U-IN-12-005-007-Consolidar-y-presentar-informacion-exogena-docx

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Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 1 de 142 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
INSTRUCTIVO: 
CONSOLIDAR Y PRESENTAR INFORMACIÓN EXÓGENA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
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1. Información General del Documento 
Objetivo: 
Revisar, consolidar y reportar información que deben presentar periódicamente la 
Universidad Nacional de Colombia ante los entes de control fiscal, según resoluciones 
expedidas, sobre las operaciones con sus clientes o usuarios. 
Alcance: 
Aplica para las áreas de Contabilidad del Nivel Nacional, de Sede y en las Unidades 
Especiales. 
Definiciones: 
1. Información exógena: Conjunto de datos que deben presentar periódicamente 
las entidades públicas ante los entes de control fiscal, según resoluciones 
expedidas, sobre las operaciones con sus clientes o usuarios. 
 
2. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, 
seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas a los procesos de 
Gestión Financiera y Gestión Administrativa de Bienes y Servicios de la 
Universidad Nacional de Colombia. 
 
3. Unidades especiales: Las Unidades especiales tienen como propósito el ejercicio 
de funciones no misionales asignadas por la ley a la Universidad Nacional de 
Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas que las 
crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN. 
Condiciones 
Generales: 
1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales 
establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, 
independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia 
dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 
 
2. El Grupo de Soporte SGF – QUIPU del Nivel Nacional es el área responsable de 
actualizar y parametrizar en el sistema los cambios requeridos por la DIAN según 
las especificaciones técnicas de la resolución anual que para el efecto expide la 
entidad. 
 
3. Las resoluciones emitidas por la DIAN en relación con información exogena 
pueden ser consultadas en el link: http://www.dian.gov.co 
 
4. Las Sedes y Unidades Especiales no tienen en cuenta las cuantías menores 
establecidas por la DIAN; solo aplican en el consolidado a Nivel Nacional. 
 
5. La información tributaria a reportar, será la que aplique a la Universidad Nacional 
de Colombia de acuerdo con los parametros establecidos por los entes de control 
fiscal. 
 
 Desarrollo del contenido 
 
Este instructivo relaciona cada una de las tareas que se deben seguir para consolidar y presentar la información 
http://www.dian.gov.co/
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Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
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exógena que se detalla a continuación: 
 
(Para revisar cada una de las tareas a efectuar según el tipo información exógena, se debe poner el cursor del 
mouse sobre el nombre y oprimir la tecla control (Ctrl) + clic). 
 
◘ I. Información exógena nacional 
◘ II. Información de convenios de cooperación y asistencia técnica 
◘ III. Información de sacrificio de animales 
◘IV. Información exógena cambiaria 
 
I. INFORMACIÓN EXÓGENA NACIONAL 
 
La Universidad Nacional de Colombia, tiene la responsabilidad de reportar anualmente a la Dirección de Impuestos 
y Aduanas Nacionales – DIAN la información exógena relacionada con cada una de las transacciones generadas 
durante una vigencia con personas naturales o jurídicas, según la resolución anual que emite esa entidad. 
 
1. Solicitar información 
 
El profesional designado por el Jefe de la División Nacional de Contabilidad, mediante documento escrito, debe 
informar a las áreas de Tesorería, de Cuentas por pagar, de Contabilidad, a la División Nacional Salarial y 
Prestacional, a la Dirección Nacional del Sistema de Información Académico, a las áreas de Bienestar Estudiantil, 
a las Unidades de Salud - UNISALUD y al Fondo Pensional, los parámetros generales (características técnicas, 
conceptos, cambios generales) y los plazos establecidos para reportar información exógena a la División Nacional 
de Contabilidad. 
 
Los formatos a reportar son: 
 
CÓDIGO DESCRIPCIÓN 
ÁREA RESPONSABLE DE GENERAR Y REPORTAR 
A LA DIVISIÓN NACIONAL DE CONTABILIDAD 
1001 Información de pagos o abonos en cuenta Tesorería, Personal y Fondo Pensional 
1002 Información de retenciones en la fuente 
practicadas 
Tesorería, Personal y Fondo Pensional 
1007 Información de lngresos recibidos en el año Contabilidad y Dirección Nacional del Sistema de 
Información Académico. 
1008 Información de los deudores de créditos activos 
a 31 de diciembre 
Contabilidad y Bienestar Estudiantil. 
1009 Información de saldos de los pasivos a 31 de 
diciembre 
Contabilidad 
1011 Información del patrimonio bruto Contabilidad 
1012 Información del patrimonio bruto - Efectivo Contabilidad 
 
Cada uno de los formatos tiene asociados conceptos. A continuación se relacionan los que aplican a la Universidad 
Nacional de Colombia, así: 
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1001 – Información de pagos o abonos en cuenta: 
 
CÓDIGO CONCEPTO 
5001 Salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales 
5002 Honorarios 
5003 Comisiones 
5004 Servicios 
5005 Arrendamientos 
5008 Compras de activos fijos 
5009 Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado 
5019 Monto de las amortizaciones de cargos diferidos y gastos pagados por anticipado 
5010 Aportes parafiscales al SENA, a las Cajas de Compensación Familiar y al Instituto Colombiano 
de Bienestar Familiar 
5011 Aportes parafiscales a las empresas promotoras de salud EPS y el ISS y los aportes al Sistema 
de Riesgos Profesionales 
5012 Aportes obligatorios para pensiones efectuados al ISS y a los Fondos de Pensiones 
5015 Impuestos pagados durante el año 
5016 Demás costos y deducciones 
5022 Pensiones 
5023 Pagos o abonos en cuenta al exterior por asistencia técnica 
5027 Pagos o abonos en cuenta al exterior por servicios técnicos 
5028 Acumulado de la devolución de pagos o abonos en cuenta correspondientes a operaciones de 
años anteriores 
 
1002 – Información de retenciones en la fuente practicadas 
 
CÓDIGO CONCEPTO 
2301 Retención por salarios y demás pagos laborales 
2304 Retención por honorarios 
2303 Retención por comisiones 
2305 Retención por servicios 
2306 Retención por arrendamientos 
2302 Retención por compras 
2312 Retención por pagos al exterior a título de renta y de remesas 
2313 Otras retenciones 
2318 Retención en la fuente practicada a título de impuesto sobre las ventas a personas o entidades 
del régimen común. 
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2320 Retención en la fuente practicada a título de impuesto sobre las ventas a personas o entidades 
sin residencia o domicilio en el país 
2334 Retenciones en la fuente practicadas a título de Impuesto de timbre 
2335 Devolución de retenciones correspondientes a operaciones de años anteriores 
2336 Devolución de retenciones practicada a título de impuesto sobre las ventas correspondientes a 
operaciones de años anteriores. 
2337 Devolución de retenciones en la fuente practicadas a título de Impuesto de timbre 
 
1007 – Información de lngresos recibidos en el año 
 
CÓDIGO CONCEPTO4001 Ingresos brutos operacionales 
4002 Ingresos no operacionales 
4003 Ingresos por intereses y rendimientos financieros 
 
1008 – Información de los deudores de créditos activos a 31 de diciembre 
 
CÓDIGO CONCEPTO 
1315 Valor total del saldo de las cuentas por cobrar a clientes 
1317 Valor total de otras cuentas por cobrar 
1318 Valor total del saldo fiscal de la provisión de cartera 
 
1009 – Información de saldos de los pasivos a 31 de diciembre 
 
CÓDIGO CONCEPTO 
2201 Valor del saldo de los pasivos con proveedores 
2203 Valor del saldo de las obligaciones financieras 
2204 Valor del saldo de los pasivos por impuestos, gravámenes y tasas 
2205 Valor del saldo de los pasivos laborales 
2206 Valor del saldo de los demás pasivos 
2207 Valor del saldo del pasivo determinado por el cálculo actuarial 
 
