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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO Universidad Partenón de Cozumel Clave de incorporación 8855-02 GUÍA PRÁCTICA DE DIRECCIÓN PARA EL GERENTE DE VENTAS T E S I S QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN P R E S E N T A: IRVING DAVID GALLEGOS ORTÍZ COZUMEL, QUINTANA ROO. 2008 Neevia docConverter 5.1 UNAM – Dirección General de Bibliotecas Tesis Digitales Restricciones de uso DERECHOS RESERVADOS © PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL Todo el material contenido en esta tesis esta protegido por la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA) de los Estados Unidos Mexicanos (México). El uso de imágenes, fragmentos de videos, y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos y deberá citar la fuente donde la obtuvo mencionando el autor o autores. Cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. DATOS TESIS ASESOR: LIC. ADRIANA LOMAS CLAUDIO. Exp.04058243 Licenciada en Administración Av. Benito Juárez # 749 entre 35 y 40, Col. Díez de Abril Cozumel, Q. Roo. Tel. Domicilio: 019878723752 Teléfono Personal: (044) 9878760807 Correo Electrónico: lomas2001@hotmail.com DATOS ALUMNO QUE PRESENTA EL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN Irving David Gallegos Ortiz. Universidad Partenón de Cozumel, incorporada a la Universidad Autónoma de México, con clave de incorporación: 8855-08 Carrera: Administración Clave: 8855-02 Domicilio: 80 Av. entre calles José M. Morelos y 5 Sur #451, Colonia Inviqroo Cuzamil Cozumel, Quintana Roo. Teléfono Personal: (044) 9871034678 Correo Electrónico: jbaiano88@hotmail.com Neevia docConverter 5.1 DEDICATORIAS A MIS PADRES. Gracias por brindarme los cimientos y la estructura de mi ser, que con el ejemplo y con aquella fortaleza y espíritu de lucha, mostraron a mi persona, lo bello que es iniciar el camino de la vida, en base a valores y principios que me fueron inducidos diariamente. A MIS ABUELITOS: Por crear, cuidar y proteger un individuo guerrero que muestra coraje y valentía en cada segundo de mi existencia, gracias de todo corazón por brindarme su infinita ayuda y respaldo invaluable a lo largo de mi formación, les dedico esta obra en donde ha quedado plasmado el mejor de los esfuerzos y sacrificios. A MI ASESOR: Por esa guía a los largo de este recorrido en donde se han presentado barreras y situaciones que con el ejemplo y consejo me llevaron a lograr esta, una de mis metas, uno de mis mayores anhelos para iniciar un desarrollo profesional y crecimiento individual. Neevia docConverter 5.1 Índice Introducción I. Administración 1.Antecedentes Históricos 1 Orígenes y evolución 3 2.Concepto de administración 6 3.Características de la administración 8 4. Principios de la administración 9 5.Proceso administrativo 12 5.1.Definición 13 5.2.Etapas 15 II. Ventas 2.Generalidades 18 2.1.Concepto de venta 20 2.2.Proceso de la venta 21 2.3.Tipos de venta 24 2.4.Necesidades del consumidor 26 2.5.Departamento de ventas 28 2.5.1.Funciones 29 2.6.Fuerza de ventas 31 2.7.Planeación de ventas 32 III. Guía para el Gerente de Ventas 3.Guía práctica 34 3.1.Pronóstico de ventas 37 3.2.Presupuesto de ventas 42 3.2.2.Ejemplo 46 3.3.Rutas de venta 49 3.4.Cuotas de venta 53 3.4.1.Ejemplo 54 3.5.Territorio de ventas 56 3.6.Administración del tiempo 62 3.6.1.Ejemplo 64 3.7.Motivación de la fuerza de ventas 67 3.7.1.Plan de compensaciones 68 3.7.2.Ejemplo 76 3.8.Toma de decisiones 80 Conclusiones Bibliografía Neevia docConverter 5.1 INTRODUCCIÓN Es importante mencionar que actualmente el área de ventas dentro de cualquier organización es vital para su logro y buen funcionamiento, ya que si la empresa no logra obtener los ingresos deseados, resulta complicado el panorama para que pueda mantenerse dentro del mercado, además de que no habrá dinero para solventar los gastos, pagar salarios, no habrán utilidades, por lo que podemos concluir que toda empresa vive por lo que vende independientemente cual sea el giro que maneje, es aquí donde la función del responsable del área de ventas resulta fundamental, ya que lo anteriormente mencionado puede reflejarse con base al desempeño y toma de decisiones del gerente de ventas. Actualmente las empresas necesitan saber más de sus clientes y poder satisfacer en mayor grado sus necesidades, por lo mismo resulta inevitable centrar la atención en los consumidores, ya que dependiendo del grado de satisfacción alcanzado, sabremos realmente si los objetivos planificados fueron alcanzados, por lo anterior, considero que la implementación de una estructura administrativa eficiente dentro del área de ventas permitirá a cualquier organización obtener y lograr los objetivos y metas en un menor tiempo y con ciertos beneficios, tales como: reducción de gastos, maximización de los recursos, ya sean materiales o humano, generación de utilidades y mayor alcance dentro del mercado. 1 Neevia docConverter 5.1 Esta investigación, tiene como finalidad, el proporcionar una guía de implementación para todo aquel que tenga bajo su responsabilidad la toma de decisiones dentro de la administración del área de ventas, a través de la comprensión de las estrategias y métodos que deben utilizarse en la estructura administrativa del departamento de ventas, a su vez se redacta de manera clara y sencilla para facilitar la comprensión de todo lector que desee abundar sus conocimientos con respecto a ventas, asimismo a los jefes y gerentes del área de ventas, mostrándoles un manual que al ser implementado traerá consigo importantes beneficios para la organización que represente, siempre adaptando dicha metodología a las necesidades de la misma. La presente investigación a su vez me ayudará a obtener el título que me acredita como Licenciado en Administración, mismo que servirá como instrumento para desarrollarme como individuo y conjuntamente dentro del ámbito profesional, teniendo como objetivo, la completa comprensión y razonamiento de la estructura administrativa que debe implementarse en el departamento de ventas dentro de una entidad u organización. 2 Neevia docConverter 5.1 - 1 - CAPÍTULO I ADMINISTRACIÓN 1. ANTECEDENTES HISTÓRICOS Desde que el hombre apareció en la Tierra, ha trabajado para subsistir, tratando de lograr sus actividades con la mayor efectividad posible; para ello, ha utilizado a lo largo de su proceso evolutivo, la administración, siendo en mayor o menor grado, así como empleando caracteristicas diversas durante su implementación. Las primeras aportaciones al pensamiento administrativo se remontan a los antiguos egipcios, extendiéndose hasta el año 1300 AC., ya que existen registros de la antigua China, en los que las parábolas de Confucio contienen sugerencias para la administración pública apropiadas. Aunque los documentos de la Grecia antigua no hacen referencia específica a principios y prácticas de administración, su forma de vida indica gran preferencia por el pensamiento administrativo. Sin embargo, Sócrates, en su conversación con Nicomáquides, se refiere a la administración como una habilidad separada de los conocimientostécnicos y la experiencia. Neevia docConverter 5.1 - 2 - Con el advenimiento del cristianismo, la Iglesia Católica se convirtió en la siguiente fuerza importante en la estructuración del pensamiento administrativo. Ésta es la organización formal más eficaz de la historia de la civilización occidental. La creación de la jerarquía de autoridad, el proceso de promoción desde adentro, el estudio de problemas por comisiones, la especialización de actividades de acuerdo con líneas funcionales y la utilización de consejo del personal asesor son prácticas administrativas comunes que en la actualidad emplean las empresas. Además de la Iglesia, la milicia ha desempeñado un papel importante en la elaboración de principios administrativos. La historia está llena de dirigentes militares que comunicaron sus planes y objetivos a sus subordinados. Asimismo, los militares han sido instrumentados en la práctica de la organización lineal y en la utilización de funciones de asesoría. Para comprender el significado de la administración, es necesario efectuar una breve revisión histórica de las relaciones de trabajo, por que es precisamente en la relación del trabajo donde se manifiesta con mayor representatividad el fenómeno administrativo. Neevia docConverter 5.1 - 3 - 1.1. ORIGENES Y EVOLUCIÓN Época primitiva. En esta época, al trabajar el hombre en grupo, surgió de manera incipiente la administración, como una asociación de esfuerzos para lograr un fin determinado que requiere de la participación de varias personas. Periodo agrícola. Se caracterizó porque prevaleció la división del trabajo por edad y sexo, además, se acentuó la organización social de tipo patriarcal y el crecimiento demográfico obligó a los hombres a coordinar mejor sus esfuerzos en el grupo social y, en consecuencia, a mejorar la aplicación de la administración. Antigüedad grecolatina. En esta época, la administración se caracterizó por su orientación hacia una estricta supervisión del trabajo y el castigo corporal como forma disciplinaría. El esclavo carecía de derechos y se le ocupaba para cualquier labor de producción. Existió un bajo rendimiento productivo ocasionado por el descontento, el trato inhumano que sufrieron los esclavos debidos a dichas prácticas administrativas. Neevia