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1 Universidad Nacional Autónoma de México Programa de Posgrado en Ciencias de la Administración Caso Práctico Evaluación del Control Interno en la División Inmobiliaria de Organización Ramírez Que para obtener el grado de: Maestro en Auditoría Presenta: Laura Olimpia López Murillo Tutor: M. Aud. Julio Alonso Iglesias México, D.F. 2006 UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. 1 ÍNDICE Introducción 2 Capítulo I Presentación y descripción del caso práctico 4 Capítulo II Marco conceptual 5 1 Normatividad del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, 5 A. C. 2 Código de Mejores Prácticas Corporativas del Consejo Coordinador Empresarial 8 3 Definiciones y Conceptos 15 Capítulo III Marco Referencial de la Empresa 33 1 ¿Que es Organización Ramírez? 1.1 Antecedentes históricos 33 1.2 Descripción Actual de INGRA 34 2 Situación Financiera 47 Capítulo IV Metodología para solucionar el caso 53 Capítulo V Desarrollo del caso práctico 54 1 Estudio y evaluación del Control Interno 54 2 Identificación de los Problemas existentes 106 3 Informe de sugerencias y Recomendaciones generales 107 4 Propuesta de formación de Comités 121 5 Propuesta de lineamientos para la función del Comité de Auditoría. 124 6 Propuesta de lineamientos para la función del Comité de Compras 131 Conclusiones 133 Bibliografía 135 Anexos NO. DE DOCUMENTO: 1 TITULO DEL DOCUMENTO: Propuesta De Manual De Descripciones De Puestos 2 INTRODUCCIÓN Tradicionalmente en México las empresas han funcionado con una Asamblea de Accionistas y un Consejo de Administración meramente formales, los recientes cambios en las legislaciones financieras y la globalización de la economía han inducido a los empresarios de nuestro país a revisar la práctica tradicional y en consecuencia, a vislumbrar la potencialidad y las enormes ventajas que pueden obtener si instrumentan mejores controles internos en su empresa, iniciando con el establecimiento de un gobierno corporativo en México. La cabeza de la empresa son los accionistas, quienes están arriba del Consejo de Administración. En la legislación Mexicana se les reconoce ese rango en lo que se denomina Asamblea de Accionistas. Ésta tiene la responsabilidad de nombrar al Consejo de Administración para que conduzca el negocio, es decir, al también llamado Gobierno Corporativo. Entonces delegan su autoridad como accionistas en una unidad que gobierna la empresa. La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión. En el presente trabajo de investigación, se abordan los siguientes puntos: Se describe la evolución del grupo Organización Ramírez, su estructura organizacional, su nicho de mercado, las ciudades en que tiene presencia y los giros que explota actualmente. Efectúa un análisis de la normatividad que sobre el Control Interno ha establecido el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C., el Consejo Coordinador Empresarial, así como la teoría del control interno de diversos autores. Se analiza detalladamente la información proporcionada por la empresa evaluando el sistema de control interno de acuerdo a la normatividad existente y se detectan áreas de oportunidad; se determinan los objetivos y se identifican los problemas existentes, plantando medidas para su solución. 3 Se presenta un Informe de Sugerencias y Recomendaciones Generales al control interno; se presentan Propuestas de Formación de Comités de Administración, Fiscal, Auditoría y Compras, de lineamientos para la función del Comité de auditoría, para la función del Comité de Compras y Propuesta de Manual de Descripciones de Puestos. Por último, en las conclusiones, se señalan de manera resumida los puntos clave resultantes del trabajo, mencionados en los objetivos del trabajo de investigación con el propósito de mejorar el sistema de control interno en beneficio de la empresa estudiada. 4 CAPÍTULO I PRESENTACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL CASO PRÁCTICO En el presente trabajo de investigación se realiza un análisis del proceso administrativo de una empresa mexicana. Como resultado de la investigación preliminar se detecta un problema en el proceso de control, al no tener claramente definidos y por escrito los sistemas de control interno que deban observar los miembros de la empresa. Para llevar a cabo la investigación en primer término realicé entrevistas con diferentes ejecutivos de la empresa. Ello me permitió recopilar información relativa al estado actual que guarda la administración. Al solicitar documentación formal que respalde los procesos administrativos, me pude percatar, de que no existe ningún manual escrito y que todas las funciones se realizan de acuerdo a las necesidades del día a día sin una planeación formal. El no contar con los manuales escritos, las funciones y los procesos son realizados por el personal de acuerdo a su criterio omitiendo actividades tendientes a mantener un adecuado control interno, basándose principalmente en la confianza que existe. Con estos antecedentes considero de gran importancia llevar a cabo el presente trabajo de investigación, que me permitirá comprobar si los resultados de operación de la empresa tendrían un impacto positivo significativo si se contara con un adecuado control interno en todos los niveles de la organización. Una vez detectado el problema de investigación, apliqué los diferentes cuestionarios de control interno que se detallan en el Capítulo IV. Los cuestionarios se aplicaron al personal administrativo de la empresa con una participación del 80 %. 5 CAPÍTULO II MARCO CONCEPTUAL 1 NORMATIVIDAD DEL INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PÚBLICOS, A. C. Control Interno El Instituto Mexicano de Contadores Públicos, máxima autoridad normativa en materia contable en nuestro país, en sus boletines 3050 y 4100 señala: El Boletín 3050 “Estudio y Evaluación del Control Interno1” establece que “La estructura del Control Interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad. Dicha estructura consiste en los siguientes elementos: a) El ambiente de Control b) La evaluación de riesgos c) Los sistemas de informacióny comunicación d) Los procedimientos de control e) La vigilancia El ambiente de control se integra de los siguientes factores: a) Actitud de la Administración antes los controles internos establecidos b) Estructura de Organización de la entidad c) Funcionamiento del Consejo de Administración y sus comités d) Métodos para asignar autoridad y responsabilidad e) Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al cumplimiento de las políticas. f) Políticas y Prácticas de personal g) Influencias externas que afectan las operaciones y prácticas de la entidad”. 1 Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría | Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para atestiguar | Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. | México, D.F. | 2005 | 55 – 56| 6 Boletín 4100 Opinión del Auditor sobre Control Interno Contable2. Generalidades Aunque el auditor debe evaluar el control interno contable para emitir una opinión sobre los estados financieros, el alcance y revisiones específicas difiere de cuando se opina sobre el control interno contable. Objetivo El objetivo de este boletín es establecer los pronunciamientos normativos aplicables a la opinión que el auditor emite cuando es contratado para efectuar una revisión específica del control interno contable de una empresa. Pronunciamientos Normativos El auditor que efectúa la revisión del control interno contable con el objeto de rendir una opinión sobre el mismo, podrá hacerlo independientemente de que haya efectuado o no una auditoría de los estados financieros de la propia empresa. El auditor podrá efectuar una revisión sobre la totalidad del control interno contable existente, o bien, sobre una parte del mismo. Tomando en cuenta la naturaleza y limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno contable establecido en una empresa, la opinión del auditor deberá contener al menos lo siguiente: El alcance del trabajo y la fecha o período al cual se refiere la opinión. La indicación de que el establecimiento y mantenimiento del control contable es responsabilidad de la administración de la empresa. Que la responsabilidad del auditor consiste en expresar una opinión sobre el mismo. La mención del que el estudio se llevó a cabo de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas. 2 Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría | Normas y Procedimientos de Auditoría y Normas para atestiguar | Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. | México, D.F. | 2005 | 285-286 | 7 La advertencia de que las limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno contable pueden ocasionar que existan errores o irregularidades que no sean detectados, y de que la proyección de cualquier evaluación del sistema a períodos posteriores está sujeta: Al riesgo de que los procedimientos puedan llegar a ser inadecuados debido a cambios en las circunstancias o a que el grado de cumplimiento de los procedimientos de control pueda deteriorarse. La opinión respecto a si el control interno contable sujeto a examen cumple con sus objetivos y ofrece una seguridad razonable en todos los aspectos importantes, de prevenir o detectar errores o irregularidades en el curso normal de las operaciones. En caso de que la opinión no sea limpia se deben describir las excepciones encontradas. Para poder emitir una opinión sin salvedades por limitaciones en el alcance, el auditor deberá estar en posibilidad de aplicar todos los procedimientos que considere necesarios en las circunstancias. Cualquier restricción respecto al alcance de su trabajo, ya sea impuesta por el cliente o por las circunstancias, implicará que el auditor emita una opinión con salvedades, o bien, se abstenga de opinar, según la importancia relativa de los efectos derivados de la misma. Como resultado de la revisión y dependiendo de si se detectaron o no irregularidades o desviaciones en el control interno contable y atendiendo a su importancia relativa, el auditor emitirá una opinión limpia, con salvedades o bien, una opinión negativa“. Estudio y Evaluación del Control Interno “El auditor debe efectuar un estudio y evaluación del control interno existente, que le sirva de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en él y le permita determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoría”. 