Gestion-documental-para-la-industria-farmaceutica--el-caso-Bayer-de-Mexico

Vista previa del material en texto

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO 
FACULTAD DE FILOSOFíA Y LETRAS 
COLEGIO DE BIBLlOTECOLOGíA 
GESTiÓN DOCUMENTAL PARA LA 
INDUSTRIA FARMACEUTICA. 
EL CASO BAYER DE MÉXICO 
INFORME ACADÉMICO POR ACTIVIDAD PROFESIONAL 
PARA OBTENER EL TITULO DE LICENCIADA EN 
BIBLlOTECOLOGíA y ESTUDIOS DE LA INFORMACiÓN 
PRESENTA: 
ANDREA HUERTA CASTAÑÓN 
ASESOR: Dr. Eric Marcial González Nando 
Ciudad de México 
 
UNAM – Dirección General de Bibliotecas 
Tesis Digitales 
Restricciones de uso 
 
DERECHOS RESERVADOS © 
PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL 
 
Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal 
del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). 
El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea 
objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para 
fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo 
mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, 
reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el 
respectivo titular de los Derechos de Autor. 
 
 
 
íNDICE 
PRESENTACiÓN 1 
CAPíTULO 1 Gestión Documental: definiciones y conceptos 11 
1.1. Información como recurso 14 
1.2. Ciclo de información 16 
1.3. Sociedad de la información y la Sociedad del 18 
conocimiento 
1.4. Gestión de la información en las organizaciones 27 
1.5. Contrastes en el manejo documental 30 
CAPíTULO 2 Desarrollo de la industria farmacéutica 34 
2.1. Indicadores de mercado de la industria farmacéutica 42 
2.2. Poderes en el mercado de la industria farmacéutica 43 
2.3. Costos en el mercado de la industria farmacéutica 45 
CAPíTULO 3 Historia de Bayer 49 
3.1. Bayer en México 52 
3.2. Sedes y plantas en México 54 
3.3. Estructura organizacional y divisiones de negocio 55 
CAPíTULO 4 Implementación de política para la gestión documental 
para la industria farmacéutica 
4.1. Investigación 
4.2. Análisis de actividades de la organización 
4.3. Desarrollo 
Etapa 1. Unificación 
Etapa 2. Desarrollo 
Etapa 3. Implementación 
4.4. Desarrollo de cuadros de conservación y 
61 
61 
65 
66 
71 
73 
73 
~gencia 75 
4.5. Catálogo de disposición documental 77 
4.6. Identificación de requisitos 80 
4.7. Herramientas analizadas 85 
4.8. Desarrollo de política de gestión documental 88 
4.9. Política de gestión documental y archivos 89 
CAPíTULO 5 Acciones Implementadas para el cumplimiento 
de la gestión 100 
5.1. Diseño del sistema de gestión documental 100 
5.2. Implementación del sistema de gestión documental 101 
CONCLUSIONES 102 
REFERENCIAS 103 
PRESENTACiÓN 
Hoy en día la mayoría de las empresas en distintos sectores presentan un 
problema en común, el cual afecta de manera importante su desempeño se ve 
comprometido en el alcance de sus objetivos, la acumulación de información y la 
falta de gestión documental causa serios problemas de desarrollo, provoca un mal 
manejo en la toma de decisiones, por tal motivo la importancia de la gestión 
documental recae en los posibles alcances para administrar el flujo de 
documentos dentro de una organización. 
Previniendo problemas comunes como la pérdida, fuga o duplicidad de 
información, se logra concretar la uniformidad de una organización, con la 
solvencia y respaldo de toda su memoria documental. 
La relevancia de la gestión documental en el sector privado y en este caso en la 
industria farmacéutica, tiene como objetivo principal resolver los problemas que 
comúnmente afecta a las empresas, que es principalmente la pérdida de 
información. Después de conocer el universo documental, observando los 
patrones y comportamientos, el objetivo de este trabajo es desarrollar un proceso 
por el cual beneficie la gestión, conservación y transmisión de información, el 
proceso se estructuró de la siguiente manera: 
• Análisis de estructura 
• Definición de criterios 
.. Desarrollo de metodología e impactos 
• Implementación 
• Publicación 
Para el desarrollo de dicho proyecto se revisaron los antecedentes de la carrera 
de Bibliotecología y Estudios de la Información, así como también los 
antecedentes del Colegio. 
1 
La enseñanza bibliotecológica en la Universidad Nacional Autónoma de México, 
no tiene quizá la misma historia que otras disciplinas que en ella se imparten, ya 
que ella es relativamente joven e incluso su aparición es en cierta forma gradual 
Los estudios en el área bibliotecológica tienen su origen en cursos de capacitación 
que fueron considerados como indispensables para preparar a los bibliotecarios 
empíricos que laboraban en las bibliotecas y archivos del país. 
Los antecedentes del Colegio de Bibliotecología se dieron cuando en 1924, se 
realizó un Curso de Biblioteconomía en la Universidad a solicitud del Profesor 
Juan B. Iguíniz, en la Escuela Nacional de Altos Estudios, hoy la Facultad de 
Filosofía y Letras de la Universidad Nacional Autónoma de México. (Rodríguez, 
2003, p. 191) 
1952 el profesor José María Lujan (2005), gestionó el establecimiento de 
cursos de Biblíoteconomía y Archivonomía en la Facultad de Filosofía y Letras. 
(p.39). 
En reunión el 13 de Diciembre de 1954, el Consejo Técnico de la Facultad de 
Filosofía y Letras, aprobó la creación del Colegio de Biblioteconomía y 
Archivonomía. (Escalona, 2005, p.39) 
Entre los profesores fundadores del Colegio se pueden mencionar a Tobías 
Chávez, Juan B. Iguiníz, Esteban Chávez y Chávez, José María Luján, María 
Teresa Chávez, Pedro Zamora, Rafael Vélez y Alicia Perales. (Escalona, 2005, p. 
14) 
El 12 de Enero de 1955 (2005) se discutió el primer plan de Estudios del Colegio 
fue hasta la solicitud de Guadalupe Pérez Sanvicente al Consejo Técnico para 
cambiar el nombre del colegio por el de Colegio de Bibliotecología y Archivologra, 
con esto se permitió al Colegio ampliar su espectro de estudio. (p.39) 
En Marzo de 1956 el Consejo Universitario aprobó las carreras de Maestro en 
Biblioteconomía y Maestro en Archivonomía. El primer plan de estudios del 
Colegio de Bibliotecología en 1956 tenía 36 créditos, prácticas de seis meses de 
2 
una tesis y examen profesional ante un jurado de cinco sinodales. Para 1958 el 
director de la Facultad el Dr. Francisco Larroyo le propuso al Consejo Técnico la 
reorganización de la enseñanza dentro de la Institución. El Colegio tuvo algunas 
modificaciones que mejoraron el plan de estudios como: se establecieron los 
niveles académicos de licenciatura y maestría; se aumentaron los créditos para las 
materias técnicas, pedagógicas además de investigación y se exigieron prácticas 
de laboratorio. 
El nuevo programa de trabajo tenía 37 créditos para la licenciatura en 
Biblioteconomía y 10 adicionales para la Maestría, con sus respectivas prácticas y 
tesis. En 1960 se inició la Licenciatura de Archivonomía, después de 6 años se 
modificó el nombre del Colegio a "Colegio de Bibliotecología y Archivonomía", 
quedaron con 36 créditos y 10 créditos adicionales para la Maestría, con sus 
respectivas prácticas y tesis. El 11 de Abril de 1975, (2005) la Facultad de 
Filosofía y Letras suprime la Licenciatura de Archivologfa y crea la maestría de la 
misma Especialidad. (pág. 41) 
Desde su creación, el Colegío se ubicó en la planta alta de la Biblioteca Central, 
hasta 1979 cuando el Colegio de Bibliotecología se traslada a la Facultad de 
Filosofía y Letras. (Escalona, 2005, pág. 43) 
En el campo de la investigación también se ha destacado el Colegio, ya que en 
1973, se crea el Centro de Investigaciones Bibliotecológicas y de Archivología, en 
la División de Estudios Superiores de la Facultad de Filosofía y Letras, 
nombrándose como directora del mismo a la Dra. Alicia Perales Ojeda. (Escalona, 
2005. pág. 45) 
Fue hasta el 8 de febrero del 2002 que se realizó la propuesta actual para el 
desarrollo de la carrera con el nombre de Licenciatura en Bibliotecología y 
Estudiosde la Información", a lo largo de más de seis décadas, el Colegio de 
Bibliotecología ha formado profesionales que han dado muestra de calidad a 
través del ejercicio como profesionistas, docentes, investigadores que ha tenido 
como gran reto mostrar el nivel nacional, la calidad del Colegio cuyo objetivo es 
3 
formar profesionales que sepan resolver problemas sociales, que se integren al 
mundo multidisciplinario que está exigiendo la sociedad globalizada y que es 
necesario entender. 
Por esos motivos el aspirante a bibliotecólogo requiere la habilidad para analizar, 
sintetizar y resolver problemas específicos en forma práctica, así como también 
necesita manejar el lenguaje, la escritura; así como también debe de poseer una 
amplia base cultural, científica así como humanística. 
