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MODULO I UNIDAD 1 FUNDAMENTOS A LA TEORIA DE LA ORGANIZACION Objetivos: • Explicar el campo de estudio y aplicación de la teoría Organizacional. • Señalar las características de una Teoría Organizacional valida. • Enunciar como contribuyen las disciplinas básicas a la formación de teorías de la organización. • Identificar los distintos aspectos administrativos que se enfatizan en la evolución del estudio de la organización. • Identificar los tipos de teorías sobre la organización actual. • Explicar el proceso de transición de la teoría a la practica administrativa. • Explicar por que es importante para que es importante para los gerentes tener conocimiento sobre las teorías organizaciones. Teoría de la organización Las organizaciones son parte importante de las sociedades, cumplen funciones para satisfacer necesidades básicas de la colectividad, podemos así decir: • Unidades sociales deliberadamente constituidas para lograr un objetivo especifico. • Conjunto de seres humanos que trabajan y cooperan para lograr un objetivo en común. La característica esencial es que su orientación es hacia el logro de objetivos y que esta compuesta por individuos que interactúan e influyen en el comportamiento Organizacional. 1-Concepto: “Se subdivide en dos concepto el primero se le designa a una generación no comprobada y tentativa sobre algún fenómeno que se esta estudiando, ejemplo el desarrollo de teorías sobre la motivación en el trabajo, la eficiencia. Y lo segundo se le asigna a una conclusión que se ha alcanzado por medio del método científico, después de analizar y sintetizar sobre el fenómeno que se esta estudiando, es decir la conclusión. Para desarrollar teorías válidas son necesarias dos actividades fundamentales: Conceptualizar y verificar.” 2-El campo de la teoría de la organización: La tendencia actual es hacia el estudio de las organizaciones de manera de motivación por parte de los investigadores, para ello miembro de diversas disciplinas se ha tomado la tarea de estudiar las organizaciones para comprenderlas y analizarlas. Sin embargo en el proceso de mejora de los sistemas nos hemos dado cuenta para la instalación de un sistema de administración por ejemplo en la aplicación de la informática, requerirá de muchas adaptaciones para el mismo pueda ser algo parecido a los requerimientos, es decir que no se ha logrado una teoría o una regla universal sobre como implementar exitosamente un sistema de información gerencial. 3-Caracteristicas de una teoría Organizacional valida: • Explicar el desempeño de la organización o alguno de sus componentes: Se puede definir como los eventos suceden de una manera, y también pueden ser consientes de otros aspectos relevantes que pudo haber considerado en la toma de decisión. Ejemplo: las distribuidoras, cuando una organización depende del desempeño de otra para realizar sus actividades. • Predecir el desempeño futuro de la organización: La característica valida es tener siempre una teoría que respalde las acciones dentro de la organización, que le permitan a la labor gerencia concretizar en resultados futuros. • Influir en el desempeño del futuro de las organizaciones: Es la posibilidad que le permite a la teoría valida es la mas importante en la practica administrativa, la habilidad para influir en el desempeño del futuro. Evolución de la Teorías de la organización Han sido muchos los autores que se han dedicado al estudio del fenómeno Organizacional y en ella se han recibido la atención de profesionales provenientes de diferentes disciplinas. 1-Disciplinas básicas: Especialidades analíticas: • Economía: Conceptos económicos tales como la oferta y la demanda, de productos, de precios y sobre todo lo relacionado con la asignación de recursos para la empresa. • Matemática: Con aportes de técnicas cuantitativas de gran utilidad, en el proceso de la toma de decisiones. • Investigación de Operaciones: con el fin de mejorar problemas de tipo táctico y estratégico. Especialidades Institucionales: • Administración de Empresas: Uno de los grandes aportes es el área de administración de la producción, las ventas, la distribución etc... • Administración Publica: en lo que respecta a principios básicos administrativos en los organismos, ministerios etc... • Ciencias políticas: se han ocupado de estudiar todos los asuntos relacionados con el estado, y los fenómenos de poder institucional. Especialidades en ciencias del comportamiento: • Sociología: los aporte de esta disciplina a la administración y los procesos han contribuidos, sustancialmente, a la comprensión de las relaciones interpersonales. • Psicología: Es la estudia el comportamiento humano, los aportes de la misma para estudiar el comportamiento del hombre como componente esencial en toda organización, aportando así teorías del comportamiento humano dentro de la organización. • Antropología: esta ciencia examina los comportamiento aprendidos, conductas sociales, familiares valores creencias que constituyen el concepto de cultura. Se puede decir que las diferentes contribuciones que han recibido de las diversas disciplinas han estado orientadas hacia los puntos muy definidos, y han tratado de satisfacer inquietudes relacionadas con el funcionamiento de las organizaciones. 2-Movimientos en el desarrollo de la teoría Organizacional. Los podemos clasificar de la siguiente forma: • Racionalización del trabajo: (Taylor) impulso un movimiento científico, en la administración, básicamente el mejor manejo de la fuerza de trabajo, pruebas estrictas de la selección de personal, de entrenamiento al personal, cuantificaron en cuanto a la en le pago en base al rendimiento del trabajador. Etc... • Ambiente físico de trabajo: Denominado como el movimiento de la teoría psicológica de la Organización, donde se empezó a tomar en cuenta la temperatura, la humedad, la iluminación sobre el desempeño del trabajador. Para lograr un desempeño eficiente del hombre. • Ambiente social: Experimento de Hawthorne, surge el movimiento que toma la teoría de que identifica las relaciones sociales y personales en el ambiente de trabajo con el rendimiento. “Relaciones Humanas”. • Toma de decisiones: Un grupo de teóricos contemporáneos, de acuerdo con los autores el individuo reacciona en función directa de la motivación, en la toma de decisiones. 