EVALUACION PRELIMINAR - Antonio

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1.1.4. Evaluación preliminar del control interno
CONTROL INTERNO Y ORGANIZACIÓN CONTABLE Y ADMINISTRATIVA
C.P. y M.A. ELIA ANGÉLICA MOLINA LARA
La evaluación del Control Interno
La evaluación del Control Interno se realiza en dos etapas, una evaluación preliminar durante la etapa de Plantación. En esta etapa, el auditor efectúa un análisis general del riesgo implícito en el trabajo que va a realizar, con objeto de considerarlo en el diseño de sus programas de trabajo de auditoría y para identificar gradualmente las actividades y características específicas de la entidad. 
 
 
La evaluación del Control Interno
 La evaluación final se efectuara al aplicar las pruebas de cumplimiento. Las pruebas de cumplimiento están diseñadas para respaldar la evaluación de la aparente confiabilidad de procedimientos específicos de control. La evaluación se hará determinando si los procedimientos de control están funcionando de manera efectiva 
 
El auditor debe documentar su conocimiento sobre la estructura del Control Interno de la Empresa y sobre la Evaluación que realice del Control Interno.
evaluación preliminar
En esta etapa, el auditor efectúa un análisis general del riesgo implícito en el trabajo que va a realizar, con objeto de considerarlo en el diseño de sus programas de trabajo de auditoria y para identificar gradualmente las actividades y características específicas de la entidad. 
El boletín 3030, "importancia relativa y riesgo de auditoría" de esta comisión, define los tipos de riesgo y el efecto que tienen éstos en la planeación y desarrollo de una auditoría de estados financieros. 
evaluación preliminar
Aún cuando en esta etapa no se han probado los controles internos y por lo tanto, aunque cualquier decisión es preliminar, el auditor deberá primeramente: 
a) Comprender el ambiente de control establecido por la administración para detectar errores potenciales. 
b) Describir y verificar su comprensión de los procedimientos de control de la administración. 
e) Evaluar el diseño de los sistemas de control, para determinar sí es probable que sean eficaces para prevenir o detectar y corregir los errores potenciales identificados. 
d) Formarse un juicio sobre la confianza que podrá depositarse en el control que será probado
evaluación preliminar
Una vez que el auditor ha adquirido un conocimiento general de la estructura de control interno, estará capacitado para decidir el grado de confianza que depositará en los controles existentes, para la prevención y detección de errores potenciales importantes o bien si di-rectamente los objetivos de auditoria se pueden alcanzar de manera más eficiente y efectiva a través de la aplicación de pruebas sustantivas. 
La evaluación final de los procedimientos de control seleccionados, se hará después de llevar a cabo las pruebas de cumplimiento de dichos controles. 
Los métodos disponibles para el estudio y evaluación del CI son:
1. Descriptivo
2. Gráfico
3. Cuestionarios
4. Detección de funciones incompatibles
5. Pruebas para confirmar el cumplimiento del CI
Método Descriptivo
Consiste en la descripción de las actividades y de los procedimientos que se llevan a cabo en una entidad, esta se hace a manera que quede claro el proceso que se sigue en cada caso.
Se hace referencia a los sistemas administrativos y operacionales así como a los registros contables y archivos que intervienen. La información debe sr recabada en formatos diseñados por a propia empresa o por el auditor de la misma.
 
