FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA INTERNA - Joel Manso

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AUDITORIA INTERNA Y OPERATIVA	5
UNIDAD 1: FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA INTERNA	
UNIDAD 1: FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA INTERNA
1.1 DEFINICIÓN DE AUDITORÍA INTERNA
DEFINICIÓN TRADICIONAL: Auditoría interna es una función independiente de evaluación, establecida dentro de una organización para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la misma organización. Es un control cuyas funciones consisten en examinar y evaluar la adecuación y eficiencia de otros controles.
· Función de evaluación independiente establecida dentro de una organización para examinar y evaluar sus actividades como un servicio al ente.
· El objetivo es ayudar a los miembros de la organización en el eficaz desempeño de sus responsabilidades.
· Para este fin, la auditoría interna les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, consejos e información acerca de las actividades revisadas.
· El objetivo de la auditoría interna incluye promover un control eficaz a un costo razonable.
En el enfoque tradicional o clásico el rol de la auditoría interna es:
1. Vigilar las operaciones, es un inspector o revisor del cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos.
2. Revisar a posteriori, lo que otros hacen, autorizan, registran o informan.
3. Verificar las existencias físicas.
4. Buscar irregularidades.
Son auditorías detectivas que revisan todo lo ocurrido en un período pasado.
DEFINICIÓN MODERNA: La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.
La auditoría interna, en el enfoque moderno:
1. Se integra con la línea para alcanzar los objetivos de la organización.
2. Su función va más allá del control. Busca la eficiencia y eficacia.
3. Se integra con la operación.
4. No debe olvidarse su función de control.
El rol moderno de la auditoría interna es ayudar a ala empresa a que decida por sí misma cuáles son los cambios que deben ser realizados para mejorar la rentabilidad y el retorno de la inversión. El auditor debe poner énfasis en auditar los riesgos que provoca el “negocio”.
CAMBIOS:
· La nueva definición es más general,
· Ahora no menciona “establecida dentro de una organización”. Se busca dar idea de mayor independencia. (Tercerización)
· Se cambió “actividad de evaluación” por “actividad de aseguramiento y consulta”.
· Para “agregar valor a la organización”.
· Propósito de ayuda a la organización a desarrollar un buen gobierno corporativo.
· Proceso de identificación y evaluación de riesgos.
RAZONES PARA EL CAMBIO:
· Cambió el papel del auditor interno.
· Respuesta al cambio en las organizaciones.
· Necesidad de las organizaciones de “agregar valor”.
· Reconocer el papel de la auditoría interna para ayudar a mejorar los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno corporativo.
1.2 BREVE RESEÑA HISTÓRICA DE LA AUDITORÍA
La función de auditar es muy antigua en la historia de la humanidad.
· Civilización Sumeria (Babilonia) 2.600 a.C. los escribas preparaban listas sintéticas de las transacciones. Estas eran posteriormente confrontadas contra las listas originales preparadas por otros individuos. Existencia de “separación de funciones” y confrontaciones sistemáticas.
· Egipcios requerían que los registros oficiales fueran auditados por una tercera persona y que la cantidad correcta de granos que entraba en los depósitos fuera avalada mediante la certificación de un recibo.
· Griegos y Romanos auditoría de las finanzas públicas o fondos del erario.
· Italia (S. XIII) revisor oficial, el control se realizaba mediante el registro de los mismos datos y conceptos por dos o más personas en libros que eran comparados.
· Gran Bretaña el tesorero era controlado por intermedio del Secretario de la Cancillería y un representante del Rey.
· Inglaterra (1285) todos los magistrados, chambelanes servidores, recaudadores de fondos debían llevar cuentas perfectamente ordenadas de sus tareas o gestión. Los auditores debían acusar a los defraudadores. 1310 Consejo Londinense – asociación profesional que realizaba auditorías.
· Escocia Lores Auditores – realizar la censura de los libros del Tesoro y los del Chambelán.
· 1492 Cristóbal Colón fue acompañado por un auditor enviado por la Reina Isabel como se representante.
· Italia (1591) institución de revisores oficiales.
ORIGEN DE LA AUDITORÍA EXTERNA: la necesidad de una certificación independiente y objetiva de las cuentas de una persona o empresa se hizo evidente cuando se necesitaron para continuar operando fondos provenientes de terceros, y se deseaba garantizar la seguridad de la operación financiera realizada.
· Inglaterra (1845) Railway Companies Consolidation Act., obligaba la verificación anual de los balances de las empresas ferroviarias. De aquí en adelante, la certificación de las cuentas contables fue reconocida mundialmente. Hasta 1929 la certificación era absolutamente voluntaria, desde entonces con las leyes mercantiles se establece la revisión obligatoria.
