Descarga la aplicación para disfrutar aún más
Vista previa del material en texto
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLÁN “MODELO DE CAMBIO ORGANIZACIONAL PARA MEJORAR LA INTELIGENCIA EMOCIONAL EN LA TERMINAL FERROVIARIA DEL VALLE DE MÉXICO” ������ ����������������� QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE: LICENCIADA EN ADMINISTRACIÓN P R E S E N T A: BRENDA FLORES ARANDA ASESORA: M.A. SANDRA LUZ GONZÁLEZ LÓPEZ CUAUTITLÁN IZCALLI, ESTADO DE MÉXICO 2007 UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. �������� �� �� � A DIOS Y A LA VIRGEN Agradezco a Dios y a la Virgen por permitirme abrir los ojos en cada amanecer, y al terminar el día poder ver las estrellas mostrándome que no hay que temer a la oscuridad, porque siempre habrá una luz que ilumine mi camino, gracias por brindarme siempre el aliento y el apoyo espiritual para nunca darme por vencida, luchar por mis sueños y cerrar este ciclo con la culminación de este trabajo de tesis permitiéndome compartirlo con mis seres queridos A MIS PADRES ANTONIO FLORES GONZÁLEZ MARÍA CLEOTILDE ARANDA ZEPEDA Ustedes me han enseñado que las derrotas son pasajeras, que debo confiar en mi misma y que puedo lograr todo si no lo creo como imposible, a ustedes les debo el aprender a levantarme después de caer. Gracias a la fe y a la confianza que depositan en mi he sabido salir adelante y por esto y mucho más creo que no existe forma alguna para agradecerles toda una vida de esfuerzos, sacrificios y enseñanzas. Con cariño y admiración, Brenda. A MI ASESORA DE TESIS L.A. y M.A. SANDRA LUZ GONZÁLEZ LÓPEZ Le agradezco por haberme brindado su tiempo, su experiencia, sus conocimientos y apoyo no solo durante la elaboración de tesis, sino durante toda la carrera. Usted me enseño que el secreto del éxito es el entusiasmo, el compromiso, la actitud positiva y la pasión con la que se hagan las cosas, que hemos nacido para luchar y que las grandes victorias corresponden siempre a quienes se preparan y perseveran, que no hay que elegir el camino fácil, porque no lleva lejos, sino que hay que elegir el camino que represente mayor esfuerzo y transitar por el con decisión y fe, ya que grande será la satisfacción y mayormente el éxito. Así mismo puedo decir que usted es una de las personas a las que admiro mucho debido a que es una mujer exitosa con mucha fe en Dios y de las que proyecta amor en todo lo que emprende, sólo puedo decir que usted es sin duda un ejemplo a seguir, y una vez más le agradezco por todo lo que me ha brindado. Gracias. Con admiración y cariño, Brenda. AL L.A. y M.A. CARLOS MATÍAS ARMAS Agradezco el haber tenido la fortuna de conocer su grandeza como profesor y como ser humano así mismo le agradezco infinitamente por brindarme su tiempo y compartir sus conocimientos para que este trabajo de tesis sea de calidad, por ser un gran ejemplo a seguir y por enfocarse a educar no solo el aspecto cultural, sino también el aspecto humano fungiendo como el arquitecto que construye el puente entre el pasado, el presente y el futuro de una gran nación. Con admiración y respeto, Brenda A TODOS AQUELLOS QUE ME ACOMPAÑARON EN EL CAMINO Durante el transcurso de mi vida he tenido la fortuna de conocer a muchas personas que me han brindado su apoyo, amor y cariño incondicionales y esto ha ayudado a mi desarrollo personal alentándome a seguir mis metas. Juntos no solo soñamos sino que también vivimos los sueños, vislumbramos horizontes insospechados, nutrimos anhelos, sufrimos, estudiamos y nos divertimos, unidos por un sentimiento que día con día se hace más fuerte y del cual estaré agradecida eternamente. A OSCAR DANIEL MONDRAGÓN Gracias por tu apoyo moral y por alentarme a culminar este proyecto, saber que siempre has estado ahí para ayudarme es satisfactorio y el saber que puedo regresar la ayuda en cualquier momento es un honor. ���� ��� �� �� � UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO (UNAM) Este reconocimiento es para la UNAM, nuestra máxima casa de estudios que siempre ha inyectado la pasión por la investigación para poder contribuir al mejoramiento de la sociedad con el estudio y el trabajo, forjando ciudadanos de bien, de los que luchan y no desfallecen, de los que llegan hasta el fin y engrandecen nuestra patria dándonos las herramientas para ser mejor que ayer y menos buenos que mañana, y es por ello que me siento orgullosa, ya que me has dejado ser uno de esos ciudadanos. Gracias. FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLAN CAMPO 4 Es un honor para mi reconocer a la que fue mi segunda casa, a la FES – Cuautitlán. En tus aulas adquirí un cúmulo de conocimientos, experiencias y valores que me hacen ser mejor persona, incitando al pensamiento, al corazón y al espíritu puma a coadyuvar al bienestar de la sociedad y a mejorar y mantener el prestigio de mi querida Facultad de Estudios Superiores Cuautitlán. AL JURADO M.A. CARLOS MATÍAS ARMAS M.A. SANDRA LUZ GONZÁLEZ LÓPEZ M.A. DOLORES GUTIÉRREZ FLORES L.A. MARÍA JOVITA GONZÁLEZ SIERRA L.A. SANDRO FLORES ÁLVAREZ Extiendo este reconocimiento a cada uno de los miembros del Honorable Jurado por ser parte de este trabajo de tesis, ya que la aportación de cada uno de ellos representa una parte valiosa de tiempo y conocimientos. A LA ORGANIZACIÓN TERMINAL FERROVIARIA DELVALLE DE MÉXICO Se extiende un reconocimiento a las personas que conforman a la TFVM, por las facilidades otorgadas para la obtención de la información requerida para la elaboración de la presente tesis. ����������� � A MIS PADRES ANTONIO FLORES GONZÁLEZ MARÍA CLEOTILDE ARANDA ZEPEDA El mérito de este trabajo también es suyo por tantos sacrificios que tuvieron que pasar y por todo el amor y apoyo que me dan día con día. A MIS HERMANOS JOSÉ ANTONIO FLORES ARANDA DAYANA FLORES ARANDA Ustedes complementaron mi existencia, y a pesar de ser mis hermanos menores me han enseñado mucho de la vida y espero que este esfuerzo lo vean como un ejemplo que los aliente a seguir preparándose y a nunca darse por vencidos para que puedan llegar a ser profesionistas de calidad. A MI TÍA OFELIA ARANDA ROMERO Sin importar lo que tuviera que hacer me dio uno de los más lindos regalos de la vida, su cariño, su apoyo y su tiempo para que yo pudiera concluir satisfactoriamente mis estudios, su ayuda fue invaluable y por ello se merece formar parte de este trabajo de tesis. A MI ABUELO MATERNO SEBASTIAN ARANDA � Gracias por alentarme a ser mejor cada día, confiaste en mi y nunca cupo duda alguna en tu mente y en tu corazón de que lo lograría. A MI ABUELA PATERNA MARÍA ENCARNACIÓN GONZÁLEZ Siempre confiaste en mi y sabías con firmeza que alcanzaría mis metas. A MI ABUELO PATERNO TEOFILO FLORES NAVARRO � Tu fuiste para mi compañero de juegos, amigo y abuelo, siempre estuviste al pendiente de mi educación básica, me enseñaste a ser paciente y a disfrutar de todo lo que nos da la vida, porque todo es bello a pesar de que a la vista del ser humano pueda parecer insignificante.238 ���� ���������������� � �� � Álvarez, Héctor Felipe. Principios de Administración Ediciones Eudecor, Argentina, 2000. � Audirac Camarena, Carlos Augusto, et-al. ABC del Desarrollo Organizacional Editorial Trillas, México, 1996. � Balkin B. David, Gómez Mejía, Luis. Administración Editorial McGraw Hill, Madrid, 2003. � Cooper, Robert K.. La Inteligencia Emocional Aplicada al Liderazgo y a las Organizaciones Grupo Editorial Norma, México D.F., 1998. � Cortagerena B., Alicia y Freijedo F, Claudio. Administración y Gestión de las Organizaciones Ediciones Macchi, Argentina, 1999. � Daft, Richard. Teoría y Diseño Organizacional Editorial Thomson, México, 2005. � Davis, Keith Comportamiento Humano en el Trabajo Editorial McGraw Hill, México, 2002. � Franklin Fincowsky, Enrique Benjamín Organización de Empresas, Análisis, Diseño y Estructura” Editorial McGraw Hill, México, 1998 � French, Wendell y Bell, Cecil Jr.. Desarrollo Organizacional. Aportaciones de las Ciencias de la Conducta para el Mejoramiento de la Organización Editorial Prentice Hall, México D.F., 2004. � Gibson, James L.. Las Organizaciones. Comportamiento, Estructura, Procesos Editorial McGraw Hill, Colombia, 1996. 