8 2 CÓDIGO DE MEJORES PRÁCTICAS CORPORATIVAS DEL CONSEJO COORDINADOR EMPRESARIAL Resumen A instancias del Consejo Coordinador Empresarial, A.C., se constituyó un Comité que expidió un Código de mejores prácticas corporativas, cuya finalidad es dar a las empresas mexicanas una serie de recomendaciones que les permita por un lado, eficientar el desempeño de su órgano de administración y por el otro, proporcionar información oportuna y transparente a sus accionistas y acreedores; el citado Código recoge prácticas corporativas que a nivel internacional se recomienda sigan las empresas, tomando en cuenta la realidad y necesidades económicas y sociales de nuestro país; la aplicación del referido Código es voluntaria. Las recomendaciones emitidas en éste Código buscan: I. Que las sociedades amplíen la información relativa a su estructura administrativa y las funciones de sus órganos sociales. II. Que las sociedades cuenten con mecanismos que procuren que su información financiera sea suficiente. III. Que existan procesos que promuevan la participación y comunicación entre los consejeros; y IV. Que existan procesos que fomenten una adecuada revelación a los accionistas. I. Consejo de Administración La operación diaria de una sociedad es responsabilidad del equipo directivo de la misma, mientras que la labor de definir la visión estratégica y de aprobar la gestión debe ser responsabilidad del Consejo de Administración. En estas tareas, tienen responsabilidad todos los miembros de este órgano. Para cumplir con su objetivo, se recomienda que el Consejo cuente con miembros que no estén involucrados en la operación diaria de la sociedad y que puedan aportar una visión externa e independiente. Asimismo, para facilitar sus tareas, el Consejo se debe apoyar en órganos intermedios que se dediquen a evaluar información y a proponer acciones en áreas específicas de relevancia para el Consejo, de manera que éste cuente con mayor información para hacer más eficiente su toma de decisiones. Finalmente, se debe asegurar que existan reglas claras respecto a la operación y al funcionamiento del Consejo. 9 I.1 Funciones · Se recomienda que, además de las obligaciones que prevé la Ley General de Sociedades Mercantiles, la Ley de Instituciones de Crédito y demás leyes específicas, dentro de las funciones del Consejo de Administración se incluyan las siguientes: (i) establecer la visión estratégica de la sociedad, (ii) asegurar que los accionistas y el mercado tengan acceso a la información pública de la sociedad; (iii) establecer mecanismos de control interno; (iv) asegurar que la sociedad cuenta con los mecanismos necesarios que permitan comprobar que cumple con las diferentes disposiciones legales que le son aplicables; y (v) evaluar regularmente el desempeño del Director General y de los funcionarios de alto nivel de la sociedad. I.2 Integración · Se recomienda que el Consejo de Administración esté integrado por un número que se encuentre entre 5 y 15 consejeros propietarios. Es importante evitar que los consejeros propietarios, al no asistir, sean suplidos indistintamente por cualquier consejero suplente, diluyendo así sus obligaciones frente al resto del Consejo. Considera relevante permitir que el consejero propietario participe en el proceso deselección de su respectivo suplente. · Se recomienda que no existan consejeros suplentes, y si los hubiere que únicamente puedan suplir a un consejero propietario previamente establecido. En este último caso, se recomienda que cada candidato a consejero propietario sugiera quién sea su suplente. La composición del Consejo es fundamental para que éste pueda definir la visión estratégica de la sociedad y ser un apoyo en su operación. Consistente con lo anterior, es importante incorporar la figura del consejero independiente. El término consejero independiente se utiliza para identificar a aquellos que no están vinculados con el equipo directivo de la sociedad. Estos consejeros son llamados a formar parte del Consejo por su prestigio personal y profesional. Su labor fundamental es contribuir con una visión imparcial a la planeación estratégica de la sociedad y a las demás funciones que le son propias al Consejo. Asimismo, es importante incorporar la figura del consejero patrimonial. Este consejero se caracteriza por asumir el riesgo que implica una tenencia significativa en el capital de una sociedad. Es conveniente su participación, ya que al mantener un monitoreo permanente sobre su inversión, beneficia a toda la sociedad. Con el fin de que los consejeros independientes y patrimoniales cumplan con su propósito, es necesario que tengan un porcentaje de representación suficiente dentro del órgano de administración. · Se sugiere que los consejeros independientes y patrimoniales conjuntamente constituyan al menos el 40% del Consejo de Administración. Asimismo, se recomienda que los consejeros 10 independientes representen cuando menos el 20% del total de consejeros. Tres áreas específicas en las que el Consejo de Administración debe tomar determinaciones importantes para la sociedad. Estas son: evaluación y compensación; auditoría; y finanzas y planeación. El Comité recomienda la creación de uno o varios órganos intermedios como mecanismos para apoyar al Consejo de Administración en sus funciones. Estructuralmente, dichos órganos se conforman por consejeros, y funcionalmente, fungen como una extensión del Consejo para brindarle apoyo en la toma de decisiones sobre diversas materias. Es importante destacar que los órganos intermedios no intervienen en la operación de la sociedad. Por ello, para poder cumplir con sus funciones, se podrán apoyar en el trabajo de las estructuras administrativas. De esta forma, los órganos intermedios no constituyen un órgano ejecutivo ni asumen funciones que le corresponden al Consejo y a las áreas operativas de la sociedad. Se recomienda que se atiendan los siguientes principios respecto a los órganos intermedios: · Deberán estar integrados únicamente por consejeros propietarios. · Se recomienda que estén compuestos de tres miembros como mínimo y siete como máximo. · Se sugiere que informen regularmente de sus actividades al Consejo de Administración. · Se sugiere que cada consejero independiente, además de cumplir con sus funciones en el Consejo, participe en al menos un órgano intermedio. · Se recomienda que el órgano intermedio encargado de la función de Auditoría sea presidido por un consejero independiente. · Se sugiere que el Consejo de Administración se reúna cuando menos 4 veces al año. Se recomienda que una de sus reuniones sea dedicada a la definición de la estrategia de mediano y largo plazo de la sociedad. También es importante que las sociedades cuenten con mecanismos que garanticen apertura dentro del propio Consejo, a fin de que su funcionamiento no dependa de una sola persona. · Se sugiere que exista un proceso por el que, con acuerdo de por lo menos 25% del número de consejeros, se pueda convocar a una sesión del mismo. · Se recomienda que los consejeros tengan acceso con anticipación de cuando menos cinco días hábiles a la reunión, a la información que sea relevante para la toma de decisiones de acuerdo al orden del día contenido en la convocatoria. Lo anterior no será aplicable tratándose de asuntos estratégicos que requieran confidencialidad. 