20150327-guia-QdCF

Vista previa del material en texto

Guia de classificació de documents 
del sistema general de gestió 
de la documentació administrativa
Arxivística
i gestió documental
Eines
Núm. 7
Guia de classificació de documents 
del sistema general de gestió 
de la documentació administrativa
Guia de classificació de documents 
del sistema general de gestió 
de la documentació administrativa
Barcelona, 2015
Arxivística i gestió documental 
Eines 
Núm. 7
© Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya. Direcció General d’Arxius, 
 Biblioteques, Museus i Patrimoni. Subdirecció General d’Arxius i Museus 
 Dipòsit legal: B 27007-2015
 Maquetació: Entitat Autònoma del Diari Oficial i de Publicacions
El document Guia de classificació de documents del sistema general de gestió de la documentació administrativa editat pel 
Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya està subjecte a una llicència de Reconeixement-NoComercial 
4.0 Internacional de Creative Commons. Se’n permet la còpia, la distribució i la comunicació pública sense ús comercial, 
sempre que se’n citi la font.
Sumari
 9 Preàmbul
 11 1. Objecte i estructura de la guia
 13 2. El sistema general de gestió de la documentació administrativa (SGGDA) i el 
quadre de classificació funcional (QdCF)
 14 2.1. Entorn normatiu
 17 3. Per què s’ha de classificar la documentació?
 18 3.1. Principis generals. Conceptes i definicions
 23 4. L’administració electrònica a la Generalitat de Catalunya
 32 4.1. Simplificació administrativa
 37 4.2. L’anàlisi seqüencial dels documents
 38 4.3. Redisseny dels processos de treball
 42 4.3.1. El catàleg corporatiu de processos
 48 5. Gestió de documents i expedients electrònics
 52 5.1. El Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu i el QdCF
 55 5.2. Els altres instruments: el QTD, l’esquema de metadades e-SIGeDA i les TAAD
 61 6. La classificació i l’administració electrònica
 63 6.1. Utilitat del QdCF en un entorn electrònic
 67 6.2. L’anàlisi funcional
 69 7. El sistema de classificació
 70 7.1. La taula d’unitats productores
 72 7.2. El QdCF de l’SGGDA
 73 7.2.1. Abast
 74 7.2.2. La seva revisió i evolució
 76 7.2.3. Acords del grup de debat teòric
 83 7.2.4. Àmbits funcionals
 88 7.3. Les sèries documentals i l’aplicació de polítiques
 89 7.3.1. El concepte de sèrie documental i la seva identificació
 97 7.3.2. El catàleg de sèries documentals
 100 7.3.3. Fitxa i identificació d’elements
 121 8. La transversalitat
 124 8.1. La transversalitat del QdCF: una proposta
 129 9. La gestió del canvi
 135 10. Agraïments
 136 11. Glossari
 154 12. Bibliografia, material de consulta i normativa
 154 Bibliografia general
 155 Bibliografia específica
 158 Normativa
 159 Normativa tècnica
9Preàmbul
Preàmbul
La Guia de classificació de documents del sistema general de gestió de la documentació administrativa 
(SGGDA) de la Generalitat de Catalunya és un recull d’instruccions, recomanacions i bones pràcti-
ques que tenen com a objectiu ser una eina útil, pel que fa a la classificació de la documentació, per 
a l’aplicació de les directrius que s’estableixen a l’Ordre CLT/172/2014, de 14 de maig, per la qual 
s’aprova el protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya.
Aquesta guia respon a la necessitat de l’Administració de la Generalitat de classificar de forma coherent 
i sistemàtica els expedients i els documents electrònics –i també en altres suports– que actualment 
s’estan produint a la nostra organització, en un entorn organitzatiu marcat pels projectes d’adminis-
tració electrònica i la implementació d’una diversitat de tecnologies que s’apliquen directament en la 
concepció, la gestió i l’arxiu de la documentació, en les seves diferents fases. La necessitat de disposar 
d’un sistema de classificació adequat a aquest escenari canviant i, tanmateix, assegurar una transició 
ordenada des de l’actual fins al que es proposa, s’ha de caracteritzar per una administració correcta i 
un ús homogeni del sistema de classificació i dels nous instruments amb els quals es relaciona, en el 
marc del Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu.
Pel que fa al contingut de la guia de classificació es fa especial esment a la visió sistèmica de la 
classificació a la nostra organització, de l’entorn actual caracteritzat pels projectes d’administració 
electrònica i de la irrupció de les tecnologies de la informació i comunicació (TIC) relacionades 
directament o indirecta amb la gestió de documents, el seu arxiu i els processos de treball que els 
generen. S’apunta un nou instrument del sistema de classificació (el catàleg de sèries documentals) i 
d’altres conceptes per contextualitzar els seus diversos components i assegurar una transició reeixida 
cap al nou escenari.
L’Ordre CLT/172/2014, de 14 de maig, esmentada anteriorment dóna cobertura normativa a aquesta 
guia i al quadre de classificació funcional (QdCF), que es complementen amb els altres instruments 
tècnics de gestió documental i les seves guies (Guia d’ implementació d’un projecte de gestió documental 
en un entorn electrònic; quadre de tipus documentals; esquema general de metadades; taules d’accés i 
avaluació de documents) que, en el context del protocol, s’han anat fent públiques des del Departament 
de Cultura. Més recentment, la Instrucció 1/2015, de 26 de febrer, aprova el quadre de classificació 
funcional com a instrument tècnic del Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Ge-
neralitat de Catalunya i estableix les directrius per a la seva gestió i actualització.
Cal agrair de forma destacada l’esforç i la implicació que al llarg dels darrers anys han dedicat a aquest 
projecte els responsables i els equips de treball dels arxius centrals administratius dels departaments, 
ens i organismes de la Generalitat de Catalunya. També de forma especial, als components del grup 
de treball que han portat a terme el debat teòric sobre el QdCF per avaluar i consensuar els acords, 
els criteris i les pautes que han facilitat la seva revisió i evolució.
Ara comença la feina d’anar consolidant aquest sistema de classificació mitjançant un seguit d’accions 
de suport tècnic, de supervisió, de formació i de gestió del canvi per aconseguir que els departaments, 
ens i organismes puguin incorporar les directrius tècniques de classificació que es proposen al més 
aviat possible i de manera coordinada, tot i que som conscients que no serà fàcil canviar algunes di-
nàmiques transversals establertes a la nostra organització. Estem convençuts, però, com a col·lectiu, 
10 Guia de classificació de documents del sistema general de gestió de la documentació administrativa
de la necessitat d’aquesta adaptació per a un millor funcionament del sistema, pel que fa a la gestió de 
documents i arxiu en general i al sistema de classificació en particular.
Secció d’Innovació Tecnològica
i Gestió Documental
Barcelona, març de 2015
11Objecte i estructura de la guia
1. Objecte i estructura de la guia
En un entorn canviant i en desenvolupament continu, tot sovint es produeixen novetats en la tecno-
logia, la legislació o l’enfocament de la manera com les organitzacions resolen el repte de la gestió dels 
documents electrònics i, més concretament, de la seva classificació. En un context marcat per aquests 
condicionants és clau, pel que fa al sistema de classificació corporatiu, disposar d’un QdCF robust, con-
sistent, amb fortalesa i sostenible, necessàriament condicionat per la implantació actual dels EDRMS1 
als organismes i, de forma molt especial, per la implantació progressiva de projectes d’administració 
electrònica relacionats amb la gestió de documents electrònics i arxiu a la nostra organització.
Aquest document té com a objecte proporcionar una guia pràctica per a la classificació de la docu-
mentació administrativa en els departaments, ens i organismes de la Generalitat de Catalunya, donant 
compliment a les directrius del Protocol de gestió de documentselectrònics i arxiu2 de la Generalitat de 
Catalunya, aprovat per l’Ordre del Departament de Cultura CLT/172/2014, de 14 de maig de 2014.
La guia s’estructura en diferents capítols ordenats d’una forma lògica, tenint sempre en compte les 
diverses experiències, pel que fa a la classificació de la documentació, dels departaments, ens i orga-
nismes de la Generalitat, amb la voluntat d’assegurar una transició i evolució ordenades del quadre 
de classificació actual, en un escenari marcat pel disseny, la creació i la tramitació de documents i 
expedients electrònics. Per tant, aquesta guia representa l’estat de l’art pel que fa a la classificació de 
la documentació administrativa en l’entorn organitzatiu de la Generalitat en la data de la seva actua-
lització, tenint en compte qüestions organitzatives i tecnològiques que contextualitzen l’evolució i el 
manteniment de l’actual quadre de classificació.
Algunes de les activitats descrites es desenvolupen en paral·lel o de forma interrelacionada amb altres 
instruments i es fa difícil identificar-les de manera individualitzada. En tot cas aquesta guia està oberta 
als canvis, les addicions i les supressions que es derivin de l’experiència en l’aplicació de solucions i 
de les novetats tecnològiques, legislatives i normatives que es vagin produint en el decurs del temps, i 
s’anirà actualitzant en forma de versions quan escaigui.
Per a una visió completa del sistema de classificació que es proposa recomanem, com a lectura comple-
mentària a aquesta guia de classificació, la visió general que aporta el quadre de classificació funcional, 
que es presenta en un document a banda d’aquesta guia.
Seguint el format d’altres guies del sistema, tots els capítols comencen amb una entrada que recull les 
idees clau que s’hi desenvolupen. En els capítols també s’incorporen en una forma gràfica diferenciada 
les anotacions següents:
1. Electronic document and records management system, EDRMS.
2. http://portaldogc.gencat.cat/utilsEADOP/PDF/6640/1358889.pdf. DOGC núm. 6640, de 10 de juny de 2014.
http://portaldogc.gencat.cat/utilsEADOP/PDF/6640/1358889.pdf
12 Guia de classificació de documents del sistema general de gestió de la documentació administrativa
En el requadre de color verd s’indiquen les directrius del Protocol de gestió de documents 
electrònics i arxiu o d’algun dels seus instruments que són d’aplicació a cadascun dels capítols, 
remarcant-les com en aquest exemple.