239 � Goleman, Daniel. La Inteligencia Emocional en la Empresa Editorial Vergara, Madrid, 1999. � González López, Sandra Luz. Antología de la Asignatura de Desarrollo Organizacional Facultad de Estudios Superiores Cuautitlán, UNAM, México, 2004. � Guizar Montufar, Rafael. Desarrollo Organizacional, Principios y Aplicaciones Editorial McGraw Hill, México, D.F., 2004. � Hall, Richard. Organizaciones, Estructura y Proceso Editorial McGraw Hill, México, 1989. � Heinz Weihrich y Koontz, Harold. Administración una Perspectiva Global Editorial McGraw Hill, México, 2003. � Hellriegel Slocum, Woodman. Comportamiento Organizacional Editorial Thomson, México, 1999. � Hernández Rodríguez, Sergio. Administración, Pensamiento, Proceso, Estrategia y Vanguardia Editorial McGraw Hill, México, 2003. � Hernández Rodríguez, Sergio. Introducción a la Administración. Un Enfoque Técnico- Práctico Editorial McGraw Hill, México, 2003. � Koontz, Harold. Elementos de administración Editorial McGraw-Hill, México, 1995. � Kreitner, Robert y Kinicki, Angelo. Comportamiento de las Organizaciones Editorial McGraw Hill, España, 1999. � Münch Galindo, Lourdes. Fundamentos de la Administración Editorial Trillas, México, 1998. � Reyes Ponce, Agustín. Administración Moderna Editorial Limusa, México, 2002. 240 � Robbins, Stephen P. Comportamiento Organizacional Editorial Prentice Hall Hispanoamericana, México, 1996. � Robbins, Stephen P. Fundamentos de Administrando. Conceptos Esenciales y Aplicaciones Editorial Prentice Hall Hispanoamericana, México, 1996. � Rodríguez Valencia, Joaquín. Administración de Pequeñas y Medianas Empresas ECASA, México, México, 1994. � Rodríguez Valencia, Joaquín, Administración Moderna de Personal Editorial Contables, Administrativas y Fiscales S.A de C.V., México, 2000. � Schermerhorn, John, Hunt, James y Osborn Richard. Comportamiento Organizacional Editorial Limusa, México, 2004. � Stoner , James A., Freeman, R. Edward y Gilbert, Daniel Administración Editorial Prentice Hall Hispanoamericana, México, 1996. � Wendell, L. French. Desarrollo Organizacional, Aportaciones de las Ciencias de la Conducta para el Mejoramiento de la Organización Editorial Prentice Hall Hispanoamericana, México, 1996. � Zorrilla Arena, Santiago. Guía para Elaborar la Tesis, Editorial McGraw-Hill, México, 1992. REVISTAS � Chávez Martínez, Gustavo. Adminístrate Hoy, Inteligencia Emocional Aplicada a las Organizaciones Editorial Grupo Gasca, México, 9 de Junio del 2005. � González López, Sandra Luz. Revista FESC Divulgación Científica Multidisciplinaria No. 18 Inteligencia Emocional en las Organizaciones UNAM, México, Octubre-Diciembre 2005. 241 � González López, Sandra Luz. Revista FESC Divulgación Científica Multidisciplinaria No. 13 ¿Cómo Combatir la Resistencia al Cambio?, UNAM, México, Julio-Septiembre 2004. � Raya Sánchez, Angélica. Emprendedores al Servicio de la Pequeña y Mediana Empresa No. 93 Todo Sobre el Desarrollo Organizacional en Pocas Palabras Fondo Editorial F.C.A., México, Mayo-Junio, 2005. INTERNET � WWW.FERROVALLE.COM � WWW.GESTIOPOLIS.COM � WWW.OCC.COM.MX/ ARTICULOS � WWW.TFM.COM.MX � WWW. PSICOLOGIACIENTIFICA.COM/ PUBLICACIONES TESIS DE POSGRADO � González López, Sandra Luz. Influencia del Cambio Organizacional en el Factor Humano en una Empresa de Fauna Nociva, México, 2000. APUNTES � Apuntes de la L.A. y M.A. Sandra Luz González López, de la asignatura de Teoría de las Organizaciones, FES Cuautitlán - UNAM, 2005 � Apuntes de la L.A. y M.A. Sandra Luz González López, de la asignatura de Comunicaciones, FES Cuautitlán - UNAM, 2003 � Apuntes de la L.A. y M.A. Sandra Luz González López, de la asignatura de Desarrollo Organizacional, FES Cuautitlán - UNAM, 2004 ��������� �� �� �� ��� �� �� �� ��� �� �� �� ��� �� �� �� �� ���� PÁG. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA i OBJETIVO ii HIPÓTESIS iii INTRODUCCIÓN 1 CAPÍTULO 1. �������������� � � �� �� � � � ��� � � �� �� � � � ��� � � �� �� � � � ��� � � �� �� � � � ����� 1.1 ANTECEDENTES DE LAS ORGANIZACIONES 3 1.2 CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN 7 1.3 PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE LAS ORGANIZACIONES 10 1.4 PRINCIPALES RECURSOS DE LAS ORGANIZACIONES 13 1.5 PRINCIPALES ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES 22 1.6 ORGANIGRAMAS 42 1.7 FINALIDAD DE LAS ORGANIZACIONES 52 1.8 IMPORTANCIA DE LAS ORGANIZACIONES 53 CAPÍTULO 2. �� � � �� � � �� �� � � ���� � � �� � � �� �� � � ���� � � �� � � �� �� � � ���� � � �� � � �� �� � � ������ 2.1 SURGIMIENTO DEL CAMBIO ORGANIZACIONAL 54 2.2 CONCEPTO DE CAMBIO ORGANIZACIONAL 62 2.3 MODELOS DE CAMBIO ORGANIZACIONAL 66 2.4 CONCEPTO DE RESISTENCIA AL CAMBIO ORGANIZACIONAL 80 2.5 COMO COMBATIR LA RESISTENCIA AL CAMBIO 84 2.6 NECESIDAD DEL CAMBIO ORGANIZACIONAL 100 2.7 IMPORTANCIA DEL CAMBIO ORGANIZACIONAL 101 CAPÍTULO 3. � � � � � � � � ��� � � � � �� � � � � � � � � ��� � � � � �� � � � � � � � � ��� � � � � �� � � � � � � � � ��� � �� � ������ 3.1 ORÍGENES DE LA INTELIGENCIA EMOCIONAL 103 3.2 CONCEPTO DE LA INTELIGENCIA EMOCIONAL 111 3.3 ELEMENTOS DE LA INTELIGENCIA EMOCIONAL 116 3.4 CARACTERÍSTICAS DE LA INTELIGENCIA EMOCIONAL 125 3.5 OBJETIVOS DE LA INTELIGENCIA EMOCIONAL 127 3.6 FINALIDAD DE LA INTELIGENCIA EMOCIONAL 129 3.7 NECESIDAD DE LA INTELIGENCIA EMOCIONAL 130 3.8 IMPORTANCIA DE LA INTELIGENCIA EMOCIONAL 132 CAPÍTULO 4. ���� �� � � � � � ����� �� � � � � � ����� �� � � � � � ����� �� � � � � � � ���� 4.1 ANTECEDENTES DE LA TERMINAL FERROVIARIA DEL VALLE DE MÈXICO 134 4.2 PROPUESTA DEL MODELO DE CAMBIO ORGANIZACIONAL DE LA L.A. y M.A. SANDRA LUZ GONZÁLEZ LÓPEZ PARA INCREMENTAR LA INTELIGENCIA EMOCIONAL EN LA TERMINAL FERROVIARIA DEL VALLE DE MÉXICO 168 CONCLUSIONES 218 ANEXOS 220 BIBLIOGRAFÍA 238 ������������ ��� �� ����� La falta de un modelo de Cambio Organizacional en la TFVM (Terminal Ferroviaria del Valle de México), es un problema grave, porque no permite preparar al factor humano para enfrentarse a la situación tan cambiante y globalizada en la que se encuentra inmersa, por lo que la falta de preparación para enfrentar el cambio como un proceso natural, resulta en una enorme deficiencia que se traduce en un obstáculo para el logro de los objetivos organizacionales, denotando no sólo una problemática en el ambiente laboral, sino en la indiferencia por parte de los trabajadores para llevar a cabo un buen servicio, limitándose a hacer su trabajo sólo por hacerlo, tratando de salir del paso, siendo impuntuales y siguiendo una rutina. En esta organización las personas mayores de cuarenta años con una escolaridad baja, representan un alto porcentaje del recurso humano, los cuales tienen un alto grado de apatía, negatividad, falta de compromiso, bajo desempeño y sobre todo una resistencia al cambio, lo cual resulta ser un obstáculo que no permite hacer frente a los cambios que se presentan en el entorno impidiendo alcanzar el éxito y la salud organizacional, factores indispensables para la competitividad y la permanencia en el mercado de la organización, motivo por el cual es sumamente urgente implementar en los empleados la visión de que los cambios son buenos lo cual preparara el terreno para mejorar la inteligencia emocional de los mismos, logrando una organización emocionalmente inteligente en donde exista un mejor ambiente de trabajo que i procure la satisfacción para el trabajador, así como el desarrollo de su potencial y habilidades dando la pauta para eliminar la apatía e incrementar la autoestima, el positivismo y el compromiso para lograr la eficiencia en las operaciones ferroviarias satisfaciendo la necesidad de la organización de ser cada vez mejor a través de la implementación de los cambios planeados necesarios para que tanto la organización como el individuo logren un alto rendimiento, así mismo se combate la resistencia al cambio. De lo antes mencionado se desprende la siguiente pregunta de investigación: ¿Qué sucede en una empresa que carece de un modelo de Cambio Organizacional? ��������� Proponer un modelo