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PROCESO GESTIÓN LEGAL FORMATO INVITACION DIRECTA Código CPA-GL-09-FR-001 Versión: 01 Sistema de Gestión de la Calidad Fecha de aprobación: 13/09/2021 INVITACION DIRECTA A PRESENTAR PROPUESTA PARA LA CONTRATACION DE PRESTACION DE SERVICIOS, ORDENES DE COMPRA Y ORDENES DE SERVICIOS INVITACION Nro. I. IDENTIFICACION DE LA INVITACION 1.FECHA: 13/10/2021 2. CONVENIO O CONTRATO. INSTITUTO DE EXTENSIÓN UNIVERSIDAD DISTRITAL IDEXUD 3. RUBRO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS POR PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS EN ACTIVIDADES DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL MISMO FONDO ESPECIAL 4.PERFIL:ASISTENCIAL II. TERMINOS DE LA INVITACION 1.IDENTIFICACION Y JUSTIFICACION DE LA NECESIDAD EL INSTITUTO DE EXTENSIÓN IDEXUD, DENTRO DEL PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO, SEGÚN EL LINEAMIENTO ESTRATÉGICO L1, META 6 LOGRAR QUE LOS PROYECTOS DE EXTENSIÓN RESPONDAN A LA INTERACCIÓN ENTRE LAS PROBLEMÁTICAS DEL ENTORNO Y LOS PROCESOS DE INVESTIGACIÓN, Y QUE SUS RESULTADOS VINCULEN E IMPACTEN COMUNIDADES DE LA CIUDAD Y LA REGIÓN., LINEAMIENTO L5, META 35. LOGRAR LA CALIDAD Y DISPONIBILIDAD DEL 100% DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL, QUE NO TENGA RESTRICCIÓN CONSTITUCIONAL NI LEGAL, META 37 - LOGRAR UN NIVEL DE SATISFACCIÓN MÍNIMO DEL 80% POR PARTE DE LAS PERSONAS QUE UTILIZAN LOS SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD Y META 41. CONSEGUIR LA PUBLICACIÓN OPORTUNA Y COMPLETA DE TODA LA INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA Y DERECHO DE ACCESO A INFORMACIÓN PÚBLICA, DE ACUERDO CON LA LEY 1712 DE 2014. ENCAMINA SUS OBJETIVOS PARA DESARROLLAR EL PLAN DE ACCIÓN ANUAL DEL IDEXUD, A TRAVÉS DEL APOYO DE SUS ÁREAS DE GESTIÓN, DESARROLLANDO ACTIVIDADES TENDIENTES A LA EJECUCIÓN DEL PLAN EN MENCIÓN, EN TAL SENTIDO EL ÁREA ADMINISTRATIVA, GESTIONA Y APOYA CON ACTIVIDADES TENDIENTES A REALIZAR MESAS DE TRABAJO, RESPUESTA Y ELABORACIÓN DE INFORMES, PUBLICAR LA INFORMACIÓN Y OTROS, POR LO CUAL, SE HACE NECESARIO CONTAR CON PERSONAL IDÓNEO Y CAPACITADO, PARA LO CUAL SE NECESITA CONTRATAR ASISTENCIALES, DE MANERA AUTÓNOMA E INDEPENDIENTE EN EL PROCESO DE EJECUCIÓN DE LA GESTIÓN DE EXTENSIÓN DE LA UNIVERSIDAD, ACORDE CON LA FUNCIÓN MISIONAL DEL IDEXUD, COMO APOYO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO. EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES, SE PODRÁN DESARROLLAR VIRTUALMENTE CON OCASIÓN DE LA CRISIS DE SALUD PÚBLICA ORIGINADA POR LA PANDEMIA DEL COVID-19, ACTIVIDADES ESTAS QUE SE HACEN NECESARIAS PARA CONTINUAR CON EL CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES MISIONALES DEL INSTITUTO DE EXTENSIÓN DE LA UNIVERSIDAD EN CADA UNO DE LOS DIFERENTES PROYECTOS DE EXTENSIÓN QUE ACÁ SE EJECUTAN. PROCESO GESTIÓN LEGAL FORMATO INVITACION DIRECTA Código CPA-GL-09-FR-001 Versión: 01 Sistema de Gestión de la Calidad Fecha de aprobación: 13/09/2021 2.OBJETO A CONTRATAR PRESTAR SERVICIOS ASISTENCIALES EN EL ÁREA GESTIÓN ADMINISTRATIVA, DE MANERA AUTÓNOMA E INDEPENDIENTE EN EL PROCESO DE EJECUCIÓN DE LA GESTIÓN DE EXTENSIÓN DE LA UNIVERSIDAD, ACORDE CON LA FUNCIÓN MISIONAL DEL IDEXUD, COMO APOYO DEL PROCESO DEGESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO 3. PRESUPUESTO ESTIMADO DE LA CONTRATACION CUATRO MILLONES DOSCIENTOS CINCUENTA Y DOS MIL SEISCIENTOS TREINTA PESOS ($4.542.630) 4. FACTORES DE SELECCIÓN Y EVALUACION (porcentaje) FACTOR O CRITERIO DE EVALUACION PORCENTAJE DOCUMENTOS REQUERIDOS FORMACIÓN ACADEMICA 40% TITULOS EXPERIENCIA (GENERAL O ESPECÍFICA) 50% CERTICACIONES ENTREVISTA 10% TOTAL 100% 5. LUGAR DE PRESENTACION DE LA OFERTA INSTITUTO DE EXTENSION PARA EL TRABAJO Y DESARROLLO HUMANO IDEXUD CORREO ELECTRÓNICO apoyojuridico2idexud@udistrital.edu.co 6. CRONOGRAMA ACTIVIDAD FECHA INICIO FECHA FINALIZACION LUGAR RESPONSABLE Publicación de la invitación 14/10/2021 14/10/2021 Página Web IDEXUD Área Sistemas IDEXUD Envío de invitación 14/10/2021 14/10/2021 Correo electrónico IDEXUD apoyojuridico2idexud@udistrital.edu.co Apoyo jurídico IDEXUD Recepción de documentos 14/10/2021 14/10/2021 Correo electrónico IDEXUD