1011 – Información del patrimonio bruto 
 
CÓDIGO CONCEPTO 
1105 Saldo a 31 de diciembre en caja del dinero en efectivo y/o en cheques 
1407 Valor del inventario final para el sistema de inventario permanente y periódico 
1501 Valor patrimonial de los inmuebles 
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1502 Valor patrimonial de la maquinaria y equipo 
1503 Valor patrimonial del equipo de oficina 
1504 Valor patrimonial de la flota y equipo de transporte 
1505 Valor patrimonial del equipo de computación y comunicación 
1507 Valor patrimonial de los demás activos fijos 
1509 Valor patrimonial de otros activos 
1510 Valor patrimonial de los terrenos 
1511 Valor patrimonial de los activos fijos amortizables 
1512 Valor patrimonial de los activos fijos intangibles 
1513 Valor patrimonial de los activos fijos agotables 
1514 Valor acumulado de la depreciación 
1515 Valor acumulado de la amortización 
8205 Valor solicitado como deducción correspondiente a la provisión para deudas de dudoso o difícil 
cobro 
8206 Valor solicitado como costo o deducción por depreciación, amortización y agotamiento 
8207 Valor solicitado como costo o deducción por salarios, prestaciones sociales y demás pagos 
laborales 
8213 El valor solicitado como otros costos y deducciones 
 
1012 – Información del patrimonio bruto – Efectivo 
 
CÓDIGO CONCEPTO 
1110 Saldo a 31 de diciembre de las cuentas corrientes y/o ahorro que posea en el país, indicando el 
saldo acumulado por entidad financiera 
1115 El valor total del saldo de las cuentas corrientes y/o ahorro poseídas en el exterior 
1201 Valor patrimonial de los certificados de depósito 
1202 Valor patrimonial de los títulos 
1204 Valor patrimonial de las demás inversiones poseídas 
 
2. Recibir información enviada por las Sedes y Unidades Especiales 
 
El profesional del área Contable debe recibir los archivos planos enviados por: 
 
a. El Tesorero de la Sede o Unidad especial, la certificación relacionada con las declaraciones y pagos de 
retención en la fuente 
 
b. El contador, la certificación relacionada con las cifras contables 
 
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c. Las áreas de Personal, con la información de pagos y retenciones aplicadas a los funcionarios activos por 
concepto de salarios y parafiscales 
 
d. Los fondos pensionales, con la información de pagos y retenciones aplicadas a pensionados 
 
e. La Dirección Nacional del Sistema de Información Académica, con la información de ingresos por matrículas 
de pregrado y posgrado 
 
f. Bienestar Estudiantil, con la información de deudores del préstamo a estudiantes. 
 
Las Sedes Bogotá, Medellín, Manizales, Palmira, Amazonía, Orinoquía y Caribe; UNISALUD en Medellín, Manizales 
y Palmira; el Fondo Pensional de las Sedes Medellín, Manizales y Palmira, envían cinco (5) archivos .txt así: 
 
a. TRIB_XXXX.200X12.txt 
 
b. SICO_XXXX_200X.txt 
 
c. MVCO_XXXX_200X12.txt 
 
d. CTBN_XXXX_200X.txt 
 
e. TERC_XXXX.txt 
 
Del Nivel Nacional, Unimedios, Editorial UN., UNISALUD Bogotá y el Fondo Pensional de la Sede Bogotá, se recibe 
únicamente la certificación del tesorero en relación con las declaraciones y pagos de retención en la fuente y por 
parte del contador en relación con las cifras contables. Lo anterior, considerando que la información de dichas 
empresas se encuentra en el servidor del Nivel Nacional. 
 
3. Cargar y generar los archivos planos enviados por las Sedes 
 
El Profesional del área Contable de la División Nacional de Contabilidad debe cargar en el SGF – QUIPU los archivos 
recibidos de las Sedes y Unidades Especiales, por la siguiente ruta: 
 
 
 
SGF – QUIPU: 
 
Contabilidad>Operativo>Automáticos>Archivos DIAN 
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Para ejecutar el cargue de los archivos planos se realizan los siguientes pasos: 
 
3.1. Diligenciar los campos de la siguiente forma: 
 
a. Grupo Archivos: Hace referencia al código del grupo de archivos a cargar. Al llamar la lista de valores con 
la tecla F9, se debe escoger el código 1 – ARCHIVOS DIAN. 
 
b. Empresa: Hace referencia al código de la empresa de la cual se van a cargar los archivos planos (se 
adjunta relación de empresas de la Universidad Nacional de Colombia para envío de información 
exógena). Al llamar la lista de valores con la tecla F9, se debe escoger el código de la empresa. 
 
c. Desde Período: Hace referencia al período desde el cual se van a cargar los archivos planos. El formato 
corresponde a AAAAMM (año, mes) y debe diligenciarse el primer mes de la vigencia. 
 
d. Hasta Período: Hace referencia al período hasta el cual se van a cargar los archivos planos. El formato 
corresponde a AAAAMM (año, mes) y debe diligenciarse el último mes de la vigencia. 
 
3.2. Importa/Exporta: 
 
Dando clic sobre el botón Importa/Exporta, se generan tablas temporales con la información correspondiente al 
período digitado. 
 
 
 
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Al hacer clic sobre el botón Importa/Exporta, se habilita una ventana “Importa/Exporta”. En ésta se debe 
seleccionar la opción Importa, luego seleccionar uno a uno los archivos planos a importar y diligenciar la ubicación 
de éstos en el directorio raíz donde se encuentran. Ejemplo: 
 
 
 
3.3. Hacer clic sobre el botón Procesa Información: 
 
El sistema valida y genera la información, teniendo en cuenta cada uno de los formatos de información exógena 
parametrizados previamente, de acuerdo con la Resolución anual emitida por la DIAN. 
 
 
 
3.4. Hacer clic sobre el botón Salida Excel: 
 
El sistema organiza en archivo Excel la información validada y generada. 
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3.5. Hacer clic sobre el botón Gen.Archivo: 
 
Genera en archivo Excel los diferentes formatos, teniendo en cuenta la estructura establecida en la Resolución 
anual emitida por la DIAN. 
 
 
 
3.6. Hacer clic sobre el botón Aceptar: 
 
El sistema guarda los diferentes formatos en la carpeta C:\Temp. 
 
 
 
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3.7. Abrir la carpeta C:\Temp y copiar en otra carpeta: 
 
Se sugiere crear una carpeta con el nombre de la Sede y en ésta copiar los archivos en formato Excel que se 
generaron. Este paso debe realizarse para la importación de datos de cada una delas Sedes. 
 
Para los archivos de las empresas del Nivel Nacional, de Unimedios, de la Editorial UN., de UNISALUD Bogotá y del 
Fondo Pensional de la Sede Bogotá, se deben ejecutar las acciones 3.1., 3.3., 3.4., 3.5., 3.6., y 3.7 ◘ . 
 
4. Revisar la información enviada por cada una de las Sedes y Unidades Especiales 
 
El Profesional del área Contable de la División Nacional de Contabilidad debe revisar la información. Para ello, es 
importante tener en cuenta la descripción de los archivos así: 
 
Dmuisca_01100X06200X0000000X 
ESTRUCTURA DEL NOMBRE DEL ARCHIVO SIGNIFICADO 
Dmuisca _ Nombre el archivo 
01 Indica si es un archivo nuevo o es un reemplazo 
100X Indica el nombre del formato 
06 Indica la versión del archivo/1 
200X Indica la vigencia a reportar 
0000000X Indica el número de archivo por formato a enviar/2 
 
1/ La versión del SGF – QUIPU tiene predeterminado el código 06, la DIAN actualiza el código según la versión del 
sistema MUISCA. 
 
2/ Por disposición de la DIAN, cada archivo en Excel permite como máximo el registro de cinco mil (5.000) lineas 
de información a reportar. 
 
 
 
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4.1. Verificar la Información Tributaria – Formatos 1001 y 1002: 
 
Verificar que el valor declarado y pagado por concepto de Retención en la fuente a la DIAN durante la vigencia 
corresponda al valor reportado en la información exógena, para lo cual se debe: 
 
a. Solicitar a la Division Nacional de Tesorería el cuadro consolidado de las declaraciones y pagos efectuados 
a la DIAN durante la vigencia. 
 
b. Diligenciar el archivo en Hoja de trabajo “Conciliación retenciones en la fuente presentadas respecto a la 
información exógena nacional reportada”, en el cual se realiza la conciliación entre lo declarado y pagado 
a la DIAN por concepto de retención frente a lo reportado en información exógena DIAN. 
 
c. Validar que cada uno de los campos de los archivos corresponda a la información solicitada por la DIAN 
para cada formato, y tener en cuenta las especificaciones generales establecidas en documento escrito 
emitido cada año por la Division Nacional de Contabilidad. 
 