La orientación de las asignaturas contenidas en el plan de estudios, tienden a 
formar profesionistas con conocimientos que les permitan administrar cualquier 
unidad de información, ya que el egresado de la carrera de Bibliotecología y 
Estudios de la Información, (2016) tiene un amplio mercado profesional ya sea en 
"organismos del sector pliblico, privado o descentralizado como: organismos 
gubernamentales e internacionales, instituciones educativas, banca, seguros, 
compañías de servicios, consultoría, industria, instituciones de investigación, 
industria editorial, tecnologías e información, medios de comunicación y 
publicidad. 
La inserción laboral es amplia y multidisciplinaria, por lo tanto observamos una 
tendencia y una clara necesidad de profesionales para el manejo de la información 
en todo el sector laboraL" (párr.2) 
Las características son extensas del profesional de la información y lo hacen un 
elemento fundamental e indispensable para la conservación, manejo y de la 
difusión de información, abarcando las áreas del conocimiento como: 
• Administración de proyectos. 
• Análisis documental y de información. 
• Implementación y desarrollo de tecnologías de la información. 
• Investigación. 
• Producción y mercadotecnia de servicios o recursos de información. 
4 
El bibliotecólogo se caracteriza por seguir los cambios dinámicos tecnológicos del 
mundo globalizado, dando una mejor aplicación a las tecnologías de la 
información y el manejo de las mismas. 
Con todas las características anteriores y con fundamentos en principios teóricos 
de organización, análisis e investigación en tecnologías de la información en 
diversas áreas de estudios impartidas, todo esto relacionado con los principios 
filosóficos y sociológicos conforman una base que el profesional podrá llevar a 
cabo en el ámbito laboral de manera exitosa. 
Crear una conciencia dentro de una empresa acerca del valor de la información, y 
los beneficios que tendrán al seguir los procesos de gestión documental, no es 
tarea sencilla, ni mucho menos se logra en poco tiempo, por tal motivo se debieron 
fijar metas a corto, mediano y largo plazo, partiendo de la idea que en la segunda 
etapa sustancialmente los usuarios verían reflejados los benéficos, para hacer que 
la conclusión del proyecto en la etapa final resultara favorablemente y menor 
tiempo. 
El presente informe académico tiene como objetivo dar a conocer el desarrollo de 
un proyecto de gestión documental en el sector privado en específico en una 
empresa farmacéutica, así como también pretende ejemplificar los problemas que 
comúnmente afecta a las empresas como es la pérdida de información, resaltando 
la importancia que tiene la gestión documental dentro de una organización. 
La importancia de la gestión documental comúnmente se basa en: 
Evitar el extravío de documentos o cualquier otro formato que contenga 
información; la pérdida de tiempo haciendo eficiente los procesos en cualquier 
organización y estos se traducen en valor económico al reducir los tiempos de 
respuesta, si se maneja de manera segura y estructurada la información, esto 
permite definir los criterios dentro de un sistema de gestión. Ayudando en la 
distribución de información de manera fácil y en menor tiempo, desarrollando 
distintos métodos se extraen y se captura los datos relevantes o significativos del 
5 
documento original, se integra en un posible sistema que permita que la 
información registrada permanezca almacenada de forma segura, además permite 
ser conservada de manera intacta por el tiempo que sea necesario. Esto también 
puede ayudar a definir los flujos de trabajo y los ciclos de vida de los documentos, 
que son fundamentales para realizar otros procesos. 
Los beneficios que se ven reflejados en el ahorro de costos en las empresas, se 
pueden traducir como tiempo en los empleados al facilitar sus tareas o 
actividades, al no establecer métodos o sistemas de recuperación de información, 
esto se vuelve un problema al cual se enfrentan actualmente las organizaciones 
como es la pérdida o dispersión de información, por lo cual tener un sistema 
adecuado a las necesidades que permita tomar consciencia de la relevancia que 
tiene el manejo documental, es fundamental ya que cuyo valor se puede convertir 
en ingresos que beneficien de manera estructural a las organizaciones. 
este y otros casos el bibliotecólogo tiene un papel trascendente en la 
actualidad dentro del campo laboral, los conocimientos y habilidades con las 
cuales se fundamentan nuestro pensamiento, nos permitir cubrir 
satisfactoriamente las necesidades de las organizaciones, ya que muchas de 
estas se enfrenta o lo harán en breve a la inminente necesidad de llevar a cabo un 
tratamiento adecuado en el manejo de la información. 
De esta manera y exponiendo la idea anterior, de manera minuciosa en el 
presente informe académico, se explica el desarrollo de un proyecto de gestión 
documental, el cual presenté para recibir el grado de licenciatura, por las razones 
que consideró, que la conclusión de este es un trabajo relevante y que su proceso 
trajo resultados positivos a una organización. 
Para este proyecto se consideró el perfil del bibliotecólogo para llevar a cabo de 
manera eficiente los retos y la demanda de la profesión en casos tan específicos 
como el planteado con anterioridad, dentro de un sector tan cambiante 
desarrollando sus habilidades en áreas diversas tanto en el estudio cultural, social, 
6 
político o económico de la población real y potencial de usuarios que requieren 
utilizar los recursos o el manejo documental. 
Los métodos o técnicas aplicables al área laboral o de estudio del profesional de la 
información dependen al cíen por ciento de la comunidad, asociación, 
organización que requiera al profesional de la información. Con la implementación 
de métodos, teorías o técnicas de investigación para el manejo de información se 
orientará a las funciones y necesidades con una observación e investigación del 
manejo, conservación y transmisión de información. 
Así, de esta forma el proyecto se centró de manera específica en el problema, 
para dar solución a incógnitas como son: pérdida, acumulación, actualización, 
resguardo, conservación y transmisión de información. 
Sin perder de vista los posibles alcances y las mejoras o los cambios tecnológicos 
que se están observando de manera acelerada y la función social que estos 
representan en los distintos tipos de soportes documentales y unidades de 
almacenamiento, además de las bibliotecas, el profesional de la< información 
deberá de tener una visión innovadora que involucre el flujo de información en 
cualquier soporte que los posibles cambios tecnológicos nos pueda presentar. 
Un objetivo que el profesional de la información no debe perder es la base y los 
principios de organización que están relacionados con teorías tradicionales o 
emergentes que confluyen con la producción y difusión de la información; de igual 
manera no solo deberá ser un experto en métodos y técnicas en los distintos 
medios de almacenamiento o consulta de información,sino también tiene como 
misión fundamental dar acceso a la información cuando esta se requiera. 
El manejo de la información tiene distintos enfoques de los cuales nos lleva 
justificar el proceso de administración de información, por la naturaleza misma del 
documento, cuyos objetivos principales son generar personas informadas y 
satisfacer sus necesidades de información. 
7 
El manejo de información en las organizaciones privadas, se caracteriza por ser 
sistemas cerrados que no interactúan con otros y sólo subsisten dentro de su 
ámbito en la organización. Se considera un problema a la pérdida de información 
que causa un impacto negativo en la toma de decisiones dentro de las 
organizaciones y esto se traduce en un impacto económico. Las organizaciones 
deben de considerar de manera fundamental como un activo a la información, de 
esta manera se obtendría un mayor beneficio dentro de la organización. 
La gestión documental se ha convertido en una necesidad y en problema para las 
organizaciones, ya que invertir en profesionales de la información implica costos e 
infraestructura para garantizar la administración, conservación y consulta de la 
información, la mayoría de las organizaciones necesitan accesar y consultar 
frecuentemente la información. La importancia de los documentos y el volumen 
estimulan a buscar soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y den un valor 
añadido a los sistemas de administración tradicionales, de esta forma el 
profesional de la información está capacitado para desarrollar métodos o modelos 
adecuados para las distintas necesidades que presenten las organizaciones en la 
gestión de su información. 
Las organizaciones poseen elementos y características que las hacen únicas e 
interesantes como: capital humano, infraestructura e instalaciones que son 
adecuadas para realizar el trabajo del profesional, pero esto carecería de 
importancia sin el capital humano. La verdadera responsabílidad del profesional, 
es la capacidad y habilidad para responder favorablemente y cumplir con los 
objetivos planteados de acuerdo a necesidades específicas de los usuarios y de la 
organización. 
La importancia de la gestión de información, es recopilar, conservar y difundir 
cualquier tipo de información registrada, generada o recibida por alguna entidad, 
grupo o persona en función de las actividades en las que el profesional se haya 
insertado. Dicha información puede estar contenida en: Sistemas operativos 
textual, manuscrito o impreso; en sistemas operativo meramente figurativo 
(grafías, dibujos, esgrafiados). 
8 
Sistemas operativo analógico, grabable y legible por máquina, mediante un 
programa adecuado (documento audiovisual). Sistemas operativo digital, grabable 
y legible por máquina, mediante un programa adecuado (documento informático). 
Los archivos constituyen una parte esencial de los recursos de información por su 
valor histórico, las funciones o actividades por las cuales fueron creados, su 
importancia se podrá comprender a partir del valor que tienen para la 
administración, la investigación, desarrollo económico, social, científico o 
tecnológico. 
En el caso del sector privado la información tiene como 'fin la investigación, y la 
administración de la información es la fuente primaria, a la cual se le solicita la 
consulta o préstamo de todo antecedente relacionado al punto de investigación. 
El surgimiento de nuevos perfiles laborales vinculados al empleo privado ha 
puesto en evidencia la necesidad que tienen las empresas de contar con 
profesionales que gestionen adecuadamente su información y la faciliten, 
añadiendo valor a la misma así como a la empresa. Dando como resultado la 
gestión de información como parte fundamental en la toma de decisiones dentro 
de una organización, de esta forma la información cambia a ser un activo valioso 
que requiere tratamiento especial por parte de un profesional encargado de 
administrar tan valioso recurso. 