docConverter 5.1 - 4 - Esta forma de organización fue en gran parte la causa de la caída del imperio romano. Administración china A través de varios siglos, los chinos tuvieron un sistema administrativo de orden, con un servicio civil bien desarrollado y una apreciación bastante satisfactoria sobre muchos de los problemas modernos de administración pública. Administración egipcia: Egipto tenía una economía planificada y un sistema administrativo bastante amplio, que ha sido clasificado por Weber como "burocrático". Debido a los medios de comunicación, como la marítima fluvial, así como el uso comunal de la tierra, fue necesario que tales servicios y bienes fueran administrados de manera pública y colectiva, a través del gran poder del gobierno central. Administración romana: Después de varios siglos de monarquía, ejercida por soberanos etruscos, la república es instaurada en el año 509 a. de J. C. En lo sucesivo, todos los ciudadanos formaron el populus romanus, que se reúne en asambleas, mejor conocidas como comicios. Cada año eligen unos magistrados encargados de gobernar el país: cuestores, encargados de las finanzas, los ediles se hacían cargo de la administración, y los pretones, se encargaban de la impartición de Neevia docConverter 5.1 - 5 - justicia. En la cumbre, dos cónsules ostentan el poder ejecutivo que dirigen al ejército y realizan las funciones de jefes de estado. La administración en la Edad Media: La Edad Media, se caracterizó básicamente por contar con un sistema político original: el feudalismo. El señor feudal vivía en su castillo y desde ahí, administraba la justicia, dirigía a la policía, recaudaba impuestos y acuñaba la moneda. Su autoridad y, en ciertos casos, su papel de protector eran ejercidos sobre sus vasallos y sobre la masa de campesinos, que constituían en ese entonces el elemento esencial de la población. Administración en el siglo XX Se caracteriza por un gran desarrollo tecnológico e industrial y consecuente, por su consolidación. A principio de este siglo surge la administración científica, siendo Frederick Winslow Taylor su iniciador; de ahí en adelante, multitud de autores se dedicaron al estudio de esta disciplina. La administración se emplea en cualquier tipo de empresa, ya que a través de aquella se logra la obtención de eficiencia y optimización de los recursos, así como la simplificación del trabajo. En la actualidad, la administración es aplicada en cualquier actividad organizada: desde la realización de un evento deportivo hasta el lanzamiento de Neevia docConverter 5.1 - 6 - un cohete ínter espacial, siendo imprescindible para el buen funcionamiento de cualquier organismo social. El estudio de la administración, propició que varios autores, tuvieran un concepto enfocado en distintas áreas de estudio, para darle un enfoque único con la aplicación de diversas técnicas de estudio y especialidades, de ahí nacen las escuelas del pensamiento administrativo. 2. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN Es importante mencionar que la administración puede ser ubicada en todo lugar, ya sea dentro de una empresa, en la vida diaria, en cada uno de los establecimientos a los cuales no dirigimos a comprar algún producto que satisfaga alguna necesidad, ahí se encuentra la administración, tal es el caso que las civilizaciones antiguas hacían uso de ella, inconcientemente el ser humano la aplica dentro de su entorno, sin saber del impacto que tiene al implementarla, ya que permite optimizar el uso de recursos, lograr la eficiencia en nuestras actividades y funciones, alcanzar metas, entre otras ventajas. Dentro de los principales pioneros de la administración, encontramos a los siguientes actores, los cuales definen a la administración como lo muestro a continuación: Neevia docConverter 5.1 - 7 - Para Henry Sisk Mario, administración, es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de planeación, dirección y control, a fin de lograr los objetivos establecidos. José A. Fernández Arena menciona que es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo coordinado. Es un proceso muy particular que consiste en las actividades de planeación, organización, ejecución y control, desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos. El Dr. George R. Terry la define como: “La administración consiste en lograr que se hagan las cosas mediante otras personas”. Henry Farol, considerado como el verdadero padre de la moderna Administración, dice que "administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar". Puedo definir a la administración como la ciencia encargada de estudiar el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades y funciones dentro de una organización, así como el óptimo aprovechamiento de los recursos, para lograr los objetivos deseados. Neevia docConverter 5.1 - 8 - 3. CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN La administración sigue un propósito, este puede ser un medio para ejercer impacto en la vida humana, es decir, influye en su medio ambiente y se asocia con los esfuerzos realizados por los miembros de determinado grupo social, en otras palabras, los objetivos se logran con mayor facilidad por medio de un grupo y no por una sola persona, alconjuntar los esfuerzos de todos, a su vez considero conveniente mencionar que la administración es una actividad y para que ésta sea eficaz requiere de hacer el uso correcto de conocimientos, aptitudes y habilidades para cumplir con los fines deseados, por lo mismo a continuación explicaré las características que posee la administración: 1. Universalidad: Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo a una empresa industrial, al ejercito, un hospital e inclusive dentro de una escuela. 2. Valor Instrumental: Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma: mediante ésta se busca obtener un resultado. 3. Unidad Temporal: Aunque para fines didácticos se distingan diversas fases y etapas en el proceso administrativo, esto no significa que existan Neevia docConverter 5.1 - 9 - aisladamente. Todas las partes del proceso administrativo existen simultáneamente. 4. Amplitud de ejercicio: Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal. 5. Especificidad: Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico. 6. Interdisciplinariedad: La administración es a fin a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo. 7. Flexibilidad: Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administración es inoperante. 4. PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN El establecimiento de principios administrativos dentro de una empresa garantiza la organización de la misma, así como sirven de instrumento para la toma de decisiones, y entiendo que la misma depende de ciertas condiciones, Neevia docConverter 5.1 - 10 - también llamados principios para su buen funcionamiento, ya que presentan flexibilidad, al adaptarse a las necesidades existentes y su uso es ilimitado. Existen 14 principios descritos por Henry Fayol, que deben considerarse dentro de la estructura administrativa de una empresa, los cuales son: • División del trabajo: Cuanto más se especialicen las personas, mayor será la eficiencia para realizar su trabajo. • Autoridad: Los gerentes deben guiar órdenes para que se realicen las cosas, aunque su autoridad formal les otorgue el derecho de mandar, no siempre lograran la obediencia. • Disciplina: Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y los acuerdos que rigen a la organización. Según Fayol, la disciplina es resultado de líderes en todos los estratos de la organización, acuerdos justos, tales como: las disposiciones para recompensar resultados extraordinarios y sanciones impuestas, con buen juicio a las infracciones. • Unidad de mando: Cada empleado debe recibir instrucciones de una sola persona. • Unidad de dirección: Las operaciones de la organización con el mismo objetivo deben ser dirigidas por un sólo gerente y con un sólo plan. Por Neevia docConverter 5.1 - 11 - ejemplo, el departamento de personal de una empresa no debe tener dos directores, cada uno con una política diferente de contratación. • Subordinación del interés individual al bien común: En cualquier empresa, los intereses de los empleados no deben tener más peso o ser más importantes que los intereses de la organización entera. • Remuneración: La retribución del trabajo realizado debe ser justa para empleados y empleadores. • Centralización: Al reducir la participación de los subordinados en la toma de decisiones, se centraliza; al aumentar su papel en ella se descentraliza. • Jerarquía: La línea de autoridad de una organización en la actualidad representada por casillas y líneas bien definidas dentro de un organigrama sigue un orden de rangos, de la alta gerencia a niveles inferiores de la empresa. • Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado y en el momento indicado. Las personas, sobre todo, deben realizar las funciones y ocupar los puestos adecuados para su desarrollo. • Equidad: Los administradores deben ser amables y justos con sus subordinados. Neevia docConverter 5.1 - 12 - • Estabilidad del personal: Las tasas elevadas de rotación de empleados obstaculizan el buen funcionamiento de la organización. • Iniciativa: Los subordinados deben tener libertad para concebir y realizar sus planes, aún cuando se puedan presentar ciertos errores. • Espíritu de grupo: Cuando existe el espíritu de grupo, la organización tendrá una sensación de unión. El establecimiento formal de los principios administrativos mencionados con anterioridad permite a la organización obtener mejores resultados en cada una de las actividades realizadas, eficacia en las funciones y, por otro lado, constituye una obligación para alcanzar los objetivos deseados, ya que es una disciplina aplicable al ser humano, a la sociedad, religión o cualquier grupo social. 