En el requadre de color rosa es descriu l’escenari de transició entre el quadre de classificació actu-
al i la seva evolució cap al sistema de classificació que es proposa per a una determinada qüestió.
En el requadre de color blau s’inclouen exemples reals relacionats amb la temàtica del capítol 
procedents d’instàncies de l’Administració de la Generalitat.
13El sistema general de gestió
2. El sistema general de gestió de la documentació administrativa (SGGDA) 
i el quadre de classificació funcional (QdCF)
En la gestió documental s’ han d’aplicar un seguit de processos, com ara la classificació de la documentació, 
que fan que si no es fixen unes instruccions i pautes clares o no es porten a terme mesures correctores, la 
documentació administrativa pot arribar a ser tractada de manera diferent als diversos departaments, 
organismes i ens de la Generalitat de Catalunya. Precisament, superar aquesta disparitat de criteris en 
el tractament documental i aconseguir una gestió eficaç va dur, en el seu moment, a dissenyar el sistema 
general de gestió de la documentació administrativa (SGGDA).
L’objectiu principal d’un sistema d’aquestes característiques és fixar una metodologia sistemàtica i 
uniforme del tractament documental la qual cosa comporta, necessàriament, la identificació dels do-
cuments utilitzant criteris d’unicitat i homogeneïtat. Es fonamenta, entre d’altres, en la normalització 
d’un mètode de treball en la gestió dels documents basat en la unificació de sistemes de classificació, 
identificació, transferència i conservació o eliminació.
Pel que fa a l’SGGDA en el seu moment el Decret 340/1989, de 19 de desembre, sobre l’organització 
i la gestió dels arxius de la Generalitat, que va ser substituït pel Decret 76/1996, de 5 de març, pel 
qual es regula el sistema general de gestió de la documentació administrativa i l’organització dels ar-
xius de la Generalitat, són el fonament jurídic que ha permès la implantació del sistema en el conjunt 
d’organismes de la Generalitat.
L’article 3 del Decret 76/1996, de 5 de març, defineix el sistema de gestió de la documentació admi-
nistrativa com el conjunt d’operacions i tècniques, integrades en la gestió administrativa general, que, 
basades en l’anàlisi de la producció, tramitació i valor de la documentació, s’adrecen a la planificació, 
el control, l’ús, la conservació i la transferència o eliminació de la documentació amb l’objectiu de 
racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible.
Aquest decret regula l’SGGDA de la Generalitat de Catalunya i determina els criteris bàsics d’orga-
nització dels arxius en les seves diferents fases. Descriu les seves característiques principals delimitant 
clarament les funcions dels actors que l’integren i fa esment dels elements bàsics del sistema, entre els 
quals hi ha els quadres de classificació (art. 3.2). També inclou quines han de ser les funcions principals 
dels diferents actors pel que fa al sistema i al quadre de classificació.
El Departament de Cultura ha de promoure un sistema de classificació i d’identificació dels documents 
general i comú a tota l’Administració de la Generalitat, establint els quadres de classificació comuns i 
aprovant els específics de cada departament o ens. En el seu article 4.1 diu també que el Departament 
de Cultura ha d’establir les directrius bàsiques del sistema, coordinar i supervisar la seva aplicació, 
establir la normativa tècnica i valorar els resultats de la seva aplicació, elaborant estudis de rendiment 
i proposant, si és el cas, mesures correctores oportunes.
Els responsables dels arxius centrals administratius han d’elaborar i mantenir el quadre de classificació 
de la documentació específica del departament, organisme o ens, i aplicar i proposar l’actualització 
dels quadres de classificació comuns que estableix el Departament de Cultura (art. 6). Una de les 
funcions dels responsables dels arxius centrals administratius de les delegacions territorials del Govern 
és la d’aplicar els quadres de classificació (art. 6.3).
http://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_i_gestio_documental/07_marc_normatiu/static_file/decret_76_1996.pdf
http://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_i_gestio_documental/07_marc_normatiu/static_file/decret_76_1996.pdf
http://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_i_gestio_documental/07_marc_normatiu/static_file/decret_76_1996.pdf
14 Guia de classificació de documents del sistema general de gestió de la documentació administrativa
Correspon als responsables dels arxius de gestió classificar, ordenar i descriure, sota la supervisió de 
l’arxiu central administratiu, la documentació producte de les tasques de la unitat administrativa cor-
responent, d’acord amb els quadres de classificació i altres elements de l’SGGDA (art. 7a). També en 
el Decret 76/1996, de 5 de març, es formalitza la transferència de documentació dels arxius centrals 
administratius als arxius històrics, en aplicació dels quadres de classificació corresponents (art. 5 c).
Arran d’aquest text normatiu, i amb la implicació dels responsables dels arxius centrals administratius, 
s’ha anat implantant aquest sistema per classificar i tractar els documents del conjunt de l’Adminis-
tració, de forma complementària a la creació de l’aplicació SIGEDA, dissenyada específicament per 
automatitzar tots els processos d’arxiu.
2.1. Entorn normatiu
L’article 127 de l’Estatut d’Autonomia de Catalunya atorga competència exclusiva a la Generalitat 
de Catalunya en matèria d’arxius. LaLlei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents, indica en 
l’article 7.1. que “totes les administracions i les entitats titulars de documents públics han de disposar 
d’un únic sistema de gestió documental que abasti la producció, la tramitació, el control, l’avaluació i 
la conservació dels documents i l’accés a aquests”, i han de garantir el seu tractament correcte “mentre 
siguin utilitzats administrativament en les fases activa i semiactiva”.
En el seu article 4.c indica que el Departament de Cultura “ha d’impulsar la coordinació dels arxius 
integrants del Sistema d’Arxius de Catalunya, mitjançant tots els recursos que estiguin al seu abast, i ha 
de vetllar per l’aplicació d’un únic sistema de gestió documental en cadascuna de les administracions 
i institucions públiques de Catalunya”.
Entre les funcions i competències del Departament de Cultura en relació amb el Sistema d’Arxius de 
Catalunya hi ha la de “dirigir funcionalment els arxius centrals administratius de la Generalitat i im-
pulsar-ne i coordinar-ne les actuacions”.3 L’article 28.1. de la mateixa Llei indica que els arxius centrals 
administratius han de definir, implantar i mantenir, en l’àmbit del seu organisme o ens, el sistema de 
gestió de la documentació administrativa en fase activa i semiactiva, d’acord amb la normativa tècnica 
i les directrius del Departament de Cultura i amb les instruccions del secretari o secretària general o 
de l’òrgan directiu corresponent.
La publicació de la Llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics 
suposa un punt d’inflexió ja que dóna una visió panoràmica del marc de les relacions entre els ciutadans 
i les administracions públiques i dels reptes que cal resoldre amb relació a l’administració electrònica, 
la gestió documental i la tramitació electrònica.
La Llei 26/2010, del 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de 
Catalunya indica que els documents electrònics s’han de gestionar i conservar en expedients electrònics 
d’acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d’ar xius i documents, i que l’arxiu dels docu-
ments i expedients electrònics ha d’assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació 
3. Llei 10/2001, de 13 de juliol. Article 17.1.c).
http://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_i_gestio_documental/07_marc_normatiu/static_file/llei_10_2001_catala.pdf
http://www.boe.es/boe_catalan/dias/2007/07/02/pdfs/A02921-02937.pdf
http://portaldogc.gencat.cat/utilsEADOP/PDF/5686/1090627.pdf
http://portaldogc.gencat.cat/utilsEADOP/PDF/5686/1090627.pdf
15El sistema general de gestió
que contenen. D’acord amb aquesta llei, les dades contingudes en els sistemes d’infor mació de les 
administracions públiques es con sideren “documents públics electrònics” que han de tenir garantits, 
entre altres, “l’autenticitat i la integritat dels continguts”.
Els sistemes d’informació que utilitzin les adminis tracions públiques incloses en l’àmbit d’aplicació 
d’aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l’autenticitat i la integritat de les seves dades 
i també la traçabilitat de les accions que es portin a terme.4 Aquest sistema ha de ser racional i ho-
mogeni, d’acord amb els principis de coordinació i racionalitat administrativa i d’eficàcia i eficiència 
que estableix la Llei 26/2010, de 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions 
públiques de Catalunya.
Més recentment, en el marc del projecte corporatiu SIGeDA i a l’empara del Decret 56/2009, de 7 
d’abril, per a l’impuls i el desenvolupament dels mitjans electrònics a l’Administració de la Generali-
tat i de la Llei 29/2010, del 3 d’agost, de l’ús de mitjans electrònics al sector públic de Catalunya, es 
publica l’Ordre CLT/172/2014, de 14 de maig, per la qual s’aprova el Protocol de gestió de documents 
electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya.
Els elements bàsics de l’SGGDA, d’acord amb el Decret 76/1996, de 5 de març, són els quadres de 
classificació, els inventaris, les taules d’avaluació i les taules de transferències. Amb l’aprovació del Pro-
tocol de gestió de documents electrònics i arxiu s’identifiquen uns instruments tècnics d’ús obligat que 
possibiliten l’aplicació pràctica de les polítiques de gestió de documents. En concret, en el punt 6.3.1 
es defineix el quadre de classificació funcional com l’estructura de categories funcionals organitzades 
de manera codificada, jeràrquica i lògica, sobre la base del conjunt de les activitats desenvolupades per 
l’organització en el compliment de les seves finalitats.
El grup de debat teòric del quadre de classificació ha acordat distingir entre sistema de classifica-
ció i QdCF, en el context del Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu. El sistema de 
classificació inclou el QdCF, el catàleg de sèries documentals i la procedència, respectivament. 