3-Tipos de teorías de la organización: Un resumen de las teorías de la organización podemos mencionar: • Empíricas: Estas teorías estudian los comportamientos de los gerentes que han tenido éxito y tratan de adaptarlas. • Cuantitativas: Un análisis del desarrollo por medio de modelos matemáticos, han logrados grandes avances en el área industrial. • Teorías operacionales: Se ocupa del estudio de los procesos gerencias, establecido principios y normas que faciliten el trabajo del gerente, es la que determinan que el trabajo es rutinario y que puede ser dividido en funciones. • Teorías de las decisiones: es la que determina que el trabajo esencial gerenciar la toma de decisiones dentro de la organización. • Teorías del comportamiento humano: esta reconoce que los miembros de una organización son individuos culturales, poseedores de valores, actitudes, objetivos y necesidades. Cuando estos objetivos no coinciden dentro de las organizaciones entra en conflicto la eficiencia y la satisfacción. • Teoría del sistema social: Considera que el individuo tiene relaciones en el medio de trabajo, esta en contacto con el medio en donde vive, en cualquier lugar juega diferentes papeles, que pueden ser compatibles con el trabajo. 4-De las teorías de la practica administrativa: En estos términos examinaremos a continuación el siguiente gráfico: Especialidades analíticas: • Economía • Matemática • Investigaciones Especialidades Institucionales: • Administración Empresas • Admón. Publica Ciencias del conocimiento: • Psicología• Sociología • Antropología Teoría sobre la organización Ciencias de la Gerencia Administrador Desarrollo de teorías Comprobación Adaptación Implementacion • Desarrollo de proporciones y teorías generales en las disciplinas conexas con la organización. • Comprobación general de las teorías y proporciones relevantes a la practica administrativa. • Adaptación hecha, por analistas o consultores, de técnicas o teorías especificas. • Implementaron de practicas administrativas estandarizadas a la generalidad de las organizaciones. Investigaciones en las Organizaciones La importancia de las organizaciones formales, para nuestra vida y el progreso de la sociedad, es indiscutible. Casi todas las actividades humanas en el mundo, tienen lugar en organizaciones, es un fenómeno característico por épocas y épocas, nuestro propósito es hacer un estudio comparativo de tamaño y la complejidad de las organizaciones en el tiempo. 1-Conocimiento sobre las Organizaciones: La organizaciones como la iglesia, el ejercito y el estado desde platon vivimos en esta constante. En el constante pasar del tiempo dominamos que el conocimiento puede ser vulgar o científico. Vulgar: “El conocimiento vulgar o popular es aquel basado en la tradición o en la propia experiencia y esta constituido por información recibida transmitida sin una critica expresada de su orden” Científico: “El conocimiento científico es obtenido a través de la búsqueda internrelacionada, para la cual se delimitaron los objetivos que se persiguen y se previeron los medios modificación basándose en la verificación de la realidad.” 2-Metodo científico y las Organizaciones: “entendemos por método científico el procedimiento sistemático y organizado que se aplica al silo entero de la investigación, donde se señalan los procedimientos y razones metodológicas a planear” “El método científico no debe ser entendido como un proceso mecánico reglas tiene que basar su estudio en el proceso practico.” 3-Pasos del método científico: Al observar la organización debemos entender que se presentar una serie de inconvenientes que requieren de estudios: • Formulación de preguntar en términos de problemas. • Planteamientos de la hipótesis y deducción de sus consecuencias. • Elaboración de diseño de verificación de la hipótesis. • Confrontación de las hipótesis con los hechos observados. • Evaluación y critica de los resultados obtenidos. • Generalizaciones comprobadas que explique o predigan los hechos. 4-Caracteristicas del método científico: Caracteristicas Descripción FATICO Tiene referencia a los hechos, parte de los hechos y se prueba en los hechos que describe o explica. EMPIRICO Se vale de la verificación empírica para dar respuesta a los problemas planteados, confrontándolos con la realidad observada. OBJETIVO busca alcanzar la explicación adecuando el conocimiento a las características esenciales del objeto o fenómeno a estudiar, independientemente de nuestras apreciaciones personales. TRANCENDENTE Aun cuando parte de los hechos, trata de llagar mas allá de ellos, mediante la elaboración de abstracciones y generalizaciones. AUTOCORRECTIVO Realiza y/o ajusta sus propios resultados, incorporando nuevos aportados o rechazando procedimientos no confiables Investigación científica y la teoría de la organización “Es el proceso mediante el cual el científico trata de conocer los elementos determinantes, concurrentes y/o influyentes que intervienen en un fenómeno, roble a situación.” Objetivos de la investigación: • Conocer los hechos y fenómenos y formular hipótesis • Encontrar respuestas a determinadas interrogantes • Iniciar, reformular y reenfocar una teoría. • Proporcionar información sobre el cual se basan las teorías. Estrategias: • Experimentos: hay que ser cuidadoso en respecto a que el experimento sea veras, de manera que el experimentado no tenga en cuenta que esta en proceso de observación. • Investigación de campo: estudios de los casos, nos permite un análisis a profundidad de la variable, empleando par ello las técnicas disponible, estudiando las variables, tipo de información, como el caso se muestra ante la estadística. La encuesta, es el método que se utiliza para medir una o varias características de personas, se utiliza para investigar practica o eventos. UNIDAD 2 GRUPOS SOCIALES Y ORGANIZACIONES Objetivos: • Señalar las características fundamentales d los grupos sociales y sus elementos básicos. • Dar una definición de la organización formal e indicar sus principales características. • Señalar la importancia de la organización formal e informal en el estudio de la teoría organizaciones. I- Grupo social Cuando hablamos de grupos social nos referimos a la forma como esta compuesta la sociedad y el papel que juega el individuo dentro de su estructura. 1- Elementos básicos: • Interacciones sociales en el grupo: son las relaciones sociales que se desarrollan entre individuos y grupos, constituyen el primer elemento y la base de una grupo en una colectividad. • La expectativas en los grupos sociales: viene dado del manifiesto de la relaciones, creencias ideales, valores o expectativas de los diferentes papeles que juega cada quien en esta sociedad. Caracteristicas de los grupos sociales: Los grupos sociales a los que nos hemos venido refiriendo presentan las siguientes características: • Formación natural: Su esencia como grupo no resulta de un decreto o una orden de autoridad superior: • Cohesión y unidad: A fin de asegurar su existencia un grupo debe ser unido y compacto, los miembros deben sentir el deseo de permanecer y mantenerse juntos. • Interacción: los miembros del grupo interactuan porque sienten el deseo natural y espontaneo de hacerlo. • Objetivos no predeterminados: los objetivos del grupo no son predeterminado explícitamente, son inferidos por los factores de interacción. • Liderazgo natural: Los lideres en el grupo social tienden a surgir de manera natural, cuando un conjunto de individuos empieza a convertirse en un