GRUP-RELACIO-LABORALES

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Dirección General 
 
 
 
 
 
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
 
 
Dependencia 
CÓDIGO 
SERIES DOCUMENTALES 
Tradición 
Documental 
Retención 
(años) 
Disposición 
Final 
 
PROCEDIMIENTO 
SERIE SUB-
SERIE 
 Soporte Físico Soporte 
Electró
nico 
Archivo 
Gestión 
Archivo 
Central 
CT Tecnologia de Conservación 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
S 
 
 
 
E 
 
Original Copia SF SE M 
 
D 
 
 
CONVENCIONES 
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS 
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla 
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental 
SECRETARIA GENERAL 
 
Nombre Grupo de Relaciones Laborales 1 
 
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versión 2013 
 
 
 
 Vo. Bo. Gilma Patricia Ramírez Rodríguez, Coordinadora Grupo de Relaciones Laborales - Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014 
 
1-2021 
 
001 ACTAS 
 
 
 
 
 
03 Actas Comisión de Personal 
X 
 
X 1 9 X X 
La serie documental se conserva en su totalidad 
porque soporta decisiones administrativas 
 Convocatorias 
 Actas X 
 Anexos al Acta X 
 08 Actas Comité Convencional X X 1 9 X X 
La serie documental se conserva en su totalidad 
porque soporta decisiones administrativas 
 Citaciones a Comité X 
 Actas de comité Convencional X X 
 Anexos al Acta X X 
 
 Solicitudes para Estudio de Comité 
Convencional 
X X 
 
 
 13 Actas Comité Nacional de evaluación del 
Sistema Salarial Evaluación por Meritos 
(SSEMI) 
X 
 
X 1 9 X X 
 La serie documental se conserva en su totalidad 
porque soporta decisiones administrativa 
 Acta X X 
 Anexos al Acta X X 
 
014 ASIGNACIÓN DE PRIMA TÉCNICAS 
 
X 5 0 X 
Se elimina porque pierde vigencia administrativa. 
El original de la resolución de asignación queda 
en el consecutivo de Resoluciones y una copia 
de la misma se conserva en el expediente de la 
historia laboral 
 Solicitud del Funcionario X 
 Concepto Técnico X 
 Solicitud de Certificación de Estudios y 
Experiencia 
 X 
 
 
 
 
 Solicitud de Disponibilidad Presupuestal x 
 Certificado de Disponibilidad Presupuestal X 
 Resolución de Adjudicación X 
 032 CERTIFICACIONES 
 
 
Dirección General 
 
 
 
 
 
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
 
 
Dependencia 
CÓDIGO 
SERIES DOCUMENTALES 
Tradición 
Documental 
Retención 
(años) 
Disposición 
Final 
 
PROCEDIMIENTO 
SERIE SUB-
SERIE 
 Soporte Físico Soporte 
Electró
nico 
Archivo 
Gestión 
Archivo 
Central 
CT Tecnologia de Conservación 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
S 
 
 
 
E 
 
Original Copia SF SE M 
 
D 
 
 
CONVENCIONES 
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS 
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla 
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental 
SECRETARIA GENERAL 
 
Nombre Grupo de Relaciones Laborales 2 
 
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versión 2013 
 
 
 
 Vo. Bo. Gilma Patricia Ramírez Rodríguez, Coordinadora Grupo de Relaciones Laborales - Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014 
 
 03 Certificación laborales 
 X 5 0 X 
Surtidos los tramites y cumplidos los tiempos de 
retención se pueden eliminar, no generan valor 
secundario 
 Solicitud de Expedición de bono X 
 Expedición de Bono X X 
 Remisión de Bono X X 
 061 ELECCIÓN DE REPRESENTANTES 
 01 Elección de Representantes Comisión de 
Personal 
 
X 2 1 
 
X 
Documentos de trámite. Cumplido el tiempo de 
retención se puede eliminar. No genera valores 
secundarios. 
 Convocatorias a Elección X 
 Inscripciones de Candidatos X 
 Formato Verificación de Candidatos inscritos X X 
 Instructivo Electoral X 
 Modelo de Voto X 
 Designación de Jurados X X 
 Avisos de Invitación a Comisiones Electorales X 
 Acta de Instalación de Mesa X X 
 Registro General de Jurados X 
 Actas de Comisión Escrutadora X X 
 Formato de Recibo y/o Devolución de 
documentos Electorales 
X X 
 
