P-GF-GAF-003

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Aprobar solicitud 
de CDP por 
recursos de 
inversión
Formato de solicitud de 
Certificado disponibilidad 
presupuestal firmado por el Jefe 
de Unidad de la persona a 
desplazar 
Aprobar CDP para la firma de la Gerente Administrativa y Financiera y
continuar con el paso siguiente , de lo contrario, se devuelve al paso
anterior.
Solicitud de formato de
CDP aprobada 
Diligenciar el formato de solicitud del Cetificado Disponibilidad
Presupuestal CDP y recojer las firmas del solicitante del
desplazamiento, en caso que sea de una zona este se envía
escaneado para la firma del Director Zonal por correo electrónico y una
ves lo firme el Director Zonal es recibido por el mismo medio.
Si los recursos para el desplazamiento son por inversión, continua con
el paso siguiente, de lo contrario, la solicitud es firmada por la Gerente
Administrativa y Financiera, se envía a presupuesto y continua con el
paso 6.
Formato de solicitud de 
disponibilidad 
presupuestal firmado.
"Formato Solicitud 
Certificado de 
Disponibilidad 
Presupuestal" (FI-GF-
GAF-001-001)
Funcionario y/o 
contratista 
OPLAN
Liquidar gastos discriminados por transporte, alojamiento y alimentación
con base a la normatividad vigente Decreto del Departamemento
Administrativo de la Funcion Publica. Se imprime el formato liquidado
para el visto bueno de la gerente administrativa y financiera. 
La solicitud es revisada por la -GAF-, si es denegada se informa al
director zonal o Jefe de Unidad y se devuelve al paso numero (1) de lo
contrario si es aprobada continúa con el siguiente paso. 
Aprobación y/o 
desaprobacion del 
desplazamiento
Formato de 
liquidacion de gastos 
Diligenciado
Solicitar el 
Certificado de 
disponibilidad 
Presupuestal 
CDP
Fomato de Solicitud 
desplazamiento liquidado.
"Formato Solicitud 
Certificado de 
Disponibilidad 
Presupuestal" (FI-GF-
GAF-001-001)
CDP expedido y
entregado a GAF
Expedir 
Certificado de
Disponibilidad 
Presupuestal
N/A
Expedir CDP (Ver Procedimiento "Administración, Ejecución y Control
del presupuesto" (P-GF-GAF-001)) y enviar a la Gerencia Administrativa
Y Financiera.
Formato de solicitud de viáticos 
diligenciado completamente en 
la intranet.
Información diligenciada
en el aplicativo con
mínimo 15 días de
anticipación al
desplazamiento
GAF
Revisar la 
solicitud por 
Rectoría 
Aprobación y/o 
desaprobacion del 
desplazamiento
Generar la solicitud de viáticos a través del aplicativo en línea ubicado
en la Intranet de la universidad con 15 dias calendario de anticipación
al desplazamiento.
Formato de solicitud de viáticos 
diligenciado completamente en 
el aplicativo.
Formato de solicitud de
disponibilidad presupuestal
Aprobado por la GAF
Aprobación del desplazamiento 
por la GAF
UNIDAD RESPONSABLE: 
¿CÓMO?
5. Líder del Procedimiento: GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
6. Condiciones Generales
El procedimiento inicia con la necesidad de realizar una comisión de servicios o de estudios por parte de
un servidor público, contratista y/o docente de la Universidad y finaliza con la legalización de los recursos
entregados.
2. Objetivo: 3. Alcance:
Establecer el procedimiento para la autorización, reconocimiento y pago de los gastos por comisiones de servidores públicos, contratistas y docentes de la Universidad con el cual se garantice la
operación de la Universidad a nivel nacional y su proyección internacional.
Comisión para personal administrativo: Un servidor público se encuentra en comisión para fines que directamente interesen a la universidad, cuando por disposición de autoridad competente, ejerce 
las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo del cual es titular.
Comisión para cuerpo docente: Un docente de carrera y/o un docente ocasional se encuentra en comisión cuando, por disposición de la UNAD, ejerciere temporalmente funciones propias de su cargo 
o conexas con él, en lugares distintos de la sede habitual de su trabajo; o cuando por encargo de la UNAD realizare, transitoriamente, actividades diferentes de las inherentes al cargo del que es titular.