11 Los consejeros asumen obligaciones y responsabilidades al aceptar su cargo. Por esta razón, se considera importante que la sociedad cuente con un marco genérico de actuación que establezca las normas de conducta a las que deberán apegarse sus consejeros. Se recomienda que se atiendan seis principios a este respecto. · Comunicar al Presidente y al Secretario del Consejo de Administración cualquier situación de la que se pueda derivar un conflicto de interés y abstenerse de participar en la deliberación correspondiente; · Utilizar los activos o servicios de la sociedad sólo para el cumplimiento del objeto social, y definir políticas claras cuando excepcionalmente se utilicen dichos activos para cuestiones personales; · Dedicar a su función el tiempo y la atención necesarios, asistiendo como mínimo al 70 por ciento de las reuniones a las que sea convocado (sólo aplica para los consejeros propietarios); · Mantener absoluta confidencialidad sobre toda aquella información que pudiera afectar la operación de la sociedad, así como de las deliberaciones que se lleven a cabo en el Consejo; · Los consejeros propietarios y, en su caso, los respectivos suplentes deberán mantenerse mutuamente informados acerca de los asuntos tratados en las sesiones del Consejo de Administración a las que asistan; y · Apoyar al Consejo de Administración a través de opiniones, recomendaciones y orientaciones que se deriven del análisis del desempeño de la empresa, a efecto de que las decisiones que adopte, se encuentren debidamente sustentadas en criterios profesionales y de personal calificado que cuente con un enfoque más amplio e independiente respecto de la operación de la empresa. II. Función de Evaluación y Compensación El Comité recomienda que exista un mecanismo que apoye al Consejo en el cumplimiento de la función de evaluación y compensación del Director General y de los funcionarios de alto nivel de la sociedad. Para cumplir con dicha función, se podrá apoyar en las estructuras internas de la sociedad como lo es el área de recursos humanos. · Se recomienda que se cumpla con las siguientes funciones: (i) sugerir al Consejo procedimientos para proponer al Director General y a funcionarios de alto nivel; (ii) proponer al Consejo los criterios para la evaluación del Director General y de los funcionarios de alto nivel, de acuerdo a los lineamientos generales que establezca el Consejo de Administración; y (iii) analizar y elevar al Consejo de Administración la propuesta realizada por el 12 Director General acerca de la estructura y monto de las remuneraciones de los principales ejecutivos de la sociedad. Se debe asistir al Consejo en la evaluación de las políticas para la determinación de las remuneraciones del Director General y de los funcionarios de alto nivel de la sociedad. Es importante que dichas políticas consideren aspectos tales como las metas previamente fijadas, el desempeño individual y el desempeño de la misma sociedad. · Se sugiere que en el informe anual presentado por el Consejo de Administración, se revelen las políticas utilizadas y los componentes que integran los paquetes de remuneración de los consejeros, del Director General y de los funcionarios de alto nivel de la sociedad. III. Función de Auditoría El Comité recomienda que exista un mecanismo que apoye al Consejo en la verificación del cumplimiento de la función de auditoría, asegurándose que las auditorías interna y externa se realicen con la mayor objetividad posible y que la información financiera sea útil, oportuna y confiable; es decir, que la información que llegue al Consejo de Administración, a los accionistas y al público en general sea transparente, suficiente y refleje adecuadamente la posición financiera de la sociedad. Para cumplir con dicha función, sepodrá apoyar en las estructuras internas de la sociedad como lo es el área de auditoría interna y en los auditores externos. · Se sugiere que se cumpla con las siguientes funciones: (i) recomendar al Consejo de Administración los candidatos para auditores externos de la sociedad; (ii) recomendar al Consejo las condiciones de contratación y el alcance de los mandatos profesionales de los auditores externos; (iii) apoyar al Consejo de Administración supervisando el cumplimiento de los contratos de auditoría; (iv) servir de canal de comunicación entre el Consejo de Administración y los auditores externos, así como asegurar la independencia y objetividad de estos últimos; (v) revisar el programa de trabajo, las cartas de observaciones y los reportes de auditoría e informar al Consejo de Administración sobre los resultados; (vi) recomendar al Consejo las bases para la preparación de la información financiera; (vii) auxiliar al Consejo mediante la revisión de la información financiera y su proceso de emisión; (viii) contribuir en la definición de los lineamientos generales del sistema de control interno y evaluar su efectividad; (ix) auxiliar al Consejo en la coordinación y evaluación de los programas anuales de auditoría interna; (x) coordinar las labores del auditor externo, interno y Comisario; y (xi) verificar que se cuenten con los mecanismos necesarios de manera que se permita comprobar que la sociedad cumple con las diferentes disposiciones a las que está sujeta. 13 III.2 Selección de los Auditores En el proceso de selección se debe tomar en cuenta, tanto la capacidad técnica de los auditores como su independencia. En dicho proceso, se debe estar atento ante aquellas circunstancias que pudieran afectar la objetividad del auditor, como pudiera ser el que los ingresos del despacho dependieran de manera significativa de la sociedad. En caso de que los auditores provean a la sociedad de servicios distintos a la propia auditoría, es importante que se mantenga bajo revisión la naturaleza y la extensión de dichos servicios, a fin de asegurar que la objetividad de los auditores no se vea afectada. · Tanto para la auditoría externa de estados financieros como para cualquier otra revisión externa, se sugiere que se abstenga de recomendar al Consejo la contratación de aquellos despachos en los que los honorarios percibidos por todos los servicios que presten a la sociedad, representen un porcentaje mayor al 20% de los ingresos totales de dichos despachos. El dictamen de auditoría aporta la opinión de un tercero independiente sobre la razonablidad de los estados financieros. Si la persona que dictamina, se encarga de esta función por un tiempo prolongado, se puede correr el riesgo de que pierda objetividad al emitir su opinión. Por esta razón, el Comité considera importante que la sociedad procure una rotación en la persona encargada de dictaminar los estados financieros. · Se sugiere que se recomiende al Consejo algún mecanismo de rotación del socio que dictamine a la sociedad, a fin de asegurar objetividad en los reportes. Se sugiere que esta rotación sea al menos cada 6 años. · Se recomienda que la persona que firma el dictamen de la auditoría a los estados financieros anuales de la sociedad sea distinta de aquella que actúa como Comisario. Sin embargo, ambas personas podrán ser socios del mismo despacho. III.3 Información Financiera La información financiera que presenta la Dirección General al Consejo durante el ejercicio contiene cifras no auditadas. Para garantizar que el Consejo tome decisiones con información confiable, se podrá apoyar en las estructuras internas de la sociedad, a fin de poder emitir una opinión acerca de los procesos de validación de dicha información. La auditoría interna constituye una herramienta de apoyo para la administración de la sociedad que le permite valorar la información financiera que se genera, así como la efectividad de los controles internos. · Se sugiere que la sociedad cuente con un área de auditoría interna. 14 · Se sugiere que se someta a la aprobación del Consejo de Administración las políticas contables para la preparación de información financiera de la sociedad. · Se recomienda que el Consejo se cerciore que la información financiera intermedia se elabore con las mismas políticas, criterios y prácticas con las que se elaborará la información anual. · Se sugiere que se someta a la aprobación del Consejo de Administración los lineamientos generales del sistema de control interno. · Se sugiere que los auditores externos validen la efectividad del sistema de control interno y emitan un reporte respecto a dichos controles. · El Comité considera importante que las sociedades cuenten con un mecanismo que le permita al Consejo estar informado sobre el cumplimiento con las disposiciones que les son aplicables. · Se sugiere que se asegure que existan mecanismos que permitan determinar si la sociedad cumple debidamente con las disposiciones legales que le sean aplicables. Para estos efectos, se recomienda que se realice una revisión cuando menos una vez al año. · Se recomienda que se informe periódicamente al Consejo de Administración acerca de la situación legal de la sociedad. IV. Función de Finanzas y Planeación Mecanismo que apoye al Consejo en la función de finanzas y planeación, en especial en la evaluación de la estrategia de largo plazo del negocio y de las principales políticas de inversión y financiamiento. · Se sugiere que se cumpla con las siguientes funciones: (i) evaluar y, en su caso, sugerir las políticas de inversión de la sociedad propuestas por la dirección general, para posteriormente someterlas a la aprobación del Consejo; (ii) evaluar y, en su caso, sugerir las políticas de financiamiento (capital o deuda) de la sociedad propuestas por la dirección general, para posteriormente someterlas a la aprobación del Consejo; (iii) evaluar y, en su caso, sugerir los lineamientos generales para la determinación de la planeación estratégica de la sociedad; (iv) opinar sobre las premisas del presupuesto anual y proponerlas al Consejo para su aprobación; (v) dar seguimiento a la aplicación del presupuesto y del plan estratégico; e (vi) identificar los factores de riesgo a los que está sujeta la sociedad y evaluar las políticas para su administración. La planeación estratégica no solamente implica la definición de objetivos, sino el establecimiento de procesos que supervisen las estrategias y planes que se instrumenten para la consecución de dichos objetivos. 