5. PROCESO ADMINISTRATIVO El proceso de administración, se refiere a planear y organizar la estructura administrativa dentro de una empresa, así como dirigir y controlar sus actividades. Desde finales del siglo XIX, se ha definido a la administración mediante la interpretación de cuatro funciones: la planificación, la organización, la dirección y el control. Por lo tanto puedo concluir que la administración es el proceso de Neevia docConverter 5.1 - 13 - planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización, así como las funciones de la misma y el optimo uso de recursos, como lo son: los materiales, la tecnología, el recurso financiero, esto con el propósito de alcanzar las metas establecidas. 5.1 DEFINICIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Autores como Urwick, definen al proceso administrativo como las funciones del administrador, con siete elementos que se mencionan a continuación:1 • Investigación • Planificación • Coordinación • Control • Previsión • Organización • Comando 1 Introducción a la Administración, Proceso Administrativo, 5ª Edición, Pág. 225-231. Neevia docConverter 5.1 - 14 - Koontz y O´Donnell define el Proceso Administrativo a través de 5 elementos, como lo son:2 • Planificación • Designación de Personal • Control • Organización • Dirección Puedo concluir que el proceso administrativo es una secuencia de pasos mediante los cuales se planea, estructura y controla una organización, es decir, se conforman sus actividades, funciones y procedimientos, así como la supervisión de cada uno de estos elementos, misma que nos permitirá saber si lo que planificamos fue obtenido; las etapas que lo conforman son: planeación, organización, dirección y control, como se ilustra en la siguiente figura: 2 Administración una perspectiva global, Proceso Administrativo, 10ª Edición Pág. 21. Neevia docConverter 5.1 - 15 - 5.2 ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ETAPA ACTIVIDADES Planeación • Establecer condiciones y suposiciones sobre las cuales se hará el trabajo. • Identificar la función de la empresa. • Establecer estrategias y desarrollar jerarquías de planes para coordinar actividades. • Anticipar problemas futuros. • Determinar procedimientos que servirán de guía para obtener y dedicar recursos para alcanzar objetivos. Organización • Ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y recursos. • Indicar cómo deben ser las funciones, jerarquías y actividades. • Fijar la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel dentro de la organización. • Establecer métodos sencillospara realizar el trabajo de la mejor manera, al implementar la simplificación de funciones. • Establecimiento del diseño organizacional, que es adaptar la estructura de la organización a las metas y recursos. Dirección • Implica influir y motivar a los empleados para que realicen las tareas esenciales. • Revisar si las cosas se están haciendo tal y como se planearon. • Ejecutar los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de esfuerzos del grupo social a través de la motivación, comunicación y supervisión. • Establecer la comunicación necesaria para que la organización funcione correctamente. • Impulsar, coordinar y vigilar acciones de cada miembro de la organización. Control • Vigilar que las actividades se hayan cumplido de acuerdo a lo planeado. • Corregir cualquier desviación significativa. • Establecer normas, criterios de desempeño, que son los puntos seleccionados de un programa de planeacion para recibir señales de cómo marchan las cosas. • Establecer sistemas que permitan medir los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados. • Corrección de variaciones con respecto a las normas y planes diseñados. Neevia docConverter 5.1 - 16 - PLANEACIÓN Esta etapa es de vital importancia, ya que en esta se identifica el rumbo que va a seguir una organización, al determinar los objetivos y metas deseados dentro del plazo establecido, así como pueden identificarse posibles problemas que pudieran suscitarse durante el desarrollo de las funciones y finalmente basar las actividades en algún plan, método o lógica que permita alcanzar la eficiencia en el logro de los fines. ORGANIZACIÓN Aquí se determina la estructura de la empresa, es decir, las actividades, niveles de autoridad y responsabilidad que corresponderán a cada nivel de la organización dependiendo de la jerarquía establecida, ordenando cada uno de estos elementos y coordinándolos para simplificar el trabajo y con esto evitar la lentitud e ineficiencia, además de lograr reducir los costos y por ende aumentar la productividad. DIRECCIÓN En esta etapa se influye en los empleados para que guíen sus esfuerzos para alcanzar los objetivos organizacionales mediante la supervisión y motivación ejercida en cada uno de ellos, además aquí se crea el ambiente óptimo para el desarrollo de las funciones y de los empleados. Neevia docConverter 5.1 - 17 - CONTROL Es la función administrativa encargada de realizar las mediciones necesarias para obtener los resultados de la organización y saber si efectivamente se cumplió o identificar si existen ciertas desviaciones que se tienen que corregir para alcanzar los objetivos trazados, permitiendo a la empresa saber su funcionamiento, mediante la comparación de los resultados actuales con los anteriores y analizar las correcciones necesarias para alcanzar un óptimo desempeño organizacional, que garantiza que lo realizado esta basado en los planes establecidos. Existen ciertas ventajas al implementar un proceso administrativo, entre algunas de ellas puedo mencionar: • Ofrece un marco de trabajo conceptual. • Proporciona fundamentos para el estudio de la administración, al promover el entendimiento de lo que es la administración. • Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, además brinda a las empresas el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de situación Neevia docConverter 5.1 - 18 - CAPÍTULO II VENTAS 2. GENERALIDADES Considero que las ventas, son el corazón de cualquier negocio, ya que es la actividad fundamental dentro del ámbito comercial, es decir, se trata de reunir a compradores y vendedores, siendo la organización parte importante para obtener el éxito deseado. Puede confundirse a la venta como una especie de arte basada en la persuasión, pero para diversos sectores, es una ciencia basada en un enfoque metodológico, a través del cual se sigue una serie de pasos hasta lograr que el cliente potencial se encuentre convencido de que el producto o servicio que se ofrece le llevará a lograr sus objetivos en una forma económica. Puedo deducir que una venta involucra tres actividades: • Cultivar un comprador potencial. • Explicar las características y ventajas del producto o servicio. • Cerrar la venta, es decir, acordar los términos y el precio. Neevia docConverter 5.1 - 19 - Según el producto, el mercado, y otros aspectos que detallare más adelante, el proceso podrá variar o hacer mayor énfasis en cualquiera de las actividades anteriormente mencionadas. Dentro de cualquier tipo de organización, sin importar el tamaño y el giro de la misma, si no hay ventas, no hay utilidades, es decir, no hay rendimientos para el inversionista o emprendedor, por ende no hay empleos, no hay salarios, no hay recursos, en sí no hay nada, toda empresa con ánimo de lucro, vive de lo que vende, desde una empresa transnacional hasta un simple productor, por lo que puedo decir que la generación de ventas dentro de una organización es sumamente importante, ya que sin los ingresos percibidos por la fuerza de ventas, no habría dinero para la producción, personal, materiales, además en cuanto a la imagen de la compañía, los vendedores, sirven como punto de exposición, ya que son los representantes de la empresa y en base a su honradez, lealtad, conocimientos y personalidad será la imagen que proyecten al posible consumidor o mercado en existencia. Puedo destacar de igual forma que ningún tipo de consumidor compra lo tangible, es decir, las características del producto o servicio, sino lo que realmente compra, son los beneficios finales, es decir, la ventaja personal que se obtiene al comprar ese producto o servicio siendo necesario, el generar familiaridad y confianza en nuevos proyectos, convertir estos prospectos en clientes que Neevia docConverter 5.1 - 20 - compren y lograr que los clientes repitan, y finalmente fidelizarlos, para que estos se refieran a nuevos clientes. En la actualidad, la alta dirección o los responsables de la toma de decisiones dentro de cualquier organización, dedican mucho más tiempo a tratar temas relacionados con la selección y contratación de personal, dejando a un lado la cuestión operativa, tomando en consideración lo anteriormente mencionado, puedo señalar que el costo de seleccionar, contratar y dirigir un equipo de ventas es el más importante de los costos de mercadotecnia en la mayoría de las empresas. 