Viáticos: Son dineros pagados al funcionario y/o contratista que ha de desempeñar alguna tarea o comisión fuera del país o ciudad sede de su trabajo o actividad por cuenta de la universidad, con la 
finalidad de atender el pago de los mayores costos que genera el cumplimiento de la comisión. Comprenden gastos de transporte, manutención, y alojamiento.
Desplazamiento: Es el servicio de transladar de un lugar a otro a funcionarios y/o contratistas con el fin de cumplir con el objeto misional de la UNAD. 
7. Descripcion del Procedimiento
1. Todas las solicitudes de desplazamientos deberán solicitarse a través del aplicativo (INTRANET- solicitud de desplazamientos UNAD), con los tiempos de antelacion establecidos con excepción de 
los siguientes casos: Solicitudes de Rectoría, Consejo Superior Universitario, Consejo Académico, comisiones de servicios al exterior, comisiones de estudios al exterior , Representacion 
Jurídica y aquellos casos excepcionales aprobados por el Señor Rector.
2. La Legalizacion de viaticos en primera instancia es responsabilidad del funcionario que se desplazó y en segunda instancia el Jefe de unidad o director de centro que autorizó el desplazamiento, este 
último debera garantizar la legalizacon cumpliendo con el procedimiento. La coordinacion de Contabilidad informa trimestralmente a la Oficina de Control interno las personas que no han legalizado 
Viáticos.
3. Para los desplazamientos Internacionales del cuerpo académico la solicitud se debera realizar con dos (2) meses de anticipación. (en razón a que este debe ser avalado por el Consejo Académico). 
Y para los desplazamientos internacionales del personal administrativo la solicitud se debera realizar con un (1) mes de anticipación.
1. Descripción resumida del procedimiento:
¿QUÉ?
7. 1 TRAMITE DE RECURSOS PARA COMISIONES A NIVEL NACIONAL
Descripción 
¿QUIÉN?
Insumos necesarios para la 
actividad
Coordinacion de 
Presupuesto
Descripción detallada de la actividad
Generar la 
solicitud de 
desplazamiento.
Resultados o productos 
de la actividad
"Formato Solicitud 
Certificado de 
Disponibilidad 
Presupuestal" (FI-GF-
GAF-001-001)
Fomato de Solicitud 
Diligenciado.
Revisar por parte del Rector la solicitud del desplazamiento, si la
solictud es es aprobada, continua con el paso siguiente, de lo contrario
si la solicitud es denegada o necesita corrección, se devuelve al paso
anterior.
Director zonal o 
Jefe de Unidad
Rectoría
Liquidar los 
gastos del 
desplazamiento y 
aprobar solicitud
GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
PAGINAS 
6
Cód. Nombre de 
Registros y 
Documentos 
Asociados
Encargado de la 
actividad
Planear, programar y controlar los recursos necesarios (administrativos y financieros) para
las comisiones de servicios o de estudios al interior del pais o al exterior, por parte de
servidores públicos, contratistas y docentes de la Universidad.
¿QUÉ?
4. Definiciones:
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
CÓDIGO 
P-GF-GAF-003
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE RECURSOS PARA DESPLAZAMIENTOS 
VERSIÓN
002-31-05-2013
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Resolución de desplazamiento
aprobada por el Rector
Liquidación de Gastos de 
desplazamiento.
Solicitar el visto bueno del Jefe de unidad en el oficio dirigido al señor 
Rector, en el caso del desplazamiento para el Cuerpo Académico, el 
visto bueno del Decano y de la Vicerrectora Académica y del Líder 
Nacional de Investigación.
Vistos buenos de la 
solicitud de 
desplazamiento 
internacional en el oficio 
dirigido alSr Rector
Oficio remisorio al
Rector
Jefe de Unidad o 
Director de Centro
Decano de la 
Vicerectoria 
Academica
Distribucion de la
Resolución con soportes
enviados
Desplazamiento 
legalizado
Coordinación de 
Tesoreria
Incluir en el aplicativo la información del desplazamiento acompañada
del número de la orden de pago 
Legalizar los gastos de desplazamiento con los soportes entregados
por el funcionario que se desplazó, los cuales deben estar completos y
conformes a lo establecido a la Circular Normativa 200 -002 , ante el
grupo de contabilidad.