· Alemania (1931) obligatoriedad del examen contable de las sociedades anónimas y en comandita por acciones.
· EEUU (1929) exigencia de que todas las empresas que cotizaban en la Bolsa de Valores debían realizar la certificación de sus balances.
ORIGEN DE LA AUDITORÍA INTERNA: el proceso de la auditoría se realizaba cuando los contadores revisores, una vez cerrados los libros, cumplían con sus sometidos. El trabajo del auditor cada vez resultaba más extenso debido al crecimiento de las empresas, complejidad de la producción y formas de comercialización; por lo tanto, se debió recurrir a la realización de auditorías intermedias. La extensión de los trabajos obligó a implementar un sistema de control interno que inspiraba confianza a los auditores para que éstos pudieran apoyarse en él, limitando su análisis al estudio selectivo de las partidas. Desde entonces los objetivos de la función son dos: la auditoría del balance para obtener un resultado más seguro y una auditoría permanente sobre la gestión de la empresa. Se crean verificadores internos con el fin de detectar errores contables y localizar, mediante el análisis de los libros, registros y planillas, eventuales fraudes y pérdidas del patrimonio.
· 1941 se crea The Institute of Internal Auditors.
ORIGEN DE LA AUDITORÍA OPERATIVA: en la década del 80, se empieza a trabajar sobre los procesos operativos o de gestión ya que la masa de transacciones se transformó en inmanejable debido al volumen de operaciones. La auditoría operativa acompaña al resto de la organización en la búsqueda de la excelencia o simplemente en el logro de la eficiencia operativa. Se busca mejorar el sistema de control interno, optimizar la calidad de los procesos, su documentación e información.
1.3 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA INTERNA
1. Dedicarse a las áreas o sectores de mayor exposición y riesgo.
2. Dedicarse a las debilidades detectadas y no concentrarse en las áreas fuertes.
3. Reducir los problemas de las auditorías anuales preparando un plan o programa con los auditores externos.
4. Realizar trabajos de auditoría en el nivel de dirección que asegurará una medida efectiva de corrección.
5. Informar a la Dirección Superior sobre el estado, actuación y conclusión de la auditoría realizada.
6. Asegurarse que existe una proporción razonable de costo-beneficio sobre el tiempo invertido en un trabajo de auditoría.
7. Establecer y asegurar que las cuentas presentadas son correctas y perfectamente expuestas.
8. Determinar, por intermedio de revisiones, exámenes, investigaciones o estudios, que todos los procesos operativos se están llevando a cabo de una manera eficiente y económica y con la adecuada organización y administración.
9. Asegurar que se cumple con las políticas, los manuales, instrucciones, normas, etc. que fueron aprobadas por la Dirección Superior.Los REQUISITOS que se deben cumplir para poder tener una auditoría interna efectiva son:
1. Una distribución correcta o adecuada de autoridad, emanada de la Dirección Superior.
2. Apoyo efectivo y constante por parte de la Dirección Superior.
3. Un plantel adecuado de personas capaces, que piensen en términos o en forma gerencial y que puedan perfectamente interrelacionarse con todo el personal de la empresa.
En el trabajo del auditor, esta involucrada la RESPONSABILIDAD FUNCIONAL que éste tiene:
1. Examinar o estudiar los controles internos, sobre las transacciones monetarias, cuentas a cobrar y pagar, títulos y valores, e ingresos y egresos varios.
2. Supervisar y evaluar los controles internos para determinar y corregir las excepciones desconocidas.
3. Evaluar las medidas de seguridad en toda la organización.
4. Realizar inventarios o recuentos físicos y efectuar los controles necesarios que aseguren un adecuado resguardo de los bienes físicos.
5. Controlar los bienes físicos y todo el equipo para asegurar que su uso es adecuado, que se le realiza el debido mantenimiento y que se obtiene el mejor beneficio de la inversión de capital realizada.
6. Realizar una revisión de contratos, convenios o acuerdos, celebrados por la organización, para verificar que los mismos no perjudican a la empresa.
7. Supervisar los procesos y procedimientos de la empresa para determinar si los resultados que producen son los adecuados.
8. Emitir un informe que sea objetivo, conciso y oportuno, que suministre a la Dirección Superior, una información rápida y segura.
9. Proveer una fluida, constante y rápida recomendación que permita hacer mejoras en la situación actual de los métodos y procedimientos que se aplican en la empresa.
