Gestion de cobranzas con Excel - Renata Salamanca

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INGENIERÍA 
Y GESTIÓN
INGENI
Y GEST
Gestión
Excel
Cobranzas
con
de
Ges� ón de Cobranzas con Excel
Autor: Ing. Johnny Pacheco Contreras
© Derecho de autor reservado 
 Empresa Editora Macro E.I.R.L.
© Derecho de edición, arte gráfi co y diagramación reservados 
 Empresa Editora Macro E.I.R.L.
 
Edición a cargo de:
Empresa Editora Macro E.I.R.L.
Av. Paseo de la República 5613 – Mirafl ores
Lima - Perú
 (511) 719-9700
 ventas@editorialmacro.com
  h� p://www.editorialmacro.com
Primera edición: Marzo 2011 - 1000 ejemplares
Impreso en los Talleres Gráfi cos de 
Empresa Editora Macro E.I.R.L.
Lima - Perú 
ISBN Nº 978-612-304-054-3
Hecho el Depósito Legal en la Biblioteca Nacional del Perú Nº 2012-03572
Prohibida la reproducción parcial o total, por cualquier medio o método de este libro sin 
previa autorización de la Empresa Editora Macro E.I.R.L.
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ING. JOHNNY PACHECO CONTRERAS
Ingeniero Industrial egresado de la Universidad Nacional de Ingeniería. Cuenta con la cer� fi cación 
Microso� MCAS: Microso� Cer� fi edApplica� onSpecialis� or Excel® 2007.
Ha desempeñado funciones en empresas transnacionales como analista en el área Comercial, Post-
Venta, Cobranzas y Riesgos. 
Posee una experiencia de 13 años como docente en cursos de Microso� Offi ce, diseño de páginas web, 
cómputo general y sistemas opera� vos.
De manera independiente ha desarrollado aplicaciones “VBA for Excel” para las empresas Arte Tex� l 
La� no S.A., Servicios Legales Vidal & Vidal y Productos Tissue del Perú S.A.
Actualmente se desempeña como docente en el Ins� tuto Sistemas UNI de la Universidad Nacional de 
Ingeniería e Ins� tuto Cibertec – Grupo Educa� vo UPC.
Dedicatoria
A mis padres Don Marcelino y Doña Ana, con todo 
mi amor y cariño,por ser mi modelo a seguir, por 
ser bondadosos, llenos de paz y sabiduría y a mis 
hermanos J.
Agradecimiento
Quiero darle gracias a un amigo que conocí trabajando 
en el área de cobranza, Luis Narváez Contreras que 
actualmente es jefe de cobranza de una empresa 
transnacional.
Y también a mi amigo Víctor Lavado Flores, Jefe de 
cobranza de la empresa Servicios Legales Vidal & Vidal.
Y a los trabajadores de la empresa Vidal & Vidal que 
fueron capacitados en el uso de la herramientas de 
Excel para mejorar la ges� ón de cobranza.
Felicitar a los ingresantes a la facultad de ingeniería 
industrial y de sistemas de la Universidad Nacional de 
Ingeniería periodo 2012-1, que fueron capacitados en 
Microso� offi ce 2010.
Sobre todo al estudiante Depaz Alegre, Emor y Damian 
por obtener la mayor nota en la capacitación, además 
a los que culminaron todo el curso aprobándolo con 
altas califi caciones, Roberto Dávila, Brenda Fajardo, 
Erick García, Luis Lino, Hernán Mamani, Silvana Soto, 
Jean Rafael y Carlos Vicente.
Quiero agradecer a los docentes por su aporte y apoyo 
Humberto Coveñas, José Villanueva, Edison Reátegui y 
en especial al Gerente General de la empresa JH&CE 
Ingenieros SAC Cesar Echevarria por su gran apoyo 
desinteresado.
Introducción
Excel es un programa de hojas de cálculo de Microso� Offi ce que se puede usar para hacer un seguimiento 
de las cuentas por cobrar, crear modelos para analizar datos, escribir fórmulas para realizar cálculos con 
dichos datos, dinamizar los datos de diversas maneras y presentarlos en una variedad de gráfi cos con 
aspecto profesional. 
Vea lo que ha cambiado en Excel 2010 y por qué los cambios ayudan a crear mejores hojas de cálculo 
en menos � empo. Cuando pruebe el nuevo diseño, descubrirá que � ene sen� do la forma en que se han 
agrupado los comandos que ya sabe u� lizar.
O quizás ha trabajado en Excel 2010 un par de veces, pero sigue preguntándose cómo se llevan a cabo 
algunas de las tareas básicas, por ejemplo, desplazarse por las celdas de una hoja de cálculo, seleccionar 
una celda o rango con� nuos o discon� nuos, cómo se escriben diferentes � pos de datos, cómo se 
modifi can o cómo se agregan y eliminan columnas y fi las que sobran.
Conocerá los diferentes � pos de referencias de celdas y cuándo usarlas al copiar fórmulas: rela� vas, 
absolutas y mixtas.
Los reportes son necesarios para que los gestores de cobranza trabajen efi cientemente, además de 
brindarle información para tomar una estrategia. Esto permite generar la información necesaria para 
diseñar y administrar el fl ujo de trabajo de su estrategia de cobranzas usando las funciones lógicas, 
búsqueda y las herramientas ordenar, subtotales, informes de tabla dinámica y segmentación de datos.
La rotación de cartera establece el número de veces que las cuentas por cobrar giran, en promedio de 
un período determinado de � empo generalmente un año. El indicador de rotación de cartera permite 
conocer la rapidez de la cobranza, se puede preparar usando funciones lógicas, gráfi cos y minigráfi cos.
El Análisis de Cartera consiste en estudiar el comportamiento de las cuentas por cobrar al cierre del mes 
y/o los históricos de cierre de la cartera deudora.
Para ello, se realiza primero un enriquecimiento de información para luego segmentar la cartera según 
las reglas de ordenamiento que surjan de dicho análisis. Con el resultado obtenido, se categorizarán las 
deudas con la fi nalidad de establecer una estrategia de ges� ón diferenciada según sea el caso. 
¿Le ocurre que repite las mismas acciones una y otra vez en las hojas de cálculo? ¿Sabía que puede 
crear macros de modo que Excel haga las tareas repe� � vas? Las macros son conjuntos de instrucciones 
basadas en acciones que graba cuando trabaja en una hoja de cálculo. Al grabar una macro, puede volver 
a usarla cuando sea necesario.
En el úl� mo capítulo conocerá la herramienta PowerPivot para Excel es un complemento que puede usar 
para realizar efi caces análisis de datos en Excel 2010, al � empo que lleva la inteligencia empresarial de 
autoservicio a su escritorio. PowerPivot para Excel incluye una ventana para agregar y preparar datos, y 
una pestaña de PowerPivot en la cinta de opciones de Excel que puede usar para tratar los datos de una 
hoja de cálculo de Excel.
ÍNDICE
CAPÍTULO 1
INTRODUCCIÓN A LA INTERFACE EXCEL 2010 ...............................................................................13
Novedades Excel 2010 ....................................................................................................................... 15
Cinta de opciones mejorada ....................................................................................................... 15
Minigráfi cos ................................................................................................................................ 15
Segmentación de datos............................................................................................................... 16
Nuevas funciones estadís� cas .................................................................................................... 16
Herramienta de modo de compa� bilidad ................................................................................... 16
Formato condicional ................................................................................................................... 16
Capacidades de fi ltro mejoradas ................................................................................................ 17
Pegar con vista previa dinámica .................................................................................................. 18
Nuevos límites de gráfi cos .......................................................................................................... 18
Grabación de macros para elementos de gráfi cos ...................................................................... 18
Mejoras en la interfaz de usuario del gráfi co .............................................................................. 18
Complemento de Microso� SQL Server PowerPivot para Excel .................................................19
Nueva versión de Solver ............................................................................................................. 19
¿Qué ha pasado con el menú Archivo? .............................................................................................. 19
Barra de herramientas de acceso rápido ........................................................................................... 20
Agregar un comando o grupo a la barra de herramientas de acceso rápido .............................. 21
Cinta de opciones ............................................................................................................................... 22
Usar la cinta de opciones ............................................................................................................ 23
¿Que hay en la cinta de opciones? ............................................................................................. 24
Más comandos pero sólo cuando se necesitan .......................................................................... 24
Más opciones si las necesita ....................................................................................................... 25
Agregar una fi cha personalizada ................................................................................................. 25
Quitar una fi cha personalizada ................................................................................................... 26
¿Dónde están los métodos abreviados de teclado? ................................................................... 27
Vista Diseño de página de Excel ......................................................................................................... 27
Elementos de Excel ............................................................................................................................ 28
Libro de Excel .............................................................................................................................. 28
Hoja de cálculo ............................................................................................................................ 28
Celda ........................................................................................................................................... 29
Rango .......................................................................................................................................... 29
La barra de � tulo......................................................................................................................... 30
La barra de fórmulas ................................................................................................................... 30
Cuadro de Nombre ..................................................................................................................... 30
Movimiento rápido en el libro .................................................................................................... 30
CAPÍTULO 2
CONCEPTOS BÁSICOS .....................................................................................................................33
Desplazarse ........................................................................................................................................ 35
Seleccionar rangos ............................................................................................................................. 36
Una única celda........................................................................................................................... 36
Un rango de celdas ..................................................................................................................... 36
Celdas no adyacentes o rangos de celdas ................................................................................... 37
Todas las celdas de una hoja de cálculo ...................................................................................... 37
Una fi la o una columna ............................................................................................................... 38
Filas o columnas adyacentes ....................................................................................................... 38
Filas o columnas no adyacentes .................................................................................................. 38
Selección especial ....................................................................................................................... 38
Edición de Formato ............................................................................................................................ 40
Fórmulas ............................................................................................................................................ 52
U� lizar operadores de cálculo en fórmulas ................................................................................ 52
Tipos de operadores ................................................................................................................... 52
Celdas Rela� vas, Absoluta y Mixta. .................................................................................................... 55
CAPÍTULO 3
REPORTES DE COBRANZA ..............................................................................................................59
Reporte por días de demora por documento legal ............................................................................ 61
Función Si .................................................................................................................................... 61
Reporte por cliente deudor y línea de negocio .................................................................................. 68
Ordenar datos en un rango ......................................................................................................... 68
Insertar subtotales en una lista de datos de una hoja de cálculo ............................................... 69
Resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen ................................................................ 73
Qué es un informe de tabla dinámica ......................................................................................... 73
Usar la segmentación de datos para fi ltrar datos de tablas dinámicas ....................................... 111
CAPÍTULO 4
INDICADORES DE COBRANZA ........................................................................................................117
Ra� os de Cobranza ............................................................................................................................ 119
Indicadores de Cobranza .................................................................................................................... 121
Gráfi cos de Cobranza ......................................................................................................................... 129
Tipos de gráfi cos disponibles ...................................................................................................... 130
Elementos de un Gráfi co ............................................................................................................. 131
Modifi car la posición de un gráfi co ............................................................................................. 132
Cambiar la vista del gráfi co entre fi las y columnas ..................................................................... 135
Girar un Gráfi co 3D ..................................................................................................................... 136
Dar Formato a Planos de un Gráfi co 3D ...................................................................................... 138
Formato a Planos Posteriores y Lateral ....................................................................................... 140
Dar Formato a los EJES ................................................................................................................141
Líneas de Cuadrículas.................................................................................................................. 145
