GRUP-SEGURIDAD-SALUD-TRABAJO

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Dirección General 
 
 
 
 
 
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
 
 
Dependencia 
CÓDIGO 
SERIES DOCUMENTALES 
Tradición 
Documental 
Retención 
(años) 
Disposición 
Final 
 
PROCEDIMIENTO 
SERIE SUB-
SERIE 
 Soporte Físico Soporte 
Electró
nico 
Archivo 
Gestión 
Archivo 
Central 
CT Tecnologia de Conservación 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
S 
 
 
 
E 
 
Original Copia SF SE M 
 
D 
 
 
CONVENCIONES 
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS 
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla 
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental 
SECRETARIA GENERAL 
 
Nombre Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo 1 
 
SECRETARIA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versión 2013 
 
 
V.o. Bo. Mariela Roncancio Ruiz, Coordinador Grupo Seguridad y Salud en el Trabajo - Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014 
 
1-2028 001 ACTAS 
 02 Actas Brigada Emergencia 
 X 1 9 X 
La serie documental se conserva en su totalidad 
porque soporta decisiones administrativas 
 Citaciones a Reunión X 
 Actas de Reuniones X 
 11 Actas Comité Paritario de Salud Ocupacional 
(COPASO) 
X X 1 9 X 
 La serie documental se conserva en su totalidad 
porque soporta decisiones administrativas 
 Citaciones a Reunión X 
 Actas de Reunión del Comité X 
 
25 Actas de Comité de Convivencia Laboral X X 
 
 
 La serie documental se conserva en su totalidad 
porque soporta decisiones administrativas 
 Citación a Reuniones X 
 Actas de Reuniones X X 
 061 ELECCIÓN DE REPRESENTANTES 
 02 Elección Representantes Comité Paritario de 
Salud Ocupacional (COPASO) 
 
X 2 1 
 
X 
Documentos de trámite. Cumplido el tiempo de 
retención se puede eliminar. No genera valores 
secundarios. 
 Convocatorias a Elección X 
 Designación de Jurados X 
 Acta de Cierre de Mesa X X 
 Acta de Instalación de Mesa X X 
 Acta de Comisión Escrutadora X X 
 Registro General de Votantes X X 
 Notificación de Elecciones X 
 Resolución de Conformación Oficial del 
Comité Paritario de Salud Ocupacional 
( COPASO) 
 
X 
 
 
 
 
 
 03 Elección Representantes Comité de 
Convivencia Laboral 
 
X 2 1 
 
 
 
X 
Documentos de trámite. Cumplido el tiempo de 
retención se puede eliminar. No genera valores 
secundarios. 
 Convocatorias a Elección X 
 
 
Dirección General 
 
 
 
 
 
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
 
 
Dependencia 
CÓDIGO 
SERIES DOCUMENTALES 
Tradición 
Documental 
Retención 
(años) 
Disposición 
Final 
 
PROCEDIMIENTO 
SERIE SUB-
SERIE 
 Soporte Físico Soporte 
Electró
nico 
Archivo 
Gestión 
Archivo 
Central 
CT Tecnologia de Conservación 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
S 
 
 
 
E 
 
Original Copia SF SE M 
 
D 
 
 
CONVENCIONES 
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS 
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla 
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental 
SECRETARIA GENERAL 
 
Nombre Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo 2 
 
SECRETARIA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versión 2013 
 
 
V.o. Bo. Mariela Roncancio Ruiz, Coordinador Grupo Seguridad y Salud en el Trabajo - Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014 
 
 Designación de Jurados X 
 Acta de Cierre de Mesa X X 
 Acta de Instalación de Mesa X X 
 Acta de Comisión Escrutadora X X 
 Registro General de Votantes X X 
 Notificación de Elecciones X 
 Resolución de Conformación Oficial del 
Comité de Convivencia Laboral 
 
X 
 
 
 
 
 
 
 063 ESTADISTICA OCUPACIONAL X 5 0 X 
Documentos de trámite. Cumplido el tiempo de 
retención se puede eliminar. No genera valores 
secundarios. 
 Reportes de Ausentismo X X 
 Reportes a Accidentalidad X X 
 Tarjeta Reporte Observación Entorno 
(F001-P007-GTH ) 
 X 
 
 
 
 
 Matriz Reporte Tarjetas Observación Entorno 
(F002-P007-GTH ) 
 X 
 
 
 
 
 Análisis Trabajo Seguro Responsabilidad 
Ambiental (F001-P009-GTH) 
 X 
 
 
 
 
 Matriz Peligros Valoración Riesgos 
Actividades Rutinaria (F001-P008-GTH) 
 X 
 
 
 
 
 Matriz Registro Evaluación y Cumplimiento 
 Requisitos Legales (F001-P010-GTH) 
 X 
 
 
 
 
 091 HISTORIAS CLINICAS 
 
03 Historias Médicas Ocupacionales X X 1 9 X 
Conservar totalmente, como evidencia de la 
atención medica dada a los funcionarios de la 
entidad, genera valor secundario 
 Historia Clínica Ocupacional X X 
 Resultados de Exámenes X 
 Campañas de Promoción y Prevención X 
 
 
Dirección General 
 
 
 
 
 
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 
 
 
Dependencia 
CÓDIGO 
SERIES DOCUMENTALES 
Tradición 
Documental 
Retención 
(años) 
Disposición 
Final 
 
PROCEDIMIENTO 
SERIE SUB-
SERIE 
 Soporte Físico Soporte 
Electró
nico 
Archivo 
Gestión 
Archivo 
Central 
CT Tecnologia de Conservación 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
S 
 
 
 
E 
 
Original Copia SF SE M 
 
D 
 
 
CONVENCIONES 
TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS 
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla 
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental 
SECRETARIA GENERAL 
 
Nombre Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo 3 
 
SECRETARIA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versión 2013 
 
 
V.o. Bo. Mariela Roncancio Ruiz, Coordinador Grupo Seguridad y Salud en el Trabajo - Aprobada mediante Resolución No. 0577 del 27/03/2014 
 
 Valoraciones Psicológica para Brigadistas X 
 Valoración Psicológica en caso de 
Intervención en Crisis 
X 
 
 
 
 
 
 Remisión de Red de Apoyo (EPS, IPS) 
Universitarias o Atención Asistencial en 
Clínicas de Salud Mental 
X 
X 
 
 
 
 
 170 PROGRAMAS 
 
08 Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo X 1 9 X X 
Seleccionar una muestra cualitativa de aquellos 
programas, que por sus características hayan 
marcado un hito histórico en la entidad. 
 Planes de Inspección X 
 Orden de Limpieza X 
 Trabajo Seguro en Altura X 
 Prevención de Sustancias Psicoactivas X 
 
104 INFORMES 
 
X 1 4 X 
Soportaúnicamente la gestión anual de la 
Entidad. Esta Información está consolidada en 
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina 
una vez culminado el tiempo de retención. 
 08 Informes de Gestión 
 Informe por subprograma X