15 · Se recomienda que se evalúe periódicamente la posición estratégica de la sociedad de acuerdo a lo estipulado en el plan estratégico. Debe existir una vinculación de las políticas de inversión y financiamiento de la sociedad con sus objetivos a largo plazo. Si dichas políticas no son definidas considerando la visión estratégica de la sociedad, los objetivos trazados podrán no ser cumplidos. De ahí que se deba verificar la consistencia de las citadas políticas con la visión estratégica de la sociedad y que se revise que éstas sean incorporadas en la diferente documentación que prepara la sociedad. Información y Comunicación entre el Consejo de Administración y los Accionistas · Se sugiere que el Consejo de Administración incluya en su informe anual a la Asamblea aspectos relevantes de los trabajos de cada órgano intermedio. Se sugiere que los informes de cada órgano presentados al Consejo estén a disposición de los accionistas junto con el material para la Asamblea, a excepción de aquella información cuya confidencialidad pudiese afectar la competitividad de la sociedad. Además, se recomienda que en el informe anual se incluyan los nombres de los integrantes de cada órgano intermedio. 3 DEFINICIONES Y CONCEPTOS Control Interno Antecedentes y origen3. En los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros,observamos la contabilidad de partida simple. En la Edad Media aparecieron los libros de contabilidad para controlar las operaciones de los negocios, es en Venecia en donde en 1494, el Franciscano Fray Lucas Paccioli o Pacciolo, mejor conocido como Lucas di Borgo, escribió un libro sobre la Contabilidad de partida doble. Es en la revolución industrial cuando surge la necesidad de controlar las operaciones que por su magnitud eran realizadas por máquinas manejadas por varias personas. Se piensa que el origen del control interno, surge con la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero que fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocupan por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses. 3 María González, http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/ctinmegp.htm 16 De manera general, podemos afirmar que la consecuencia del crecimiento económico de los negocios, implicó una mayor complejidad en la organización y por tanto en su administración. ¿Qué es el Control Interno? Para Henoc Regalado4, el Control Interno es la base donde descansan las actividades y operaciones de una empresa, es decir, que las actividades de producción, distribución, financiamiento, administración, entre otras son regidas por el control interno. Es un instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento tipo policiaco o de carácter tiránico, el mejor sistema de control interno, es aquel que no daña las relaciones de empresa a clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de patrón a empleado. La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación de los negocios, de su efectividad depende que la administración obtenga la información necesaria para seleccionar de las alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la empresa. El control interno debe establecer previo estudio de las necesidades y condiciones de cada empresa. Para la Secretaría de la Función Pública5: “Se le llama Control Interno al conjunto de políticas y procedimientos diseñados para asegurar que los objetivos de una organización o empresa se logren en forma eficaz, eficiente y transparente. Para ello deben existir mecanismos de control sobre los procesos de la misma que aseguren la confiabilidad de los informes financieros; que supervisen aquellas actividades de la empresa que estén más expuestas a riesgos internos y externos y que sujeten estrictamente los procedimientos de la organización a las disposiciones legales vigentes. Los sistemas de control interno, aunque varían de acuerdo a la naturaleza de cada empresa, comparten por lo general cuatro procesos: 1 La identificación y evaluación de áreas críticas 2 Establecimiento de actividades de control 4 “Auditoría I”, C.P. Regalado Hernández Henoc, Editorial E. Soid S.A. Pág. 148. 5 http://www.funcionpublica.gob.mx, Guía Empresa Transparente, pasos para su constitución 17 3 Puesta en marcha de un sistema de control y seguimiento documental 4 Programa de auditorías externas” Para el Instituto de Educación Técnica Profesional Roldanillo Valle del Cauca del Centro Piloto de Formación Técnica y Tecnológica en Colombia6, el Control interno es “el sistema integrado de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por las Instituciones, con el fin de que todas las actividades se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes” El Control Interno es un proceso que lleva a cabo la Alta Dirección de una organización y que debe estar diseñado para dar una seguridad razonable, en relación con el logro de los objetivos previamente establecidos en los siguientes aspectos básicos: Efectividad y eficiencia de las operaciones; confiabilidad de los reportes financieros y cumplimiento de leyes, normas y regulaciones, que enmarcan la actuación administrativa. Una definición extraída del documento conocido como Standars (Standars para la Practica Profesional de la Auditoría Interna, 1997), dice: “El Control Interno se define como cualquier acción tomada por la Gerencia para aumentar la probabilidad de que los objetivos establecidos y las metas se han cumplido. La Gerencia establece el Control Interno a través de la planeación, organización, dirección y ejecución de tareas y acciones que den seguridad razonable de que los objetivos y metas serán logrados”. Standars establece también, que los objetivos primarios del Control Interno deben lograr: • Confiabilidad e integridad de la información. • Cumplimiento de políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones. • Salvaguardia de los bienes. • Uso eficiente y económico de los recursos. • Cumplimiento de objetivos establecidos y de metas de operaciones y programas. Como se ve el Control Interno es un concepto universal que se aplica indistintamente en todas las empresas y en especial en países con un alto desarrollo gerencial. Si esta es la situación del Control Interno comparado, en Colombia todos los Directivos de organizaciones públicas requieren de un mejor y proactivo aseguramiento del desarrollo del control y en especial, de la detección de 6 http://www.intep.edu.co/index.php 18 problemas potenciales. El Control Interno implica la difusión de la responsabilidad a todos los individuos de una organización para la prevención de riesgos y para evitar el azar en la actuación administrativa. Esto requiere de una alta y clara comunicación entre los miembros y el aseguramiento de una adecuada coordinación y lo más importante, la responsabilidad y el compromiso de todos. Es de capital importancia destacar, que el Control Interno, no importa que tan bien haya sido diseñado y operado, solamente puede dar una seguridad razonable a la Alta Dirección sobre el logro de sus objetivos. La probabilidad de logro y eficacia del Sistema, se ve afectada en muchas ocasiones, por limitaciones inherentes al Sistema de Control Interno. Estas limitaciones pueden incluir fallas en decisiones tomadas con respecto a la política de la entidad, fallas en el diseño de costos vs. beneficios, extralimitaciones de la Dirección, fracasos en el control por causa de las personas que se unen para burlar los controles o simplemente errores de los diferentes miembros de la organización. Control Interno El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización. Una segunda definición del control interno establece que es “el sistema conformado por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre sí, tienen por objetivo proteger los activos de la organización. Entre los objetivos del control interno tenemos a) Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias. b) Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones. c) Promover la eficiencia de la explotación. d) Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia. e) Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua. 19 Entre los elementos de un buen sistema de control interno se tiene: a) Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad. b) Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y elpasivo, los ingresos y los gastos. c) Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado. d) Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en proporción con sus responsabilidades. La Auditoría Interna forma parte del Control Interno, y tiene como uno de sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control interno. Técnicas de evaluación del control interno Las principales técnicas y más comúnmente utilizadas para la evaluación del control interno son las de: a) Memorandumes de procedimientos b) Flujogramas c) Cuestionarios de Control Interno d) Técnicas estadísticas A éstas deben agregarse las herramientas de gestión, entre las principales tenemos: diagrama de Ishikawa (denominada también “Espina de Pescado”), diagrama de Pareto, diagrama de dispersión, histograma y fluxogramas ( estás últimas tres contenidas ya en las antes mencionadas), estratificación, y la Matriz de Control Interno entre otras. 