ser humano se interrelaciona en una estructura donde existen reglas para ayudar a conservar el control de la misma y, dicha estructura, está inmersa en la sociedad. 7 5 D. Katz y Roberto Kahn, Psicología social de las organizaciones, México, Trillas, 1991, p.101. 6 Ibid., p.36. 7 Ibid., p.23. De tal forma, la organización está construida con el fin de alcanzar una meta o un objetivo en común, siendo éste el motor de su creación y posteriormente, de su funcionamiento. 14 Bonilla afirma, que al igual que los organismos, las organizaciones siguen un proceso de nacimiento o formación, estructuración o desarrollo, consecución de objetivos y desaparición. Además, es notable la variación en el tiempo de duración de cada una de estas etapas y el de su proceso. Por otro lado, según Alexei Guerra Sotillo, “la organización es, a un mismo tiempo, acción y objeto. Como acción, se entiende en el sentido de actividad destinado a coordinar el trabajo de varias personas, mediante el establecimiento de tareas, roles o labores definidas para cada una de ellas, así como la estructura o maneras en que se relacionarán en la consecución de un objetivo o meta. Como objeto, la organización supone la realidad resultante de la acción anterior; esto es, el espacio, ámbito relativamente permanente en el tiempo, bajo el cual las personas alcanzan un objetivo preestablecido"8 Sin embargo, las definiciones anteriores hablan acerca de la organización como sistema cerrado. Los mismos Katz y Kahn 9 8 Alexei Guerra Sotillo, Cambios, organización y entorno: apuntes para su estudio, Venezuela, Universidad Centrooccidental, 2004, p. 58. 9 D. Katz y Roberto Kahn, Op. Cit., p.92. distinguen a la organización como un sistema abierto: un sistema social, complejo e interdependiente; en donde su dinámica depende de aptitudes, valores, actitudes, necesidades, experiencias de sus mismos miembros, de los procesos sociales internos y externos, de los cambios culturales y técnicos de su entorno. Ahora bien, de todas las definiciones que se han abordado, se puede rescatar lo siguiente acerca de la organización: Es un organismo social en el cual el trabajo coordinado y la interrelación de individuos conducen, mediante la división del trabajo y a la consecución de fines comunes. Algunas de las principales características que tiene son: su tendencia hacia alcanzar fines u objetivos específicos; su estructura, es decir, que está compuesta por individuos y grupos; las diferentes funciones que tiene cada organización y; que todas son sistemasabiertos, por lo tanto, presentan relaciones de interdependencia y relación con su entorno. Una vez definido lo qué es una organización para diferentes autores y concluyendo así con la nuestra, a continuación se abordarán los elementos de la misma y por qué se considera de esta forma. 15 1.2 Elementos de la organización Una vez definida la organización como un organismo social en el cual se realizan actividades con la finalidad de que las personas que lo integran obtengan algo a cambio; para llegar a dicho proceso la organización debe tener ciertos elementos para certificar el hecho de ser efectivamente “organización”. En este contexto, cuando se aborda un tema con la variable de elemento, se toman en cuenta aspectos generales del significado del mismo, es decir, un elemento es aquel cuyo funcionamiento parte de un todo y tiene una definición propia para lograr que lo demás tenga sentido. Siguiendo esta línea, los elementos conformantes de una organización llegan a ser diversos dependiendo del tipo de organización de la cual se esté tratando. Sin embargo, hay elementos básicos pertinentes de abordar para lograr una visión general de lo que contiene dicho término. Entre los elementos básicos que posee una organización se encuentran: los individuos, la estructura de la misma y, por último, la finalidad o el objetivo. Para obtener una mayor claridad sobre cada uno de estos elementos, se pretende desarrollarlos siguiendo diversos autores. a) Individuo Individuo proviene del latín “individuum”, cuyo significado es indiviso, uno o unidad. Para Aristóteles, un individuo es aquel compuesto de materia y forma, en otro sentido, es un ser único, caracterizado además de poseer una esencia propia la cual permite su existencia en un tiempo-espacio determinado10 Posteriormente, es importante abordar el comportamiento y la función del mismo individuo dentro de la sociedad, esto es, desde la familia hasta la conducta dentro del mundo . A partir de lo anterior, se puede distinguir al individuo como parte del universo, cuya única condición es el seguir las reglas que la sociedad en su conjunto ha impuesto en determinado tiempo y cultura, donde adicionalmente se mezcla con la situación exterior ya sea geográfica, histórica y/o económica. 10 Aristóteles, Ética Nicomaquea, Buenos Aires, Cohile, 2007, p.88. 16 globalizado. Sin embargo, en los siguientes párrafos sólo se hablará del papel desempeñado por el individuo dentro de la organización y en los siguientes capítulos en el ámbito social y espacial. Sin duda, el individuo es parte fundamental de una organización que sin su contribución, ésta no podría lograr sus objetivos generales, no obstante el individuo no podría logar sus objetivos particulares si no existiera una organización; por lo tanto, se trata de cubrir necesidades por medio de un fusión entre dichos componentes. Finalmente, para David y Blomstron11 b) Estructura , lo anterior es un proceso de socialización y de personalización que incluye a la organización y al individuo trabajando conjuntamente para beneficiarse particularmente. Es decir, dentro del primer proceso, la organización se vale del individuo para conseguir lo que desea en cuestión monetaria, producción o reputación; mientras que en el segundo proceso, el ser trata de conseguir sus fines apoyándose de la empresa donde trabaja. Cuando se habla de estructura dentro de las organizaciones, se refiere a la división, jerarquía y roles o funciones de cada miembro, que va desde los jefes (gerentes, directores, líderes) hasta el resto del personal. De acuerdo con Strategor, la estructura organizacional “es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las tareas que cada unidad debe cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad.”12 Por otra parte, para Mintzberg Siguiendo esta línea, conforme a la división y jerarquía, hay diversas maneras de explicar dichos términos. La más común es mediante la organización funcional, un tipo de organización que más adelante se desarrollará. 