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Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 1 Licenciatura en: Mercadotecnia Internacional 6º semestre Programa de la asignatura: Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Universidad Abierta y a Distancia de México Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 2 1. Fundamentos de las relaciones públicas Presentación de la Unidad Cabe señalar que en este mundo globalizado (de libre comercio y de diversidad cultural) el ejercicio de las Relaciones Públicas comienza a cobrar fuerza debido a la alta competencia no sólo en mercados, sino también a nivel de medios de comunicación. Cada vez hay más oferta de medios donde los mensajes emitidos por una organización pueden perderse si no cuentan con las características para alcanzar a su público y generar interés en él. Resulta un poco ambivalente observar cómo cada vez las naciones se acercan, se busca lo cosmopolita, el contacto con otros mundos, culturas, marcas y servicios de todo el mundo; el individuo desea ser considerado por el globo, pero, a la vez, se solicita un trato cada vez más personalizado, productos que respondan a necesidades específicas del cliente (leche light deslactosada para mayores de 40 años que vivan en ambientes calurosos, por dar un ejemplo); se exaltan las relaciones interpersonales y se desea que las organizaciones formen parte de esta integración, pero no como organizaciones, sino como personas. Es justo en este marco donde el (la) relacionista público(a) debe desarrollar sus habilidades para identificar las necesidades de sus públicos, tanto en relación con el producto o servicio ofrecido como en lo que desea que realice la empresa. El relacionista público. Autor: Shokunin. Tomado de: http://4.bp.blogspot.com/-pT- 5AZUNJ28/UBCA9g6PzJI/AAAAAAA AAR0/WLzhAN3TIrg/s1600/Hombrede negociosSilueta.png Recuerda que las empresas efectivamente tienen fines de lucro, pero también tienen la finalidad de aportar algo a su comunidad: justificar en la mente del público la razón de su existencia. Si el agua es insabora, entonces, ¿para qué existen tantas marcas? Y, ¿por qué prefieres una marca más que otra? La respuesta no radica en el producto, sino en el halo (espíritu) que lo acompaña, construido por los intangibles como confianza, credibilidad e incluso responsabilidad social, que automáticamente forman parte del “sabor” del agua. http://4.bp.blogspot.com/-pT-5AZUNJ28/UBCA9g6PzJI/AAAAAAAAAR0/WLzhAN3TIrg/s1600/HombredenegociosSilueta.png http://4.bp.blogspot.com/-pT-5AZUNJ28/UBCA9g6PzJI/AAAAAAAAAR0/WLzhAN3TIrg/s1600/HombredenegociosSilueta.png http://4.bp.blogspot.com/-pT-5AZUNJ28/UBCA9g6PzJI/AAAAAAAAAR0/WLzhAN3TIrg/s1600/HombredenegociosSilueta.png http://4.bp.blogspot.com/-pT-5AZUNJ28/UBCA9g6PzJI/AAAAAAAAAR0/WLzhAN3TIrg/s1600/HombredenegociosSilueta.png Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 3 En este sentido se desataca que las Relaciones Públicas buscan modificar las actitudes, ideas y conductas de sus públicos por medio de la creación de una imagen y reputación de la empresa, marca o persona, que obtenga la aprobación de su comunidad para garantizar que la empresa (marca o persona) alcance sus objetivos. Su herramienta básica es la persuasión. Imagen 01. Esquema de Persuación Retomada de Neuromarca (http://neuromarca.com/wp- content/material/2010/04/persuasion-influencia.jpg) Ahora bien, se debe reconocer que el proceso no es tan sencillo como se ilustra en la imagen anterior, sino que requiere de una comprensión del factor humano involucrado, de las condiciones del mercado, de los objetivos de la empresa, así como la creación de mensajes que motiven e informen al público; todo ello se encuentra en el mundo de las Relaciones Públicas, el cual descubrirás en esta unidad, partiendo por definirlas, así como reconocer su proceso y los medios que utilizan para comunicarse y alcanzar sus objetivos. http://neuromarca.com/wp- Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 4 Propósitos de la unidad Mediante el estudio de esta unidad se busca lograr los siguientes propósitos: Reconocer la importancia de la gestión de Relaciones Públicas, aportando beneficios en el desempeño de las empresas, marcas o personas. Comprender la función y los objetivos de las Relaciones Públicas. Identificar las estrategias de Relaciones Públicas. Analizar la injerencia del ambiente endógeno y exógeno de una empresa, marca o persona, en la consolidación y mantenimiento de su reputación. Competencia específica Conceptualizar las relaciones públicas para identificar sus procesos, función y herramientas, mediante una revisión de sus fundamentos, relaciones, fases y componentes. Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 5 Temario de la unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Presentación de la unidad Propósitos de la unidad Competencia específica de la unidad 1.1. Concepto y elementos 1.1.1. Concepto de relaciones públicas 1.1.2. Elementos de las relaciones públicas 1.1.3. Diferenciación entre RRPP y otras disciplinas 1.1.4. Habilidades y cualificaciones personales del relacionista público 1.2. Fases del proceso de relaciones públicas 1.2.1. Investigación 1.2.2. Objetivos 1.2.3. Estrategias 1.2.4. Implementación 1.2.5. Evaluación 1.3. Manejo de los medios de comunicación 1.3.1. Importancia del manejo de medios de comunicación Para saber más… Actividad 1. Medio y mensaje clave 1.3.2. Medios de comunicación, estructura y uso para las relaciones públicas 1.3.3. El contacto con los medios de comunicación y el fichero de medios 1.3.4. Entrenamiento en medios de comunicación Para saber más… Actividad 2. Componentes de las relaciones públicas Evidencia de aprendizaje. Fases del proceso de relaciones públicas Autorreflexión Cierre de la unidad Fuentes de consulta Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 6 1.1. Concepto y elementos Los intentos por persuadir y moldear la opinión pública pueden considerarse tan antiguos como el origen de la civilización, sin embargo, cobran especial importancia a partir de la instauración de los sistemas democráticos, donde el voto representa una opinión favorable por parte del público hacia un partido, ideología o candidato. Sin embargo, la fuerza de la opinión pública no se limita únicamente a asuntos de interés político, sino que permea todo el entorno social, incluyendo los mercados donde habitan las marcas, instituciones, empresas o personas públicas que requieren de la aprobación de su comunidad para alcanzar sus objetivos. En este marco es donde el ejercicio de las Relaciones Públicas resulta fundamental, por lo que debe integrarse a la planeación estratégica y gestionarse desde la alta dirección. La opinión pública permea el entorno social. Autor: Geralt, tomado de: http://1.bp.blogspot.com/- 6bNW2tQE6Es/UWk70ljJU6I/AAAAAAAAJg Y/jCgn5oFMPRg/s1600/equipo-redaccion- blog- colaborativo.jpg En este tema reconocerás que, al ser unadisciplina, las Relaciones Públicas requieren de programas específicos de formación para el desarrollo efectivo de la profesión, partiendo de los conceptos y elementos que la consolidan. Se establecen, asimismo, las funciones del relacionista público a fin de identificar las cualidades, habilidades o destrezas que debe desarrollar el (la) profesional del área, lo cual permite clarificar los alcances de las Relaciones Públicas para poder diferenciarlas de otras disciplinas. Una vez comprendido el concepto del objeto de estudio, será posible reconocer el proceso que requieren las Relaciones Públicas para alcanzar los objetivos establecidos: consolidar y proteger la reputación, percepción y credibilidad de la empresa, marca o persona en la mente del público, por medio de la comunicación basada en la información total y difundida por los medios de comunicación. http://1.bp.blogspot.com/- Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 7 1.1.1. Concepto de relaciones públicas Es importante considerar la gestión de las Relaciones Públicas desde la alta dirección, así como integrarlas tanto en las estrategias corporativas como en las estrategias de negocio o producto, sobre todo si lo que se desea aplicar es una estrategia de diferenciación, de tal forma que el prestigio y la reputación de la compañía (partiendo de su identidad y valores) le confieran a la empresa una imagen que pueda ser trasladada a sus productos o servicios. Las Relaciones Públicas pueden complementar la ventaja competitiva al alimentar las características intangibles de los productos, características que en cierto momento son factor determinante de compra por parte del público. Ahora bien, para identificar el beneficio que las Relaciones Públicas pueden aportar a un negocio, marca o persona, es preciso comenzar por el concepto. Es tan amplio y variado el campo de las Relaciones Públicas, pues como su nombre lo indica, “tratan del modelo en que la conducta y las actitudes de los individuos, organizaciones y gobiernos inciden unos sobre otros” (Black 2004, p. 15), que el primer reto es definirlas. A continuación, se abordarán algunas definiciones provenientes de todo el mundo (formuladas por organismos de las Relaciones Públicas tanto nacionales como internacionales), con el objeto de esclarecer el concepto y observar los acercamientos posibles a dicha disciplina. De acuerdo a la Declaración Mexicana firmada en agosto de 1978 por representantes de más de 30 asociaciones de Relaciones Públicas tanto nacionales como regionales, se considera que: El ejercicio de las Relaciones Públicas es el arte y la ciencia social de analizar las tendencias, prever sus consecuencias, asesorar a la dirección de la organización y poner en práctica los programas de acción, previamente planificados, que sirvan tanto al interés de la organización como al del público (Black 2004, p.18). Dicha definición aborda las Relaciones Púbica desde una perspectiva de arte y ciencia social. Son un arte, ya que se requiere de una sensibilidad especial que permita la comprensión mutua entre los diversos grupos de la sociedad y las instituciones o empresas, pero requiere de los elementos de las ciencias sociales para transformar en efecto las políticas privadas de las organizaciones o empresas, en una política y en una pauta de acción (programas de acción previamente planificados) razonables y públicamente aceptables basadas en el uso de ideas, imaginación y creatividad (elementos ligados con el concepto de arte). Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 8 Otra definición que observa las Relaciones Públicas como una ciencia es la establecida por el Foro Interuniversitario de Investigadores en Relaciones Públicas en España: Las Relaciones Públicas son la disciplina científica que estudia la gestión del sistema de comunicación a través del cual se establecen y mantienen relaciones de adaptación e integración mutua entre una organización o persona y sus públicos (Wilcox, Cameron & Xifra 2007, p. 8). Se establece que al ser ciencia y estudiar la gestión del sistema de comunicación, las Relaciones Públicas incorporan en sus funciones el análisis de un problema, así como el desarrollo de un método para su solución, que conlleve a la integración de la empresa o persona con su entorno (endógeno y exógeno) por medio de un sistema de comunicación, de lo cual se deduce que gran parte de las acciones de las Relaciones Públicas se centran en la comunicación con sus públicos. En las definiciones anteriores se han abordado temas como gestión y planificación, sin embargo, no han sido la perspectiva central; la definición aportada por Dansk Public Relations Klub de Dinamarca se acerca a las Relaciones Públicas desde una perspectiva más administrativa: “Las Relaciones Públicas consisten en el esfuerzo directivo sistemático y sostenido mediante el cual las organizaciones públicas y privadas intentan crear la comprensión, la simpatía y el apoyo de los círculos públicos en los que se mueven” (Wilcox, Cameron & Xifra, 2007 p.9). Se infiere, entonces, que el ejercicio de las Relaciones Públicas debe partir desde la dirección y debe ser sistemático y sostenido, esto es, debe incluirse como parte de la estrategia corporativa, considerando la visión de la organización, ya sea pública o privada, la cual debe ser comunicada a sus diversos públicos y alcanzar la comprensión necesaria para contar con el apoyo requerido para el cumplimiento de objetivos concretos. Sólo si la alta dirección aprecia adecuadamente la importancia de esta actividad, se podrá obtener el máximo rendimiento en términos de eficiencia y productividad (Black 2004, p. 19). Por último, se citará la definición expuesta por la Federación Interamericana de Relaciones Públicas, elaborada en 1963, la cual parece integrar diversas perspectivas: Relaciones Públicas es una disciplina socio-técnica-administrativa mediante la cual se analiza y evalúa la opinión y actitud del público, y se lleva a cabo un programa de acción planificado, continuo y de comunicación recíproca, basado en el interés de la comunidad destinado a mantener una afinidad y comprensión provechosa con el público (Wilcox, Cameron & Xifra, 2007, p.9). Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 9 En este sentido las Relaciones Públicas son un proceso, un conjunto de acciones o funciones que implican un resultado: adquirir la confianza del público por medio de la comunicación recíproca que permita al público recibir información sobre la empresa, y comprenderla para, después, prestigiarla. En términos generales, se observa que las Relaciones Públicas contribuyen a establecer canales de comunicación con los diversos públicos de una organización, marca o persona, con el objeto de direccionar la opinión pública a favor de ella, por lo tanto requiere entender e interpretar el entorno (competidores, mercados, comunidades, y asuntos mundiales), determinar los retos de la comunicación considerando las características de la empresa como de sus públicos (condiciones diferentes para cada persona) y establecer las estrategias adecuadas, así como las acciones y las tácticas que lleven al logro de los objetivos: consolidar una imagen positiva. Una vez que se han observado las diversas definiciones, cabe señalar que existen dos ramas para el ejercicio de las Relaciones Públicas de acuerdo a Black (2004, p.19): 1. Relaciones Públicas Reactivas: Surgen principalmente en momentos de crisis, cuando sedebe proteger la reputación de la empresa, por lo tanto, sus funciones serán reaccionar ante los problemas, solucionar la crisis y gestionar los cambios. 2. Relaciones Públicas Pro-activas: Se refiere a un asesoramiento constante por parte del (la) profesional de relaciones públicas, que debe ser considerado al momento de planificar la estrategia y las políticas corporativas. En este sector se incluyen los programas de acción planificados que sirvan tanto al interés público como al de la organización. Ambas ramas no son excluyentes, por el contrario, son complementarias, ya que un programa planificado de Relaciones Públicas podrá mejorar la comunicación gestionada en momentos de crisis Relaciones públicas reactivas Relaciones públicas Pro- activas Ramas para el ejercicio de las Relaciones públicas. Black (2004) Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 10 Asimismo, se debe reconocer que existen Relaciones Públicas internas (se dirigen a los miembros organizacionales) y externas (se dirigen a los miembros externos de la organización con los cuales la empresa mantiene vínculos), dependiendo de los públicos a los cuales se dirigen, considerando como públicos base: accionistas (socios o dueños), colaboradores, distribuidores (franquicias, concesiones o campus), competidores, clientes, proveedores, gobierno y comunidad (u opinión pública). Dependiendo de las características de la empresa, marca, o persona, tendrá grupos específicos de interés conocidos como públicos de las Relaciones Públicas. En términos generales, el resultado de los programas planificados de las Relaciones Públicas genera una imagen positiva (no buena, ya que es un término subjetivo), ya sea de una marca, empresa, o persona, en la mente de sus públicos; la imagen es un estímulo el cual genera un juicio de valor en la mente de quien lo recibe por medio de un proceso de percepción ejemplificado de la siguiente forma: Estímulo (imagen proyectada) + Receptor = Percepción El proceso de percepción es mental e individual, donde interfieren características culturales, sociales y de experiencia de vida del público, por lo que dependiendo del receptor será la imagen recibida a partir de la cual generará una opinión, identificándola como la identidad de la empresa que, con el tiempo, se convertirá en la reputación de la empresa: Imagen recibida + Opinión = Identidad + Tiempo = Reputación A fin que la imagen proyectada por la empresa y la imagen recibida por los públicos coincidan, favoreciendo la reputación de la empresa, los (las) relacionistas públicos(as) deben de establecerse como objetivos la credibilidad, la confianza, la armonía, y la compresión mutua entre la organización (marca o persona) y sus públicos en todas las actividades que realizan, y sobre todo, en las relacionadas con la comunicación. Ahora bien, cabe señalar que la imagen no es únicamente superficial, sino que requiere de un proceso interno (se proyecta en el exterior el estado interior, de ahí la importancia de contar con buenas relaciones públicas internas que generen buenas relaciones externas), por lo que los elementos que debe integrar las Relaciones Públicas son: 1.1.2. Elementos de las relaciones públicas Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 11 1. Análisis e investigación: Un buen programa de Relaciones Públicas debe partir por identificar la situación en la que se encuentra la empresa, marca o persona, para poder realizar las propuestas de acción pertinentes, por lo que el primer paso es la investigación y el análisis del comportamiento de los miembros organizacionales y sus públicos externos. Asimismo, el análisis debe proporcionar un panorama de las tendencias futuras y sus consecuencias a fin de prevenir conflictos o malas interpretaciones. 