apoyojuridico2idexud@udistrital.edu.co Apoyo jurídico IDEXUD Evaluación de documentos 15/10/2021 15/10/2021 IDEXUD Director IDEXUD Entrevista (en caso que sea un factor de selección) 15/10/2021 15/10/2021 IDEXUD Líder Área Administrativa IDEXUD Acta de Evaluación 15/10/2021 15/10/2021 Página Web IDEXUD Director IDEXUD Acta de Adjudicación 16/10/2021 16/10/2021 Página Web IDEXUD Director IDEXUD mailto:apoyojuridico2idexud@udistrital.edu.co mailto:apoyojuridico2idexud@udistrital.edu.co mailto:apoyojuridico2idexud@udistrital.edu.co PROCESO GESTIÓN LEGAL FORMATO INVITACION DIRECTA Código CPA-GL-09-FR-001 Versión: 01 Sistema de Gestión de la Calidad Fecha de aprobación: 13/09/2021 7. DOCUMENTOS SOPORTE DE LA OFERTA SOPORTES DE ESTUDIOS SOPORTES DE EXPERIENCIA. CERTIFICADOS NO CONTRATOS RUT CERTIFCADOS DE PERSONERIA, PROCURADURIA, POLICIA, MEDIDAS CORRECTIVAS Y CONTRALORIA CERTIFICADO DE INSCRIPCION EN AGORA 8. PLAZO DE EJECUCION Y FORMA DE PAGO DOS (2) MESES PAGOS MENSUALES PREVIA PRESENTACIÓN DEL INFORME DE EJECUCIÓN SOBRE LAS OBLIGACIONES ESPECÍFICAS PACTADAS EN EL CONTRATO Y DE CONFORMIDAD CON LAS ACTIVIDADES Y PRODUCTOS ASOCIADOS A ÉSTAS, ESTABLECIDAS EN EL PLAN INDIVIDUAL DE TRABAJO CONCERTADO CON EL SUPERVISOR DEL CONTRATO, CON LA CERTIFICACIÓN EXPEDIDA POR PARTE DEL SUPERVISOR DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE RECIBO A SATISFACCIÓN 9. REQUERIMIENTOS MINIMOS DEL OFERENTE TÍTULO DE EDUCACIÓN MEDIA EXPERIENCIA MÍNIMA DE SEIS (6) MESES 10. OBLIGACIONES ESPECIFICAS DEL OFERENTE 1. REALIZAR PLAN DE TRABAJO SOBRE LAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO. 2. APOYAR LA EJECUCIÓN DEL INVENTARIO EN ESTADO NATURAL DEL ARCHIVO – IDEXUD. 3. REALIZAR EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN (CLASIFICACIÓN + ORDENACIÓN + DESCRIPCIÓN) DE CADA UNO DE LOS EXPEDIENTES. 4. IDENTIFICAR LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES EXISTENTES EN LA TRD DEL IDEXUD. PARA ELLO SE IDENTIFICAN Y ESTABLECEN AGRUPACIONES DOCUMENTALES DE ACUERDO CON LA ESTRUCTURA ORGÁNICO – FUNCIONAL DEL INSTITUTO. 5. IDENTIFICAR DE SER EL CASO LA DOCUMENTACIÓN QUE POR LA TRD EN SU DISPOSICIÓN FINAL SEA DE ELIMINACIÓN. 6. ENTREGAR UN INFORME SEMANAL CON EL AVANCE OBTENIDO SOBRE LA EJECUCIÓN DEL INVENTARIO 7. ENTREGAR UN INFORME MENSUAL DONDE SE RELACIONE DE MANERA DETALLADA LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Y EL AVANCE OBTENIDO SOBRE EL INVENTARIO DE LA DOCUMENTACIÓN Y/O EXPEDIENTES DEL ÁREA DE ARCHIVO – IDEXUD. 8. CUANDO SE DÉ POR TERMINADO EL CONTRATO ENTREGAR: INFORME FINAL DE ACTIVIDADES DONDE SE DETALLE LA EJECUCIÓN DE LAS MISMAS, EVIDENCIAS Y/O SOPORTES ANEXOS AL REPOSITORIO “HONORARIOS” Y FORMATO “PAZ Y SALVO IDEXUD”, PROCESO GESTIÓN LEGAL FORMATO INVITACION DIRECTA Código CPA-GL-09-FR-001 Versión: 01 Sistema de Gestión de la Calidad Fecha de aprobación: 13/09/2021 DILIGENCIADO Y FIRMADO. ENTREGABLE: 1. INFORME FINAL DE ACTIVIDADES DONDE SE DETALLE EL AVANCE REALIZADO SOBRE EL INVENTARIO EN ESTADO NATURAL REALIZADO. 9. RECIBIR Y MANTENER EN BUEN ESTADO LOS ELEMENTOS ASIGNADOS POR EL ÁREA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y LAS TELECOMUNICACIONES PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO, CUANDO HAYA LUGAR. 10. CONOCER E INTERPRETAR LA MISIÓN, VISIÓN, POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD. 11. PARTICIPAR EN LAS ACTIVIDADES ENCOMENDADAS, SIGUIENDO LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y APORTAR PARA LA MEJORA DEL MISMO. 12. MANTENER Y MEJORAR EL PROCESO A TRAVÉS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD. 13. Y LAS DEMÁS QUE LE SEAN ASIGNADAS POR EL DIRECTOR DEL IDEXUD, O QUIEN ESTE DELEGUE. NOTA: Este documento fue elaborado a partir de los parámetros fijados por el parágrafo del literal A (TERMINOS DE LA INVITACION) del artículo 1º de la Resolución de Rectoría 479 de 2013de la Universidad Distrital. PROCESO GESTIÓN LEGAL ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN EL MARCO DE CONTRATOS Y CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS Código EPS-FR-066 Versión: 01 Sistema de Gestión de la Calidad Fecha de aprobación: 21/09/2021 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS – CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN EL MARCO DE CONTRATOS Y CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS EN VIGENCIA DE LEY DE GARANTIAS INTERNA Y EXTERNA 1. NUMERO DEL CONVENIO: INSTITUTO DE EXTENSION UNIVERSIDAD DISTRITAL IDEXUD 2. COMPETENTE CONTRACTUAL: DIRECTOR IDEXUD 3. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER CON EL PROCESO DE CONTRATACIÓN: EL INSTITUTO DE EXTENSIÓN IDEXUD, DENTRO DEL PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO, SEGÚN EL LINEAMIENTO ESTRATÉGICO L1, META 6 LOGRAR QUE LOS PROYECTOS DE EXTENSIÓN RESPONDAN A LA INTERACCIÓN ENTRE LAS PROBLEMÁTICAS DEL ENTORNO Y LOS PROCESOS DE INVESTIGACIÓN, Y QUE SUS RESULTADOS VINCULEN E IMPACTEN COMUNIDADES DE LA CIUDAD Y LA REGIÓN., LINEAMIENTO L5, META 35. LOGRAR LA CALIDAD Y DISPONIBILIDAD DEL 100% DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL, QUE NO TENGA RESTRICCIÓN CONSTITUCIONAL NI LEGAL, META 37 - LOGRAR UN NIVEL DE SATISFACCIÓN MÍNIMO DEL 80% POR PARTE DE LAS PERSONAS QUE UTILIZAN LOS SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD Y META 41. CONSEGUIR LA PUBLICACIÓN OPORTUNA Y COMPLETA DE TODA LA INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA Y DERECHO DE ACCESO A INFORMACIÓN PÚBLICA, DE ACUERDO CON LA LEY 1712 DE 2014. ENCAMINA SUS OBJETIVOS PARA DESARROLLAR EL PLAN DE ACCIÓN ANUAL DEL IDEXUD, A TRAVÉS DEL APOYO DE SUS ÁREAS DE GESTIÓN, DESARROLLANDO ACTIVIDADES TENDIENTES A LA EJECUCIÓN DEL PLAN EN MENCIÓN, EN TAL SENTIDO EL ÁREA ADMINISTRATIVA, GESTIONA Y APOYA CON ACTIVIDADES TENDIENTES A REALIZAR MESAS DE TRABAJO, RESPUESTA Y ELABORACIÓN DE INFORMES, PUBLICAR LA INFORMACIÓN Y OTROS, POR LO CUAL, SE HACE NECESARIO CONTAR CON PERSONAL IDÓNEO Y CAPACITADO, PARA LO CUAL SE NECESITA CONTRATAR ASISTENCIALES, DE MANERA AUTÓNOMA E INDEPENDIENTE EN EL PROCESO DE EJECUCIÓN DE LA GESTIÓN DE EXTENSIÓN DE LA UNIVERSIDAD, ACORDE CON LA FUNCIÓN MISIONAL DEL IDEXUD, COMO APOYO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO. EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES, SE PODRÁN DESARROLLAR VIRTUALMENTE CON OCASIÓN DE LA CRISIS DE SALUD PÚBLICA ORIGINADA POR LA PANDEMIA DEL COVID-19, ACTIVIDADES ESTAS QUE SE HACEN NECESARIAS PARA CONTINUAR CON EL CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES MISIONALES DEL INSTITUTO DE EXTENSIÓN DE LA UNIVERSIDAD EN CADA UNO DE LOS DIFERENTES PROYECTOS DE EXTENSIÓN QUE ACÁ SE EJECUTAN. PROCESO GESTIÓN LEGAL ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN EL MARCO DE CONTRATOS Y CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS Código EPS-FR-066 Versión: 01 Sistema de Gestión de la Calidad Fecha de aprobación: 21/09/2021 4. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR: PRESTAR SERVICIOS ASISTENCIALES EN EL ÁREA GESTIÓN ADMINISTRATIVA, DE MANERA AUTÓNOMA E INDEPENDIENTE EN EL PROCESO DE EJECUCIÓN DE LA GESTIÓN DE EXTENSIÓN DE LA UNIVERSIDAD, ACORDE CON LA FUNCIÓN MISIONAL DEL IDEXUD, COMO APOYO DEL PROCESO DEGESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO. 5. CONDICIONES GENERALES (DE ACUERDO A LA SOLICITUD DE NECESIDAD): Rubro afectado: PRESTACIÓN DE SERVICIOS POR PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS EN ACTIVIDADES DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL MISMO FONDO ESPECIAL Duración o plazo: DOS (2) MESES Valor del contrato: $ 4.542.630 Supervisión del contrato: DIRECTOR IDEXUD Forma de pago: Pagos mensuales previa presentación del informe de ejecución sobre las obligaciones específicas pactadas en el Contrato y de conformidad con las actividades y productos asociados a éstas, establecidas en el Plan Individual de Trabajo concertado con el Supervisor del Contrato, con la certificación expedida por parte del Supervisor de la Prestación del Servicio de recibo a satisfacción. Marco legal: * Acuerdo Consejo Superior Universitario 003 de 2015, “por el cual se expide el Estatuto de Contratación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas” * Resolución de Rectoría 262 de 2015, “por medio de la cual se reglamenta el Acuerdo 003 de 2015, Estatuto de Contratación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.” * Resolución de Rectoría 013 de enero 21 de 2020, "Por medio de