13 11 Keith Davis y Robert Bomstrom, Responsabilidad de la nueva empres, Chile, Ediciones Marymar, 1976, p.102. 12 Strategor, Estrategia, estructura, decisión e identidad: política general de empresa, Barcelona, Biblio Empresa, 1995, p.256. 13 Henry Mitzberg, La dirección, Madrid, Ediciones Díaz Santos, 1991, p.38. , existen dos tipos importantes de estructuras de las cuales se pueden desprender diversas formas de esquematizar una organización. La primera tiene como nombre estructura mecánica y la segunda estructura orgánica, ambas totalmente opuestas. 17 En primer término, la estructura mecánica es aquella regida bajo una formalización de funciones y procesos. Todo está reglamentado y formalizado (de manera escrita) para que cada integrante pueda asesorarse de cualquier documento en caso de tener alguna duda. Aunado a esto, éstas estructuras se caracterizan por tener una alta formalización y determinación de roles y tareas. Además, puede funcionar dentro de entornos estables, esto es, no cambian ni de tamaño ni de rutina. En segundo término, la estructura orgánica consiste en contradecir en cierto modo a la mecánica, pues sin dejar a un lado la formalización, trabaja de forma más flexible, creativa y más idónea para estar en entornos dinámicos y complejos. Siendo ésta la manera de operar, el flujo de información puede ser de cualquier forma (vertical y horizontal). Después de lo anterior, es oportuno para cada organización el diseñar su estructura dependiendo de sus necesidades, así como factores externos, tipo de clientes, mercado y producto; teniendo en cuenta que cualquier actividad realizada da como resultado dos necesidades, la primera es la división de trabajo entre varias labores y la segunda es lograr la coordinación de la misma. Más adelante se podrá revisar con más detalle las estructuras más comunes de organización a través de sus tipologías. c) Objetivo o fines Dentro de una organización es necesario desarrollar o tener ciertos objetivos siendo los resultados que se desean alcanzar, o bien, hacia dónde se tiene pensado llegar. Para una organización es pertinente establecer objetivos a fin de ayudar a tener una fuente de motivación para con sus miembros. Ello permite tener enfocado el esfuerzo de cada uno de ellos hacia una misma dirección, formulando estrategias, evaluando resultados, y de ésta manera comparando si se cumplieron los fines deseados. Por otra parte, los objetivos cuentan con características específicas, es decir, deben ser: o Medibles: los objetivos deben ser cuantitativos, por ejemplo, el objetivo de este mes es aumentar las ventas mensuales en un 20%. Posteriormente, se deberá de evaluar o encontrar la forma de medir si estos objetivos fueron alcanzados. o Claros: deben de tener una definición precisa y entendible para que todos los miembros de la organización puedan colaborar sin tener dudas de lo que se tiene que hacer. 18 o Alcanzables: es necesario que los objetivos sean reales, deben de estar dentro de las posibilidades de la organización tomando en cuenta lo que se tiene, es decir, cuáles son los recursos que posee. o Coherentes: en este caso, los objetivos deben de estar alineados y tener relación con los demás objetivos, como los estipulados en la visión, la misión, los valores, etc. Ahora bien, los objetivos también se pueden distinguir por tipos de acuerdo a su naturaleza, éstos se clasifican en: a) Objetivos generales Son el resultado final que se desea alcanzar, por ejemplo: o Ser el líder en su ramo o Incrementar las ventas o penetración o Generar mayores utilidades o recursos o Obtener una mayor rentabilidad o Lograr una mayor participaciónen el mercado o Ser una marca líder en el mercado o Ser una marca reconocida por su variedad de diseños o Aumentar los activos o Sobrevivir b) Objetivos específicos Son aquellos objetivos particulares con los cuales cuenta una organización dependiendo de sus necesidades a cubrir, involucrando el tiempo y cantidad deseada, por ejemplo: o Aumentar las ventas o penetración mensuales en un 20% o Generar utilidades o recursos mensuales mayores a $20,000 a partir del próximo año o Obtener una rentabilidad anual del 25% o Lograr una participación de mercado del 20% para el segundo semestre 19 o Producir un rendimiento anual del 14% sobre la inversión o Elevar la eficiencia de la producción en un 20% para el próximo mes o Vender 10,000 productos al finalizar el primer año o Triplicar la producción para fin de año o Adquirir 2 nuevas maquinarias para el segundo semestre o Abrir 3 tiendas para el primer trimestre del próximo año A continuación, se propone el siguiente esquema acerca de los elementos básicos de la organización: Eustacio- Lemus/ Esquema Elementos básicos de la organización, Junio 2010. Una vez desarrollados los elementos, así como la definición de individuo, estructura y objetivos, se pretende en el siguiente apartado el exponer las características de una organización. 1.3 Características de la organización Existe una buena variedad de características con las cuales cuenta una organización, en esta sección se describen a continuación, por las similitudes que comparten diversos tipos de organizaciones, aquellas presentadas de manera más significativa en términos generales. Elementos básicos de la organización Individuo: unidad que se compone de materia y forma, en otro sentido un ser único. Estructura: conjunto de funciones y de relaciones que determinan formalmente las tareas que cada uno debe cumplir. Objetivo: medibles, claros, alcanzables y coherentes. Objetivos específicos: particulares. Objetivos generales: a grandes rasgos. 