2.1. CONCEPTO DE VENTA Según Phillip Kottler, el concepto de venta, es otra forma de acceso al mercado para muchas empresas, cuyo objetivo es vender lo que hacen en lugar de hacer lo que el mercado realmente desea. Laura Fisher y Jorge Espejo, definen a la venta como toda actividad que genera en los clientes el último impulso hacia el intercambio, además señalan que en este punto, es decir, la venta, es donde realmente se hace efectivo el esfuerzo de las actividades anteriores tales como: la investigación de mercado, decisiones sobre el producto y sobre el precio. Neevia docConverter 5.1 - 21 - 2.2. PROCESO DE LA VENTA Un proceso es una serie de pasos mediante los cuales se podrán obtener los resultados deseados, dicho esto puedo explicar la metodología a seguir para realizar una venta con la mayor eficiencia posible. • Prospección: Identificar compradores y clasificar clientes potenciales • Pre-aproximación: Aprender lo máximo posible sobre los compradores • Aproximación: Determinar cómo entrar en contacto con el comprador • Presentación: Contar la historia del producto al comprador • Tratamiento de las objeciones: Averiguar las objeciones del comprador • Cierre. Tratar de cerrar la venta • Seguimiento:Saber si el pedido ha sido recibido, la instalación fue correcta o el servicio se ofreció en forma adecuada Primeramente dentro de la prospección, se identifica a nuestros futuros clientes, a través de la información que proporcionan los clientes actuales, datos de la empresa, referencias, grupos o asociaciones, para poder clasificar a los candidatos en función al potencial de compra, algunos factores a calificar son: la capacidad económica, autoridad para decidir la compra, accesibilidad, Neevia docConverter 5.1 - 22 - disponibilidad para comprar, y con esto elaborar una lista donde serán ordenados de acuerdo a su importancia y prioridad. En el acercamiento previo o pre-entrada se obtiene información detallada del cliente y se prepara la presentación de ventas basada en las características de cada uno de ellos, se reúnen datos como: nombre, edad, sexo, estado civil, pasatiempos, nivel de educación del posible consumidor. Para diseñar una presentación que se adapte a las necesidades de cada cliente, es necesario elaborar una lista de las características del producto, establecer las ventajas en relación a la competencia, y una parte vital es planificar una entrada que atraiga la atención del interesado. Una vez obtenidas las características de cada cliente, se toma la decisión de concretar una cita por anticipado o realizar una simple visita. Durante la presentación del mensaje, se detallan las características del producto, sus ventajas, que es todo aquello que lo hace superior a la competencia, y los beneficios que se tendrán al adquirirlo, todo esto tratando de captar la atención del interesado, conservarlo y tratar de provocar un deseo para que realice finalmente la compra del producto o servicio ofrecido. Pueden presentarse ciertas condicionantes una vez que el comprador ha elegido, como pueden ser: el precio, desconfianza, falta de necesidad, defectos, incapacidad de compra, fidelidad a la competencia, y resulta inevitable analizar Neevia docConverter 5.1 - 23 - cada una de ellas para poder brindarles el tratamiento correspondiente y finalmente realizar el cierre de la venta, que puede ser un cierre preliminar, es decir, la decisión del cliente que implique indirectamente la compra o un cierre definitivo. Finalmente debe otorgarse cierto seguimiento a la venta realizada, mismo que nos permite saber si el producto o servicio ha sido recibido, si la instalación se efectuó correctamente, se proporcionaron las indicaciones pertinentes, garantías en caso de fallas, posibilidad de cambio o devolución, descuentos para futuras compras y resolver las peticiones o dudas que se presenten para asegurar la satisfacción y complacencia del cliente, al brindarle un valor agregado que ocasionara la lealtad hacia la marca o empresa. Puedo concluir que el proceso se realiza de la siguiente manera: encontrar, preguntar, enseñar, responder, vender y mantenerlos, produciendo en los clientes la reacción deseada que es la compra del producto o servicio y su satisfacción absoluta, así como superar las posibles expectativas. Las etapas mencionadas anteriormente, no deben seguir como obligación una secuencia lógica, ya que pueden relacionarse y de inclusive no presentarse, como por ejemplo: al inicio de una venta, es decir, la presentación puede fluir y las objeciones pudieran presentarse o no, asimismo, algunas etapas pueden ser cortas y otras en las que se requiere cierta inversión de tiempo, tal es el caso de Neevia docConverter 5.1 - 24 - un vendedor de seguros que puede tardar mucho tiempo en la adquisición de nuevos prospectos. 2.3. TIPOS DE VENTA En la actualidad, las empresas cuentan con diversos tipos de venta tales como: venta personal, venta por teléfono, venta en línea, venta por correo, venta por máquinas automáticas, para alcanzar los objetivos deseados y por tanto considerar de suma importancia que las personas involucradas en el área de ventas conozcan dichos métodos y entiendan en que consiste cada uno de ellos para tomar la decisión correcta, consultando primeramente las particularidades de la organización, su mercado meta y los productos o servicios. La venta personal cuenta con las siguientes características: • Implica la interacción cara a cara con el cliente, es decir, existe relación directa entre el comprador y el vendedor. • Se establece una comunicación directa entre el representante de ventas y uno o más compradores potenciales. • Dicha presentación personal se realiza con el fin de efectuar una venta y cultivar cierto tipo de relación con el cliente. La venta por teléfono presenta características como lo son: Neevia docConverter 5.1 - 25 - • El primer contacto con el cliente se realiza vía telefónica. • La llamada telefónica externa o de salida consiste en llamar a clientes potenciales para ofrecerles el producto o servicio y con el fin de cerrar la venta en la misma llamada. • La llamada telefónica interna o de entrada se refiere a atender llamadas de los clientes para recibir pedidos, y por lo tanto requiere de números gratuitos para que no corra el gasto a cuenta de los interesados. La venta en línea consiste en poner a la venta productos o servicios de la empresa en una página en Internet, de tal forma, que los posibles consumidores puedan conocer el producto o servicio ofrecido. La venta por correo es el envío de cartas de venta, folletos, catálogos, discos compactos, muestras del producto a los clientes potenciales a través del correo postal, teniendo como característica especifica el incluir un folleto de pedido para que el interesado en realizar la compra, envíe el formulario o realice la llamada telefónica correspondiente, aunque también puede hacerlo ingresando a una pagina en Internet. Neevia docConverter 5.1 - 26 - 2.4. NECESIDADES DEL CONSUMIDOR Abraham Maslow, psicólogo americano representó las necesidades del ser humano gráficamente mediante la pirámide de necesidades de Maslow, como lo muestra la figura y mediante la cual se presentan y jerarquizan las necesidades que tiene cada individuo; iniciando con el escalón básico, que son las necesidades fisiológicas, hambre y sed, para que una vez cubiertas estas necesidades, el individuo empieza a preocuparse por la seguridad de que las va a seguir teniendo cubiertas en el futuro. Posteriormente cuando el individuo se siente físicamente seguro, empieza a buscar la aceptación social, al querer ser identificado y compartir las aficiones de un grupo social, además buscando que el grupo lo acepte como miembro. Cuando está integrado en un grupo social, empieza a sentir la necesidad de obtener prestigio, éxito y reconocimiento de las demás personas, llegando finalmente a la cúspide, sintiendo que están dando de sí todo lo que pueden y tienen la necesidad de crear. Neevia docConverter 5.1 - 27 - El estudio de las necesidades del individuo permite una mejor interpretación de las actitudes y comportamientos de quien es el motivo central del intercambio, ya que la necesidad es algo que falta y que el consumidor desea con mayor o menor intensidad. Continuamente los individuos están comprando y pensando en los bienes y servicios que requieren para su quehacer cotidiano, entonces se debe buscar satisfacer sus deseos y necesidades, debido a que es un aspecto primordial para el planteamiento de los objetivos de la empresa. Por lo tanto, se requieren estrategias que superen las expectativas del interesado. Neevia docConverter 5.1 - 28 - 2.5. DEPARTAMENTO DE VENTAS Es el encargado de persuadir un mercado de la existencia de un producto, a través de su fuerza de ventas o de intermediarios, aplicando técnicasy políticas de venta que sean acordes al producto ofrecido, dentro de las funciones desempeñadas por un departamento de ventas señalo a continuación las siguientes: • Desarrollo y manipulación del producto, es decir, mejorar los productos existentes o en su defecto, integrar nuevos productos, al otorgarles un uso diferente o modificas ciertas características del mismo, eliminar productos pasados de moda, su eficiencia, y analizar lo que ofrece la competencia en relación al producto y/o servicio que se desea vender. • Distribución física, es el manejo desde la fábrica hasta que llega al consumidor, conformado por los costos y medios de transporte utilizados, almacenes, inventario. • Estrategias de venta, que son prácticas que regulan las relaciones con los agentes distribuidores, minoristas, clientes, teniendo que ver con las condiciones de venta, reclamaciones, calidad del producto, métodos de distribución, créditos, funcionamiento de sucursales entre otras. Neevia docConverter 5.1 - 29 - • Financiamiento de las ventas, en donde se hace referencia a que las operaciones a crédito y de contado toman un papel importante para la distribución de bienes y servicios desde el productor al mayorista, vendedores al por mayor y consumidores. 