Se registra en el aplicativo de viáticos el visto de legalizado, realizando
el registro en el sistema financiero una vez se tengan la totalidad de los
soportes solicitados para la legalización de la comisión y/o
desplazamiento. De lo contrario, se devuelven al paso anterior. 
Información ingresada al
aplicativo.
GAF
Activación en el 
aplicativo de 
desplazamientos para 
continuar con el 
procedimiento de 
Legalizacion de 
viaticos 
Activación en el 
aplicativo de 
desplazamientos para 
continuar con el 
procediemiento de 
pago
Incluir al aplicativo de desplazamientos la información de número de
resolución y objeto del desplazamiento.
Incluir la 
información de 
pagos del 
desplazamientoe
n el aplicativo.
Formato de solicitud de viáticos
aprobado por Rectoría y
Resolución, CDP y CRP
Formulario de registro 
en el aplicativo
¿QUÉ?
Funcionario y/o 
contratista
Solicitar Vistos 
buenos 
Proyectar 
Resolución 
Legalizar el
Desplazamiento
Registro Presupuestal
Soportes entregados a
grupo de contabilidad 
Incluir 
información del 
desplazamiento 
en el aplicativo. 
Formato de solicitud de viáticos
aprobado por Rectoría y
Resolución.
Proyectar la Resolución de desplazamiento con la firma de la Gerente 
Administrativa y Financiera, en la cual se estipulara si es transporte 
aéreo o transporte terrestre.
NOTA: En el caso que el transporte sea Aereo continua con el paso 
Nº8, de lo contrario en el caso que el transporte sea terrestre 
particular, la universidad autoriza gastos por combustible y peajes 
y continua con el paso Nº 9
Se envia el proyecto de Resolución a Secretaria General para la 
Numeración. (Continua con el procedimiento de "Diseño y emisión de 
actos administrativos" (P-GJ-SGRAL-004)).
*Formato de 
legalización(aplicativo-manual)
*Tiquetes aéreos y/o 
intermunicipales, peajes, factura 
compra del combustible
* Informe de la comisión
 Certificado de cumplido 
(Diplomas, Informe de 
audiencias.) Emitido por el 
responsable del director de 
centro.
Insumos necesarios para la 
actividad
Descripción Resultados o productos 
de la actividad
Legalizar viáticos y gastos terrestres ante el Grupo de Contabilidad a
mas tardar durante los cinco días habiles siguientes a la llegada de
comisión, de la siguiente manera:
1) Registrar a traves del aplicativo de viaticos la relacion detallada de
los gastos terrestres ejecutados y las actividades desarrolladas, se
finaliza el registro y se imprime el formato. Si no se cumple con este
numeral ver condicion general número 2
 
2) Enviar el formato junto con los soportes e informe de la comisión y la
certificación de cumplido de manera física al grupo de contabilidad.
Solicitud de viáticos aprobado 
por la Rectoría , CDP.
Distribuir dos (2) copias de la resolucion a la Coordinacion de
Presupuesto con sus respectivos soportes (formato de solicitud de
viaticos, CDP) para la expedición del Certificado de Registro
Presupuestal CRP (ver procedimiento "Administración, Ejecución y
Control del presupuesto" (P-GF-GAF-001)) Y envia a contabilidad una 1
copia para su posterior legalización.
Nota: (Presupuesto envía Tesoreria una copia de resolución de
desplazamiento acompañada del registro presupuestal para el
desembolso (Ver procedimiento "Desembolsos - pagos" (P-GF-GAF-
004))
Solicitud tiquetes
aéreos con la
Agencia de
Viajes.
Solicitar las reservas a la Agencia de viajes con la cual la UNAD tiene
contrato para la adquisición de tiquetes aéreos, a través de correo
electrónico. Una vez recibidas las reservas, se confirma con las
personas que se van a desplazar telefonicamente para su revisión y
aprobación. 
Distribuir copias
de Resolución
para trámites de
Registro 
Presupuestal y
pago 
Formato de solicitud de viáticos
aprobado por Rectoría, CDP y
Resolución de desplazamiento.