Agregar un � tulo al gráfi co ......................................................................................................... 147
Agregar � tulos de eje .................................................................................................................. 148
Mostrar u ocultar la Leyenda ...................................................................................................... 149
Mostrar u ocultar e� quetas de datos de un gráfi co .................................................................... 150
Mostrar u ocultar Tabla de Datos ................................................................................................ 151
Cambiar Formato del gráfi co ...................................................................................................... 152
Crear dos conjuntos de porciones comparando deuda por mes ...................................................... 154
Crear un gráfi co que muestre la tendencia de la cuenta por Cobrar ................................................. 158
Crear gráfi cos de barra de medio de cobro y gráfi co de línea de obje� vo ......................................... 161
Crear gráfi co de tendencia cuando no se � ene información en algunos meses ................................ 169
Gráfi co de columnas con banda de indicador .................................................................................... 170
Crear gráfi cos que se actualizan al ingresar más datos ...................................................................... 179
Función DESREF .......................................................................................................................... 179
Crear gráfi cos usando controles de formularios o validación de datos ............................................. 185
Cómo u� lizar los controles de formulario en una hoja de cálculo para modifi car los datos del gráfi co. ... 187
Crear grafi co que muestre deuda por negocio en porcentaje vs deuda total. ................................... 192
Minigráfi cos ....................................................................................................................................... 197
¿Qué son los minigráfi cos? ......................................................................................................... 197
Ventajas del uso de minigráfi cos ................................................................................................. 197
Crear un minigráfi co ................................................................................................................... 198
Crear un minigráfi co con los valores de los gestores Jenny, Jacky y Jefrey. ................................ 201
CAPÍTULO 5
ANÁLISIS DE COBRANZA ................................................................................................................205
Análisis de facturas canceladas .......................................................................................................... 207
Concatenar .................................................................................................................................. 207
Derecha ....................................................................................................................................... 207
Izquierda ..................................................................................................................................... 208
Analizar la variación de la línea de negocio ....................................................................................... 213
Análisis de Total cartera ..................................................................................................................... 216
CAPÍTULO 6
AUTOMATIZACIÓN CON MACROS .................................................................................................229
Introducción a la Macros ................................................................................................................... 231
Herramienta de Seguridad ................................................................................................................. 232
Grabadora de Macros ........................................................................................................................ 233
Grabar una macro ....................................................................................................................... 234
Ejecutar la macro ........................................................................................................................ 236
Ejecutar una macro ..................................................................................................................... 236
Ejecutar una macro presionando una combinación de teclas de método abreviado con CTRL . 236
Ejecutar una macro haciendo clic en un botón de la barra de herramientas de acceso rápido . 237
Ejecutar una macro mediante un botón de un grupo personalizado de la cinta de opciones ... 238
Ejecutar una macro haciendo clic en un área de un objeto gráfi co ............................................ 240
Editor de Visual Basic ......................................................................................................................... 243
Partes de la ventana de Microso� Visual para Aplicaciones ....................................................... 244
Propiedades ................................................................................................................................ 245
Código ......................................................................................................................................... 246
Editar Macro ...................................................................................................................................... 247
Descripción de un procedimiento o macro ................................................................................. 248
Guardar libro que con� ene macro .............................................................................................. 249
Lenguaje de programación de Visual Basic ........................................................................................ 250
Objetos ....................................................................................................................................... 250
Propiedades y métodos .............................................................................................................. 250
Colecciones ................................................................................................................................. 250
Declaraciones de variables ......................................................................................................... 251
Tipos de variables ....................................................................................................................... 251
El Núcleo de VBA ........................................................................................................................ 253
Añadir un nuevo módulo de VBA ................................................................................................ 254
Quitar un módulo VBA ................................................................................................................ 255
Ejecutar Código VBA ................................................................................................................... 255
MsgBox ....................................................................................................................................... 255
Estructuras .................................................................................................................................. 262
Select Case ..................................................................................................................................263
For … Next ................................................................................................................................... 264
For Each...Next ............................................................................................................................ 266
Do...Loop ..................................................................................................................................... 268
Eventos del objeto Worksheet .................................................................................................... 270
Eventos del objeto Workbook ..................................................................................................... 271
Automa� zar procesos con cartera deudor al cierre del mes ...................................................... 274
Guardar la macro el archivo Personal.xlsb .................................................................................. 286
Iden� fi car depósitos de los clientes ............................................................................................ 287
Aplica� vo Ges� ón de Cobranza Telefónica ........................................................................................ 344
CAPÍTULO 7
POWERPIVOT PARA EXCEL .............................................................................................................375
Introducción a PowerPivot para Excel ................................................................................................ 377
Disfrute de cálculos rápidos y análisis de grandes volúmenes de datos ..................................... 377
Tome ventaja de las expresiones de análisis de datos ................................................................ 377
Sacar provecho de las habilidades existentes y caracterís� cas familiares de Excel .................... 377
Integrar los datos de casi todas las fuentes ................................................................................ 377
Acceder a los datos relevantes tecla rápidamente ..................................................................... 377
Trabajar de forma integrada a través de un navegador Web ...................................................... 377
Compar� r y colaborar en el análisis con los demás .................................................................... 378
Actualizar automá� camente las aplicaciones compar� das ........................................................ 378
Descubrir y aprovechar las soluciones existentes ....................................................................... 378
Rastrear y monitorear las aplicaciones de análisis en un panel de control central .................... 378
Instalar PowerPivot para Excel ........................................................................................................... 378
Requisitos de hardware y so� ware ............................................................................................. 378
Requisitos de hardware .............................................................................................................. 378
Requisitos de so� ware ................................................................................................................ 379
Ficha PowerPivot ............................................................................................................................... 382
Ventana de PowerPivot ...................................................................................................................... 384
Portapapeles ............................................................................................................................... 384
Obtener datos externos .............................................................................................................. 384
Informes ...................................................................................................................................... 385
Formato ...................................................................................................................................... 385
Ordenar y fi ltrar .......................................................................................................................... 385
Ver ............................................................................................................................................... 386
Agregar datos al libro PowerPivot ...................................................................................................... 386
Agregar datos u� lizando una tabla vinculada de Excel ............................................................... 386
Agregar datos u� lizando el Asistente para la importación de tablas .......................................... 389
Crear una conexión a una base de datos de Access.................................................................... 389
Crear relaciones entre tablas ............................................................................................................. 392
¿Qué es una relación? ................................................................................................................ 392
Requisitos para las relaciones ..................................................................................................... 394
Crear una columna calculada ............................................................................................................. 397
Cambiar el nombre de una columna calculada ........................................................................... 397
Para cambiar el nombre de una columna calculada existente o editarla ................................... 397
Descripción del rendimiento de las columnas calculadas ........................................................... 397
Crear una columna calculada para el análisis de la deuda en el rango de 10 a 90 días .............. 398
Crear una tabla dinámica a par� r de los datos PowerPivot ............................................................... 400
Agregar una tabla dinámica al análisis ........................................................................................ 400
Crear un gráfi co dinámico a par� r de los datos PowerPivot .............................................................. 404
111
CAPÍTULO
INTRODUCCIÓN A LA INTERFACE EXCEL 2010
OBJETIVO: 
Descubra cómo hacer lo que hacía antes a medida que se familiariza con el diseño y 
entender el nuevo aspecto de Excel 2010 y buscar comandos habituales en la cinta de 
opciones.
Se presenta una nueva versión de Excel 2010. También notará que hay nuevos elementos 
en la parte superior de la ventana.
Los menús y los botones anteriores de Excel 2003 han sido reemplazados por esta nueva 
cinta de opciones, con fi chas en las que puede hacer clic para llegar a los comandos, 
además el botón offi ce de Excel 2007 ha sido reemplazado por la fi cha Archivo de color 
verde. La cinta de opciones se pensó para facilitar el uso de Excel y la búsqueda de los 
comandos que más se utilizan.
Vea lo que ha cambiado y por qué los cambios ayudan a crear mejores hojas de cálculo en 
menos tiempo.
Cuando pruebe el nuevo diseño, descubrirá que tiene sentido la forma en que se han 
agrupado los comandos que ya sabe utilizar.
Conozca más detalles sobre el nuevo diseño y prepárese para trabajar con la nueva versión 
de Excel 2010.
TEMA:
 � Novedades Excel 2010.
 � ¿Qué ha pasado con el menú Archivo?
 � Barra de herramientas de acceso rápido.
 � Cinta de opciones.
 � Vista Diseño de página de Excel.
 � Elementos de Excel.
GESTIÓN Y METODOLOGÍA GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL 15
 • NOVEDADES EXCEL 2010
La nueva versión de Excel 2010 incorpora nuevas herramientas y características.
 • CINTA DE OPCIONES MEJORADA
Introducida en Excel 2007 por primera vez, la cinta de opciones permite al usuario encontrar fácilmente 
los comandos y las características que antes se incluían en complejosmenús y barras de herramientas. 
Aunque en Excel 2007 era posible personalizar la barra de herramientas de acceso rápido, no era 
posible agregar fi chas y grupos personalizados a la cinta de opciones. En Excel 2010, en cambio, se 
pueden crear fi chas y grupos personalizados y cambiar el nombre o el orden de las fi chas y grupos 
integrados.
 