la cual se reglamenta y se expiden los lineamientos para la celebración de Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión con Personas Naturales en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y se dictan otras disposiciones" * Acuerdo No. 04 de 2013 "Por el cual modifica la denominación del Instituto de Extensión de la Universidad Distrital, se define y desarrolla el Fondo Especial de Promoción de la Extensión y la Proyección Social de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y se dictan otras disposiciones" * Resolución 503 de 2013 “por el cual se reglamenta lo establecido en el acuerdo 004 de 2013 del Consejo Superior Universitario sobre el Fondo “. PROCESO GESTIÓN LEGAL ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN EL MARCO DE CONTRATOS Y CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS Código EPS-FR-066 Versión: 01 Sistema de Gestión de la Calidad Fecha de aprobación: 21/09/2021 * Circular No. 940 del 27 de agosto de 2021, emitida por la Oficina Asesora Jurídica de la Universidad Distrital a través de la cual, se establecen los lineamientos para las GARANTÍAS ELECTORALES INTERNAS Y EXTERNAS 2021-2022. * Circular No. 08 del 30 de agosto de 2021, del IDEXUD a través del cual se acoge al interior del IDEXUD la circular No. 940 del 27 de agosto de 2021. * Circular No. 11 del 8 de septiembre de 2021, a través de la cual el IDEXUD define el PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN DURANTE LA LEY DE GARANTÍAS INTERNAS. Requisitos mínimos: Título de educación media Experiencia mínima de seis (6) meses Factores de selección: FACTOR O CRITERIO DE EVALUACION PORCENTAJE DOCUMENTOS REQUERIDOS FORMACIÓN ACADEMICA 40% TITULOS EXPERIENCIA (GENERAL O ESPECÍFICA) 50% CERTICACIONES ENTREVISTA 10% TOTAL 100% 6. JUSTIFICACIÓN DEL VALOR DEL CONTRATO - ANÁLISIS DEL MERCADO Y DEL SECTOR JUSTIFICACIÓN DEL VALOR DEL CONTRATO SEGÚN LO ESTABLECIDO EN EL ARTÍCULO 7: DEFINICIÓN DE REQUISITOS MÍNIMOS PARA LOS PERFILES EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN Y EQUIVALENCIA MENSUAL DEL VALOR DE LOS HONORARIOS, DE LA RESOLUCIÓN DE RECTORÍA 013 DE ENERO 21 DE 2020, “POR MEDIO DE LA CUAL SE REGLAMENTA Y SE EXPIDEN LOS LINEAMIENTOS PARA LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN CON PERSONAS NATURALES EN LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES”, LA EQUIVALENCIA DEL VALOR MÁXIMO MENSUAL DE LOS HONORARIOS PARA LOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN SE PAGARÁN CONFORME A LA SIGUIENTE TABLA: PERFIL HONORARIOS MENSUALES HASTA Servicios Asistenciales 2.5 s.m.l.m.v. Servicios Técnicos o Tecnológicos 3 s.m.l.m.v. PROCESO GESTIÓN LEGAL ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN EL MARCO DE CONTRATOS Y CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS Código EPS-FR-066 Versión: 01 Sistema de Gestión de la Calidad Fecha de aprobación: 21/09/2021 Servicios Profesionales 4.6 s.m.l.m.v. Servicios Profesionales Especializados 6.0 s.m.l.m.v. Perfil Asesor I 8.0 s.m.l.m.v. Perfil Asesor II 9.8 s.m.l.m.v. 7. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE: FACTOR OCRITERIO DE EVALUACION PORCENTAJE DOCUMENTOS REQUERIDOS FORMACIÓN ACADEMICA 40% TITULOS EXPERIENCIA (GENERAL O ESPECÍFICA) 50% CERTIFICACIONES ENTREVISTA 10% TOTAL 100% 8. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA: 1. Realizar plan de trabajo sobre las actividades a desarrollar para la ejecución del contrato. 2. Apoyar la ejecución del Inventario en Estado Natural del Archivo – Idexud. 3. Realizar el proceso de organización (Clasificación + Ordenación + Descripción) de cada uno de los expedientes. 4. Identificar las series y subseries documentales existentes en la TRD del IDEXUD. Para ello se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico – funcional del instituto. 5. Identificar de ser el caso la documentación que por la TRD en su disposición final sea de eliminación. 6. Entregar un informe semanal con el avance obtenido sobre la ejecución del inventario 7. Entregar un informe mensual donde se relacione de manera detallada las actividades realizadas y el avance obtenido sobre el inventario de la documentación y/o expedientes del área de archivo – Idexud. 