Si en la Hoja de trabajo “Conciliación reteciones en la fuente presentadas respecto a la información exógena 
nacional reportada” existen diferencias, se deben revisar las observaciones enviadas por cada Sede y Unidad 
Especial, en caso contrario, informar vía teléfonica o a través de correo electronico, para que se realice la 
corrección y se envíen nuevamente los archivos planos para el cargue y verificación respectiva. 
 
4.2. Verificación de la Información Contable – Formatos 1007 – 1008 – 1009 – 1011 y 1012: 
 
a. Verificar que los saldos de los archivos planos corresponden a los registrados en los estados financieros a 
diciembre 31. 
 
b. Verificar que la información contable consolidada a nivel de la Universidad Nacional de Colombia 
corresponda a la Declaración de Ingresos y Patrimonio que se presenta cada año a la DIAN. 
 
c. Validar la información contable en la Hoja de trabajo “Conciliación saldos contables”, en la cual se concilian 
los saldos contables, de acuerdo con las especificaciones de los formatos establecidos por la DIAN. 
 
d. Validar que cada uno de los campos de los archivos corresponda a la información solicitada por la DIAN 
para cada formato, y tener en cuenta las especificaciones generales establecidas en el documento escrito 
emitido cada año por la Division Nacional de Contabilidad. 
 
Si en la Hoja de trabajo “Conciliación cuentas contables” existen diferencias, se debe informar a la Sede que 
corresponda, vía telefónica o a través de correo electrónico, para que se realice la corrección y se envíen 
nuevamente los archivos planos para el cargue y verificación respectiva. 
http://168.176.236.5/gerencia/fileadmin/user_upload/Conciliacion_retenciones_en_la_fuente_presentadas_respecto_a_la_informacion_exogena_nacional_reportada.xls
http://168.176.236.5/gerencia/fileadmin/user_upload/Conciliacion_retenciones_en_la_fuente_presentadas_respecto_a_la_informacion_exogena_nacional_reportada.xls
http://168.176.236.5/gerencia/fileadmin/user_upload/Conciliacion_Saldos_Contables.xls
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5. Consolidar Información exógena a nivel de la Universidad Nacional del Colombia 
 
El Profesional del área Contable de la División Nacional de Contabilidad, una vez revisada y validada la información 
exógena tributaria y contable de cada una de las Sedes y Unidades Especiales, debe ejecutar la consolidación, 
teniendo en cuenta: 
 
5.1. La consolidación se procesa en la empresa 9010 - CONSOLIDADO UNIVERSIDAD NACIONAL – 
DIAN. 
 
Ejecutar la acción 3.1 ◘ 
 
5.2. Hacer clic sobre el botón Consolida: el sistema agrupa la información relacionada con cada una 
de las empresas que conforman el campo Empresa diligenciado. 
 
 
 
5.3. Finalizada la actividad anterior, hacer clic sobre el botón Procesa Información; el sistema valida y 
genera la información teniendo en cuenta cada uno de los formatos de información exógena 
parametrizados previamente de acuerdo con la Resolución anual emitida por la DIAN. 
 
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5.4. Repetir las acciones 3.4., 3.5., 3.6., y 3.7. ◘ y la actividad 4. ◘ para revisar la información 
consolidada. 
 
6. Verificar información exógena consolidada 
 
El Profesional del área Contable de la División Nacional de Contabilidad, una vez generados los archivos Excel de 
la información exógena, en conjunto con el funcionario responsable de la Dirección Nacional de Informática y 
Comunicaciones, debe realizar las siguiente validaciones: 
 
a. Que no exista información duplicada de terceros: 
 
i. Misma identificación con diferente descripción. 
 
ii. Misma descripcion con diferente identificación. 
 
b. Que el valor de las retenciones correspondan al porcentaje aplicado a las bases. 
 
c. Que no existan terceros duplicados en el mismo concepto. 
 
d. Existencia de caracteres no válidos, ejemplo (, . - / ¿= ‘, entre otros). 
 
e. Que la clase de identificación del contribuyente corresponda. 
 
f. Que la información de personas naturales y jurídicas se encuentre en los campos correspondientes. 
 
g. Que los campos departamento, ciudad, país corresponda con los códigos asociados y con la descripción. 
 
h. Que las direcciones presenten las nomenclaturas definidas por la DIAN. 
 
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i. Que un tercero no presente varias direcciones. 
 
j. Que no existan campos en blanco. 
 
k. Las demás que se consideren pertinentes. 
 
Las inconsistencias encontradas deben ser corregidias por el profesional del área Contable de la Divión Nacional 
de Contabilidad; de ser necesario se solicita correccion a las Sedes y/o Unidades Especiales. 
 
7. Preparar los archivos planos para el cargue y validación en el prevalidador de la DIAN 
 
El Profesional del área Contable de la División Nacional de Contabilidad, para el cargue y validacíon de los archivos, 
debe: 
 
7.1. Organizar los archivos en formato Excel, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas 
por la DIAN, para cada formato. 
 
7.2. Actualizar el prevalidador para información exógena de la página web de la DIAN: www.dian.gov.co 
 
a. Seleccionar la opción Descargar Prevalidador 
 
b. Seleccionar la opción Información Tributaria(vigencia 200X) 
 
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c. Seleccionar la opción Ejecutar y copiar el programa prevalidador de información tributaria. Es necesario 
asegurarse de escoger las opciones que se encuentran marcadas con recuadro rojo de las siguientes 
pantallas. 
 
 
 
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7.3. Ejecutar el prevalidador de información tributaria: Al ejecutar la actividad anterior, el prevalidador 
queda instalado automaticamente en la raíz: C:\Prevalidador_DIAN_Tributario_200X_xx.x 
 
Al ejecutar el prevalidador, es necesario asegurarse de escoger las opciones que se encuentran marcadas con 
recuadro rojo de las siguientes pantallas: 
 
 
 
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El menú del prevalidador (ver recuadro en rojo) tiene las siguientes funcionalidades: 
 
Escoger el formato a 
diligenciar y luego ir 
al formato 
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a. Registro: muestra la posición actual del registro. 
 
b. Agregar: agrega el número de registros a insertar, máximo 5.000 registros por archivo. 
 
c. Eliminar: elimina el registro donde se encuentra ubicado el cursor. 
 
d. Limpiar: limpia el formato, elimina todos los registros insertados. 
 
e. Generar XML: genera los archivos para enviar a la DIAN. 
 
f. Inicio: va al inicio del prevalidador. 
 
g. Ocultar ayuda: oculta la ayuda del prevalidador. 
 
7.4. Copiar la información consolidada por formatos al prevalidador de la DIAN, así: 
 
a. Abrir los archivos Excel que contienen la información consolidada, teniendo en cuenta el formato a 
diligenciar en el prevalidador. 
 
b. Copiar “Ctrl+C” o con la opción del menú “Edición \ copiar” del archivo Excel que contiene la información 
consolidada (máximo 5.000 registros) y pegar “Ctrl+V” o con la opción del menú “Edición \ pegar” en el 
prevalidador de la DIAN. 
 
Copiar (máximo 5.000 registros) - Archivo Excel 
 
Ayuda del prevalidador, 
para cada campo. 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 26 de 142 
 
 
Pegar (máximo 5.000 registros) – Prevalidador 
 
 
7.5. Generar archivos con extensión.XML: Escoger la opción Generar XML del prevalidador 
 
Al generar el archivo en XML, se pueden presentar dos (2) situaciones: 
 
¿El archivo presenta errores? 
 
Sí: Si el archivo presenta errores, el prevalidador muestra el mensaje “no se puede generar el archivo porque hay 
errores en los registros, desea consultarlos?”, para lo cual se debe: 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 27 de 142 
 
 
Dar clic sobre la opción “sí”: Se observa el despliegue de los errores generados así: 
 
 
 
Dar clic sobre la opción “Guardar”: Guarda en un archivo con extensión TXT los errores generados en el 
prevalidador. Oprimir la opción “Aceptar”. 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 28 de 142 
 
Abrir el archivo (desde la dirección donde se guardaron los errores). Cada línea del archivo contiene el tipo de 
error y la descripción del mismo. 
 