grupo social algunos se relacionan mas que otros y suele darse de manera natural. II- Organización Formal: Como se menciona el hombre es un ser social, que se interrelacionan con los individuos para establecer grupos, surge la necesidad de formalizarlos conduciendo a unas restricciones de acciones individuales, mediante la predeterminacion de objetivos que se desean lograr. Caracteristicas de la organización formal: • La organización formal es deliberadamente planificada. • Los individuos se relacionan de manera preestablecida. • Las relaciones entre los miembros de la organización están jerarquizadas entre superiores y subordinados. • Los miembros de la organización son escogidos de acuerdo a un sistema de selección en base a ciertas normas. • La organización decide lo que los miembros deben hacer. • Tiende a existir objetivos claros y específicos que orientan su funcionamiento. • Existen normas y procedimientos que indican como realizar las tareas. • Existe una clara definición del papel que juega cada individuo dentro de la organización. Diversas características de organización formal, Amatai Etzioni en su libro organizaciones modernas: • La división del trabajo • La presencia de centros de autoridad • Sustitución de personal, es decir personas que no satisfacen pueden ser removidas. III- Organización Informal: dentro de las relaciones formales surge la informalidad, grupos que operan dentro de las organizaciones tienden a desarrollar sus propias practicas, valores, normas y relaciones sociales, a medida que sus miembros viven y trabajan juntos. Ejemplo el trato social dentro de la organización, el equipo de sof-ball de la compañía... UNIDAD 3 LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA Objetivos: • Identificar las características relevantes del enfoque de sistemas y su importancia para el estudio de una organización. • Enunciar lasdiferencias entre enfocar la organización como sistema cerrado o enfocarla como sistema abierto. • Identificar las características de los sistemas abiertos. • Identificar los conceptos de subsistemas y sus relaciones. I- Enfoque de sistemas: “Sistemas es un conjunto de elementos interdependientes” “Es un grupo de unidades combinadas para formar un todo organizado y cumplir una función determinada.” - Sistemas : Cerrados y Abiertos 1. Cerrados: Son aquellos que se consideran libres de influencias externas, no interactuan con el medio con el medio ambiente, es decir funcionan de manera mecánica. 2. Abiertos: son los que interactuan de manera dinámica con el medio ambiente reciben de el insumos los procesan y los envían al exterior, se adaptan al cambio - Diagramas de Sistemas: Tratan de ilustrar las características esenciales del circuito de retroalimentacion: DIAGRAMA SIMPLE DE UN SISTEMA II- La organización y el enfoque del sistemas: “Sistemas es un conjunto de elementos interdependientes” “Es un grupo de unidades combinadas para formar un todo organizado y cumplir una función determinada.” A- La organización como sistema cerrado: Se basa en el estudio administrativo de los procesos de iniciación de las teoría de administración clásica de Fayol y Tailor, donde sus estudios consideraban la importancia de las estructuras cerradas, donde no se consideraba al individuo como ser social, tampoco se consideraba a las incertidumbres como variables de estudios dentro de la organización, es importante destacar que al enfoca la organización de tipo cerrado, se dejan fuera del análisis las complejas relaciones entre ellas. B-La organización como sistema abierto: Recibe gran influencia del ambiente que lo rodea, la organización es vista como un conjunto de partes entre si que constituyen un todo, donde ellas contribuyen y reciben parte de si. Relaciones en el sub sistema: La organización puede enfocarse como un sistema integrado por diferentes subsistemas interrrelacionados e interdependientes. C-Caracteristicas de los sistemas abierto: • Entradas: El funcionamiento de una persona depende mucho de la entrada continua del estimulo provenientes del medio que lo rodea. Igualmente, las organizaciones reciben suministros de energía de otras instituciones en forma de dinero, recursos humanos, materiales y otros insumos. • Procesamientos: tiene la característica de procesar y transformar la energía disponible. • Las salidas: exportan hacia el medio que los rodea algún tipo de producto. • Ciclo de eventos: el proceso de entrada proceso salida es técnicamente cíclico, cuando aplicamos este concepto a la organización, observamos que en cada uno de sus departamentos se cumple, materia prima va ha producción la procesa, este se vende en el mercado y se obtienen ingresos por la ventas que a su vez son contabilizados y reinvertidos por el departamento de finanzas. PROCESAMIENTO RETROALIMENTACION ENTRADAS SALIDAS Eficiencia Objetivos Procesos Administrativos Objetivos Insumos Productos Procesos Medio Ambiente • Entropía negativas: Es el proceso natural de desorganización, decadencia y muerte, característicos de los sistemas cerrados, para sobrevivir los sistemas abiertos, al importar del medio mas energías que las que consume, almacenado y desarrollado una entropía negativa, utilizado dicha energía en momentos de crisis cuando la tendencia a la organización es mas fuerte. • Entrada de información, retroalimentacion y proceso de codificación: en la diferentes partes del sistema retroalimentan la información sobre los efectos de su operación, se procesa la información y se toman decisiones respecto a dicha información, con ciertas medidas de controlador porque las entradas deben ser selectivas. • Estado estable y homeotasis: los sistemas abiertos que sobreviven por almacenar energía, mantiene cierta estabilidad en el intercambio de energías y desarrollan un estado constante, casi de equilibrio. • Crecimiento a través de diferenciación e integración: Los sistemas abierto tienen actualizare con mayor facilidad, y adquirir una diferenciación e integración, tienden a especializase para adquirir mayor experiencia. • Equifinalidad: muchas organizaciones tienden a un mismo fin sobre el mismo camino, es decir todas logran por el mismo sendero, el fin de expansión. D-Aplicaciones del enfoque de la organización como sistema abierto: • El sistema social y las organizaciones: las organizaciones como un subsistema social tienden a solucionar cuatros problemas fundamentales: económicos, políticos, integrales y mantenimiento • Subsistemas funcionales y la organización: puede verse como un conjunto de sistemas integrados, donde cada uno cumple funciones especificas. • La organización y sus elementos fundamentales: medio ambiente todos aquellos factores que están externos a ella( políticos, económicos, culturales, sociales etc.) Objetivos, donde el hombre o organización debe cumplir ciertas funciones y lograr determinados objetivos. • La estructura de la organización: son los patrones continuos observados en la