8. Cuando se dé por terminado el contrato entregar: informe final de actividades donde se detalle la ejecución de las mismas, evidencias y/o soportes anexos al repositorio “Honorarios” y formato “Paz y Salvo Idexud”, diligenciado y firmado. Entregable: 1. Informe final de actividades donde se detalle el avance realizado sobre el inventario en estado natural realizado. 9. Recibir y mantener en buen estado los elementos asignados por el área de Sistemas de Información y las Telecomunicaciones para la ejecución del contrato, cuando haya lugar. 10. Conocer e interpretar la misión, visión, política y objetivos de calidad. 11. Participar en las actividades encomendadas, siguiendo lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad y aportar para la mejora del mismo. 12. Mantener y mejorar el proceso a través del Sistema de Gestión de Calidad. 13. Y las demás que le sean asignadas por el director del IDEXUD, o quien este delegue. PROCESO GESTIÓN LEGAL ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN EL MARCO DE CONTRATOS Y CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS Código EPS-FR-066 Versión: 01 Sistema de Gestión de la Calidad Fecha de aprobación: 21/09/2021 9. INFORMES, PRODUCTOS Y/O ENTREGABLES: Matriz donde se detalle el inventario realizado 10. ANÁLISIS DE LOS RIESGOS Y LA FORMA DE MITIGARLOS: N o . C la se Fu e n te Et ap a Ti p o Descripción (Qué puede pasar y, cómo puede ocurrir) Consecuencia de la ocurrencia del evento P ro b ab ili d ad Im p ac to C al if ic ac ió n to ta l P ri o ri d ad 1 G en er al Ex te rn o C o n tr at ac ió n O p er ac io n al La mala calidad de los servicios prestados. Insatisfacción de la necesidad de la Universidad. 2 2 4 M ed io 2 Es p ec íf ic o Ex te rn o Ej ec u ci ó n O p er ac io n al El incumplimiento de lo establecido en los estudios previos, en la propuesta de servicios presentada, en los posibles OTROSIES, que de común acuerdo se pacten con la Universidad Distrital así como en el respectivo contrato. No satisfacción de la necesidad de la Universidad. 1 2 3 B aj o 3 Es p ec íf ic o Ex te rn o Se le cc ió n O p er ac io n al Falsedad en los documentos allegados por el contratista. Inhabilidad del proponente y/o de su propuesta. 3 3 6 A lt a 4 G en er al Ex te rn o C o n tr at ac ió n O p er ac io n al * El incumplimiento de sus obligaciones de supervisión. * El no pago del contrato, en la forma establecida. * La no comunicación permanente por parte del supervisor de contrato con el contratista, que ocasione demoras y tropiezos en el desarrollo del contrato que se firmare. Demoras en la ejecución del contrato e incumplimiento de los deberes de control y vigilancia. 3 3 6 A lt a 11. GARANTIAS Y AMPAROS EXIGIBLES: PROCESO GESTIÓN LEGAL ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN EL MARCO DE CONTRATOS Y CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS Código EPS-FR-066 Versión: 01 Sistema de Gestión de la Calidad Fecha de aprobación: 21/09/2021 PARA ASEGURAR EL CUMPLIMIENTO DE SUS OBLIGACIONES, EL CONTRATISTA CONSTITUIRÁ EN UNA COMPAÑÍA DE SEGUROS LEGALMENTE AUTORIZADA PARA FUNCIONAR EN COLOMBIA, A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD Y DENTRO DE LOS TRES (3) DÍAS HÁBILES SIGUIENTES A LA FECHA DE FIRMA DEL CONTRATO, UNA GARANTÍA ÚNICA QUE AMPARE: AMPARO: CUMPLIMIENTO, MULTAS Y CLÁUSULA PENAL. VIGENCIA: PLAZO DEL CONTRATO Y CUATRO (4) MESES MÁS VALOR: 10% DEL VALOR DEL CONTRATO LA PÓLIZA EN CUESTIÓN SERÁ LA DENOMINADA EN EL MERCADO ASEGURADOR PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO ANTE ENTIDADES PÚBLICAS CON RÉGIMEN PRIVADO DE CONTRATACIÓN. OMAR FRANCISCO PATIÑO SILVA DIRECTOR IDEXUD Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el presente documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales y/o técnicas aplicables y vigentes, y por tanto bajo nuestra responsabilidad, lo presentaos para la firma. Nota: Resolución No. 262 de 2015 Artículo 9. Los estudios previos estarán a cargo del Jefe de la Dependencia en donde se haya identificado la necesidad, quien luego lo remitirá al Competente Contractual para su aprobación y solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal. NOMBRE CARGO FIRMA FECHA Elaboró Johanna Castaño González Abogada IDEXUD 28/09/2021 UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS 1662 13,627,890.00 No. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL VALOR 3-00-991-00-00-29-1301-02 PRESTACIÓN DE SERVICIOS POR PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS EN ACTIVIDADES DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL MISMO FONDO ESPECIAL. OBJETO: PRESTAR SERVICIOS ASISTENCIALES EN EL ÁREA GESTIÓN ADMINISTRATIVA, DE MANERA AUTÓNOMA E INDEPENDIENTE EN EL PROCESO DE EJECUCIÓN DE LA GESTIÓN DE EXTENSIÓN DE LA UNIVERSIDAD, ACORDE CON LA FUNCIÓN MISIONAL DEL IDEXUD, COMO APOYO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO. Que en el Presupuesto del Convenio 1301 existe apropiación disponible para atender la presente solicitud así: 230 - UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS 02 - CONVENIOS EL SUSCRITO RESPONSABLE DEL PRESUPUESTO CERTIFICA Bogotá D.C., 28 de septiembre del 2021. CODIGO PRESUPUESTAL Se expide a solicitud de OMAR FRANCISCO PATIÑO SILVA, DIRECTOR DEL INSTITUTO DE EXTENSION IDEXUD, IDEXUD, de septiembre 28 del 2021. 13,627,890.00TOTAL: CONCEPTO 1662No. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL RESPONSABLE DEL PRESUPUESTO OMAR FRANCISCO PATIÑO SILVA 4040 No. Solicitud necesidad 1412 IDEXUD 2.1.3 EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL 13,627,890 PRIDXKLFC ELABORÓ SOLICITUD DE NECESIDAD Dependencia Solicitante IDEXUD Vigencia No. Solicitud 2021 4040 Pagina 1 de 2 JUSTIFICACIÓN (Identifique de forma clara y corta la necesidad de la contratación.) "EL INSTITUTO DE EXTENSIÓN ¿ IDEXUD, DENTRO DEL PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO, SEGÚN EL LINEAMIENTO ESTRATÉGICO L1, META 6 ¿LOGRAR QUE LOS PROYECTOS DE EXTENSIÓN RESPONDAN A LA INTERACCIÓN ENTRE LAS PROBLEMÁTICAS DEL ENTORNO Y LOS PROCESOS DE INVESTIGACIÓN, Y QUE SUS RESULTADOS VINCULEN E IMPACTEN COMUNIDADES DE LA CIUDAD Y LA REGIÓN.¿, LINEAMIENTO L5, META 35. ""LOGRAR LA CALIDAD Y DISPONIBILIDAD DEL 100% DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL, QUE NO TENGA RESTRICCIÓN CONSTITUCIONAL NI LEGAL, META 37 - LOGRAR UN NIVEL DE SATISFACCIÓN MÍNIMO DEL 80% POR PARTE DE LAS PERSONAS QUE UTILIZAN LOS SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD Y META 41. CONSEGUIR LA PUBLICACIÓN OPORTUNA Y COMPLETA DE TODA LA INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL PRINCIPIODE TRANSPARENCIA Y DERECHO DE ACCESO A INFORMACIÓN PÚBLICA, DE ACUERDO CON LA LEY 1712 DE 2014. ENCAMINA SUS OBJETIVOS PARA DESARROLLAR EL PLAN DE ACCIÓN ANUAL DEL IDEXUD, A TRAVÉS DEL APOYO DE SUS ÁREAS DE GESTIÓN, DESARROLLANDO ACTIVIDADES TENDIENTES A LA EJECUCIÓN DEL PLAN EN MENCIÓN, EN TAL SENTIDO EL ÁREA ADMINISTRATIVA, GESTIONA Y APOYA CON ACTIVIDADES TENDIENTES A REALIZAR MESAS DE TRABAJO, RESPUESTA Y ELABORACIÓN DE INFORMES, PUBLICAR LA INFORMACIÓN Y OTROS, POR LO CUAL, SE HACE NECESARIO CONTAR CON PERSONAL IDÓNEO Y CAPACITADO, PARA LO CUAL SE NECESITA CONTRATAR ASISTENCIALES, DE MANERA AUTÓNOMA E INDEPENDIENTE EN EL PROCESO DE EJECUCIÓN DE LA GESTIÓN DE EXTENSIÓN DE LA UNIVERSIDAD, ACORDE CON LA FUNCIÓN MISIONAL DEL IDEXUD, COMO APOYO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO. EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES, SE PODRÁN DESARROLLAR VIRTUALMENTE CON OCASIÓN DE LA CRISIS DE SALUD PÚBLICA ORIGINADA POR LA PANDEMIA DEL COVID-19, ACTIVIDADES ESTAS QUE SE HACEN NECESARIAS PARA CONTINUAR CON EL CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES MISIONALES DEL INSTITUTO DE EXTENSIÓN DE LA UNIVERSIDAD EN CADA UNO DE LOS DIFERENTES PROYECTOS DE EXTENSIÓN QUE ACÁ SE EJECUTAN . INFORMACION DEL CONTRATO Objeto: Valor Estimado: PRESTAR SERVICIOS ASISTENCIALES EN EL ÁREA GESTIÓN ADMINISTRATIVA, DE MANERA AUTÓNOMA E INDEPENDIENTE EN EL PROCESO DE EJECUCIÓN DE LA GESTIÓN DE EXTENSIÓN DE LA UNIVERSIDAD, ACORDE CON LA FUNCIÓN MISIONAL DEL IDEXUD, COMO APOYO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO. $13,627,890.00 PLAN DE CONTRATACION / RUBRO PRESUPUESTAL Y/O CENTRO DE COSTOS ESPECIFICACIONES TECNICAS: Si la compra o el servicio que requiere contempla especificaciones del orden técnico describalas. Descripción OTRO. Elemento no encontrado en el catalogo de servicios 1Asistencial Cantidad Especificación: Duración: TRES (3) MESES DATOS DEL SUPERVISOR / INTERVENTOR Nombre: Dependencia: IDEXUD OMAR FRANCISCO PATIÑO SILVA Fecha de Solicitud: 28 de Septiembre de 2021 Cod. 1 MARCO LEGAL Ningunas Unidad REQUISITOS MINIMOS Secuencia Requisito Observaciones 1 2 FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA GENERAL Título de educación media Experiencia mínima de seis (6) meses, no requiere un conocimiento técnico determinado. 