En materia de gestión documental dentro de las organizaciones en México, hay 
pocos textos que puedan tomarse como referencia, esto es un indicador del 
campo de investigación para el profesional. Los problemas que presentan las 
organizaciones parecieran sencillos, pero esto es sólo una pequeña parte de los 
problemas que requieren atención referente a este tema. 
Este problema es común debido al volumen y acumulación de información dentro 
de las organizaciones, y también a la falta de métodos que puedan administrar la 
información, conservar, resguardar y dar acceso a los usuarios. 
9 
El propósito de acceder a la información es cubrir una necesidad para fines varios 
del usuario, ya sean personales, culturales, educacionales o de interés, estos fines 
son los que se deben tomar en cuenta para lleva a cabo de manera conjunta entre 
las organizaciones y el profesional de la información. Con métodos, procesos o 
políticas de gestión para el desarrollo, investigación y toma de decisiones, estos 
problemas tan comunes no afecten en la dinámica y desarrollo de las 
organizaciones. 
Con objetivos sencillos con amplios beneficios la gestión documental puede hacer 
fácil y dinámica la vida dentro de las organizaciones, disminuyendo los riesgos, así 
como los impactos en los procesos. El manejo y la gestión de información dentro 
de las organizaciones se deben implementar como un área más cuyas 
características se basen en el desarrollo de procesos y métodos de conservación, 
impulsando la conservación, prevención en el manejo documental ante posibles 
contingencias. 
Es claro que la transformación es larga y hay mucho trabajo de investigación, 
desarrollo e implementación dependiendo el campo de acción del profesional de la 
información donde preste su servicio, pero esto a su vez es una responsabilidad 
necesaria para cambiar la idea del profesional de la información en el campo 
laboral. 
10 
CAPíTULO 1 GESTiÓN DOCUMENTAL: DEFINICIONES Y CONCEPTOS 
Dentro de las organizaciones la información es el activo más importante y este en 
la mayoría de los casos se encuentra contenida en distintos soportes o formatos, 
del cual hay que organizar para tener un conjunto de tareas o actividades que 
describan la historia, acontecimientos o movimientos dentro de la organización. 
Esta actividad tiene un amplio campo de desarrollo, ya que la implementación de 
sistemas de gestión documental y archivo que plantea la acción sobre el ciclo de 
vida completo de los documentos en las organizaciones, van dirigidos a mejorar 
en eficacia y eficiencia en los procesos, optimizando la calidad de los mismos, 
estimulando el desarrollo de sus actividades y su producción. 
La gestión es el conjunto de acciones u operaciones relacionadas con la 
administración y dirección de una organización. La gestión se utiliza cuando se 
habla de proyectos o de actividades que requieran un proceso específico de 
organización, planificación, desarrollo, implementación y control. La gestión en una 
organización tiene como objetivo la mejora de la productividad y la competitividad, 
esto implica el diseño y control de medidas y estrategias relacionadas con 
procesos de administración y producción. 
Un sistema de gestión es una estructura o modelo de administración que busca 
mejorar el funcionamiento de una organización, estos sistemas ofrecen pautas, 
estrategias o técnicas esto con la finalidad de optimizar los procesos y recursos. 
La implementación de un sistema de gestión permite introducir mecanismos 
orientados a la actualización y adaptabilidad de una organización a su entorno en 
el cual desarrolla su actividad. (Heredia, 2007, p. 85) 
La Gestión documental se define como el conjunto de actividades que permiten 
coordinar y controlar los aspectos relacionados con creación, recepción, 
organización, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de los 
documentos. (Russo, 2009, p. 121) 
Por otro lado se puede entender comoGestión del conocimiento como los 
procedimientos para desarrollar, estructurar y mantener la información con el 
11 
objetivo de transformarla en un activo crítico y ponerla a disposición de los 
usuarios. (Russo, 2009, p. 168) 
Por otra parte la Gestión de archivos se considera a las actividades destinadas a 
la preservación, la difusión y acceso a la documentación de un archivo de carácter 
administrativo o histórico. (Heredia, 2007, p. 93) 
Existen varias definiciones en torno a la "Gestión documental" donde se utiliza el 
término record management, (2007) aplicándose en 1941 por la Society of 
American Archivist (p.24) donde la definición refleja que el concepto va dirigido a 
la conservación de documentos dentro de la organización a lo largo de su ciclo de 
vida, centrándose en el control administrativo, almacenamiento, cuadro de 
clasificación, conservación, reglamentos, legislación y medios de almacenamiento. 
algunos documentos especializados como por ejemplo, el Manual de 
Archivística, (1992) define como gestión documental: "al conjunto de tareas y 
procedimientos orientados a conseguir mayor eficacia y economía en la 
explotación de los documentos por parte de las administraciones." (p.39) 
Por otra parte, Ramón Alberch (2003) define como Gestión Documental al 
"conjunto de medidas relativas a la economía, eficacia en la creación, 
mantenimiento, conservación y el uso de archivo". (p.18) 
Tomando en consideración las anteriores definiciones en esta investigación se 
empleará la siguiente definición de gestión documental al "conjunto de actividades, 
procedimientos y herramientas aplicadas a lo largo del ciclo de vida del documento 
con el objetivo de conservar y dar acceso de manera eficaz, transformando la 
información en activo." 
La gestión como tal trata de administrar, organizar, clasificar la información para 
que esta permita coordinar, controlar o desarrollar todas las actividades que estén 
relacionadas con los documentos. 
Lo relevante de la Gestión es que pretende: 
• Anticipar la clasificación e identificar las series. 
12 
• Agilizar trámites administrativos. 
• Controlar la conservación física. 
• Generalizar y rentabilizar el uso o utilidad de los documentos. 
• Garantizar la seguridad jurídica. 
• Normalizar los procedimientos y diseño de los expedientes. 
• Transparencia de la administración. 
• Visualizar elementos indispensables y prever la conservación. (Ruso, 2009, 
p.12) 
La Gestión Documental forma un conjunto de procedimientos que se desarrollan 
dentro de una organización para que esta tenga una utilidad, al considerar a la 
información como un recurso, el cual sirva de ayuda o medio para conseguir un fin 
o satisfacer una necesidad. 
13 
1.1 INFORMACiÓN COMO UN RECURSO 
Las organizaciones han reconocido, el valor y el rendimiento de administrar un 
recurso básico como es: la información. Considerado como recurso primordial en 
la toma de decisiones y el no considerarla puede ser un factor crítico que 
determine el éxito o el fracaso de cualquier organización, es por esta razón que la 
información se debe considerar un recurso más dentro de la estructura de la 
misma. 
La información forma parte fundamental en el crecimiento de cualquier institución, 
por lo tanto es debido considerarla como parte esencial en el desarrollo de la 
misma institución, para esto la información debe ser considera como un recurso 
esendal que debe ser resguardado y conservado debidamente. Al considerar la 
información como un recurso valioso e irremplazable dentro de las mismas, estas 
lo pueden considerar como un activo más dentro de la estructura la cual puede 
generar conocimiento para el desarrollo, investigación, administración, etc. 
Se define como recurso a "el medio por el cual en caso de necesidad, se sirva 
para conseguir lo que se pretende, así también se refiere a él conjunto de 
elementos dísponibles para resolver una necesidad." (Real Academia Española, 
2015) 
Para García Morales (2008) la información considerada como un recurso, es 
donde esta surja de una necesidad dentro de las organizaciones de tratar 
debidamente la información para generar el conocimiento y de ahí se pueden 
construir toda clase de procesos ya sean educativos, de investigación, de creación 
o tecnológicos; esto con el fin de obtenerlo, para después aplicarlo, modificarlo o a 
partir de ese conocimiento disponible este sea procesado para crear otro o 
complementar el primero. (p.5?) 
La información como un recurso se definiría como activo intangible dentro de una 
organización cuyo objetivo es aumentar el capital o la inversión dentro de la 
misma. Por lo tanto la información es una fuente que transforma, por esta razón se 
vuele importante para el avance de las organizaciones como valor, ya sea 
14 
científico, informativo, educativo o social; en el cual estimula y alienta el proceso 
de competencia. 
Al generar conocimiento de la información, esta se vuelve un "recurso más para la 
organización y se le está dando un valor agregado que se fundamenta en la 
transferencia de información como respuesta intensiva a un proceso humano." 
(Ponjúan, 1998, p.8) 
Con el valor agregado a la información considerándola como un recurso, aumenta 
la productividad de la organización y optimizando los procesos, esto implica la 
aplicación de la información como fuente de valor y riqueza. 
Si la información es vista como un recurso dentro de las organizaciones esta sería 
el resultado consciente de utilizar un recurso como beneficio del crecimiento de los 
procesos dentro de las organizaciones. 
Para llevar a cabo todo este proceso se debe conocer el principio, desarrollo y el 
final de la información hasta que esta concluya en la preservación del contenido 
en algún soporte o sistema de almacenamiento hasta que este finalice con su vida 
útil dentro las organizaciones. 
15 
1.2 CICLO DE LA INFORMACiÓN 
El ciclo de vida no sólo representa los procesos que se llevan a cabo una 
organización, sino los procesos que van desde la generación de información hasta 
que esta se convierte en conocimiento capaz de generar una nueva información, 
ya sea a nivel individual o a nivel social. 