 
 
Revisar y ajustar los errores generados: De acuerdo con el error, se pueden realizar los ajustes en: 
 
i. El prevalidador, para lo cual se debe ubicar y corregir el error; luego iniciar nuevamente el proceso en la 
actividad 7.5. ◘ 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 29 de 142 
ii. El archivo Excel que contiene la información consolidada, para lo cual se debe ubicar y corregir el error; luego 
iniciar nuevamente el proceso en la actividad 7.3. ◘ 
 
Nota: Recuerde limpiar los registros utilizando la opción “Limpiar” antes de copiar nuevamente la información al 
prevalidador, 
 
No: El archivo no presenta errores 
 
Si: El archivo no presenta errores, el prevalidador muestra la siguiente pantalla: 
 
 
Los datos del encabezado están conformados por: 
 
i. Año de envío: Corresponde al año vigente al momento del envío de los archivos. 
 
ii. Concepto: Se utiliza el número 1 – para la inserción de un archivo nuevo, y el número 2 – para un archivo 
de reemplazo. 
 
iii. Código del formato: Este campo es generado en forma automática y está protegido, y corresponde al 
código del formato prevalidado. 
 
iv. Versión del formato: Este campo es generado en forma automática y está protegido, y corresponde a la 
versión actual del formato. 
 
v. Número de envío: Corresponde al número consecutivo del archivo a enviar dependiendo del orden que le 
corresponda. Si es el primer archivo enviado a la DIAN durante la vigencia, se debe iniciar en el número 1, 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 30 de 142 
de lo contrario, registre el número consecutivo de acuerdo con el último número de archivo enviado a la 
DIAN. 
 
vi. La numeración para enviar archivos a la DIAN es anual. 
 
vii. Fecha de envío: Este valor es calculado por el sistema, no se debe modificar. Corresponde al año, mes, día 
y hora en que se envía el archivo. 
 
viii. Fecha Inicial: Se debe diligenciar la fecha inicial del período reportado en la información a presentar. El 
formato es AAAA-MM-DD, ejemplo: 2008-01-01. 
 
ix. Fecha Final: Se debe diligenciar la fecha final del período reportado en la información a presentar. No debe 
ser menor a la fecha inicial diligenciada. El formato es AAAA-MM-DD, ejemplo: 2008-12-31. 
 
Los datos del archivo a generar son automáticos y protegidos por el sistema, y están conformados por: 
 
i. #: Corresponde al número de archivos generados 
 
ii. Nombre del archivo: Corresponde a la identificación del nombre del archivo validado en el prevalidador, de 
acuerdo con la estructura y especificaciones de la DIAN. 
 
iii. Cantidad de registros: Corresponde al número de registrosvalidados en el prevalidador. Este número se 
debe tener en cuenta para el cargue y la validación de los archivos en el portal de la DIAN. 
 
La opción “Regresar”: Permite ver nuevamente el archivo validado en el prevalidador. 
 
La opción Generar XML: Permite generar los archivos en formato XML, los cuales posteriormente deben ser 
remitidos a la DIAN. 
 
Al escoger la opción Generar XML, el sistema informa que se ha generado el archivo en el directorio donde se 
encuentra el prevalidador, en una carpeta identificada como salida. Dar clic sobre la opción “Aceptar”. 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 31 de 142 
 
 
Los archivos generados se identifican con el nombre del archivo validado en el prevalidador, de acuerdo con la 
estructura y especificaciones de la DIAN, con extensión .xml. 
 
 
 
Las anteriores actividades aplican para todos los Formatos solicitados por la DIAN 
 
7.6. Cargar y validar los archivos en el portal de la DIAN, para lo cual se debe 
 
a. Abrir el portal de la DIAN en la página www.dian.gov.co 
 
http://www.dian.gov.co/
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 32 de 142 
 
 
b. Escoger la opción de Servicios Informáticos Electrónicos y escoger la opción “Sí”. 
 
 
 
 
Diligenciar los campos: 
 
i. NIT: Corresponde al Nit de la Universidad Nacional de Colombia 899999063. 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 33 de 142 
 
ii. Identificación: Corresponde al número de cédula de ciudadanía del representante legal de la 
Universidad. 
 
iii. Contraseña: Corresponde a la contraseña asignada para el representante legal de la Universidad. 
 
 
 
Dar clic sobre el botón “Ingresar” y escoger la opción “Presentación de Información por Envío de Archivo”. 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 34 de 142 
 
 
Escoger la opción “Colocar archivos en su bandeja de entrada” 
 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 35 de 142 
 
 
Diligenciar el campo “Código Formato” y cargar a la bandeja de entrada, uno a uno, los archivos de los formatos 
a validar. Por ejemplo, si del formato 1001 se generaron 5 archivos, se deben cargar uno a uno los cinco archivos. 
 
Dar clic sobre el botón “Examinar” y buscar el archivo a cargar. 
 
Dar clic sobre botón “Firma”, el cual despliega la siguiente pantalla, para diligenciar los siguientes campos: 
 
i. Certificado: Dar clic sobre el botón “Examinar”, permite buscar el certificado digital expedido por la DIAN a 
nombre del representante legal de la Universidad 
 
ii. Contraseña: Dar clic sobre el botón “Contraseña”, y diligenciar la contraseña asociada por la DIAN al 
certificado digital. 
 
iii. Firmar: Dar clic sobre el botón “Firmar” 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 36 de 142 
 
 
Dar clic sobre el botón “Colocar”, permite que los archivos sean colocados en la bandeja de entrada. 
 
 
 
Escoger la opción “Diligenciar solicitud de envío de Archivo” si corresponde a un nuevo archivo. 
 
Escoger la opción “Reemplazar solicitud de envío de Archivo“si corresponde a un reemplazo de archivo. 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 37 de 142 
 
 
De acuerdo con la opción escogida anteriormente, se diligencian los siguientes campos: 
 
Si corresponde a un nuevo archivo: 
 
 
 
 
Si corresponde a un reemplazo de archivo. 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 38 de 142 
 
 
 
Diligenciar los campos: 
 
i. Año Informado: Hace referencia al año objeto del reporte. 
 
ii. Nombre y Extensión del Primer Archivo de Envío XXX.xml: Nombre del primer archivo a presentar por cada 
formato. 
 
Por ejemplo, si del formato 1001 se cargaron en la bandeja de entrada 5 archivos (del número 40 al 45), en este 
campo se debe diligenciar únicamente el nombre del archivo No. 40, así: 
 
Dmuisca_020100106200800000040.xml 
 
i. Cantidad de Archivo: Hace referencia a la cantidad de archivos cargados en la bandeja de entrada, de 
acuerdo con el formato que se está presentando. Con el ejemplo del ítem anterior, el número de archivos 
sería 6 (del 40 al 45). 
 
ii. Número Total de Registros de los Archivos de Envío: Hace referencia al total de registros que contiene el 
número de archivos de acuerdo con el formato. Con el ejemplo del ítem anterior, los 6 archivos contienen 
28.350 registros (teniendo en cuenta que por cada archivo se pueden presentar máximo 5.000 registros). 
 
iii. No. de solicitud anterior: Hace referencia al archivo que se va a reemplazar. Dar clic en la opción Buscar y 
escoger el archivo a reemplazar. 
 
Dar clic sobre el botón “Solicitar” permite guardar el archivo con extensión .pdf. 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 39 de 142 
Dar clic sobre botón “Firma”, despliega la siguiente pantalla, en la cual se debe diligenciar los campos: 
 
i. Certificado: Dar clic sobre el botón “Examinar”, permite buscar el certificado digital expedido por la DIAN a 
nombre del representante legal de la Universidad. 
 
ii. Contraseña: Dar clic sobre el botón “Contraseña”, permite diligenciar la contraseña asociada por la DIAN al 
certificado digital. 
 
iii. Firmar: Dar clic sobre el botón “Firmar” 
 
 
 
Presentar: Dar clic sobre el botón “Presentar” permite guardar el archivo con formato .xml como soporte de Acuse 
de Recibo, por cada formato presentado. Este archivo es el soporte de que la información exógena fue presentada 
y firmada por el representante legal de la Universidad. 
 
Cerrar Sesión:Dar clic sobre el botón “Cerrar Sesión”, permite volver a la página principal de la DIAN. 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 40 de 142 
 
 
7.7. Conservar los archivos de información exógena reportada DIAN: 
 
Se guarda copia de la información en medio magnético de los siguientes archivos: 
 
a. Archivos en formato texto con extensión .txt que contienen la información enviada por las Sedes. 
 
b. Archivos en formato Excel con extensión .xls que contienen la información exógena consolidada. 
 
c. Archivos con extensión .xml generados, cargados y presentados a la DIAN. 
 
d. Archivos con extensión .pdf generados en el proceso de presentación de archivos a la DIAN. 
 
e. Archivos con extensión .xml generados como Acuse de Recibido en el proceso de presentación de archivos 
a la DIAN. 
 
f. Archivo Excel que contiene el formato de conciliación de información tributaria declarada y pagada a la 
DIAN. 
 
g. Archivo Excel que contiene el formato de conciliación de saldos contables presentados a la DIAN. 
 
h. Archivos que contengan información de las Sedes, como soporte de la misma. 
 