organización, reglas, procedimientos, factores de autoridad. • Procesos organizacionales: todo proceso unificado se relaciona entre si. E-La importancia del enfoque de sistemas para el estudio de las organizaciones: La organización consiste en un grupo de estructuras relacionadas e independientes a las que denominamos subsistemas, donde todos actúan entre si, donde no todos es perfecto, es decir por ejemplo: no se puede decir que todas las relaciones de tipo económicos producen cambio social. Las perspectivas de ver a la organización como un grupo de subsistemas interrrelacionados entre si, es de gran importancia, tanto para los administradores como para los estudiosos de los problemas organizacionales. UNIDAD 4 ORGANIZACIÓN Y EL ENTORNO Objetivos: • Explicar la importancia que tiene el conocer el entorno que rodea a una organización. • Diferenciar el entorno inmediato y entorno general. • Establecer las diferencias entre del entorno, de acuerdo a su complejidad. • Señalar los principios e importancia de la teoría situacional. I- La organización y el entorno: 1-Concepto de entorno: se puede indicar que el entorno es todo el ambiente externo, de la organización que de una manera directa o indirecta influye sobre en el funcionamiento de la misma. 2-Importancia del entorno para la gerencia de las organizaciones: todas las organizaciones funcionan en un medio político y reciben influencias de las condiciones del entorno, las decisiones que se toman en la asamblea y el ejecutivo están afectan el funcionamiento de las organizaciones, el sistema económico es predominante para el funcionamiento de las organizaciones ya que de ello dependen las estrategias para colocar productos en el mercado, obtener recursos financieros si se trata de un sistema capitalista, o depender económicamente del gobierno si es un estado intervencionista. II- Análisis del entono de las organizaciones: • Entorno inmediato • Entorno general 1-Entorno inmediato: Es aquel que esta constituidos por un complejo de grupos, personas y organizaciones, que se interrelacionan directamente, con la organización y sus diversos papeles. • Clientes: son los elementos mas importantes de la organización y su papel viene dado porque son los receptores directos de los bienes o servicios de la organización, el tamaño o cantidad de clientes es lo que determina el tamaño de la organización. • Los suplidores: son los que suministran la materia primas y servicios dentro de la organización, en el sector privado provienes de los inversionistas y clientes, y en el sector publico del ejecutivo o legislativo. • Asesores: es similar a los suplidores pero en ello cae las responsabilidades estratégicas, consultores etc... • Entes reguladores: Toda organización esta sujeta a la acción deuna o vias organizaciones que desde su entorno controlan y regulan su actuación. • Adversarios: la competencia. • La opinión publica: representa el espejo de la misma, es considerada como la manifestación de algunos valores culturales de la sociedad, mediante la cual expresa lo que desea o lo que rechaza. 2-Entorno General: Es aquel que esta constituidos por la sociedad misma, la sociedad es diferente por lo tanto constituye diferentes medios donde operan diferentes organizaciones. Lo que hace posible identificar las diferencias de una sociedad con otra es el enfoque que consiste en dividir cuatro segmentos: a-Sistema social: en el sistema social podemos identificar dos grandes grupos : • Las familias: se encuentras en todas la sociedades, una familia o un grupo de ellas , se convierte en un factor determinante, tanto en la organizaciones publicas como privadas, ha jugado un triple papel como fuente de capital, como suplidores de factor humano y como acumulador de capital, con el nacimientos de las corporaciones ha ido disminuyendo pero sigue siendo un elemento fundamental para la organización. • Las asociaciones: en general se presentan como, profesionales, culturales, científicas, deportivas, religiosas y otras... en el sector publico juega un papel fundamental ya que sirven como canales de información para la toma de decisiones, y también sirven como canales de participación, como es el caso de fedecamaras que sirve de mediador en el sistema político y económica del país. b-Sistema cultural: el gerente esta en la obligación de conocer la estructura de valores culturales de la sociedad donde funciona su organización. Los elementos culturales que tiene influencia son los siguientes: • Nexos familiares: en algunas sociedades los nexos familiares son una gran influencia para el logro de posiciones sociales, en Venezuela familias representa la gran gama de primos tíos y demás, y este acepto cultural es significativo para la influencia en cargos y demás. • Individualismo: como tal se refleja en las organizaciones, en donde se pretende que todo gire alrededor de las personas, por ello tienden a darse le un toque personalizado de las acciones, en sociedades mas desarrolladas se manejan las lealtades mas hacia la organización a la cual se representa. c-Sistema Económico: uno de los aspectos mas importantes que diferencia una sociedad de otra es el elemento económico. En un medio con abundancia un administrador esta seguro de obtener protanmente lo que necesita, para desarrollar los programas que requiere, en caso contrario las limitaciones son muchas. Pero lo que es indudable es que el desarrollo económico de un país es determinante para todas las organizaciones que lo conforman. d-Sistema Político: El sistema político que predomina en nuestra sociedad es un factor muy importante para desempeño de las organizaciones tanto publica como privada, por ejemplo en la administración publica cada elecciones cambios y la no culminación de proyectos, por otro lado el sistema político determina el sistema económico. El sistema capitalista se basa en la propiedad individual de los bienes de producción, mientras que el socialista el gobierno es el dueño de los bienes de producción. III- El entorno , su complejidad y la organización: 1-Placebtero sencillo: es el ambiente que no cambia, la organización funciona sin prever los que sucederá, la organización opera al azar y va aprendiendo. 2-Placentero complejo: donde la organización ve claramente los acontecimientos que pueden suceder ya que el entorno no cambia con mucha frecuencia. 3-Pertuvado: el ambiente es perturbado cuando existen varias organizaciones rivales, tiene que tener en cuenta a donde va llegar. 