Este ciclo es un proceso en etapas de generación, selección, organización, 
almacenaje, recuperación , distribución, uso y conservación ; con la finalidad de 
planificar actividades de la propia organización, con esto la información cumple 
con características propia. 
El ciclo de información también hace referencia a la evolución en el manejo de la 
información dentro de las organizaciones, que se produce en fases hasta 
satisfacer una necesidad o concluir su ciclo de vida. 
La información es un activo que constantemente se encuentra en evolución o en 
transferencia, por su propia naturaleza la información se modifica en medida que 
va fluyendo y así permanentemente. Por lo tanto la información es un activo 
16 
modificable y adaptable para disponer de ella cuando sea necesario. (Ponjúan, 
1998, p.20) 
La información acabará siendo no sólo un recurso sino la esencia misma de la 
empresa, donde la información se origina y fluye para ser aprovechada como un 
recurso para el uso, manejo y alcance del éxito, en coordinación con los otros 
recursos (materiales, económicos, humanos, financieros y tecnológicos). 
Muchas organizaciones sólo han llegado a considerar a la información como un 
apoyo para lograr la optimización, alcance y culminación de objetivos, pero debido 
a que la información es un recurso que no se puede palpar es por ello que muchas 
organizaciones han cometido el grave error de no considerar o darle a la 
información la relevancia que merece. 
Este supuesto se basa en que los rendimientos o resultados no sean manifiestos 
físicamente o de manera individual, sin embargo la información contribuye en gran 
parte al éxito obtenido en la organización y el error recae en que la información la 
excluyendel éxito logrado que la misma les genera. 
17 
1.3. SOCIEDAD DE LA INFORMACiÓN Y LA SOCIEDAD DEL CONOCIMIENTO 
Se le denomina información al conocimiento que lo hombres perciben por medio 
de uno o más sentidos. La información permanece intangible hasta que está 
representada de una manera formal con datos. Cuando la información está 
representada como datos en un documento esta puede ser guardada, comunicada 
y usada. El concepto de sociedad de la información explica las transformaciones 
sociales y tecnológicas, y al mismo tiempo nos muestra la visión de un futuro 
guiado hacia una sociedad del conocimiento autosuficiente. 
Peter Drucker en 1974 en su libro (1997) "La sociedad post-capitalista" es uno de 
los primeros en mencionar a la reciente transformación de la sociedad industrial a 
una sociedad de servicios, donde el conocimiento se convierte en recurso básico, 
acuñando el término como trabajo de conocimiento o trabajador de conocimiento, 
además destaca la necesidad de generar una teoría en la que el conocimiento se 
colocara como centro de la producción de la riqueza, dando como mayor 
importancia no a la acumulación y cantidad de conocimiento, sino a la 
productividad que este tuviera; aplicando el conocimiento para generar más 
conocimiento que se basara en el esfuerzo sistematizado y en la organización del 
mismo. (p. 103) 
El concepto de sociedad de la información no es aún lo suficientemente difundido, 
los servicios que la sociedad de la información representa es transmitir la 
información a través de la red o almacenar información para facilitar su consulta. 
Lo fundamental de la visión de esta sociedad, es que en el siglo XXI va de la mano 
con la economía y el desarrollo mundial, dando como resultado la globalización, 
donde las tecnologías de la información y la comunicación desempeñan un papel 
decisivo en la transformación de la economía y de la sociedad misma. 
El cambio significativo que han tenido las tecnologías de la información y 
comunicación en nuestra vida es notable e irrefutable, esta idea la podemos 
analizar claramente en el entorno del ser humano, en las regiones desarrolladas 
18 
del planeta y en las que no; esto es debido al uso de computadoras, dispositivos 
de almacenamiento y especialmente el Internet. 
Estas herramientas actualmente se han convertido en una necesidad para la 
comunicación, la idea de sociedad de la información engloba un conjunto de 
actividades industriales, económicas, administrativas y humanas en las crecientes 
naciones. La materia prima de esta sociedad se caracteriza por: 
(1 Creación 
• Configuración 
• Desarrollo 
• Distribución de contenido 
Con las características anteriores los servicios se convierten en medios 
fundamentales para mejorar la competitividad de la economía, por esto la 
información es un factor importante y determinante en la eficacia o productividad 
de las empresas en todo el mundo. 
Los servicios que brinda la sociedad de la información constituyen una identidad 
cultural y de diversidad, como por ejemplo la libre circulación de la información 
contribuye al desarrollo cultural de los pueblos. Por eso la función de la industria y 
los contenidos será el futuro de las sociedades, dado la expansión de la 
infraestructura de la información, que con llevará a la demanda de servicios de 
información, en los cuales sea fácil acceder y esto derivará en la necesidad de 
aumento de empleos calificados para desempeñar esta labor, en el manejo, 
resguardo y transmisión de información. 
El impacto y la trascendencia de la llamada también revolución tecnológica, 
frecuentemente se compara con la revolución industrial de Reino Unido a finales 
del siglo XVIII, esto por los cambios y el impacto que tuvo en el desarrollo en las 
sociedades. La llamada tercera revolución se caracteriza como lo describe 
Castells como Huna forma específica de organización social en la que la 
generación, el procesamiento y la transmisión de la información se convierten en 
19 
fuentes fundamentales de la productividad y el poder, debido a las nuevas 
condiciones tecnológicas" (Castells, 1997, p.36). 
la tercera revolución presenta rasgos característicos que la distinguen de otras 
como: 
• Revolución tecnológica. 
• Reorganización del sistema socioeconómico. 
Esta llamada revolución tecnológica, se caracteriza por el tratamiento, producción, 
almacenamiento, transmisión, recepción, análisis y procesamiento de información 
como material fundamental para la productividad y el poder, dando como resultado 
la alfabetización de las sociedades en el uso de las tecnologías, donde esta 
sociedad se caracteriza por la tendencia del cambio tecnológico. 
la sociedad de la información dependiendo algunos autores pueden plantear 
diferentes definiciones, como Lorente que a partir del concepto de las tecnologías 
de la Información y las Comunicaciones nos define que "esta es una nueva 
sociedad que parece que da una habilidad especial para captar, elaborar, 
transportar, almacenar, procesar y difundir mensajes de todo tipo sobre 
información y conocimiento mediante el uso de las tecnologías de la información." 
(lorente, 1997, p.17) 
Desde el enfoque histórico de Rendón, (2015) lo describe como: "un espacio 
social altamente dinámico, abierto, globalizado y tecnologizado, donde el conjunto 
de relaciones sociales (acción e interacción de individuos, procesos de producción 
material y espiritual) se apoyan y se realizan a través de la información; la cual es 
igualmente dinámica, abierta, globalizada, tecnologizada además de mercalizada; 
dicho espacio social aparece en una etapa del desarrollo de la sociedad debido al 
aumento de la complejidad en sus estructuras, funcionamiento y reproducción de 
estas" (p.45) 
García Morales (2008) la define;" ... a la luz de un enfoque sistemático, multí e 
interdisciplinario, la sociedad de la información debe ser entendida como una 
20 
nueva forma de organización o sistema social de carácter complejo, dinámico y 
diverso, integrado por un conjunto de comunidades sociales, condicionadas por 
factores de tipo económico, tecnológico, político, ideológico, cultural, educacional 
e informacional que, a diferencias de otras formas de organización social, en esta 
la información se convierte en el elemento que determina a los demás debido a 
que se constituya en el factor subyugante que permite se cumpla la función 
ostensible del sistema", (p. 12) 
En todas las anteriores definiciones aparece la información como materia prima y 
recurso estratégico, determinado por la capacidad de penetración de las 
tecnologías de la información, algunas de las características son: 
• Desarrollo de la Industria de la información 
• Impacto de las tecnologías de la información en sectores sociales y 
educativos 
• Información como poder 
• Internacionalización y unificación del mundo sin fronteras. 
• Producción masiva de información. (López Yépes, 1978, p. 26) 
La sociedad de la información nos plantea cambios y características definidas que 
la describen entre ellas como los constantes cambios y avances tecnológicos, de 
igual manera el uso de herramientas, el constante desarrollo de la industria que 
permea en los sectores educativo, económico y social, marcando pautas para 
redefinir los conceptos y adaptarnos a los usos complejos de las tecnologías, 
abriendo brechas en un mundo globalizado donde la única constante es la 
información en tiempo real. Algunos de los elementos que componen a la 
sociedad de la información son: 
• Se crean o utilizan contenidos y servicios que proporcionen a través de las 
infraestructuras de comunicación 
• El universo multimedia de servicios y contenidos formado por el conjunto de 
productos y servicios a los que se puede acceder 
21 
La sociedad de la información se contempla como el efecto de un cambio o 
desplazamiento de paradigmas en las estructuras industriales y en lasrelaciones 
sociales. Esta sociedad designa una forma nueva de organización de la economía 
y de la sociedad, además de acceder a los productos fabricados y de utilizar 
continuamente los servicios, el factor diferencial es que cada persona u 
organización dispone, no sólo de sus propios almacenes de información, sino 
también de una capacidad, casi ilimitada, para acceder a la información generada 
por los demás. 
Castells (1997) define que la base material de esta sociedad se encuentra 
caracterizada por: 
• Capacidad de penetración de los efectos de las nuevas tecnologías, puesto 
que la información es una parte integral de toda actividad humana, todos 
los procesos de nuestra existencia individual y colectiva. 