Método gráfico
Este método nos permite ver el flujo de operaciones, de información y la participación de cada puesto de trabajo en cada no de los procedimientos abalizados por el CI
Permitiendo detectar mas fácilmente los riesgos o aspectos donde se encuentren debilidades del control.
Los flujogramas requieren de mucho tiempo en su elaboración, de modo que es muy útil cuando la entidad ya cuenta con ellos.
Método gráfico
Método de cuestionario
Este método consiste en la aplicación de diversos cuestionarios diseñados por el auditor y adecuados a las necesidades, tamaño y funciones de cada empresa.
La interpretación de los resultados obtenidos le permite al auditor determinar la profundidad y oportunidad de las pruebas de auditoria.
Es la herramienta mas utilizada para evaluar el CI.
Existen cuestionarios para evaluar el CI de cada uno de los rubros de los estados financieros
Así como para valuar la segregación de funciones
Detección de funciones incompatibles
Antes de conocer lo que es este método, debemos comprender el significado de la “segregación de funciones” en español, “que le toca hacer a cada quien”
La segregación de funciones es un método que usan las organizaciones para separar las responsabilidades de las diversas actividades que intervienen en la elaboración de los estados financieros, incluyendo la autorización y registro de transacciones así como mantener la custodia de activos. 
La segregación de funciones también representa una actividad de control clave que afecta a todas las aseveraciones en los estados financieros. 
Como resultado, una segregación de funciones inapropiada puede representar un aspecto importante para las organizaciones originando debilidades materiales o deficiencias significativas en los controles internos. 
Esto es porque dichas deficiencias pueden resultar en una mayor posibilidad de fraude, errores, o irregularidades en los procesos, en el procesamiento de transacciones y en reportes financieros. https://assets.kpmg/content/dam/kpmg/pe/pdf/Publicaciones/Factsheets/FS-Advisory/SegregaciondeFunciones.pdf
Detección de funciones incompatibles
Los aspectos sobre segregación de funciones que enfrentan las organizaciones de hoy en día generalmente son resultado de cuatro diferentes tipos de deficiencias. Estas incluyen: 
 Recursos insuficientes de personal para distribuir las responsabilidades apropiadamente. 
 Bajo entendimiento sobre qué funciones y actividades deben ser segregadas. 
 Políticas y procedimientos definidos de manera insuficiente. 
 Administración ineficaz de la seguridad.
Detección de funciones incompatibles
Para asegurar una buena segregación de funciones, la entidad debe detectar las funciones incompatibles y asignarlas a otra persona.
Para ello se puede utilizar la información recabada en los tres métodos anteriores.
esquema estricto de segregación de funciones
Bajo un esquema estricto de segregación de funciones todas estas actividades deberían encontrarse asignadas a usuarios distintos, de tal forma de impedir cualquier tipo de acción que redunde en un fraude para la compañía.
Para poder realmente ponderar este impacto, es necesario tener en consideración que al hablar de la Segregación de Funciones muchas veces se consideran dos conceptos, relacionados entre sí, pero no similares:
1) Accesos críticos: al realizar un análisis de este tipo, se consideran determinadas actividades, que, por su importancia o impacto (operativo y/o financiero), justifican que se encuentren restringidas y asignadas a un número reducido de usuarios con conocimientos del proceso en el cual estas actividades impactan.
 https://www.auditool.org/blog/control-interno/237-como-mejorar-el-control-interno-por-medio-de-la-segregacion-de-funciones
esquema estricto de segregación de funciones
2) Segregación de Funciones: el concepto se refiere al análisis de determinadas actividades que deben encontrarse separadas de otras, dado el riesgo que implica que una misma persona las concentre.
El principio básico al momento de definir este esquema es que las actividades relacionadas con un ciclo en particular deberían encontrarse asignadas a la mayor cantidad de personas posibles, de tal forma que ninguna pudiera ejecutar el ciclo completo ni la mayoría de las actividades asociadas a ese proceso.
Por ejemplo, suponiendo que hay que encarar el análisis y diseño de segregación de funciones para el ciclo de Compras/Cuentas a Pagar, habría que definir las siguientes actividades:
Generación de la Orden de Compra.
Aprobaciónde la Orden de Compra.
Recepción de los Bienes Servicios.
Recepción de las Facturas de los Proveedores.
Aprobación de las Facturas de los Proveedores.
5. Pruebas para confirmar el cumplimiento del CI
Se define como pruebas de cumplimiento las que tienen como propósito comprobar los riesgos internos y externos y la efectividad de los sistemas de control o denominadas según las normas internacionales NIA 400 (evaluación del riesgo y Control Interno) como “pruebas de control” para identificar los riesgos incluidos en las transacciones, como sus características o atributos que indican la efectividad o desviación de ellos.
Las pruebas de cumplimiento están diseñadas para obtener seguridad razonable de que se cumplen los procedimientos establecidos de control contable interno. Sirven además para detectar desviaciones respecto a los procedimientos de control y para decidir si el grado de tales desviaciones son significativas respecto a lo que se espera de que existan controles adecuados.
OBJETIVOS DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
Determinar:
 