2. Asesoría a la dirección: La dirección debe reconocer la importancia de la asesoría del (la) relacionista público(a) y considerarlo en el establecimiento de políticas organizacionales, así como en los elementos de comunicación. 3. Relaciones con el departamento de Recursos Humanos: El principal objetivo de las empresas (marca o persona) es mantenerse en el mercado, por medio de la rentabilidad, garantizada por la productividad de sus colaboradores, por lo que el papel del (la) relacionista público(a) es fundamental en el asesoramiento del departamento de Recursos Humanos, a fin de establecer relaciones armoniosas y favorables con sus colaborados que los motiven a mantener y mejorar el desempeño de la organización. 4. Relaciones con el departamento de Atención a Clientes: Uno de los contactos más importantes que tiene la empresa con su público externo (clientes) es el departamento de atención a clientes. Es justo en este contacto donde se pone a prueba la imagen proyectada por la empresa, y entendida como una promesa de experiencia para el cliente, por lo que se debe mantener una asesoría constante de Relaciones Públicas en dicho departamento (considerando vendedores, atención telefónica, prestador de servicios, entre otros.), a fin que sus acciones favorezcan la credibilidad y confianza del público, impactando directamente la reputación de la empresa (marca o persona). 5. Relaciones con los medios de comunicación: Uno de los elementos vitales para proyectar una imagen determinada es a través de los medios de comunicación por medio de la publicidad, la publicity o comunicación institucional, por lo cual se debe observar que los medios de comunicación seleccionados, así como los mensajes emitidos, contribuyan al cumplimiento de los objetivos e intereses de la organización. Asimismo, la relación con los medios de comunicación será vital en momentos de crisis de comunicación, como se analizará posteriormente (en la Unidad 3). 6. Relaciones con el gobierno: Dentro de las funciones del gobierno se encuentran la de coordinar, la cual lleva a cabo por medio de políticas que, en un momento dado, favorecen más a un sector productivo, por lo que el (la) relacionista público(a) deberá estar al tanto de las políticas establecidas por el gobierno a fin de llevar programas de lobbying 1que beneficien la imagen de la empresa ante los organismos gubernamentales. 1 Lobbyng o lobby: Se refiere a un conjunto de estrategias que se establecen con el objetivo de ejercer influencia en las decisiones del gobierno o grupos claves a favor de los intereses de la empresa. Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 12 Como se puede observar, la función de las Relaciones Públicas afecta todas las áreas de la organización. Los elementos expuestos son clave, sin embargo, en la práctica pueden aparecer más, dependiendo del sector en el que se desenvuelve la empresa, organización, institución, marca o persona, los cuales deberán ser considerados por el (la) profesional del área al momento de planificar su estrategia, de acuerdo a la investigación realizada y a los resultados obtenidos, reconociendo cuáles son los problemas de relaciones públicas específicos, ya sean de comunicación con recursos humanos, de publicidad o del área de marketing. 1.1.3. Diferenciación entre RRPP y otras disciplinas Hasta ahora se ha observado que la gestión de las Relaciones Públicas es integral, sin embargo, el (la) relacionista público(a) no es el (la) único(a) responsable de salvaguardar la imagen y reputación de la empresa, marca o persona, ya que su labor con los otros departamentos que integran el organigrama es de Staff,esto es, de asesoría, donde cada uno de ellos cuentan con funciones y objetivos específicos: Publicidad Publicita Promoción Promociona Relaciones Públicas Relaciona Por lo cual, y para evitar interpretaciones inadecuadas, se deben diferenciar las Relaciones Públicas de otras disciplinas: 1. Diferencia entre Publicidad y Relaciones Públicas: La publicidad se encarga de dar a conocer las características (tangibles e intangibles) de un producto o servicio en un segmento determinado por medio de los medios masivos de comunicación (la publicidad no vende, pero sí puede incluir en sus mensajes un call to action 2que busca incidir en la actitud del público). El departamento de Publicidad determina el arte (el estilo y tono del mensaje), así como los espacios publicitarios (espacio pagado y tiempo de emisión), considerando las características del público al cual desea impactar. Si bien por medio de la publicidad se proyecta la imagen de la empresa o marca, y los mensajes que se emitan pueden afectar la reputación de la empresa, pero no debe considerarse como una acción de Relaciones Públicas, ya que únicamente se dirigen al público externo y no a todos los públicos de la 2 Call to action: En la publicidad se refiere justamente a “Llamar a la acción”, de acuerdo con el modelo lineal de actitud AIDA la publicidad debe: 1. Atraer, 2. Generar Interés, 3. Provocar Deseo, 4. Desencadenar la Acción. Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 13 organización, por lo que su alcance es limitado y su función será determinada, por lo que el programa de Relaciones Públicas haya establecido en cuanto aspectos comunicacionales. Por último, la Publicidad y las Relaciones Públicas son disciplinas que complementan el proceso de branding, considerando que en el entorno competitivo y de saturación de medios, “las marcas se crean con relaciones públicas y se mantienen con publicidad” (Ries 2001, p.33). 2. Diferencia entre Mercadotecnia y Relaciones Públicas La mercadotecnia se encarga de satisfacer las necesidades de los clientes reales al tiempo que atrae nuevos, con un fin lucrativo, por lo cual dentro de sus funciones se encuentra la de crear y mantener mercados para los productos o servicios ofrecidos por la organización. En este sentido, la mercadotecnia se dirige a un mercado objetivo, mientras que las Relaciones Públicas se dirigen a diversos públicos tanto externos como internos. Al igual que la publicidad, las acciones del marketing pueden apoyar o demeritar las acciones de las Relaciones Públicas, por lo que en ocasiones existirá un respaldo por parte del encargado de Relaciones Públicas denominado: comunicación de marketing. La comunicación de marketing puede apoyar las labores de promoción de los productos y servicios, pero también puede gestar un clima de opinión que favorezca las estrategias de ventas y posicionamiento, como es el caso de “Viagra”, la cual se ha posicionado gracias a una estrategia de Relaciones Públicas utilizando el poder de su público prescriptor. (CEE CV, 2008, p. 26). Por último, se debe señalar que las Relaciones Públicas forman parte de la mezcla promocional contribuyendo con el cumplimiento de los objetivos de Mercadotecnia, sin embargo, la labor del (la) relacionista público(a) es más compleja, incluyendo no sólo relaciones con clientes, sino con accionistas, fuentes de financiamiento, gobierno, y los demás públicos que considere la organización. Recuerda que las Relaciones Públicas es una gestión integral. 3. Diferencia entre Publicity y Relaciones Públicas El término Publicity se entiende como aquella publicidad que se realiza de la empresa, marca o persona, de forma gratuita. Cuenta con un mayor impacto en los públicos externos, ya que se considera que no es controlada por la organización, sino difundida por líderes de opinión o especialistas. En este sentido, la Publicity puede ser una herramienta de Relaciones Públicas (pero no representa la totalidad de las Relaciones Públicas) Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 14 cuando se ha mantenido una relación saludable con los medios de comunicación que están dispuestos a emitir un mensaje en forma de opinión o artículo, incrementando la credibilidad de la empresa, marca o persona en la mente del público externo. Un caso que destaca la importancia de incluir la Publicity como herramienta de Relaciones Públicas es el de “Starbucks”, empresa que decidió invertir más en un programa de Comunicación y Relaciones Públicas que en publicidad para posicionar su marca (CEE CV, 2008, p. 26). Al no ser publicidad pagada, la Publicity también incluye la mención de la empresa, marca o persona, en los medios de difusión, la cual no es solicitada por los (las) relacionistas públicos(as), sino formulada únicamente por los líderes de opinión o el público de los medios de comunicación. Dicha mención puede no ser favorable; aunque únicamente se refiera a la experiencia de un individuo con la empresa, marca o persona, afectará en forma negativa la credibilidad, confianza y reputación. Por lo tanto, el departamento de comunicación deberá monitorear las menciones realizadas para comunicarlo al departamento de Relaciones Públicas y establecer las acciones correctivas necesarias. 