• Convergencia creciente de tecnologías específicas en un sistema altamente 
integrado., dentro del cual las antiguas trayectorias tecnológicas separadas 
se vuelven prácticamente indistinguibles. 
• Flexibilidad en los procesos que pueden modificar las organizaciones y las 
instituciones e incluso alterarse, de forma fundamental, mediante la 
reorganización de sus componentes. 
• La información es materia prima que son tecnologías para actuar sobre la 
información, no sólo información para actuar sobre la tecnología. 
,. Lógica de interconexión de todos los sistemas que utilizan estas nuevas 
tecnologías. (p. 44) 
Pero de igual manera, aunque parezca sencilla la comunicación e interacción con 
el mundo globalizado, también existen las excepciones que nos alejan; algunos 
factores que condicionan el desarrollo de la sociedad son: 
• Aceleración del cambio tecnológico. 
• Cambio del medio social. 
• Desplazamiento de los mercados emergentes. 
22 
• Deslocalización de los sectores productivos. 
• Desplazamiento de la industria. 
• Disminución progresiva del sector público. 
• Globalización de la actividad económica. 
• Nuevos modelos educativos y de formación. 
• Transformación del mercado de trabajo. (Morales, 2008, p. 32) 
En la actualidad, ante esta situación la venta de productos y servicios, entre ellos 
la información, está rompiendo fronteras temporales y estamos entrando en una 
economía llamada globalizada. La aceleración de los cambios tecnológicos es uno 
de los factores que se hace sentir con mayor fuerza en la actual etapa en la que 
estamos viviendo, lo cual implica que se ha de contar con una infraestructura y 
unas tecnologías adecuadas que faciliten que las comunicaciones sean rápidas y 
seguras dentro de cualquier sector de la sociedad. 
La sociedad de la información se encuentra en un espacio, tiempo donde las 
condiciones de la interacción ya no son un obstáculo, donde las fronteras y los 
límites no representan barreras para la circulación de la información, en esta 
sociedad de la cual todos formamos parte y nos encontramos profundamente 
unidos al desarrollo de las nuevas tecnologías que exigen, nuevas formas de 
adaptarse al entorno. 
Los fenómenos generados por las tecnologías de Información plantean nuevos 
retos para la sociedad debido a las transformaciones tecnológicas que han 
provocado cambios en la sociedad relacionados con las formas de trabajo y las 
maneras de interacción, dando como resultado la penetración en otras disciplinas. 
La investigación dirigida a la sociedad de la información en México debe proponer 
aspectos conceptuales para la comprensión del fenómeno en sí mismo y en la 
realidad económica, política, social, tecnológica, cultural y educativa de la nación, 
reconociendo la diversidad en cada uno de los escenarios geográficos. (Garduño, 
2004, p. 3) 
23 
La sociedad de la información es una expresión de la globalización, con la cual se 
han producido cambios sustanciales dirigidos a la educación y al ejercicio 
profesional, así como también a construir escenarios de relaciones y acciones que 
afectan a la sociedad en su conjunto, pero esto al mismo tiempo, ha generado 
retos para los diversos sectores sociales frente a las nuevas realidades 
tecnológicas que pueden ayudar a mejorar y sustentabilidad del ser humano. 
Desde el punto de vista de la Sociedad de la Información es muy importante el 
análisis de las características y del estado de desarrollo de las Tecnologías de la 
información y las Comunicaciones. 
El concepto de Tecnologías de Información y Comunicación posee un carácter 
histórico, lo que se considera tecnologías de avanzada en un momento puede ser 
considerado obsoleto en otro posterior. A pesar de lo anterior las tecnologías de la 
Información y las Comunicaciones y aún hoy en día es imposible prescindir de 
ellas en el mundo de hoy, caracterizado por una globalización creciente, y ya hoy 
muy importante, en el que Internet y la conectividad a escala mundial. 
Por todo lo anterior es que las TIC forman parte de la vida pública y privada de 
una enorme cantidad de personas en el mundo, llegando a ser paradigma 
tecnológico el uso de las redes informáticas. Como características identificativas 
de estas tecnologías tenemos: 
• La intangibilidad de la información. 
• La alta calidad de la información. 
• Su capacidad de interconexión. 
• Su diversidad. 
• Su interactividad. 
• La instantaneidad. 
• Permiten la diferenciación y segmentación de la audiencia. 
El avance de las TIC es muy acelerado sobre todo en aquellos países con 
recursos 'ñnancieros y elevado nivel cultural en los que han logrado una 
24 
penetración importante en la sociedad. No obstante en los países del tercer 
mundo, aunque están experimentando un ritmo de penetración importante, es 
cierto que se está expandiendo la brecha digital dentro de cada país haciendo que 
la diferencia entre ricos y pobres sea cada día mayor en muchos países 
ahondando incluso las diferencias entre diferentes sectores sociales. 
SOCIEDAD DEL CONOCIMIENTO 
El término sociedad del conocimiento ocupa un lugar importante en la discusión 
actual en el desarrollo de las sociedades del siglo XXI. Esta aparente nueva 
sociedad trata de un concepto que aparentemente resume las transformaciones 
sociales que se están produciendo en la sociedad moderna y sirve para el análisis 
hacia un futuro basado en el desarrollo con base en el cocimiento autosustentable. 
Los primeros análisis acerca del papel del conocimiento y de la información como 
variable, se basan esencialmente en la distribución del conocimiento y la 
información como infinitamente aplicables al desarrollo de las sociedades, pero la 
evolución de la sociedad y particularmente de aquellas que utilizan las nuevas 
tecnologías de producción basadas en el uso intensivo de conocimientos e 
información muestra cambios significativos que se basaban en el uso intensivo de 
conocimientos produciendo simultáneamente fenómenos de igualdad y 
homogeneidad. 
La idea de sociedad del conocimiento tiene su origen en la década de los 60's, 
cuando se comenzaron a analizar los cambios de las sociedades. Este tipo de 
sociedad está caracterizada por una estructura económica y social, en la que el 
conocimiento puede sustituir al trabajo, a las materias primas y al capital como 
fuente de la productividad, crecimiento y desarrollo de las sociedades. 
El conocimiento teórico se ha convertido, según en este enfoque, en la fuente 
principal de innovación y esta sociedad está orientada hacia el progreso 
tecnológico y se caracteriza por la creación de una nueva tecnología intelectual 
2S 
como base de la sociedad. La sociedad del conocimiento, sostiene que la 
transformación actual de la sociedad indica un cambio de modo de producción 
social, dada la creciente relevancia de la información o del conocimiento para los 
procesos socio-económicos. (Crovi, 2004, p. 56) 
La sociedad del conocimiento hace referencia a cambios en las áreas tecnológicas 
y económicas estrechamente relacionadas con las tecnologías de la información y 
la comunicación tanto en el ámbito de planificación de la educación y formación, 
como en el ámbitode la gestión de conocimiento. 
Castells (1997) en su libro la Era de la Información donde, nos explica el 
panorama de la economía, la sociedad y la cultura contemporáneas, explica con 
claridad este proceso, que da lugar a la aparición de un nuevo orden social 
basado en conocimiento. 
El concepto actual de la sociedad del conocimiento no está centrado en el 
progreso tecnológico únicamente, sino que lo considera como un factor del cambio 
social entre otros como, por ejemplo, la expansión de la educación. Según este 
enfoque, el conocimiento será la base de los procesos sociales en diversos 
ámbitos de las sociedades. 
Siguiendo el principio de educación, tecnología y desarrollo se busca llegar a un 
máximo de las sociedades, que de manera sustentable puedan transformar en un 
supuesto orden establecido tanto en los ámbitos sociales, culturales, educativos o 
tecnológicos todo y en base al conocimiento. 
La información no es lo mismo que el conocimiento. La información se compone 
de hechos y sucesos, mientras que el conocimiento se define como la 
interpretación de dichos hechos dentro de un contexto; como el contexto social 
que actualmente se plantea la humanidad para enfrentar los cambios y 
transformaciones que día a día nos identifican como sociedad. 
26 
1.4. GESrlÓN DE LA INFORMACiÓN EN LAS ORGANIZACIONES 
Es fundamental la necesidad de comprender el ambiente dentro en las 
organizaciones de las cuales el funcionamiento determina las necesidades y los 
problemas a los que se han de enfrentar en el manejo de la información. Por lo 
tanto la cultura y los valores en el manejo de dicho recurso llamado "información", 
aumentan la productividad o disminuyen el tiempo de respuesta en caso de alguna 
contingencia. 
Herrera (2007) lo define como: " ... aquellos cuya propiedad y gestión pertenece a 
su servicio o establecimiento público, cuyos documentos provienen y emanan del 
ejercicio de una función pública de la administración territorial o de la institucional,' 
así de igual manera la diferencia de una archivo privado será por el contrario, los 
archivos que emanan de individuos y personas jurídicas privadas como personas, 
familias, asociaciones, partidos políticos, fundaciones, empresas, iglesias." (p.21) 
Dentro de una organización la gestión está orientada principalmente a las 
personas que la van a utilizar ya sea un proveedor, cliente, socio o trabajador, 
dependiendo de la procedencia de la información esta puede darse en 3 tipos: 
• Ambiental: fuentes de información que se utilizan, son el material que en su 
conjunto forma toda la documentación de una empresa. 
• Interna: documentación operativa. 