7.8. Verificar validación de información exógena reportada: 
 
A través del portal de la DIAN se verifica períodicamente la validación exitosa o no de los archivostrasmitidos a la 
DIAN. 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 41 de 142 
 
8. Consultar la aceptación de los archivos a través del portal de la DIAN 
 
El Profesional del área Contable de la División Nacional de Contabilidad, una vez trasmitidos los archivos a la DIAN, 
debe verificar periodicamente si la validación fue existosa, así: 
 
8.1. Ingresar a la página web de la DIAN www.dian.gov.co, seleccionar la opción Servicios Informáticos 
Electrónicos, dar clic a la opción Sí, y diligenciar los campos NIT, Identificación (número de cédula 
de ciudadanía del representante legal), contraseña (asignada al representante legal). 
 
 
 
http://www.dian.gov.co,/
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 42 de 142 
 
 
 
 
8.2. Dar clic sobre el botón Ingresar y seleccionar la opción Presentación de Información por Envío 
de Archivo. 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 43 de 142 
 
 
8.3. Seleccionar la opción Consultar Envíos de Solicitudes, diligenciar el número de formato e ingresar 
a la opción Buscar. 
 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 44 de 142 
 
 
8.4. Seleccionar la última versión del formato y dar clic en Continuar. El estado de los archivos indica 
que existe información errada. 
 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 45 de 142 
 
 
8.5. Seleccionar el archivo que presenta Errores y dar clic en Continuar. 
8.6. Se despliega una pantalla con la relación de los errores generados, dar clic en Guardar. 
 
9. Corregir inconsitencias generadas en el validador de la DIAN 
 
9.1. Identificar el tipo de error generado. 
9.2. Idenfificar la Sede y/o Unidad Especial que presenta el error 
 
¿La inconsistencia puede ser corregida por el funcionario responsable en la División Nacional de Contabilidad? 
 
Sí: Ajustar la inconsistencia. Ir a la actividad 7.3. ◘ 
 
No: Comunicar el error a la Sede y/o Unidad Especial, para su análisis y ajuste. Posteriormente, la información 
corregida con los documentos que la soportan deberán ser remitidos a la División Nacional de Contabilidad. El 
funcionario de la División Nacional de Contabilidad ajustará la inconsistencia en los archivos de Excel consolidados 
que correspondan. Ir a la actividad 7.3. ◘ 
 
 
Fin del instructivo. 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 46 de 142 
 
 
 
II. INFORMACIÓN DE CONVENIOS DE COOPERACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA 
 
La Universidad Nacional de Colombia, tiene la responsabilidad de reportar mensualmente a la Dirección de 
Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN la información de convenios de cooperación y asistencia técnica generada 
en la ejecución de programas o proyectos con organismos internacionales. 
 
1. Solicitar información 
 
El profesional del área Contable designado por el Jefe de la División Nacional de Contabilidad, mediante 
documento escrito, debe informar a las áreas de Tesorería los plazos establecidos para reportar información de 
convenios de cooperación y asistencia técnica a la División Nacional de Contabilidad. 
 
El formato de la DIAN a reportar es el siguiente: 
 
CÓDIGO DESCRIPCIÓN 
ÁREA RESPONSABLE DE GENERAR Y 
REPORTAR A LA DIVISIÓN NACIONAL DE 
CONTABILIDAD 
1159 
Información de convenios de cooperación con 
organismos internacionales 
Tesorería 
 
Este formato está conformado por hojas de Excel con la siguiente información: 
 
HOJA EXCEL DESCRIPCIÓN OBSERVACIÓN 
F1159 
Principal Relación de los convenios, indicando: número del convenio, 
identificación del convenio, nombre o razón social del organismo 
internacional con el cual se celebró el contrato y el país origen. 
F1159D 
Secundario_Contratos Relación de los contratos que se celebren en desarrollo de cada uno 
de los convenios, indicando: número de contrato, valor total del 
contrato, término de ejecución y clase de cada contrato. 
F1159E 
Secundario_Pagos Relación de los pagos o abonos en cuenta efectuados en virtud de 
los contratos, indicando: 
número del convenio, clase del contrato, número del contrato, 
concepto del pago, tipo de documento, número de identificación del 
contratista, DV, primer apellido del contratista, segundo apellido del 
contratista, primer nombre del contratista, otros nombres del 
contratista razón social del contratista, dirección del contratista, 
código departamento, código municipio, valor del pago o abono en 
cuenta, base retención aplicada a titulo de renta, retención aplicada 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 47 de 142 
a titulo de renta, retención aplicada a titulo de IVA, valor impuesto 
sobre las ventas descontable correspondiente al periodo que se 
reporta. 
 
2. Recibir información enviada por las Sedes y Unidades Especiales 
 
El Profesional de la División Nacional de Contabilidad debe recibir los archivos en Excel y la certificación expedida 
por el jefe del área de Tesorería de cada Sede o Unidad Especial en relación con los pagos efectuados. 
 
3. Revisar la información enviada por cada una de las Sedes y Unidades Especiales 
 
El Profesional de la División Nacional de Contabilidad debe recibir yrevisar la información, para lo cual es 
importante tener en cuenta el contenido del formato así: 
 
a. Hoja Principal: 
 
i. El número del convenio está conformado por 8 dígitos, así: 
 
1. Los primeros 4 dígitos corresponden al código de la empresa UN. 
 
2. Los 4 dígitos siguientes corresponden al consecutivo de contratos que posea la empresa UN con los 
organismos internacionales. 
 
ii. Verificar que no existan números de convenios repetido 
 
iii. Verificar que la entidad con la cual se celebró el convenio, corresponda a un organismo internacional 
(Ver listado de organismos internacionales). 
 
iv. Verificar que el código del país corresponda (Ver listado de países) 
 
b. Hoja Secundario_Contratros: 
 
i. Verificar que el número de convenio corresponda al registrado en la Hoja Principal 
 
ii. Verificar que el número del contrato sea tipo numérico. 
 
iii. Verificar que la fecha inicial y final corresponda al formato año/mes/día 
 
 
iv. Verificar que la fecha inicial no sea mayor que la fecha final y viceversa. 
 
v. Verificar que la clase del contrato corresponda a los emitidos en la resolución de la DIAN, así: 
 
 
http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/CON_4_HT_formato_1159.xls
http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/documentos/CON_4_HT_listado_paises.xls
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 48 de 142 
CONCEPTO DESCRIPCIÓN 
7101 Contratos de obra y/o suministro 
7200 Contratos de consultoría 
7300 Contratos de prestación de servicios 
7400 Contratos de concesión 
7500 Otros contratos 
 
c. Hoja Secundario_Pagos 
 
i. Verificar que el número de convenio corresponda al registrado en la Hoja Secundario_Pagos. 
 
ii. Verificar que el número del contrato sea tipo numérico y corresponda al registrado en la Hoja 
Secundario_Pagos. 
 