 • MINIGRÁFICOS
Los minigráfi cos son un nuevo tipo de visualización en Excel 2010. Son gráfi cos de tamaño de celda 
pequeño utilizados para mostrar tendencias en series de valores mediante el uso de gráfi cos de líneas, 
columnas o ganancias y pérdidas. Los minigráfi cos permiten que el visor vea en una sola celda gráfi cos 
densos de información que aumentan en gran medida la comprensión de datos del lector. Muestran 
el “qué” y no el “porqué” de los datos.
 
Figura 1.0 Cinta de opciones mejorada.
Figura 1.1. Se pueden usar minigráfi cos para resumir 
visualmente las tendencias junto a los datos.
INTRODUCCIÓN A LA INTERFACE EXCEL 2010CAP. 116
 • SEGMENTACIÓN DE DATOS
La segmentación de datos facilita el fi ltrado y la interpretación de los datos. Mejoran las tablas 
dinámicas y funciones de cubos en un libro. Los sectores fi ltran datos de forma interactiva. Están por 
encima de la cuadrícula y se comportan como fi ltros de informe, por lo que se pueden enlazar a las 
funciones de cubos, gráfi cos dinámicos y tablas dinámicas para crear paneles o informes interactivos.
 
 • NUEVAS FUNCIONES ESTADÍSTICAS
La biblioteca de funciones de Excel mejoró en Excel 2010. Mejoró la precisión de las funciones, mejoró 
la coherencia con los nombres de función de Excel y las defi niciones con 50 nuevas funciones, y se 
agregó una nueva interfaz de usuario de funciones. Se implementaron nuevos algoritmos para mejorar 
la precisión de nuestras funciones matemáticas, fi nancieras y estadísticas.
 • HERRAMIENTA DE MODO DE COMPATIBILIDAD
Las nuevas características de Excel 2010 se deshabilitan cuando se abren versiones anteriores de Excel. 
Por ejemplo, las nuevas características de segmentación de datos y minigráfi cos de la versión 2010 se 
deshabilitan cuando se abre una versión anterior de Excel. Los libros creados en el formato de archivo 
de Excel 97-2003 (.xls) se abren automáticamente en modo de compatibilidad. Los libros creados 
en Excel 2010, pero que se destinan a otros usuarios que usan versiones anteriores de Excel, deben 
activar el modo de compatibilidad para evitar el uso accidental de funciones y características que son 
incompatibles con las versiones anteriores de Excel. Esto es muy importante para los usuarios que 
planean compartir libros con otros usuarios que aún no han migrado a Offi ce Excel 2007 o una versión 
posterior.
 • FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional permite que se hagan referencias a distintas hojas del libro (formato condicional 
entre hojas). Use el formato condicional para detectar y mostrar tendencias importantes, así como 
para resaltar excepciones de datos. Ahora están disponibles más estilos, opciones de barra de datos 
Figura 1.2. La segmentación de datos ofrece una forma muy visual para 
fi ltrar los datos de las tablas dinámicas.
GESTIÓN Y METODOLOGÍA GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL 17
y nuevos conjuntos de iconos. Las referencias a otras hojas de cálculo permiten reglas de formato 
condicional. El formato condicional almacena dependencias de las fórmulas usadas, por lo que ya no 
es necesario volver a evaluar todo el formato condicional con tanta frecuencia. Las tablas dinámicas 
o desplazamiento se actualizan con mayor rapidez, por lo que se pueden mostrar más rápidamente.
 
 • CAPACIDADES DE FILTRO MEJORADAS
Nuevo fi ltro de búsqueda. Cuando fi ltra datos en tablas, tablas dinámicas y gráfi cos dinámicos de 
Excel, puede aprovechar un nuevo cuadro de búsqueda que le permite encontrar rápidamente lo que 
necesita en las hojas de cálculo grandes. Por ejemplo, para encontrar un producto específi co en un 
catálogo que almacena más de 50.000 elementos, empiece a escribir el término de búsqueda y los 
productos correspondientes aparecerán instantáneamente en la lista. Puede restringir aún más los 
resultados si no selecciona el contenido que no desea ver.
 
Figura 1.3. En Excel 2010 se � ene acceso a más conjuntos de iconos, 
incluidos triángulos, estrellas y cuadros.
Figura 1.4. Buscar lo que necesita de manera rápida y efi caz 
es una necesidad básica.
INTRODUCCIÓN A LA INTERFACE EXCEL 2010CAP. 118
 • PEGAR CON VISTA PREVIA DINÁMICA
La característica de pegado con vista previa dinámica permite ahorrar tiempo cuando se reutiliza 
contenido en Excel 2010 o en otros programas. Permite obtener una vista previa de las distintas 
opciones de pegado, como Pega y conserva los anchos de columna de origen, Sin bordes o Mantener 
formato de origen. La vista previa dinámica permite decidir de manera visual el aspecto que tendrá 
el contenido pegado antes de pegarlo en la hoja de cálculo. Cuando se mueve el puntero sobre las 
opciones de pegado para obtener una vista previa de los resultados, se muestra un menú con los 
elementos que cambian en contexto para ajustar lo mejor posible el contenido que va a reutilizar. La 
información en pantalla ofrece información adicional que le ayudará a tomar la decisión adecuada.
 
