GRUP-ADMINIS-SALARIOS

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Dirección General 
 
 
 
 
 
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
 
 
Dependencia 
CÓDIGO 
SERIES DOCUMENTALES 
Tradición 
Documental 
Retención 
(años) 
Disposición 
Final 
 
PROCEDIMIENTO 
SERIE SUB-
SERIE 
 Soporte Físico Soporte 
Electró
nico 
Archivo 
Gestión 
Archivo 
Central 
CT Tecnologia de Conservación 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
S 
 
 
 
E 
 
Original Copia SF SE M 
 
D 
 
 
CONVENCIONES 
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS 
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla 
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental 
SECRETARIA GENERAL 
 
Nombre Grupo de Administración de Salarios 1 
 
SECRETARIA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versión 2013 
 
 
 Vo. Bo. Orlando Paez Galindo, Coordinador Grupo de Administración de Salarios - Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014 
 
1-2027 141 NÓMINA 
 
 01 Planillas de Nómina X X 1 79 X X X 
 Conservar totalmente como garante de derechos 
fundamentales de los ex funcionarios, genera 
valor secundario de carácter legal, fiscal e 
histórico, sea plica digitalización certificada para 
garantizar la consulta. 
 Resumen de Nómina X 
 Listado de Bancos X 
 Certificación de Pago de Nómina X 
 Reportes de Tiempo Suplementario X 
 
 Resoluciones de Nombramiento Provisional y 
Ordinarios 
 X 
 
 
 
 
 
 Certificación de Cuenta bancaria X 
 Contratos de Aprendizaje X 
 Contratos de Trabajador Oficial X 
 Resoluciones Novedades de personal, 
Quinquenios, Prima Técnica, Préstamos 
Calamidad, Vacaciones en dinero 
 X 
 
 
 
 
 
 Licencias no remuneradas X 
 Libranzas con Entidades Financieras X 
 Libranzas de Servicio Médico Asistencial X 
 Solicitud de Auxilio Educativo T.O. X 
 Solicitud de Auxilio para Anteojos de T.O. X 
 Solicitud de Prima de Nacimiento X 
 Solicitud de Prima de Matrimonio X 
 Embargos X 
 Autorización Descuento Préstamos Vivienda X 
 Ascensos T.O X 
 Resolución Auxilio Funerario X 
 Primas coordinación X 
 
 
Dirección General 
 
 
 
 
 
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
 
 
Dependencia 
CÓDIGO 
SERIES DOCUMENTALES 
Tradición 
Documental 
Retención 
(años) 
Disposición 
Final 
 
PROCEDIMIENTO 
SERIE SUB-
SERIE 
 Soporte Físico Soporte 
Electró
nico 
Archivo 
Gestión 
Archivo 
Central 
CT Tecnologia de Conservación 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
S 
 
 
 
E 
 
Original Copia SF SE M 
 
D 
 
 
CONVENCIONES 
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS 
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla 
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental 
SECRETARIA GENERAL 
 
Nombre Grupo de Administración de Salarios 2 
 
SECRETARIA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versión 2013 
 
 
 Vo. Bo. Orlando Paez Galindo, Coordinador Grupo de Administración de Salarios - Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014 
 
 Reducciones de suspensiones X 
 Auxilio Educativo EP X 
 Aportes Voluntarios a Pensión X 
 Reporte de Pensionados X 
 Reporte de liquidación de Viáticos X 
 009 AUTOLIQUIDACION MENSUAL DE APORTES X 1 9 X 
Se elimina cumplido el tiempo de retención 
porque no genera ningún valor secundario. 
 Comprobante de Pago de Seguridad Social X X 
 Recibo de Incapacidades EPS X X 
 Planilla Resumen Detallado de Pago por 
Sucursal 
X 
X 
 
 
 
 
 Reportes sobre Diferencias de Nomina y 
Sistema de Seguridad Social 
X 
X 
 
 
 
 
 Comprobantes Traslado entre Fondos y EPS X 
 120 LIQUIDACIÓN DE CESANTÍAS 
 01 Liquidación Cesantías Sena X 1 9 X 
Documento de trámite, cumplido el tiempo de 
retención se debe eliminar 
 Solicitud de Liquidación y Pago de Cesantías X 
 Resolución de Liquidación y Pago de 
Cesantías Parciales o Definitivas 
 X 
 
 
 
 
 
 Notificación de Resolución X 
 Recursos de Reposición X 
 Resolución Resolviendo recurso X 
 Notificación X 
 Remisión de Liquidación para Pago X 
 02 Liquidación Cesantías Fondo Nacional del 
Ahorro 
 
 
1 9 
 
 
 Documento de trámite, cumplido el tiempo de 
retención se debe eliminar 
 Certificación de Pago de Cesantías al Fondo 
Nacional del Ahorro 
 X 
 
 
 
 
 
Dirección General 
 
 
 
 
 
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
 
 
Dependencia 
CÓDIGO 
SERIES DOCUMENTALES 
Tradición 
Documental 
Retención 
(años) 
Disposición 
Final 
 
PROCEDIMIENTO 
SERIE SUB-
SERIE 
 Soporte Físico Soporte 
Electró
nico 
Archivo 
Gestión 
Archivo 
Central 
CT Tecnologia de Conservación 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
S 
 
 
 
E 
 
Original Copia SF SE M 
 
D 
 
 
CONVENCIONES 
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS 
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla 
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental 
SECRETARIA GENERAL 
 
Nombre Grupo de Administración de Salarios 3 
 
SECRETARIA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versión 2013 
 
 
 Vo. Bo. Orlando Paez Galindo, Coordinador Grupo de Administración de Salarios - Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014 
 
 Relación de Pago de la Dirección General y 
Regionales 
 X 
 
 
 
 Comprobante de Pago Cesantías al Fondo 
Nacional del Ahorro 
 X 
 
 
 
 Solicitud de traslado al FNA o FNV X 
 Traslados entre el FNA – FNV o viceversa X 
 Certificación de Cesantías expedida por las 
Regionales 
 XComunicación legalización traslados X 
 Solicitud de Retiro Parcial y Definitivo de 
Cesantías 
 X 
 Solicitud de Aclaración a liquidación de 
Cesantías FNA y/o al FNV 
 X 
 Consolidado Anual X 
 032 CERTIFICACIONES 
 
06 Certificación de Devengados X 5 0 X 
Surtidos los tramites y cumplidos los tiempos de 
retención se pueden eliminar, no generan valor 
secundario 
 Solicitud de Certificación X 
 Certificaciones X 
 Remisión de Certificados X 
 104 INFORMES 
 
 08 Informes de Gestión 
 
X 1 4 X 
Soporta únicamente la gestión anual de la 
Entidad. Esta Información está consolidada en 
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina 
una vez culminado el tiempo de retención. 
 Informe X