20 a) Son Sistemas Sociales Se dice que una organización es un sistema social debido a que se encuentra formada por gente, se desarrolla en un contexto específico y con objetivos ligados entre sí. Como fue mencionado en el apartado de definición de organización, se le considera un sistema abierto ya que incluye propiedades de los mismos como la retroinformación (información que permite corregir los errores); homeostasis (mecanismo de regulación); diferenciación (multiplicación y elaboración de funciones); y equifinalidad (teniendo diferentes condiciones iniciales, las organizaciones alcanzan su objetivo por diversos caminos). Sin embargo, cabe destacar que no sólo tienen características de los sistemas abiertos, además, según Katz y Kahn14 1. No tienen limitantes, es decir se pueden extender o ampliar. , las organizaciones como sistemas sociales: 2. Las organizaciones son sistemas establecidos por el hombre para satisfacer una necesidad. 3. Son inconstantes y se necesita del control para que no se salgan de los objetivos deseados. 4. Tienen funciones, normas y valores. 5. Poseen inclusión parcial, que es cuando la organización utiliza los conocimientos y habilidades de las personas que les son útiles. 6. Tienen relación con su medio ambiente, es decir, la manera en que funcionan frente a los continuos cambios del exterior. b) Complejidad Para dar razones del por qué una organización es compleja, es necesario definir el concepto de complejidad. La complejidad es la diversidad de elementos conformantes de una organización, pues ésta se compone de partes que interactúan y a su vez se encuentran en contacto con su exterior. Por otro lado, se dice que, mientras haya más elementos e interacciones entre ellos, habrá un mayor grado de complejidad. 14 D. Katz y Robert Kahn, Op. Cit., p.88. 21 Para Edgar Schein15 1. Límites o fronteras, es decir el terreno donde se piensa desarrollar. , la complejidad presenta cuatro fuentes básicas dentro de la organización: 2. Cuando una organización determina varios fines y desempeña diversas funciones, ocurre que dichos elementos puede acabar en conflicto si no se manejan adecuadamente. 3. Cuando una organización se origina, se determinan los roles; sin embargo, no todos son formales, así que empiezan las discusiones acerca de que el personal no sabe qué hacer dentro de su trabajo. 4. El entorno, es cuando éste empieza a cambiar en cuanto a la tecnología, la economía, social o legal, política, legales, cambios en los valores culturales que hacen que las organizaciones se pongan al día en cuanto a los mencionados aspectos. A partir de lo anterior, se menciona que estas fuentes básicas de la complejidad propician cambios permanentes en todos los departamentos, funciones, roles, etc., logrando que la organización actúe de forma diferente, originando diversas formas de trabajar y funcionar; haciéndola más compleja. c) Cultura Organizacional La cultura organizacional comprende las actitudes, experiencias, creencias y valores, tanto personales como culturales, de una organización. Por otra parte, puede ser definida como un término compartido de percepción y significado entre las personas que conforman las organizaciones. Para Hill Charles y Gareth Jones, la cultura es "una suma determinada de valores y normas que son compartidos por personas y grupos de una organización y que controlan la manera que interaccionan unos con otros y ellos con el entorno de la organización."16 Los altos ejecutivos pueden intentar determinar la cultura corporativa. Pueden incluso desear imponer unos valores y estándares de comportamiento que reflejen los objetivos de la organización. Sin embargo, no es una tarea considerada como sencilla y mucho menos 15 Edgar H. Shein, Organizational culture and leadership, Austria, John wiley, 2004, p.220. 16 Charles W.L. Hill y Gareth R. Jones, Administración estratégica: un enfoque integrado, Barcelona, McGraw-Hill, 2009, sexta edición, p. 45. http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Actitudes&action=edit&redlink=1� 22 estándar, pues trae consigo el peso de la historia de la organización y las decisiones tomadas en su momento en el pasado. En este sentido, si retenemos la imagen de los pensamientos implícitos y explícitos de los miembros con respecto a cuál es el comportamiento legítimo dentro de la organización, es comprensible y esperado hallar diversos grupos de trabajo que manifiestan su propia cultura (subcultura), traducida en el uso de jergas o modismos, maneras de interactuar, tipo de procedimientos a omitir, etc. Tales subculturas afectan, hasta cierto punto, a todo el sistema y pueden competir por imponerse a otras como parte de los juegos de poder tradicionales manifestados al interior de las organizaciones. En última instancia, la cultura de una organización no es permanente, ni rígida, sino que va cambiando constantemente. Si no hay cambios y es rígida, le costará adaptarse al medio externo. Aunado a esto, según Tichy17 Para investigadores como Roberto Rodríguez González , la cultura de una organización se puede entender como el pegamento social o normativo, permitiendo a sus miembros tener identidad y además poder comunicarse y cooperar en torno a un proyecto en común. 18 o Sistema de valores: funcionan como faros morales y normativos que orientan a la conducta de los miembros del grupo en ciertas situaciones. Señala lo que está bien o es correcto para la organización y aquello que no lo es. , los ámbitos conceptuales abarcados por la cultura en las organizaciones son: o Ideología: se refiere al conjunto de supuestos implícitos, e incluso no conscientes, respecto a la naturaleza delas personas y su lugar en el mundo, el cual opera en las organizaciones y determinando aspectos tan relevantes como el liderazgo, estilos de gestión, sistemas de recompensa, etc. o Comportamiento: la cultura se manifiesta aportando los códigos para regular las pautas de acción características de la organización. Cada unidad, departamento o grupo comparte unos modos de actuar dando pie a la existencia de subculturas, e incluso contraculturas dentro de la cultura matriz de la organización. 