 • NUEVOS LÍMITES DE GRÁFICOS
Es más fácil trabajar con gráfi cos en Microsoft Offi ce Excel 2007. Las mejoras específi cas incluyen 
nuevos límites de gráfi cos. En Microsoft Offi ce Excel 2007 puede tener hasta 32.000 puntos de datos 
en una serie de datos para gráfi cos 2-D. En Excel 2010, el número de puntos de datos en una serie de 
datos está limitado solamente por la memoria disponible. Esto permite a los usuarios, sobre todo a 
aquellos de la comunidad científi ca, visualizar y analizar de forma efi caz grandes conjuntos de datos. 
Se podrían producir errores de memoria si se calculan hojas de cálculo de 64 bits en un equipo de 32 
bits.
 • GRABACIÓN DE MACROS PARA ELEMENTOS DE GRÁFICOS
En Offi ce Excel 2007, la grabación de una macro mientras se aplica formato en un gráfi co u otro objeto 
no produce ningún código de macro. Sin embargo, en Excel 2010, se puede usar la grabadora de 
macros para grabar cambios de formato en gráfi cos y otros objetos.
 • MEJORAS EN LA INTERFAZ DE USUARIO DEL GRÁFICO
Las mejoras incluyen interactividad de gráfi cos dinámicos, mejoras de formato, mejoras de paridad y 
aumentos de límites. Haga doble clic en cualquier elemento de gráfi co y aparecerá el cuadro de diálogo 
del formato. El selector de elementos de gráfi co está disponible en la minibarra de clic secundario. Los 
rellenos de trama volverán a estar disponibles al aplicar formato en los gráfi cos. Ahora puede grabar 
Figura 1.5. Puede copiar y pegar el contenido o los atributos de celda 
específi cos desde el Portapapeles en una hoja de cálculo.
GESTIÓN Y METODOLOGÍA GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL 19
una macro para usar cambios de diseño y formato otra vez. Las mejoras de paridad se realizaron en 
las áreas de escala de los ejes, diseño, paridad visual y paridad de modelo de objetos. Los límites 
de tamaño de datos en los gráfi cos se quitan o se incrementan. Se quita el límite anterior de 32.000 
puntos por serie de datos en 2D. La memoria del equipo es el límite actual. El máximo de 256.000 
puntos de datos se ha quitado. El único límite es la memoria disponible y capacidad del equipo. Para 
obtener más información, vea el blog sobre mejoras adicionales en los gráfi cos en Excel 2010.
 • COMPLEMENTO DE MICROSOFT SQL SERVER POWERPIVOT PARA EXCEL
Si desea modelar y analizar grandes cantidades de datos, puede descargar el complemento de 
PowerPivot para Excel y trabajar con esos datos dentro de los libros de Excel. Al usar este complemento, 
puede combinar rápidamente datos de varios orígenes, incluidas bases de datos corporativas, hojas de 
cálculo, informes y fuentes. A continuación, puede explorar, calcular y resumir de forma interactiva los 
datos mediante el uso de tablas dinámicas,segmentaciones de datos y otras características de Excel. 
Cuando interactúe con los datos, observará que el tiempo de respuesta es rápido, independientemente 
de si trabaja con cientos de fi las o cientos de millones de estas. Si tiene acceso a Servicios de Excel en 
Microsoft SharePoint Server 2010, puede poner sus informes y análisis en un sitio de SharePoint para 
que otros usuarios de la organización puedan sacar provecho de su trabajo.
 • NUEVA VERSIÓN DE SOLVER
Excel 2010 incluye una nueva versión del complemento Solver, que se puede usar para buscar 
soluciones óptimas en los análisis de hipótesis. Solver tiene una interfaz de usuario mejorada, un nuevo 
Evolutionary Solver basado en algoritmos genéticos que controla modelos con cualquier función 
de Excel, nuevas opciones de optimización global, mejores métodos de optimización no lineal y de 
programación lineal, así como nuevos informes de viabilidad y linealidad. Además, el complemento 
Solver está disponible ahora en una versión de 64 bits.
 • ¿QUÉ HA PASADO CON EL MENÚ ARCHIVO?
El nuevo diseño de Microsoft Excel 2010 incluye la fi cha Archivo que reemplaza al Botón de Microsoft 
Offi ce incluido en la versión de Microsoft Excel 2007. El botón y la fi cha reemplazan al menú Archivo 
incluido en algunos programas de 2007 Microsoft Offi ce System y en Microsoft Offi ce 2003 y versiones 
anteriores.
Después de hacer clic en la fi cha Archivo, podrá ver la Vista Backstage de Microsoft Excel. La Vista 
Backstage es donde se administran los archivos y sus datos, creando, guardando, inspeccionando 
metadatos o información personal ocultos y confi gurando opciones. En síntesis, se trata de todo lo que 
se hace a un archivo que no se hace en él.
 
Figura 1.6. La fi cha Archivo es la fi cha de color verde en Microso� Excel 2010, ubicada 
en la esquina superior izquierda del programa de Microso� Excel 2010.
INTRODUCCIÓN A LA INTERFACE EXCEL 2010CAP. 120
 
 • BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO
La barra de herramientas de acceso rápido es una barra de herramientas que se puede personalizar y que 
contiene un conjunto de comandos independientes de la fi cha en la cinta de opciones que se muestra. 
Esta barra se puede mover desde una de las dos ubicaciones posibles y se le pueden agregar botones 
que representan comandos (haga clic en la barra de herramientas de acceso rápido y selecciona un 
comando que se desea agregar).
 
Figura 1.7 La Vista Backstage se puede abrir, guardar, imprimir, compar� r y administrar 
los archivos, así como confi gurar las opciones del programa.
Figura 1.8. La barra de herramientas de acceso rápido, que se encuentra sobre la cinta de 
opciones cuando se inicia Excel 2010 (también se puede mostrar debajo de la cinta de opciones).
GESTIÓN Y METODOLOGÍA GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL 21
En la barra de herramientas de acceso rápido se pueden agregar los botones de comando. 
 • AGREGAR UN COMANDO O GRUPO A LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO
Agregar Comando
1 En la cinta de opciones, haga clic en la fi cha Insertar.
2 En el grupo Tablas haga clic en el botón Tabla Dinámica.
3 Señale el botón de comando Tabla dinámica y haga clic en el botón secundario del mouse.
4 Excel muestra un menú contextual, haga clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso 
rápido.
 
Agregar grupo
1 En la cinta de opciones, haga clic en la fi cha Datos.
2 En el grupo Herramientas de datos señale una sección libre y haga clic en el botón secundario del 
mouse.
3 Excel muestra un menú contextual, haga clic en Agregar grupo a barra de herramientas de acceso 
rápido.
 
Figura 1.9. Agregar botón de comando a barra de herramientas de acceso rápido.
Figura 1.10. Seleccionar Agregar grupo a barra de herramientas de acceso rápido.
INTRODUCCIÓN A LA INTERFACE EXCEL 2010CAP. 122
Agregar más comandos
En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic y seleccione Más comandos, Excel muestra 
el cuadro de diálogo Opciones de Excel y automáticamente selecciona la Barra de herramientas de 
acceso rápido; en la sección Personalice la barra de herramientas de acceso rápido realice lo siguiente:
1 En comandos disponibles seleccione una fi cha, para este ejemplo haga clic en la fi cha Insertar.
2 Se muestran los botones de comandos de la fi cha Insertar, seleccione el botón de comando Tabla 
dinámicas.
3 Haga clic en el botón Agregar.
4 Finalmente, clic en el botón Aceptar.
 
 • CINTA DE OPCIONES
La cinta de opciones se introdujo en Offi ce 2007 como parte de la interfaz de usuario de Offi ce. Se incluye 
en aplicaciones de Offi ce 2007 exclusivas (Access, Excel, PowerPoint y Word), y está incluida en todas las 
aplicaciones de escritorio de Offi ce 2010.
 
La cinta de opciones se diseñó para facilitar el trabajo con las aplicaciones de Offi ce y para ayudar a 
los usuarios a descubrir las efi caces características y capacidades de Offi ce. Los menús y las barras de 
herramientas se han ampliado con el tiempo, haciendo que fuera más difícil para los usuarios encontrar 
los comandos necesarios rápida y fácilmente.
Figura 1.11. Cuadro de diálogo Opciones de Excel.
GESTIÓN Y METODOLOGÍA GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL 23
La cinta de opciones a primera vista:
CARACTERÍSTICA DESCRIPCIÓN
Botón Offi ce (Offi ce 2007) y fi cha Archivo 
(Offi ce 2010)
Proporciona una ubicación centralizada de todas las cosas que 
puede hacer con un archivo: compar� r, imprimir o enviar.
Barra de herramientas de acceso rápido
Una barra de herramientas personalizable que muestra los 
comandos que más usa.
Fichas contextuales
Estas fi chas se muestran en la cinta de opciones sólo cuando son 
relevantes a la tarea que está realizando, como aplicar formato 
a una tabla o a una imagen.
Galerías
Seleccione entre una variedad de temas, es� los, efectos, formas 
y plan� llas con formato previo. 
Vista previa dinámica Vea los cambios de formato antes de aplicarlos al documento. 
 • USAR LA CINTA DE OPCIONES
Offi ce 2010 aplica Interfaz de usuario de Fluent, o la cinta de opciones, a todas las aplicaciones de 
Offi ce, lo que proporciona un aspecto homogéneo a todas las aplicaciones. Además, para ayudar a los 
usuarios que se desplazan por la cinta mediante el teclado, ahora es posible saltar de grupo en grupo 
pulsando Ctrl+fl echa derecha/izquierda en una fi cha de la cinta y pasar al grupo siguiente o anterior.
 