 
 
 
 Registro de Sufragantes X X 
 Registro General de Votantes X X 
 Actas de Escrutinio General X X 
 Lista General de Votantes X X 
 Comunicación de Notificación de Elección X 
 Resolución de Conformación Oficial de la 
Comisión de Personal por Regional 
 X X 
 
 
 
 
 
 
Dirección General 
 
 
 
 
 
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
 
 
Dependencia 
CÓDIGO 
SERIES DOCUMENTALES 
Tradición 
Documental 
Retención 
(años) 
Disposición 
Final 
 
PROCEDIMIENTO 
SERIE SUB-
SERIE 
 Soporte Físico Soporte 
Electró
nico 
Archivo 
Gestión 
Archivo 
Central 
CT Tecnologia de Conservación 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
S 
 
 
 
E 
 
Original Copia SF SE M 
 
D 
 
 
CONVENCIONES 
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS 
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla 
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental 
SECRETARIA GENERAL 
 
Nombre Grupo de Relaciones Laborales 3 
 
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versión 2013Vo. Bo. Gilma Patricia Ramírez Rodríguez, Coordinadora Grupo de Relaciones Laborales - Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014 
 
 
092 HISTORIAS LABORALES 
 
X 1 79 
 
 
 
X X 
Se conserva totalmente, como evidencia del 
proceso de talento humano, genera valores 
secundarios de carácter legal, fiscal e histórico. 
Fuente de consulta para garantizar derechos de 
los ex funcionarios 
 -Capítulo I. Trayectoria Laboral- 
 Solicitud empleo X 
 Formato Único de Hoja de Vida X 
 Copia Cédula de Ciudanía X 
 Constancias de Trabajo X 
 Antecedentes Disciplinarios X 
 Resultados Concurso X 
 Solicitud Examen Médico X 
 Resultado Examen Médico y Renuncias 
Médicas 
X 
 
 
 
 
 Resolución de Elegibilidad X 
 Contrato o Resolución de Nombramiento X 
 Acta de Posesión de Nombramiento X 
 Adición a Contrato X 
 Inscripción en Carrera Administrativa X 
 Resolución Inscripción Carrera Administrativa X 
 Notificación de Resolución Inscripción X 
 Felicitaciones X 
 Resoluciones de Ascenso X 
 Resolución de Incorporación a Planta de 
Personal 
 X 
 
 
 
 
 Solicitudes de Traslado X 
 Resoluciones de Encargo X 
 Acta de Posesión de Encargo X 
 Resolución de Terminación de Encargo X 
 Resoluciones de Asignación Funciones X 
 
 
Dirección General 
 
 
 
 
 
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
 
 
Dependencia 
CÓDIGO 
SERIES DOCUMENTALES 
Tradición 
Documental 
Retención 
(años) 
Disposición 
Final 
 
PROCEDIMIENTO 
SERIE SUB-
SERIE 
 Soporte Físico Soporte 
Electró
nico 
Archivo 
Gestión 
Archivo 
Central 
CT Tecnologia de Conservación 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
S 
 
 
 
E 
 
Original Copia SF SE M 
 
D 
 
 
CONVENCIONES 
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS 
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla 
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental 
SECRETARIA GENERAL 
 
Nombre Grupo de Relaciones Laborales 4 
 
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versión 2013 
 
 
 
 Vo. Bo. Gilma Patricia Ramírez Rodríguez, Coordinadora Grupo de Relaciones Laborales - Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014 
 
 Resolución de Terminación de Nombramiento 
Provisional 
 X 
 
 
 
 
 Certificaciones laborales X 
 Declaración de Bienes y Rentas X 
 Resoluciones de Traslado X 
 Actualización Carrera Administrativa X 
 Autorizaciones Embargos X 
 Comunicación y Resolución de Sanciones X 
 Llamadas de Atención X 
 Orden Judicial de Embargo X 
 Levantamiento de Embargo X 
 Resolución Insubsistencia X 
 Notificación de Resolución de Insubsistencia X 
 Resolución de Aceptación Renuncia X 
 Notificación Insubsistencia X 
 Examen Médico de Egreso X 
 Paz y Salvo Administrativo X 
 -Capítulo II. Educación- Capacitación-Evaluación 
del Desempeño 
 