de Cambio Organizacional para mejorar la inteligencia emocional en la Terminal Ferroviaria del Valle de México. ii � � ������� Un modelo de Cambio Organizacional mejorará la inteligencia emocional en la Terminal Ferroviaria del Valle de México iii 1 ���������� � ���� a situación que enfrenta actualmente el mundo empresarial es el de un entorno muy cambiante y sumamente globalizado por lo que resulta una necesidad de ser cada vez mejores a través del mejoramiento constante de sus productos y servicios implementando las reformas necesarias para que la organización crezca y alcance no sólo el éxito sino la salud organizacional, de lo contrario pueden llegar a desaparecer. Es indudable que si se quiere obtener un desempeño de calidad, el logro de los objetivos, el aumento de la productividad, el brindar un buen servicio y la salud organizacional, el que el personal este preparado dará mayor probabilidad de lograr resultados exitosos en los que se emprenda, sin embargo el conocimiento no es el único requerimiento para alcanzar el éxito, ya que también es necesario contar con la capacidad de reconocer nuestros propios sentimientos y los de las personas con las que nos relacionamos para auto motivarnos y para manejar bien nuestras emociones así como para llevar con mayor éxito las interacciones sociales. En la preocupación de las organizaciones por ser más eficientes, más productivas y más competitivas, se ha implementado como propuesta un modelo de Cambio Organizacional, que implemente la visión de que los cambios son buenos, preparando así el terreno para mejorar la inteligencia emocional de los empleados y poder lograr � 2 organizaciones emocionalmente inteligentes que originen una cultura que incremente la satisfacción del empleado para que trabaje en un buen ambiente laboral y realice sus labores con la mayor eficacia posible, eliminando la apatía y la falta de compromiso alcanzando un alto desempeño a través del fortalecimiento de la visión de que colaborar es más que competir. Una solución efectiva a los problemas de servicios requeriría de un compromiso firme y prolongado de todos los niveles de la gerencia y la cooperación de todos los empleados. El compromiso y la cooperación a su vez propagarán una cultura para tomar los cambios como un proceso natural preparando a los individuos para hacer frente a los cambios venideros en forma exitosa, planeada y positiva, implementando lo necesario para mantener un servicio seguro y eficiente de las operaciones ferroviarias. CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 3 1.1 ANTECEDENTES DE LAS ORGANIZACIONES Las organizaciones son el principal factor en la economía de un país, pero las organizaciones como tal nunca han sido igual, ya que no siempre han contado con la estructura formal que las caracteriza actualmente. A través del tiempo y desde la aparición del hombre se han formado organizaciones, de las cuales la justificación de su existencia ha sido siempre la satisfacción de las necesidades tanto emocionales como económicas y básicas para sobrevivir como son: el alimento, el vestido y el cobijo, sin dejar a un lado la necesidad de hacer frente a las limitaciones que tiene el ser humano como individuo, así como para alcanzar objetivos, bienes o servicios a través de un mínimo de tiempo, costo, esfuerzo y conflicto que no podrían ser alcanzados sólo a través de esfuerzos individuales. Las organizaciones también han servido para aumentar las capacidades del hombre con el fin de hacer las cosas con mayor eficiencia. Desde el momento en el que surge el hombre se puede apreciar el origen de las organizaciones reflejadas en las familias dentro de las cuales se forman ciertas jerarquías, ya que cada miembro de la familia realiza determinadas actividades, con la finalidad de lograr la armonía y el bienestar familiar. Posteriormente se constituyeron tribus, que no eran más que la unión de varias familias para realizar actividadesCAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 4 complejas que un individuo no lograría por el grado de esfuerzo que se requiere, como lo era el cultivo de la tierra, la caza y la domesticación de animales, dándose cuenta de la necesidad de contar con las habilidades y conocimientos de los demás para facilitar las tareas y desempeñarlas con la mayor eficiencia posible aprovechando los recursos con los que contaban. Conforme el tiempo pasó, se formaron otras unidades políticas más sofisticadas, por ejemplo, en las civilizaciones prehispánicas como son la cultura Maya, Zapoteca, Mexica, Teotihuacana y Chichimeca ubicadas en México, podemos apreciar magníficas construcciones, en donde es indudable que existieron dirigentes, de la misma forma podemos observar que el trueque era su forma principal de comercio, siendo el trueque la actividad principal de las organizaciones familiares. “Si bien es cierto que estos esfuerzos conjuntos no recibieron nombres formales, compañía XYZ, la idea de organizarse tuvo una amplia difusión en todas las civilizaciones primitivas”1 A medida que el tiempo fue pasando, las organizaciones fueron evolucionando, tal fue el caso que en la época de la conquista surgió un enfoque europeo de organización, tanto en el gobierno como en la educación y en la religión. 1 Gibson, James. “Las Organizaciones. Comportamiento, Estructura y Procesos”, 8va. Edición, Edit. McGraw-Hill, Colombia, 1996, página 820 CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 5 En la independencia de México las organizaciones se ven influenciadas de tintes indígenas y europeos. Con el Porfiriato se hace a los países extranjeros la invitación para que realizarán inversiones en las organizaciones mexicanas. En el periodo de la Revolución Industrial, en medida en que se implementaron los cambios tecnológicos se fueron formando una gama de organizaciones grandes y complejas. Otro aspecto relevante de la evolución de las organizaciones, puede apreciarse a finales de la guerra civil, en donde sufrieron importantes modificaciones con la finalidad de abastecer adecuadamente las demandas de bienes y servicios de la población que se encontraba en un constante y rápido crecimiento. No se puede dejar de mencionar a los romanos y a los griegos que gracias a su visión forjaron una sociedad moderna que contaba con un Estado bien organizado, de tal forma que la iglesia católica y la organización militar se convirtieron en las primeras organizaciones formales que equivalen a complejas organizaciones gubernamentales y militares de alto nivel. La forma en la que se llevo a cabo la administración en el imperio romano, fue a través del empleo de ciertos principios y conceptos organizativos y de gestión para poder coordinar las diversas actividades del imperio. CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 6 “Se ha afirmado de hecho que el verdadero secreto de la grandeza de los romanos fue su genio para la organización”2 Hoy en día las organizaciones se especializan en elaborar productos o proporcionar servicios poniendo énfasis al factor humano, sujetándose a una buena coordinación y estando correctamente centradas en lo que hacen, vislumbrando cada vez en mayor altura el inmenso horizonte tan cambiante al cual hay que hacer frente ya que se encuentra complejamente globalizado, teniendo así la necesidad de crecer y hacerse cada vez más competitivas, y no cabe duda de que su futuro y la permanencia de las mismas en el mercado dependerá de cómo enfrenten los cambios, lo cual repercutirá en su buen funcionamiento proporcionando los mejores bienes y servicios a la sociedad. 