Y ahora también puede personalizar la cinta, de modo que le resultará aún más fácil encontrar las 
funciones que más utilice.
La primera vez que inicie Microsoft Excel de 2010, quizá le sorprenda lo que vea. Los menús y las barras 
de herramientas de algunos programas se han sustituido por la cinta de opciones.
 
Figura 1.12. La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar 
fácilmente los comandos necesarios para completar una tarea.
INTRODUCCIÓN A LA INTERFACE EXCEL 2010CAP. 124
 • ¿QUE HAY EN LA CINTA DE OPCIONES?
Son tres los componentes básicos de la cinta de opciones:
 
1 Fichas: Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas básicas que 
se hacen en Excel.
2 Grupos: Cada fi cha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre sí.
3 Comandos: Un comando es un botón, un cuadro en el que se escribe información o un menú.
Los comandos más importantes de Excel se encuentran en la primera fi cha, la fi cha Inicio. Estos 
comandos son los que se han identifi cado en Microsoft como los más empleados para llevar a cabo 
tareas básicas en hojas de cálculo.
Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea concreta, y se 
mantienen a la vista y disponibles para su uso mientras se trabaja en la tarea, en lugar de permanecer 
escondidos en los menús. Estos comandos esenciales están a la vista en la parte superior del área de 
trabajo.
 • MÁS COMANDOS PERO SÓLO CUANDO SE NECESITAN
Los comandos de la cinta de opciones son los que más se utilizan. En lugar de mostrar todos los comandos 
todo el tiempo, Excel 2010 muestra algunoscomandos en respuesta a las acciones que se realizan.
 
Figura 1.13. La cinta de opciones se ex� ende a lo largo de la parte superior de Excel y los 
comandos relacionados de la cinta de opciones están organizados en grupos. 
Figura 1.14. Cree un gráfi co y, a con� nuación, aparecerán las fi chas de las Herramientas 
de gráfi cos: Diseño, Presentación y Formato.
GESTIÓN Y METODOLOGÍA GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL 25
Por ejemplo, si no hay un gráfi co en una hoja de cálculo, los comandos que se usan para trabajar con 
gráfi cos no son necesarios.
Pero una vez creado, aparecen las Herramientas de gráfi cos con tres fi chas: Diseño, Presentación y 
Formato. En dichas fi chas están los comandos que se precisan para trabajar con un gráfi co. La cinta de 
opciones responde a la acción del usuario.
Use la fi cha Diseño para cambiar el tipo de gráfi co o moverlo a otra ubicación.
 • MÁS OPCIONES SI LAS NECESITA
Cuando vea esta fl echa (denominada inicializador de cuadros de diálogo) en la esquina inferior 
derecha de un grupo, signifi ca que hay más opciones dentro del grupo. Haga clic en la fl echa y se 
mostrará un cuadro de diálogo o panel de tareas.
Por ejemplo, en la fi cha Inicio, en el grupo Fuente, se encuentran todos los comandos que más se 
utilizan para efectuar cambios en las fuentes: cambio de fuente, cambio del tamaño de fuente y 
formato de negrita, cursiva o subrayado.
 
 
 • AGREGAR UNA FICHA PERSONALIZADA
Puede cambiar el nombre y cambiar el orden de las fi chas y grupos predeterminados que vienen 
integrados en Microsoft Excel 2010. Sin embargo, no puede cambiar el nombre de los comandos 
predeterminados, cambiar los iconos asociados a los comandos ni cambiar el orden de esos comandos.
1 Haga clic en la fi cha Archivo.
2 Luego clic en Opciones. Excel muestra el cuadro de diálogo Opciones de Excel.
3 Haga clic en Personalizar la cinta de opciones.
Figura 1.15. Si desea más opciones, haga clic en el inicializador de cuadros de diálogo.
INTRODUCCIÓN A LA INTERFACE EXCEL 2010CAP. 126
4 En la sección Personalizar la cinta de opciones seleccione la fi cha Vista.
5 Haga clic en Nueva Ficha.
6 Seleccione nueva fi cha (personalizada) y haga clic en Cambiar nombre.
7 Excel muestra la ventana Cambiar nombre, escriba Gestión Cobranza.
8 Seleccione nuevo grupo (personalizada) y haga clic en Cambiar nombre.
9 Excel muestra la ventana Cambiar nombre, escriba Indicadores.
10 En la sección Comandos disponibles seleccione fi chas personalizadas y haga clic en una fi cha y 
seleccione el botón de comando que se agregar{a a la nueva fi cha.
11 Haga clic en el botón Agregar.
12 Repita los pasos 10 y 11 para agregar más botones de comando.
13 Para fi nalizar haga clic en Aceptar.
 
 • QUITAR UNA FICHA PERSONALIZADA
Es posible ocultar fi chas personalizadas y predeterminadas, pero sólo se pueden quitar fi chas 
personalizadas.
1 Haga clic en la fi cha Archivo.
2 Luego haga clic en Opciones.
3 Haga clic en Personalizar la cinta de opciones.
4 Seleccione Ficha y haga clic en Quitar.
5 Para ver y guardar sus personalizaciones, haga clic en Aceptar.
Figura 1.16. También puede cambiar el nombre de un comando y agregar un icono que represente 
al comando haciendo clic en el comando y luego en Cambiar nombre.
GESTIÓN Y METODOLOGÍA GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL 27
 • ¿DÓNDE ESTÁN LOS MÉTODOS ABREVIADOS DE TECLADO?
Si trabaja con el teclado más que con el mouse, le gustará conocer los métodos abreviados de Excel 
2010.
Los nuevos métodos abreviados también tienen nombre: Sugerencias de teclas, que aparecen al 
presionar ALT.
Todas las fi chas de la cinta de opciones, los comandos de las fi chas, la barra de herramientas de acceso 
rápido tienen sugerencias de teclas. 
Presione la tecla de la fi cha que desea mostrar. Aparecerán todos los identifi cadores de sugerencias de 
teclas para los botones de la fi cha. Utilice la tecla correspondiente al botón que desea.
 
 
1 Presione la tecla [ALT] para que aparezcan las sugerencias de teclas de método abreviado.
2 Después presione la tecla [O] para seleccionar la fi cha Inicio. 
3 Presione la tecla [1] para aplicar negrita el texto seleccionado.
 • VISTA DISEÑO DE PÁGINA DE EXCEL
La cinta de opciones no es la única novedad de Excel 2007. La vista Diseño de página también es nueva. 
Si ha trabajado en la vista Diseño de página de Microsoft Offi ce Word, se alegrará de disfrutar de las 
mismas ventajas en Excel.
Para llegar a la vista, haga clic en Vista Diseño de página, en la barra de herramientas Ver / en la parte 
inferior derecha de la pantalla. 
O haga clic en la fi cha Vista de la cinta de opciones y después en vista Diseño de página, en el grupo 
Vistas de libro.
La vista Diseño de página de Excel. 
1 Encabezados de columna.
2 Encabezados de fi la.
3 Reglas de margen.
Figura 1.17. Puede usar las sugerencias de teclas, por ejemplo, para aplicar 
negrita al texto en la celda.
1. [ALT] 2. [O] 3. [1]
INTRODUCCIÓN A LA INTERFACE EXCEL 2010CAP. 128
 
En la vista Diseño de página hay márgenes de página en la parte superior, lateral e inferior de la hoja 
de cálculo, además de un espacio azul entre las hojas. La regla lateral y superior ayuda a ajustar los 
márgenes.
 • ELEMENTOS DE EXCEL
 • LIBRO DE EXCEL
Un libro de Microsoft Offi ce Excel es un archivo que incluye una o varias hojas de cálculo que se 
pueden utilizar para organizar distintos tipos de información relacionada. Para crear un libro nuevo, se 
puede abrir un libro en blanco. Asimismo, el nuevo libro se puede basar en otro existente, en la plantilla 
de libro predeterminada o en cualquier otra plantilla.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que la computadora los reconozca como 
tal. Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el 
nombre provisional de Libro1. 
 • HOJA DE CÁLCULO
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo.
Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabaja con gran cantidad de números y 
necesitan realizar cálculos u operaciones con ellos. Las hojas de cálculo están formadas por columnas 
y fi las.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16,384 columnas y 1’ 048,576 fi las.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por 
letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........AAA, AAB……XFD.
Una fi la se numera desde 1 hasta 1’ 048,576 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de 
una hoja de cálculo.
Figura 1.18. Con esta nueva vista, no hace falta la vista preliminar para hacer ajustes en 
la hoja de cálculo antes de imprimirla.
GESTIÓN Y METODOLOGÍA GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL 29
 
 • CELDA
La intersección de una columna y una fi la se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna 
a la que pertenece y a continuación el número de su fi la, por ejemplo:
La primera celda pertenece a la columna A y la fi la 1, por lo tanto la celda se llama A1.
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se 
denomina Celda activa y se identifi ca porque aparece más remarcada que las demás.
 • RANGO
Un rango es un conjunto de celdas. La fórmula normal para el rango de referencia determina primero 
la celda de arriba a la izquierda (Inicio), después la de abajo a la derecha (Final), como en B3:E11 (las 
letras de las columnas no necesitan ser mayúsculas).
 