Legalizar gastos 
de 
desplazamiento
Soportes entregados a grupo de
contabilidad 
Encargado de la 
actividad
Cód. Nombre de 
Registros y 
Documentos 
7.2 TRAMITE DE RECURSOS PARA COMISIONES DE ESTUDIOS O DE SERVICIOS AL EXTERIOR
Descripción detallada de la actividad
N/A
GAF
Resolución de
desplazamiento 
numerada
 Resolución
Tiquetes electrónicos
confirmados
Correo Electrónico GAF
GAF
Coordinación de 
Contabilidad
Orden de Pago 
¿CÓMO? ¿QUÉ? ¿QUIÉN?
FIN
Solicitar la 
Liquidación de 
gastos para el 
desplazamiento 
internacional.
Oficio remisorio por parte del 
solicitante a la GAF
Solicitar mediante oficio formal a la Gerencia Administrativa y 
Financiera una proyeccion de gastos requeridos para el desplazamiento 
donde estipule lugar de desplazamiento, fechas del desarrollo de la 
comisiòn, salario, y si es necesario el pago de una inscripción esta debe 
venir debidamente soportada. 
Esta solicitud se debe realizar con una semana de anticipacion a la 
solicitud de autorizacion de comision dirigida al Sr Rector. 
Liquidacion de Gastos de 
desplazamiento.
"Formato de costos 
comisión al exterior" 
(FI-GF-GAF-003-001)
Funcionario y/o 
contratista 
Solicitar 
comisión de 
servicios o de 
estudios al 
exterior
 Invitacion o inscripcion al evento 
internacional
Solicitar la comision de servicios o de estudios al exterior a través de un
oficio dirigido al señor Rector para la aprobacion del desplazamiento.
Ver condicion General Nº3
Solicitud de comisión
Oficio remisorio al
Rector
Funcionario y/o
contratista 
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Elaborar 
Resolución de 
autorización de 
comisión al 
exterior
GAF
Oficio formal con la Aprobación 
de la Rectoría con todos los 
soportes mencionados en los 
pasos 3 y 4 
Resolución Secretaría General
Distribuir copias
de Resolución
para trámites de
Registro 
Presupuestal y
pago 
Resolución de 
desplazamiento para el 
pago de viaticos
 Resolución
Rectoria
Oficio remisorio al
Rector con la 
Aprobacion
Rectoria
Aprobación y/o 
desaprobación por el 
rector
Solicitud de comisión con la 
documentacion requerida.
Aprobar solicitud, si es aprobada se envia al jefe de la unidad solicitante 
con el visto bueno y continua con el siguiente paso, de lo contrario de 
no ser aprobada se devuelve al jefe de la unidad solicitante y finaliza el 
procedimiento.
Aprobación y/o 
desaprobacion de la 
solicitud
Notificación de solicitud 
del Certificado de 
Disponibilidad 
Presupuestal
Solicitud de formato de 
CDP aprobada y/o 
desaprobada 
Notificar 
autorización de 
Solicitud del 
Certificado de 
Disponibilidad 
Presupuestal
Aprobación por el Rector
Aprobar solicitud 
de comision por 
parte de Rectoria
Notificar a la Unidad a la que pertenece el funcionario y/o contratista a 
desplazar para que soliciten el Certificado de Disponibilidad 
Presupuestal.
Resolución Aprobada y 
numerada
Registro Presupuestal
Solicitar tiquetes
aéreos con la
Agencia de
Viajes.
Resolución de desplazamiento
aprobada por el Rector
Resolución de desplazamiento
aprobada por la GAF
Solicitar las reservas a la Agencia de viajes con la cual la UNAD tiene
contrato para la adquisición de tiquetes aéreos, a través de correo
electrónico. Una vez recibidas las reservas, se confirma con las
personas que se van a desplazar telefonicamente para su revisión y
aprobación. 
Tiquetes electrónicosconfirmados
Correo Electrónico
GAF
Coordinación de 
Presupuesto
GAF
Elaborar 
Resolución para
pago de viáticos
de comisión al
exterior
Resolución de Aprobación 
comisión al exterior por 
Secretaria General
Proyectar la Resolución de desplazamiento con la firma de la Gerente
Administrativa y Financiera.