10. Actuar como asesor de la empresa en los temas que tenga conocimiento el auditor.
1.4 CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORÍA INTERNA
La auditoría interna no debe ser confundida con algunas funciones de línea ni con la auditoría externa enfocada hacia la certificación de los estados contables. Los miembros del departamento de auditoría interna son empleados de la empresa, independientes de cualquier otra función, actividad, tarea u operación, con la autoridad y responsabilidad de efectuar las tareas de auditoría interna de cualquier sector o función de la organización.
La auditoría se realiza a posteriori de la ejecución de las operaciones, transacciones o actividades controladas. Para ser efectiva, la auditoría debe ser realizada dentro de un período prefijado de tiempo posterior a la ejecución de las tareas.
El fin que persigue la auditoría interna es ayudar a todos los componentes de la Dirección Superior a descargar efectivamente sus responsabilidades operativas y a lograr sus metas proporcionándoles información, análisis, evaluación, comentarios, sugerencias y recomendaciones pertenecientes a las transacciones verificadas.
El trabajo del departamento de auditoría interna está enfocado hacia:
1. Determinar la adhesión o cumplimiento de las políticas, metas y objetivos.
2. Determinar la confiabilidad o seguridad de la información que es fuente para la toma de decisiones.
3. Asesorar a la Dirección Superior.
4. Salvaguardar el patrimonio de la empresa, ya fueren tanto los bienes materiales, como el medio humano que actúa en la misma.
5. Estudiar las posibilidades de fraude, corrupción o robo, del patrimonio de la empresa y establecer las medidas que minimicen el riesgo.
6. Tratar de descubrir e informar de inmediato cuando detecte irregularidades, desviaciones o maniobras ilícitas.
7. Examinar, evaluar e informar sobre el sistema de control interno, el rendimiento de la organización y el estado en que ésta trata de lograr eficiencia y efectividad.
8. Sugerir y recomendar mejoras en cuanto al sistema de control interno, los sistemas administrativos, informativos y contables y todos los procedimientos en general.
9. Colaborar con la auditoría externa realizando tareas en coordinación con la misma para asegurar un adecuado control y revisión de la empresa.
El auditor interno NO DEBE HACER:
1. Efectuar operaciones de línea.
2. Llevar libros o registros.
3. Custodiar bienes.
4. Ser parte de un proceso.
5. Revisar previamente una operación antes que ésta esté finalizada, para garantizarla como correcta.
6. Aprobar o autorizar transacciones o comprobantes.
El éxito de una auditoría está dado por:
· Competencia técnica
· Comunicación fluida y oportuna
· Relaciones humanas
1.5 RELACIÓN ENTRE AUDITORÍA INTERNA Y EXTERNA
AUDITORÍA EXTERNA: emitir una opinión sobre la razonabilidad de la información contable.
· Característica Controlada: Estados contables.
· Sensor: Normas contables profesionales.
· Grupo de Control: Auditor.
· Grupo Activante: Dirección.
AUDITORÍA INTERNA: medir y evaluar la confiabilidad y eficacia de las actividades de control de los sistemas.
· Característica Controlada: Operaciones sobre los recursos materiales, humanos y financieros que dispone la organización para el cumplimiento de sus fines.
· Sensor: Conceptos básicos de administración, normas contables vigentes, elementos de soporte de información.
· Grupo de Control: Auditor interno.
· Grupo Activante: Dirección.
AUDITORÍA OPERATIVA: examen de la gestión de un ente para evaluar la eficiencia de los resultados. 
· Característica Controlada: Metas, políticas, estructura organizativa, sistemas y procedimientos administrativos, métodos de control, medios de operación, potencial humano y elementos físicos empleados, etc.
· Sensor: Conceptos generales de administración, normas contables vigentes, elementos de soporte de información.
· Grupo de Control: Auditor operativo.
· Grupo Activante: Dirección.
Un mismo profesional puede ser auditor externo, interno y operativo mientras se mantengan las relaciones de independencia con respecto a la actividad o sistema a auditar. En ningún caso podrían llevarse a cabo las tres tareas si el auditor interno y operativo está en relación de dependencia, en cambio si podrá si se terceriza la auditoría interna y operativa.
OUTSOURCING:
· Concepto:
1. Delegar actividades a un servicio externo,
2. Brindar soluciones estructurales y funcionales, cuando se hace correctamente.
3. Es una nueva concepción gerencial.
4. Está orientado a los procesos.
5. Sirve para simplificar a la organización.
6. No es un concepto nuevo.
7. Alternativa válida para el contexto competitivo actual.
8. Recurso gerencial poderoso. A través de una asociación estratégica se delegan funciones a proveedores externos.
· Ventajas:
1. Los funcionarios pueden concentra o prestar mayor atención a: las actividades más importantes, críticas o de alto riesgo; concentra la atención en pocos responsables.