20 "Control interno. Las distintas responsabilidades en la empresa". INFORME COSO7 Marco integrado de control El control consta de cinco componentes interrelacionados que se derivan de la forma cómo la administración maneja el negocio, y están integrados a los procesos administrativos. Los componentes son: • Ambiente de control • Evaluación de riesgos • Actividades de control • Información y comunicación • Supervisión y seguimiento del sistema de control. El control interno, no consiste en un proceso secuencial, en donde algunos de los componentes afectan sólo al siguiente, sino en un proceso multidireccional repetitivo y permanente, en el cual más de un componente influye en los otros. Los cinco componentes forman un sistema integrado que reacciona dinámicamente a las condiciones cambiantes. Efectividad Los sistemas de control interno de entidades diferentes operan con diferentes niveles de efectividad. En forma similar, un sistema en particular puede operar en forma diferente en tiempos diferentes. Cuando un sistema de control interno alcanza una calidad razonable, puede ser "efectivo". El control interno puede ser juzgado efectivo, si el consejo de Administración y la Gerencia tienen una razonable seguridad de que: Se conoce el grado en que los objetivos y metas de las operaciones de las entidades están siendo alcanzados. Los informes financieros están siendo preparados con información confiable. Se están observando las leyes y los reglamentos aplicables. 7 http://www.gerencie.com/informecoso.htm, Recopilado por el Lic. Carlos Guillermo Schmidt Gamboa 21 Dado que el control interno es un proceso, su efectividad es un estado o condición del mismo en un punto en el tiempo. Determinar si un sistema de control interno en particular es "efectivo: es un juicio subjetivo resultante de una evaluación de si los cinco componentes mencionados están presentes y funcionando con efectividad. Su funcionamiento efectivo da la seguridad razonable, en cuanto al logro de los objetivos de uno o más de los logros citados. De esta manera, estos componentes constituyen también criterios para un control interno efectivo. A pesar de que los cinco criterios deben ser adecuados, esto no significa que cada componente deba funcionar idénticamente o al mismo nivel, en entidades diferentes. Puede haber algunos ajustes entre ellos dado que los controles pueden obedecer a una variedad de propósitos, aquellos incorporados a un componente en que previenen un riesgo en particular, sin embargo en combinación con otros pueden lograr un efecto de conjunto satisfactorio. Ambiente de control El estudio del COSO establece a este componente como el primero de los cinco y se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las actividades del personal con respecto al control de sus actividades. Es en esencia el principal elemento sobre el que se sustentan o actúan los otros cuatro componentes e indispensables, a su vez, para la realización de los propios 1. Integridad y valores éticos Tiene como propósito establecer pronunciamientos relativos a los valores éticos y de conducta que se espera de todos los miembros de la Organización durante el desempeño de sus actividades, ya que la efectividad del control interno depende de la integridad y valores de la gente que lo diseña y lo establece. Es importante tener en cuenta la forma en que son comunicados y fortalecidos estos valores éticos y de conducta. La participación de la alta administración es clave en este asunto, ya que su presencia dominante fija el tono necesario a través de su empleo. La gente imita a sus líderes. Debe tenerse cuidado con aquellos factores que pueden inducir a conductas adversas a los valores éticos como pueden ser: control débil o requerido; debilidad de la función de auditoría; inexistencia o inadecuadas sanciones para quienes actúan inapropiadamente. 2. Competencia del Personal: Se refiere a los conocimientos y habilidades que debe poseer el personal para cumplir adecuadamente con su tarea. 22 3. Consejo de Administración y/o comité de Auditoría. Debido a que estos órganos fijan los criterios que perfilan el ambiente de control, es determinante que sus miembros cuenten con la experiencia, dedicación e involucramiento necesario para tomar las acciones adecuadas e interactúen con los Auditores Internos y Externos. 4. Filosofía Administrativa y Estilo de Operación. Los actores más relevantes son las actitudes mostradas hacia la información financiera, el procesamiento de la información y principios y criterios contables, entre otros. Otros elementos que influyen en el ambiente de control se refieren a aspectos relacionados con: Estructura Organizativa, Delegación de Autoridad y Responsabilidad y Políticas de Recursos Humanos. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma como se desarrollan las operaciones, se establecen los objetivos y se estiman los riesgos. Tiene que ver igualmente en el comportamiento de los sistemas de información y con la supervisión en general. A su ve es influenciado por la historia de la Entidad y su nivel de cultura administrativa. Evaluación de riesgos El segundo componente del control, involucra la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser manejados. Asimismo se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la Organización como en el interior de la misma. Para lo anterior, es indispensable primeramente el establecimiento de objetivos tanto a nivel global de la Organización como al de las actividades relevantes, obteniendo con ello una base sobre la cual sean identificados y analizados los factores de riesgos que amenazan su oportuno cumplimento. La evaluación, o mejor dicho la auto evaluación de riesgo debe ser una responsabilidad ineludible para todos los niveles que están involucrados en el logro de objetivos. 1. Objetivos Para todos es clara la importancia que tiene este aspecto en cualquier organización, ya que representa la orientación básica de todos los recursos y esfuerzos y proporciona una base sólida para un control interno efectivo. La 23 fijación de objetivos es el camino adecuado para identificar factores críticos de éxito, particularmente a nivel de actividad relevante. Una vez que tales factores han sido identificados, la Gerencia tiene la responsabilidad de establecer criterios para medirlos y prevenir su posible ocurrencia a través de mecanismos de control e información, a fin de estar enfocando permanentemente tales factores críticos de éxito. El estudio del COSOpropone una categorización que pretende unificar los puntos de vista al respecto. Tales categorías son las siguientes: Objetivos de operación. Son aquellos relacionados con la efectividad y eficiencia de las operaciones de la Organización. Objetivos de información financiera Se refiere a la obtención de información financiera contable. Objetivos de cumplimiento Están dirigidos a la adherencia a leyes y reglamentos federales o estatales, así como también a las políticas emitidas por la Gerencia. En ocasiones la distinción entre estos tipo s de objetivos es demasiado sutil, debido a que unos e traslapan o apoyan a otros. El logro de los objetivos antes mencionados está sujeto los siguientes eventos: a. Controles internos efectivos proporcionan una garantía razonable de que los objetivos de información financiera y de cumplimiento serán logrados, debido a que están dentro del alcance de la Gerencia. b. En relación con los objetivos de operación, la situación difiere debido a que existen eventos fuera del control de la Empresa. Sin embargo, el propósito de los controles en esta categoría está dirigido a evaluar la consistencia e interrelación entre los objetivos y metas en los distintos nivelas, la identificación de factores críticos de éxito y la manera en que se reporta el avance de los resultados y se implementen las acciones indispensables para corregir desviaciones. Todos los organismos enfrentan riesgos y éstos deben ser evaluados. 2. Riesgos El proceso mediante el cual se identifica, analizan y se manejan los riegos forma parte de un sistema de control efectivo. 24 Para ello la Organización debe establecer un proceso suficientemente amplio que tome en cuenta sus interacciones más importantes entre todas las áreas y de éstas con el exterior. Desde luego los riegos a nivel global incluye no sólo factores externos sino también internos (v.gr; interrupción de un sistema de procesamiento de información; calidad del personal; capacidad o cambios en relación con las responsabilidades de la Gerencia). Los riesgos a nivel de actividad también deben ser identificados, ayudando con ellos a administrar los riesgos en las áreas o funciones más importantes. Desde luego las causas del riesgo en este nivel permanecen a un rango amplio que va desde lo obvio hasta lo complejo y con distintos grados de significación. 3. El análisis de riesgos y su proceso, sin importar la metodología en particular, debe incluir entre otros aspectos los siguientes: Estimación de la significancia del riesgo y sus efectos. Evaluación de la probabilidad de ocurrencia. Consideraciones de cómo debe manejarse el riegos, evaluación de acciones que deben tomarse. 