Se envia el proyecto de Resolución a Secretaria General para la
Numeración. (Continua con el procedimiento de (P-GJ-SGRAL-004)
Diseño y emisión de actos administrativos.)
Expedir 
Certificado de
Disponibilidad 
Presupuestal
Formato de solicitud de 
certificado de disponibilidad 
presupuestal Aprobado por la 
GAF
Expedir CDP (Ver Procedimiento (P-GF-GAF-001) Administración,
Ejecución y Control del presupuesto.) Una vez se tiene el Certificado de
Disponibilidad Presupuestal se envia a la Gerencia Administrativa y
Financiera que a su vez lo envia a Secretaria General
CDP expedido y
entregado a GAF
"Formato Solicitud 
Certificado de 
Disponibilidad 
Presupuestal" (FI-GF-
GAF-001-001)
Resolución Aprobada por 
Rectoría, CDP.
Distribuir dos (2) copias a Presupesto de la Resolución con sus
respectivos soportes para la expedición del Certificado de Registro
Presupestal CRP ver ( Procediento (P-GF-GAF-001) Administración,
Ejecución y Control del presupuesto.) Y enviar a contabilidad una 1
copia para su posterior legalización; y devuelve a la GAF.
Nota: La GAF distribuira a Tesorería una copia de resolución de
desplazamiento acompañada del registro presupuestal para el
desembolso (ver procedimiento desembolsos - pagos)
Distribución de la
Resolución con soportes
enviados
Elaborar el acto administrativo (Resolución) de autorización de comisión 
o estudios al exterior 
-Se remite a presupuesto para Visto Bueno.
-Se remite a la Gerencia Administrativa y Financiera. 
-Se remite a Rectoría para su respectiva firma.
Una vez firmada la Resolución por el señor Rector se devuelve a la 
Secretaria General para su respectiva numeración ver procedimiento 
de (Continua con el procedimiento de (P-GJ-SGRAL-004) Diseño y 
emisión de actos administrativos. se informa mediante oficio la 
aprobación de la resolución y se radica en la dependencia respectiva. 
Se envía copia de la resolución a la GAF con copia de todos los 
soportes
Coordinación de 
Presupuesto
GAF
 Anexar 
información 
requerida en el 
oficio dirigido al 
Sr Rector
Documentación e información 
requerida 
Anexar la siguiente información a la solicitud para que pueda ser 
aprobado.
-Nombres completos
-Número de identificación 
-Número celular
-Correo electrónico
-Tipo de Vinculación (si la persona es contratista debe tener en cuenta que en 
el contrato debe estar especifico que se puede desplazar en cumplimiento de 
su objeto contractual y que la UNAD asume los costos del desplazamiento, de 
lo contario debe solicitar la elaboración de un otro sí al contrato para que 
estipule este tema)
-Unidad o dependencia a la que pertenece CEAD/ CERES / SEDE
-Valor del salario u honorarios 
- Invitación formal de los organizadores del Evento en donde se especifique 
que asiste en representación de la UNAD. 
- Para el caso de presentación de ponencias es necesario enviar el soporte de 
la aceptación de la ponencia por parte de los organizadores del evento, con la 
información y los soportes de la misma.
- Nombre del evento, fechas y lugar donde se va a realizar en evento 
- Proyección de gastos requeridos para el desplazamiento (SOLICITADA 
EN EL PASO 1). 
-Para el caso de desplazamientos por movilidad académica donde existen 
CDP expedidos para tal fin este se debe anexar, con el visto bueno de la GAF 
que avale que aún hay recursos disponibles.
Información solicitada N/A
Funcionario y/o
contratista 
Aprobar solicitud 
de CDP por 
recursos de 
inversión
Formato de solicitud de 
Certificado disponibilidad 
presupuestal firmado por el Jefe 
de Unidad de la persona a 
desplazar 
Aprobar CDP para la firma de la Gerente Administrativa y Financiera y
continuar con el paso siguiente , de lo contrario, se devuelve al paso
anterior.
"Formato Solicitud 
Certificado de 
Disponibilidad 
Presupuestal" (FI-GF-
GAF-001-001)
OPLAN
Solicitar el 
Certificado de 
disponibilidad 
Presupuestal 
CDP
 Liquidación de gastos de 
desplazamiento.