2.5.1. FUNCIONES • Costos y presupuesto de ventas, para controlar los gastos y planear las ganancias, debe calcular el volumen probable de ventas y sus costos para todo el año, consultando previamente a personal del área de contabilidad. • Estudio de mercado, el conocimiento de los mercados, pero en especial del consumidor, es decir, sus hábitos de compra y su aceptación de compra son fundamentales para una buena administración de ventas, ya que en esta etapa se recopilan y registran datos referentes a la cantidad y tendencia de la demanda, incluyendo un análisis e investigación de ventas, estudios estadísticos de productos, territorio, distribuidores, costos de venta y operación. • Promociones de venta y publicidad, estas ayudan a estimular la demanda de consumo y contribuir a que los agentes vendan los productos, este Neevia docConverter 5.1 - 30 - mismo agente aprueba los planes de promoción y publicidad, horarios de trabajo, medios de difusión, asignaciones presupuestarias. • Planeación de ventas, al fijar objetivos y determinar actividades necesarias para lograr las metas deseadas, al coordinar actividades de los agentes, comerciantes, personal de ventas, planes de producción, inventarios, presupuestos y control de la fuerza de ventas. • Servicios técnicos o mecánicos, correspondiente a productos que requieren servicios de instalación y técnicos, al contar con el equipo y el lugar adecuado para tal servicio. • Relaciones con los distribuidores y minoristas; es necesario proporcionar asistencia de ventas, servicios de entrega y ajuste, información sobre los productos y/o servicios, respuesta detallada a sus quejas, solicitudes o inquietudes. • Personal de ventas, consistente en desarrollar de manera eficiente el proceso de integración, compuesto desde que se busca, selección y adiestra al personal de ventas, así como la compensación económica, supervisión, motivación y control. Neevia docConverter 5.1 - 31 - • Administración del departamento de ventas, al determinar procedimientos, dirigir y coordinar el trabajo del personal administrativo, llevar registro de las ventas y asignar tareas y actividades a las diversas secciones que componen el departamento. 2.6. FUERZA DE VENTAS Dentro de cualquier tipo de organización, la fuerza de ventas, es decir, el equipo de vendedores, tiene las funciones de informar, persuadir, prestar un servicio, captar y transmitir los cambios dentro del mercado, añadiendo que su nivel de importancia estará en función de la situación competitiva y el nivel de la demanda existentes, ya que cuando la competencia es reducida y la demanda es elevada, resulta de poca importancia, pero en su defecto si el nivel de competencia es intenso, forma un papel de gran relevancia dentro de la organización. Neevia docConverter 5.1 - 32 - 2.7. PLANEACIÓN DE VENTAS La planeación no consiste en predecir ni preparase para el futuro sino mas bien, ordenar los recursos para que el futuro sea favorable, para esto sugiero seguir una secuencia de actividades, siendo necesario el establecimiento de objetivos enfocados en la misión, relacionados con los puntos débiles y fuertes, es decir, las oportunidades y las amenazas, dichos objetivos pueden ser el desarrollo de nuevos negocios, obtención de información, proteger en todo momento el territorio contra posibles acciones de la competencia en contra de la organización, enfocados para formar estrategias de venta desarrollados conjuntamente con la fuerza de ventas. Señalo que una etapa importante dentro del proceso de planeación es la preparación de planes de contingencia, basados en las situaciones impredecibles e incontrolables, cambios en el entorno económico y legal que pueden afectar el desempeño del departamento de ventas, dicho esto, recalco que el beneficio primordial de la planeación es el que proporciona una base para el control, a través de ciertas normas que miden el desempeño, haciendo evidente cualquier tipo de desviación en el plan. Cada organización debe considerar una serie de factores para efectuar su planificación, entre las cuales puedo mencionar las siguientes: medio ambiente externo, tendencia de la población en el área de comercialización, probabilidades Neevia docConverter 5.1 - 33 - de inflación o deflación, cambios esperados en la situación competitiva, estilos tecnológicos esperados, condiciones de los negocios que se prevé que prevalezcan, así como tomar en cuenta que al momento de desarrollar cálculos precisos de las ventas futuras repercuten en las necesidades de personal, planeación de la producción, requerimientos de distribución, por mencionar algunos. Puedo concluir que un plan integral de ventas consiste en los planes interrelacionados de ventas estratégicos, es decir, a largo plazo, y tácticos o a corto plazo, para llevar a cabo la planificación de ventas, es necesario seguir los siguientes pasos: desarrollar las directrices de la administración, especificas para el proceso de planificación de ventas y las responsabilidades por la planificación, elaborar uno o más pronósticos de venta en congruencia con los lineamientos , así como la información que se considere necesaria, además de aplicar una evaluación en la administración al desarrollo de un plan integral de ventas, planear los gastos de mercadotecnia, publicidad y promoción y finalmente asegurarse que la alta dirección se comprometa a alcanzar las metas especificadas en el plan. Neevia docConverter 5.1 - 34 - CAPÍTULO III GUÍA DE DIRECCIÓN DE VENTAS 3. GUÍA PRÁCTICA PARA EL GERENTE DE VENTAS Un gerente de ventas debe incluir aspectos que mencionaré en seguida para la optimización de los recursos y logro de los objetivos planificados, siendo estos, el lograr incrementar las ventas rentables, optimizar las actividades que intervienen en la realización de una venta, obtener el máximo rendimiento de los recursos tanto humanos como materiales con el mínimo de esfuerzo, motivar a la fuerza de ventas y corregir si existe alguna problemática sobre los planes y programas establecidos, en los temas posteriores ampliare la información sobre cómo lograr cada uno de estos objetivos. Sugiero que el gerente ponga énfasis en que la fuerza de ventas será la proveedora de recursos para la compañía, esto porque es la imagen de la misma, al encontrar relación con los clientes, ya sean potenciales o con el público en general, todas las características, aptitudes, cualidades,defectos y actitudes que logren reunir los vendedores, propiciará una imagen mediocre o que sea percibida como única y con esta atraer la mayor cantidad de compradores, en la actualidad los responsables del área de ventas, han dedicado tiempo al establecimiento de Neevia docConverter 5.1 - 35 - procedimientos y controles estrictos para una buena organización pero eso no basta, ya que los clientes recientemente han optado por una cultura globalizada, los competidores ofrecen una variedad de productos y servicios, existen nuevos y mejores canales de distribución, estos y varios factores más, debe tomar en consideración el responsable del área de ventas para conseguir las metas planificadas, lo que quiero definir es lo siguiente, un gerente de ventas debe ser un líder dentro de la empresa, esto para diseñar, ejecutar estrategias de venta y mantener una buena coordinación y colaboración con las demás áreas para beneficio del cliente, nunca debe abandonar los procesos de venta utilizados con los clientes, asimismo deberá evaluar periódicamente la estructura de la fuerza de ventas y reorganizarse nuevamente para obtener mayores clientes, ya que la actualidad requiere constantes modificaciones y actualizaciones, debe predecir el futuro de las ventas pero sin dejar a un lado el estado presente de la compañía en función de las ventas realizadas. Una guía práctica puede ser una herramienta indispensable para el manejo del área de ventas con eficiencia, de esta manera, todo aquel involucrado o no dentro de las ventas, tendrá conocimiento de los objetivos del departamento, la operatividad del mismo, su vigencia y actores que intervienen durante el desarrollo del proceso. Dicho manual, deberá ser aprobado por la alta dirección, así como brindar a la fuerza de ventas la oportunidad de proporcionar ideas y Neevia docConverter 5.1 - 36 - opiniones al respecto, ya que quién mejor que ellos que son los conocedores del mercado. Considero necesario que para entender la información que contiene, así como las características tanto de un manual como de una guía exitosos, resulta necesario definir cada uno de los términos para mejor comprensión del gerente de ventas. Un manual es un documento básico que sirve como instrumento administrativo, que contiene instrucciones y explicaciones escritas sobre diversos aspectos dentro de una organización como lo son: políticas, métodos, planes de cuentas, sistemas de contabilidad, entre otros. Una guía es una herramienta que tiene el objetivo de servir como patrón para orientar al logro de determinado objetivo. De acuerdo a las definiciones que mencione, para efectos de mi trabajo de investigación, me enfocaré en una guía funcional y práctica, que específica cómo un gerente de ventas debe llevar a cabo las actividades de ventas para conseguir que el logro de objetivos sea de manera eficiente para beneficio de la organización, las actividades a las que me refiero son las siguientes: la elaboración del pronóstico de ventas, del presupuesto de ventas, la fijación de rutas y cuotas para la fuerza de ventas, la administración del tiempo de los vendedores, de igual manera la motivación y la comunicación que deberá Neevia docConverter 5.1 - 37 - implementarse en el área de ventas, y finalmente la toma de decisiones como solución de problemas por parte del gerente de ventas. 