 
 
 
 
 Certificados de Estudio y Diplomas X 
 Solicitudes Inscripción Cursos de Capacitación X 
 Cartas de Compromiso de Cumplimiento 
Capacitación 
X 
 
 
 
 
 Permisos de Capacitación X 
 Resoluciones de Apoyo de Capacitación 
Pregrado Postgrado 
X 
 
 
 
 
 Resoluciones de Comisiones de Estudio X 
 Solicitudes de Beca de Estudios X 
 Evaluación del Desempeño X 
 Notificación Resultado Evaluación 
 
 
Dirección General 
 
 
 
 
 
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
 
 
Dependencia 
CÓDIGO 
SERIES DOCUMENTALES 
Tradición 
Documental 
Retención 
(años) 
Disposición 
Final 
 
PROCEDIMIENTO 
SERIE SUB-
SERIE 
 Soporte Físico Soporte 
Electró
nico 
Archivo 
Gestión 
Archivo 
Central 
CT Tecnologia de Conservación 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
S 
 
 
 
E 
 
Original Copia SF SE M 
 
D 
 
 
CONVENCIONES 
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS 
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla 
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental 
SECRETARIA GENERAL 
 
Nombre Grupo de Relaciones Laborales 5 
 
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versión 2013 
 
 
 
 Vo. Bo. Gilma Patricia Ramírez Rodríguez, Coordinadora Grupo de Relaciones Laborales - Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014 
 
 Recursos Contra Evaluación del Desempeño X 
 Resolución que Resuelve el recurso X X 
 Acta de Notificación X X 
 Solicitud de Impedimento X X 
 Resolución de Impedimento y Designación de 
Nuevo Evaluador 
 X 
 
 
 
 
 Comunicación Remisoria de la Resolución X X 
 -Capítulo III. Vacaciones-Licencias y Permisos- 
 Resoluciones de Vacaciones X 
 Notificación Resoluciones X 
 Autorizaciones por Vacaciones Anticipadas X 
 Solicitudes Licencias X 
 Resoluciones de Licencias X 
 Autorizaciones Permisos X 
 -Capítulo IV. Pagos y Deducciones- 
 Liquidaciones de Cesantías X 
 Formularios Declaraciones de Renta X 
 Solicitudes Liquidación y Pago Cesantías X 
 Resolución y Pago Cesantías X 
 Afiliación Fondo de Vivienda X 
 Afiliación Fondo de Cesantías X 
 Afiliación Fondo de Pensión XAfiliación Fondo Nacional del Ahorro de 
Vivienda 
X 
 
 
 
 
 Resolución Pago por Bonificación y Prima de 
Antigüedad 
 X 
 
 
 
 
 Solicitud de cuota parte Pensional X 
 Respuesta a Solicitud de Cuota Parte 
Pensional 
 X 
 
 
 
 
 
 
Dirección General 
 
 
 
 
 
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
 
 
Dependencia 
CÓDIGO 
SERIES DOCUMENTALES 
Tradición 
Documental 
Retención 
(años) 
Disposición 
Final 
 
PROCEDIMIENTO 
SERIE SUB-
SERIE 
 Soporte Físico Soporte 
Electró
nico 
Archivo 
Gestión 
Archivo 
Central 
CT Tecnologia de Conservación 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
S 
 
 
 
E 
 
Original Copia SF SE M 
 
D 
 
 
CONVENCIONES 
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS 
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla 
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental 
SECRETARIA GENERAL 
 
Nombre Grupo de Relaciones Laborales 6 
 
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versión 2013 
 
 
 
 Vo. Bo. Gilma Patricia Ramírez Rodríguez, Coordinadora Grupo de Relaciones Laborales - Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014 
 
 -Capítulo V. Bienestar Social e Incapacidades- 
 Inscripción y Retiro Seguro Social o EPS X 
 Recomendaciones Médicas y Tratamientos 
Especiales 
X 
 
 
 