Solicitar el formato de solicitud de Certificado de disponibilidad
presupuestal CDP y recojer las firmas del Jefe de la Unidad a la que
pertenece, en caso que sea de una zona este se debe enviar
escaneado con la firma del director zonal a la GAF para su respetivo
trámite.
Si los recursos para el desplazamiento son por inversión, continua con
el paso siguiente, de lo contrario, la solicitud es firmada por la Gerente
Administrativa y Financiera, se envía a presupuesto y continua con el
paso 9.
Formato de solicitud de
disponibilidad 
presupuestal firmado.
"Formato Solicitud 
Certificado de 
Disponibilidad 
Presupuestal" (FI-GF-
GAF-001-001)
Funcionario y/o
contratista 
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COORDINACIÓN 
DE 
PRESUPUESTO
Jefe de unidad o director 
zonal
FUNCIONARIO 
Y/O 
CONTRATISTA
RECTORIAGAF
8.1 TRAMITE DE RECURSOS PARA DESPLAZAMIENTOS NIVEL NACIONAL
8, Diagrama de Flujo del Procedimiento
SECRETARIA 
GENERAL
COORDINACION DE 
CONTABILIDAD
COORDINACION 
DE TESORERIA
OPLAN
Desplazamiento 
legalizado
N/A
Coordinación de 
Contabilidad
Legalización del
Desplazamiento
*Formato de legalización manual
* tiquetes aéreos y/o peajes,
factura compra del combustible
* Informe de la comisión
* Certificado de cumplido
(Diplomas, Informe de
audiencias.)
Emitido por el responsable del
director de centro.
*Soporte de los pagos de
inscripcion al evento, compra de
tiquete aéreos cuando sea el
caso.
Legalizar viáticos y gastos terrestres ante el Grupo de Contabilidad a
mas tardar durante los cinco días habiles siguientes a la llegada de
comisión, de la siguiente manera:
1) Diligenciar el formato manual de legalización de viáticos, la relacion
detallada de los gastos ejecutados y las actividades desarrolladas. Si 
no cumple con este numeral ver condición general Nº2
 
2) Enviar el formato junto con los soportes e informe de la comisión y la
certificación de cumplido de manera fisica al grupo de contabilidad.
Soportes entregados a
grupo de contabilidad 
"Formato Manual de 
Legalización Gastos 
de Desplazamiento" 
(FI-GF-GAF-003-002)
Funcionario y/o 
contratista
FIN
Legalizar gastos 
de 
desplazamiento
Soportes entregados a grupo de
contabilidad 
Legalizar los gastos de desplazamiento con los soportes entregados
por el funcionario que se desplazó, los cuales deben estar completos y
conformes a lo establecido a la Circular Normativa 200 -002 , ante el
grupo de contabilidad.
Se registra en el aplicativo de viáticos el visto de legalizado, realizando
el registro en el sistema financiero una vez se tengan la totalidad de los
soportes solicitados para la legalizacion de la comisión y/o
desplazamiento. De lo contrario, se devuelven al paso anterior. 
Continuar con el 
Procedimiento 
 
(P-GJ-SGRAL-
004) 
"Diseño y 
emisión de actos 
administrativos" 
Generar la solicitud de 
desplazamiento 
Liquidar los gastos 
del desplazamiento y 
aprobar solicitud 
INICIO 
¿Se aprobo la 
solicitud? 
NO 
Revisar la solicitud 
por rectoría 
SI 
¿Se aprobo la 
solicitud? 
NO 
Solicitar el 
Certificado de 
disponibilidad 
presupuestal CDP 
SI 
¿Los recursos 
para el 
desplazamiento 
son por 
inversion? 
Aprobar solicitud de 
CDP por recursos de 
inversión 
¿Se aprobo la 
solicitud de CDP? 