4-Turbulento: es el mas complejo de todos, el desarrollo de los procesos es muy dinámico, no solo entre las organizaciones sino también los diferentes sistemas que la entornan. IV- Teoría situacional de la organización: Principios : • Las organizaciones tiene ciertas características comunes, son unidades sociales con un propósito, es la unión de personas que llevan a cabo tareas diferenciadas para cumplir la meta de la organización. • Todas las organizaciones tienen uno o mas administradores, cuyas funciones son planificar las actividades que se van ha realizar, dotar al personal y las empresas, organizar las tareas, al personal. • Así como hay similitudes existen diferencias es decir la estructura el liderazgo, planificación y el control. MODULO II UNIDAD 5 OBJETIVOS ORGANIZACIONALES Objetivos: • Distinguir los dos principales tipos de objetivos en una organización y sus características. • Señalar la relación entre los objetivos individuales y la organización. • Explicar la dinámica de los objetivos operacionales. • Enunciar las características generales de los objetivos organizacionales. • Señalar la importancia de los objetivos organizacionales para la gerencia. I-Concepto de objetivo: para identificar de inmediato podemos decir que objetivo no son mas que guías de acción, que orientan a las actividades de las organizaciones. Conceptualizando las organizaciones son: unidades sociales deliberadamente constituidas para lograr objetivos específicos. De acuerdo a lo explicado podemos definir el objetivo como el punto hacia donde la organización se orienta todos sus esfuerzos, es el punto final, con el fin máximo en eficiencia, la organización debe definir muy bien sus objetivos. II-Los objetivos, la planificación y el control: Definido el objetivo deseado, es posible determinado la secuencia de las actividades necesarias, para el logro del objetivo. Los planes señalan las actividades y las metas que deben ser llavadas a cabo, por medio del control, se avalúan y se determinan los planes se realizan en forma prevista. III-Los objetivos individuales y las organizaciones: Las organizaciones son creadas para ayudar al hombre a satisfaces las necesidades y lograr aquellos objetivos que por si solo no puede realizar. Las personas son elementos esenciales en la organización, operan en ella, hay partir de las necesidades básicas del individuo y las de la organización a la cual pertenece, va ha depender del estado del individuo es decir un individuo que comparte su entono con es estudio, con su vida social es diferentes etapas de su vida cambia para su estado de necesidad, el rendimiento del individuo gira en torno a beneficio, necesidades sociales, salario, ambiente de trabajo y el la organización gira en torno a eficiencia, logro de objetivos, destreza y esfuerzo. IV-Los objetivos organizacionales: existen muchos tipos, largo plazo, generales, de producción, oficiales, a corto plazo, específicos, de servicio, personales y operacionales. Pero los clasificaremos en dos tipos: 1. Objetivos oficiales: normalmente son expresados de una manera vaga y de una manera muy general, al parecer mientras mas general sea el objetivo la organización tiene oportunidad de hacer una gran cantidad de actividades. Por ejemplo: el objetivo general de una organización comercial es producir ganancias y suministrar al consumidor los productos. 2. Objetivos operacionales: Cada unidad dentro de la organización debe tener sus objetivos bien definidos, y asegurarse que se cumplan. Los objetivos operacionales representan el resultado normal del trabajo en cada unidad de la organización, alrededor de los cuales se toman se toman las decisiones diarias. 3. Factores que modifican los objetivos operacionales: Factores externos, son los relacionados con otras organizaciones, Factores internos se manifiestan en relación con los conflictos internos. V-Caracteristicas de los objetivos organizacionales: 1. Jerarquía: los objetivos deben estar estructurados a base de las jerarquías, no solo requiere de una acción de integración y coordinación, sino también de una jerarquizaron de los objetivos. 2. Reforzamiento: deben ser reforzados mutuamente,los individuos y la organización logra cada uno los objetivos, ya que las organizaciones se benefician ayudando a los empleados y los empleados a su vez se benefician cuando ayudan a las organizaciones. 3. Compatibilidad: los objetivos de las organizaciones deben ser compatible con los objetivos individuales. HOY FUTURO OBJETIVO HOY FUTURO OBJETIVO Secuencias de actividades 4. Coherencia y cooperación: los objetivos operacionales deben ser coherentes con los objetivos oficiales y solamente pueden ser logrados de una manera efectiva por medio de la cooperación. VI-Importancia de los Objetivos para la gerencia: 1. Sirven como orientación: 2. Sirven como elemento motivador 3. Constituyen el éxito del proceso administrativo 4. Constituyen la base de la filosofía gerencia 5. Sirven como fuente de legitimidad 6. Sirven como patrones de medición. UNIDAD 6 EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS EN LA ORGANIZACION Objetivos: • Señalar la variable fundamental de medida del logro de objetivos. • Identificar los criterios de eficiencia, eficacia, productividad y efectividad. • Operacionalizar los objetivos organizacionales. • Señalar la importancia y las características de la administración por objetivos para la gerencia. • Indicar las limitaciones de la administración por objetivos. I-Operacionalizar los objetivos: 1. Que es Operacionalizar los objetivos? Es decir lograr un buen funcionamientos de la organización, es necesario establecer objetivos operativos, precisándolos cuantitativamente siempre que sea posible y, en caso contrario, cualitativamente, tratando de facilitar su medición y control. 2. Finalidad de la operacionalizacion: • Evitar ambigüedades: es necesario especificar los objetivos en forma cuantible y medible. • Establecer objetivos viables: esto quiere decir que se deben establecer objetivos que sean realizable y no imposibles de logra. • Establecer metas para medir el logro alcanzado: al establece objetivos claro y factibles de realizar, es necesario criterios que permitan medir y controlar lo que se ha logrado realizar. II-Medidas del logro de objetivos: 1-Variables controladas en la organización: 1. Cantidad: Desde la entrada de los insumos, donde se controlan las unidades de materia prima que se importan, hasta la salida de los productos, donde se encuentran las unidades vendidas, el parámetro cantidad es muy importante para logro de los objetivos. 2. Calidad: La prestación de un servicio o elaboración de un producto de buena calidad implican u control estricto de este parámetro en las organizaciones. 3. Tiempo: el tiempo es un parámetro que facilita su operacionalizacion, ya que puede expresarse en forma precisa y medible. 4. Costo: Es una de las mas importantes que va ha tener en cuenta toda actividad dentro de la organización, especialmente en aquellas de tipo económico. 2-Criterios para la medición del logro de objetivos: 1. Eficiencia: se hace referencia al grado que la organización logra sus objetivos con el mínimo de uso de sus recursos. La eficiencia relaciona el producto por unidad de costo de los recursos utilizados, señala al administrador o gerente si los recursos puestos bajo su responsabilidad están siendo bien utilizados. 