17 Noel Tichy, Desarrollando Líderes, Deuste, Estados Unidos, 2004, p.92. 18 Roberto Rodríguez González, Psicología Científica, Cuba, 2008, Santa Clara, p.8. 23 Para Morgan19 19 Morgan, Logos, logotipos, identidad corporativa, marca y cultura, España, Mc Graw-Hill, 2000, p.70. , la cultura organizacional deberá ser coherente y consciente con la cultura a nivel nacional a fin de lograr su funcionamiento óptimo. La cultura no es tangible pero se manifiesta de múltiples modos, por un lado en forma de ritos, mitos, historias y leyendas incrementando su organización y sus héroes, creencias y manifestaciones físicas, es decir, la capa visible de la cultura: arquitectura, logotipo, imagen y uniforme. d) Innovación Es pertinente abordar el tema de la innovación en la organización gracias a la condición en la cual el entorno está en constante cambio, y por ello, es necesario para las organizaciones el adaptarse a él para conseguir beneficios a corto plazo. Para una organización, la innovación es aquella acción de abastecerse de recursos con nuevas capacidades para funcionar dentro de su ámbito. De hecho, si no se hace esta acción, la organización puede quedar desplazada por otras que sí realizan este proceso. Debido a que la innovación crea un recurso (ya sea monetario, tecnológico, cultural, estructural, etc.), es relevante que cualquier cambio esté dirigido por el jefe para que éste pueda capacitar a las demás personas y éstas a su vez puedan atender adecuadamente a su público objetivo (clientes). Siguiendo lo anterior, la innovación no es sólo cambiar cosas viejas por nuevas, el público debe darse cuenta de que lo ofrecido es diferente y creativo, viéndose reflejando en la demanda del producto. Como ejemplo se puede mencionar a Japón como una organización capaz de lograr cambios considerables para la sociedad, basándose en el desarrollo de instituciones como las escuelas, los bancos, las relaciones laborales, exportando actualmente las innovaciones generadas en este país. Por ello, es necesario para cada organización el determinar ciertos valores, ritos y mitos que hagan posible la función de la misma; además de desarrollar los productos necesarios para sus demandas. 24 Eustacio-Lemus/ Esquema Características de la organización, Junio 2010. . Ahora bien, una vez finalizado el cuadro donde se describe cada característica de la organización, así como, su función. Se expondrá en el siguiente tema los tipos de organizaciones más comunes. 1.4 Tipología de la organización Hasta el momento, queda entendido que al hablar de organizaciones, de sus elementos y características, es entrar en una dinámica conceptual compleja, y hablar de tipos de organización, también lo es. Siendo así, el análisis que se ha venido haciendo de las diferentes definiciones de las organizaciones y de su realidad podría llevar a concluir que todas las organizaciones tienen características que les son comunes y son de una clase o tipo determinado. Lo anterior es cierto, en un sentido, lo mismo que hay características propias que nos permiten diferenciar a los seres humanos de otras formas de vida. En muchos casos solamente se requiere, para el pensamiento o la acción, la simple clasificación de humanos - Está formada por gente con objetivos ligados entre sí. - Se extiende. - Satisface necesidades. - Control, normas y valores. Características de la organización Sistemas sociales Complejidad Cultura Organizacional Innovación - Diversidad de elementos que componen una organización. - Límites o fronteras. - Varios elementos= conflicto - El entorno. - Actitudes, experiencia, creencias y valores. - Valores y normas compartidos. - Sistema de valor, ideología, comportamiento, - Coherente. - Abastecerse de recursos con nuevas capacidades para actuar en su ámbito. - Algo diferente y creativo. - Desarrollo e innovación. 25 contra no humanos. Esta clasificación simple no es suficiente en otros casos, y entonces debemos empezar a clasificar. Los esquemas de clasificación están diseñados para mostrar una diferencia significativa entre tipos o clases identificados. Se encuentra una dificultad básica para hacer cualquier clasificación: una clasificación que se adapta maravillosamente a una situación podría llegar a ser desastrosa en otra. Por ejemplo, la tipología basada en el sexo es una de las más útiles de las cuales se dispone. Es importante estar en condiciones de distinguir entre hombres y mujeres pero dicha distinción se vuelve inútil si necesitamos saber si una persona es o no calificada como abogado, contador, jefe de cocina o mecánico de automóviles. En estos últimos casos se necesita un esquema de clasificación diferente. Se enfrenta el mismo problema cuando se analizan las organizaciones: una clasificación utilizable en una situación determinada puede no serlo en la siguiente. Saber si una organización es o no un buen lugar para pertenecer sería suficiente, en algunos casos, pero en otros podríamos necesitar hacerlo con respecto a quienes se benefician de las actividades de la organización y en otras sería útil saber qué tan estructurada o formalizada está la organización para poder entender o predecir la autonomía dada entre sus miembros. Por tales motivos, los analistas de las organizaciones son conscientes de la necesidad de tener tipologías pero, al mismo tiempo, están convencidos de que la probabilidad de las tipologías relativamente simples crean más confusión que claridad. Perrow anota, por ejemplo: “(…) clases de organizaciones en términos de su función en la sociedad, variarán dentro de cada clase y entre clases. Entonces, algunos colegios, hospitales, bancos y siderúrgicas pueden tener más en común, debido al carácter rutinario, que colegios que son o no rutinarios, que hospitales rutinarios y no rutinarios, etc. Suponer que el hombre mantiene constante la variable principal para comparar diferentes colegios o diferentes siderúrgicas no tiene sentido mientras no se mire la tecnología que emplean los diferentes colegios o las siderúrgicas.”20 20 Charles Perrow, Benjamín González Rodríguez, Sociología de las organizaciones, Madrid, McGraw Hill, 1991, tercera edición, p. 203. 