4. Manejo de Cambios Este elemento resulta de vital importancia debido a que está enfocado a la identificación de los cambios que pueden influir en la efectividad de los controles internos. Tales cambios son importantes, ya que los controles diseñados bajo ciertas condiciones pueden no funcionar apropiadamente en tras. De lo anterior se deriva la necesidad de contra con un proceso que identifique las condiciones que pueden tener un efecto desfavorable sobre los controles internos y la seguridad razonable de que los objetivos sean logrados. El manejo de cambios debe estar ligado con el proceso de análisis de riesgos comentado anteriormente y debe ser capaz de proporcionar información para identificar y responder a las condiciones cambiantes Como comenté al principio de este componente, la responsabilidad primaria sobre los riesgos, su análisis y manejo es la de la Gerencia, mientras que el auditoría interno le corresponde apoyar el cumplimiento de tal responsabilidad. Existen factores que requieren de atenderse con oportunidad ya que representan sistemas relacionados con el manejo de cambio como son: nuevo personal, sistemas de información nuevos o modificados; crecimiento rápido; nueva tecnología, reorganizaciones corporativas, cambios como son: nuevo personal, 25 sistemas de información nuevos o modificados; crecimiento rápido; nueva tecnología, reorganizaciones corporativas, cambios en las leyes y reglamentación, y otros aspectos de igual trascendencia. Los mecanismos contenidos en este proceso deben tener un marcado sentido de anticipación que permita planear e implantar las acciones necesarias. Tales mecanismos deben responder a un criterio de costo beneficio. Actividades de control Las actividades de control son aquellas que realizan la Gerencia y demás personal de la Organización para cumplir diariamente con actividades asignadas. Estas actividades están relacionadas (contenidas) con las políticas, sistemas y procedimientos principalmente. Ejemplo d estas actividades son aprobación, autorización, verificación, conciliación, inspección, revisión de indicadores de rendimiento. También la salvaguarda de los recursos, la segregación de funciones, la supervisión y la capacitación adecuada. Las actividades de control tienen distintas características. Pueden ser manuales o computarizadas, gerenciales u operacionales, general o específicas, preventivas o detectivas. Sin embargo, lo trascendentes es que sin importar su categoría o tipo, todas ellas estén apuntando hacia los riesgos (reales o potenciales) en beneficio de la Organización, su misión y objetivos, así como a la protección de los recursos. Las actividades de control son importantes no sólo porque en sí mismas implican la forma "correcta" de hacer las cosas, sino debido a que son el medio idóneo de asegurar en mayor grado el logro de los objetivos y estos sí que tiene mayor relevancia que hacer las cosas de forma "correcta". Control en los sistemas de información Los sistemas están diseñados en toda la Empresa y todos ellos atienden a uno o más objetivos de control. Por ello conviene reflexionar este punto. De manera más amplia se considera que existen controles generales y controles de aplicación sobre los sistemas de información. Sobre esto presento algunos comentarios. Controles Generales Tienen como propósito asegurar una operación y continuidad adecuada, e incluyen el control sobre el centro de procesamiento de datos y su seguridad 26 física, contratación y mantenimiento del hardware y software, así como la operación propiamente dicha. También lo relacionado con las funciones de desarrollo y mantenimiento de sistemas, soporte técnico1 administración de base de datos y otros. Controles de aplicación Están dirigidos hacia el "interior" de cada sistema y funcionan para lograr el procesamiento, integridad y confiabilidad de la información, mediante la autorización y validación correspondiente. Desde luego estos controles incluyen las aplicaciones destinadas a interrelacionarse con otros sistemas de los que reciben o entregan información. Los sistemas de información vs. tecnología son y serán sin duda un medio para incrementar la productividad y competitividad. Ciertos hallazgos sugieren que la integración de la estrategia, la estructura organizacional y la tecnología de la información es un concepto clave para lo que queda de este siglo y el inicio del próximo. Es conveniente considerar en esta parte las tecnologías que evolucionan a los sistemas de información y que también, en su momento, será necesario diseñar controles a través de ellas. Tal es el caso de CASE, el procesamiento de imágenes y el intercambio electrónico de datos, de la estrategia, la estructura. Conviene aclarar, al igual que en los demás componentes, que las actividades de control, sus objetivos y su estructura deben responder a las necesidades específicas de cada Organización. Información Es obvio que para poder controlar una Empresa y tomar decisiones correctas respecto a la obtención, uso y aplicación de los recursos, es necesario disponer de información adecuada y oportuna ciertamentelos estados financiero constituyen una parte importante de esa información. Su contribución es incuestionable. Sin embargo, mi primera reflexión sería que la información contable tiene fronteras. Ni se puede usar para todo, ni se puede esperar todo de ella. Esto puede parecer evidente, pero hay quienes piensan que la información de los estados financieros pudiera ser suficiente para tomar decisiones acerca de una Empresa. Con frecuencia se pretende evaluar la situación actual y predecir la situación futura sólo con base en la información contable. Este enfoque simplista, por su parcialidad, sólo puede conducir a juicios equivocados. 27 Para todos los efectos, es preciso estar conscientes que la contabilidad nos dice en parte lo que ocurrió pero no lo que va a suceder en el futuro. Por otro lado, en ocasiones la información no financiera constituye la base para la toma de ciertas decisiones, pero igualmente resulta insuficiente para la adecuada conducción de una Empresa. Información y comunicación Consecuentemente la información pertinente debe ser identificada, capturada, procesada y comunicada al personal en forma y dentro del tiempo indicado, de forma tal que le permita cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas producen reportes conteniendo información operacional, financiera y de cumplimiento que hace posible conducir y controlar la Organización. Todo el personal debe recibir un claro mensaje de la Alta Gerencia de sus responsabilidades sobre el control así como la forma en que las actividades individuales se relacionan con el trabajo de otros. Asimismo, debe contarse con medios para comunicar información relevante hacia los mandos superiores, así como a entidades externas. A continuación comento brevemente los elementos que integran este componente: a. Información. Está fuera de discusión la importancia de este elemento durante el desarrollo de las actividades, La información tanto generada internamente como aquella que se refiere a eventos acontecidos en el exterior, es también parte esencial de la toma de decisiones así como del seguimiento de las operaciones. La información cumple distintos propósitos a diferentes niveles. 1. Sistemas Integrados a la Estructura. No hay duda que los sistemas están integrados o entrelazados con las operaciones. Sin embargo se observa una tendencia a que éstos deben apoyar de manera contundente la implantación de estrategias. Los sistemas de información, como un elemento de control, estrechamente ligados a los procesos de planeación estratégicas son un factor clave de éxito en muchas Organizaciones. 2. Sistemas Integrados a las Operaciones. En este sentido es evidente cómo los sistemas son medios efectivos para la realización de las actividades de la Empresa. Desde luego el grado de complejidad varía según el caso, y se observa que cada día están mis integrados con las estructuras o sistemas de Organización. 28 3. La Calidad de la Información. Esto es tan trascendente que constituye un activo, un medio y hasta una ventaja competitiva en todas las organizaciones importantes, ya que está asociada a la capacidad gerencial de las empresas. La información, para actuar como un medio efectivo de control, requiere de las siguientes características: relevancia del contenido, oportunidad, actualización, exactitud y accesibilidad, principalmente. En lo anterior se invierte una cantidad importante de recursos. En la medida que los sistemas de información apoyan las operaciones, en esa misma medida se convierten en un mecanismo de control útil. b. Comunicación. Al respecto también es claro que deben existir adecuados canales para que el personal conozca sus responsabilidades sobre el control de sus actividades. Estos canales deben comunicar los aspectos relevantes del sistema de información indispensables para los gerentes, así como los hechos críticos par el personal encargado de realizar las operaciones críticas. También los canales de comunicación entre la Gerencia y el consejo de Administración o los Comités son de vital importancia... En relación con los canales de comunicación con el exterior, éstos son el medio a través del cual se obtiene o proporciona información relativa clientes, proveedores, contratistas, entre otros. Así mismo son necesarios para proporcionar información a las entidades reguladoras sobre las operaciones de la Empresa e inclusive sobre el funcionamiento de su sistema de control. Supervisión y seguimiento del sistema de control En general los sistemas de control están diseñados para operar en determinadas circunstancias. Claro está que para ello se tomaron en consideración los riesgos y las limitaciones inherentes al control; sin embargo, las condiciones evolucionan debido tanto a factores externos como internos colocando con ello que los controles pierdan su eficiencia. Como resultado de todo ello, la Gerencia debe llevar a cabo la revisión y evaluación sistemática de los componentes y elementos que forman parte de los sistemas. Lo anterior no significa que tengan que revisarse todos los componentes y elementos, como tampoco que deba hacerse al mismo tiempo. Ello dependerá de las condiciones específicas de cada organización, de los distintos niveles de riesgos existentes y del grado de efectividad mostrado por los distintos componentes y elementos de control. 