La forma como están cumpliendo los directivos y funcionarios sus obligaciones administrativas y las responsabilidades asignadas.
Las conexiones que pueden existir entre los funcionarios y empleados con otras empresas con las cuales se negocian.
Las políticas de contratación de funcionarios y empleados y las incompatibilidades establecidas.
Si los funcionarios y empleados que manejan fondos, valores y almacén están respaldados con pólizas de manejo y cumplimiento y si el monto de tales seguros y garantías tienen adecuada cobertura.
Si los activos de la empresa están adecuadamente protegidos con pólizas de seguros que cubran los riesgos que están sujetos tales bienes.
Si se obtiene el mayor beneficio por la empresa en cuanto a cobertura de los seguros y el costo de las primas que se pagan
Gracias por su atención
amlara@uach.mx
1.      GENERALIDADES: SINON/AOBSERVACIONES
01.  ¿Tiene la empresa un organigrama o esquema de organización?
02.  ¿Las funciones del personal directivo y funcionarios principales de administración están delimitadas por los estatutos?
03.  ¿Los deberes del contador general están separados de los de las personas encargadas del manejo de fondos, inversiones, etc.?
04.  Están bajo la vigilancia y supervisión de los jefes de contabilidad los empleados de este departamento y los libros y registros contables en toda oficina o dependencia de la empresa?. 
05.  ¿Tiene la empresa un manual de procedimientos contables?
06.  Todos los comprobantes, informes y estados financieros son revisados y aprobados por departamentos e individuos distintos de aquellos que han intervenido en su preparación?. 
07.  ¿Están debidamente aprobados los asientos de diario por un funcionario o empleado responsable?. 
08.  Utiliza la empresa para efectos de control: 
a)   ¿Informes que comparen los presupuestos con los gastos realizados?
b)      ¿Costos estándar?. 
09.  Los funcionarios y empleados que tienen atribuciones para revisar aprobaciones previas, están provistos de: 
a)     ¿Modelos de las firmas de las personas autorizadas para tal efecto?. 
b) ¿Instrucciones sobre la clase de operaciones que pueden ser aprobados previamente, limite y monto de las mismas?. 
10.  ¿Tiene la empresa un departamento de auditoría interna que opere en forma autónoma?. 
11.  ¿Si lo tiene a quien rinde los informes?. 
12.  ¿Hemos revisado los programas de auditoría interna para determinar si son aprobados para llenar su cometido?. 
13.  ¿contiene el informe de auditoría interna: 
a)    ¿Conclusiones sobre la revisión?. 
b)    ¿Salvedades a las cuentas, cuando sean necesarias?. 
c)    Sugerencias sobre las mejoras en los métodos de control interno?. 
14.  Con respecto a los informes de auditoría interna: 
a)   ¿Son revisados por funcionarios superiores?. 
b) Se toman las medidas necesarias para corregir las diferencias?. 
15.  ¿Toman como regularidad sus vocaciones los cajeros, almacenistas y demás empleados en puesto de confianza y sus deberes son asumidos por otros empleados: 
16.  Con referencia a las conexiones de los funcionarios y los empleados: 
17·         ¿Carecen éstos de conexiones con otras organizaciones mercantiles con las cuales la empresa negocia?.