26 Teniendo en cuenta que se puede poner en duda el énfasis de Perrow en la tecnología como la variable clave, su punto de vista es muy importante. Son las características organizacionales las que deberían servir como base de clasificación. El gran peligro que tiene la mayoría de estos esquemas es la supersimplificación, es decir, que están basados en una sola característica. Las tipologías derivadas así “…pueden ampliarse indefinidamente a medida que aparezca un factor nuevo que permita identificar una clase adicional."21 Lo anterior nos indica que no existe una tipología de las organizaciones de general aceptación a pesar del acuerdo, aceptado por todos, de la necesidad de tener una adecuada tipología o un adecuado conjunto de tipologías. Aunque para hacer análisis ligeros pueden utilizarse tipologías simples, tales como la comparación de las organizaciones de acuerdo con su estructura, su tamaño,sus intereses, sus públicos, su forma de comunicación, o sus tasas de crecimiento o de inversión en investigación y desarrollo, entre otras variables; se trata de clasificaciones con un uso muy limitado porque se termina conociendo un sólo aspecto de las organizaciones, pero sin entenderlas en su complejidad. La esencia del esfuerzo tipológico radica, realmente, en la identificación de las variables críticas para lograr diferenciar el fenómeno investigado. Como las organizaciones son entes sumamente complejos, los esquemas de clasificación deben mostrar esa realidad. Una clasificación total y adecuada deberá tomar en cuenta toda la gama de condiciones externas, el espectro total de acciones e interacciones dentro de una organización y el resultado del comportamiento organizacional. La revisión de algunos de los esfuerzos hechos para clasificar las organizaciones mostrará la enorme cantidad de variables a tomarse en cuenta, el valor relativo de los esquemas y algunas directrices futuras en las cuales se hagan esfuerzos tipológicos potenciales. En este tema se mencionó la existencia de diferentes tipologías para hacer funcionar a una organización, y al mismo tiempo definir cuáles son las más adecuadas para ellas. Sin embargo, no sólo se basa en lo anterior, también se debe tomar en cuenta la estructura, tratándose así el siguiente apartado. 21 Daniel Katz t y Robert Kahn, Psicología social de las organizaciones, México, Trillas, 1988, p. 111. 27 1.4.1 Estructuralmente: Organizaciones Formales e Informales Complementando la noción de estructura en el ámbito organizacional, Kast y Rosenzweig explican: “la estructura es un patrón establecido de relaciones entre los componentes o partes de la organización.”22 Por su parte, Jorge Etkin considera a la estructura como “la forma de organización que adoptan los componentes de un conjunto o bien de un sistema bajo condiciones particulares de tiempo y lugar.” Sin embargo, la estructura de un sistema social no es visible de la misma manera en un sistema biológico o mecánico. No puede ser vista pero se infiere de las operaciones reales y el comportamiento de la organización. 23 Por otro lado, Fernández Collado Hablamos de la existencia de una estructura cuando una serie de elementos se integran en una totalidad que presenta propiedades específicas como un conjunto, y cuando además las propiedades de los elementos dependen (en una medida variable) de los atributos específicos de la totalidad. Por lo tanto, al hablar de estructura organizacional se trata del marco donde se desenvuelve la organización, en el cual las tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas para el logro de sus objetivos. Ahora bien, dentro de toda organización, como ha sido mencionado con anterioridad, laboran individuos interrelacionados con los demás de su entorno. Está interacción informal se puede dar de manera espontánea, es decir, cuando se inicia una relación amistosa o una convención con alguien sin que ninguna regla o norma lo obligue a hacerlo, al margen del papel o rol jugado en la estructura de la organización. 24 Al respecto, Carlos Audirac asegura, desde un punto de vista más amplio: “(…) la estructura de las organizaciones comprende tanto lo que está previsto en la organización (lo asegura la existencia de una interrelación formal, es decir, la estipulada mediante manuales de organización y establecida en los mismos organigramas. Por ejemplo, la relación de los jefes (directores, gerentes, líderes, supervisores, etc.) con los empleados de un nivel inferior al de ellos, no la buscan ellos, sino más bien está dada por la estructura de la propia organización. 22 Fremont E. Kast, James E. Rosenzweig, Administración en las organizaciones: enfoque de sistemas y de contingencias, Madrid, McGraw-Hill, 1992, cuarta edición, pp. 38-45. 23 Jorge Etkin, Identidad de las organizaciones: invariancia y cambio, Barcelona, Paidós, 1993, pp. 50-51. 24 Carlos Fernández Collado, La comunicación en las organizaciones, México, Trillas, 2005, p.45. http://www.google.com.mx/search?tbs=bks:1&tbo=p&q=+inauthor:%22Fremont+E.+Kast%22&source=gbs_metadata_r&cad=3� http://www.google.com.mx/search?tbs=bks:1&tbo=p&q=+inauthor:%22James+E.