3.1. PRONÓSTICO DE VENTAS Hago mención que en la actualidad existen técnicas para la elaboración de un pronóstico de ventas, entre las más recomendadas por diversos expertos en el área de ventas, puedo señalar las siguientes: el juicio ejecutivo, las encuestas, el análisis de series de tiempo, análisis de regresión y las pruebas de mercado, ahora lo que un gerente debe definir es cual de los métodos mencionados anteriormente deberá implementar para obtener un pronostico de ventas efectivo, dicha decisión corresponderá mediante el análisis de los siguientes factores: determinar el propósito de dicho pronostico, la consistencia de los datos históricos de las ventas obtenidos, la disponibilidad de tiempo para su realización, el tipo de producto y/o servicio ofrecidos, las características del mercado, la disponibilidad de obtener información eficaz y la confiabilidad que obtendremos del mismo, un gerente de ventas debe combinar las técnicas que señale, en base a las propias necesidades, tamaño y metas de la empresa, así como de los recursos con los que dispone. A continuación destacaré las características de cada una de las técnicas para la elaboración del pronostico, que pueden convertirse en fortalezas o áreas de Neevia docConverter 5.1 - 38 - oportunidad para su empresa, para que usted gerente de ventas, tome una elección eficiente. • JUICIO EJECUTIVO: Cuando existe de productos de demanda estable, se basa en la intuición de la alta dirección del área de ventas, con el inconveniente de que esta en función de datos del pasado e influencias del presente. • ENCUESTA DE PRONOSTICO A CLIENTES: Conveniente para empresas con poca cantidad de clientes, ya que puede cuestionárseles la cantidad y tipos de productos y/o servicios que pueden comprar en el futuro, dicha estrategia menciona las intenciones de compra más no las compras reales. • ENCUESTA DE PRONOSTICO DE LA FUERZA DE VENTAS: La misma fuerza de ventas, es la que estima las ventas dentro de su territorio en un lapso de tiempo establecido, al recopilar todos y cada uno de ellas, se hace la suma, lo que da como resultado el pronostico de la empresa o de la división, puede presentar la desventaja de la carencia de experiencia o información para estimar de parte de los vendedores o influir en las cifras, para que más adelante con cierta ventaja puedan obtener algún tipo de incentivo, ya sea una comisión o algún bono que les sea otorgado. • METODO DELPHI: Se requiere de la contratación de expertos en elaboración de pronósticos iniciales, una vez obtenidos estos, la empresa los Neevia docConverter 5.1 - 39 - promedia y devuelve para comparar y analizarlos con los estimados individuales, este es un método de alta precisión. • ANÁLISIS DE SERIES DE TIEMPO: Útil para las empresas que tienen productos y/o servicios de productos de demanda estable, basados en los datos históricos, podrán descubrirse las siguientes tendencias, de tipo estacional, cíclico o aleatorio y errático de las ventas de la empresa, por medio de los promedios móviles de puede determinar si existe un factor estacional, el sistema de regresión lineal puede determinar la línea de tendencia de los datos y establecer si esta presenta un factor cíclico, para el caso del factor aleatorio, será comprobado si debido a acontecimientos aleatorios no recurrentes, existe un comportamiento errático en las ventas. • ANÁLISIS DE REGRESIÓN: Utilizada con el objetivo de encontrar alguna relación entre las ventas históricas y uno o más variables independientes, como lo pueden ser: la población, el ingreso per. capita o el producto interno bruto, con la ventaja de que es eficaz cuando se disponen de datos que cubren un gran periodo de tiempo y lo que no se recomienda es emplear esta técnica para pronosticar las ventas de productos nuevos. • PRUEBA DE MERCADO: Se coloca un producto a disposición de los compradores en uno o varios territorios de prueba, esto para medir las compras y la respuesta de parte del consumidor, con la mezcla de mercadeo, recomendada para pronosticar ventas de productos nuevos o cubrir nuevos Neevia docConverter 5.1 - 40 - territorios, la desventaja radica en que se requiere de la inversión de dinero y tiempo, además de alertar a la competencia. Es así como puedo concluir a través de la siguiente tabla, las características, ventajas y desventajas de utilizar cada uno de los métodos, tanto objetivos comosubjetivos para la elaboración de un pronóstico de ventas, no sin antes definir que los métodos subjetivos, son aquellos que no dependen de un enfoque analítico o cuantitativo, y los métodos objetivos, si dependen de dicha perspectiva. Asimismo, debo recalcar que lo conveniente para las empresas y sobretodo para los Gerentes de ventas, es utilizar una combinación de métodos objetivos y subjetivos que brindan información básica, la cual aunada con el manejo de los escenarios que puedan surgir y el buen criterio de dicho personaje, conducirá a la decisión final, es decir, el pronóstico de ventas que mayor beneficio traiga a la organización. Neevia docConverter 5.1 - 41 - TIPO DE MÉTODO DEFINICIÓN CARACTERÍSTICAS VENTAJAS DESVENTAJAS Expectativas de clientes Responde a las intenciones de compra del mercado objetivo. 1. La información suele ser muy detallada. 2. Útil para el pronóstico de productos nuevos. 1. No funciona en bienes de consumo. 2. Resulta un método costoso y lento de realizar. 3. Se requiere de pocos clientes y bien definidos. Equipos de ventas Responde a la suma de opiniones de cada uno de los vendedores, el resultado final para la empresa, es el análisis de cada Director de equipo, zona, región, etc. 1. Diseñado para personas con la responsabilidad del resultado. 2. Es un pronóstico disponible por unidades de mercadeo, lo que ayuda al control de la fuerza de ventas. 1. Pueden llegar a formarse prejuicios de la fuerza de ventas, por los intereses personales que pueden encontrarse. Panel de Expertos Responde a la opinión de expertos (internos o externos) que preparan pronósticos con datos, cifras e información del entorno. 1. Utiliza información estadística, por lo que los resultados pueden tener un mayor grado de confiabilidad. 1. Resulta un método muy costoso y toma mucho tiempo el poder realizarlo. MÉTODOS SUBJETIVOS Panel de Ejecutivos Responde a un sondeo formal de opinión de ejecutivos sobre las posibilidades de ventas, dichas opiniones se combinan y promedian. 1. Es fácil y rápido de realizar. 2. No requiere el uso de la estadística. 1. Es un método que requiere de la inversión de horas hombre del personal involucrado, transporte y telecomunicaciones, por lo que puede resultar costoso para la empresa. Prueba de Mercado El producto se coloca en diversas zonas representativas, se observa su comportamiento y de ahí, se hacen los proyectos correspondientes. 1. Muy utilizado para productos nuevos o mejorados. 2. Muestra las reacciones del mercado ante el producto. 3. Permite evaluar la eficiencia del plan de mercadeo. 4. Útil en productos nuevos de consumo masivo. 1. Alerta a los competidores. 2. Resulta costoso y lento para implementarlo. 3. Difícil evaluar con exactitud el nivel de demanda inicial y la recompra. Análisis de Series Temporales Es un pronóstico basado en las ventas históricas. 1. Es objetivo y económico. 2. Basado en hechos ocurridos. 1. No es recomendable para pronosticar productos nuevos. Promedios Móviles Considerado como el pronostico del año siguiente, es decir, el promedio de los últimos N años. Uniformidad Exponencial Es el método de promedios móviles, adicionando el concepto de diferencia en peso proporcional de los años promediados. Desglose Es un pronóstico aplicado a datos mensuales o trimestrales. 