El QdCF és l’instrument a partir del qual s’ha de construir el catàleg de sèries documentals.
En el marc del Protocol de documents electrònics i arxiu, aprovat per l’Ordre del Departament de 
Cultura CLT/172/2014, de 14 de maig de 2014, el QdCF de l’SGGDA pretén donar resposta, de 
forma especial, a aquest nou entorn marcat pel disseny, la creació, la gestió, el manteniment, la recu-
peració i la conservació a llarg termini, si escau, de documents i expedients electrònics. Sense oblidar 
els documents en suport paper i en altres suports plenament actius a la nostra organització, el ventall 
d’instruments del sistema que proposa el protocol (alguns de nova creació) tenen la voluntat de donar 
resposta als reptes actuals.
El 15 de març de 2015 ha entrat en vigor la Instrucció 1/2015 de 26 de febrer de 2015, per la qual 
s’aprova l’instrument tècnic quadre de classificació funcional del Protocol de gestió de documents elec-
trònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya i s’estableixen directrius per a la seva gestió i actualització.
4. Disposició addicional onzena, sobre la gestió i arxiu dels documents electrònics.
http://www.upf.edu/organitzacio/normativa/altra-leg/09096051.pdf
http://www.upf.edu/organitzacio/normativa/altra-leg/09096051.pdf
http://www.upf.edu/organitzacio/normativa/altra-leg/09096051.pdf
http://portaldogc.gencat.cat/utilsEADOP/PDF/5687/1106073.pdf
http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDepartament/DGPC/Arxius_i_Gestio_Documental/07_Marc normatiu/Legislaci%C3%B3 de Catalunya/PDF/CLT_172_2014.pdf
http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDepartament/DGPC/Arxius_i_Gestio_Documental/07_Marc normatiu/Legislaci%C3%B3 de Catalunya/PDF/CLT_172_2014.pdf
16 Guia de classificació de documents del sistema general de gestió de la documentació administrativa
L’àmbit d’aplicació d’aquesta instrucció afecta tots els documents electrònics produïts o rebuts en el 
desenvolupament de les competències de l’Administració de la Generalitat de Catalunya. Així mateix, 
s’aplica als organismes i entitats autònomes que es determinen a l’article 2.1.a) del Decret 56/2009, 
de 7 d’abril, per a l’impuls i el desenvolupament dels mitjans electrònics a l’Administració de la Ge-
neralitat, i a tots aquells organismes que acordin gestionar la seva documentació de conformitat amb 
el protocol de gestió de documents electrònics i arxiu.
17Per què s’ha de classificar la documentació?
3. Per què s’ha de classificar la documentació?
Qualsevol sistema de gestió de documents actual passa per assumir el concepte de gestió integral de la do-
cumentació, entès com el conjunt d’ instruments, procediments i normes necessaris per garantir de manera 
eficaç i rendible la producció, la selecció, la conservació, l’ús i l’explotació dels documents al llarg del seu 
cicle de vida.5
En gestió documental entenem per classificació el procés d’ identificació i d’organització sistemàtiques de 
les activitats del negoci i/o dels documents per categories, d’acord amb convencions, mètodes i normes de 
procediment estructurats lògicament i representats en un sistema de classificació.6
La implantaciód’una política de gestió documental que validi el sistema de gestió de documents 
de l’organització permet assegurar que es creï, es gestioni i es pugui recuperar la documentació que 
s’escaigui al llarg del seu cicle de vida, aplicant els processos de gestió documental de forma fiable i 
correcta en el moment oportú. L’aplicació reeixida d’una bona política dóna com a resultat documents, 
expedients i aplicacions adequades als propòsits de l’organització.7
La classificació de les activitats de l’organització és una eina efectiva de suport a la seva direcció i bon 
govern. Pel que fa a l’Administració de la Generalitat de Catalunya, el Protocol de gestió de documents 
electrònics i arxiu determina les condicions tècniques i organitzatives de classificació funcional, se-
guretat i disposició dels documents administratius des de l’inici del procediment administratiu, amb 
la finalitat de garantir-ne l’autenticitat, la fiabilitat, la integritat i la disponibilitat futura. Té abast 
corporatiu i estableix els principis i les directrius que possibilitaran la gestió correcta dels documents 
electrònics d’acord amb la finalitat i l’ús per al qual han estat creats.
Un dels instruments tècnics principals, que permet una visió conjunta del fons, de les relacions jeràr-
quiques entre els grups, de la institució productora i de l’activitat que desenvolupa és el QdCF. És la 
clau de volta del sistema ja que al voltant del QdCF es poden planificar, de forma sistemàtica, diversos 
processos i tasques relacionades amb la gestió dels documents i el seu arxiu.
Entre d’altres, la classificació permet:8
•	 Establir un criteri uniforme, comú i sistemàtic per a la classificació dels documents administra-
tius, d’acord amb una estructura lògica preestablerta, que asseguri que són anomenats de manera 
correcta en cada fase al llarg del seu cicle de vida.
•	 Garantir que els documents són descrits de manera sistemàtica i, alhora, establir vincles entre 
documents concrets que, una vegada agrupats, proporcionen una informació continuada d’una 
funció o activitat determinades, que n’assegura la recuperació.
5. Alberch, R. [et al.]. “El sistema de gestió de documents”. A: Manual d’arxivística i gestió documental. Lleida: AAC, 
2009, p. 221.
6. UNE-ISO 15489-1:2001 Informació i documentació: Gestió documental. Part 1: Consideracions generals
7. UNE-ISO 30301:2011 Informació i documentació. Sistemes de gestió per a documents. Requisits. 
8. UNE-ISO 15489-1:2001. 9.5 Classificació. 
18 Guia de classificació de documents del sistema general de gestió de la documentació administrativa
•	 Vincular intel·lectualment la documentació físicament dispersa, a vegades en diferents organis-
mes, que pertany a una mateixa funció o activitat i poder-la recuperar.
•	 Organitzar els documents administratius als arxius de gestió de les unitats administratives, per 
col·laborar en la confecció del conjunt dels recursos informatius de l’organització.
•	 Assignar permisos d’usuari per accedir a grups de documents i/o per actuar-hi, distribuint els 
documents per a dur a terme les accions.
•	 Distribuir la responsabilitat per gestionar determinats conjunts de documents.
•	 Determinar la protecció de seguretat adequada i el nivell d’accés per a conjunts de documents.
•	 Estructurar els dipòsits on es guarden els documents electrònics.
•	 Aplicar sistemàticament les taules d’accés i avaluació documental, determinant les accions de 
retenció i disposició corresponents.
•	 Assegurar la conservació del patrimoni documental a llarg termini, etc.
Il·lustració extreta del model d’informació del projecte corporatiu SIGeDA.
3.1. Principis generals. Conceptes i definicions
L’arxivística té, com altres disciplines, uns principis generals i unes normes que la conformen com a 
ciència entre els quals destaca, sens dubte, el principi de provinença i de respecte a l’ordre originari. 
Abans fins i tot de la seva concreció teòrica a mitjan segle xix ja s’adoptaven algunes solucions basades 
19Per què s’ha de classificar la documentació?
en aquest fet a l’hora d’encarar la classificació dels grans dipòsits d’arxius, que obligaven a definir la 
provinença i l’estructura dels diferents fons que els conformaven.9
Molts d’aquests principis segueixen sent vàlids, alguns amb vigor renovat, quan parlem de projectes 
de classificació de documents electrònics en un entorn administratiu vinculat a la implementació de 
tecnologies de la informació i la comunicació: cal integrar i normalitzar els processos de gestió de 
documents i arxiu en la gestió administrativa des del moment de disseny, de creació o de captura dels 
documents fins que es decideixi la seva conservació permanent, pels seus valors secundaris, o bé la 
seva eliminació, per manca d’aquests.10
Aquests principis fonamenten les directrius i regles que apareixen en aquesta guia de classificació de 
documents i, de fet, són un recull general que aplega principis adquirits de la teoria arxivística i les 
conclusions que es deriven de l’experiència acumulada en la classificació arxivística.
La provinença:
El principi de provinença11 és el principi fonamental de la ciència arxivística i del seu mètode i es va 
formular l’any 1841. La provinença és un mètode objectiu que permet l’organització i l’accés físic i 
intel·lectual als expedients que hi ha en un arxiu: els documents d’arxiu no s’agrupen mai sense tenir 
en compte la seva provinença sinó, precisament, segons la institució, l’organisme o l’entitat productora.
El principi de provinença implica que els documents generats per una persona física o jurídica han 
de ser representats com un conjunt diferent dels documents que provenen de qualsevol altra per-
sona física o jurídica.12 La classificació d’un fons es basa en aquest principi ja que, si no s’apliqués, 
els mètodes emprats per a la classificació serien més subjectius i més confusos. L’estudi d’aquest 
principi, per exemple, porta a la necessitat de normalitzar i definir, des del punt de vista corporatiu, 
els encapçalaments de les unitats administratives productores de la documentació i les relacions 
jeràrquiques entre aquestes.13
El respecte a l’ordre originari:
El respecte a l’ordre originari, implícit en el principi de provinença, és definit pel diccionari del Con-
sell Internacional d’Arxius com “el principi de la teoria arxivística segons el qual els documents d’una 
mateixa provinença han de conservar l’organització establerta per l’organisme d’origen”.14 Implica a 
la pràctica que el sistema d’organització que estableix el productor dels documents s’ha de conservar, 
 9. Alberch, R. [et al.]. “Fonaments teòrics”. A: Manual d’arxivística i gestió documental. Lleida: AAC, 2009, p. 37.
10. Alberch, R. [et al.]. “El sistema de gestió...”, p. 221.
11. NAtAlis de WAilly, 1841. “Instruccions per a l’arranjament i l’organització dels arxius departamentals i municipals”. 