+Rosenzweig%22&source=gbs_metadata_r&cad=3� 28 formal), como lo que surge de la interacción entre los miembros de la organización y con el medio externo a ella (lo informal), dando lugar a la estructura real de la organización.”25 a) Organización Formal Como resultado de ambas interacciones, formales e informales, se dan dos tipos de organización: Este tipo de organización está conformada por las partes integrantes a la misma organización y las relaciones que las vinculan, incluyendo las funciones, actividades, relaciones de autoridad o de dependencia, responsabilidades, objetivos, manuales, procedimientos, descripciones de puestos de trabajo, asignación de recursos, siendo todo aquello previamente definido de alguna manera. Puede tener forma escrita, pública o no, pero siempre se refiere a procesos, tareas, relaciones y lenguaje entre sus miembros. Por lo tanto, un plan, un programa, un presupuesto, un instructivo, los roles previstos entre el personal, etc., forman parte de la estructura formal. Es habitual el considerar equivocadamente a un organigrama como la estructura de una organización, pero en realidad, muestra la distribución de actividades, relaciones de dependencia, líneas de comunicación previstas, asignación de responsabilidades, etc. No es más que un modelo de representación simplificado de la estructura organizacional formal. No obstante, es de gran utilidad para lograr una rápida visualización de algunos aspectos formales sumamente importantes. Suele compararse a la estructura formal con el esqueleto de los animales, entendiendo por estructura a la anatomía de una organización la cual proporciona y contiene las áreas con las que debe funcionar. Por lo tanto, del mismo modo a la anatomía de un organismo vivo, la estructura de la organización actúa como un marco. Esta idea está centrada en la diferenciación de áreas, de puestos de trabajo, la formulación de normas, procedimientos y las relaciones de autoridad. En este contexto la estructura (con una definición bastante clara), regula, acota o reduce la incertidumbre con respecto al comportamiento real de los empleados. La comparación con el esqueleto animal se basa en el hecho de proporcionar el fundamento básico alrededor del 25 Audirac, Op.Cit., p. 67. 29 cual se relacionan y funcionan varias partes o unidades, así como de proporcionar relaciones y restricciones establecidas y conocidas entre los miembros de una organización. El esqueleto es sostén o soporte, pero los órganos de un animal cumplen funciones indispensables para mantener al organismo vivo. Esto sería el equivalente a los procesos productivos o administrativos. Ante cambios en las situaciones internas o ambientales, tanto un animal como las organizaciones adaptan su estructura y funcionamiento para sobrevivir, o para aprovechar coyunturas favorables. Para que una administración sea eficiente, requiere de una estructura equilibrada internamente y adaptada al ambiente para lograr objetivos, facilitando la realización de las operaciones conducentes a ello. Para Herbert Simon26 Para Pfiffner y Sherwood una organización formal “expresa los procesos de acción mutua entre sus miembros, define las especialidades de trabajo y las líneas de comunicación.” , la organización formal establece conjuntos de prescripciones y expectativas respecto a los miembros de la organización responsables de determinadas acciones y decisiones, establece una estructura deobjetivos y metas que servirán como criterio de elección entre alternativas en las diferentes áreas o partes de la organización, y establece responsabilidades de investigación en las unidades particulares de la misma para escudriñar el medio ambiente, así como para informar acerca de eventos necesitados de atención en dirección a los puntos de decisión apropiados. 27 Sin embargo, los procesos en la realidad no siempre siguen estas líneas de interacción, sino que se entremezclan con procesos informales. Así, la estructura formal (prevista) se convierte en la estructura real con la intervención de los miembros de la organización. Los dos modelos más comunes para representar una organización formal se constituyen de la siguiente forma: 26 Herbert Simon, Administrative behavior: a study of decision-making processes in administrative organization, Estados Unidos, Prentice-Hall, Universidad de Michigan, 1960, pp. 55-56. 27 John M. Pfiffner y Frank P. Sherwood, Administrative Organization, Estados Unidos, Prentice-Hall, 1961, p 80. 30 Eustacio-Lemus / Esquema básico de Organización Formal (organigrama vertical), Junio 2010. Eustacio-Lemus / Esquema básico de Organización Formal; organigrama horizontal, Junio 2010. A la par de este tipo de organizaciones formales, autores como Idalberto Chiavenato aseguran que éstas pueden tener a su vez los siguientes subtipos de organización.28 o Organización Funcional: La organización por funciones reúne a todos aquellos dedicados a una actividad o a varias relacionadas. Es la clase de estructura organizacional basada en el principio funcional, principio de la especialización de las funciones, o departamentalización, para cada tarea asignada. 29 En comparación con las anteriores estructuras formales, la organización funcional es la más lógica y básica debido a su división del trabajo por departamentos. La emplean 28 Idalberto Chiavenato, Introducción a la teoría general de la administración, Bogotá, McGraw Hill, 2006, séptima edición, pp. 60-78. 29 Basado en investigaciones de la Administración de empresas, el principio funcional o departamentalización es una forma práctica de división del trabajo en tareas y responsabilidades, a fin de crear una mayor especialización y conocimiento por parte de los trabajadores en el área donde se desenvuelvan; y con ello, facilitar a la organización el alcance de sus propósitos. Cabeza de la estructura S Cabeza de la estructura 31 esencialmente las pequeñas organizaciones que ofrecen una línea limitada de productos o servicios porque posibilita aprovechar con eficiencia los recursos especializados. Facilita considerablemente la supervisión porque cada persona sólo debe ser experta en un área limitada de conocimientos y habilidades permitiendo su uso en los puntos donde más se necesitan. La estructura de una organización funcional puede ser representada mediante el siguiente ejemplo: Eustacio-Lemus / Ejemplo de Modelo de Organización Funcional, Junio 2010. o Organización Lineal: es la forma estructural de organización formal más antigua y