2. Eficacia: Se puede definir el grado en el cual la organización logra sus objetivos. La diferencia básica en eficiencia y eficacia radica en la cantidades recursos utilizados, ya que por medio de la eficacia se persigue satisfacer el objetivo sin importar el costo. Se puede decir que hay organizaciones que son eficaces y no eficientes, esto significa que están logrando sus objetivos a un alto costo. 3. Efectividad: Es un concepto que abarca aspectos de eficiencia y productividad, y considera aspectos tales como: bajos costos, ganancias altas, alta moral de sus miembros, mantenimiento de la planta y Eficiencia: Productos Insumos P.trabajo: Und producidas Horas h trabajadas Eficiencia: Obj logrados total de objetivos X100% equipos, relaciones con el medio ambiente y el general de actividades. Es decir que abarca aspectos internos y externos. 3-El logro de los objetivos: La sociedad suministra recursos a la organización y espera que ella haga un uso eficiente de esos recursos para que le suministre los productos que la misma sociedad necesita. Es necesario que la organización desarrolle medios efectivos para ajustarse a la demanda de la sociedad, tales como, hacer frecuentes estudios de mercado, para determinar si los clientes están satisfechos, entrevistar personas que se benefician de lo que produce la organización. En el concepto de sistema destacando dos consideraciones muy importantes: • La existencia de la organización depende de sus habilidades de adaptarse a las demandas del medio ambiente • Para satisfacer dichas demandas el ciclo de entrada-proceso-salida debe ser foco de atención general y mantenido en condiciones optimas de funcionamiento. 4-Administración por objetivos: Es un método de trabajo que ha sido introducido en las organizaciones y se basa fundamentalmente, en la medición de los resultados que logra cada trabajador durante un periodo determinado. Caracteristicas: • Establecimiento de objetivos a todos los niveles: establecer objetivos para cada una de las pociones en la organización llegando, inclusive, hasta la fijación de objetivos a nivel de individuo, determinándose así lo que se espera de cada quien en a organización. • Integración de los objetivos: Los objetivos se integran tanto vertical como horizontalmente de tal forma que los objetivos, a diferentes niveles, son interdependientes entre si, los que se hace en un subsistema esta relacionado con las tareas de otro sistema en la organización. • Enfasis en control y medida: la administración por objetivos pone mucho énfasis en el control de los resultados. Para lograr dicho control, se establece un sistema de medidas indicando como se debe medir el resultado del trabajo de cada persona en la organización. • Establecimiento de tiempo: consiste en determinar tiempo para el logro de cada uno de los objetivos, pueden ser de tres meses, seis o un año. Al final de los cuales se hace una revisión. • Participación de supervisores y subordinados: El proceso de participación es muy positivo ya que le permite al subordinado conocer realmente que se espera de su trabajo y también le facilita al supervisor su labor y control sobre lo que esta haciendo el subordinado. Limitaciones: • El fin justifica los medios: como la administración por objetivos concentra su atención en el logro de resultados, puede traer como consecuencia que en la organización se desarrolle una actitud de que cualquier medio que se utilice sea aceptable. • Consume demasiado tiempo: requiere mucha dedicación de tiempo de sus supervisores y subordinados, especialmente en las etapas iniciales cuando la mayoría de las personas no conocen bien el proceso. • Enfasis en objetivos a corto plazo: los objetivos a corto plazo tienden a ser problemáticos en cuanto a su concentración y no tomar en cuenta los objetivos a largo plazo. UNIDAD 7 DISFUNCIONALIDADES Y DILEMAS EN LA ORGANIZACION Objetivos: • Indicar porque se presentan las disfuncionalidades en la organización. • Señalar la importancia de los modelos de disfuncionalidades. • Indicar tres importantes dilemas que se presentan en una organización. 1- Disfuncionalidades en la organización: Una de las características de la organización formal, es el hecho de ser deliberadamente creada para lograr objetivos, como para asegurarse de su ejecución, la organización establece normas. Por ejemplo: como para lograr un mayor control de sus cliente un banco exige a los clientes que pida la cédula de identidad, la consecuencia funcional es un mayor control sobre los cheques pagados, si el cajero sigue el procedimientoel trabajo es bueno, el procedimientos tiene resultados no previsto la insatisfacción del cliente. Se observa una disposición formal de establecer un medida de trabajo para controlar las actividades de uno sus miembros, le puede causar resultados inesperados a la organización. Modelos de disfuncionalidad: El modelo Merton: se establece para mantener la estructura de la organización, entorpece el equilibrio de la misma, produciendo resultados inesperados. Los problemas que se tiene con los clientes, y que nacen como consecuencia de la rigidez Organizacional, constituye un ejemplo especifico de no reconocer que el verdadero carácter de las organizaciones es el sistema abierto, en contante interacción con un medio ambiente dinámico. Para concluir, es importante dejar claro que para lograr una eficiencia administrativa y disminuir los problemas que se presentan con las disfuncionabilidades organizacionales, todo gerente deberá tratar de prever estos resultados inesperados, antes de tomar deciones, una vez tomada la decisión, se verifique el buen funcionamiento y se logren identificar a tiempo los resultados no previstos y hacer los correctivos necesarios. 2- Dilemas de la organización: • Coordinación y Comunicación: Mediante el sistema de comunicación, se facilita el intercambio de ideas, las criticas y las consultas, permitiendo corregir errores comparando nuestras ideas con otros compañeros. Todo este proceso tiene lugar a una mejor solución de problemas. En cuanto a la situación de la jerarquías, hay que saber llevar la situación, es decir que es posible que las organizaciones sean un poco flexibles es cuanto a este tipo de circunstancia. • Disciplina burocrática y experticia profesional: un dilema es los principios burocrática y los principios profesionales, los principios que rigen el comportamiento burocrático y el profesional tiene algunas características semejantes como son: se espera que las decisiones burocráticas como las profesionales sean impersonales, la competencia deberá ser en ambos casos, la posición debe ser a través del cumplimiento de tareas. La diferencias son: el profesional esta sujeto a un código de ética, la diferencia reside en el tipo de autoridad en ambos casos, burócrata toma decisiones siguiendo ordenes y el profesional se guía por su ética. • Iniciativa y planificación: La necesidad de tener una planificación