1.1.4. Habilidades y cualificaciones personales del relacionista público Las Relaciones Públicas son una disciplina que debe considerar el factor humano como elemento central de su actividad, fungiendo como un mediador entre los públicos de la organización y la organización. Su labor principal se centra en la comunicación, así como en la comprensión de las actitudes y opiniones de los públicos y miembros organizacionales. Las Relaciones Públicas se centran en la comunicación. Autor: DT; tomado de: http://4.bp.blogspot.com/- 71iEbrh0JXo/UlRwH1BTbeI/AAAAAA AAMwc/sOzoYdkbJTo/s1600/empresa rio-llamando-contactos-socios.jpg http://4.bp.blogspot.com/- Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 15 Por la trascendencia e importancia de sus funciones, el (la) relacionista público(a) debe contar con habilidades y cualificaciones específicas que le permitan desarrollarse como profesional de su área; de acuerdo a Wilcox, Cameron y Xifra (2007, p.33), son cinco las habilidades esenciales, las cuales representan las competencias profesionales que constituyen la cualificación del (la) profesional de Relaciones Públicas: 1. Capacidad de redacción: Existe un dicho popular: “Una gran idea, no importa qué tan grandiosa sea, no sirve de nada hasta que es transmitida y entendida por los demás”; en el apartado 1.1.1. Concepto de Relaciones Públicas, se establece que las Relaciones Públicas, consideradas como un arte, toman como base la generación de ideas, por lo que contar con la capacidad para transmitir ideas e información es básica en el (la) relacionista público(a). Debe desarrollar habilidades comunicativas que incluyan conocimientos sobre el uso de la gramática, de la sintaxis, así como un amplio conocimiento del lenguaje para evitar caer en vicios comunes del lenguaje como la ambigüedad o la redundancia (un ejemplo de redundancia es el slogan de Raid: “Los mata bien muertos”; incluso en inglés se comete el vicio, “Kills bugs dead”), así como faltas de ortografía. Se debe considerar que se utilizan tanto medios internos como externos, tanto orales, visuales (requieren de un guión), como escritos, y que cada uno de los comunicados afecta la imagende la empresa. Por otro lado, se reconoce dentro de los objetivos de Relaciones Públicas la persuasión, por lo que el (la) relacionista público(a) debe identificar el poder de la palabra para producir actitudes, ideas o conductas específicas en su público. 2. Capacidad de investigación: Dentro de las funciones del (la) relacionista público(a) se encuentra la de comprender las circunstancias presentes, así como predecir las futuras, donde la herramienta principal es la investigación y la capacidad analítica que permita la interpretación adecuada de los datos. Los instrumentos más comunes son: las encuestas de opinión, los cuestionarios y las auditorias. El (la) relacionista público(a) debe comprender la realidad completa de la organización, así como los fragmentos que la constituyen para poder diseñar políticas, planes y programas pertinentes. Cabe señalar que, al ser una disciplina relativamente nueva, generalmente el (la) relacionista público(a) parte desde cero, ya que las empresas no se habían ocupado por contener y calificar los datos necesarios, aunque existen bases de datos públicas que pueden servir de base como aquellas proporcionadas por el gobierno. 3. Capacidad para planificar: El ejercicio de las Relaciones Públicas se centra en el diseño y puesta en práctica de programas, los cuales deben ser planificados de forma adecuada para alcanzar los resultados, por lo tanto, el (la) relacionista público(a) debe contar con la habilidad de estructurar paso a paso su labor, administrando tanto los recursos como los tiempos de forma efectiva y eficaz. Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 16 4. Capacidad para resolver problemas: Se ha mencionado en el apartado 1.1.1. Concepto de las Relaciones Públicas, que las Relaciones Públicas requieren de una sensibilidad especial, sobre todo cuando se trata de comprender las necesidades de sus públicos, es decir, debe ser capaz de generar empatía para llevar acciones correctivas en el momento que se presenten problemas determinados con sus diferentes públicos. Merece recordar que cada público requiere condiciones diferentes, por lo que, además, el (la) relacionista público(a) debe reconocer la situación que se le presenta y contar con la capacidad para adaptarse a ella. 5. Competencia empresarial/económica: Los (las) relacionistas públicos(as) deben tomar decisiones considerando el entorno en el que se desenvuelve la empresa, marca o persona, por lo cual su primera labor es entender cómo funciona el negocio, así como los objetivos organizacionales, de tal forma que identifique la relación directa entre los objetivos empresariales y su actividad. De las habilidades expuestas se puede intuir que el perfil del (la) relacionista público(a) también debe incluir habilidades como la comunicación efectiva, la aplicación de estrategias analíticas, capacidad para trabajar en equipo, desarrollo del sentido de la ética y responsabilidad, capacidad para trabajar y comprender la diversidad cultural, y deseo por adquirir nueva información, experiencias y destrezas en el uso de la tecnología. Las habilidades pueden ser desarrolladas, pero será más fácil si se cuenta con una personalidad apropiada para el trabajo que se debe desempeñar; en este caso se requiere de una personalidad de tipo extrovertida, es decir, que sea afable y cooperativo, que le permita establecer y mantener relaciones humanas saludables indispensables para el ejercicio de su labor. Ahora puedes identificar que las Relaciones Públicas son un proceso (aunque lo que más se perciben son sus resultados), el cual implica un conjunto de acciones deliberadas para alcanzar un objetivo previamente establecido. Precisamente por ello, al momento de definir las Relaciones Públicas, se deben de contemplar términos como: planificada, resultados, función integral, comunicación y comprensión. Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 17 Diseño de estrategias Evaluación En síntesis, la actividad de las Relaciones Públicas en: investigación, acción (planificación), comunicación (ejecución e Implementación) y evaluación; hacen evidente que la función de las Relaciones Públicas es un proceso y, como todo proceso, se constituye de fases o etapas específicas que, en este caso, son: investigación, objetivos, diseño de estrategias, implementación y evaluación. En cada una de las fases se requiere de conocimientos y capacidades específicas: cualificación profesional. Proceso de las Relaciones Objetivos públicas Implementación Investigación El proceso de las relaciones públicas. 1.2. Fases del proceso de relaciones públicas Se ha establecido que existen dos ramas en el ejercicio de las Relaciones Públicas, la reactiva y pro-activa. En la mayoría de las empresas que no consideran la labor de las Relaciones Públicas como una función integral de la organización, generalmente a la rama reactiva es a la que mayor recurren, sin embargo, provocan el síndrome de iceberg expuesto por Black (2004, p.17), el cual señala que sólo la punta es visible, pero la estructura que lo sostiene se mantiene oculta, tal como ocurre con los icebergs en la naturaleza: Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 18 Imagen 02. Síndrome de iceberg de las Relaciones Públicas Elementos visibles de las Relaciones Públicas Elementos ocultos de las Relaciones Públicas Las Técnicas de Relaciones Públicas • Asesoría a la Dirección • Análisis e Investigación • Planificación del programa • Evaluación del programa Nota: Retomada de Asesorcom (http://2.bp.blogspot.com/_3vKxyMPlrhQ/TOBvliW5FsI/AAAAAAAAAC0/ksyt56nuE70/s320/iceberg s.jpg) Precisamente por ello es necesario adoptar la rama pro-activa de las Relaciones Públicas, incrementando su visibilidad, así como su beneficio para la empresa, organización, institución, marca o persona. Esto implica aprovechar la capacidad operacional sin importar cómo se haya establecido la función de las Relaciones Públicas (departamento o servicio interno, asesoría externa o combinación de ambas), de tal forma que se apliquen los principios teóricos que la rigen. La parte operativa constituye el proceso de las Relaciones Públicas, el cual te servirá de guía para establecer los programas con un orden y secuencia lógica que contribuyan al cumplimiento de los objetivos, considerando los grupos de interés de la organización (stakeholders o públicos de las Relaciones Públicas). El proceso se compone de cinco fases: 1. Investigación: Contribuye a identificar cuál es el problema o situación. 2. Objetivos: Indican la situación óptima a alcanzar. 3. Estrategias: Nos señalan qué va hacer y cómo. 4. Implementación: Es la ejecución de las estrategias. 