2 Ibidem página 819 CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 7 1.2 CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN Se dice que toda organización para alcanzar sus objetivos de la manera más eficaz, se concentra con énfasis en el factor humano. El ser humano no vive aisladamente, las personas pasan la mayor parte del tiempo trabajando dentro de las organizaciones, ya que no son sólo un medio para la obtención de bienes o servicios, sino que también son un medio para alcanzar objetivos personales, puesto que permite la autorrealización y favorece el progreso humano. A continuación se darán a conocer algunos conceptos de diferentes autores: Chester Bernard sustenta que una organización es: “Un sistema coordinado de actividades o fuerzas de dos o más personas, coordinadas de manera consciente”3 El autor Chester Bernard, en su concepto pone énfasis en el papel que realizan los individuos, ya que son ellos los que proporcionaran a la organización el conocimiento y la capacidad que poseen para poder formar parte de la estructura organizacional. 3 Kreitner, Robert y Kinicki Angelo. “Comportamiento de las Organizaciones”, 3ra edición, Edit. McGraw-Hill, España, 1999, página 380 CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 8 En tanto Richard H. Hall dice que: “Las organizaciones son un sistema de actividades o fuerzas conscientemente coordinadas de dos o más personas, esto es, la actividad lograda a través, de una coordinación consciente, deliberada y plena de propósitos”4 El Lic. H. Hall Richard conceptualiza a la organización como una necesidad que tienen los individuos para agruparse consiguiendo los mejores resultados, a través de la coordinación de actividades y la maximización de los recursos con los que se cuenta. Mientras que Amitai Etzioni establece que: “Las organizaciones son unidades sociales o agrupaciones humanas deliberadamente construidas o reconstruidas para alcanzar objetivos específicos”5 El autor menciona que las organizaciones se caracterizan por divisiones de trabajo, divisiones de poder y de responsabilidades asignadas a los individuos, que han sido planeadas con la finalidad de alcanzar ciertos objetivos específicos. 4 H. Hall, Richard. “Organizaciones, Estructura y Proceso”, Edit. McGraw-Hill, México, 1989, página 6 5 Hernández Rodríguez, Sergio. “Administración, Pensamiento, Proceso, Estrategia y Vanguardia”, Edit. McGraw-Hill, México, D.F., 2003, página 90 CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 9 Y la Licenciada y Maestra en Administración Sandra Luz González López afirma que: “Las organizaciones son un conjunto de individuos que laboran en un lugar específico con estructura formal y que persiguen un mismo fin”6 Este último concepto hace referencia a la diferencia existente entre un grupo y una organización, ya que pone énfasis en la estructura formal que existe en un determinado lugar en el que se reúnen individuos para conjuntar esfuerzos y lograrde forma eficaz un determinado propósito, así mismo es importante mencionar que el comportamiento de los individuos dentro de las organizaciones y las relaciones existentes entre estos son relevantes, ya que de ello depende el crecimiento y la salud organizacional. A partir de lo ya mencionado y tomando en consideración la importancia del factor humano en la organización se desprende el siguiente concepto: La organización es la coordinación de esfuerzos de un conglomerado de personas que cuentan con una estructura de deberes y responsabilidades, con la finalidad de maximizar los recursos y alcanzar con mayor efectividad un objetivo común determinado. 6 Apuntes de la L.A. y M.A. Sandra Luz González López, de la asignatura de “Teoría de las Organizaciones”, FES Cuautitlán - UNAM, 2005 CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 10 1.3 PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE LAS ORGANIZACIONES Para poder aventurarse en las organizaciones inmersas en un mundo tan cambiante cuyo estudio se ha vuelto cada vez más relevante en el desarrollo de la vida cotidiana, es indudable que se necesita conocer las características, lo que hacen que sean diferentes las organizaciones y que a continuación se mencionan: � ������������ � �� ����: Se logra mediante la formulación y puesta en vigor de normas, reglamentos y políticas, que ayudan a conjuntar y orientar los conocimientos, la fuerza física y las habilidades de las personas hacia un mismo objetivo. � �������� � � �������� Esta característica tiene lugar cuando una tarea es separada en varios pasos que se reparten entre las diversas personas. La división del trabajo tiene sentido cuando las personas que realizan tareas distintas se relacionan para llevar a cabo un objetivo común. � ��� ���� ������� Es un fin concreto y preciso que busca lograr la organización. CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 11 � � ������� � ���� ����� Es un medio de control que garantiza que sean las personas más apropiadas las que hagan lo que hay que hacer en cada momento. Describe quién reporta a quién y el tramo de control de cada gerente. � �������������� Esta característica consiste en la cantidad de documentación escrita como manuales de políticas, descripciones de puestos, manuales de procedimientos, etc., en otras palabras, la formalización se mide con el número de documentos con los que cuenta la organización. � � ������������� Se refiere al nivel jerárquico que tiene la autoridad para tomar decisiones; es decir, cuando la toma de decisiones se lleva a cabo en el nivel más alto, la organización está centralizada. � ���� ����������� Se refiere a la preparación y capacitación que se otorga a los empleados para que laboren con eficiencia. � � ��������� � ������� Se refiere a la dedicación de personas en varias funciones y departamentos; es decir, que hace referencia a la clasificación existente en los puestos del personal, por ejemplo: Porcentaje de administradores, personal de oficina, profesionales, etc.. CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 12 � � ���� ���� ��������� Las organizaciones persiguen una retribución; es decir una ganancia por los bienes y/o servicios que vende. � ����� � ������� Se refiere a que las organizaciones cuentan con derechos y obligaciones establecidas por la ley. � ���� � �� ����� Las organizaciones corren riesgos, ya que a través de su administración son responsables de una buena o mala marcha, así como de pérdidas o ganancias. � ������ ������� Esta característica hace énfasis al propósito que tienen las organizaciones de servir y procurar en la medida en la que sea posible beneficios a la sociedad en la que están inmersas. � ��� �� ��� Todas las organizaciones desarrollan una estructura que define y limita el comportamiento de sus miembros asignándoles diferentes tareas y coordinándolas sin perder una comunicación y una relación entre ellos, sentando de esa forma la base de la organización. La diversidad de las empresas es tal, que por lo regular, resulta difícil identificar todas y cada una de las características que poseen, puesto que éstas varían de acuerdo CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 13 al modo de actuar e intervenir en el mercado, a los objetivos que persiguen y a todos los posibles factores que puedan influir en el entorno de las organizaciones. Es por ello que se considera que las características propias de las organizaciones, así como algunos otros factores de las mismas son imprescindibles para interáctuar y hacer frente a los cambios en los que se encuentran inmersas, por lo que a continuación se retoman las características principales de las organizaciones haciendo mención de algunos factores en el siguiente esquema: 1.4 PRINCIPALES RECURSOS DE LAS ORGANIZACIONES Es necesario mencionar que el secreto de un buen funcionamiento y del éxito organizacional radica en llevar a cabo determinadas actividades o tareas que son el camino a seguir para alcanzar las metas y los objetivos organizacionales, lo que sería www.psicología científica. com/publicaciones/biblioteca/articulos/ar_v arg01.htm Estrategias y Metas Medio Ambiente Tamaño Cultura CARACTERÍSTICAS: � Coordinación de esfuerzos � División del trabajo � Objetivo Común � Autoridad Jerárquica � Formalización � Centralización � Profesionalismo � Realización personal � Retribución económica � Unidad jurídica � Corren riesgos LA ORGANIZACIÓN Tecnología CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 14 imposible si no se cuenta con el uso altamente eficiente de los recursos indispensables y necesarios entre los cuales podemos considerar los siguientes: � Recursos