12. Norma de Descripció Arxivística de Catalunya, NODAC. Barcelona: Departament de Cultura, 2006, p. 15. 
13. En el marc del projecte corporatiu SIGeDA es fa notar la importància de donar una solució corporativa a aquest fet 
(taula d’unitats productores) per tal que el sistema de classificació no perdi potencialitat. Actualment, en el marc del 
projecte del tramitador genèric d’ajuts i subvencions de la Generalitat (TAIS) s’està recuperant i analitzant aquesta 
necessitat.
14. Alberch, R. [et al.]. “Fonaments ...”, p. 38, citant el Walne, P. Dictionary of Archival Terminology / Dictionnaire de 
Terminologie Archivistique. CIA/ACA, 1988, p. 121
http://ca.wikipedia.org/wiki/Document_d%27arxiu
http://ca.wikipedia.org/wiki/Classificaci%C3%B3_arxiv%C3%ADstica
20 Guia de classificació de documents del sistema general de gestió de la documentació administrativa
tant com sigui possible, per tal de preservar les relacions que hi ha entre els documents i el valor de 
testimoni que els confereix aquest ordre.15
En el nostre entorn organitzatiu, el procediment i la normativa fan recaure la responsabilitatd’orde-
nar els documents en les unitats productores. Els documents d’arxiu provinents d’un fons s’han de 
mantenir classificats en l’ordre que estableix la unitat productora durant la seva funció administrativa 
inicial i no s’ha d’alterar l’organització donada per la unitat productora. En aquest cas, la figura dels 
arxius de gestió esdevé clau, amb la coordinació, la formació, el suport, l’assessorament i la supervisió 
dels arxius centrals administratius.
El respecte a l’estructura arxivística:
El principi de l’estructura arxivística complementa el principi de provinença i de respecte a l’ordre originari 
i apunta al fet que “un fons d’arxiu ha de conservar o rebre l’organització corresponent a les estructures 
administratives internes de l’organisme que l’ha creat”,16 en el sentit que cal respectar l’estructura jeràr-
quica de l’organització i la relació de dependència dels documents amb l’òrgan o funció productores.
El sistema de classificació ha de permetre identificar inequívocament la unitat administrativa pro-
ductora i/o gestora de determinats documents. La figura del productor de la documentació esdevé 
molt important en l’aplicació d’aquests principis arxivístics esmentats fins ara, basats en el respecte a 
la producció natural i originària de l’organització.
La unitat del fons:
Aquest principi defensa la unitat del procés documental i el fet que l’arxiu no pot ser mai considerat 
al marge de l’organització que genera el seu propi fons documental: els documents d’un fons no es 
poden barrejar amb els d’un altre. Aquest principi, no establert en la doctrina, però molt important 
a la pràctica, adquireix especial protagonisme en els arxius centrals administratius, la documentació 
dels quals es genera actualment en un entorn organitzatiu on les tramitacions telemàtiques de docu-
mentació són freqüents.
De fet aquest concepte, d’especial impacte en un entorn electrònic, ens diu que un document és suscep-
tible de formar part del patrimoni documental de l’organització des del moment de la seva producció, 
per la qual cosa s’hauran de prendre les mesures adients per garantir aquesta possibilitat, fins i tot en 
el moment del seu disseny i creació.
La descripció reflecteix la classificació:
La descripció recull el sistema d’organització dels documents d’un productor. Els fons són habitual-
ment classificats segons un ordre jeràrquic que mostra l’organització intel·lectual dels documents, fruit 
normalment del sistema d’organització seguit pel productor. Però la classificació no és estàtica perquè, 
en un arxiu que rep regularment transferències de documentació, la classificació va evolucionant: de 
fet, el procés de classificació no finalitza fins que l’organisme deixa d’existir. Per tant, és apropiat dir 
15. H. Von Seybel parla l’any 1881 de respectar l’ordre originari de quan s’ha gestionat el document.
16. Alberch, R. [et al.]. “Fonaments...”, p. 121-122.
21Per què s’ha de classificar la documentació?
que la descripció reflecteix l’estat de la classificació en el moment en què es descriu i que pot canviar 
quan es modifiqui la classificació.
Aquest principi inclou principis subordinats. Entre d’altres, que la descripció arxivística està basada en 
la descripció en diversos nivells relacionats jeràrquicament i que els nivells de descripció es corresponen 
als nivells de classificació.17
La unitat de l’expedient:
Segons aquest principi tot expedient, és a dir, la unitat documental composta formada per un conjunt 
de documents, generada per un subjecte productor en la resolució d’un mateix assumpte, s’inicia i es 
resol en una seqüència lineal d’acord amb un procediment (ordre seqüencial de producció) que pot 
admetre la intervenció d’altres instàncies administratives, però sempre tenint present que els documents 
(unitats documentals simples) que consoliden aquest procediment s’han d’integrar i han de formar 
una unitat indissoluble en el seu esquema organitzatiu.18
Altres conceptes i definicions complementen aquests principis generals i apunten les característiques 
principals d’un sistema de classificació:
Funcionalitat:
L’estructura i els nivells d’organització de documents han d’estar relacionats i reflectir detalladament 
les funcions i actuacions que desenvolupen els diversos òrgans que la integren (en el nostre cas, l’Ad-
ministració de la Generalitat de Catalunya).
Estabilitat:
La classificació funcional resulta molt útil per a organitzacions molt dinàmiques, com ara l’Adminis-
tració de la Generalitat de Catalunya, on les estructures organitzatives són molt variables i efímeres 
per ser adoptades com a criteri de classificació i, en canvi, les funcions, les activitats i els processos de 
treball són més permanents que no pas l’estructura orgànica.
La classificació funcional és molt més estable en el temps: relacionar jeràrquicament les funcions pos-
sibilita un quadre de classificació de més llarga permanència atès que els canvis estructurals no afecten 
la seva composició19 i només requereix actualitzacions quan hi hagi un canvi de funcions.
Simplificació:
L’Administració de la Generalitat aposta per la simplificació administrativa, que inclou la simplifi-
cació documental, la qual suposa l’eliminació dels documents prescindibles en la tramitació i la seva 
substitució per la consulta de dades o documents disponibles.20
17. Norma de Descripció Arxivística de Catalunya, NODAC. Barcelona: Departament de Cultura, 2006, p. 16
18. Alberch, R. [et al.]. “Fonaments...”. p. 40, citant Romero, M. Archivística y archivos: soportes, edificios y organización. 
Asociación de Archiveros de Andalucía, 1994.
19. Alberch, R. [et al.]. “Tècniques de tractament documental”. A: Manual d’arxivística i gestió documental. Lleida: AAC, 
2009, p. 142.
20. Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu, apartat 6.1.4. Simplificació (derivat de la Llei 26/2010, de 3 d’agost).
22 Guia de classificació de documents del sistema general de gestió de la documentació administrativa
El sistema de classificació ha de simplificar i fer fàcil i lògica la seva aplicació i comprensió, que no 
poden ser complexes ni dificultoses. Tot i així, cal no oblidar que l’Administració de la Generalitat és 
complexa i no es poden fer propostes simplistes que no tinguin en compte aquest fet.
La progressiva substitució del paper per documents electrònics en totes les activitats de l’Administració, 
l’impuls de la simplificació de processos electrònics o l’homogeneïtzació de tràmits administratius ha 
de trobar resposta en els instruments del sistema de classificació.
Univocitat:
D’acord amb el Diccionari de la llengua catalana21 per univocitat entenem el que té qualitat d’unívoc, 
en el sentit que es pot entendre o interpretar només d’una sola manera i no admet confusions. El 
sistema ha de garantir que no es pot classificar la documentació vinculada a una mateixa funció en 
dos o més conceptes diferents.
L’aplicació pràctica de les regles de classificació ha de garantir una classificació de qualitat i una identi-
ficació clara de les sèries documentals que es gestionen, identificades al catàleg de sèries documentals. 
Igualment, ha de garantir que els expedients es classifiquen i es descriuen d’una forma homogènia.
Flexibilitat:
El sistema de classificació ha de ser flexible per adequar-se a les necessitats de l’organització i facilitar la 
seva aplicació a tots els agents implicats, des de la fase de disseny i creació dels documents i expedients 
fins a la seva conservació permanent, si és el cas.
El QdCF que es proposa, per exemple, té un màxim de cinc nivells de classificació. Dins d’aquesta 
limitació els responsables dels arxius centrals administratius tenen tota la flexibilitat per construir, 
d’acord amb les competències i funcions del departament o organisme, l’estructura de classificació que 
considerin més encertada i, lògicament, decidir la ubicació de les sèries documentals en els diferents 
nivells de classificació.
21. Diccionari de la llengua catalana. Barcelona: Institutd’Estudis Catalans, 2007. 
23L’administració electrònica a la Generalitat de Catalunya
4. L’administració electrònica a la Generalitat de Catalunya
Administració electrònica:
1. Sistema d’administració pública en què s’utilitzen les tecnologies de la informació i la comunicació per 
optimitzar el disseny i la implementació de polítiques i serveis públics de manera eficient, i per establir 
una comunicació bidireccional amb els administrats.22
2. Ús de les tecnologies de la informació i la comunicació a les administracions públiques, combinat amb 
canvis organitzatius i noves aptituds, amb la finalitat de millorar els serveis públics i els processos de-
mocràtics i reforçar el suport a les polítiques públiques.23
El reconeixement del dret de la ciutadania a relacionar-se electrònicament amb les administracions 
públiques implica que, a més de facilitar la tramitació presencial d’expedients, l’Administració tam-
bé ha de garantir la seva tramitació electrònica mitjançant l’ús de les tecnologies de la informació i 
comunicacions (TIC), fent possible de cara al ciutadà la realització de tràmits 24 hores al dia els 365 
dies de l’any, sense necessitat de desplaçar-se físicament a les dependències administratives.