simple, pues tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos y las formas eclesiásticas y medievales. Su formato es piramidal o jerárquico debido a que existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre superior y subordinados, respondiendo en este caso al puesto desempeñado. Por tal motivo, es una forma de organización típica de pequeñas empresas y organizaciones en su etapa inicial. Promoción Dirección General Subdirección de Producción Subdirección de Mercadotecnia Subdirección de Contraloría Subdirección de Personal Almacén Maquila Publicidad Crédito y Cobranza Contabilidad Nómina Selección 32 Eustacio-Lemus / Ejemplo de Modelo: Organización Lineal, Junio 2010. o Organización Matricial: La estructura matricial se denomina en ocasiones sistema de mandos múltiples. Una organización con una estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura simultáneamente. Los empleados tienen dos jefes: una cadena de mando es la de funciones o divisiones, y el segundo es una disposición que combina al personal de diversas divisiones o departamentos funcionales para formar un equipo de proyecto o negocio, encabezado por un gerente de proyecto o un grupo. La estructura de una organización matricial puede ser representada mediante el siguiente ejemplo: Presidencia / Dirección Subdirecciones Departamentos / Áreas Jefaturas de Área / Secciones Personal general Alta Dirección Directivos de Nivel Medio Nivel inferior 33 Eustacio-Lemus / Ejemplo de Modelo: Organización Matricial, Junio 2010. b) Organización Informal A diferencia de las organizaciones formales, hallaremos que en una informal la estructura (involucrando las relaciones y la comunicación entre el personal) surge sin planificación y sin el margen de los conductos oficiales de la organización. Sin embargo, éste tipo de organización nace de la agrupación voluntaria y espontánea de los miembros que pertenecen a la organización formal. Sus motivaciones son totalmente diferentes a las actividades que carecen de un propósito consciente de un grupo, aún cuando éstas contribuyan posiblemente a la consecución de resultados comunes no determinados previamente. En este sentido, la estructura informal comprende aspectos referidos, esto es, en relación con valores, intereses, sentimientos, afectos, liderazgo y toda la gama de relaciones humanas que no pueden ser determinadas previamente, por lo cual, su representación es Dirección General Líder del Proyecto A Líder del Proyecto B Líder del Proyecto C Líder del Proyecto D Jefe de Área Especializada 1 Jefe de Área Especializada 2 Jefe de Área Especializada 3 Jefe de Área Especializada 4 34 más compleja. Simplemente, son producto de la interacción humana y del juego de personalidades, grupos, etc. Lo informal está caracterizado por una actividad colectiva no orientada específicamente hacia los objetivos, pero necesaria para alcanzarlos. Por otro lado, este tipo de organización es el representado por las redes, pues facilita la comunicación entre las personas y propicia la creación de grupos. Además, diversas organizaciones se constituyen bajo este esquema para incrementar la productividad y la eficiencia, ya que existe mayor compenetración de los integrantes. Finalmente, el comportamiento de sus miembros es espontáneo, la interrelación es voluntaria y con las personas elegidas. Debido a la complejidad de representación de las organizaciones informales, dada la cantidad de variables influyentes en ellas, existen diversas estructuras y modelos que pueden figurarlas: Eustacio-Lemus / Ejemplo de Modelos: Organización Informal, Junio 2010. Bus Estrella Anillo Conexa Malla Mixta 35 Finalmente, este apartado quizá sea el que complemente y describa la parte divisional de las organizaciones en general, hablando básicamente de las organizaciones formales e informales, así como las ramas de cada una. Ahora bien, para completar la información anterior, es necesario hacer saber el grado de autoridad dividido en: organizaciones centralizadas y descentralizadas. 1.4.2 Grado de Autoridad: Organizaciones Centralizadas y Descentralizadas La centralización constituye la dimensión más problemática de la estructura organizativa. Aunque la literatura sobre la misma es extensa, no hay acuerdo sobre su definición y sumedida, si bien siempre hace referencia a la distribución de poder dentro de la organización. Una revisión de los principales trabajos sobre centralización y descentralización revela la existencia de dos formas de medir el grado de centralización en una organización: La primera se refiere a los niveles jerárquicos donde se toman las decisiones o a la influencia relativa de los distintos niveles en la toma de decisiones; medida donde autores como Hage y Aiken30 Así, Dereck Pugh denominan jerarquía de autoridad. La segunda, participación en la toma de decisiones, representa el grado de participación de los integrantes de distintos niveles en el proceso, afectando a la organización en su conjunto, sin hacer referencia a la jerarquía. 31 Aunado a esto, otros autores como Dewar y Werbel coinciden con Hage y Aiken y otros autores consideran que la centralización está relacionada con la localización de la autoridad para tomar decisiones que afectan a toda la organización, por lo que su investigación sobre la misma, en una muestra aleatoria de 52 organizaciones del área de Birmingham, trata de identificar el nivel de la escala jerárquica donde puede autorizarse una acción, incluso si es necesaria una posterior confirmación rutinaria. 32 30 Jerald Hage y Michael Aiken, Cambio social en el complejo de las organizaciones, California, Randon House, 1970, p.55. 31 Derek salmon Pugh, Teoría de la organización, Barcelona, Pengun, 2007, p. 45. 