5. Evaluación: Nos indican qué se logró y cuál fue el efecto de las estrategias. http://2.bp.blogspot.com/_3vKxyMPlrhQ/TOBvliW5FsI/AAAAAAAAAC0/ksyt56nuE70/s320/iceberg Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 19 1.2.1. Investigación La investigación constituye el primer paso para iniciar un proceso de planificación, ejecución y evaluación. El propósito de la investigación en el proceso de Relaciones Públicas es la obtención de datos objetivos que permitan tomar decisiones apropiadas; su objetivo es reconocer y valorar la posición de laempresa frente a sus diversos públicos para identificar sus blancos de acción y áreas de oportunidad, por lo tanto, la investigación realizada por el (la) relacionista público(a) se debe centrar en identificar las situaciones que representan desviaciones y que no se encaminan a alcanzar la situación ideal de la empresa, marca o persona, tanto si se cuenta con un programa de relaciones como si se está por iniciar uno. A este tipo de situaciones se les denominara problemas de Relaciones Públicas. El propósito de la investigación es obtener datos objetivos para la toma de decisiones. Autor: Geralt; tomado de: http://2.bp.blogspot.com/- W_15tF58e8U/Uepy1otfmFI/AAAAAA AALMU/pIVkuJW8ue4/s1600/mujer- codigo- binario-informatica- informaci%C3%B3n.jpg Durante la investigación es importante discriminar los datos a fin de poder identificar de manera real el problema que se presenta, ya que en ocasiones la situación más visible puede ser sólo un síntoma de un problema mucho más complejo, por ejemplo: existen altos índices de rotación del personal y ausentismo; se podría pensar que la causa es el descontento por los salarios, sin embargo, la causa real puede ser un clima de incertidumbre ocasionado por falta de información, lo que ha provocado que el personal no se motive para cumplir sus funciones. Como se observa en el ejemplo, no sólo se debe identificar el problema, sino también el público o los públicos que se desea investigar (determinando el problema se determinan los públicos involucrados), ya que cada público requiere de medios y métodos de investigación específicos. En algunos casos bastará con utilizar métodos informales (como análisis de quejas o de contenido) que pueden ser muy valiosos (aunque no proporcionen una muestra representativa) para dar una guía de acción, o quizá, indiquen que debe realizarse una investigación más a fondo por medio de métodos formales (como las encuestas o sondeos de opinión). La investigación del problema de Relaciones Públicas debe estar orientada a conocer la opinión del público, así como sus razones. Para ello se debe recopilar información relativa al problema e identificar los antecedentes del público que sean relativos a la situación presente. http://2.bp.blogspot.com/-W_15tF58e8U/Uepy1otfmFI/AAAAAAAALMU/pIVkuJW8ue4/s1600/mujer-codigo-binario-informatica-informaci%C3%B3n.jpg http://2.bp.blogspot.com/-W_15tF58e8U/Uepy1otfmFI/AAAAAAAALMU/pIVkuJW8ue4/s1600/mujer-codigo-binario-informatica-informaci%C3%B3n.jpg http://2.bp.blogspot.com/-W_15tF58e8U/Uepy1otfmFI/AAAAAAAALMU/pIVkuJW8ue4/s1600/mujer-codigo-binario-informatica-informaci%C3%B3n.jpg http://2.bp.blogspot.com/-W_15tF58e8U/Uepy1otfmFI/AAAAAAAALMU/pIVkuJW8ue4/s1600/mujer-codigo-binario-informatica-informaci%C3%B3n.jpg http://2.bp.blogspot.com/-W_15tF58e8U/Uepy1otfmFI/AAAAAAAALMU/pIVkuJW8ue4/s1600/mujer-codigo-binario-informatica-informaci%C3%B3n.jpg http://2.bp.blogspot.com/-W_15tF58e8U/Uepy1otfmFI/AAAAAAAALMU/pIVkuJW8ue4/s1600/mujer-codigo-binario-informatica-informaci%C3%B3n.jpg Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 20 La investigación contribuye a identificar el problema y definirlo (delimitarlo), para determinar el tipo de información que se requiere y establece una guía a considerar en la elaboración de las estrategias. La guía se materializa en los objetivos. Por último, se debe recordar que durante la investigación se deben discriminar los asuntos que son relativos a la acción de las Relaciones Públicas y aquellos que no lo son, ya que, aunque puedan afectar la imagen y reputación de la empresa, marca o persona, quizá no requiera la intervención del relacionista público, sino una modificación en los procesos de producción, o de distribución e incluso en los procesos administrativos. Decisiones empresariales Autor: Geralt; tomado de: http://1.bp.blogspot.com/- C72Bvg6F0Bo/UfuE_vkLTaI/AAAAAA AALpc/NnF- 7YLpQlE/s1600/emprendedores- casos-exito-ventas-ingresos- crecimiento.jpg 1.2.2. Objetivos La importancia de la investigación se observa en el establecimiento de los objetivos. Se debe contar con información veraz (no suposiciones) sobre la situación que enfrenta la empresa, marca o persona, en relación a sus públicos. A partir de la identificación del problema se podrán establecer los objetivos del proceso de Relaciones Públicas, considerando que deben ser mensurables, reales (al alcance de las posibilidades del departamento de Relaciones Públicas) y específicos. Mesurables Objetivos Específicos Reales http://1.bp.blogspot.com/- Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 21 Mercado (2002, p. 217) señala algunos objetivos de las Relaciones Públicas, de los cuales vale mencionar los siguientes: a. Aumentar o conservar el volumen de negocios de un sector de la empresa. b. Corregir las malas interpretaciones, así como críticas infundadas. c. Crear prestigio. d. Erigir mejores relaciones con los diversos públicos. e. Desarrollar un amplio programa industrial de índole cooperativa destinado a promover la industria o fase especial de sus actividades. Como la creación del Consejo de la Comunicación, que establece dentro de sus objetivos la integración de los diferentes actores de la industria de la comunicación, con la finalidad de beneficiar su desarrollo. Esto es, todos los actores se unen para crear una imagen favorable de su industria, sin fines de beneficio para una marca o empresa en particular. El objetivo general de las Relaciones Públicas es: […] crear y mantener buenas relaciones entre la empresa y sus públicos (personal, accionistas y organizaciones financieras, clientes actuales y potenciales, gobierno, comunidad, asociaciones sin fines de lucro, empresas competidoras, proveedores y medios masivos de comunicación), a fin de proyectar ante ellos una imagen real y favorable de la organización que permita ganarse su aceptación y apoyo, con objeto de que estos dos factores contribuyan a que la empresa pueda cumplir sus objetivos […] (Ríos 2006, p.112) Entonces los objetivos centrales del proceso de Relaciones Públicas son: objetivos de información (orientados a aportar información para reducir la disonancia en el público o aportar información que permita que los públicos sean conscientes sobre determinada situación o factor) y objetivos de motivación (encaminados a modificar actitudes y ejercer cierta influencia en el comportamiento del público). Wilcox, Cameron y Xifra (2007, p.202) mencionan como ejemplo la campaña contra el hambre realizada en Wisconsin, cuyos objetivos eran: 1. Aumentar la conciencia del hambre en Wisconsin en el público (objetivo de información). 2. Enlistar a más voluntarios (objetivo de motivación). 3. Conseguir más fondos para luchar en el estado (objetivo de motivación). Como se observa en el ejemplo citado, el establecimiento de objetivos de información debe acompañarse de objetivos de motivación que permitan, a través de acciones Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 22 concretas por parte del público, medir el logro de los objetivos (la forma en la cual se evalúan los objetivos se abordará más adelante, en el apartado 1.2.5. Evaluación). Aunque parezca reiterativo, es importante recordar que el establecimiento de los objetivos debe corresponder a los datos obtenidos en la investigación, considerando las características de la empresa (marca o persona), para poder disminuir sus debilidades y potencializar sus fortalezas. De lamisma forma se debe reconocer el marco (el ambiente exógeno de la organización donde se localizan sus clientes, competidores, gobierno y la opinión pública) en el cual realiza sus actividades para identificar sus oportunidades y amenazas. 1.2.3. Estrategias Posterior al establecimiento de los objetivos se procede al diseño de las estrategias, cuya función principal es la de identificar y disponer los recursos necesarios para el cumplimiento de los objetivos. En otras palabras, se debe responder al cómo, cuándo y dónde, considerando las capacidades del departamento de Relaciones Públicas, de la organización (marca o persona), así como las necesidades del público o públicos involucrados. Diseño de la estrategia. Autor: Geralt, tomado de: http://1.bp.blogspot.com/- BGMAgiXbz74/UeqC0YmJ7- I/AAAAAAAALOA/Eo_UDrlnoLk/s1600/pr esentaci%C3%B3n-trabajo-equipo- empresa-plan.jpg El diseño de la estrategia debe contemplar la siguiente información: 1. Identificación de los públicos de la empresa (marca o persona). 2. Situación o problema con los diferentes públicos (una síntesis del problema, así como de los antecedentes que detonaron el problema o la situación presente). 3. Objetivos generales http://1.bp.blogspot.com/- Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 23 4. Políticas generales (orientan las acciones y establecen los parámetros o lineamientos a considerar en la toma de decisiones en lo relativo a los comunicados). 5. Objetivos para cada uno de los públicos a considerar. 6. Políticas para cada uno de los públicos a considerar. 7. Líneas de acción o actividades para cada uno de los públicos (orientaciones generales). 