CÓDIGO CONCEPTO 
5001 Salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales 
5002 Honorarios5003 Comisiones 
5004 Servicios 
5005 Arrendamientos 
5008 Compras de activos fijos 
5009 Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado 
5010 Aportes parafiscales al SENA, a las Cajas de Compensación Familiar y al Instituto Colombiano de 
Bienestar Familiar 
5011 Aportes parafiscales a las empresas promotoras de salud EPS y el ISS y los aportes al Sistema de 
Riesgos Profesionales 
5012 Aportes obligatorios para pensiones efectuados al ISS y a los Fondos de Pensiones 
5016 Demás costos y deducciones 
 
iii. Verificar que la clase de contrato corresponda al servicio o bien prestado, así: 
 
iv. Verificar que la información del beneficiario del pago no se encuentre reportada más de una vez en el 
mismo número de contrato. 
v. Verificar que el valor del pago o abono en cuenta sea menor o igual al valor reportado en el valor del 
contrato de la Hoja Secundario_Pagos. 
 
vi. Verificar que el valor base de retención aplicada sea menor o igual al valor del pago o abono en cuenta. 
 
d. Generalidades: 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 49 de 142 
Adicional a la revisión realizada a cada una de las hojas de Excel, se efectúan las siguientes verificaciones: 
 
i. Que no exista información duplicada de terceros: 
 
1. Misma identificación con diferente descripción. 
 
2. Misma descripcion con diferente identificación. 
 
ii. Que el valor de las retenciones correspondan al porcentaje aplicado a las bases. 
 
iii. Que no existan terceros duplicados en el mismo concepto 
 
iv. Que no existan caracteres no válidos, ejemplo (, . - / ¿= ‘, entre otros). 
 
v. Que la clase de identificación del contribuyente corresponda. 
 
vi. Que la información de personas naturales y jurídicas se encuentre en los campos correspondientes. 
 
vii. Que los campos departamento y ciudad, corresponda con los códigos asociados y con la descripción. 
 
viii. Que las direcciones presenten las nomenclaturas definidas por la DIAN. 
 
ix. Que un tercero no presente varias direcciones. 
 
x. Que no existan campos en blanco. 
 
xi. Las demás que se consideren pertinentes. 
 
Las inconsistencias encontradas deben ser informadas a las Sedes y/o Unidades Especiales, vía correo 
electrónico, para que se realice la corrección y se envíe nuevamente el archivo Excel para la revisión respectiva. 
 
4. Consolidar información exógena - Convenios de Cooperación, a nivel de la Universidad Nacional de 
Colombia 
 
El Profesional de la División Nacional de Contabilidad, una vez revisada la información de cada una de las Sedes y 
Unidades Especiales, debe consolidarla en un solo archivo Excel teniendo en cuenta cada una de las hojas que 
contiene el formato 1159 - Convenios con organismos internacionales. 
 
5. Cargar y validar la información en el prevalidador de la DIAN. 
 
Para efectuar el cargue y validación de los archivos, eEl Profesional de la División Nacional de Contabilidad, debe: 
 
5.1. Actualizar el prevalidador para información exógena, de la página web de la DIAN: 
www.dian.gov.co. 
 
http://www.dian.gov.co/
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Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 50 de 142 
a. Seleccionar la opción Descargar Prevalidador 
 
b. Seleccionar la opción Convenios (vigencia 200X) 
 
 
 
 
 
c. Seleccionar la opción Ejecutar y copiar el programa prevalidador de información tributaria. Es necesario 
asegurarse de escoger las opciones que se encuentran marcadas con recuadro rojo en las siguientes 
pantallas. 
 
 
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Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 51 de 142 
 
 
 
 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 52 de 142 
 
 
 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 53 de 142 
 
 
 
 
 
 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 54 de 142 
 
 
 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 55 de 142 
 
 
5.2. Ejecutar prevalidador de información tributaria: Al ejecutar la actividad anterior, el prevalidador 
queda instalado automáticamente en la raíz: C:\Prevalidador_Convenios_200X_xx.x 
 
Al ejecutar el prevalidador, es necesario asegurarse de escoger las opciones que se encuentran marcadas con 
recuadro rojo de las siguientes pantallas: 
 
 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 56 de 142 
 
 
 
 
 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 57 de 142 
 
 
 
 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 58 de 142 
 
 
 
 
 
El menú del prevalidador (ver recuadro en rojo) tiene las siguientes funcionalidades: 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 59 de 142 
 
 
a. Registro: muestra la posición actual del registro. 
 
b. Agregar: agrega el número de registros a insertar, máximo 5.000 registros por archivo. 
 
c. Eliminar: elimina el registro donde se encuentra ubicado el cursor. 
 
d. Limpiar: limpia el formato, elimina todos los registros insertados. 
 
e. Generar XML: genera los archivos para enviar a la DIAN. 
 
f. Inicio: va al inicio del prevalidador. 
 
g. Ocultar ayuda: oculta la ayuda del prevalidador. 
 
5.3. Copiar la información consolidada en el archivo Excel al prevalidador de la DIAN, así: 
 
a. Abrir el archivo Excel que contienen la información consolidada. 
 
b. Copiar “Ctrl+C” o con la opción del menú “Edición \ copiar” del archivo Excel que contiene la información 
consolidada (máximo 5.000 registros) y pegar “Ctrl+V” o con la opción del menú “Edición \ pegar” en el 
prevalidador de la DIAN. 
 
c. Realizar la copia de la información de acuerdo con la hoja Excel que corresponda (Principal o Secundarios). 
 
Copiar (máximo 5.000 registros) de la Hoja Principal - Archivo Excel 
 
Ayuda del prevalidador, para 
cada campo 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 60 de 142 
 
 
Pegar (máximo 5.000 registros) de la Hoja Principal – Prevalidador 
 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 61 de 142 
Copiar (máximo 5.000 registros) de la Hoja Secundario_Contratos - Archivo Excel 
 
 
 
Pegar (máximo 5.000 registros) de la Hoja Secundario_Contratos – Prevalidador 
 
 
 
Copiar (máximo 5.000 registros) de la Hoja Secundario_Pagos - Archivo Excel 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 62 de 142 
 
 
Pegar (máximo 5.000 registros) de la Hoja Secundario_Pagos – Prevalidador 
 
 
 
5.4. Generar archivos con extensión.XML: Escogerla opción Generar XML del prevalidador 
 
Al generar el archivo en XML, se pueden presentar dos (2) situaciones: 
¿El archivo presenta errores? 
 
Sí: Si el archivo presenta errores, el prevalidador muestra el mensaje “no se puede generar el archivo porque hay 
errores en los registros, desea consultarlos?”, para lo cual se debe: 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 63 de 142 
 
 
 
Dar clic sobre la opción “sí”: Se observa el despliegue de los errores generados así: 
 
 
 
Dar clic sobre la opción “Guardar”: Guarda en un archivo con extensión TXT los errores generados en el 
prevalidador. Oprimir la opción “Aceptar”. 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 64 de 142 
 
 
Abrir el archivo (desde la dirección donde se guardaron los errores). Cada línea del archivo contiene el tipo de 
error y la descripción del mismo. 
 
 
 
Revisar y ajustar los errores generados: De acuerdo con el error, se pueden realizar los ajustes en: 
 
i. El prevalidador, para lo cual se debe ubicar y corregir el error; luego iniciar nuevamente el proceso en la 
actividad 5.4. ◘ 
 
ii. El archivo Excel que contiene la información consolidada, para lo cual se debe ubicar y corregir el error; 
luego iniciar nuevamente el proceso en la actividad 5.2. ◘ 
Nota: Recuerde limpiar los registros utilizando la opción “Limpiar” antes de copiar nuevamente la información al 
prevalidador, 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 65 de 142 
 
No: El archivo no presenta errores 
 
Si : El archivo no presenta errores, el prevalidador muestra la siguiente pantalla: 
 
 
 
Los datos del encabezado están conformados por: 
 
i. Año de envío: Corresponde al año vigente al momento del envío de los archivos. 
 
ii. Concepto: Se utiliza el número 1 – para la inserción de un archivo nuevo, y el número 2 – para un archivo 
de reemplazo. 
 
iii. Código del formato: Este campo es generado en forma automática y está protegido, y corresponde al código 
del formato prevalidado. 
 
iv. Versión del formato: Este campo es generado en forma automática y está protegido, y corresponde a la 
versión actual del formato. 
 
v. Número de envío: Corresponde al número consecutivo del archivo a enviar dependiendo del orden que le 
corresponda. Si es el primer archivo enviado a la DIAN durante la vigencia se debe iniciar en el número 1, 
de lo contrario, registre el número consecutivo de acuerdo con el último número de archivo enviado a la 
DIAN. 
 
vi. La numeración para enviar archivos a la DIAN es anual. 
 
vii. Fecha de envío: Este valor es calculado por el sistema, no se debe modificar. Corresponde al año, mes, día 
y hora en que se envía el archivo. 
 
viii. Fecha Inicial: Se debe diligenciar la fecha inicial del período reportado en la información a presentar. El 
formato es AAAA-MM-DD, ejemplo: 2008-01-01. 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 66 de 142 
ix. Fecha Final: Se debe diligenciar la fecha final del período reportado en la información a presentar. No debe 
ser menor a la fecha inicial diligenciada. El formato es AAAA-MM-DD, ejemplo: 2008-12-31. 
 