Materiales: Son todos aquellos bienes tanto naturales como físicos que contribuyen al logro de los propósitos organizacionales. Por bienes físicos nos referimos a todo aquello que es tangible; es decir, que puede tocarse, que integra a la empresa y que son adaptables a la labor productiva como son: a) Instalaciones: Por instalaciones nos referimos al conjunto de sistemas implantados para llevar a cabo la labor productiva como son: La instalación de agua, de luz, de teléfono, etc.. b) Edificios: Es la estructura física, el sitio o la fábrica construida en donde las personas realizan alguna actividad o trabajan una cosa. c) Maquinaria: Por maquinaria se entiende el importe que representa el conjunto de máquinas de las que se sirve la organización para lograr un fin determinado o llevar a cabo la producción de alguna cosa. d) Equipo de Oficina: Es el conjunto de utensilios o aparatos especiales para ejecutaruna determinada tarea, dentro de este rubro se consideran: La máquina de escribir, el fax, los bolígrafos, el escritorio, la computadora, entre otros. CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 15 e) Herramientas: Son los instrumentos con los que se auxilia el personal de la organización para la reparación de las máquinas o para la elaboración de un producto. f) Vehículos: Es el equipo de transporte que se emplea para transportar de un lugar a otro personas o cosas ya sean materiales o inmateriales como: Productos en proceso, productos terminados, químicos, gasolina, líquidos y hasta gases. g) Materia Prima: La materia prima es el ingrediente principal para la elaboración de un producto, no es más que los elementos y/o materiales empleados en la producción del mismo como madera, láminas, telas, papel, algodón, etc.. Dentro del rubro de bienes naturales podemos considerar los materiales considerados como auxiliares que no forman parte del producto; pero que son necesarios para la producción por ejemplo: RECURSOS FÍSICOS CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 16 a) Combustibles: Son sustancias sólidas (carbón), líquidas (gasolina, petróleo) o gaseosas (gas butano) que tienen la capacidad de arder y de producir calor mediante reacciones químicas. Los carburantes pueden hacer funcionar un vehículo o un aparato. b) Lubricantes: Son sustancias derivadas del petróleo o aceites minerales empleados para engrasar algún mecanismo para que sus piezas puedan deslizarse mejor y pueda realizar sus actividades en forma eficiente. c) Abrasivos: Es un material que se utiliza para pulir o desgastar, arrancando o quitando algún exceso por fricción. d) Energía: Es la fuerza o capacidad que tiene la materia de producir trabajo en forma de movimiento, luz o calor. RECURSOS NATURALES CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 17 � Recursos Financieros: Toda organización requiere cantidades monetarias para llevar a cabo sus operaciones, así mismo dichas cantidades monetarias son indispensables para la ejecución de sus decisiones. El dinero se contempla como un recurso financiero, el cual puede ser obtenido o generado de diversas formas, es por ello que los recursos financieros con los que cuenta la organización pueden ser propios o ajenos. Dentro de los recursos financieros propios; es decir, de todo aquello proveniente de fuentes pertenecientes de la organización quedan contemplados los siguientes: a) Dinero: Es el efectivo del que dispone la organización para hacer pagos diarios. b) Aportaciones: Es la aportación de un bien tangible o económico a la empresa para su desarrollo otorgado por dueños, propietarios, accionistas o socios, los cuales tienen derecho a participar de las ganancias o utilidades obtenidas, así como de sus pérdidas. c) Utilidades: Son los beneficios o ganancias obtenidas mediante la realización de las actividades que realiza la organización. RECURSOS PROPIOS DE LA ORGANIZACIÓN CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 18 Por recursos financieros ajenos entendemos aquellos bienes o dinero proveniente de fuentes que no son pertenecientes a la organización y dentro de este rubro encontramos los siguientes: a) Créditos: Son los préstamos en los que algunas veces la organización debe de comprometer algún bien para su pago, estos préstamos son hechos por alguna entidad o individuo con la finalidad de obtener algún provecho, sin tener ningún derecho sobre las utilidades obtenidas del manejo de dicho préstamo. b) Bonos: Es una especie de tarjeta o vale canjeable por algún artículo o que da derecho a la utilización de algún servicio. c) Préstamos: Es cuando un individuo, institución o gobierno otorgan una cantidad monetaria o en especie con una garantía de devolverlo. d) Subsidios: Es el dinero que proviene generalmente del gobierno en lugar de provenir o generarse por la venta de productos o servicios generados por la organización. e) Donaciones: Es la transmisión de una cantidad monetaria o un bien de una persona a favor de otra o de una organización. CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 19 � Recursos Técnicos: Son los recursos generados por la mente humana, puede decirse que son los bienes intangibles de la empresa como son: a) Fórmulas: Son una expresión matemática, o una serie de pasos que confeccionan una receta para elaborar un producto. b) Patentes: Es el derecho que tiene el inventor para disfrutar los beneficios de la invención de su propia autoría. c) Sistemas de ventas: Dentro del sistema de ventas encontramos la venta a domicilio o a crédito y el autoservicio. d) Información: La información es un recurso fundamental para la toma de decisiones, a la cual podemos definir como “datos expresados en diversas formas, RECURSOS AJENOS DE LA ORGANIZACIÓN CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 20 ya sea en palabras o cifras, escritas u orales y gráficos que se refieren tanto a cuestiones internas de la organización como a externas de la misma”7. � Recursos Humanos: Cada uno de los recursos con los que se cuenta sirve para realizar la acción de crecimiento de la empresa para la que se labore, pero sin lugar a duda uno de los recursos más importantes de la organización es el recurso humano, que asume las funciones de la organización y que mediante la combinación de capacidades y la interacción entre las personas se hace un uso eficiente de los demás recursos, además cuentan con la habilidad para innovar, planear, comunicar, tomar decisiones, etc., que lo hace único en comparación con los demás recursos. Como se puede apreciar, el recurso humano proporciona una fuerte ventaja competitiva a la organización, debido a que resulta difícil para las demás organizaciones imitar sus capacidades y habilidades, cuyo potencial puede 7 Cortagerena, B., Alicia y Freijedo, F., Claudio. “Administración y Gestión de las Organizaciones”, Ediciones Macchi, Buenos Aires-Argentina, 1999, página 156 2 2 3b C R RECURSOS TÉCNICOS CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 21 ser mejorado a través de la capacitación y desarrollo descubriendo otras capacidades o talentos que pueden ser útiles para mejorar la productividady lograr la misión organizacional. “...las capacidades se crean a partir de equipos de personas que trabajan juntas, lo que representa un activo específico de la empresa”8 8 B. Balkin David y Gómez Mejía, Luis. “Administración”, Edit. McGraw-Hill, Madrid, 2003, página 156 RECURSOS HUMANOS CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 22 1.5 PRINCIPALES ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES � CONCEPTO DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Todo lo existente en este mundo cuenta con una estructura, ya sea física, química, biológica o social que constituyen una base y las organizaciones no son la excepción, ya que sin la existencia de una estructura no habría orden ni existirían los cimientos necesarios para que algo se sostenga y funcione de manera correcta. La estructura de las organizaciones de la cual se está hablando es la estructura organizacional, esta estructura puede ser diferente de acuerdo a las necesidades y a la finalidad