• Corporativa: información para comunicarse con el exterior. (Russo, 2009, 
p.54) 
Las empresas producen una gran cantidad de información o documentos y en 
distintos formatos, por esta razón la necesidad de tener una gestión documental 
dentro de las empresas son las ventajas como: 
• Reduce costos. 
• Eficiencia en acceso y uso. 
• Agiliza procesos y acelera el flujo de información. 
• Mejora la toma de decisiones. 
27 
• Registra los procesos de la empresa. 
Estas ventajas son fundamentales, si decimos que la información se considera 
como activo dentro de la empresa, la cual a su vez le genera recursos o pérdida. 
Muchos documentos son mantenidos por una organización durante un tiempo 
corto para proporcionar pruebas o información a la organización. Otros 
documentos tienen un valor más duradero, esto como prueba de información de 
las acciones o las funciones de una organización en el transcurso del tiempo. 
El profesional de la información lleva a cabo un proceso importante dentro de la 
empresa al organizar, planificar la historia de una organización, por esta razón, un 
sistema de gestión eficiente ayudará a las empresas a aumentar su productividad, 
evitando problemas relacionados con la información y esto a su vez reducirá los 
costos para la misma. 
La administración del sistema de gestión en las organizaciones no afecta 
solamente a la gestión y la circulación de la información, sino que debe también 
dar respuesta a la optimización de los circuitos administrativos y a la economía de 
la información. Un sistema de gestión está formado por archivos y estos se 
definen como "uno o más conjuntos de documentos acumulados en un proceso 
natural por una persona u organización en el transcurso de su gestión, respetando 
e! orden en que fueron generados para servir de testimonio y fuente de 
información a las personas o a la misma organización que los produjeron". El 
término archivo también se utiliza para designar el depósito de archivo o la 
organización dentro de un espacio que custodia los archivos. 
Por lo tanto, un sistema de gestión está formado por archivos y este se define 
como "el conjunto de recursos (humanos, económicos, materiales e informáticos) 
que trabajan siguiendo unas actividades determinadas, con el fin de conseguir un 
entorno de trabajo que responda a las necesidades de una organización." 
Un documento puede tener varias interpretaciones, dependiendo el área o el tipo 
de formación de la persona, en la definición de documento para los juristas se 
28 
define como soporte que lleva fijo un texto que goza de valor legal para imponer 
algo o probar un hecho, (Vázquez, 2004, p. 22) 
Los documentos son creados y usados diariamente para documentar acciones, 
confirmar decisiones, establecer derechos y responsabilidades así como también 
comunicar información. Sin documentos las organizaciones o cualquier otro sector 
no podrían funcionar, por esta razón los documentos y la información deben estar 
administrados para asegurar su protección, conservación y organización en los 
archivos, ya que constituyen la memoria de la institución. 
Tomando en cuenta la importancia y poniendo como referencia los ejemplos de 
otros países donde se regulan y aplican disposiciones como la Norma ISO 9000, 
se ha tenido la necesidad de desarrollar un sistema de gestión documental que 
esté basado en la ISO 15489, cuya aplicación no solo es exclusiva para las 
organizaciones privadas. (Mauri, 2008, p. 67) 
Basándonos en esta norma ISO para estandarizar los procesos, desarrollamos un 
proyecto de implementación en una organización con presencia a nivel mundial en 
el sector farmacéutico, con esto se pretende optimizar tiempos, procesos y 
recursos que mejoren el servicio y la atención que brindamos a esta compañía. 
La gestión de Información la definimos como el proceso de administración 
explícitamente los activos no materiales de la organización mediante la 
generación, búsqueda, almacenaje y transferencia de conocimiento. Su objetivo es 
conseguir aumentar la productividad y competitividad de la organización. Es 
necesario disponer de un método estructurado que permita detectar, seleccionar y 
normalizar o sistematizar el conocimiento obtenido por los individuos durante el 
desarrollo de sus actividades y utilizarlo por la institución como fuente para el 
desarrollo y adaptación. 
29 
1.5. CONTRASTES EN EL MANEJO DOCUMENTAL 
México es un país complejo por su desarrollo desigual en varios sectores de la 
sociedad como en educación y economía, por estos motivos se considera a 
nuestro país tecnológicamente rezagado en comparación con otros países. Esto 
representa un problema ya que de manera paulatina hemos pasado por las etapas 
de cambio tecnológico, que en otros países principalmente Europeos ha sido 
acelerada, como en este y en otros casos el rezago implica desconocimiento, 
pérdida o mal manejo de tecnologías, esto puede ser un problema en el sector 
privado. En México el desarrollo y la inversión son fundamentales para el avance; 
considerado un país con áreas de interés para todos los sectores, es un lugar 
atractivo para que grandes empresas logren consolidarse como verdaderas 
organizaciones generadoras de crecimiento y desarrollo económico. 
El abanicode posibilidades es tan amplio y extenso que implica un gran reto para 
el país y el profesional que debe realizar un trabajo de investigación 
multidisciplinaria abarcando todos los sectores que necesiten su experiencia. 
Nos preguntamos, ¿Qué ocurre cuando empresas con avances en materia 
tecnológica, investigación y educación se instalan en países como el nuestro?, no 
sólo la brecha educacional es un reto para la gente que aspira a formar parte de 
este sector, si no también, el de generar conocimiento o información para orientar 
a las organizaciones a administrar sus recursos e información. 
El punto es que no se pueden utilizar las mismas políticas de administración de 
información de una empresa coreana o inglesa en México, dado el hecho de que 
no son las mismas políticas o normas de cada país y fundamentalmente el 
contenido de los documentos va a variar por las razones de inversión de las 
mismas organizaciones, en este caso cada país provee de diferentes servicios o 
contenidos a estas, por lo tanto las empresas tienen que adaptar o adecuar para 
dar respuesta de manera fácil y rápida a sus consultas o solicitudes de 
información en cualquier parte del mundo. 
30 
Tener debidamente estructurada la información y los flujos de generación de la 
misma, las empresa en algunos casos gastas millones en sistemas automatizados 
para realicen este trabajo. El profesional de la información con la base teórica, 
análisis e investigación es capaz de resolver esta situación en la cual muchas 
empresas del sector privado tienen actualmente este problema. 
El impacto es ahora, disminuir el tiempo de respuesta así como la practicidad de 
conservar, distribuir y procesar la información; las empresas desde sus matrices 
tratan de permear sus avances y políticas a sus subsidiarias, para que estas estén 
alineadas con los parámetros establecidos, así como con políticas nacionales o 
internacionales de los países en donde se instalan, pero esto no da la certeza de 
obtener siempre los resultados esperados. 
Es decir que la información como recurso indispensable debe de estar al alcance y 
disponible para consulta del usuario de manera, rápida y accesible para dar 
respuesta a sus dudas o problemas, de tal manera la información se vuelve el 
actor principal para llevar a cabo el proceso fundamental para el cual está hecha, 
generar más información para desarrollar conocimiento para quien lo consulte. 
La gestión documental se fundamenta en conjunto de principios, procedimientos y 
métodos de administración orientados al valor de la información traducido a la 
economía y eficiencia del manejo de la información tanto en actividades 
destinadas a la conservación, uso y localización de esta, así como también a la 
producción, circulación, selección y disposición final de la misma. 
Como resultado las organizaciones necesitan modernizarse para responder a 
problemas y adaptarse al cambio de circunstancias y necesidades de la sociedad 
y de la información. 
31 
REFERENCIAS 
Alberch Figueras, Ramón. (2003) Los archivos entre la memoria histórica y la 
sociedad del conocimiento, Barcelona: Editorial UOC. 
Castells, Manuel. (1997) La Era de la Información. Economía, sociedad y cultura. 
Madrid: Alianza. 
Crovi Druetta, María Delia. (2004) Sociedad de la información y el conocimiento. 
Entre lo falaz y lo posible. UNAM y La Crujía Ediciones. Buenos Aires, Argentina. 
Cruz Mundet, José Ramón. (1992) Archivos municipales de Euskadi. Manual de 
organización, Instituto Vasco de Administración Pública. 
Escalona Ríos, Una. (2003) Factores de influencia en el aprovechamiento del 
estudiante de bibliotecología. México: Universidad Nacional Autónoma de México. 
Escalona Ríos, Una. (2005) La educación bibliotecológica en México a través de 
sus instituciones educativas. México: Universidad Nacional Autónoma de México. 
Facultad de Filosofía y Letras, Colegio de Bibliotecología, Perfil de Egresado. 
Recuperado el 29 de Julio de 2015, sitio web: 
http://colegiodebibliotecologia.filos.unam.mxlperfil-del-egresado/ 
Facultad de Filosofía y Letras: organización académica: 1981-1982. México: 
UNAM, Dirección General de Orientación Vocacional 1982.-P. 43-44 
Garduño Vera, Roberto. La sociedad de la información en México frente al uso de 
Internet. Revista Digital Universitaria [en Hnea]. 10 de septiembre de 2004, Vol. 5, 
No. 8. Recuperado el 11 de septiembre de 2004}. Sitio web: 
http://wwwxevista.unam.mxlvoI.5/num8/art50/art50.htmISSN: 1607-6079. 
Heredia Herrera, Antonia. (2007) ¿Qué es un archivo? Gijón: Trea 
Lorente, S. La sociedad de la información: su imagen, su proceso, sus logros y sus 
inconvenientes. Documentación social, n°, 108, 1997. 