32 Jerald Hage y Michael Aiken, Op. Cit., p. 25. en la definición de la centralización de las tareas de decisión como “(…) la concentración de las 36 decisiones, aunque sólo de aquéllas que especifican los métodos y procedimientos de los recursos clave, por lo que difieren en el tipo de decisiones consideradas.”33 Stephen Robbins, en un intento por lograr una definición integradora de ambos enfoques, considera que la centralización “se refiere al grado en que se concentra la autoridad formal para tomar decisiones en un individuo, unidad o nivel, normalmente situado en la parte alta de la organización.” 34 Además, la justificación sobre descentralización es más amplia, considerándose válidos tres grupos de razones para su utilización en una organización de acuerdo a Robbins. Además, también pone de manifiesto el hecho de que, desde una perspectiva organizativa, la toma de decisiones forma parte de un proceso mayor y que, por tanto, la medida de la centralización debe tener en cuenta el grado de control que el directivo mantiene sobre el proceso completo de toma de decisiones, desde la recolección de información hasta la ejecución de la decisión. Así, cuantas más fases de este proceso estén controladas por el, mayor será la centralización de la toma de decisiones. A pesar de que en la literatura se han utilizado ambos enfoques de centralización, la mayoría de las veces de forma separada ambos indicadores están fuertemente relacionados entre sí, como se pone de manifiesto en la definición integradora de Robbins. Cuando la toma de decisiones está concentrada en un punto, y por consiguiente, centralizada según la segunda noción, es lógico pensar que ese punto estará situado en la parte más alta de la jerarquía y por ello, habría centralización según la primera noción. Por último, es necesario diferenciar la descentralización de otro concepto muy relacionado con ella: la delegación. En muchas ocasiones, el término delegación se utiliza como sinónimo de descentralización. De cierto modo, ambos conceptos responden a la necesidad de reducir el ángulo de control de los superiores jerárquicos; sin embargo, la delegación tiene un significado más concreto, pues implica una relación puntual en la cual una persona transmite autoridad a otra para la realización de una tarea específica o para la toma de una decisión concreta. Mientras tanto, la descentralización es un proceso por el cual se traslada la autoridad para tomar decisiones a lugares más próximos al problema y a la aplicación de las decisiones con carácter general. 33 R. Deward y J. Werbel, “Universalistic And Contingency Predictions Of Employee Satisfaction and Conflict”, en Administrative Science Quartert, Estados Unidos, 2007, p. 428. 34 Stephen P. Robbins y Timothy A. Judge, Organizational behavior, Estados Unidos, Prentice Hall, MyManagementLab Series, 2010, p. 34. http://www.google.com.mx/search?tbs=bks:1&tbo=p&q=+inauthor:%22Stephen+P.+Robbins%22&source=gbs_metadata_r&cad=4� http://www.google.com.mx/search?tbs=bks:1&tbo=p&q=+inauthor:%22Timothy+A.+Judge%22&source=gbs_metadata_r&cad=4� http://www.google.com.mx/search?tbs=bks:1&tbo=p&q=+bibliogroup:%22MyManagementLab+Series%22&source=gbs_metadata_r&cad=4� http://www.google.com.mx/search?tbs=bks:1&tbo=p&q=+bibliogroup:%22MyManagementLab+Series%22&source=gbs_metadata_r&cad=4� http://www.google.com.mx/search?tbs=bks:1&tbo=p&q=+bibliogroup:%22MyManagementLab+Series%22&source=gbs_metadata_r&cad=4� 37 Organización Centralizada Organización Descentralizada En primer lugar, ya se ha citado la necesidad de reducir el ángulo de control de los superiores jerárquicos, por lo que el primer grupo de razones hace referencia a aspectos relacionados con las características de las personas que toman decisiones, es decir, a las limitaciones de pensamiento del individuo. Los directivos tienen una capacidad limitada para procesar información, por lo que se ven obligados a dispersar la concentración de la toma de decisiones cuando las entradas de información sobrepasan dicho límite. En segundo lugar, también existen razones relacionadas con la necesidad impuesta en los entornos turbulentos de aumentar la flexibilidad y, por tanto, reducir los retrasos en la resolución de problemas. Las organizaciones necesitan responder rápidamente a los cambios en las condiciones del entorno, circunstancia que la descentralización facilita al evitar que la información recorra todos los niveles de la jerarquía. Finalmente, existen razones relacionadas con la motivación en el trabajo, sobre todo en el caso de puestos profesionales donde se requiere creatividad, acción y decisión personal; o en los puestos intermedios donde la descentralización contribuye a la formación del futuro personal directivo. Estos tres grupos de razones justifican la existencia de una tendencia hacia la descentralización, aunque la dirección la adopte de forma selectiva y no homogénea dentro de la organización. Sin embargo, esto no significa que siempre sea deseable la descentralización, sino también existen condiciones, por ejemplo situaciones de crisis, bajo las que será preferible adoptar la centralización. La estructura de una organización centralizada y la estructura de una organización descentralizada pueden representarse mediante las siguientes figuras: Eustacio- Lemus / Ejemplos de Modelos: Organización Centralizada y Descentralizada, Junio 2010 38 Una vez finalizado el esquema representativo de las organizaciones centralizadas y descentralizadas, se pasará al siguiente punto donde se realiza una amplia descripción de las organizaciones híbridas, así como su representación gráfica y sus puntos a tratar. 1.4.3 Organizaciones Híbridas Híbrido surge con las leyes de Mendel35, donde explica la coalición de genes para crear un ser diferente pero con características propias de cada padre. Así mismo, dentro de las ciencias sociales, tal término es utilizado por Canclini36 Específicamente el concepto híbrido como resultado del proceso de adaptación entre organizaciones se describiría de la siguiente forma: “Dícese de lo que es producto de elementos de distinta naturaleza.” para proponer un nuevo proceso en donde se mezclan ideas, ambiente, ideología, etc., entre dos o más culturas. 37 “En la mayor
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