L’actuació de la Generalitat en matèria d’administració electrònica es regeix pels principis recollits en 
diverses normatives. Entre d’altres, el Decret 56/2009, de 7 d’abril, per a l’impuls i el desenvolupa-
ment dels mitjans electrònics a l’Administració de la Generalitat, que vetlla perquè l’ús intensiu dels 
mitjans electrònics a l’Administració de la Generalitat i els ens que la integren contribueixi de forma 
favorable al desenvolupament de la societat de la informació per part dels ciutadans. De forma més 
detallada la Llei 29/2010, del 3 d’agost, de l’ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya, 
proporciona de facto el marc legal del que en el mateix text s’anomena “el model català d’administració 
electrònica” ja que, en el seu títol II, regula els principis generals i d’actuació amb mitjans electrònics 
i els drets i deures que tenen els ciutadans quan es relacionen amb les administracions públiques de 
Catalunya. Aquests principis són:
•	 Accessibilitat a la informació d’una forma segura i comprensible.
•	 Igualtat en l’accés a la informació per a tots els ciutadans.
•	 Legalitat pel que fa al manteniment de la integritat de les garanties jurídiques dels ciutadans.
•	 Cooperació i col·laboració entre les administracions públiques per garantir la interoperabilitat.
•	 Seguretat amb relació a la identitat, la integritat, la conservació i la confidencialitat de la infor-
mació i les transaccions que es porten a terme.
•	 Proporcionalitat en l’exigència de garanties i mesures de seguretat.
•	 Responsabilitat i qualitat en la veracitat de les informacions.
•	 Neutralitat tecnològica i adaptabilitat al progrés de les TIC.
•	 Simplificació i racionalitat administrativa.
22. Terminologia bàsica de l’administració electrònica i els processos. Intranet de processos i administració electrònica. De-
partament de Governació i Relacions Institucionals.
23. Modernització administrativa i millora i simplificació dels serveis. Comissió Europea.
24 Guia de classificació de documents del sistema general de gestió de la documentació administrativa
•	 Transparència i participació, que garanteixi la rendició de comptes i la participació activa dels 
ciutadans.
•	 Proximitat, que faciliti l’ús dels mitjans electrònics als ciutadans.24
La interoperabilitat (capacitat que tenen les organitzacions per compartir i reutilitzar la informació de 
què disposen en els seus sistemes per assolir uns objectius comuns i possibilitar l’intercanvi d’infor-
mació i coneixement entre si) permet fer efectiu el dret de la ciutadania, reconegut a la Llei 11/2007, 
de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics, a no presentar dades o documents 
que ja són en poder de l’Administració.
A Catalunya la interoperabilitat s’articula jurídicament a través del Conveni marc per a l’impuls i el 
desenvolupament de la interoperabilitat dels sistemes d’informació de les administracions catalanes 
de 22 d’octubre de 2006, que fa efectiva la interoperabilitat entre els sistemes d’informació de l’Ad-
ministració de la Generalitat i els ens que en depenen, el Consorci Localret, l’Ajuntament de Barce-
lona, el Consorci Administració Oberta Electrònica de Catalunya i els ens locals que s’adhereixin al 
Conveni. Aquest Conveni preveu que els signants i ens locals adherits poden accedir a qualsevol servei 
de transmissió de dades o a l’obtenció de certificats electrònics disponibles en el catàleg de serveis i 
s’encomana al Consorci AOC la creació i la gestió del catàleg de serveis de transmissions de dades i 
certificats electrònics que integrarà els serveis.
Un dels elements clau de la interoperabilitat a l’Administració de la Generalitat de Catalunya és el 
Catàleg de dades i documents electrònics de la Generalitat, creat per l’Acord de Govern, de 27 de 
novembre de 2007, per a l’impuls de la interoperabilitat a la Generalitat de Catalunya. Aquest catàleg 
és la relació actualitzada de dades i documents (de la Generalitat, d’altres administracions públiques 
i d’altres institucions) que es poden obtenir per mitjans electrònics i que, per tant, no és necessari 
que siguin aportats pels ciutadans a un procediment concret. El Decret 56/2009, de 7 d’abril, preveu 
que l’Administració de la Generalitat i entitats de dret públic vinculades o dependents no demanin al 
ciutadà cap document electrònic que hagi estat incorporat al catàleg de dades i documents electrònics. 
Protocol de gestió i ús del catàleg de dades i documents electrònics de la Generalitat.
Els departaments, ens i organismes de la Generalitat accedeixen al catàleg de dades i documents 
electrònics a través de la plataforma d’integració i col·laboració administrativa (PICA). La PICA és 
una plataforma tecnològica corporativa de la Generalitat que permet l’intercanvi d’informació i la 
integració a sistemes i eines comunes corporatives i pretén donar resposta a la necessitat d’uns serveis 
comuns d’administració electrònica (per facilitar l’accés a funcionalitats transversals necessàries per al 
desenvolupament de l’administració electrònica) i de tramitació electrònica (per facilitar la integració 
dels portals de tràmits amb les aplicacions departamentals).
La PICA està connectada amb la plataforma de col·laboració interadministrativa (PCI), gestionada 
pel Consorci AOC, a través de la qual es produeix la connexió amb la plataforma d’intermediació de 
dades de l’Administració General de l’Estat i d’altres plataformes (per exemple, la de l’Agència Estatal 
d’Administració Tributària). Els departaments, ens i organismes de l’Administració de la Generalitat 
consulten les dades i les posen a disposició a través de la PICA, que a la vegada es connecta amb la PCI 
24. Font: Temaris d’accés al cos superior de l’Administració. Actualització juliol 2014.
http://web.aoc.cat/suport/wp-content/uploads/sites/4/2015/02/viaoberta-CONVENI-MARC-INTEROPERABILITAT.pdf
http://web.aoc.cat/suport/wp-content/uploads/sites/4/2015/02/viaoberta-CONVENI-MARC-INTEROPERABILITAT.pdf
http://web.aoc.cat/suport/wp-content/uploads/sites/4/2015/02/viaoberta-CONVENI-MARC-INTEROPERABILITAT.pdf
http://governacio.gencat.cat/ca/pgov_ambits_d_actuacio/pgov_funcio_publica/pgov_processos-administracio-electronica/pgov_administracio_electronica/pgov_principals_projectes/cataleg#FW_bloc_c3bb1c82-f203-11e3-9428-000c29cdf219_1
https://www.aoc.cat/content/download/6919/25008/file/ptotocolGestioUsDadesDocumentsInteroperables.pdf+&cd=1&hl=es&ct=clnk&gl=es
http://ctti.gencat.cat/web/ctti/actuacions/actuacio/-/asset_publisher/z7Il/content/act_pica
http://suport.aoc.cat/Portal/Tots-els-serveis/Integracio-serveis-Consorci-AOC/(category)/preguntes_frequents/(jerarquia)/7452
25L’administració electrònica a la Generalitat de Catalunya
per accedir a les dades procedentsd’institucions de fora de la Generalitat (i també perquè les dades de 
la Generalitat puguin ser consultades per la resta d’administracions públiques).
El Decret 56/2009, de 7 d’abril, preveu el desenvolupament dels serveis electrònics corporatius, que 
han de ser planificats i aprovats per mitjà d’acord de Govern. Aquests serveis comuns d’administració 
electrònica són solucions corporatives i transversals que faciliten poder tramitar electrònicament de 
forma comuna. Més recentment, l’Acord de Govern d’11 de febrer de 2014 aprova mesures i projectes 
a desenvolupar per desplegar l’administració electrònica a l’Administració de la Generalitat i, entre 
d’altres, relaciona les principals solucions corporatives d’administració electrònica. Alguns dels pro-
jectes més destacats:
Canal Empresa. Portal web que s’emmarca en el Pla d’implementació de la finestreta única empre-
sarial amb l’objectiu de reduir les càrregues administratives a les empreses i facilitar-ne l’activitat 
econòmica. Ofereix tota la informació relacionada amb el món de l’empresa ordenada per temes, 
per sectors d’activitat i per cicle de vida. Objectiu 2015: dotar el Canal Empresa d’eines de trami-
tació més eficients per a les empreses i els intermediaris que s’hi relacionen, que permetin agilitzar 
la gestió dels tràmits.
Oficina Virtual de Tràmits (OVT). Portal web que recull la informació de tots els tràmits de la Ge-
neralitat de Catalunya dirigits als ciutadans organitzats temàticament. L’OVT i el Canal Empresa 
són els portals corporatius per a tots els tràmits electrònics dirigits a la ciutadania i són gestionats per 
les dues plataformes electròniques corporatives de tramitació: la plataforma Gencat serveis i tràmits 
(GSIT) i la PICA.
Gencat serveis i tràmits (GSIT), plataforma GSIT de tramitació en línia. Ofereix prestacions d’ús 
corporatiu per part dels departaments, ens i organismes de la Generalitat de Catalunya per la posada 
en marxa de tràmits en línia a través de l’OVT. Objectiu 2015: possibilitar l’accés als serveis GSIT 
(consulta de la carpeta personal, cita prèvia, notificacions, accés a la bústia de comunicació) des de 
dispositius mòbils.
Seu electrònica, tauler electrònic i Registre general electrònic. El Decret 232/2013, de 15 d’octubre, 
crea la Seu electrònica de l’Administració de la Generalitat. Des de la Seu s’accedeix al Tauler electrònic 
i al Registre general electrònic de l’Administració de la Generalitat. La Seu electrònica corporativa 
aplega el conjunt de serveis, punts d’atenció i de tramitació electrònica i portals que la Generalitat 
ofereix en una única adreça electrònica, juntament amb la bústia de queixes o suggeriments, el Registre 
electrònic i el Tauler electrònic. Objectiu 2015: habilitar mecanismes de provisió de la informació de 
contacte de la ciutadania per rebre posteriorment notificacions i comunicats de les administracions 
públiques catalanes, i evitar desplaçaments.