1. Resulta indispensable si se desea pronosticar por periodos y no por un año únicamente. MÉTODOS OBJETIVOS Análisis Estadístico de la Demanda Es el establecimiento de la relación entre las ventas y algunos factores que la pueden afectar mediante el análisis de regresiones matemáticas. Neevia docConverter 5.1 - 42 - 3.2. PRESUPUESTO DE VENTAS Un presupuesto de ventas es una estimación que tiene como objetivo, determinar el nivel real y proyectado de una empresa, esto con el fin de definir los límites de tiempo, los componentes que lo conforman son: los productos y/o servicios que comercializa la empresa, ingresos que deberá percibir, precios unitarios de los productos y/o servicios ofrecidos, el nivel de ventas de cada producto y/ servicio, por lo que puedo concluir que un presupuesto de ventas es un plan financiero de los gastos que se requieren para lograr tanto las metas como los objetivos trazados, además tanto el presupuesto de ventas como la fijación de rutas, es la etapa final de la planificación y organización de ventas. Los beneficios que puede tener un gerente de ventas son: mejora la etapa de planeación dentro del área de ventas, ya que se diseñan planes y programas financieros para el logro de objetivos, en un periodo de tiempo, que puede ser a corto plazo, es decir, de 3 a 6 meses o el típico que se desarrolla por espacio de un año que es el indicado, asimismo su elaboración ayuda a estar en comunicación constante con otras áreas funcionales de la organización, dicho esto debido a la estrecha relación que se forma durante su elaboración, de igual forma, permite la evaluación y llevar un control del desempeño de la fuerza de ventas para analizar y verificar posibles desviaciones que son causas de ineficiencia para tomar las acciones pertinentes, debo mencionar de igual manera que un presupuesto de ventas debe proyectar los resultados esperados por el Neevia docConverter 5.1 - 43 - departamento, es decir, por la fuerza de ventas, tomando en cuenta los ingresos y gastos que intervienen en el proceso. A continuación señalaré los tipos de presupuesto existentes, iniciaré con el presupuesto operativo, consistente en proporcionar las operaciones y estimaciones financieras del próximo periodo, por otra parte, el presupuesto de capital, es aquel que detalla los cambios planeados de activos fijos y gastos específicos, y finalmente el presupuesto financiero que son las fuentes de uso de fondos y gastos anticipados, debo destacar que el gerente de ventas intervendrá en el presupuesto operativo únicamente, así como debe tomar en cuenta que los gastos de venta no deben ser excedidos, esto son, los salarios y bonos pagados a los vendedores, viáticos, agasajos, convenciones entre otros aspectos, para que puedan obtenerse las utilidades correspondientes, ya que los otros departamentos o áreas de la empresa dependen de dicho presupuesto, señalo en seguida los métodos a tener en consideración para determinar los niveles del presupuesto, estos son: permisible, es decir, las empresas asignan gastos en cantidad exagerada sin basarse en estimaciones cuantitativas, el método de porcentaje de ventas, que esta basado en dicho porcentaje, fácil de utilizar por basarse en patrones de gastos, imitar a la competencia puede ser otro método para determinar un presupuesto, siempre y cuando pueda ser adaptado a las necesidades con que se cuenta; me parece de vital importancia dar a conocer ciertos factores para que un gerente de ventas tenga el éxito deseado en el presupuesto elaborado, entre los que puedo destacar, se encuentran los Neevia docConverter 5.1 - 44 - siguientes: debe existir el compromiso y dedicación de la organización, es decir que todas las áreas se encuentren debidamente comunicadas y abiertas a la colaboración de su realización, así como mostrar en todo momento flexibilidad para formular el presupuesto, ya que debe permitirse que los resultados se ajusten con facilidad, ya que no serán los mismos que se presupuestaron con anterioridad. Es de esta forma como concluyo que un presupuesto de ventas es el eje de los demás presupuestos elaborados dentro de una organización y que su elaboración requiere de la siguiente secuencia: • Determinarclaramente el objetivo que se desea alcanzar respecto al nivel de ventas de un periodo determinado, así como manejar las estrategias con las que se llevo a cabo para lograrlo. • Realizar un estudio futuro de la demanda, apoyado en ciertos métodos que garanticen la objetividad de los datos, análisis de la compañía, análisis de regresión y correlación. • Elaborar el presupuesto, tratando de dividirlo por zonas, divisiones, líneas, de tal forma que facilite su ejecución y a su vez basado en los datos deseados para el futuro que generó el pronóstico de ventas según el criterio de los ejecutivos y responsables de la toma de decisiones en el área de ventas. Neevia docConverter 5.1 - 45 - Una vez elaborado el presupuesto de ventas, este debe ser comunicado a todas las áreas de la organización para que se planifique el presupuesto de insumos a emplearse. El presupuesto de ventas aconsejo se tome en consideración dos partes, estas son: el programa de ingresos, es decir, los beneficios que se obtendrán como consecuencia de la ejecución de las ventas y por otro lado, el programa de gastos, que clasifica los gastos fijos, tales como: salarios a vendedores o el seguro de los automóviles, y los gastos variables, que son: las comisiones y finalmente dicho presupuesto debe estar orientado en optimizar la relación ventas-gastos comerciales y poniendo énfasis en que las ventas son un medio para lograr un fin determinado o previamente establecido. Los métodos para elaborar un presupuesto de ventas pueden ser: • Ajuste sobre el año anterior: fundamentado en el presupuesto del año inmediato anterior, corregido por alguna eventualidad de mayor grado, como lo puede ser una inflación, de este modo la empresa asegura no modificar la estrategia del año anterior. • Ajuste sobre la previsión de ventas: basada en el cálculo del pronóstico en función del volumen de ventas estimado previamente, cuando se realizo el pronóstico de ventas. Neevia docConverter 5.1 - 46 - 3.2.1. EJEMPLO PRESUPUESTO DE VENTAS Tomando en consideración que la fórmula para obtener el presupuesto de ventas es: Pv= [(V+F) E] A, señalo lo siguiente: Pv= Presupuesto de ventas V= Ventas del año anterior F= Factores Específicos de ventas a= Factores de ajuste b= Factores de cambio c= Factores corrientes de crecimiento E= Fuerzas económicas generales (% estimado de realización previsto por economistas) A= Influencia administrativa (% estimado de realización por parte de la empresa) Ejemplo 1 por cada producto V= Ventas del año anterior = $7, 000,000 F= Factores específicos de ventas: a= - 400,000 b= + 500,000 c= + 500,000 E= Fuerzas económicas generales: -5% A= Influencia administrativa +10% Sustituyendo en la formula: Pv= [(7, 000,000+600,000) 0.95] 1.10 Pv= (7, 600,000 * 0.95) 1.10 Pv= 7, 220,000 *1.10 Pv= 7, 942, 000 Neevia docConverter 5.1 - 47 - Ejemplo 2 por cada producto V= Ventas del año anterior = $9, 000,000 F= Factores específicos de ventas: a= + 600,000 b= - 250,000 c= + 10% E= Fuerzas económicas generales: +8% A= Influencia administrativa (nada) Sustituyendo en la formula: Pv= [(9, 000,000+1, 250,000) 1.08] 1.00 Pv= (10, 250,000 * 1.08) 1.00 Pv= $11, 070,000 EJERCICIO POR PRODUCTO 1 CUADRO DEL PRESUPUESTO DE VENTAS Ventas del ejercicio anterior 7,000,000.00 Factores Específicos de las ventas a) De ajuste: bajarán las ventas -400,000.00 b) De cambio: aumentarán las ventas 500,000.00 c) Corrientes de crecimiento 500,000.00 $600,000.00 Presupuesto con factores específicos de ventas $7,600,000.00 Factores económicos El economista considera que las ventas bajarán en un 5% -$380,000.00 Presupuesto hasta factores económicos generales $7,220,000.00 Factores por influencia administrativa Neevia docConverter 5.1 - 48 - Se estima un aumento del 10% $722,000.00 Importe de ventas del ejercicio $7,942,000.00 EJERCICIO POR PRODUCTO 2 CUADRO DEL PRESUPUESTO DE VENTAS Ventas del año anterior $9,000,000.00 Factores específicos de las ventas a) De ajuste: subirán las ventas $600,000.00 b) De cambio: bajarán las ventas -$250,000.00 c) Corrientes de crecimiento 10.0% $1,250,000.00 Presupuesto con factores específicos de ventas $10,250,000.00 Factores económicos Existe un 8% $820,000.00 Presupuesto hasta factores económicos generales $11,070,000.00 Factores por influencia administrativa No existe factor $11,070,000.00 Importe de ventas del ejercicio $11,070,000.00 Neevia docConverter 5.1 - 49 - 3.3. RUTAS DE VENTA Considero importante y aconsejable el ordenar las visitas a los clientes a través de la fijación de rutas, esto con la finalidad de evitar que los vendedores invadan terrenos de otros compañeros y para brindar un mejor servicio al cliente final, al contar con una excelente administración de los tiempos, lo que da como resultado mayor productividad. Al hablar de rutas de venta me refiero a los desplazamientos que tienen que realizar los vendedores para visitar a sus clientes, las rutas y la organización de las visitas tanto a clientes potenciales como actuales debe realizarse a partir de la información comercial obtenida, esta fijación de rutas debe ser en función de factores siguientes: • FRECUENCIA DE VISITAS: Basándose en las características de cada cliente, del número de clientes existente en cada territorio, de cada segmento de clientes y del tipo de visitas que se vaya a realizar. • TIPOS DE VISITA: Según sea el tipo de visita, entre los que puedo mencionar: Neevia docConverter 5.1 - 50 - 1. Visita de promoción: Es cuando se da a conocer la empresa, es decir, señalando las características de los productos y/o servicios ofrecidos, así como los beneficios de su empleo. 2. Visita de venta: Efectuadas por la solicitud de algún cliente determinado o por el mismo vendedor para tratar un tema en específico, plantear o negociar una venta, intentando en todo momento lograr el cierre de la misma. 