Los datos del archivo a generar son automáticos y protegidos por el sistema, y están conformados por: 
 
i. #: Corresponde al número de archivos generados 
 
ii. Nombre del archivo: Corresponde a la identificación del nombre del archivo validado en el prevalidador, de 
acuerdo con la estructura y especificaciones de la DIAN. 
 
iii. Cantidad de registros: Corresponde al número de registros validados en el prevalidador. Éste número se 
debe tener en cuenta para el cargue y la validación de los archivos en el portal de la DIAN. 
 
La opción “Regresar”: Permite ver nuevamente el archivo validado en el prevalidador. 
 
La opción Generar XML: Permite generar los archivos en formato XML, los cuales posteriormente deben ser 
remitidos a la DIAN. 
 
Al escoger la opción Generar XML, el sistema informa que se ha generado el archivo en el directorio donde se 
encuentra el prevalidador, en una carpeta identificada como salida. Dar clic sobre la opción “Aceptar”. 
 
 
 
Los archivos generados se identifican con el nombre del archivo validado en el prevalidador, de acuerdo con la 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 67 de 142 
estructura y especificaciones de la DIAN, con extensión .xml. 
 
 
 
5.5. Cargar y validar archivos en el portal de la DIAN: Para esta actividad se debe: 
 
a. Abrir el portal de la DIAN en la página www.dian.gov.co 
 
 
 
b. Escoger la opción de Servicios Informáticos Electrónicos y escoger la opción “Sí”. 
 
http://www.dian.gov.co/
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 68 de 142 
 
 
Diligenciar los siguientes campos: 
 
i. NIT: Corresponde al Nit de la Universidad Nacional de Colombia 899999063. 
ii. Identificación: Corresponde al número de cédula de ciudadanía del representante legal de la Universidad. 
 
iii. Contraseña: Corresponde a la contraseña asignada para el representante legal de la Universidad. 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 69 de 142 
 
Dar clic sobre el botón “Ingresar” y escoger la opción “Presentación de Información por Envío de Archivo”. 
 
 
 
Escoger la opción “Colocar archivos en su bandeja de entrada” 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 70 de 142 
 
 
Diligenciar el campo “Código Formato” y cargar a la bandeja de entrada, uno a uno los archivos a validar. Por 
ejemplo, si del formato 1159 se generaron 5 archivos, se debe cargar uno a uno los cinco archivos. 
 
Dar clic sobre el botón “Examinar” y buscar el archivo a cargar. 
 
Dar clic sobre botón “Firma” el cual despliega la siguiente pantalla, para diligenciar los siguientes campos: 
 
i. Certificado: Dar clic sobre el botón “Examinar”, permite buscar el certificado digital expedido por la DIAN a 
nombre del representante legal de la Universidad. 
 
ii. Contraseña: Dar clic sobre el botón “Contraseña”, y diligenciar la contraseña asociada por la DIAN al 
certificado digital. 
 
iii. Firmar: Dar clic sobre el botón “Firmar” 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 71 de 142 
 
 
Dar clic sobre el botón “Colocar”, permite que los archivos sean colocados en la bandeja de entrada. 
 
 
 
Escoger la opción “Diligenciar solicitud de envío de Archivo” si corresponde a un nuevo archivo. 
 
Escoger la opción “Reemplazar solicitud de envío de Archivo“ si corresponde a un reemplazo de archivo. 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 72 de 142 
 
 
De acuerdo con la opción escogida anteriormente, se diligencian los siguientes campos: 
 
Si corresponde a un nuevo archivo: 
 
 
 
 
Si corresponde a un reemplazo de archivo. 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentarinformación exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 73 de 142 
 
 
 
Diligenciar los campos: 
 
i. Año Informado: Hace referencia al año objeto del reporte. 
 
ii. Nombre y Extensión del Primer Archivo de Envío XXX.xml: Nombre del primer archivo a presentar por cada 
formato. 
 
iii. Por ejemplo, si del formato 1159 se cargaron en la bandeja de entrada 5 archivos (del número 40 al 45), en 
este campo se debe diligenciar únicamente el nombre del archivo No. 40, así: 
Dmuisca_0201115906200800000040.xml 
 
iv. Cantidad de Archivo: Hace referencia a la cantidad de archivos cargados en la bandeja de entrada, de 
acuerdo con el formato que se está presentando. Con el ejemplo del ítem anterior, el número de archivos 
sería 6 (del 40 al 45). 
 
v. Número Total de Registros de los Archivos de Envío: Hace referencia al total de registros que contiene el 
número de archivos de acuerdo con el formato. Con el ejemplo del ítem anterior, los 6 archivos contienen 
28.350 registros (teniendo en cuenta que por cada archivo se pueden presentar máximo 5.000 registros). 
 
 
vi. No. de solicitud anterior: Hace referencia al archivo que se va a reemplazar. Dar clic en la opción Buscar y 
escoger el archivo a reemplazar. 
 
Dar clic sobre el botón “Solicitar” permite guardar el archivo con extensión .pdf. 
 
Dar clic sobre botón “Firma”, despliega la siguiente pantalla, en la cual se debe diligenciar los campos: 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 74 de 142 
 
i. Certificado: Dar clic sobre el botón “Examinar”, permite buscar el certificado digital expedido por la DIAN a 
nombre del representante legal de la Universidad. 
 
ii. Contraseña: Dar clic sobre el botón “Contraseña”, permite diligenciar la contraseña asociada por la DIAN al 
certificado digital. 
 
iii. Firmar: Dar clic sobre el botón “Firmar”. 
 
 
 
 
Presentar: Dar clic sobre el botón “Presentar” permite guardar el archivo con formato .xml como soporte de Acuse 
de Recibo, por cada formato presentado. Este archivo es el soporte de que la información exógena fue presentada 
y firmada por el representante legal de la Universidad. 
 
Cerrar Sesión:Dar clic sobre el botón “Cerrar Sesión”, permite volver a la página principal de la DIAN. 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 75 de 142 
 
5.6. Conservar los archivos de información exógena reportada a la DIAN: 
 
Guardar copia de la información en medio magnético de los siguientes archivos: 
 
a. Archivos en formato Excel con extensión .xls con la información enviada por las Sedes. 
 
b. Archivo en formato Excel con extensión .xls que contiene la información exógena consolidada. 
 
c. Archivos con extensión .xml generados, cargados y presentados a la DIAN. 
 
d. Archivos con extensión .pdf generados en el proceso de presentación de archivos a la DIAN. 
 
e. Archivos con extensión .xml generados como Acuse de Recibido en el proecso de presentación de acrchivo 
a la DIAN. 
 
f. Archivos que contengan información de las Sedes, como soporte de la misma. 
 
5.7. Verificar validación de información exógena reportada: 
 
A través del portal de la DIAN se verifica períodicamente la validación exitosa o no de los archivos trasmitidos a la 
DIAN. 
 
6. Consultar la aceptación de los archivos a través del portal de la DIAN 
 
El Profesional de la División Nacional de Contabilidad, una vez trasmitidos los archivos a la DIAN, debe verificar 
periodicamente si la validación fue existosa, así: 
 
6.1. Ingresar a la página web de la DIAN: www.dian.gov.co, seleccionar la opción Servicios Informáticos 
Electrónicos, dar clic a la opción Sí, y diligenciar los campos NIT, Identificación (número de cédula 
de ciudadanía del representante legal), contraseña (asignada al representante legal). 
 
http://www.dian.gov.co,/
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 76 de 142 
 
 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 77 de 142 
 
 
6.2. Dar clic sobre el botón Ingresar y seleccionar la opción Presentación de Información por Envío de 
Archivo. 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 78 de 142 
 
6.3. Seleccionar la opción Consultar Envíos de Solicitudes, diligenciar el número de formato e ingresar 
a la opción Buscar. 
 
 
 
 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 79 de 142 
6.4. Seleccionar la última versión del formato y dar clic en Continuar. El estado de los archivos indica 
que existe información errada. 
 
 
 
 
 
6.5. Seleccionar el archivo que presenta Errores y dar clic en Continuar. 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 80 de 142 
6.6. Se despliega una pantalla con la relación de los errores generados, dar clic en Guardar. 
 
7. Corregir inconsitencias generadas en el validador de la DIAN 
 
7.1. Identificar el tipo de error generado. 
 
7.2. Idenfificar la Sede y/o Unidad Especial que presenta el error. 
¿La inconsistencia puede ser corregida por el funcionario responsable en la División Nacional de Contabilidad? 
 