Figura 1.19. Hoja de cálculo está formada por 16,384 columnas y 1’048,576 fi las.
Figura 1.20. Rango B3:E11 formado por 36 celdas.
INTRODUCCIÓN A LA INTERFACE EXCEL 2010CAP. 130
 • LA BARRA DE TÍTULO
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos 
un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre 
que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.
 
 •LA BARRA DE FÓRMULAS
La barra Fórmula nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados, 
cuando vayamos a modifi car el contenido de la celda.
 
 • CUADRO DE NOMBRE
El Cuadro de Nombres muestra la celda de referencia o el nombre de la celda activa. Para un rango, 
solo se muestra la celda activa del Rango.
 
 • MOVIMIENTO RÁPIDO EN EL LIBRO
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de 
cálculo aunque el número podría cambiarse.
Para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo, utilizar la barra de etiquetas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.
 Para visualizar a partir de la Hoja1.
 Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
 Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
 Para visualizar las últimas hojas.
 
Figura 1.21. En la barra de � tulo el libro se guardó con el nombre Novedades 2010.
Figura 1.22. La barra Fórmula muestra el contenido de la celda A1.
Figura 1.24. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones 
no tendrán ningún efecto.
Figura 1.23. Cuadro de nombres muestra la celda A1 ac� va.
GESTIÓN Y METODOLOGÍA GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL 31
También puede hacer clic derecho en la barra de etiquetas y le muestra solo 15 Hojas, si tienen más 
hojas y desea seleccionar la Hoja 19 haga clic en Más hojas … y Excel muestra el cuadro de diálogo 
Activar y seleccione la Hoja 19 y luego clic en Aceptar.
 
Figura 1.25. Hacer clic derecho en la barra de e� quetas y seleccionar la Hoja 7.
222
CAPÍTULO
CONCEPTOS BÁSICOS
OBJETIVO: 
Ha dedicado algún tiempo a orientarse con el nuevo aspecto de Excel 2010. Ahora ha 
llegado el momento de ponerse a trabajar. Supongamos que le han pedido que escriba 
unos datos en Excel 2010, pero no ha trabajado nunca con Excel. ¿Por dónde debe empezar?
O quizás ha trabajado en Excel 2010 un par de veces, pero sigue preguntándose cómo se 
llevan a cabo algunas de las tareas básicas, por ejemplo, desplazarse por las celdas de una 
hoja de cálculo, seleccionar una celda o rango continuos o discontinuos, cómo se escriben 
diferentes tipos de datos, cómo se modifi can o cómo se agregan y eliminan columnas y 
fi las que sobran.
Usar Excel para sumar, dividir, multiplicar o restar. Aprender cómo escribir fórmulas y usar 
operadores matemáticos para que Excel haga cálculos correctos.
Escribir fórmulas que puedan actualizar automáticamente los resultados cuando se cambian 
los valores o cuando se copia una fórmula en otra ubicación.
Conocer los diferentes tipos de referencias de celdas y cuándo usarlas al copiar fórmulas: 
relativas, absolutas y mixtas.
TEMA:
 � Desplazarse.
 � Seleccionar rangos continuos o discontinuos.
 � Edición de Formato.
 � Fórmulas
 � Celdas Relativas, Absoluta y Mixta.
GESTIÓN Y METODOLOGÍA GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL 35
 • DESPLAZARSE
En la fi gura 2.0 se tiene información de cobranza que cuenta 24,301 fi las y 19 columnas.
Para desplazarse desde la celda A1 hasta la celda A24301 (última fi la que contiene datos) realice lo 
siguiente:
1 Seleccione celda A1.
2 Pulse las teclas [ Ctrl ] + [ ↓ ] (Tecla direccional hacia abajo).
 
De igual forma, si quiere desplazarse desde la celda A1 hasta la celda S1 (última columna que contiene 
datos) realice lo siguiente:
1 Seleccione celda A1.
2 Pulse las teclas [ Ctrl ] + [ → ] (Tecla direccional hacia la derecha).
 
 Figura 2.0. Una vez realizado los pasos 1 y 2 la nueva celda ac� va es A24301 
Figura 2.1. una vez realizado los pasos 1 y 2, la nueva celda ac� va es S1 .
CONCEPTOS BÁSICOSCAP. 236
Las siguientes combinaciones de teclas también nos permiten desplazarnos:
 � [ Ctrl ] + [ Inicio ] Va al inicio de una hoja de cálculo, selecciona la celda A1.
 � [ Ctrl ] + [ Fin ] Selecciona la celda que representa la última columna que contiene datos y la 
 última fi la que contiene datos de una hoja de cálculo.
 � [ Av Pág ] Baja una pantalla en una hoja de cálculo.
 � [ Re Pág Sube una pantalla en una hoja de cálculo.
 � [ Alt ] + [Av Pág ] Desplaza una pantalla a la derecha en una hoja de cálculo.
 � [ Alt ] + [Re Pág ] Desplaza una pantalla a la izquierda en una hoja de cálculo.
 � [TECLAS DE DIRECCIÓN] Mueve el cursor una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda 
 o hacia la derecha.
 • SELECCIONAR RANGOS
En una hoja de cálculo puede seleccionar celdas, rangos, fi las y columnas. También puede seleccionar 
todo o parte del contenido de una celda y activar el modo de edición para modifi car esos datos.
 • UNA ÚNICA CELDA
Haga clic en la celda o presione las teclas de fl echa para moverse hasta ella.
 • UN RANGO DE CELDAS
Existen varias formas de seleccionar el rango B5:L11, realice lo siguiente:
 � Haga clic en la primera celda (B5) del rango y, a continuación, arrastre el cursor del mouse hasta la 
última celda (L11).
 � Haga clic en la primera celda del rango (B5) y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS 
[SHIFT] mientras presiona las teclas direccionales para extender la selección.
 � Haga clic en la primera celda del rango (B5) y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS 
(SHIFT) + [CTRL] mientras presiona las teclas direccionales para extender la selección.
 � Haga clic en la primera celda del rango (B5) y presionar después [F8] para extender la selección 
utilizando las teclas direccionales. Vuelva a presionar [F8] para detener la extensión de la selección.
 � Haga clic en una celda que pertenezca al rango (B5:L11) y pulse las teclas [Ctrl] + [E] ó [Ctrl] + [*]
 
Figura 2.2. Existen varias formas de seleccionar un rango.
GESTIÓN Y METODOLOGÍA GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL 37
 • CELDAS NO ADYACENTES O RANGOS DE CELDAS
Existen varias formas de seleccionar los rangos no adyacente B5:L11 y B15:L21, realice lo siguiente:
 � Seleccione la primera celda o rango (B5:L11) y, a continuación, mantenga presionada la tecla [CTRL] 
mientras selecciona otras celdas o rangos no adyacentes con el mouse.
 � También puede seleccionar la primera celda o rango (B5:L11), y presionar a continuación MAYÚS 
[SHIFT] + [F8], luego seleccionar otras celdas o rangos de celdas no adyacentes con el mouse. Para 
dejar de agregar a la selección celdas o rangos, presione MAYÚS [SHIFT] + [F8] otra vez.
 