que tengan las organizaciones, pero antes de conocer los tipos de estructuras organizacionales existentes, es necesario conceptualizar lo que es una estructura organizacional, para lo cual a continuación se dan a conocer algunos conceptos desde el punto de vista de diferentes autores: El Lic. P., Stephen considera que: “La estructura organizacional es el grado de complejidad, formalismo y centralismo de la organización”9 9 Lic. Robbins, P., Stephen. “Comportamiento Organizacional”, Edit. Hispanoamericana, México, 1996, página 12 CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 23 Este autor establece que la vida de la organización gira en torno a la estructura organizacional porque esta es la parte fundamental, formal y compleja que mantiene un orden en las actividades que se realizan en la organización. Por otro lado el autor Enrique Benjamín Franklin F. menciona que: “La estructura de la organización es la representación de los niveles jerárquicos y funciones que la componen, en la cual se destacan las responsabilidades de sus integrantes”10 Para el autor Enrique Benjamín Franklin la estructura es la que delimita los niveles de autoridad y las actividades de la organización de manera coordinada destacando las responsabilidades de cada uno de los miembros de la misma. Mientras que John Schermerhorn establece que: “La estructura organizacional es el sistema de tareas, relaciones jerárquicas y canales de comunicación que vinculan el trabajo de todos los individuos y grupos en la organización”11 10 Franklin F., Enrique Benjamín. “Organización de Empresas. Análisis, Diseño y Estructura”,Edit. McGraw – Hill, México, 1998, página 279 11 Schermerhorn, John. “Comportamiento Organizacional”, Edit. Limusa Wiley, México, 2004, página 334 CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 24 Schermerhorn, menciona que la estructura organizacional funciona para dividir el trabajo a través de la repartición de tareas facilitando la coordinación y la comunicación entre los individuos de la organización para lograr los mejores resultados. Y desde el punto de vista de la Licenciada y Maestra en Administración Sandra Luz González López: “La estructura organizacional es la base fundamental de una organización en donde se establecen funciones, obligaciones y niveles jerárquicos”12 Este último concepto contempla a la estructura organizacional como el conducto a través del cual se delimitan las funciones y obligaciones correspondientes a los miembros de la organización sin dejar a un lado la jerarquía para una mejor difusión de las actividades, de tal forma que se logren los objetivos de la organización con la mayor efectividad. De los conceptos antes mencionados y analizados y para fines de la presente investigación se desprende el siguiente concepto: 12 Apuntes de la L.A. y M.A. Sandra Luz González López, de la asignatura de “Teoría de las Organizaciones”, FES Cuautitlán - UNAM, 2005 CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 25 La estructura organizacional es el cimiento y el pilar que sostiene a una organización dándole una forma clara y sentido de orden, definiendo funciones y delimitando responsabilidades correspondientes a cada puesto de la organización, facilitando la comunicación, el control y el uso adecuado de cada recurso logrando los objetivos de la organización de manera eficiente. � FACTORES DETERMINANTES DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Las funciones asignadas a los individuos, la comunicación, los niveles jerárquicos, la coordinación y la relación que existe entre ellos cubren el diseño de la organización llamada estructura organizacional, y la forma más adecuada para determinar la estructura organizacional dependerá en medida de los siguientes factores: a) ���������: La elección de una estructura implica a los objetivos que son la descripción de los resultados que se desean obtener. Cada integrante de la organización deberá tener bien en claro el dónde esta y el hacia dónde ir, puesto que la misión, las metas y los objetivos organizacionales coadyuvaran a la conformación de la estructura más adecuada para la organización. b) FACTOR HUMANO: Se refiere a la contabilización del factor humano; es decir, al número de empleados que figuran en la organización y en cada grupo de trabajo que interviene en las actividades organizacionales, lo cual es indispensable CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 26 para la determinación de la estructura por las relaciones que se establecen entre las unidades de trabajo, la autoridad y la comunicación, lo que ayudará a tener un conocimiento general del trabajo que se realiza en la organización, así mismo es importante conocer el grado de adaptabilidad y capacidad de hacer frente a los cambios con los que cuenta cada uno de los individuos. c) �� ���� �: Es tomada en cuenta como determinante de la estructura organizacional porque es utilizada para la elaboración de los productos que satisfacen las necesidades y preferencias cambiantes de los clientes, además, de cierta forma la tecnología condiciona el actuar humano, debido a que influye en las decisiones, en la coordinación y en el tamaño de cada grupo de trabajo. � d) ������� ��� ��� ���� ��� �� : Por lo regular entre más grande es una organización, mayor es la especialización existente en los procedimientos de la misma. “Al aumentar el tamaño de las organizaciones se llega a un punto donde se ven obligadas a descentralizar y desarrollar una mayor variedad de mecanismos formales para coordinar sus actividades”13, como es la necesidad de definir funciones, establecer��políticasy limitar la toma de decisiones, esto debido a que la estructura se hace más compleja al aumentar en número de personas. 13 Stoner, James. “Administración”, 3ra edición, Edit. Prentice Hall Hispanoamericana, México 1996, página 279 CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 27 � PRINCIPALES ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL � a) ������������� ���� �� ���������� Se refiere a la forma en la que se especifican y dividen las actividades entre los diferentes grupos de personas que cuentan con las habilidades y capacidades necesarias para la elaboración eficaz de las tareas. b) ������ ��� ��La coordinación hace referencia a los procedimientos para sincronizar a cada una de las partes que integran la organización, de tal forma que los esfuerzos, las actividades y las metas se integren con la finalidad de conseguir los objetivos organizacionales con la máxima eficiencia. � c) �� � �������� � ��� �� ���������� Consiste en llevar a cabo una formalización en la que exista congruencia de las actividades y relaciones existentes en la organización, tomando en cuenta la existencia de la aplicación de las normas, manuales, políticas y procedimientos escritos. � d) ������ ����� ��������Es la descomposición de una actividad compleja en varias tareas que son designadas a los individuos con la finalidad de asumir la responsabilidad y realizar con mayor eficiencia la cantidad limitada de tareas que les toca realizar. En otras palabras es hacer uso adecuado de las habilidades y � CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 28 capacidades que los empleados tienen, para que una tarea puedan realizarla varios individuos.� � e) � ���������� ����La unidad de mando se refiere a los grupos de trabajo que se localizan bajo el mando y supervisión de un solo individuo que tiene el derecho para dirigir y asignar las tareas. f) �� �������� ��La centralización es la reunión de autoridad en un centro común, es cuando las decisiones son tomadas por un individuo cuya localización se encuentra en la alta jerarquía de la organización. g) ����� �������� ��La descentralización es la transferencia o delegación de autoridad; es decir, que el poder lo ejercen y lo comparten varios individuos localizados en los niveles bajos o intermedios de la organización.�� � h) �� ��������Es el derecho y capacidad que tiene un superior con un alto grado de experiencia y conocimientos para dar órdenes y esperar que éstas se cumplan, así como para tomar decisiones que afecten a la organización.