centralizada y a la vez permitir la iniciativa individual de los miembros de la organización, es necesaria para el logro de objetivos. La planificación organizada permite controlar a las organizaciones y sirve para saber en medida si los departamentos están cumpliendo con los objetivos establecidos. MODULO III UNIDAD 8 LA ORGANIZACIÓN FORMAL Objetivos: • Definir el concepto de autoridad según Weber • Definir el concepto de poder • Señalar 3 tipos de autoridad caracterizados por Weber • Identificar el modelo burocrático señalando sus características • Indicar al menos 3 criticas del modelo burocrático • Explicar la variaciones del modelo burocrático. • Indicar el enfoque de Simón para el estudio de la organización • Indicar el enfoque de Parson 1-Extructura de autoridad: • Concepto de autoridad: El poder que tiene una persona o una organización para dar o castigar (manipulación) , la autoridad existe en la medida de que los subordinados acepten y ejecuten las ordenes que da el superior, Max Weber lo define como el poder dentro de un contexto de reacciones sociales, este en disposición de llevar adelante su voluntad. En ambos casos se ejerce el poder pero no se esta ejerciendo la autoridad, Weber que las relaciones de autoridad se pueden desarrollar solamente dentro de un grupo o una colectividad, porque los grupos le dan legitimidad a la autoridad. • Tipos de autoridad: 1- Autoridad Tradicional: Esta fundamentada en lo sagrado y en lo divino. El orden social es visto como algo eterno e inviolable, los subordinados están unidos a sus gobernantes o superiores por sentimientos tradicionales, costumbres o lealtad y otras creencias sobre el campo de lo divino, no son sometidos al cambio ejemplo los reyes. Demanda de control Confianza Rigidez de conducta Nec de defender Defensa individual Dificultades cliente 2- Autoridad Carismática: Basados fundamentalmente en la inspiración divina o poderes sobrenaturales, el líder conduce un nuevo movimiento sus seguidores son convertidos a una nueva causa, los lideres de tipo carismáticos aparecen en una religiones o política, Cristo, Napoleon entre otros. 3- Autoridad Legal: Esta basada en la supremacía de la ley donde existe un orden establecido, en este sistema la obediencia se le debe no a la persona sino al conjunto de principios impersonales. 2-Caracteristicas del sistema burocrático: • Especialidad: Existe en la organización un alto grado de especialización en el trabajo, para dar ejemplo existe la capacidad para ejecutarlo. • Profesionalizacion: cada tarea debe ejecutarse para que la organización logre sus objetivos. • Racionalización: es creada para que cumpla sus objetivos eficientemente, estos son claros definidos y se establecen mediante las jerarquías. • Impersonalidad: depende del cargo y no del individuo que lo ocupa, todas las acciones de los burócratas deben tener una orientación impersonal, es decir deben apartar todo tipo de consideraciones de tipo personal y no actuar irracionalmente ante las situaciones. • Jerarquizacion: Las posiciones y oficinas están estructuradas dentro de una jerarquizacion. • Estabilidad: El empleo en toda organización es un sistema basado en las calificaciones técnicas del individuo, mas que en las consideraciones de tipo familiar, políticas o de otra índole, demostrando la capacidad y educación del individuo. Con esto se permite saber si un individuo luego de seleccionado puede permanecer en el sistema. • Autonomía: los individuos son autónomos ya que son especialistas en su área de competencia, dentro de la organización la autonomía la determina su capacitación. Criticas al sistema burocrático: • El sistema burocrático no tiene consideración en el sistema informal • La rigidez exigida en el comportamiento • A la burocracia se le dificulta la innovación • El modelo burocrático tiende a condicionar y alienar al individuo. 3- Variaciones intraorganizacionales de la burocracia: Existe variaciones en alguna de las misma, alguna de sus arte pueden ser catalogadas como burocráticas y otras no, para ello es necesario clásica las tareas uniformes, que no admitan ser reducidas a rutina (creativas), por otro lado las uniformes que son de carácter rutinario. Al hacer la clasificación observamos que los segmentos de la organización caracterizados por ser mas burocráticos, son los que requieren un menor grado de creatividad, estas variaciones son representaciones de tipo global en la organización. Diferentes estudios de sistemas organizaciones han determinado que la mayoría de las organizaciones modernas tienen características burocráticas en menor o mayo grado. 4-Otros enfoque de la organización formal: • El modelo de toma de decisiones: se debe definir la decisión que se toman en cada uno de las alternativas según el cargo, la mayor parte de las decisiones que se toman en una organización se refieren al descubrimiento y selección de alternativas satisfactorias, en pocos casos es optimas condiciones, para asegurase que las decisiones deben estar tomadas en cada caso se debe definir las responsabilidades de cada empleado, fijándose objetivos precisos y establecer mecanismos formales, tales como los procedimientos. • El modelo de sistema social: la adaptación esta relacionada con la capacidad del sistema para responder a las demandas reales del medio ambiente, la integración consiste en establecer y organizar las relaciones que deben desarrollarse, el problema de latencia se refiere a la permanencia delsistema en el tiempo. UNIDAD 9 LA TEORIA EMPRESARIAL Objetivos: • Identificar los conceptos básicos de teoría empresarial. • Definir los conceptos de organización según la teoría empresarial. • Indicar los roles del individuo • Clasificar los tipos de organización 1-Conceptos Básicos de Teoría empresarial: La definición incluye nociones básicas de procedimientos, recursos y dueño. El argumento detrás de esta nueva concepción, radica en el hecho de considerar que la estructura burocrática depende de la manera como el dueño maneja los procedimientos. • La organización como propiedad y el papel del dueño: Los derechos de propiedad dentro de la organización son transferibles, bien sea por intercambio venta o traspaso. El propietario es necesariamente que dirige la organización. Los derechos de propiedad no se limitan a los objetos sino también el derechos de exigir a los individuos un comportamiento adecuado. El derecho de propiedad puede ser respetado o no, se reconoce de esta manera la existencia de conflicto. • Concepto de coordinación: Significa darle dirección al sistema de trabajo, para lograr una coordinación eficiente, el propietario puede darle una mayo o menor discreción a los derechos humanos en cuanto a los manejo de recursos. • Clasificación de los operadores de la organización: Coordinadores, son aquellos que tiene la función de armonizar las actividades de los otros operadores y dirigir el esfuerzo hacia el logro de los objetivos. Y los productores Son aquellos que tienen como función llevar a cabo directamente las actividades productivas de elaboración, a que esta orientadas a la organización. • Recursos y procedimientos: La teoría empresarial considera que además del elemento propietario o dueño y de los operadores, los recurso y procedimiento son un factor importante, para determinar un tipo de estructura favorable: Recursos, están constituidos por cualquier tipo de propiedad tangible o intangible, inclusive su personal capacitado y la liquides de la organización. Procedimiento, viene dado el como hacer para realizar las actividades pueden ser del tipo general y especifico. UNIDAD 10 TAMAÑO DE LA ORGANIZACION Objetivos: • Señalar los indicadores de tamaño. • Señalar los indicadores de cada uno de los elementos de complejidad. • Indicar la relación entre tamaño y complejidad. • Señalar los indicadores de formalización. • Enunciar al menos cuatro problemas que se presentan en la organización, por un alto grado de formalización. 