32 
López Yepes, José. (1978) La documentación como disciplina. Teoría e historia. 
España: Ediciones Universidad de Navarra. 
Mauri Martí, Alfred. (2008) Estudiar archivístíca, dónde y porqué. Gijón: Trea. 
Morales García, Ana María. (2008).La sociedad de la Información: políticas y 
acciones en Europa. Bogotá: Rojas Eberhard Editores. 
Ponjuán Dante, Gloria. (1998) Gestión de Información en las organizaciones: 
Principios, conceptos y aplicaciones. Santiago de Chile: Editorial CECAPI, 
Universidad de Chile. 
Real Academia Española (2015). Definición de Recurso. Recuperado el 18 de 
Enero de 2015. Sitio web: http://www.rae.es/ 
Rendón Rojas, M.A. Hacia la sociedad de la información en México. Consulta: 6 
de Febrero de 2015. Disponible: http://cuib.unam.mxlínvestígación/socjnf/soc-
inf2.htm>. 
Rodríguez Gallardo, Adolfo. (2003) Formación humanística del bibliotecólogo: 
hacia su recuperación. México: Universidad Nacional Autónoma de México. 
Russo, Patricia. (2009).Gestión documental en las Organizaciones. Barcelona: 
Editorial UOC. 
Vázquez Murillo, Manuel. (2004) Administración de documentos y archivos. 
Buenos Aires: Editorial Alfagrama. 
33 
CAPíTULO 2 DESARROLLO DE lA INDUSTRIA FARMACEÚTICA 
El principal motivo que ha impulsado a esta industria en realizar dichas actividades 
ha sido la búsqueda de la salud, esto a través de la investigación, innovación y 
desarrollo tecnológico aplicado a la industria de la salud para proporcionar a la 
población tratamientos, terapias eficaces para padecimientos que nos aquejan. 
El desarrollo de la industria farmacéutica tiene lugar en Europa a partir de 1870 e 
inicia su expansión debido a la Primera Guerra Mundial. La industria de Estados 
Unidos detona un crecimiento amplio a partir de la Segunda Guerra Mundial, que 
continúa hasta la década de los sesenta, cuando el desarrollo de productos 
químico-farmacológicos empieza a menguar por la creciente dificultad en el 
proceso de investigación y desarrollo. 
Al ser Europa y América del Norte los principales productores, la innovación en 
este ámbito se fue centralizando, 10 mismo que los beneficios. La competencia en 
la innovación y elaboración de medicamentos, la demanda mundial de éstos y de 
sus beneficios que responde a las variaciones de las características 
epidemiológicas y demográficas de las respectivas poblaciones, así como las 
facilidades que ofrecen los mercados y los reglamentos internacionales y/o 
nacionales son factores determinantes en el desarrollo de este tipo de empresas. 
El progreso de la industria farmacéutica es mayor en los países desarrollados, que 
son los que cuentan con una industria química de base sólida, la situación que 
caracteriza principalmente a Estados Unidos, Gran Bretaña, Suiza, Francia y 
Alemania. 
Estos países son exportadores de materias primas farmacéuticas que producen a 
granel y distribuyen internacionalmente a través de empresas subsidiarias o de 
contratos de licencia. 
34 
Desde que una compañía comienza a investigar una molécula hasta su 
comercialización esto (hasta que el medicamento llega al mercado) transcurren 
entre 10 a 15 años de investigación y desarrollo (I+D). Hay varias fases por las 
cuales se debe pasarpara realizar y aprobar un descubrimiento. 
La primera Fase es la Identificación de la diana terapéutica, estas son sustancias 
químicas asociadas a células o genes que se creen pueden ser el origen de una 
enfermedad, se produce a la identificación de las mismas y la comprensión de la 
enfermedad. 
La segunda Fase corresponde a la validación de la diana, que consiste en la 
relación que existe con la enfermedad, el impacto cuantitativo sobre el proceso 
patológico, la activación o desactivación de la misma. En esta etapa se realizan 
pruebas para confirmar que interacciones tiene, si están asociadas con un 
comportamiento deseado de las células enfermas. 
La tercera Fase corresponde a la Identificación del compuesto líder, el cual 
pueden tener potencial para tratar la enfermedad, este puede ser una estructura 
química, un compuesto natural, un péptido o un anticuerpo que se une y tiene un 
efecto de activador o inhibidor sobre de ella. Este líder es el punto de partida para 
desarrollar masivamente moléculas relacionadas, hasta la obtención de una serie 
de candidatos sobre los que se trabaja en las fases preclínicas. 
La cuarta Fase es la validación de compuestos, en la cual se comparan varios 
compuestos líderes y se obtiene información para seleccionar el compuesto o 
compuestos con mayor potencial para convertirse en un medicamento seguro y 
efectivo. Generalmente, los estudios de validación incluyen ensayos tanto in vitro 
como in vivo sobre animales durante los que se comparan distintos compuestos 
líderes. 
35 
Las siguientes fases son de desarrollo pre-clínico en esta el compuesto 
seleccionado se ensaya extensivamente en el laboratorio para confirmar que será 
seguro en su administración en humanos. Esta fase incluye: 
1. Ensayos organismos vivos (in vivo) y en células o tejidos (in vitro) 
Características galénicas. Composición química, pureza, calidad, etc ... 
2. Formulación del medicamento para uso en pruebas clínicas (CMC) 
3. Estudios sobre farmacología y toxicología. Los resultados de estos ensayos 
deben suministrarse a las agencias reguladoras correspondientes (AEMPS 
en España, EMA en Europa, FDA en USA) con el fin de obtener el permiso 
para empezar las fases de ensayos clínicos en humanos. 
La última fase de desarrollo es la fase Clínica: 
'ND (Investigational New Drug) 
Paquete de información que se somete a los reguladores correspondientes antes 
de poder realizar los ensayos clínicos en humanos del nuevo fármaco. Debe 
contener los resultados preclínicos, estructura química, modo de actuación, 
toxicidad y efectos secundarios de los ensayos en animales y el proceso de 
producción del compuesto. Asimismo, debe describir la planificación de lo ensayos 
clínicos en humanos: no de participantes, descripción detallada del ensayo, centro 
(-s) implicados, criterios de elección de pacientes, medidas de seguridad y 
eficacia, etc 
FASE I 
Incluye los primeros estudios que se realizan en seres humanos, pretenden 
demostrar la seguridad del compuesto y orientar hacia la pauta de administración 
más adecuada para estudios posteriores. Se trata de estudios de farmacología 
humana. Suelen realizarse en unidades de farmacología clínica utilizando 
alrededor de 20 a 100 sujetos por ensayo (voluntarios sanos y/o pacientes. 
36 
FASE 11 
Tiene como objetivo proporcionar información preliminar sobre la eficacia del 
producto y establecer la relación dosis-respuesta; son estudios terapéuticos 
exploratorias. Se realizan con un número limitado (100 a 300) de pacientes. Uno 
de los principales objetivos de este tipo de ensayos es determinar el rango de 
dosificación apropiado. 
FASE 111 
Estos ensayos evalúan la eficacia y seguridad del tratamiento experimental en las 
condiciones de uso habituales y con respecto a las alternativas terapéuticas 
disponibles para la indicación estudiada. Se trata de estudios terapéuticos de 
confirmación. Se realizan en número elevado de pacientes (más de 1000) Y suelen 
durar de 3 a 6 años. 
FASE IV (aprobación/regulatoria) 
NDA (New Drug Application) Solicitud para la comercialización de un nuevo 
medicamento. Se remite a las agencias reguladoras competentes. Contiene la 
información detallada recopilada a lo largo de todo el proceso de desarrollo. Debe 
presentar evidencia de que el nuevo fármaco tendrá el efecto deseado. Puede 
llegar a tener más de 120.000 páginas. 
Post autorización. (Ensayos clínicos Fase IV) 
Se realizan después de la comercialización del fármaco para estudiar condiciones 
de uso distintas de las autorizadas, como nuevas indicaciones. Estudios Post-
autorización. Se realizan después de la comercialización del fármaco para estudiar 
la efectividad y seguridad en la utilización clínica diaria y otras cuestiones sobre el 
uso de fármacos en condiciones reales de práctica clínica (farmacovigilancia, 
farmacoeconomía, etc.). 
Las limitaciones que enfrentan los países que no han desarrollado una industria 
química sólida son: las prácticas restrictivas, la discriminación de precios y el 
manejo del sistema internacional de patentes como instrumento de mercado. Los 
37 
"rasgos sobresalientes de la morfología de mercado de la rama farmacéutica de 
países de menor desarrollo relativo están íntima y definitivamente ligados al 
comercio internacional de drogas activas." (Katz, 1981, p. 74) 
Países como Argentina, Brasil, Israel e India poseen una industria local capaz de 
producir diversas materias primas y la fabricación de productos finales; sin 
embargo, aunque un gran porcentaje de la producción consumida sea nacional, la 
mayoría de las materias primas proviene de la importación. El producto final 
generalmente es enviado a países de menor capacidad industrial. 
En cuanto a la investigación, es poco lo que estos países aportan al conocimiento 
mundial. Por otra parte, los países que no cuentan con este tipo de industrias es 
preciso satisfacer sus necesidades por medio de las importaciones, lo que crea 
una relación de dependencia hacia los países proveedores, esta relación favorece 
la creación y el mantenimiento de oligopolios por parte de las farmacéuticas. 