8. Identificación de los recursos o medios necesarios para llevar a cabo las actividades o acciones establecidas. En la elaboración de la estrategia se deben considerar los datos obtenidos en la investigación, así como los objetivos establecidos a fin de que exista congruencia y se potencialice el beneficio de la función de Relaciones Públicas en la empresa, organización, marca o persona. Se deben elaborar diversas estrategias, contemplando que son grandes orientaciones que establecen directrices de acción (las actividades específicas serán contempladas en la fase de implementación); en este sentido, es vital evaluar la viabilidad de las estrategias de acuerdo a los recursos disponibles, para seleccionar sólo aquellas que ofrezcan los resultados deseados. 1.2.4. Implementación La estrategia diseñada debe ponerse en práctica. A este proceso se le conoce como implementación. La implementación se centra en las actividades, los recursos y los tiempos en que deben ser realizadas para la consecución de los objetivos establecidos. Tal y como lo señala Ríos (2006, p.102), se debe diseñar “un plan para un periodo determinado y con objetivos bien definidos, en el que se precisan las actividades que habrán de llevarse a cabo para alcanzarlos, los medios que se utilizarán para realizarlos y la fecha de iniciación y terminación de cada una”. Plan para un período determinado. Sin autor; tomado de: http://recursostic.educacion.es//bancoimag enes/ArchivosImagenes/DVD03/CD02/h18 504_m.jpg En este sentido, se debe establecer: 1. Plan de Relaciones Públicas para un periodo específico (señalar la duración; generalmente se establece en un año). http://recursostic.educacion.es/bancoimag Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 24 2. Especificar por cada público: Actividades, duración o fecha de iniciación, recursos y mensaje clave. Se debe recordar que la implementación de cada estrategia se sustenta por acciones específicas (tácticas, tema que se abordará en la Unidad 2); en el caso de las Relaciones Públicas, se suelen implicar acciones, herramientas y recursos de comunicación. Para garantizar que la implementación contenga un orden lógico se puede esquematizar en una tabla: Relaciones Púbicas con estrategia (especificar el público). Especificar la estrategia a implementar: Atendiendo a los objetivos centrales del proceso de Relaciones Públicas (de información y motivación) la implementación deberá contener un mensaje clave para cada uno de los públicos. Actividades Enumerar las actividades necesarias para llevar a cabo la estrategia y alcanzar los objetivos establecidos. Sirven de parámetro para identificar los recursos involucrados. Duración o fecha de iniciación Especificar por cada una de las actividades enumeradas la fecha de iniciación, así como la duración. Es importante considerar, en el momento de enlistar las actividades, que se cuente con un orden cronológico, ya que el proceso debe ser consecutivo por medio de un orden lógico. Medios o recursos a utilizar Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 25 Se especifican los recursos necesarios para implementar cada una de las acciones establecidas. Deben considerarse los recursos y capacidades de la organización, marca o persona. Deberá incluir medios de comunicación adecuados para el público en cuestión. Mensaje Clave Se específica la temática central y se sintetiza en una frase que sea capaz de motivar al público y adaptada a los medios de comunicación seleccionados. (La “gran” idea debe ser flexible para adaptarse a los distintos medios). Otro de los elementos a contemplar en la implementación de la estrategia es el presupuesto, esto es, indicar la cantidad de dinero necesario para realizar cada acción. Por lo general los presupuestos son aprobados por la dirección, por lo que el (la) relacionista público(a) deberá poner a prueba sus habilidades de persuasión y negociación para obtener el presupuesto óptimo que le permita realizar su labor. La importancia de considerar el presupuesto dentro de la implementación, además que determina y limita la elección, duración de las actividades y los recursos, es que los gastos estimados establecen también parámetros para la evaluación. Presupuesto. Sin autor; tomado de: http://recursostic.educacion.es//bancoimag enes/ArchivosImagenes/DVD01/CD05/h46 50_m.jpg http://recursostic.educacion.es/bancoimag Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 26 1.2.5. Evaluación Se ha mencionado que las Relaciones Públicas son también una función administrativa; dentro del proceso administrativo se encuentra la fase de control, la cual justamente se refiere a la evaluación de los efectos obtenidos por medio de la implementación. La evaluación permite identificar la diferencia existente entre la situación deseada (los objetivos) y la situación obtenida (posterior a la implementación), esto es, se mide el desempeño que ha alcanzado la implementación de la estrategia y, en caso de existir una divergencia entre los resultados obtenidos y los planeados, la evaluación dará pie a iniciar un nuevo proceso: Imagen 03. Fases del proceso de las Relaciones Públicas Como se ha mencionado, los objetivos de las Relaciones Públicas pueden ser informativos y motivacionales, por lo tanto, su medición será más compleja en el sentido que debe traducirse la respuesta del público en datos objetivos. Al respecto, cabe señalar los aportes del Dr. Walter Lindemann(citado por Black 2002, p.150), los cuales tratan de implementar un enfoque más científico en la práctica de las Relaciones Públicas para medir y valorar correctamente el outcome (resultados o consecuencias) de los programas de Relaciones Públicas. Las herramientas que pueden utilizarse para medir el outcome, sugeridas por el Dr. Lindemann, son: 1. Realizar encuestas antes y después de la implementación de las estrategias. 2. Utilización de métodos discretos de obtención de datos como observación, participación y hacerse pasar por un encuestado (como algunas empresas Investigación Objetivos Estrategias Implementación Evaluación Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 27 implementan la figura del “cliente encubierto” o incognito para calificar el servicio al cliente). 3. Manejo de grupos de enfoque. 4. Realización de auditorías. 5. Establecimiento de métricas como indicadores de desempeño. El último factor a considerar es la evaluación del uso de recursos, el cual parte del presupuesto y considera la diferencia entre los gastos establecidos y los gastos realizados; recordar que no se trata de ahorrar, sino de ser eficaz. Si por el contrario, los gastos realizados superan el costo estimado, es muy probable que indiquen una incorrecta implementación de la estrategia, esto es, un error en la planeación de tiempos y recursos, lo cual requiere una acción correctiva. Evaluación del uso de recursos. Autor: Geralt, tomado de: http://1.bp.blogspot.com/-Z0wnkj- Ep1w/UfuAmgfUsPI/AAAAAAAALog/t0G4 Lupqgw8/s1600/estructura-empresarial- roles-estructura-cargos- responsabilidades.jpg Si bien la evaluación indica los errores, las fallas o los puntos débiles en el proceso para reducir las desviaciones que obstaculicen la consecución de los objetivos, también ayuda a reconocer el éxito obtenido por medio de la implementación gracias a un proceso y ejecución adecuado y minucioso que no sólo alcanza los objetivos definidos, sino que logra superar los estándares establecidos, por lo que es valioso considerar métodos de felicitación y reconocimiento para los miembros involucrados (acción que por sí misma constituye una acción de Relaciones Públicas) a fin de mantener su nivel de motivación, integración y lealtad con la organización, mejorando el rendimiento futuro. En el desarrollo del proceso de las Relaciones Públicas, una de las herramientas principales de la actividad es la comunicación, la cual debe ser planificada para garantizar la dirección de las conductas, actitudes u opiniones del público a favor de la empresa y en relación a los objetivos propuestos. Una de las funciones que se destaca es la de realizar mensajes claves, los cuales deben de ejercer impacto en el público Medios de • Masivos • Internos http://1.bp.blogspot.com/-Z0wnkj- Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 28 (como en el caso de la Campaña contra el hambre realizada en Wisconsin); de acuerdo al modelo básico de comunicación se establece que el proceso comunicativo se compone por: emisor, mensaje, canal, y receptor, donde el mensaje y el canal actúan en forma complementaria, por lo cual la selección del canal adecuado para el mensaje emitido y considerando las características del público, garantizará que la comunicación sea efectiva. Además de los medios de comunicación masivos, las Relaciones Públicas emplean otro tipo de medios (como los medios de comunicación internos). Las relaciones públicas y los medios de comunicación. 