Expedir certificado de 
Disponibilidad 
Presupuestal 
SI 
NO 
NO 
SI 
Proyectar 
resolución 
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RECTORIA
8.2 TRAMITE DE RECURSOS PARA DESPLAZAMIENTOS NIVEL INTERNACIONAL
FUNCIONARIO Y/O 
CONTRATISTA
JEFE DE UNIDAD 
O DIRECTOR DE 
CENTRO
DECANO DE LA 
VICERRECTORIA 
ACADÉMICA
COORDINACION 
DE 
PRESUPUESTO
SECRETARIA GENERALOPLAN
COORDINACION 
DE 
CONTABILIDAD
GAF
Solicitud Tiquetes 
Aereos con la 
agencia de viajes 
Distribuir copias de 
Resolución para 
trámites de registro 
presupuestal y pago 
FIN 
INICIO 
Se informa al jefe de 
la unidad solicitante y 
se devuelve la 
solicitud con la no 
aprobacion. 
FIN 
¿El transporte es 
aéreo? 
SI 
NO 
Incluir la información 
de pagos del 
desplazamiento en el 
aplicativo 
Incluir la información 
de pagos del 
desplazamiento en el 
aplicativo 
Legalizar el 
desplazamiento 
Legalizar gastos de 
desplazamiento 
¿Estan completos 
los soportes? 
SI 
NO 
Solicitar comision de 
servicios o de estudial al 
exterior 
Solicitar la liquidacion de 
gastos para el 
desplazamiento 
internacional 
Solicitar vistos buenos 
Anexar información requerida 
en el oficio dirigido al Sr Rector 
Aprobar solicitud de comisión por 
parte de Rectoria 
¿La 
solicitud es 
aprobada? 
NO 
FIN 
Notificar autorización de solicitud del 
certificado de disponibilidad 
presupuestal 
SI 
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001
31/05/2013
Se modificó: Descripción resumida del procedimiento, objetivo, alcance, definiciones, condiciones generales, 
descripción del procedimiento, documentos de Referencia. Se ajusto el diagrama de flujo de acuerdo a los 
anteriores cambios. Se incluyo el tramite para realizar un desplazamiento de tipo internacional y se amplió a 
cinco días hábiles la legalización de viáticos.
Fecha
002
Fases Cargo Encargado Nombre Documento por el cual se aprobó
Descripción resumida de la modificación/actualización
9. Documentos de Referencia
Tipo de Documento Nº y Fecha de Aprobación del Documento Nombre
ACUERO NUMERO 019 MARZO 30 DE 2012
Por el cual se reglamenta la autorizacion de comisiones al exterior para los servicios publicos de la 
Universidad
RESOLUCION 0012 DEL 9 DE ENERO DE 2012
Por la cual se establece el procedimiento para solicitud, legalización de viáticos, gastos de viaje, apoyos 
económicos y educativos
DECRETO 954 DE 2011
Decreto del Departamemento Administrativo de la Función Pública. Por la cual se fijan las escalas de 
viáticos
000 21/11/2008 Primera edición
15/10/2010 Se ajustó el tiempo para la ejecución de los tiempos para la la legalización de gastos.
Versión
Revisión Gerente de Calidad y Mejoramiento Universitario Luigi Humberto Lopez Guzman Documentos Internos
Elaboración Gerente Administrativo y Financiero Nancy Rodríguez Mateus Documentos Internos
Aprobación Gerente de Calidad y Mejoramiento Universitario Luigi Humberto Lopez Guzman Documentos Internos
11. Aprobación y oficialización
CIRCULAR 200-002 del 24 DE SEPTIEMBRE DE 2012 Desplazamientos Nacionales e Internacionales.
 
 
 ¿El CDP fue 
aprobado? 
Solicitar el Certificado de 
disponibilidad presupuestal 
CDP 
¿Los recursos para el 
desplazamiento son 
por inversión? 
Aprobar solicitud de 
CDP por recursos de 
inversión 
SI 
Expedir certificado 
de disponibilidad 
presupuestal 
NO 
SI 
NO 
Elaborar resolución de 
autorización de comisión 
al exterior 
Elaborar 
resolución para 
pago de viáticos 
de comisión al 
exterior. 
Procedimiento de 
Diseño y emisión de 
actos administrativos 
(P-GJ-SGRAL-004) 
Solicitar tiquetes 
aéreos con la 
agencia de viajes 
Distribuir copias de 
resolución para 
trámites de registro 
presupuestal y pago 
Legalización del 
desplazamiento 
Legalizar gastos del 
desplazamiento 
FIN 
FIN 
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