Representa, sistema de gestió de les representacions de persones físiques i jurídiques. La Llei 11/2007, 
de 22 de juny, concreta que les administracions públiques poden habilitar amb caràcter general o es-
pecífic persones físiques o jurídiques autoritzades per fer determinades transaccions electròniques en 
representació dels interessats. El Decret 56/2009, de 7 d’abril, parla de la creació del Registre electrònic 
general de la representació per acreditar als òrgans que tramitin procediments administratius per via 
electrònica l’abast, els límits i la vigència de la representació amb què s’actua. Objectiu 2015: fomentar 
la incorporació d’usuaris al mòdul per mitjà d’acords amb intermediaris (col·legis professionals, gremis, 
etc.) perquè entrin en el sistema i incorporar al mòdul els tràmits dels departaments (en particular, 
els tràmits adreçats a l’activitat econòmica).
http://www20.gencat.cat/portal/site/canalempresa
http://www20.gencat.cat/portal/site/OVT
http://www20.gencat.cat/docs/gsitpedia/Continguts/plataforma_tramitacio_linia/Introd/GSIT_TRAM_Guia-us-BO_v1.1.pdf
https://seu.gencat.cat/
https://www.aoc.cat/Inici/SERVEIS/Relacions-amb-la-ciutadania/Representa
26 Guia de classificació de documents del sistema general de gestió de la documentació administrativa
EACAT, l’extranet de les administracions públiques catalanes. Gestionada pel Consorci AOC, permet 
la tramitació entre administracions amb seguretat tècnica. La Llei 29/2010, de 3 d’agost, estableix 
que les entitats del sector públic s’han de comunicar per mitjans electrònics i el Decret 56/2009, de 7 
d’abril, que aquesta comunicació ha de tenir lloc preferentment a través d’EACAT.
e-NOTUM, sistema corporatiu de notificacions i comunicacions. Permet notificar actes administratius i 
comunicacions per mitjans electrònics, amb totes les garanties jurídiques que estableix la normativa vigent.
GeFact, sistema de facturació electrònica. De forma complementària amb el Registre de factures abor-
da la problemàtica de la recepció, la classificació, l’arxiu, la custodia legal i la distribució als sistemes 
econòmics gestors de les factures electròniques que tenen el seu sistema de gestió dins dels entorns de 
la Generalitat (a desenvolupar al llarg de 2015). Des del 15 de gener de 2015, arran de l’entrada en 
vigor de la Llei 25/2013, de 27 de desembre, d’impuls de la factura electrònica i creació del registre 
comptable de factures en el sector públic, és obligatòria la presentació de factures electròniques a totes 
les administracions públiques.
e-tributs, passarel·la de pagament. Plataforma de pagament electrònic emprada en l’àmbit de tributs 
per facilitar a la ciutadania el pagament en línia i l’eficiència en el control dels ingressos. Objectiu 
2015: acabar de consolidar la utilització en tots els departaments de la plataforma de pagament elec-
trònic emprada en l’àmbit dels tributs per facilitar a la ciutadania el pagament en línia i l’eficiència 
en el control dels ingressos.
Validador, serveis de validació de certificats digitals i signatures electròniques. Mitjançant una web de 
validació contra la plataforma PSIS es validen certificats i signatures simples i avançades.
GEEC, gestor electrònic d’expedients de contractació. Eina configurada com a gestió interna (back 
office) de tots els procediments de contractació de l’Administració de la Generalitat. Objectiu 2015: 
continuar el procés d’implantació del GEEC a les entitats del sector públic de la Generalitat de Cata-
lunya en què s’estimi convenient, en consideració a l’elevat volum de contractació, i en la mesura que 
ho permetin les disponibilitats pressupostàries d’aquelles entitats. Altrament, desenvolupar i articular 
un mòdul, dins la plataforma de serveis de contractació pública, per a la gestió i el seguiment electrònic 
dels expedients de contractació de les entitats en què la implantació del GEEC no sigui eficient, en 
termes de cost/benefici.
iARXIU. Servei de preservació i arxiu electrònic que garanteix que els expedients i documents d’una 
organització es mantinguin íntegres, fiables, autèntics i accessibles al llarg del seu cicle de vida.
Acord 1/2010 de la CNAATD sobre les condicions de substitució de documents en suports físics per 
còpies electròniques de documents amb validesa d’originals. Criteris i bones pràctiques per substituir 
documents en suport paper per imatges electròniques amb validesa d’original.
Còpia autèntica electrònica. Solucions transversals per fer còpies electròniques de documents electrò-
nics, còpies electròniques de documents en suport paper i còpies electròniques de documents públics 
electrònics, que inclou també la consulta o verificació de documents generats i signats electrònicament, 
mitjançant el seu codi segur de verificació (CSV). A través del Portal Administració Electrònica hi 
ha disponible el servei tant per integració de gestió interna (back office) com per a consums manuals. 
Normativament se segueixen les directrius que estableix el Protocol de gestió de documents electrònics 
i arxiu.
https://www.eacat.cat/web/guest/QueEshttps://www.aoc.cat/Inici/SERVEIS/Relacions-amb-la-ciutadania/e-NOTUM
http://ctti.gencat.cat/web/ctti/actuacions/actuacio/-/asset_publisher/z7Il/content/act_gefact
http://www.e-tributs.net/ca/Pagines/Inici.aspx
http://suport.aoc.cat/Portal/Tots-els-serveis/Validador
http://ctti.gencat.cat/web/ctti/actuacions/actuacio/-/asset_publisher/z7Il/content/act_geec_economia
http://www.iarxiu.eacat.cat/
http://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_i_gestio_documental/03_cnaatd/05_normativa/acords/acord.pdf
http://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_i_gestio_documental/03_cnaatd/05_normativa/acords/acord.pdf
http://www20.gencat.cat/docs/governacio/Butlletins/dgpae/11/documents/e-copia.pdf
27L’administració electrònica a la Generalitat de Catalunya
La gestió de documents electrònics fa necessari disposar de mecanismes per convertir docu-
ments en suport paper en documents en suport electrònic (digitalització), així com convertir 
documents electrònics en altres formats electrònics sense perdre’n l’eficàcia i l’autenticitat.
Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu. Directriu 6.2.7. i apartats
e-Valisa, valisa electrònica. Eina corporativa de comunicació interna que permet enviar comunica-
cions internes en format electrònic, de forma telemàtica i a l’instant, entre persones que treballen a 
l’Administració de la Generalitat de Catalunya, amb constància fidedigna de l’enviament i la recepció. 
Objectiu 2015: integrar l’e-Valisa a sistemes d’informació departamentals i altres solucions corporatives, 
així com introduir noves funcionalitats d’automatització d’ús massiu.
Catàleg corporatiu de processos (vegeu l’apartat 4.3.1 d’aquesta mateixa guia). Projecte d’identificació 
de tots els processos de l’Administració de la Generalitat. Normalització de la informació i suport a 
la seva gestió (aplicació). Processos i administració electrònica. Objectiu 2015: implantar a tots els 
departaments l’ús del catàleg corporatiu de processos, amb l’objectiu de tenir un sistema d’informació 
de tots els processos que hi ha a la Generalitat de Catalunya i de les dades que hi estan associades i 
que s’hi hagin definit.
Tramitador genèric d’expedients, TGE. Gestor d’expedients per a la gestió de tràmits publicats en 
suport electrònic a les plataformes corporatives de tramitació. Pensat per a procediments amb poc 
volum de tramitacions. Rep les sol·licituds i documents aportats pels ciutadans i el món local i facilita 
la gestió interna d’expedients i la seva traçabilitat: nous documents; registre de sortida; còpies electròni-
ques; cercar, ordenar, filtrar i relacionar expedients; consulta de documents; tancar/reobrir expedients, 
etc. Objectiu 2015: implantar l’eina per donar suport a la gestió d’expedients adreçats als ciutadans 
i facilitar la integració en l’arquitectura de solucions transversals. Incorporar al Tramitador genèric 
les funcionalitats necessàries per substituir l’apartat de tràmits del Portal d’administració electrònica. 
Integrar el Tramitador genèric a la plataforma corporativa de serveis de gestió documental (PSGD).
Tramitador d’expedients interdepartamental, TEI. Gestió de tràmits que afecten l’activitat econòmi-
ca, facilitant la implantació del canal electrònic per aconseguir una gestió àgil i eficient dels tràmits 
(Oficina de Gestió Empresarial, OGE). Objectiu 2015: evolució del TEI per facilitar la integració amb 
les solucions transversals d’administració electrònica i de les eines de gestió específiques quan calgui.
Tramitador d’ajuts i subvencions, TAIS. Solució corporativa de gestió de subvencions: implantar en els 
departaments aquest gestor de subvencions amb les adaptacions organitzatives i funcionals necessàries. 
Objectiu 2015: dissenyar-lo i construir-lo, incorporant les prescripcions establertes en la fase d’anàlisi.
http://www.aoc.cat/Inici/SERVEIS/Gestio-interna/e-Valisa/Que-es
http://governacio.gencat.cat/ca/pgov_ambits_d_actuacio/pgov_funcio_publica/pgov_processos-administracio-electronica/
http://canalempresaweb.gencat.cat/ca
28 Guia de classificació de documents del sistema general de gestió de la documentació administrativa
El tramitador genèric d’expedients (TGE) i la seva integració a la plataforma de serveis de gestió documental (PSGD): una oportunitat per normalitzar-ne la gestió. 
Font: Intranet OPAE.
29L’administració electrònica a la Generalitat de Catalunya
Proposta del model tecnològic de SIGeDA a mitjan 2014. La solució cobreix la creació de serveis de gestió documental bàsics i la capa de repositori en mode cloud. 
Font. Centre de Telecomunicacions i Tecnologies de la Informació (CTTI).