2. Mejora la administración del tiempo.
3. Libera el capital o la inversión improductiva, que se debe afectar a una determinada actividad.
4. Unión de conocimientos y habilidades de cliente y proveedor, para el logro de un objetivo.
5. En la mayoría de los casos se mejora la relación costo/calidad.
6. Mejora la ecuación costo/beneficio.
· Desventajas:
1. Falta de conocimiento de la historia y verdadero funcionamiento de la empresa.
· El Tercero:
1. Posee mayor adaptabilidad a los cambios, lo cual implica obtener soluciones más ventajosas.
2. Debe entender bien el negocio del cliente.
3. Debe orientar el servicio a las reales necesidades de la empresa.
4. Realizar tares conjuntas de: coordinación, desarrollo, planificación, sugerencia en la mejora de los servicios.
· Outsourcing:
1. EMPRESA: 
· Focaliza sus acciones y operaciones en las actividades principales del negocio.
· Obtiene un servicio eficaz.
2. VALOR AGREGADO A LA OPERACIÓN:
· Resolución de situaciones del negocio.
· Liberación de la carga administrativa.
· Flexibilidad en la presentación del servicio.
· Rapidez y mejor respuesta ante los cambios de acción.
· Costos bajo control.
· Mejoramiento de los procesos. Productividad.
3. PROVEEDOR:
· Amplia experiencia en la realización del servicio.
· Metodología:
1. Contrato de la operación.
1.6 AUDITORÍA OPERATIVA
La auditoríaoperativa es un control técnico que le permite al auditor evaluar la efectividad y eficiencia de los procedimientos y sistemas operativos y, a su vez, la calidad de los controles internos establecidos.
Los controles que realizan los auditores deben ser examinados desde el punto de vista “valor-costo”, el costo de un control no debe ser superior al valor que se quiere cuidar o controlar.
La auditoría interna se debe concentrar en:
1. La evaluación de los planes en correlación con los objetivos de la organización.
2. La evaluación de las políticas, metas, procedimientos y sistemas integrados a dichos planes.
3. El análisis y la evaluación de los recursos económicos, humanos y tecnológicos en correlación con los puntos precedentes.
El auditor operativo debe conocer los siguientes aspectos de la vida diaria de la empresa:
1. El negocio, los productos que se fabrican y/o se comercializan.
2. La situación a nivel macro de la industria en que está operando la empresa.
3. Cómo son los procesos productivos y los insumos principales.
4. Cuáles son las desventajas y ventajas de la empresa con respecto a sus competidores.
5. Cuáles son los factores claves que permiten medir la eficiencia de la empresa frente al mercado y sus principales competidores.
6. Evolución de la competencia.
7. Principales clientes y proveedores.
8. Capacidad de reacción ante modificaciones en la problemática del mercado.
9. Evolución histórica de parámetros, indicadores de gestión y tableros de comando.
10. Ciclo de compras, de ventas, de rotación de inventarios, cobranzas y pagos.
11. Volumen de compras, pagos, cobranzas, facturas emitidas y recibidas, cheques emitidos.
12. Cantidad de personal. Su afectación a centros de costos.
El auditor operativo debe dar sugerencias o recomendaciones constructivas y brindarle al auditado la posibilidad de participar con sus ideas para establecer recomendaciones participativas que vayan en beneficio de la empresa.
OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA DE UN SECTOR OPERATIVO
1. El examen o evaluación de la estructura de control: verificar si la organización funciona en la misma forma que fue creada o diseñada por la Dirección Superior.
2. La aplicación del conocimiento general sobre la empresa que posee el auditor y practicar un examen sobre los controles y la operativa realizada por el sector.
3. La verificación del cumplimiento de las políticas generales de la empresa.
4. Sustentar una opinión global sobre la gestión, avalada por papeles de trabajo que demuestran las tareas realizadas y la conclusión obtenida.
PASOS QUE EL AUDITOR REALIZA
1. Conocimiento: etapa que estudia el comportamiento del ente en general y del sector en particular.
2. Verificación: es la realización efectiva de una tarea de auditoría, en base a lo que debe ser una función, y a lo predeterminado en cuanto al ordenamiento funcional del ente.
3. Evaluación: Consiste en el estudio de los hechos reales, mediante una muestra representativa del contexto que permita obtener una opinión razonable y verdadera sobre él.
4. Informa: es la comunicación de la conclusión o dictamen obtenido mediante su trabajo.