29 La evaluación debe conducir a la identificación de los controles débiles, insuficientes o necesarios, para promover con el apoyo decidido de la Gerencia, su reforzamiento e implantación. Esta evaluación puede llevarse a cabo de tres formas: durante la realización de las actividades de supervisión diaria en distintos niveles de Organización; de manera independiente por personal que no es responsable directo de la ejecución de las actividades (incluidas las de control) mediante la combinación de las dos formas anteriores. Actividades de supervisión Como ya se comentó, la realización de las actividades diarias permite observar si efectivamente los objetivos de control se están cumpliendo y s si los riesgos se están considerando adecuadamente. Los niveles de supervisión y gerencia juegan un papel importante al respecto, ya que ellos son quienes deben concluir si el sistema de control es efectivo o ha dejado de serlo tomando las acciones de corrección o mejoramiento que el caso exige. Sobre estas actividades comento a continuación algunos ejemplos: La tendencia de la efectividad del sistema de control obtenida en el día con día (v.gr.: autorizaciones, aprobaciones, manejo de excepciones, preparación de reportes). Verificaciones de registros contra la existencia física de los recursos. Análisis de los informes de auditoría, contaduría, reporte de deficiencias, autodiagnósticos y otros. Comparación de información generada internamente con otra preparada por entidades externas. Juntas de trabajo y de evaluación en las que se traten asuntos relacionados con problemas de operación asociados (directa o indirectamente) con la efectividad de los controles. Detección de fraudes u otros actos indebidos perpetrados por el personal o por terceros. Obtención de reportes con bajo nivel de oportunidad y confiabilidad. Evaluaciones independientes Este tipo de actividades también proporciona información valiosa sobre la efectividad de los sistemas de control. Desde luego las ventajas de este enfoque es que tales evaluaciones tienen un carácter independiente, que se traduce en objetividad y que están dirigidas respectivamente a la efectividad de los controles v por adición a la evaluación de la efectividad de los procedimientos de supervisión y seguimiento del sistema de control. 30 Los objetivos, enfoque y frecuencia de las evaluaciones de control varían en cada Organización dependiendo de las circunstancias específicas. La otra posibilidad para evaluaciónde los sistemas de control, es la combinación de las actividades de supervisión y las evaluaciones independientes, buscando con ello maximizar las ventajas de ambas alternativas y minimizar sus debilidades. La supervisión y seguimiento de los sistemas de control mediante las evaluaciones correspondientes, pueden ser ejecutadas por el personal encargado de sus propios controles (auto evaluación), por los Auditores Internos (durante la realización de sus actividades regulares, por Auditores Independientes, y finalmente por especialistas de otros campos (construcción, ingeniería de procesos, telecomunicaciones, exploración), etc... La metodología de evaluación varía en un rango amplio que va desde cuestionarios y entrevistas hasta técnicas cuantitativas y otras más sofisticadas. Sin embargo, lo verdaderamente importante es la capacidad para entender las distintas actividades, componentes y elementos que integran un sistema de control, ya que de ello depende la calidad y profundidad de las evaluaciones. También es importante documentar las evaluaciones a un nivel adecuado, con el fin de lograr mayor utilidad de ellas. El cuadro volumen del informe (Herramientas de Evaluación) contiene material que puede ser útil al llevar a cabo una evaluación de un sistema de control interno. Reporte de deficiencias El proceso de comunicar las debilidades y oportunidades de mejoramiento de los sistemas de control, debe estar dirigido hacia quienes son los propietarios y responsables de operarlos, con el fin de que implementen las acciones necesarias. Dependiendo de la importancia de las debilidades identificadas, la magnitud del riesgo existente y la probabilidad de ocurrencia, se determinará el nivel gerencia al cual deban comunicarse las deficiencias. Participantes y sus responsabilidades Todo el personal tiene alguna responsabilidad sobre el control. La Gerencia es la responsable del sistema de control y debe asumir su propiedad. Los Ejecutivos Financieros tienen un papel importante en la forma en que la Gerencia ejercita el control, no obstante que todo el personal es responsable de controlar sus propias áreas. De igual manera, el Auditor Interno contribuye a la marcha efectiva del sistema de control, sin tener responsabilidad directa sobre su establecimiento y mantenimiento. 31 En ambos casos aportan información útil acerca del nivel de calidad del sistema de control y cómo mejorarlo. El Consejo de Administración y el Consejo de Auditoría vigilan y dan atención al sistema de control interno. Otras partes externas, como son los Auditores Independientes y. distintas autoridades, contribuyen al logro de los objetivos de la Organización y proporcionan información útil para el control interno. Ellos no son responsables de su efectividad, ni forman parte de él, sin embargo aportan elementos para su mejoramiento. Internamente las responsabilidades sobre el control corresponden conforme a lo siguiente: Consejo de Administración. Establece no sólo la misión y los objetivos de la organización, sino también las expectativas relativas a la integridad y los valores éticos. Gerencia: Debe asegurar que existe un ambiente propicio para el control. Ejecutivos financieros Entre otras cosas, apoyan la prevención y detección de reportes financieros fraudulentos. Comité de Auditoría: Es el órgano que no sólo tiene la facultad de cuestionar a la Gerencia en relación con el cumplimiento de sus responsabilidades, sino también asegurar que se tomen las medidas correctivas necesarias. Comité de Finanzas: Contribuye cumpliendo con la responsabilidad de evaluar la consistencia de los presupuestos con los planes operativos. Auditoría Interna: A través del examen de la efectividad y adecuación del sistema de control interno y mediante recomendaciones relativas a su mejoramiento. Área Jurídica: Llevando a cabo la revisión de 105 controles y otros instrumentos legales, con el fin de salvaguardar los bienes de la Empresa. 32 Personal de la Organización: Mediante la ejecución de las actividades que tiene cotidianamente asignadas y tomando las acciones necesarias para su control. También siendo responsable de comunicar cualquier problema que se presente en las operaciones, incumplimiento de normas o posibles faltas al código de conducta y otras violaciones. Extremadamente la participación de las entidades externas consiste en lo siguiente: Auditores Independientes: Proporcionan al Consejo de Administración y a la Gerencia un punto de vista objetivo e independiente, que contribuye al cumplimiento del logro de los objetivos de los reportes financieros, entre otros. Autoridades (ejecutivas/legislativas): Participan mediante el establecimiento de requerimientos de control interno, así como en el examen directo de las operaciones de la Organización, haciendo recomendaciones que lo fortalezcan. 33 CAPÍTULO III MARCO REFERENCIAL DE LA EMPRESA 1 ¿QUE ES ORGANIZACIÓN RAMÍREZ? 1.1 Antecedentes históricos Organización Ramírez es una de las empresas familiares más sólidas de México, que ha logrado su consolidación a lo largo de más de 30 años en la industria de la exhibición cinematográfica y centros comerciales, por lo que respecta a cinemas, actualmente es la empresa numero uno en toda Latinoamérica y la empresa número nueve a nivel mundial, posición que va a superarse debido a las próximas inauguraciones de cines que tiene programadas la organización. Todo comenzó en el año de 1976, cuando el Lic. Enrique Ramírez Miguel, junto con sus cuatro hijos emprendió un proyecto que incluía una tienda de autoservicios, un conjunto de salas cinematográficas y locales comerciales. Este proyecto se denominó “PLAZA DE LAS AMÉRICAS”. Gracias a la visión del Lic. Ramírez Miguel, este proyecto tuvo mucho éxito, lo cual propició la creación de otros centros similares en diversas ciudades de la República Mexicana. Como ya se mencionó, no obstante que la actividad principal es la exhibición de películas, en torno a ello giran otras empresas creadas por la familia Ramírez como lo son centros comerciales y desarrollos inmobiliarios, esto originado por el gran volumen de operaciones que se manejan y las necesidades especiales que requiere al ser una organización tan grande. La División Inmobiliaria de Organización Ramírez, se encuentra en un proceso de cambio que permite consolidar las operaciones e iniciar una etapa de crecimiento sin precedentes. Como parte de este proceso se hizo necesario rediseñar el nombre e imagen de la empresa, para así consolidarse como un grupo inmobiliario importante con presencia nacional. El desarrollo del nuevo nombre implicó la búsqueda de una palabra corta, fácil de pronunciar y posicionar en el mercado. Para ello se consideró, por una parte conservar el apellido Ramírez que hace énfasis al grupo al que pertenece y por otra parte el giro de la empresa. De ahí nació INGRA “INMOBILIARIA GRUPO RAMÍREZ”, el presente trabajo se enfoca únicamente a esta parte de Organización Ramírez. 