La investigación científica se define dentro de la industria farmacéutica como '1a 
búsqueda intencionada de conocimientos o soluciones a problemas que enfrentan 
las sociedades humanas"; (CANIFARMA, 2012, p.16) de manera específica la 
'lnvestigación farmacéutica se refieren al cuerpo de conocimientos que tienen 
como propósito el descubrimiento y la producción de medicamentos, insumos 
esenciales para la preservación de la salud." (p.18) 
Mientras que el desarrollo científico consiste en analizar a detalle el padecimiento 
para identificar las sustancias activas que le sean de ayuda para sintetizar 
compuestos químicos, para probar la eficacia en humanos y finalmente la 
comercialización del producto. 
Los medicamentos son la tecnología médica más usada en la prevención, 
tratamiento y la rehabilitación de la salud, por lo que convierte a esta industria en 
la principal fuente de innovación en salud. La relación que existe entre las 
condiciones de salud entre la sociedad es gracias a los nuevos medicamentos que 
38 
han aumentado un 40% el promedio de esperanza de vida en los últimos 15 años 
en 52 países, incluido México. (p.23) 
Los medicamentos e insumos suministrados a la población requieren un proceso 
riguroso en su producción para garantizar la seguridad y eficacia de los mismos, 
por esta razón cada fase en la que se desarrolla un producto permanece 
controlada para producir un producto de calidad que beneficie a la población para 
la que va dirigida" 
De esta manera los medicamentos e insumos requieren una gran participación e 
interacción entre la industria y la comunidad, pues no se podrían evaluar los 
avances o beneficios de medicamentos sin la participación bajo protocolos 
establecidos y desarrollados bajo la ciencia médica. 
Pero la industriafarmacéutica no sólo se constituye como fuente de bienes claves 
para el cuidado de la salud, sino también se encuentra vinculada en áreas 
estratégicas en la generación de conocimiento, pues esta se encuentra vinculada 
con la innovación, así como entidades químicas y biotecnológicas constantemente 
complementadas con las nuevas tecnologías que generan avances en la ciencia 
médica. 
El sector farmacéutico se enfoca en la investigación, desarrollo, producción y 
comercialización de productos químicos o biofármacos utilizados en la prevención 
o el tratamiento de enfermedades. Algunos de estos productos que conforman al 
sector son: fármacos, vacunas, anti-sueros, vitaminas y preparaciones 
farmacéuticas para uso veterinario, entre otros. 
La clasificación de los fármacos se establece de la siguiente manera: 
1. ORIGEN 
Estos son medicamentos que pueden dividirse de acuerdo con su 
procedencia, de tal manera que los medicamentos convencionales son 
39 
aquellos que tienen un origen sintético, es decir químico. (Pérez, 2013, p. 
16) 
Por otra parte, los biofármacos son productos que poseen una sustancia 
activa de origen biológica o de origen biotecnológico. 
Los fármacos de origen biológico pueden prevenir de microrganismos, 
órganos y tejidos de origen animal o vegetal, células o fluidos de origen 
humano o animal. Los medicamentos biotecnológicos son aquellos que se 
obtienen a partir de una proteína o ácido nucleico por tecnología ADN 
recombinante. (p. 17) 
11. PRESCRIPCiÓN MÉDICA 
Los fármacos se dividen en controlados y de libre prescripción. 
Fármacos controlados son aquellos medicamentos que necesitan ser 
recetados por un médico y son para el tratamiento de enfermedades 
fuertes; mientras que los fármacos de libre prescripción son destinados al 
alivio, tratamiento o prevención de afecciones menores y han sido 
autorizados para su venta sin receta médica. (p.22) 
111. DERECHO DE EXPLOTACiÓN 
Las compañías farmacéuticas clasifican los medicamentos de acuerdo con 
los derechos de explotación en patentes y genéricos. Cada compañía 
asigna una marca registrada a sus innovaciones médicas y cuenta con el 
derecho de producción exclusivo por un periodo de 15 años desde la fecha 
que son autorizados. La patente incluye la molécula utilizada, la 
formulación, el mecanismo de producción o la asociación de otras 
moléculas. (p. 25) 
Una vez que expira la patente, diversos laboratorios pueden producir lo que 
se conoce como medicamentos genéricos. Los genéricos son 
medicamentos que han cumplido pruebas de bioequivalencia y 
biodisponibílidad, con lo cual se garantiza que tengan el mismo principio 
40 
activo, la misma pureza, el mismo tamaño de partícula y el mismo efecto 
que el medicamento de patente. (p. 25) 
La industria farmacéutica está dominada por las grandes empresas de los países 
industrializados, a pesar de los avances de algunas naciones en desarrollo. Esa 
hegemonía se refleja en su participación en el mercado mundial y en el control del 
proceso de innovación y su dinámica. Con ventas de 170 000 millones de dólares 
el sector farmacéutico se encuentra en continuo crecimiento, caracterizado por 
una competencia oligopólica basada en la dependencia de los productos; 25 
empresas controlan cerca del 50 % del mercado mundial. Su fuerza competitiva se 
basa en la investigación y el desarrollo a la que se destinan alrededor del 12 % de 
los ingresos de la industria, en la apropiación de las rentas mediante el sistema de 
patentes y en las cadenas de comercialización. 
Las características básicas de las empresas farmacéuticas coinciden al ser una 
industria altamente oligopolista y extendida en la que un número de empresas 
relativamente grandes, pertenecientes a un grupo reducido de países dominan la 
casi totalidad de la producción, investigación y comercialización de los fármacos 
en el mundo. 
41 
2.1 INDICADORES DE MERCADO DE LA INDUSTRIA FARMACÉUTICA EN 
MÉXICO 
El mercado de productos farmacéuticos en México no es homogéneo, ya que su 
concentración existen diversos sub-mercados bastantes diferentes entre sí. Las 
grandes empresas tienden a especializarse en subgrupos particulares y, en cada 
uno de los grupos principales, las primeras empresas representan entre el 60 y 80 
% de la producción, 
La rentabilidad es uno de los indicadores más claros del poder de mercado de una 
industria, y no hay duda de que la industria farmacéutica ha sido durante mucho 
tiempo una de las más rentables en todos los campos en que se opera. 
Diferencias de precios puede emplearse también como indicador de poder de 
mercado la capacidad de las empresas líderes para imponer precios más 
adecuados que los otros fabricantes y sus prácticas discriminatorias de precios 
entre distintos mercados. 
Diferencia del producto y gastos de comercialización 
Estos 2 conceptos son tanto indicadores como fuente de poder de mercado: en 
una industria en la que los productores fueran homogéneos, las grandes empresas 
no podrían crearse situaciones de privilegios por el procedimiento de diferenciar 
las marcas y promoverlas mediante una adecuada publicidad. 
42 
2.2. PODER EN EL MERCADO DE LA INDUSTRIA FARMACÉU'nCA 
La tecnología es la actividad de investigación más intensa en el sector 
farmacéutico, las grandes empresas son, por lo general, aunque no siempre, las 
principales innovadoras, en el sentido de que crean grandes corrientes de 
fármacos comerciales. 
Sin embargo, se ha dicho a veces que los grandes centros de investigación no son 
tan rentables en término de la relación de innovación, gastos de investigación y 
desarrollo como los de dimensiones medias. En cualquier caso, se pueden señalar 
3 aspectos del factor tecnológico que constituyen fuentes de poder de mercado 
para la gran empresa: 
a) Los gastos de investigación y desarrollo realizados por la empresa, están 
muy concentrados entre las empresas que dominan el mercado. 
b) Las patentes sobre productos y proceso o sobre ambos a diferencia de lo 
que ocurre en muchos otros sectores que desarrollan una intensa actividad 
de investigación; la tecnología de la industria farmacéutica no es difícil de 
copiar, una vez producido un nuevo fármaco, resulta muy sencillo imitarla. 
c) Apoyo estatal a la investigación. 
Investigación de mercado 
Es importante la investigación de mercado para la promoción del poder de 
mercado de la industria farmacéutica, en tanto que fuente de dicho poder, esta 
puede ser incluso más importante que la tecnología. Hay 3 razones para que los 
casos sean de este modo: 
a) Separación del comprador (paciente) del facultativo que elige el producto 
que va a adquirir. 
43 
b) Diferencias entre marcas y denominaciones genéricas. El hecho de que 
los fármacos puedan venderse bajo marcas comerciales hace que a las 
empresas les interese diferenciar mucho sus productos e intentar 
convencer por todos los medios de que receten sus marcas. 
c) Falta de otra fuente de información. La velocidad de introducción de 
nuevos productos unido a una deplorable falta de disposiciones oficiales 
orientadas a organizar un sistema de información sobre sus precios, usos y 
eficacia hace que la única fuente de información con que cuentan los 
profesionales de la medicina en este campo sean las propias empresas 
productoras de los medicamentos. 
44 
2.3. COSTOS EN EL MERCADO DE LA INDUSTRIA FARMACÉUTICA 
Los costos que representan para la sociedad el ejercicio del poder de mercado de 
la industria farmacéutica pueden dividirse en costos directos y costos indirectos, 
aunque ambos tipos de costos se dan en países desarrollados como en los menos 
desarrollados; cabe indicar que en términos relativos sus consecuencias pueden 
ser más graves para los segundos, dado su menor capacidad de negociación y 
posición reguladora. 
El modo oligopolista de funcionamiento de las farmacéuticas acarrea 3 tipos de 
costos directos: 
• Beneficios