 • TODAS LAS CELDAS DE UNA HOJA DE CÁLCULO
Haga clic en el botón Seleccionar todo.
También puede presionar [CTRL] + [E] para seleccionar toda la hoja de cálculo.
Figura 2.3. Existen varias formas de seleccionar rangos no adyacentes.
No puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas en una selección no 
adyacente sin cancelar toda la selección.
Si la hoja con� ene datos, al presionar [CTRL] + [E] se selecciona el área actual. Si 
presiona [CTRL] + [E] una segunda vez se selecciona toda la hoja de cálculo.
CONCEPTOS BÁSICOSCAP. 238
 • UNA FILA O UNA COLUMNA
 Haga clic en el encabezado de fi la o de columna.
1 Encabezado de fi la.
2 Encabezado de columna.
 • FILAS O COLUMNAS ADYACENTES
Arrastre los encabezados de fi la o columna, o bien, seleccione la primera fi la o columna y, a continuación, 
mantenga presionada la tecla MAYÚS [SHIF] mientras selecciona la última fi la o columna.
 • FILAS O COLUMNAS NO ADYACENTES
Haga clic en el encabezado de columna o de fi la de la primera fi la o columna de la selección. Después, 
mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en los encabezados de columna o de fi la de 
las otras fi las o columnas que desea agregar a la selección.
 • SELECCIÓN ESPECIAL
Para seleccionar rápidamente todas las celdas que contienen tipos específi cos de datos (como fórmulas) 
o solo celdas que cumplen con criterios específi cos (como celdas en blanco, visibles únicamente o 
la última celda de la hoja de cálculo que contiene datos o formato) lo puede realizar mediante el 
comando Ir a.
 � Seleccionar celdasen blanco
Muchas veces cuando se baja información de un sistema ERP, la información que se exporta a Excel 
muestra una fi la vacía y de esta forma no se puede realizar herramientas como subtotales, tabla 
dinámica, fi ltros, etc. Se tiene que seleccionar las celdas vacías para eliminar las fi las vacías.
1 Seleccione la columna A.
2 Haga clic en la fi cha Inicio, en el grupo Modifi car haga clic en el botón Buscar y seleccionar.
3 Y luego clic en Ir a Especial.
4 Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a Especial y, a continuación haga clic en la opción Celdas 
en blanco.
5 Y para fi nalizar clic en Aceptar.
 
Figura 2.4. En pocos segundos puede seleccionar muchas celdas en blanco.
GESTIÓN Y METODOLOGÍA GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL 39
 � Seleccionar celdas con fórmulas
Cuando tenga la necesidad de seleccionar solo celdas que contienen fórmulas en una hoja de cálculo 
realice lo siguiente:
1 Seleccione toda la hoja.
2 Haga clic en la fi cha Inicio, en el grupo Modifi car haga clic en el botón Buscar y seleccionar.
3 Y luego clic en Ir a Especial.
4 Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a Especial y, a continuación haga clic en la opción Celdas 
con fórmulas.
5 Y para fi nalizar clic en Aceptar.
 
 � Seleccionar celdas con constantes
Cuando tenga la necesidad de seleccionar solo celdas que contienen constantes en una hoja de 
cálculo realice lo siguiente:
1 Seleccione toda la hoja.
2 Haga clic en la fi cha Inicio, en el grupo Modifi car haga clic en el botón Buscar y seleccionar.
3 Y luego clic en Ir a Especial.
4 Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a Especial y, a continuación haga clic en la opción 
Constantes.
5 Y para fi nalizar clic en Aceptar.
Figura 2.5. En pocos segundos puede seleccionar muchas celdas 
que con� enen fórmulas.
CONCEPTOS BÁSICOSCAP. 240
 • EDICIÓN DE FORMATO
El área de crédito y cobranza de una empresa es muy importante dentro de una organización. Antes de 
una venta el área de crédito debe decidir a quién, hasta qué monto y a qué plazo venderle, y después 
de la venta el área de cobranza ve que los plazos de pago se cumplan. Esto viene a estar directamente 
relacionado con los ingresos de la compañía y con su capital de trabajo, y se refl eja en su estado fi nanciero. 
El objetivo principal de Cobranzas es sintéticamente: “Cobrar todo en el menor tiempo posible”, sin 
perder la visión de la importancia de conservar la relación comercial con los clientes.
Las grandes empresas cuentan con un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) que son sistemas de 
información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones 
de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios.
El área de cobranza usa la transacción FBL5N del sistema ERP – SAP que le permite visualizar los 
documentos legales pendientes de pago (partidas abiertas) y cancelados (partidas compensadas). 
 
Figura 2.6 Información de la transacción FBL5N
GESTIÓN Y METODOLOGÍA GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL 41
La información de la transacción FBL5N se exporta a Excel y se muestra como en la fi gura 2.7.
 
Figura 2.7. Archivo Cierre CIC-2011 que muestra la cartera deudor de todos los clientes.
CONCEPTOS BÁSICOSCAP. 242
Abrir el archivo CIERRE CIC-201101 exportado del sistema SAP muestra muchas fi las y columnas vacías, 
los datos mostrados son como la fi gura 2.7.
La columna G muestra el código del cliente para cada documento legal (factura, Boleta, Nota de crédito, 
Nota de Débito, etc.), pero no muestra el nombre del cliente para cada documento legal sino una sola 
vez.
 
Pasos para eliminar fi las y columnas vacías y repetir el nombre.
1 Insertar una hoja de cálculo, para lo cual debemos hacer clic en el botón insertar hoja de cálculo 
 
2 Seleccione las columnas H e I y haga clic derecho en 
el encabezado Columna, luego seleccione Copiar.
 
3 Haga clic en la hoja 1, señale la celda A1 y 
haga clic derecho, luego seleccione Pegar.
 
Figura 2.8. El nombre del cliente se debe repe� r para cada documento legal.
Figura 2.9. También puede copiar con la 
combinación de teclas [Ctrl] + [C]
Figura 2.10. También puede pegar con la 
combinación de teclas [Ctrl] + [V].
GESTIÓN Y METODOLOGÍA GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL 43
Los códigos del cliente tienen que estar en la misma fi la con el nombre.
4 Seleccione la celda B4:B6.
5 Presione la combinación de teclas [Ctrl] + [-].
6 Excel muestra el cuadro de diálogo Eliminar celdas, haga clic en el botón opción Desplazar las 
celdas arriba.
7 Haga clic en el botón Aceptar.
 
 Figura 2.11. El contenido de la celda B7 se desplazará a la celda B4.
Figura 2.12. Los códigos están alineados con los nombres.
CONCEPTOS BÁSICOSCAP. 244
Ahora eliminar las celdas vacías de la columna A para tener una lista de datos.
8 Seleccione la columna A.
9 Pulse la tecla [F5], Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a,
10 Haga clic en el botón Especial, Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a Especial.
11 Haga clic en el botón de opción Celdas en Blanco.
12 Haga clic en el botón Aceptar.
13 Pulse la combinación de teclas [Ctrl] + [-].
14 Excel muestra el cuadro de diálogo Eliminar celdas, haga clic en el botón de opción Toda la fi la.
15 Haga clic en el botón Aceptar.
 
En la hoja Cierre CIC, elimine fi las y columnas vacías.
La fi la 11 muestra el primer título cabecera, nos interesa los datos de cada título cabecera y en las vacías 
eliminaremos las columnas.
16 Seleccione la hoja Cierre CIC.
17 Seleccione la fi la 11.
18 Pulse la tecla [F5], Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a,
19 Haga clic en el botón Especial, Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a Especial.
20 Haga clic en el botón de opción Celdas en Blanco.
21 Haga clic en el botón Aceptar.
22 Pulse al combinación de teclas la combinación de teclas [Ctrl] + [-].
23 Excel muestra el cuadro de diálogo Eliminar celdas, haga clic en el botón de opción Toda la 
Columna.
24 Haga clic en el botón Aceptar.
Figura 2.13 Las fi las vacías se eliminaron, la lista de datos la usaremos más adelante.
GESTIÓN Y METODOLOGÍA GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL 45
 
Ahora eliminar las fi las vacías, debemos estar seguros qué columna se va a seleccionar para no eliminar 
datos importantes.
25 Seleccione la Columna B.
26 Pulse la tecla [F5], Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a,
27 Haga clic en el botón Especial, Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a Especial.
28 Haga clic en el botón de opción Celdas en Blanco.
29 Haga clic en el botón Aceptar.
30 Pulse al combinación de teclas la combinación de teclas [Ctrl] + [-].
31 Excel muestra el cuadro de diálogo Eliminar celdas, haga clic en el botón de opción Toda la fi la.
32 Haga clic en el botón Aceptar.
 