1.3. Manejo de los medios de comunicación La puesta en práctica de las técnicas o estrategias de Relaciones Públicas implica acciones, herramientas y recursos de comunicación. Asimismo, se ha comprendido que la labor principal del (la) relacionista público(a) se centra en aspectos comunicacionales, por lo cual se deben de contar con los conocimientos necesarios para seleccionar los medios de acuerdo a la intención o los objetivos. Como se ha visto, los objetivos centrales de las estrategias de las Relaciones Públicas son de índole informativa o motivacionales. Al respecto algunos autores, como es el caso de Victor Gordoa (1999), hablan de la dramatización de la imagen, la cual es una de las herramientas del (la) relacionista público(a) en la construcción del mensaje; la dramatización presenta la vida emotivamente con objeto de informar y persuadir, se centra en la exaltación de los valores emotivos para alcanzar una mayor memorabilidad de un mensaje en las audiencias. Se reconoce que la mayoría de las decisiones del público son tomadas a nivel emocional y no racional, por lo que un mensaje que sea construido considerando técnicas motivacionales y de actitud, así como el uso de la semiótica, será más eficaz debido a que: estimula la imaginación, refuerza la credibilidad, aumenta el interés por parte de su público, y crea identificación. Ahora bien, recuerda que el medio es el mensaje también, de tal forma que no basta construir un mensaje eficaz, sino comunicarlo por el medio apropiado. Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 29 Cada medio de comunicación cuenta con características intrínsecas, las cuales pueden alimentar o reducir el impacto del mensaje, por lo que será vital considerarlas. Precisamente por ello, en este tema se hablará sobre la importancia del manejo de medios de comunicación, así como el uso que las Relaciones Públicas le dan a los medios de comunicación (no son los mismos usos para la publicidad que para las Relaciones Públicas); y finalmente, la forma en la cual se establece el contacto con los medios de comunicación y el entrenamiento necesario en los medios de comunicación para contar con una comunicación efectiva. Un manejo adecuado de los medios de comunicación implica seleccionar el adecuado. Políptico, autor: Óscar Javier Estupiñán Estupiñán; tomado de: http://recursostic.educacion.es//bancoimagen es/ArchivosImagenes/DVD04/CD06/1763 3 7_m_1.jpg Para saber más Dramatización de la imagen Si quieres saber más sobre la Dramatización de la Imagen, consulta el siguiente recurso: Gordoa, V. (1999). El poder de la imagen pública. México: Grijalbo. 1.3.1. Importancia del manejo de medios de comunicación El siglo XXI (y finales del XX) se ha caracterizado por el incremento de los medios de comunicación, los cuales cuentan con características sui generis que han hecho arcaica la tipología en BTL y ATL3, como es el caso de las herramientas comunicacionales brindadas por internet: las redes sociales, los blogs, páginas web, entre otros. Si bien se presentan como un mundo de oportunidades para el (la) relacionista público(a), también pueden ser un mundo de errores (como ya lo han experimentado algunas empresas); la gran variedad de medios de comunicación impresos, orales, visuales y digitales provocan que el (la) relacionista público(a) deba incluir en su gama de conocimientos aquellos relacionados con las características intrínsecas de cada medio para tomar decisiones acertadas que le permitan alcanzar sus objetivos, considerando el presupuesto dispuesto por la empresa, marca o persona, y optimizando los recursos. 3 BTL: Below the Line, se refiere a los medios selectivos de comunicación. ATL: Above the Line, se refiere a los medios masivos de comunicación. http://recursostic.educacion.es/bancoimagen Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas CienciasSociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 30 La importancia del manejo de los medios de comunicación para el (la) relacionista público(a) radica en la correcta selección de los medios de comunicación acorde al público que se desea impactar, así como al presupuesto establecido. Para saber más Comité de Información Pública Si quieres saber más sobre el Comité de Información Pública, consulta el siguiente recurso: Sanchez, R. (2007). Campañas propagandísticas: su uso en la formación de la opinión pública. El caso del Comité de Información Pública de los EEUU durante la Primera Guerra Mundial. Disponible en: www.ehu.eus/ojs/index.php/Zer/article/download/3582/3210 Relaciones Públicas a nivel internacional Si deseas conocer sobre un programa de Relaciones Públicas a nivel internacional, se te recomienda la siguiente lectura: OMS (2004). Estrategia mundial sobre régimen alimentario, actividad física y salud. Disponible en: http://www.who.int/dietphysicalactivity/strategy/eb11344/strategy_spanish_web.pd f 4 La palabra super, se refiere a una cenefa ya sea publicitario o informativa, que se integra en un anuncio televisivo. http://www.ehu.eus/ojs/index.php/Zer/article/download/3582/3210 http://www.ehu.eus/ojs/index.php/Zer/article/download/3582/3210 http://www.who.int/dietphysicalactivity/strategy/eb11344/strategy_spanish_web.pdf http://www.who.int/dietphysicalactivity/strategy/eb11344/strategy_spanish_web.pdf http://www.who.int/dietphysicalactivity/strategy/eb11344/strategy_spanish_web.pdf Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 31 Actividad 1. Medio y mensaje clave La actividad a realizar vincula los temas 1.2.1. Objetivos, 1.2.3. Estrategias, 1.2.4. Implementación, y 1.3.1. Importancia del manejo de medios de comunicación. El objetivo es identificar la variedad de medios de comunicación que se pueden emplear para una actividad específica, así como el valor de establecer un mensaje clave que sea capaz de crear reacciones en el público. Asimismo, el objeto de la actividad es iniciar un entrenamiento para realizar programas de Relaciones Públicas más complejos. Sigue los pasos descritos a continuación: 1. Lee detenidamente los temas: • 1.2.1. Objetivos • 1.2.3. Estrategias • 1.2.4. Implementación y • 1.3.1. Importancia del manejo de medios de comunicación 2. Busca una campaña publicitaria en medios impresos o en Internet y realiza lo siguiente: a. Identifica el objetivo de la campaña. b. Identifica el público o públicos involucrados. c. Crea el mensaje clave para cada uno de los públicos. d. Identifica los medios de comunicación utilizados. e. Valora el éxito de la campaña. 3. Envía tu archivo a la sección Actividad 1. Medio y mensaje clave, con la siguiente nomenclatura: IREP_U1_A1_XXYZ. Sustituye las XX por las dos primeras letras de tu primer nombre, la Y por la inicial de tu apellido paterno, y la Z por la inicial de tu apellido materno. 4. Espera la retroalimentación de tu docente en línea. De ser necesario, ajusta tu documento con base en los comentarios de y vuélvelo a enviar a la sección correspondiente. Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 32 1.3.2. Medios de comunicación, estructura y uso para las relaciones públicas Existe un amplio mundo de oportunidades en cuanto a medios de comunicación se refiere, por lo que observar sus características resulta fundamental para la función de Relaciones Públicas. Debido a que el tipo de comunicación establecido mantiene una relación directa con los objetivos definidos, recuerda que la comunicación podrá ser interna o externa, dependiendo del público en cuestión, por lo se clasificarán los medios dependiendo del público al cual van dirigidos: Medios internos de comunicación: Cada empresa cuenta con medios oficiales para establecer una comunicación tanto descendente como ascendente; algunos ejemplos son: 1. Informe anual: Permite identificar la situación administrativa de la empresa. Debido a los cambios en las exigencias del público, algunas empresas han decidido incluir sus informes anuales en sus sitios web con el objeto de mostrar transparencia e incrementar su reputación, por lo cual, dependiendo de las decisiones corporativas, el informe anual puede ser un medio interno o un medio mixto (tanto interno como externo). 2. Manual de bienvenida: Representa uno de los medios más importantes de la comunicación interna, ya que contiene información como: Misión, Visión, Valores, Políticas de la empresa, así como las prestaciones otorgadas por parte de la empresa y específica las funciones a realizar por los miembros de la organización. Se considera el medio idóneo para brindar información importante para el colaborador a fin de establecer relaciones saludables basadas en la comunicación y la información. Puede dirigirse a los colaboradores y a los distribuidores, por lo que el contenido deberá adaptarse en relación a su público. 3. Mural o tablero de anuncios: Usualmente es un tablero de corchos cuyo objetivo es proporcionar mensajes públicos para los miembros de la organización, es importante considerar en la utilización de este medio: a. La ubicación (debe estar en un lugar donde generalmente transitan los colaboradores o se reúnen para garantizar su lectura; no se recomienda que se ubique cerca de los lugares donde el personal registre su entrada o salida, ya que puede generar distracción); 2. El atractivo del mensaje (evitar enviar mensajes con el título: “Aviso importante” continuamente, ya que perderá importancia y No olvides revisar el documento Criterios de evaluación de actividades U1 para considerar los criterios descritos en tu trabajo. Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 33 provocará confusión en el público al desconocer si ya lo leyó o es un mensaje nuevo; el atractivo no sólo debe provocar que sea visto el mensaje, sino que sea leído y comprendido). b. Actualizado (los mensajes que se emiten por este medio cuentan con una caducidad, por lo cual el responsable deberá retirar aquellos mensajes que ya no son vigentes y renovarlos continuamente para garantizar la credibilidad del medio). Este medio brinda la posibilidad de ser un medio de comunicación descendente y horizontal cuando se le permite al colaborador que publique algunos mensajes, por lo cual puede ser un medio integrador mejorando el clima de trabajo. 4. Entrevistas personales: Uno de los medios para demostrar interés a los asuntos y problemas de los miembros organizacionales son las entrevistas personales, pues establecen comunicación bidireccional y pueden proporcionar información para realizar una investigación más profunda en relación a los temas abordados en la entrevista, así como esclarecer malos entendidos o interpretaciones generadas por la información distribuida en otro medio. 5. Cartas y circulares: Se emplean para comunicados especiales como felicitaciones o cambios administrativos en la empresa, e incluso el inicio de eventos que modificarán el funcionamiento de la empresa por un periodo determinado. Se recomienda que vayan dirigidas al nombre de la persona evitando: “A quien corresponda”, ya que es una forma impersonal de comunicación. 6. Publicaciones empresariales: Pueden ser revistas o periódicos internos avalados y difundidos por la organización con el objetivo de dar información a los miembros organizacionales sobre la empresa, loscambios en el mercado, así como noticias de la empresa. Pueden ser una fuente de identificación e integración cuando se incluye información que se considere del interés de los miembros organizacionales y/o cuando se permite que los colaboradores publiquen artículos elaborados por ellos. 7. Comunicaciones orales: Pueden ser juntas o conferencias. Son medios que permiten la retroalimentación, así como aclarar dudas, o abordar temas específicos tanto de la dirección como de los miembros involucrados (cuando el caso lo requiera se puede tener la participación de públicos internos y externos, por lo que también se considera un medio mixto). En este caso se recomienda redactar una minuta de junta y compartirla con los interesados para que puedan prepararse para la junta. En el caso de las conferencias, también se debe realizar un documento que contenga los temas a abordar en la conferencia y difundirlo con la finalidad de garantizar la asistencia de los invitados (las conferencias también pueden ser un medio mixto, dependiendo de sus objetivos, estructura y participantes). Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 34 8. Intranet: Se refiere a la red interna (creada por ordenadores privados que utilizan tecnología Internet) establecida por la empresa, para comunicar información o para ejecutar sistemas operativos. Debido a su gran alcance e inmediatez, resulta vital para establecer canales de comunicación bidireccionales. Es importante mencionar que cada mensaje emitido será considerado como oficial, por lo cual se deberá tener en cuenta el tono comunicacional, así como la información contenida, recordando que en este tipo de sistemas existe la huella digital que deja registro de las comunicaciones realizadas y es casi imposible de borrar. Estos son algunos ejemplos de los medios internos con los que puede contar una empresa, pero dependiendo de los presupuestos y de la creatividad del (la) relacionista público(a) puede establecerse más como: folletos, boletines, anexo al sobre de sueldos o dividendos, eventos especiales, entre otros. Medios externos de comunicación: Los medios externos de comunicación se encuentran íntimamente ligados al entorno en el cual se desenvuelve la empresa (marca o persona); éstos están determinados por su entorno exógeno, por lo cual pueden ser medios locales, nacionales o internacionales. En general se encuentra la presencia de: 1. Periódicos: Pueden contener información general o especializada (como finanzas, deportes, entre otros), por lo que se encuentran íntimamente ligados a una comunidad. El formato del periódico puede variar (asabanados, tabloide, berliner o arrevestido), así como su periodicidad (diario, semanal o quincenal) y su cobertura (local, estatal, nacional o internacional). Generalmente los espacios están determinados por centímetros lineales, planas completas o fracciones de éstas, y es necesario contemplar el lugar en el que se ubica la publicación, las tintas utilizadas e inclusive la fecha de publicación. De acuerdo a Wilcox, Cameron & Xifra (2007, p.351), el 80% de los ingresos de los periódicos se obtiene a partir de la publicidad y el 20% restante Periódicos (prensa escrita). Sin autor, tomado de: http://recursostic.educacion.es//bancoimagen es/ArchivosImagenes/DVD01/CD02/h3821_m .jpg http://recursostic.educacion.es/bancoimagen Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 35 por venta a los lectores, por lo que él (la) relacionista público(a) al momento de enviar un comunicado que desea sea publicado, debe considerar los intereses del periódico para convencer al director de que la información proporcionada es valiosa para su público. 2. Revistas: El contenido de las revistas principalmente se basa en una temática definida de tal forma que pueden ser dirigidas a hombres, mujeres, niños o jóvenes. Las características que el (la) relacionista público(a) debe considerar en la elección y evaluación del medio son: el formato (estándar, tabloide o pequeño), su periodicidad (semanal, quincenal, mensual, bimestral o trimestral), su cobertura (estatal, nacional o internacional), así como el tamaño de la publicación y el número de tintas requeridas, el lugar en el cual se desea sea insertado y la circulación de la revista. Debido a que la temática de las revistas limita su contenido, los directores del medio buscan nuevas ideas, en ocasiones incluyen cupones para que el público aporte temas que le gustaría fueran tratados; es justamente aquí donde la labor del (la) relacionista público(a) debe centrarse, esto es, puede enviar sugerencias o establecer un vínculo que le permita enviar material acorde al público y estilo de la revista para garantizar su publicación. Revistas. Venta de revistas en el mercado de Asuán, Egipto. Sin autor, tomado de: http://recursostic.educacion.es//bancoimagen es/ArchivosImagenes/DVD16/CD03/26882 137_m_1.jpg http://recursostic.educacion.es/bancoimagen Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 36 3. Radio: Es un medio de comunicación al cual se recurre con mucha frecuencia, ya que sólo requiere de ser escuchado, por eso en muchos casos se dice que es un medio que acompaña al público (en el automóvil, en la casa, en los viajes y otras actividades). Aunque en la mayoría de la literatura se hable de la radio como un medio de comunicación, en realidad de lo que se debe hablar es de emisoras radiofónicas que son las que llevan a cabo las transmisiones del contenido, considerando sus objetivos e intereses corporativos. Los elementos que se deben observar en su elección es su formato (AM, FM y digital), su contenido (diverso o segmentado), su cobertura (local, estatal, nacional o internacional) así como el rating (tanto de la emisora como de sus programas), el horario y el día de la trasmisión deseada. Considerando los objetivos de Relaciones Públicas, se debe aprovechar y seleccionar las posibilidades comunicacionales que ofrece la transmisión radiofónica como: • Noticias (se envía la información por medio de un comunicado de prensa atendiendo los intereses de la emisora y los objetivos del (la) relacionista público(a)); • Talk shows (o entrevistas, se reconoce la influencia del líder de opinión, así como las características de su público, para que el director de la empresa o algún alto ejecutivo, o en su caso, el (la) mismo(a) relacionista público(a) sea entrevistado(a) por el líder de opinión con el objeto de Cabina de radio. Autor: Pilar Acero López, tomado de: http://recursostic.educacion.es//bancoimagen es/ArchivosImagenes/DVD08/CD02/14024 43_m_1.jpg http://recursostic.educacion.es/bancoimagen Relaciones públicas Unidad 1. Fundamentos de las relaciones públicas Ciencias Sociales y Administrativas | Licenciatura en Mercadotecnia Internacional 37 brindar información sobre las acciones de Relaciones Públicas establecidas por la empresa, marca o persona); y • Anuncios de servicio público (cuando las acciones de Relaciones Públicas incluyan aspectos de responsabilidad social corporativa, el (la) profesional puede aprovechar estos espacios para difundir las labores realizadas o su apoyo a una causa determinada en beneficio de la comunidad). 4. Televisión: La televisión, al combinar audio con la imagen, tiene mayor impacto en
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