 
 Informes Accidentes Laborales X 
 Incapacidades Laborales X 
 Registros Civiles Funcionarios, Matrimonio e 
Hijos 
X 
 
 
 
 
 Resoluciones Auxilio Funerario X 
 Resoluciones Préstamos Calamidad 
Doméstica 
 X 
 
 
 
 
 143 NOVEDADES DE PERSONAL 
 
01 Novedades de Personal de las Regionales 
 
X 1 0 X 
Eliminar cumplido el tiempo de retención. La 
información es consolidada en la Planta de 
Personal de la Entidad y los actos 
administrativos reposan en la Historia Laboral de 
los funcionario 
 Solicitudes Regionales X 
 Verificación de requisitos X 
 Conceptos Técnicos X 
 Autorizaciones X 
 Actos Administrativos X 
 Respuestas a Solicitudes X 
 Informe Consolidado de Novedades 
 02 Novedades de Personal de la Dirección 
General 
 
X 1 0 X 
Eliminar cumplido el tiempo de retención. La 
información es consolidada en la Planta de 
Personal de la Entidad y los actos 
administrativos reposan en la Historia Laboral de 
los funcionario 
 Solicitudes X 
 Verificación de Requisitos X 
 
 
Dirección General 
 
 
 
 
 
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
 
 
Dependencia 
CÓDIGO 
SERIES DOCUMENTALES 
Tradición 
Documental 
Retención 
(años) 
Disposición 
Final 
 
PROCEDIMIENTO 
SERIE SUB-
SERIE 
 Soporte Físico Soporte 
Electró
nico 
Archivo 
Gestión 
Archivo 
Central 
CT Tecnologia de Conservación 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
S 
 
 
 
E 
 
Original Copia SF SE M 
 
D 
 
 
CONVENCIONES 
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS 
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla 
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental 
SECRETARIA GENERAL 
 
Nombre Grupo de Relaciones Laborales 7 
 
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versión 2013 
 
 
 
 Vo. Bo. Gilma Patricia Ramírez Rodríguez, Coordinadora Grupo de Relaciones Laborales - Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014 
 
 Conceptos Técnicos X 
 Autorizaciones X 
 Actos Administrativos X 
 Respuestas a Solicitudes X 
 Informe Consolidado 
 03 Sollicitudes Autorizaciones para 
Nombramiento 
 
X 1 0 X 
Eliminar cumplido el tiempo de retención. La 
información es consolidada en la Planta de 
Personal de la Entidad y los actos 
administrativos reposan en la Historia Laboral de 
los funcionario 
 Postulación para Encargo X 
 Sollicitudes Permiso a la CN S C para 
Proveer Cargo 
 X 
 
 
 
 
 Autorización Comisión Nacional Servicio Civil X 
 Conceptos Técnicos X 
 Resolución es de Nombramiento o Encargo X X 
 167 PROCESO MERITOCRATICO 
 
01 Proceso Meritocrático Directores de Área X X 1 4 
 
 X 
Documentos de trámite. Se conserva la 
documentación que soporta el proceso en la 
historia laboral de la persona seleccionada y 
cumplido el tiempo de retención se eliminan los 
documentos restantes en soporte físico porque 
no soportan valores secundarios. 
 Resolución de Apertura del Proceso X X 
 Presentación de Candidatos X 
 Hoja de Vida de Candidatos X X 
 Acta de Evaluación de candidatos X X 
 Remisión de Acta a la Función Pública X X 
 Resultado de exámenes de la Función Publica X X 
 Resolución de Nombramiento X X 
 
 
Dirección General 
 
 
 
 
 
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
 
 
Dependencia 
CÓDIGO 
SERIES DOCUMENTALES 
Tradición 
Documental 
Retención 
(años) 
Disposición 
Final 
 
PROCEDIMIENTO 
SERIE SUB-
SERIE 
 Soporte Físico Soporte 
Electró
nico 
Archivo 
Gestión 
Archivo 
Central 
CT Tecnologia de Conservación 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
S 
 
 
 
E 
 
Original Copia SF SE M 
 
D 
 
 
CONVENCIONES 
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS 
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla 
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental 
SECRETARIA GENERAL 
 