1-Tamaño organizacional: la mayoría de los estudios arrojan que el tamaño de una organización no es solamente determinado por la infraestructura sino por la cantidad de personal remunerada a tiempo completo, el tercer indicador esta relacionado con la capacidad financiera. Es importante señalar que las investigaciones relacionadas con el tamaño con la estructura organizacional aun no han llegado a su conclusión. 2-Complejidad en a organización: • Concepto: hay una serie de elementos saltan a la vista y causas impacto, como son el números de personas, división de trabajo, niveles jerargicos, los tipos de cargo y multiplicidad en las oficina, una gran tendencia a aumentar su complejidad en la medida que sus propias actividades. • Elementos de complejidad: Diferenciación horizontal: generalmente las tareas son distribuidas de manera horizontal y las tareas se dividen por tipo de trabajo, asignando a cada departamento responsabilidades especificas. Diferenciación vertical: se produce cuando una tarea principal se divide. • Dispersión espacial: Se refieren a que las actividades y el personal de la organización pueden estar dispersos físicamente. 3-Relacion entre tamaño y complejidad de la organización: esta relacionado con el numero de niveles jerargicos, el numero de divisiones verticales , es decir que a mayor tamaño mayor complejidad, por ejemplo: varias sucursales a nivel nacional. 4-Formalizacion: • Concepto: Es el medio de establecer normas y procedimientos para prescribir los trabajos, normas y procedimientos tareas, etc. • Formalización del individuo: El grado de formalización tiene consecuencias importantes para el individuo, reaccionando sin una especificación obsesiva. En grado excesivo se puede crear los siguientes inconvenientes: las normas se hacen mas importantes que los objetivos, se estimula la creación de mas normas, el individuo pierde la libertad, dificulta el trato con lo clientes y se dificulta el cambio de la organización. • Indicadores de formalización: La cantidad de documentos escritos, la cantidad de procedimientos, la cantidad de organigramas, el numero de empleados que posee descripción de cargos y el numero de profesionales. • Importancia de la formalización: A pesar de las problemáticas causadas por la formalización es importante para la organización, tener cierto grado de formalización indicando como cuando debe realizare las tareas, la clave esta en que nivel se aplica. UNIDAD 10 LA ORGANIZACIÓN INFORMAL Objetivos: • Identificar el concepto de organización informal. • 3 tipos de comportamiento. • Los procesos que tienen lugar en la organización. • Señalar los tres tipos de red que tiene la organización. • Señalar las necesidades humanas que ayudan a satisfacer las organizaciones informales. • La importancia de la administración en la organización informal. 1-La organización informal: • Concepto: es creada con el fin de satisfacer las necesidades de tipo social, una vez determinados los objetivos se establecen las tareas. Los grupos desarrollan medios espontáneos e informales para manejar actividades importantes que contribuyen con el logro de los objetivos. Se puede definir como el conjunto de relaciones que desarrollan los individuos y grupos y que surgen de una manera espontanea de sus actividades. • Caracteristicas: Es espontanea, el ingreso a ella es de carácter religioso, político o de creencias. Se comparten valores, creencias y experiencias sociales. Es consecuencia de la rigidez de la estructura formal, completa a la organización formal. 2-Comportamientos: • Comportamiento formal: Son todas aquellas actividades que el individuo realiza de acuerdo a las instrucciones y la descripción que oficialmente ha especificado la organización. • Comportamiento informal: Basado fundamentalmente en los aspectos sociales y emocionales, este tipo de comportamiento no esta orientado hacia el logro de objetivos oficiales de la organización. • Comportamiento no formal: Establece requisitos y descripción de los trabajos que deben realizarse, así como también los que se espera en cuanto a calidad. Es un espacio intermedio entre la organización formal y la informal. 3-Procesos de la organización informal: • Establecimiento de normas: Son guías que sirven para orientar el comportamiento de los miembros, los cuales creen y acatan. Es un beneficio de ayuda en el trabajo, es en mutuo acuerdo. • Comunicaciones informales: Facilita la comunicación y establece cierto canales, el proceso de información de tipo informal establece técnicas muy eficiente para el pase de información, normalmente se utilizan tres: la cadena simple, una persona a otra. La cadena compuesta usa de manera selectiva receptores de mensajes, chisme es diferente a todos y es de tipo no selectivo. • Cohesión: con medios de comunicación adecuados se realiza una medios de conexión importante. 4-La organización informal y las necesidades humanas: • Relaciones sociales: Aun cuando es trabajo el individuo desarrolla ciertas relaciones con sus compañeros, a través de la organización informal, en el caso de las organizaciones informa se desarrolla un sentido de seguridad el solo hecho de pertenecer a un grupo. • Identificación: El hecho de aceptarse y de ser aceptado le permite trabajar he identificarse con el grupo. • Seguridad: En la organización informal se detalla también sentidode pertenencia de grupo en la organización. Los grupos influyen el proceso organizacional y ayudan a aumentar la productividad. • Competencia: La organización informal es una sombra que protege a sus miembros y familiares, satisfaciendo sus necesidades, no tiene una junta directiva ni reglamentos, pero todos saben cuales son las normas. 5-Administración de la organización informal: Donde quiera que el gerente trabaje hay una organización de tipo informal. Por ello tiene que saber orientar la organización de tipo balanceada.
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