Sí: Ajustar la inconsistencia. Ir a la actividad 5.2. ◘ 
 
No: Comunicar el error a la Sede y/o Unidad Especial, la cual debe analizar, revisar y enviar a la División Nacional 
de Contabilidad la información corregida, adjuntando los documentos que soportan la misma. El funcionario de 
la División Nacional de Contabilidad ajusta la inconsistencia en el archivo de Excel consolidado que corresponda. 
Ir a la actividad 5.2. ◘ 
 
Fin del instructivo. 
 
 
 
III. INFORMACIÓN DE SACRIFICIO DE ANIMALES 
 
La Universidad Nacional de Colombia, tiene la responsabilidad de reportar con periodicidad semestral a la 
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN la información del servicio de sacrificio de animales que 
presten los frigoríficos, centrales de sacrificio o mataderos públicos y/o privados. 
 
1. Solicitar información 
 
El profesional designado por el Jefe de la División Nacional de Contabilidad, mediante documento escrito, debe 
informar a las áreas de Tesorería los plazos establecidos para reportar información de Sacrificio de animales a la 
División Nacional de Contabilidad. 
 
El formato de la DIAN a reportar es el siguiente: 
 
CÓDIGO DESCRIPCIÓN 
ÁREA RESPONSABLE DE GENERAR 
Y REPORTAR A LA DIVISIÓN 
NACIONAL DE CONTABILIDAD 
1255 Frigoríficos y pieles - Sacrificio de animales Tesorería 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 81 de 142 
 
2. Recibir información enviada por las Sedes y Unidades Especiales 
 
El profesional de la División Nacional de Contabilidad debe recibir los archivos en Excel y la certificación expedida 
por el jefe del área de Tersorería de la respectiva Sede o Unidad Especial en relación con el sacrificio de animales 
efectuado. 
 
3. Revisar la información enviada por cada una de las Sedes y Unidades Especiales 
 
El profesional de la División Nacional de Contabilidad debe revisar la información, para ello es importante tener 
en cuenta las especificaciones técnicas emitidas por la DIAN, así: 
 
a.Que no exista información duplicada de terceros: 
 
i. Misma identificación con diferente descripción. 
 
ii. Misma descripcion con diferente identificación. 
 
b. Que no existan caracteres no válidos, ejemplo (, . - / ¿= ‘, entre otros). 
 
c. Que la clase de identificación del contribuyente corresponda. 
 
d. Que la información de personas naturales y jurídicas se encuentre en los campos correspondientes. 
 
e. Que los campos departamento y ciudad, corresponda con los códigos asociados. 
 
f. Que las direcciones presenten las nomenclaturas definidas por la DIAN. 
 
g. Que no existan campos en blanco. 
 
h. Las demás que se consideren pertinentes. 
 
Las inconsistencias encontradas deben ser informadas a las Sedes y/o Unidades Especiales, vía correo electrónico, 
para que se realice la corrección y se envíe nuevamente el archivo Excel para la revisión respectiva. 
 
4. Consolidar información exógena – Sacrificio de animales, a nivel de la Universidad Nacional de Colombia 
 
El profesional de la División Nacional de Contabilidad, una vez revisada la información de cada una de las Sedes y 
Unidades Especiales, debe consolidarla en un solo archivo Excel teniendo en cuenta la estructura del formato 1255 
- Frigoríficos y pieles - Sacrificio de animales. 
 
5. Cargar y validar la información en el prevalidador de la DIAN 
 
El Profesional de la División Nacional de Contabilidad, para el cargue y validacíon de los archivos, debe: 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 82 de 142 
 
5.1. Actualizar el prevalidador para información exógena, de la página web de la DIAN: 
www.dian.gov.co. 
 
a. Seleccionar la opción Descargar Prevalidador 
 
b. Seleccionar la opción Frigorífico y Pieles (vigencia 200X) 
 
 
 
 
c. Seleccionar la opción Ejecutar y copiar el programa prevalidador de información tributaria. Es necesario 
asegurase de escoger las opciones que se encuentran marcadas con recuadro rojo de las siguientes 
pantallas. 
http://www.dian.gov.co/
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 83 de 142 
 
 
 
 
 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 84 de 142 
 
 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 85 de 142 
 
 
 
 
 
 
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Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 86 de 142 
 
 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 87 de 142 
 
 
5.2. Ejecutar el prevalidador de información tributaria: Al ejecutar la actividad anterior, el prevalidador 
queda instalado automaticamente en la raíz: C:\Prevalidador_ AnimalesyPieles _200X_xx.x 
 
Al ejecutar el prevalidador, es necesario asegurarse de escoger las opciones que se encuentran marcadas con 
recuadro rojo de las siguientes pantallas: 
 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 88 de 142 
 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 89 de 142 
 
 
 
 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 90 de 142 
 
 
 
 
El menú del prevalidador (ver recuadro en rojo) tiene las siguientes funcionalidades: 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 91 de 142 
 
 
a. Registro: muestra la posición actual del registro. 
 
b. Agregar: agrega el número de registros a insertar, máximo 5.000 registros por archivo. 
 
c. Eliminar: elimina el registro donde se encuentra ubicado el cursor. 
 
d. Limpiar: limpia el formato, elimina todos los registros insertados. 
 
e. Generar XML: genera los archivos para enviar a la DIAN. 
 
f. Inicio: va al inicio del prevalidador. 
 
g. Ocultar ayuda: oculta la ayuda del prevalidador. 
 
5.3. Copiar la información consolidada en el archivo Excel al prevalidador de la DIAN, así: 
 
a. Abrir el archivo Excel que contiene la información consolidada. 
 
b. Copiar “Ctrl+C” o con la opción del menú “Edición \ copiar” del archivo Excel que contiene la información 
consolidada (máximo 5.000 registros) y pegar “Ctrl+V” o con la opción del menú “Edición \ pegar” en el 
prevalidador de la DIAN. 
 
c. Realizar la copia de la información de acuerdo con la hoja Excel que corresponda (Principal o Secundarios) 
 
Copiar (máximo 5.000 registros) - Archivo Excel 
 
Ayuda del prevalidador, 
para cada campo. 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 92 de 142 
 
 
Pegar (máximo 5.000 registros) – Prevalidador 
 
 
 
Generar archivos con extensión.XML: Escoger la opción Generar XML del prevalidador 
 
Al generar el archivo en XML, se pueden presentar dos (2) situaciones: 
 
¿El archivo presenta errores? 
 
Sí: Si el archivo presenta errores el prevalidador muestra el mensaje “no se puede generar el archivo porque hay 
errores en los registros, desea consultarlos?”, para lo cual se debe: 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 93 de 142 
 
 
Dar clic sobre la opción “sí”: Se observa el despliegue de los errores generados así: 
 
 
 
Dar clic sobre la opción “Guardar”: Guarda en un archivo con extensión TXT los errores generados en el 
prevalidador. Oprimir la opción “Aceptar”. 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 94 de 142 
 
 
Abrir el archivo (desde la dirección donde se guardaron los errores). Cada línea del archivo contiene el tipo de 
error y la descripción del mismo. 
 
 
 
Revisar y ajustar los errores generados: De acuerdo con el error, se pueden realizar los ajustes en: 
 
a. El prevalidador, para lo cual se debe ubicar y corregir el error; luego iniciar nuevamente el proceso en la 
actividad 5.4. ◘ 
b. El archivo Excel que contiene la información consolidada, para lo cual se debe ubicar y corregir el error; 
luego iniciar nuevamente el proceso en la actividad 5.2. ◘ 
 
Nota: Recuerde limpiar los registros utilizando la opción “Limpiar” antes de copiar nuevamente la información al 
prevalidador, 
 
No: El archivo no presenta errores 
Si el archivo no presenta errores, el prevalidador muestra la siguiente pantalla: 
 
Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera 
Instructivo: Consolidar y presentar información exógena 
 
Código: U.IN.12.005.007 Versión: 2.0 Página 95 de 142 
 
 
Los datos del encabezado están conformados por: 
 
i. Año de envío: Corresponde al año vigente al momento del envío de los archivos. 
 
ii. Concepto: Se utiliza el número 1 – para la inserción de un archivo nuevo, y el número 2 – para un archivo 
de reemplazo. 
 
iii. Código del formato: Este campo es generado en forma automática y está protegido, y corresponde