Nombre Grupo de Relaciones Laborales 8 
 
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de DocumentosVersión 2013 
 
 
 
 Vo. Bo. Gilma Patricia Ramírez Rodríguez, Coordinadora Grupo de Relaciones Laborales - Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014 
 
 
02 Proceso Meritocrático Directores Regionales X X 1 4 
 
X X 
Documentos de trámite. Se conserva la 
documentación que soporta el proceso en la 
historia laboral de la persona seleccionada y 
cumplido el tiempo de retención se eliminan los 
documentos restantes en soporte físico porque 
no soportan valores secundarios. 
 Registro General de Vacantes X X 
 Avisos Públicos de Convocatorias X X 
 Inscripciones a Concurso X 
 Soportes de Inscripción X 
 Hoja de Vida de Aspirantes X X 
 Listado de Admitidos y no Admitidos X X 
 Reclamos X X 
 Respuestas a Reclamos X X 
 Registro de Citación a Pruebas X X 
 Informe de Resultados de Pruebas X X 
 Consolidado de Resultados de Pruebas X 
 Conformación de lista de Elegibles X X 
 Reclamos X X 
 Contestación de reclamos X X 
 Notificación de Elegibilidad y Conformación de 
Terna 
 X X 
 
 
 
 
 Remisión de Terna a Gobernadores X X 
 Selección de Candidato y Remisión a 
Dirección General 
X X 
 
 
 
 
 
03 
Proceso Meritocrático Subdirectores de 
Centro 
X X 1 4 
 
X X 
Documentos de trámite. Se conserva la 
documentación que soporta el proceso en la 
historia laboral de la persona seleccionada y 
cumplido el tiempo de retención se eliminan los 
documentos restantes en soporte físico porque 
no soportan valores secundarios. 
 Registro General de Vacantes X X 
 
 
Dirección General 
 
 
 
 
 
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
 
 
Dependencia 
CÓDIGO 
SERIES DOCUMENTALES 
Tradición 
Documental 
Retención 
(años) 
Disposición 
Final 
 
PROCEDIMIENTO 
SERIE SUB-
SERIE 
 Soporte Físico Soporte 
Electró
nico 
Archivo 
Gestión 
Archivo 
Central 
CT Tecnologia de Conservación 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
S 
 
 
 
E 
 
Original Copia SF SE M 
 
D 
 
 
CONVENCIONES 
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS 
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla 
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental 
SECRETARIA GENERAL 
 
Nombre Grupo de Relaciones Laborales 9 
 
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versión 2013 
 
 
 
 Vo. Bo. Gilma Patricia Ramírez Rodríguez, Coordinadora Grupo de Relaciones Laborales - Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014 
 
 Avisos Públicos de Convocatorias X 
 Inscripciones a Concurso X X 
 Soportes de Inscripción X 
 Informe de Admitidos y no Admitidos X 
 Reclamos X X 
 Respuestas a Reclamos X X 
 Registro de Citación a Pruebas X X 
 Informe de Resultados de Pruebas X X 
 Consolidado de Resultados de Pruebas X X 
 Conformación de lista de Elegibles X 
 Reclamos X X 
 Contestación de reclamos X X 
 Notificación de Elegibilidad X X 
 Remisión de Terna la directora General X 
 Resolución de Nombramiento X X 
 40 CONTRATOS 
 
03 Contratos de Trabajadores Oficiales X 
 
1 79 X X 
Cumplido el tiempo de retención se hace una 
selección cualitativa, de aquellos contratos cuya 
cuantía y objeto incidieron en el cumplimiento de 
la misión de la entidad y generan valor 
secundario como fuente histórica de consulta 
 Aviso de Traslado Horizontal X X 
 Listado de elegibles X X 
 Acta de Inscripciones X X 
 Hojas de Vida de Aspirantes Inscritos X X X 
 Listado de Admitidos X X 
 Reclamaciones X X 
 Respuesta a Reclamaciones X X 
 
 
Dirección General 
 
 
 
 
 
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
 
 
Dependencia 
CÓDIGO 
SERIES DOCUMENTALES 
Tradición 
Documental 
Retención 
(años) 
Disposición 
Final 
 