3. Visita de seguimiento: Observar el impacto obtenido de las ofertas y propuestas realizadas a los clientes, esto con el fin de hacer aclaraciones, modificaciones, o negociar las condiciones en base a la opinión y percepción del cliente. 4. Visita de mantenimiento a clientes: Realizadas con la firme intención de mantener relación y contacto con el cliente, para profundizar en el conocimiento de sus necesidades y predecir las compras que efectuara en un futuro. • ITINERARIOS A SEGUIR: Formados por el orden de la sucesión de las visitas dentro de una misma jornada de trabajo o de un periodo establecido. 1. ITINERARIO POR ZONA GEOGRÁFICA: Dentro del mismo territorio, es decir, ya sea regional, provincial, zonal o local, llevando consigo costes Neevia docConverter 5.1 - 51 - importantes en tiempo y recursos para la empresa, por lo que aconsejo reunir la mayor cantidad de clientes en base a su proximidad para reducir en lo posible dichos costos. 2. ITINERARIOS DE VISITAS DE MANTENIMIENTO 3. ITINERATIOS URBANOS: Si un gerente de ventas desea aprovechar el tiempo y reducir los costes, se agrupan los clientes teniendo en consideración la frecuencia con que se les visita de tal manera que si se ubican en una zona o barrio determinado, puedan visitarse varios clientes con rapidez sin utilizar medios de transporte. La fijación de rutas es una técnica empleada para alcanzar el mayor aprovechamiento del tiempo de los vendedores, esto mediante el estudio y establecimiento de circuitos eficientes para el desplazamiento de los mismos, ya que con lo anterior, se reduce toda posible causa de fatiga en la fuerza de ventas,los gastos son menos, existe la facilidad de localizar a los vendedores de manera rápida y puede ser cubierto todo el mercado de los clientes de la empresa. Me parece conveniente señalar que tanto el gerente de ventas como el vendedor mismo, deben contra con la suficiente información para establecer un buen plan de rutas, dicha información es: contar con la dirección de los clientes, el número y frecuencia con que han sido visitados, la distancia existente entre la oficina y el cliente, verificar el transporte a utilizar y el mapa del territorio que Neevia docConverter 5.1 - 52 - servirá como apoyo, a su vez recomiendo que dicha fijación, sea de dos formas, estas son: • RECTAS: Comenzando en la oficina y finalizando con la visita. • CIRCULAR: Iniciando el día en la oficina y terminando en la misma. Por lo que puedo concluir que el estudio de rutas, es la previsión y coordinación, en tiempo y estado de los traslados y movimientos realizados por los vendedores, dicho itinerario para visitar oportunamente a los clientes, debe ser diseñado con ayuda de los vendedores, ya que ellos son los que conocen realmente el territorio, aconsejando que el gerente de ventas, tome como punto de partida la ubicación física de los clientes, la frecuencia de las visitas y su duración, no dejar en el olvido a ningún cliente, estimar los posibles tiempos de espera y considerar de igual forma todas las actividades complementarias a la propia venta, minimizar los recorridos y periodificar la ruta, esto es por semanas, que a su vez pueden subdividirse en días. Neevia docConverter 5.1 - 53 - 3.4. CUOTAS DE VENTA La cuota de ventas se refiere a lo que cada miembro de la fuerza de ventas debe vender en un tiempo determinado, en base al lo establecido por el pronostico de ventas, esta tarea sirve para evaluar el desempeño de los vendedores, incentivarlos a través de un plan motivacional mencionado más adelante, llevar un control de sus actividades, y el conocimiento de ellos, lo que nos llevará a analizar las fortalezas y debilidades de la estructura de ventas, las cuotas de venta que puedo destacar son: los volúmenes de venta, cuotas financieras, cuotas de actividades y la combinación de las anteriores. Dichas cuotas debo señalar que deben cumplir con características tales como: deben ser específicas, es decir, definidas a un vendedor determinado, en una zona establecida, en un periodo dado y por el producto y/o servicio a que se refiere, estas también que sean cuantificables, de nada servirá al gerente de ventas que no sean expresadas en cifras, deben determinarse por unidades monetarias o por productos, sencillas para que todos los vendedores puedan comprenderlas y con esto puedan aceptarlas y cumplirlas, realistas para que puedan lograrse, negociadas a su vez con los vendedores y formalizadas a través de la firma tanto del vendedor como del responsable del área de ventas, facilitando la tarea del control y evaluación del desempeño de la fuerza de ventas. Neevia docConverter 5.1 - 54 - Por lo que puedo concluir que las cuotas de venta, reflejan el nivel de actividad esperado fijado a los vendedores o al territorio de ventas, con el cual puede medirse el desempeño real, una cuota de venta debe establecerse, indicando lo que se debería vender en un año o por producto, método que sirve para retribuir al vendedor en relación al cumplimiento de dicha cuota, a continuación mencionaré tres criterios necesarios para el establecimiento de una cuota de venta, estos son: establecer una cuota elevada, que es el implementar una cuota más alta que los demás representantes de venta pueden lograr, pero señalando que pueden ser alcanzadas de igual forma y no son algo imposible o absurdo, en cambio cuando hablo del establecimiento de una cuota modesta, significa el definir una cuota que puede ser alcanzada por la mayoría de los representantes de venta, finalmente si lo que se requiere es la implementación de una cuota variable, me refiero a considerar las diferencias y características individuales que pueden existir entre los vendedores para lograr la cuota establecida. 3.4.1. EJEMPLO CUOTAS DE VENTA: Las cantidades establecidas para las cuotas de venta, están expresadas en pesos, a su vez se indica la cantidad que debe lograrse y lo que se obtuvo, esta operación fue efectuada en cuatrimestres, debido al tamaño de las áreas que se manejaron para la asignación de las cuotas, como mecanismo de control y Neevia docConverter 5.1 - 55 - evaluación del desempeño puede verse el porcentaje de eficiencia logrado en cada uno de los vendedores en los años 2006 y 2007. JUNIOR`S SPORTS S.A. de C.V. ASIGNACIÓN DE CUOTAS AÑO 2006 VENDEDOR A VENDEDOR B VENDEDOR C VENDEDOR D VENDEDOR E TOTAL REALIZADO EFECTIVIDAD 1er cuatrimestre 100.0 500.0 250.0 300.0 150.0 1,300.0 1,250.0 96.0% 2do cuatrimestre 100.0 550.0 300.0 300.0 100.0 1,350.0 1,200.0 89.0% 3er cuatrimestre 150.0 600.0 350.0 350.0 200.0 1,650.0 1,500.0 91.0% 4to cuatrimestre 200.0 500.0 250.0 400.0 150.0 1,500.0 1,500.0 100.0% ASIGNACIÓN DE CUOTAS AÑO 2007 VENDEDOR A VENDEDOR B VENDEDOR C VENDEDOR D VENDEDOR E TOTAL REALIZADO EFECTIVIDAD 1er cuatrimestre 300.0 500.0 250.0 600.0 150.0 1,800.0 1,300.0 72.0% 2do cuatrimestre 200.0 700.0 300.0 400.0 200.0 1,800.0 1,250.0 69.0% 3er cuatrimestre 150.0 600.0 450.0 250.0 600.0 2,050.0 1,500.0 74.0% 4to cuatrimestre 500.0 250.0 250.0 400.0 150.0 1,550.0 1,450.0 94.0% Elabora:________________ Revisa:________________ Fecha de Revisión: 04/06/2006 Neevia docConverter 5.1 - 56 - 3.5. TERRITORIO DE VENTAS Primeramente definiré la palabra territorio, que significa una porción cualquiera de superficie terrestre sobre la que se desarrolla una actividad, siendo esto puedo desatacar que un territorio de ventas será el área en donde se agruparan los clientes reales y potenciales que cumplan características semejantes, a su vez debo señalar también que un cliente real es toda aquella persona, empresa o institución que le hace compras a la organización en forma continua o en una fecha reciente, a su vez un cliente potencial es toda aquella persona, empresa o institución que no le hace compras a la organización pero que en un futuro podrá realizarlas debido al poder, autoridad y deseo de efectuar la compra. Dicha agrupación de clientes podrá ser definida según el giro o actividad de la empresa, pudiendo ser divididos en sector banca y seguros, sector alimentación, sector tecnológico, sector automotor, sector textil, sector industrial por mencionar algunos; todo territorio debe estar claramente definido y contar un el potencial parecido, esto para evitar injusticias y diferencia en las condiciones de pago entre los vendedores, aconsejo que el número de vendedores necesarios para cubrir dicho territorio, esta en función del numero de clientes que se desea atender, las visitas que cada vendedor debe realizar, ya sea mensual o semanalmente, el tiempo de duración de cada una y la jornada laboral de cada vendedor, de igual forma puedo sugerir que no se encuentren dos vendedores dentro de un mismo territorio, a menos que debido a la cantidad de clientes existentes deba efectuarse Neevia docConverter 5.1 - 57 - dicha elección, ya que si existen dos vendedores, estos pueden repetir clientes, lo que causaría confusión y malestar, así como insatisfacción de parte de los clientes, por lo que nombrar un vendedor para cada territorio, brinda al individuo la responsabilidad de que es el único que opera en una zona determinada, el trabajar de esta manera proporciona beneficios como: el conocimiento global del cliente y de sus necesidades, al establecer una relación de confianza entre el vendedor y el
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