�� � i) ����� �����������Es la obligación de cumplir con las actividades asignadas, respondiendo por el rendimiento y los resultados que se obtengan. CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 29 La responsabilidad es tanto para los empleados como para el directivo. El directivo puede delegar responsabilidades a un individuo o a los miembros de un equipo para concentrarse en asuntos o decisiones más importantes sin perder el control. j) ������ ��� �� ����� Es la cantidad de empleados que puede dirigir y supervisar una autoridad o jefe. Cabe mencionar que es precisamente el número de empleados, lo que determina en la organización los niveles jerárquicos.� � k) ������� ����� ��������Consisten en la coordinación, la información y la colaboración existente entre los distintos departamentos de la organización, y son consideradas un factor importante debido a que complementan la toma de decisiones, dando lugar en algunas ocasiones a la formación de equipos de trabajo conformados por empleados pertenecientes a los distintos departamentos con la finalidad de resolver problemas, hacer propuestas o mejorar procesos. l) ���� ����� ��La comunicación “es un proceso en donde se intercambian ideas, costumbres, valores, sentimientos, etc.. Y en donde no puede faltar un emisor, mensaje, receptor y retroalimentación”14. En otras palabras, la comunicación es la forma que empleamos para relacionarnos con nuestros semejantes y ésta puede ser escrita, oral o por gestos y ademanes que constituyen 14Apuntes de la L.A. y M.A. Sandra Luz González López, de la asignatura de “Comunicaciones”, FES Cuautitlán - UNAM, 2003 CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 30 el medio para enviar y recibir información entre los distintos niveles de la organización. � � PRINCIPALES ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES � ����������� ��� ���� ��� En este tipo de estructura la toma de decisiones, la responsabilidad y la autoridad se concentran en una sola persona, dicha autoridad se representa a través de una línea de comunicación y autoridad vertical, directa, rígida, descendente y única que va desde la persona que ejerce el mando; es decir, desde el ejecutivo de mayor nivel hasta los empleados que representan la jerarquía menor, los cuales a su vez se encargan de reportar a un solo jefe como se muestra en el siguiente esquema. EMPLEADOS SUPERVISOR GERENTE GENERAL A U T O R ID A D R E SPO N SA B IL ID A D FUENTE: Münch Galindo, Lourdes. “Fundamentos de la Administración”, 5ta. Edición, Edit. Trillas, México, 1998, página 240 CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 31 En esta estructura no existe una flexibilidad con respecto a la implementación de cambios y además carece de especialización, debido a que no hay una división del trabajo y a que es una organización simple de conformación piramidal en donde el jefe es la única y máxima autoridad en la organización, por lo que es considerada una estructura rígida. El nombre que recibe esta estructura es debido a que tiene sus orígenes en las instituciones militares, cabe mencionar que también era aplicada en organizaciones eclesiásticas, y que su aplicación es aconsejable en micro y pequeñas empresas, aunque generalmente, este tipo de estructura es empleado en empresas familiares, en las que el dueño toma las decisiones importantes. VENTAJAS DESVENTAJAS � Facilidad en la toma de decisiones � No hay conflictos de autoridad � Mayor disciplina laboral � La caracteriza la claridad y la sencillez � Facilita la rapidez de acción � No hay fuga de responsabilidad. � No se da la especialización � Es rígida � El jefe se satura de actividades por lo que es difícil coordinar todas las tareas de la organización y es difícil capacitarlo en todas las áreas. CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 32 � ESTRUCTURA FUNCIONAL O DE TAYLOR Como su nombre lo indica, esta estructura fue desarrollada por Frederick Taylor,quien observó que una de las deficiencias de la estructura lineal era la falta de especialización debido a que la persona que ejerce la autoridad no poseía todos los conocimientos específicos de las áreas funcionales de la organización con las que se debería contar, para llevar a cabo un desempeño óptimo, por tal motivo la estructura funcional o de Taylor fue diseñada para que existiera una autoridad parcial derivada de la especialidad en cada área funcional proponiendo la división del trabajo para establecer una especialización de tal forma que cada individuo ejecute el menor número de funciones. En el siguiente esquema podemos apreciar que esta estructura se organiza específicamente por departamentos o secciones, así mismo se puede observar como los niveles superiores delegan o ceden parcialmente autoridad a cada jefe de las distintas áreas funcionales para promover las decisiones, contribuir con sus conocimientos y responsabilizarse de las actividades que se encuentran a su cargo de tal forma que se facilitan las tareas ahorrando tiempo gracias a la adecuada coordinación de las tareas que se llevan a cabo en cada una de las áreas funcionales. CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 33 Este tipo de estructura a diferencia de la estructura lineal es flexible; es decir, que acepta la implementación de los cambios que sean necesarios para el correcto funcionamiento de la organización y es aplicable generalmente a organizaciones pequeñas, medianas y grandes. Director General Director Financiero Director de Producción Director de Mercadotecnia Director de Personal FUENTE: Balkin B. David y Gómez Mejía, Luis. “Administración”, Edit. Mc Graw-Hill, Madrid, 2003, página 223 CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 34 VENTAJAS DESVENTAJAS � Favorece la especialización � Aumenta la capacidad y eficiencia de los jefes � Existe división del trabajo � Existe la posibilidad de rápida adaptación en casos de cambios, por ser flexible � Facilita la supervisión � Suele darse duplicidad y fuga de responsabilidad � Puede generarse confusión y conflictos con y entre la autoridad � Dificulta definir la autoridad y responsabilidad de cada jefe en los aspectos que no son comunes � Ocasiona cuellos de botella debido a la realización secuencial del trabajo � Las personas suelen identificarse con los objetivos del área funcional más que con los objetivos organizacionales CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 35 � ESTRUCTURA STAFF La estructura staff “surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda de manejo de detalles”15, es decir con expertos capaces de asesorar las actividades organizacionales. Generalmente es implementada en combinación con otras estructuras, debido a que funciona como un apoyo y como un asesor en diversas áreas organizacionales. Las organizaciones que hacen uso de este tipo de estructura suelen tener un desembolso económico al verse en la necesidad de contratar especialistas para contar con sus conocimientos y experiencias, y de esa forma asesorar las actividades, con la finalidad de no sólo tener un mayor desempeño sino también contar con una ventaja competitiva sobre las demás organizaciones. Obsérvese en el siguiente esquema que la autoridad staff o técnica esta representada por medio de líneas punteadas, mientras que la autoridad lineal se representa con una línea continua, esta diferencia radica, en que la estructura staff no cuenta con una autoridad de línea que imponga sus decisiones. Cabe mencionar que este tipo de estructura puede ser implementada en cualquier tipo de organización. 