Figura 2.14. Se puede observar en la fi la 11, rango A11:O11 no hay celdas vacías.
Figura 2.15. Se eliminaron las fi las y columnas vacías.
CONCEPTOS BÁSICOSCAP. 246
En la fi gura 2.15 se observa como los títulos cabeceras se repiten; se eliminarán los títulos cabeceras 
excepto el de la fi la 1.
33 Seleccione la celda L1, escriba un valor numérico (para este ejemplo escriba 7).
34 Seleccione la columna L, (para seleccionar las celdas que contienen valores constantes de tipo 
texto).
35 Pulse la tecla [F5], Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a,
36 Haga clic en el botón Especial, Excel muestra el cuadro de diálogo Ir a Especial.
37 Haga clic en el botón de opción Constantes y solo active la casilla de verifi cación Texto.
38 Haga clic en el botón Aceptar.
39 Pulse la combinación de teclas [Ctrl] + [-].
40 Excel muestra el cuadro de diálogo Eliminar celdas, haga clic en el botón de opción Toda la fi la.
41 Haga clic en el botón Aceptar.
42 Seleccione la celda L1 y escriba Demora.
43 Elimine la columna A.
 
Aplicar formato a la lista de datos obtenida, en la columna I y J los valores son fechas pero están como 
tipo texto, se convertirá los textos en fechas.
Seleccionar el rango I2:I17892 (la celdaI17892 es la última celda que contiene datos de la columna I). 
44 Seleccione la celda I2.
45 Presione las teclas [Ctrl] + [Shift] + [↓] (Tecla direccional).
46 En el grupo Herramientas de datos de la fi cha Datos, haga clic en Texto en columnas.
47 En el paso 1 del Asistente para convertir texto en columnas, haga clic en Delimitados y luego en 
Siguiente.
48 En el paso 2, haga clic en Siguiente.
Figura 2.16. Luego de realizar los 43 pasos tenemos una lista de datos.
GESTIÓN Y METODOLOGÍA GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL 47
49 En el paso 3, en la sección Formato de los datos en columnas active el botón de opción Fecha y en 
el botón despliegue seleccione DMA (Día, Mes, Año).
50 Por último haga clic en el botón Finalizar.
 
51 Seleccione la celda J2.
52 Presione las teclas [Ctrl] + [Shift] + [↓] (Tecla direccional).
53 En el grupo Herramientas de datos de la fi cha Datos, haga clic en Texto en columnas.
54 En el paso 1 del Asistente para convertir texto en columnas, haga clic en Delimitados y luego en 
Siguiente.
55 En el paso 2, haga clic en Siguiente.
56 En el paso 3, en la sección Formato de los datos en columnas active el botón de opción Fecha y en 
el botón despliegue seleccionar DMA (Día, Mes, Año).
57 Por último haga clic en el botón Finalizar.
 
Figura 2.17. Se convierte los valores de texto a valores de fechas.
Figura 2.18. El valor que muestran las fechas es ##########, esto es porque 
la columna no es lo sufi cientemente ancha para mostrar los valores.
CONCEPTOS BÁSICOSCAP. 248
58 Seleccione toda la hoja.
59 En el grupo Celdas de la fi cha Inicio, haga clic en el botón de comando Formato y luego seleccione 
Autojustar ancho de columna.
 
Los valores de la columna M también se muestran con texto, y se debe convertir a número para realizar 
cálculos.
60 Seleccione la celda M2.
61 Presione las teclas [Ctrl] + [Shift] + [↓] (Tecla direccional).
62 En el grupo Herramientas de datos de la fi cha Datos, haga clic en Texto en columnas.
63 En el paso 1 del Asistente para convertir texto en columnas, haga clic en Siguiente.
64 En el paso 2, haga clic en Siguiente.
65 En el paso 3, haga clic en el botón Avanzadas.
66 Excel muestra el cuadro de diálogo Confi guración avanzada de importación de textos.
67 Para reconocer los datos numéricos, en Separador decimal seleccione coma y en separador de 
miles seleccione punto.
68 Haga clic en el botón Aceptar.
 
Figura 2.21. Los valores de la columna M se muestran como valor 
� po texto y se convierten a valor numérico.
Figura 2.19. Opciones para modifi car el 
ancho de una columna.
Figura 2.20. Los valores de la columna I y J se 
muestran como valor � po fecha.
GESTIÓN Y METODOLOGÍA GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL 49
69 En el paso 3, haga clic en el botón Finalizar.
 
Una vez obtenido la lista de datos del deudor, se aplicará formato para mejorar su presentación.
70 Seleccione la celda A1 (puede seleccionar una celda de la lista de datos).
71 Pulse las teclas [Ctrl] + [E] (para seleccionar la lista de datos).
72 En el grupo Fuente de la fi cha Inicio, haga clic el inicializador de cuadro de diálogo.
 
73 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas. Haga clic en la fi cha Bordes (para aplicar 
bordes externos e internos de la lista de datos).
74 Para bordes externos en la sección Estilo haga clic en estilo línea continua grueso.
75 En el cuadro despliegue seleccione el color rojo.
76 En la sección preestablecidos haga clic en Contorno.
Figura 2.22. Los valores de la columna M se muestran como valor � po número.
Figura 2.23. Inicializador de cuadro de diálogo también se encuentra en el 
grupo Alineación y Número.
CONCEPTOS BÁSICOSCAP. 250
77 Para bordes internos en la sección Estilo haga clic en estilo línea continua delgada.
78 En el cuadro despliegue seleccione el color celeste.
79 En la sección preestablecidos haga clic en Interior.
80 Para fi nalizar haga clic en el botón Aceptar.
 
Aplicar formato de Relleno
81 Seleccione el rango A1:N1.
82 En el grupo Fuente de la fi cha Inicio, haga clic el inicializador de cuadro de diálogo .
83 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas. Haga clic en la fi cha Relleno.
84 Haga clic en un color.
85 Luego haga clic en el botón Aceptar.
 
Figura 2.25 Formato de Relleno, 
también puede seleccionar efectos 
de relleno como tramas y sus 
diferentes es� los de tramas.
Figura 2.24. 
Formato de bordes.
GESTIÓN Y METODOLOGÍA GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL 51
Aplicar formato de Fuente
86 Seleccione el rango A1:N1.
87 En el grupo Fuente de la fi cha Inicio, haga clic el inicializador de cuadro de diálogo .
88 Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas. Haga clic en la fi cha Fuente.
89 En la sección Estilo, haga clic en Negrita.
90 En la sección Tamaño, haga clic en 12.
91 En el cuadro despliegue seleccione el color Azul.
92 Luego haga clic en el botón Aceptar.
 
93 En el grupo Mostrar de la fi cha Vista, haga clic para desactivar la casilla de verifi cación Líneas de 
cuadrícula.
 
Después de aplicar formato el resultado es como se muestra en la fi gura 2.28:
Figura 2.27. En el grupo Mostrar también puede ocultar 
la barra fórmula, � tulo cabeceras de fi la y columnas.
Figura 2.26. 
Formato de Fuente.
Figura 2.28. Lista de datos con formato.
CONCEPTOS BÁSICOSCAP. 252
Para guardar el archivo con un nuevo nombre realizar los siguientes pasos:
1 Haga clic en la Ficha Archivo,
2 Luego haga clic en Guardar como.
3 Excel muestra el cuadro de diálogo Guardar como.
4 Escriba el nombre de archivo Cierre mayo 2011.
5 Elija unidad de disco o carpeta donde se guardará el archivo.
6 Para fi nalizar haga clic en el botón Guardar.
 
 • FÓRMULAS
Las fórmulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver información, manipular el contenido 
de otras celdas, comprobar condiciones, etc. Una fórmula siempre comienza con el signo igual (=).
 • UTILIZAR OPERADORES DE CÁLCULO EN FÓRMULAS
Los operadores especifi can el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una fórmula. 
Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos (que sigue las reglas matemáticas 
generales), pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis.
 • TIPOS DE OPERADORES
Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y 
referencia.
Figura 2.29. Guardar como, permite guardar con un nuevo nombre, ubicación y � po de archivo.
GESTIÓN Y METODOLOGÍA GESTIÓN DE COBRANZAS CON EXCEL 53
Operadores aritméticos
Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta, multiplicación o división, potencia 
o radicación.
 
Operadores de comparación
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores 
usando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.
 
Operador de concatenación de texto
Utilice la y comercial (&) para concatenar (unir) una o varias cadenas de texto con el fi n de generar un 
solo elemento de texto.
 
Figura 2.30. Los operadores aritmé� cos son los enlaces entre varios argumentos.
Figura 2.32. La celda C2 muestra el valor de la celda E1 y F1 separado por un espacio.
Figura 2.31. Cuando se usa operadores de comparación solo se � enen 
como resultado valores lógicos.
CONCEPTOS BÁSICOSCAP. 254
Operadores de referencia
Combine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores:
 
Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas
En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto de la fórmula. 
Por tanto, es importante comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el orden 
para obtener los resultados deseados.
Las fórmulas calculan los valores en un orden específi co. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por 
un signo igual (=). Excel interpreta los caracteres detrás del signo igual como una fórmula. Tras el signo 
igual están los elementos que se van a calcular; por ejemplo, constantes