PROCEDIMIENTO 
SERIE SUB-
SERIE 
 Soporte Físico Soporte 
Electró
nico 
Archivo 
Gestión 
Archivo 
Central 
CT Tecnologia de Conservación 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
S 
 
 
 
E 
 
Original Copia SF SE M 
 
D 
 
 
CONVENCIONES 
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS 
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla 
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental 
SECRETARIA GENERAL 
 
Nombre Grupo de Relaciones Laborales 10 
 
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versión 2013 
 
 
 
 Vo. Bo. Gilma Patricia Ramírez Rodríguez, Coordinadora Grupo de Relaciones Laborales - Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014 
 
 Prueba Psicotécnica X X 
 Registro de Resultados de aplicación de 
Pruebas Psicotécnica 
X 
 
 
 
X 
 Prueba de Conocimiento Técnico teórico y 
Practico 
X 
 
 
 
X 
 Lista de Resultados X X 
 Reclamaciones X X 
 Respuesta a Reclamaciones X X 
 Citaciones a Entrevista X X 
 Formato de Resultados de Entrevista X X 
 Formato de Calificación deHoja de Vida X X 
 Lista de Resultado de la Calificación X X 
 Informe de Resultados X X 
 Acta Final del Concurso X X 
 Lista de Elegibles X X 
 Modificación del Contrato X X 
 Contrato a termino Indefinido X X 
 Ascensos 
 Solicitudes de Ascenso X 
 Planillas de Evaluación de T.O. X 
 Modificaciones al Contrato X X 
 191 
RELACIONAMIENTO CON 
ORGANIZACIONES SINDICALES 
 
 
 
 
02 Permisos Sindicales 
 
X 1 0 X 
Surtido el trámite, se elimina porque pierde sus 
valores administrativos y no genera ningún valor 
secundario. 
 Solicitudes de Permiso X X 
 Resoluciones de autorización X X 
 54 DOTACIÓN 
 
 
Dirección General 
 
 
 
 
 
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
 
 
Dependencia 
CÓDIGO 
SERIES DOCUMENTALES 
Tradición 
Documental 
Retención 
(años) 
Disposición 
Final 
 
PROCEDIMIENTO 
SERIE SUB-
SERIE 
 Soporte Físico Soporte 
Electró
nico 
Archivo 
Gestión 
Archivo 
Central 
CT Tecnologia de Conservación 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
S 
 
 
 
E 
 
Original Copia SF SE M 
 
D 
 
 
CONVENCIONES 
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS 
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla 
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental 
SECRETARIA GENERAL 
 
Nombre Grupo de Relaciones Laborales 11 
 
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versión 2013 
 
 
 
 Vo. Bo. Gilma Patricia Ramírez Rodríguez, Coordinadora Grupo de Relaciones Laborales - Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014 
 
 
01 
Dotación de Ropa de Trabajo y Elementos de 
Protección 
 
X 2 0 X 
Documentos de tramite y gestión administrativa , 
cumplidos los tiempos de retención se pueden 
eliminar, 
 Solicitudes de dotación X 
 Solicitud de conceptos Técnicos X 
 Conceptos Técnicos X 
 Certificación de Cumplimiento de Requisitos X 
 Consolidado de solicitudes aprobadas X 
 Remisión a Dirección Administrativa y 
Financiera 
 X 
 
 
 
 
 066 EVALUACIONES 
 
 11 Evaluaciones De Gerentes Públicos X X 1 0 X 
Documentos de trámite, cumplido el tiempo de 
retención se puede eliminar. Evidencia datos 
estadísticos que están soportados en informes 
anuales de gestión. 
 Acuerdos de Gestión de Gerentes Públicos 
 Instrumentos de Formalización de Acuerdos 
de Gestión para la Evaluación 
X 
 
 
 
 
 Instrumento de Concertación y Evaluación de 
Acuerdos de Gestión 
X 
 
 
 
 
 Solicitudes de Evaluación 
 Notificación de Resultados de la Evaluación X 
 Recurso de Reposición X 
 Respuesta a Recursos X 
 104 INFORMES 
 
 08 Informes de Gestión 
 
X 1 4 X 
Soporta únicamente la gestión anual de la 
Entidad. Esta Información está consolidada en 
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina 
una vez culminado el tiempo de retención. 
 Informe