El coneixement de les iniciatives o projectes d’administració electrònica ja existents s’ha de produir i 
canalitzar a través dels grups de treball interdisciplinaris que s’hagin establert en cada departament 
o organisme.
Els departaments de la Generalitat, organismes i entitats autònomes han d’establir grups de tre-
ball departamentals multidisciplinaris per a l’avenç de l’entorn electrònic, que inclouran, com a 
mínim, l’àrea de tecnologies de la informació, l’àrea de gestió documental i l’àrea d’organització.
Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu. Directriu 4.4
El projecte corporatiu SIGeDA
SIGeDA té com a objectiu dotar l’Administració d’un sistema per al control, l’ús i la conservació de 
la documentació electrònica al llarg del seu cicle de vida i es basa en la implementació corporativa i 
normalitzada de polítiques i normes adreçades a complir una adequada gestió de la documentació 
(classificació funcional, accés, seguretat, disposició, etc.) i una plataforma tecnològica. El projecte 
corporatiu SIGeDA fa anys que es va concretant.
30 Guia de classificació de documents del sistema general de gestió de la documentació administrativa
L’Acord de Govern, de 22 de juliol de 2008,25 pel qual s’estableixen els principis que regeixen el des-
envolupament de la gestió i l’arxiu de la documentació electrònica (i la seva coordinació amb les eines 
del Govern en matèria d’interoperabilitat i signatura electrònica) i altres aspectes d’implementació i 
desenvolupament aprova, de fet, el projecte corporatiu del sistema de gestió electrònica de la docu-
mentació de l’Administració de la generalitat de Catalunya (SIGeDA).
L’Acord de Govern de 16 de novembre de 2010 actualitza el calendari d’execució i la previsió de costos 
(també d’inversions i d’estalvis previstos) que consta com a punt 5 a l’Annex de l’Acord de Govern 
de 2008.
L’Acord de Govern de 24 de gener de 2012, d’impuls de l’administració electrònica, declara les solu-
cions corporatives d’utilització preferent a l’Administració de la Generalitat de Catalunya i aprova la 
utilització i les línies d’impuls d’un seguit de solucions i projectes corporatius a desenvolupar el 2012, 
entre els quals destaca el protocol d’arxiu electrònic del projecte corporatiu SIGeDA.
L’Acord de Govern, d’11 de febrer de 2014, aprova les mesures i els projectes corporatius a desenvolupar 
per desplegar l’administració electrònica a l’Administració de la Generalitat. Aquest acord diu quines 
són les solucions corporatives d’administració electrònica, els projectes que s’han de consolidar i, més 
concretament, els projectes corporatius que s’han d’impulsar durant l’any 2014, entre els quals destaca 
la plataforma corporativa de gestió documental.
Aquesta plataforma de serveis de gestió documental (PSGD) ha de dotar l’Administració de la Ge-
neralitat d’un sistema de gestió de documents corporatiu per tal de facilitar l’accés als sistemes de 
tramitació electrònica dels organismes, de manera que se’n pugui racionalitzar el desenvolupament 
i el manteniment. Actualment s’està plantejant la definició d’un gestor documental genèric (GDG) 
que, juntament amb el tramitador genèric d’expedients (TGE) i el tramitador d’ajuts i subvencions 
(TAIS), tots vinculats a la PSGD, han de tractar de forma normalitzada i eficient els expedients i 
documents, i garantir el tractament de la documentació electrònicagestionada en el desenvolupament 
dels processos administratius seguint el model documental predefinit i comú de SIGeDA (taules mes-
tres, esquema de metadades, etc.). Aquest projecte també ha de facilitar a la plataforma corporativa 
d’administració electrònica una solució d’arxiu de documents (RM / iArxiu). El Departament de 
Governació i Relacions Institucionals (a través de l’Oficina de Processos i Administració Electrònica) 
i el Departament de Cultura (a través de la Subdirecció General d’Arxius i Museus) han d’impulsar 
el desenvolupament d’aquesta solució corporativa de gestió documental, que també gestionarà la sig-
natura electrònica mitjançant les eines del Consorci AOC i s’integrarà amb la plataforma iArxiu o la 
solució corporativa ERM.
Com ja s’ha esmentat, en el DOGC del 10 de juny de 2014 es publica l’Ordre CLT/172/2014, de 14 
de maig, per la qual s’aprova el Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de 
Catalunya. Aquesta Ordre respon al replantejament general del projecte SIGeDA fet pel Govern l’any 
2012. En el període 2007-2010 el projecte es va orientar a establir un model de gestió documental i a 
conèixer la situació en matèria de gestió de documents de les conselleries i ens de la Generalitat (Inicia-
tiva 1 del projecte SIGeDA) i, posteriorment, a seleccionar un programari que permetés la gestió dels
25. Número de control: 08203133. Acord de Govern
http://premsa.gencat.cat/pres_fsvp/docs/2012/01/24/17/04/e1f0298a-2fe9-4dc9-a948-bfd039fe95d5.pdf
http://www.google.cat/url?sa=t&rct=j&q=acords de govern 11 de febrer de 2014&source=web&cd=2&ved=0CCEQFjAB&url=http%3A%2F%2Fwww.govern.cat%2Fpres_gov%2FAppJava%2Fdocrel%2Facord-govern%2Fcontingut%2Fdownload%2F9744.htm%3Fmode%3Dstatic&ei=VVQVV
http://portaldogc.gencat.cat/utilsEADOP/PDF/6640/1358889.pdf
http://portaldogc.gencat.cat/utilsEADOP/PDF/6640/1358889.pdf
31L’administració electrònica a la Generalitat de Catalunya
documents en la fase de tramitació i arxiu, i construir una plataforma tecnològica pròpia que donés 
servei al conjunt de l’Administració (Iniciativa 2).
Pel que fa a aquest darrer punt, arran del canvi de model tecnològic corporatiu acordat l’any 2011, 
s’ha produït un replantejament general de tot el lot de gestió documental de l’Administració de la 
Generalitat que, lògicament, també ha afectat el projecte SIGeDA. A través dels acords de Govern de 
24 gener de 2012 i d’11 de febrer de 2014 la Generalitat assigna al Departament de Cultura el desen-
volupament de la normativa tècnica i al CTTI la construcció d’una solució tecnològica (mitjançant la 
fórmula de col·laboració publicoprivada) que doti l’Administració de la Generalitat d’una plataforma 
de gestió de documents electrònics i arxiu.
Més recentment, l’Acord de Govern de 3 de juny de 2014 apunta el disseny, el desenvolupament, la 
governança i l’impuls definitiu del pla de reforma de l’Administració de la Generalitat de Catalunya 
i del seu sector públic.26 En el seu eix número 5 fa esment del govern digital i la simplificació de la 
tramitació administrativa, que tindrà com a objectiu “mitjançant l’impuls de solucions tecnològiques 
i la simplificació de processos en l’organització de l’Administració de la Generalitat, facilitar la relació 
de l’Administració de la Generalitat amb la ciutadania i, en especial, per a l’establiment i desenvolu-
pament d’iniciatives empresarials”.
En data 3 de febrer de 2015, el Govern de la Generalitat de Catalunya ha aprovat l’Acord de mesures 
i projectes corporatius a desenvolupar el 2015 per desplegar l’administració electrònica a l’Adminis-
tració de la Generalitat de Catalunya. Aquest acord s’emmarca dins de l’eix 5 del Pla de reforma de 
l’Administració de la Generalitat, aprovat per Acord de Govern de 3 de juny de 2014 (impuls de les 
solucions tecnològiques i simplificació de processos per facilitar la relació entre l’Administració, la 
ciutadania i les empreses, afavorir les iniciatives empresarials i fomentar l’ús dels mitjans electrònics 
com a eina imprescindible per assolir aquest objectiu).
En el marc d’aquest acord, pel que fa al plantejament corporatiu de la gestió de documents i el seu 
arxiu destaquen:
Implantació de la plataforma corporativa de gestió documental (fase 1):
Projecte promogut pel Departament de Governació i Relacions Institucionals, a través de l’Oficina de 
Processos i Administració Electrònica i pel Departament de Cultura, a través de la Direcció General 
d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni.
Objectiu: implantar en els departaments la plataforma desenvolupada pel CTTI per garantir el tracta-
ment de la documentació electrònica en fase activa gestionada per l’Administració de la Generalitat en 
el desenvolupament dels seus processos administratius seguint el model documental predefinit comú.
26. Resolució GRI/1487/2014, de 20 de juny, per la qual es dóna publicitat a l’Acord del Govern de 3 de juny de 2014, pel 
qual s’encarrega al Departament de Governació i Relacions Institucionals, mitjançant la Secretaria d’Administració i 
Funció Pública i el Consell per a l’Impuls i l’Ordenació de la Reforma de l’Administració, el disseny, el desenvolupa-
ment, la governança i l’impuls definitiu del pla de reforma de l’Administració de la Generalitat de Catalunya i del seu 
sector públic.
http://premsa.gencat.cat/pres_fsvp/docs/2014/06/03/15/19/9e66283e-e179-45c1-94c2-4cc4a3cd78af.pdf
http://ipae.intranet.gencat.cat/upload/files/documents/Noticies/AG administraci%C3%B3 electr%C3%B2nica 2015 v35 (penjada al SIGOV).pdf
http://ipae.intranet.gencat.cat/upload/files/documents/Noticies/AG administraci%C3%B3 electr%C3%B2nica 2015 v35 (penjada al SIGOV).pdf
http://ipae.intranet.gencat.cat/upload/files/documents/Noticies/AG administraci%C3%B3 electr%C3%B2nica 2015 v35 (penjada al SIGOV).pdf
32 Guia de classificació de documents del sistema general de gestió de la documentació administrativa
Implantació de la plataforma corporativa de gestió documental (fase 2):
Idèntics promotors que en la fase 1.