3-00-991-00-00-29-1301- PRESTACIÓN DE SERVICIOS POR PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS EN ACTIVIDADES DE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL MISMO FONDO ESPECIAL. $13,627,890 1412 IDEXUD 2.1.3 EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL $13,627,890 CENTRO DE COSTO ACTIVIDAD SOLICITUD DE NECESIDAD Dependencia Solicitante IDEXUD Vigencia No. Solicitud 2021 4040 Pagina 2 de 2 Firma del Responsable de la dependencia solicitante OMAR FRANCISCO PATIÑO SILVA ANEXOS Secuencia Descripción Observaciones 3 EXPERIENCIA ESPECÍFICA N/A Código: EPS-DC-007 Versión: 03 Fecha de aprobación: 08/10/2018 28/09/2021 TELÉFONO: TIPO VINCULACIÓN: NOMBRAMIENTO CORREO ELECTRÓNICO: Rubro Subrubro Valor Subrubro según presupuesto Valor ya comprometido del subrubro Saldo sin comprometer del subrubro Saldo en Caja del Subrubro Firma: Firma: Nombre: Nombre: OBJETO: (Según los subrubros establecidos en el presupuesto aprobado por las partes) PROCESO GESTIÓN LEGAL DOCUMENTO CONTROL SOLICITUD CDP Sistema de Gestión de la Calidad INSTITUTO DE EXTENSIÓN Y EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO IDEXUD SOLICITUD DE CDP CONVENIO/CONTRATO: IDEXUD Fecha de Solicitud: JUSTIFICACIÓN:(identifique de forma clara y corta la necesidad de la contratación) El Instituto de extensión – IDEXUD, dentro del Plan Estratégico de Desarrollo, según el lineamiento estratégico L1, meta 6 “Lograr que los proyectos de extensión respondan a la interacción entre las problemáticas del entorno y los procesos de investigación, y que sus resultados vinculen e impacten comunidades de la ciudad y la región.”, lineamiento L5, meta 35. "Lograr la calidad y disponibilidad del 100% de la información institucional, que no tenga restricción constitucional ni legal, meta 37 - Lograr un nivel de satisfacción mínimo del 80% por parte de las personas que utilizan los servicios de la Universidad y meta 41. Conseguir la publicación oportuna y completa de toda la información relacionada con el principio de transparencia y derecho de acceso a información pública, de acuerdo con la Ley 1712 de 2014. encamina sus objetivos para desarrollar el Plan de Acción Anual del Idexud, a través del apoyo de sus áreas de gestión, desarrollando actividades tendientes a la ejecución del plan en mención, en tal sentido el área Administrativa, gestiona y apoya con actividades tendientes a realizar mesas de trabajo, respuesta y elaboración de informes, publicar la información y otros, por lo cual, se hace necesario contar con personal idóneo y capacitado, para lo cual se necesita contratar asistenciales, de manera autónoma e independiente en el proceso de ejecución de la gestión de extensión de la universidad, acorde con la función misional del IDEXUD, como apoyo del proceso de gestión documental y archivo. El desarrollo de las actividades, se podrán desarrollar virtualmente con ocasión de la crisis de salud pública originada por la pandemia del Covid-19, actividades estas que se hacen necesarias para continuar con el cumplimiento de las actividades misionales del Instituto de Extensión de la Universidad en cada uno de los diferentes proyectos de extensión que acá se ejecutan N/A Prestar servicios asistenciales en el área Gestión Administrativa, de manera autónoma e independiente en el proceso de ejecución de la gestión de extensión de la universidad, acorde con la función misional del IDEXUD, como apoyo del proceso de gestión documental y archivo. DURACIÓN O PLAZO: (Expresado en meses y/o días según lo establecido en el presupuesto aprobado por las partes) TRES (3) MESES VALOR A CONTRATAR: (en números y letras) TRECE MILLONES SEISCIENTOS VEINTISIETE