15 Münch Galindo, Lourdes. “Fundamentos de la Administración”, 5ta. Edición, Edit. Trillas, México, 1998, página 128 CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 36 VENTAJAS DESVENTAJAS � Los conocimientos de los especialistas influyen en la solución de problemas � Hace posible la autoridad indivisible y además permite la especialización � Pueden generarse confusiones si no se delimitan los deberes y las responsabilidades Director General Director de fábrica Superintendente Supervisor Obreros Asesor Jurídico Consultor del Director FUENTE: Münch Galindo, Lourdes. “Fundamentos de la Administración”, 5ta. Edición, Edit. Trillas, México, 1998, página 240 CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 37 � ESTRUCTURA MATRICIAL Este tipo de estructura combina las ventajas de la estructura funcional con la departamentalización por proyecto, que consiste en “la agrupación de las actividades en unidades homogéneas”16, lo que permite el control y la coordinación de las mismas. La estructura matricial surge para cubrir las necesidades organizacionales que se originan al llevar a cabo el desarrollo de diversos proyectos en los que se requiere la intervención de especialistas de diferentes departamentos que tienen relación con el proyecto, en esta estructura sobresale una duplicidad de mando y una división del trabajo de las distintas tareas a ejecutar formando una red mediante la cual se comparte la responsabilidad y la toma de decisiones como se observa en el siguiente esquema: Producción FUENTE: Franklin F., Enrique Benjamín. “Organización de Empresas”, 2da. Edición, Edit. Mc Graw-Hill, México, 2004, página 106 Dirección General Finanzas Recursos Humanos Equipo A Equipo B Equipo D Equipo C G er en te d e E qu ip o Mercadotecnia CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 38 Cuenta con líneas dobles de autoridad; es decir, dos jefes, a los cuales se les tiene que reportar respectivamente, los avances del proyecto (jefe de proyecto) y las actividades referentes al departamento (jefe funcional) formando grupos multidisciplinarios que colaboran para sacar adelante el proyecto y resolver problemas. Una vez concluido el proyecto y dependiendo de lo rentable que resulte para la organización se puede formar un comité permanente. VENTAJAS DESVENTAJAS � Aprovecha las destrezas especializadas � Es flexible � Es un medio eficaz para solucionar problemas � Las personas se reúnen para sacar adelante los proyectos y las necesidades organizacionales favoreciendo el intercambio de experiencias � Propicia la cooperación y las relaciones interdepartamentales � El gerentepuede contar con más tiempo para llevar a cabo otras actividades � Puede darse fuga de responsabilidad � Puede dar lugar a confusiones por falta de delimitación de autoridad � Puede surgir una lucha de poder entre la autoridad � El tiempo para la toma de decisiones es lento � Su implementación es costosa 16 Cortagerena, Alicia B. “Administración y Gestión de las Organizaciones”, Ediciones Macchi, Buenos Aires-Argentina, 1999, página 83 CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 39 � ESTRUCTURA POR COMITÉS Los comités son integrados por grupos de personas que representan las diversas áreas. Los niveles superiores sin perder autoridad sobre sus propias áreas les delegan la facultad de tomar decisiones a estas personas, esto para discutir, tomar decisiones en forma interdisciplinaria y comprometerse a solucionar problemas, implementando mejoras, y logrando objetivos. Este tipo de estructura acostumbra a darse en combinación con otros tipos. “Los comités son en general estables en el tiempo, mientras que los grupos de proyectos se desintegran al cumplirse el objetivo” 17. En el siguiente esquema se muestra la posición que ocupan los comités dentro de la estructura de la organización, mostrando que las decisiones que se toman dentro de los comités afectan a otras áreas, así mismo podemos apreciar que el nivel superior delega autoridad. 17 Ibidem, página 82 Presidente Producción Mercadotecnia Recursos Humanos Finanzas Comité de presupuestos Comité de mercadotecnia FUENTE: Münch Galindo, Lourdes. “Fundamentos de la Administración”, 5ta. Edición, Edit. Trillas, México, 1998, página 240 CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 40 VENTAJAS DESVENTAJAS � Soluciones objetivas, óptimas y satisfactorias a las diversas áreas � Abre paso a la crítica desde diversos puntos de vista � Las ideas y las decisiones se fundamentan � Se aprovechan la especialización � Es difícil la disolución de comités � La toma de decisiones es lenta � Puede ser que los gerentes se desliguen por completo de su responsabilidad. � FINALIDAD DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La estructura organizacional es para la organización, lo mismo que la estructura ósea es para el ser humano, ambas estructuras tienen la principal finalidad de proporcionar soporte, para que las funciones a desarrollar y los objetivos a lograr se cumplan eficientemente, dentro de un buen ambiente. Además de proporcionar un adecuado soporte a la organización, la estructura organizacional contempla los siguientes propósitos: a) Define las funciones que se realizan en la organización b) Da a conocer los canales de comunicación y las líneas de autoridad CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 41 c) Delimita responsabilidades d) Da a conocer los niveles jerárquicos e) Facilita el trabajo dividiéndolo en forma adecuada entre los empleados � IMPORTANCIA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL El que una organización cuente con una estructura organizacional es de vital importancia porque además de facilitar la toma de decisiones coordina las actividades facilitando el desarrollo de las mismas proporcionando un buen funcionamiento, abriendo paso a la creatividad, a la innovación y al cambio para contar con competitividad y permanecer en el mercado, así mismo la importancia de la estructura organizacional también radica en la detección de errores y conflictos para posteriormente corregirlos y evitar las deficiencias en el funcionamiento de la organización, disminuyendo los riesgos y manteniendo un mayor control para el logro eficiente de los objetivos establecidos. Si se quiere tener una organización exitosa la elección de la estructura organizacional debe ser correcta ya que esta deberá concordar con las necesidades de la organización y además también deberá ser capaz de responder a las exigencias cambiantes del entorno en el que la organización se encuentra inmersa. CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 42 1.6 ORGANIGRAMAS Para poder comprender con mayor claridad lo que refleja una estructura organizacional como son las funciones, la autoridad, las obligaciones, entre otras. Existe una herramienta principal llamada organigrama, cuya representación gráfica permite un mejor entendimiento de lo que la estructura organizacional representa. Para poder abordar este tema, a continuación se mencionan algunos conceptos de organigrama de distintos autores: La autora Lourdes Münch Galindo dice que: “Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existente dentro de ella”18 Esta autora menciona que los organigramas son una forma de organización que muestran gráficamente los niveles de comunicación, la forma en la que está dividida el trabajo, identificando las líneas de autoridad, las obligaciones y las 18 Münch Galindo, Lourdes. “Fundamentos de la Administración”, 5ta edición, Edit. Trillas, México, 1998, página 133 CAPÍTULO 1. LAS ORGANIZACIONES 43 responsabilidades correspondientes a cada departamento y a cada una de las personas sin dejar a un lado la relación existente entre ellas. En tanto que la autora Alicia B. Cortagerena manifiesta que: “Los organigramas representan gráficamente las unidades de la organización en las que se han agrupado las funciones que se llevan a cabo, así como también los niveles jerárquicos y las líneas de autoridad correspondientes”19 Alicia B. Cortagerena dice que los organigramas funcionan como esquemas en los que se puede apreciar la forma en las que están divididas las actividades de la organización, la forma en la que se relacionan y el grado de autoridad que tienen. Mientras que el autor Enrique Bemnjamín F., dice que: “El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen”20 19 Cortagerena, Alicia B. “Administración y Gestión de las Organizaciones”, Ediciones Macchi, Buenos Aires-Argentina, 1999, página 92 20 Franklin F., Enrique Benjamín. “Organización de Empresas”, 2da. Edición, Edit. Mc Graw-Hill, México D.F., 2004, página 78
Compartir