Objectiu: integrar la plataforma corporativa de gestió documental als mòduls i-Arxiu / RM, per tal de 
garantir el tractament de la documentació electrònica en fase semiactiva i històrica, i també al gestor 
corporatiu de subvencions, per tal de tractar de forma eficient i normalitzada els documents electrònics 
de la Generalitat de Catalunya.
4.1. Simplificació administrativa
Tal i com s’enuncia al Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu, la gestió dels documents 
electrònics de la Generalitat de Catalunya es basa en l’obligació i la responsabilitat de l’Administració 
d’impulsar la transformació i la simplificació administrativa i documental.
La simplificació i la reducció de càrregues administratives són línies d’acció prioritàries en la política 
econòmica de la Unió Europea. La majoria de les administracions estan adoptant mesures de sim-
plificació administrativa i l’Administració de la Generalitat també, bàsicament des de l’aprovació per 
part del Govern del Pla de mesures per a la facilitació de tràmits a l’activitat econòmica i empresarial 
i la simplificació administrativa (Acord de Govern de 4 de juliol de 2007).
La simplificació administrativa és un principi d’actuació de les administracions públiques (l’actuació 
administrativa ha de tendir a ser menys complexa, més àgil i més basada en la raó, sense que això 
comporti una disminució de les garanties dels ciutadans) i distingeix entre diferents modalitats: 
simplificació orgànica (supressió d’organismes i racionalització de l’estructura de l’Administració), 
simplificació normativa (reducció del nombre de normes existents i de la complexitat normativa) i 
simplificació procedimental (reducció o supressió de tràmits i procediments administratius). Tèc-
nicament la simplificació procedimental es produeix amb la tramitació electrònica, que requereix 
la revisió i el redisseny de la seqüència de tràmits i processos interns. Normalment les mesures de 
simplificació procedimental impliquenuna reducció de càrregues administratives i una simplificació 
documental.27
A la pràctica, la simplificació de procediments i tràmits administratius pot comportar la simplificació 
o eliminació de procediments, la inscripció d’ofici en registres públics, la supressió o ampliació dels 
terminis de revisió, la simplificació o eliminació de tràmits, l’acumulació i reducció de tràmits, la no-
aportació de documentació, la no-aportació d’informes preceptius, etc.
Arran de la declaració del pla de mesures del 2007 el Govern ha anat desplegant normativa i reglaments 
per anar concretant les accions de simplificació administrativa de l’Administració de la Generalitat. Per 
exemple, el Decret 106/2008, de 6 de maig, de mesures per a l’eliminació de tràmits i la simplificació 
de procediments per facilitar l’activitat econòmica determina el sistema telemàtic com a sistema de 
27. Simplificació procedimental: reducció de la seqüència d’activitats que cal ferper a la prestació d’un servei o la gestió 
d’un tràmit. Simplificació administrativa i documental: reducció del nombre d’actes en què es concreta l’actuació 
administrativa així com els documents que l’acompanyen. Font: Pla de simplificació administrativa del Departament 
de Territori i Sostenibilitat. 2011-2014
http://canalempresaweb.gencat.cat/permalink/615fc47f-73f7-11e4-a49e-cbfd07b69f1e
http://canalempresaweb.gencat.cat/permalink/615fc47f-73f7-11e4-a49e-cbfd07b69f1e
http://www.diba.cat/scripts/ftpisa.asp?fnew?cido&dogc/2008/05/20080515/08127014.pdf
http://www.diba.cat/scripts/ftpisa.asp?fnew?cido&dogc/2008/05/20080515/08127014.pdf
33L’administració electrònica a la Generalitat de Catalunya
comunicació preferent de les empreses amb l’Administració de la Generalitat. Dos capítols d’aquest 
Decret estan dedicats a la simplificació i eliminació de tràmits (en els procediments administratius, 
declaració responsable, eliminació de tràmits) i a la tramitació telemàtica (accés als serveis electrònics, 
implementació, intercanvi de dades, etc.). L’article 12, dedicat a les plataformes tecnològiques, apunta 
que la Secretaria de Funció Pública i Modernització de l’Administració, a través del CTTI i del Con-
sorci AOC, ha de construir les plataformes tecnològiques que facin possible l’accés als mòduls comuns 
de tramitació electrònica d’ús corporatiu i la interoperabilitat entre les administracions públiques i 
altres institucions, utilitzant els mòduls comuns de tramitació electrònica d’ús corporatiu que estiguin 
a disposició dels sistemes d’informació departamentals a través de les plataformes corporatives.
Al mes d’abril de 2010 el Govern, per complir l’objectiu fixat per la Unió Europea de reduir per al 
2012 un 25 % de les càrregues administratives que suporten les empreses, aprova la Guia de Bones 
Pràctiques per a simplificar tràmits i reduir les càrregues administratives a les empreses per afavorir 
el desenvolupament de l’activitat econòmica i millorar la competitivitat. L’aprovació d’aquesta guia 
pretén aprofundir en el desenvolupament progressiu d’una cultura administrativa que faci de l’avalu-
ació permanent de les normes, la simplificació administrativa i la millora de la regulació normativa 
criteris habituals d’actuació. Entre altres mesures es recomana que les normes prevegin, si escau, la 
tramitació dels procediments i tràmits davant de l’Oficina de Gestió Empresarial i via electrònica 
mitjançant l’OVT.
Més recentment l’Acord de Govern de 3 de juny de 2014 encarrega a la Secretaria d’Administració i 
Funció Pública i al Consell per a l’Impuls i l’Ordenació de la Reforma de l’Administració el disseny, 
el desenvolupament, la governança i l’impuls definitiu del pla de reforma de l’Administració de la 
Generalitat de Catalunya i del seu sector públic. L’Eix 5 d’aquest pla està dedicat al govern digital i 
a la simplificació de la tramitació administrativa i té per objectiu l’impuls de solucions tecnològiques 
i la simplificació de processos en l’Administració de la Generalitat, per facilitar la relació amb la ciu-
tadania i desenvolupar iniciatives empresarials d’administració electrònica com a eina fonamental de 
simplificació i accessibilitat a la tramitació administrativa.28
L’Administració de la Generalitat de Catalunya aposta per la simplificació administrativa, que 
inclou la simplificació documental, la qual suposa l’eliminació dels documents prescindibles en 
la tramitació i la seva substitució per la consulta de dades o documents disponibles.
Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu. Apartat 6.1.4. Simplificació.
Val la pena comentar de forma especial la col·laboració amb l’Oficina per al Desenvolupament de 
l’Administració Electrònica29 l’any 2009 per desenvolupar la “Guia per a la fase de simplificació ad-
28. El decàleg sobre innovació i simplificació administrativa del Govern basc apunta deu recomanacions clau a tenir en 
compte: gestiona dibuixant la ciutadania en el teu organigrama i treballa en equip; aconsegueix una seu electrònica al 
200 %; deixa de demanar el DNI; elimina la documentació sobrera; aposta per declaracions responsables i comuni-
cacions prèvies; evitem desplaçaments a altres administracions; resposta immediata; renova automàticament; tramita 
proactivament i redueix els terminis de tramitació. Bilbao, abril de 2014.
29. Secretaria de Funció Pública i Modernització de l’Administració. Departament de Governació i Administracions 
Públiques.
http://www20.gencat.cat/docs/portaljuridic/07 - Eines/Documents/Arxius/guia_bones_practiques_2010.pdf
http://www20.gencat.cat/docs/portaljuridic/07 - Eines/Documents/Arxius/guia_bones_practiques_2010.pdf
http://www20.gencat.cat/docs/portaljuridic/07 - Eines/Documents/Arxius/guia_bones_practiques_2010.pdf
http://portaldogc.gencat.cat/utilsEADOP/PDF/6654/1362322.pdf
http://portaldogc.gencat.cat/utilsEADOP/PDF/6654/1362322.pdf
http://portaldogc.gencat.cat/utilsEADOP/PDF/6654/1362322.pdf
http://portaldogc.gencat.cat/utilsEADOP/PDF/6654/1362322.pdf
http://ipae.intranet.gencat.cat/upload/files/documents/Protocols guies manuals/Documents/tramitacio/Guia fase simplificacio administrativa projectes de serveis electronicsVersio final departaments.pdf
34 Guia de classificació de documents del sistema general de gestió de la documentació administrativa
ministrativa dels projectes de transformació de serveis a serveis electrònics per als departaments de 
la Generalitat”, que pretén recollir aspectes bàsics a tenir en compte a l’hora d’implantar un servei 
electrònic. Entre els principis d’actuació establerts per desenvolupar mitjans electrònics fa esment 
explícit de la simplificació administrativa i documental prèvia (la prestació d’un servei o la gestió 
d’un tràmit per mitjans electrònics han d’anar precedides de la seva simplificació procedimental i la 
racionalització de tràmits reduint o suprimint, si escau, la documentació requerida als ciutadans) que 
ha de guiar l’actuació dels departaments, els ens i els organismes.30
Entre altres òrgans implicats s’esmenta l’arxiu central administratiu, que ha d’aportar la metodologia 
de gestió documental i arxiu per aplicar en el projecte concret i vetllar per elaborar, aplicar i mante-
nir els elements de l’SGGDA d’acord amb la normativa tècnica que estableix la Subdirecció General 
d’Arxius i Gestió Documental. Aquesta guia facilita pautes a tenir en compte (qui ha d’actuar, què 
cal fer) en les tasques de revisió documental (revisar els documents ordenats temporalment previstos 
en un procediment concret) que ha de dur a terme un equip format per les àrees de gestió, l’arxiu 
central administratiu i l’àrea d’organització.31 Insisteix a no demanar aquells documents que no són 
necessaris, a no demanar els que són expedits pel mateix departament o els que es poden obtenir 
mitjançant altres vies, interoperant a través del catàleg de dades i documents electrònics mitjançant 
la plataforma d’intercanvi i coordinació administrativa (PICA) o per intercanvi de fitxers, prioritzant 
les declaracions dels ciutadans