34 1.2 DESCRIPCIÓN ACTUAL 1.2.1 consejo de administración Organización Ramírez es regida por un Consejo de Administración que se encarga de estudiar, evaluar y analizar la información en relación con el presente y futuro del Grupo. Las decisiones más importantes son discutidas por los miembros de este consejo, quienes son los siguientes: 1. ING. ENRIQUE RAMÍREZ VILLALÓN. Presidente del Consejo de Administración de Organización Ramírez y Presidente y Director General de Cinépolis. 2. DR. MARCO ANTONIO RAMÍREZ VILLALÓN. Vicepresidente del Consejo de Administración de Organización Ramírez y Director General de INGRA. 3. ARQ. EDUARDO F. RAMÍREZ VILLALÓN. Vicepresidente del Consejo de Administración de Organización Ramírez y Director General de la división de proyectos y construcción. 4. C.P. JAIME RAMÍREZ VILLALÓN. Vicepresidentedel Consejo de Administración de Organización Ramírez y Director de Medios. 5. LAE. ENRIQUE RAMÍREZ MAGAÑA. Miembro del Consejo de Administración de Organización Ramírez. 6. L.E. ALEJANDRO RAMÍREZ MAGAÑA. Miembro del Consejo de Administración de Organización Ramírez y Director General Adjunto de Cinépolis. 7. ARQ. SANDRA RAMÍREZ MAGAÑA. Miembro del Consejo de Administración de Organización Ramírez. 8. ARQ. LUIS RAMIREZ DIAZ. Miembro del Consejo de Administración de Organización Ramírez y Director General Adjunto de la División de Proyectos y Construcción. 9. LIC. EDUARDO RAMÍREZ DIAZ. Miembro del Consejo de Administración de Organización Ramírez y Director General Adjunto de INGRA. 10. LAE. JAIME RAMÍREZ DIAZ. Miembro del Consejo de Administración de Organización Ramírez. 35 11. SRITA. PILAR RAMÍREZ DIAZ. Miembro del Consejo de Administración de Organización Ramírez. 12. SRITA. MARIANA RAMÍREZ DIAZ. Miembro del Consejo de Administración de Organización Ramírez. 13. SRITA. NATALIA RAMÍREZ DIAZ. Miembro del Consejo de Administración de Organización Ramírez. 1.2.2 Estructura Organizacional A lo largo de los años, Organización Ramírez se ha ramificado en cuatro importantes divisiones: 1) Cinemas 2) Inmobiliaria Grupo Ramírez INGRA 3) Comunicaciones 4) Proyectos y Construcciones 1) Cinemas – Dirigida por el Lic. Enrique Ramírez Villalón, abarcando todo lo relacionado con la Exhibición Cinematográfica. Cuenta con alrededor de 1000 salas (cines) a todo lo largo y lo ancho del país, así como en Panamá, Guatemala y Costa Rica. 2) Inmobiliaria – INGRA – Dirigida por el Dr. Marco Antonio Ramírez Villalón. A su vez se subdivide en cinco grandes áreas principales: A) Desarrollos Inmobiliarios B) Desarrollos Turísticos C) Automotriz D) Centros Comerciales E) Estacionamientos 3) Comunicaciones - Dirigida por el C.P. Jaime Ramírez Villalón, cuenta actualmente con el periódico “Provincia, el diario grande de Michoacán”. 4) Proyectos y Construcciones – Dirigida por el Arquitecto Eduardo Florentino Ramírez Villalón. Realiza los planos, supervisa y construye los inmuebles que posteriormente opera o arrienda Organización Ramírez. 36 INGRA está dividida en distintas áreas o departamentos interrelacionados que en conjunto y a través de la interacción de los mismos, generan el funcionamiento de la empresa. El organigrama8 con el cual funciona INGRA es el siguiente: 8 Documento independiente proporcionado por la Dirección de Administración y que será integrado al Manual de procedimientos, en proceso de elaboración. 37 38 1.2.3 Personal Que Labora Actualmente. INGRA cuenta con 680 empleados que cumplen diversas funciones en nuestra organización, incluyendo a todo el personal que trabaja tanto en hoteles como en agencias automotrices de los cuales: 19 son administrativos. 421 son operativos 40 son eventuales Sin importar su puesto o el nivel que ocupen en el organigrama, todos son empleados valiosos e importantes, ya que como hemos dicho, INGRA funciona como un todo gracias al trabajo en equipo y al compromiso individual de cada integrante para lograr la Excelencia, la Calidad y así lograr nuestra Misión como empresa. 1.2.4 Cultura Organizacional INGRA está constituida con base en la solidez de sus principios y creencias, los cuales han ido evolucionando para adaptarse al rápido crecimiento que demanda el país y el entorno global en el que se desempeña. INGRA es una Organización Sólida que tiene muy clara su posición en el mercado Inmobiliario actual del País, así como la importancia y responsabilidad al contribuir con el desarrollo de las Regiones donde tiene presencia. De igual forma INGRA ve hacia el futuro con una visión definida y dirigida al desarrollo y evolución de nuevos proyectos y unidades de negocio. Misión: Ser líder en el sector inmobiliario de productos y servicios en los que participamos satisfaciendo a nuestros clientes, generando beneficios al personal, a la sociedad y rentabilidad a los accionistas. Visión: Ser una empresa líder en Calidad e imagen, comprometida con el desarrollo integral de cada uno de nuestros colaboradores, la satisfacción de los clientes, accionistas, nuestra comunidad y respetando el medio ambiente. Trabajamos en equipo con enfoque sistemático, pro activo y creativo para operar, crear y consolidar nuestros negocios. 39 Valores: Honestidad – Actuar con verdad, autenticidad y rectitud. Lealtad – Sentir a la empresa como propia y estar comprometido con ella, en cualquier situación. Respeto – Aceptar y valorar la libertad de las personas, a la Empresa, las leyes de nuestro país y el medio ambiente. Compromiso – Cumplir siempre lo ofrecido en tiempo, forma y calidad. Comunicación – Emitir y recibir información con claridad, precisión y oportunidad en todos los sentidos. Pro actividad – Generar constantemente iniciativas para la mejora y desarrollo de nuestra Empresa, nuestra familia y de nosotros mismos. Trabajo en Equipo – Participar y cooperar activamente y con alegría, para lograr los resultados establecidos. Integridad – Actuar de acuerdo con nuestros principios y valores de la Empresa. Pro actividad – Generar constantemente iniciativas para la mejora y desarrollo de nuestra Empresa, nuestra familia y de nosotros mismos. Compromiso con la Calidad y Excelencia. Ser líder en el sector Inmobiliario implica un compromiso y una constante responsabilidad para nuestros clientes, socios y accionistas. Para lograrlo INGRA mantiene una relación constante con la Calidad y Excelencia de sus servicios y de su personal, con base en la mejora continua y la facilidad de adaptación ante los cambios y necesidades del mercado global y de nuestros clientes, socios y accionistas. La Excelencia es una tarea constante que debe siempre practicarse y mejorarse. De esta manera podemos ser una empresa de clase mundial y mantener nuestra imagen constante de Calidad ante nuestros clientes y la sociedad que nos rodea. Por tal motivo, todos los que laboramos y formamos INGRA, nos sentimos orgullosos de pertenecer a esta mediante nuestro compromiso constante con la Calidad y la Excelencia, viendo reflejados nuestros logros no solo con clientes y sociedad, si no con nosotros mismos, con nuestras familias, con nuestro entorno social, nuestra ciudad, con México. 40 1.2.5 Entorno Socio Económico La operación de INGRA en sus diversas áreas, ha traído a lo largo de los años innumerables beneficios para la población de las regiones donde tenemos presencia. En el entorno político, contribuimos de manera armoniosa con los programas de desarrollo y expansión de los gobiernos Municipales, tanto en el área residencial como comercial. El entorno económico por lo tanto se ve favorecido propiciando la oferta y la demanda de productos y servicios que son benéficos tanto para el empresario, como para el consumidor. El beneficio se extiende hacia toda la sociedad participando en el intercambio económico de la región y ofreciendo áreas seguras de esparcimiento y entretenimiento para las familias de las distintas regiones donde INGRA está presente. Beneficios que ofrecen los centros comerciales: Los Centros comerciales siempre presentan buena imagen gracias al mantenimiento constante que éstos reciben, así como adecuaciones necesarias para personas con capacidades distintas. Todos cuentan con lugares de estacionamiento, seguridad, servicio de lavado y pulido de autos, baños limpios y equipados siempre en buenas condiciones, música ambiental y diversidad de marcas productos y servicios. Entorno competitivo INGRA es líder en diseño, construcción y operación
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