MIL OCHOCIENTOS NOVENTA PESOS M/CTE $ ($13.627.890) REQUISITOS MÍNIMOS PARA ESTÁ SOLICITUD DEBEN ESTAR CONFORME A LO PRESENTADO EN LA PROPUESTA TÉCNICA QUE HACE PARTE INTEGRAL DE LA MINUTA DEL CONVENIO/ CONTRATO (FORMACIÓN ACADÉMICA Perfíl académico mínimo requerido y los títulos de pregrado, posgrado, maestrias u otros que se requieran EXPERIENCIA GENERAL: Describir la experiencia requerida y el tiempo mínimo que se debe tener de está expresada en años y/o meses EXPERIENCIA ESPECÍFICA: Describir la experiencia requerida y el tiempo mínimo que se debe tener de está expresada en años y/o meses o sus respectivas equivalencias FORMACIÓN ACADÉMICA: Título de educación media EXPERIENCIA GENERAL: Experiencia mínima de seis (6) meses, no requiere un conocimiento técnico determinado. EXPERIENCIA ESPECÍFICA: DATOS SUPERVISOR NOMBRE SUPERVISOR: OMAR FRANCISCO PATIÑO SILVA NUMERO Y FECHA RESOLUCIÓN: 193 del 28 de julio de 2020 y 195 el 29 de julio IDENTIFICACIÓN SUPERVISOR: 79357153 PROYECTO CURRICULAR: IDEXUD idexud@udistrital.edu.co SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL Descripción Presupuestal Histórico Presupuestal Solicitud Actual de NECESIDAD – CDP Valor solicitado Prestación de servicios por Personas Naturales y Juridicas en Asistencial $ 13.627.890 $ 13.627.890 Supervisor Proyecto Coordinador o Director Proyecto Yo OMAR FRANCISCO PATIÑO SILVA en calidad de SUPERVISOR del Proyecto IDEXUD certifico que la informaciónacá solicitada y reportada corresponde a lo requerido y aprobado para ejecución presupuestal por la ENTIDAD CONTRATANTE y la U.D.F.J.C. OMAR FRANCISCO PATIÑO SILVA Vicerrectoría Administrativa y Financiera División de Recursos Humanos PBX 57(1)3239300 Ext. 1603 Carrera 7 No. 40B- 53 Piso 6, Bogotá D.C. – Colombia Acreditación Institucional de Alta Calidad. Resolución No. 23096 del 15 de diciembre de 2016 rechumanos@udistrital.edu.co 1 Bogotá D.C., 06 de septiembre de 2021 DRH-2041 2021 IE 14477 Doctor OMAR FRANCISCO PATIÑO SILVA asisdiridexud@udistrital.edu.co Director Instituto de Extensión y Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano- IDEXUD Universidad Distrital Francisco José de Caldas REF: CERTIFICADO DE INSUFICIENCIA DE PERSONAL CON LOS PERFILES REQUERIDOS. Respetado doctor Patiño: En atención al oficio IE-13722-2021 de fecha 30 de agosto de 2021 y radicado mediante correo institucional en la misma fecha, de acuerdo con las competencias legales de esta División, me permito certificar insuficiencia en la Planta Global de Personal, del perfil requerido para desarrollar las actividades del siguiente cuadro. Es de aclarar, que si bien se expide la presente certificación esta podrá usarse, únicamente si las necesidades del servicio la justifican y si existe la suficiencia presupuestal. CANTIDAD PERFIL OBJETO 3 Asistencial Título de educación media y mínimo 6 meses de experiencia laboral, el cual no requiere un conocimiento técnico determinado. Prestar servicios asistenciales en el área Gestión Administrativa, de manera autónoma e independiente en el proceso de ejecución de la gestión de extensión de la universidad, acorde con la función misional del IDEXUD, como apoyo del proceso de gestión documental y archivo. 1 Asistencial Título de educación media y mínimo 6 meses de experiencia laboral, el cual no requiere un conocimiento técnico determinado. Prestar servicios asistenciales en el área gestión administrativa, de manera autónoma e independiente en el proceso de ejecución de la gestión de extensión de la universidad, acorde con la función misional del IDEXUD, como apoyo a las actividades de recepción, gestión de la correspondencia y gestión documental y archivo La anterior certificación, se expide atendiendo lo previsto en el artículo 3 del Decreto Nacional No. 1737 de 1998, modificado por el Decreto 2209 del mismo año. Cordialmente, JORGE ENRIQUE VERGARA VERGARA Jefe División de Recursos Humanos rechumanos@udistrital.edu.co Elaboró Yoly Hernández G. Secretaria – División Rec. Humanos Revisó Hanna Julieth Ferrucho Rodríguez – Abogada CPS División Rec. Humanos mailto:asisdiridexud@udistrital.edu.co mailto:rechumanos@udistrital.edu.co
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