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INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES DE MONTERREY
Proyecto de innovación empresarial (Gpo 307)
Evidencia 1: Integración
Ana Paula Ramos Varela | A01704776
Profesor
Salvador Servando Icazbalceta Ocampo
Fecha de entrega
24-Nov-2022
1. Durante una reunión con tu equipo de proyecto se está planificando la EDT
y las asignaciones de trabajo, pero hay mucho desacuerdo y confusión sobre
qué trabajo se incluirá realmente en este proyecto en particular. Por ejemplo,
pruebas de software, capacitación de usuarios y documentación, algunas
personas del equipo pensaron que estos entregables deberían ser parte del
proyecto, mientras que otros pensaron que, dado que el cliente no lo solicitó
específicamente, no debería incluirse. Adicionalmente el equipo tiene algunas
ideas creativas nuevas para el proyecto.
El cronograma y el presupuesto están claramente especificados. Cómo
director del
proyecto y al ver esta situación con tu equipo responde lo siguiente:
¿A qué crees que se deba esta situación con tú equipo?
- Como directora del proyecto percibo que mis empleados se encuentran
confundidos ya que no tienen claro el acta constitutiva, este documento
ayuda a los empleados a tener una idea más clara de los objetivos del
proyecto a realizar. Al tener los objetivos definidos es aún más fácil recopilar
los requisitos, estos nos ayudan a definir de una mejor manera el alcance del
proyecto.
Me parece que los empleados no están recopilando, analizando y registrando
detalladamente los requisitos del proyecto y esto causa una disputa entre el
equipo.
¿Qué debes hacer para resolverlo?
- Mi deber como directora es alinear al equipo con los objetivos del proyecto,
para esto es necesario usar una comunicación efectiva para lograr aclarar los
requisitos clave del proyecto, de otra manera el EDT podría estar incompleto
o tener actividades extras que solo dañarían al proyecto.
-
¿Cómo se vería afectado el proyecto si no se llegará a definir bien la EDT?
- Si no se subdividen los entregables del proyecto correctamente, a esto me
refiero con una descomposición del trabajo en niveles y hay una
descomposición excesiva puede llevar a un mal manejo de recursos, poca
productividad en el trabajo, dificulta agregar los datos de la EDT o
simplemente entorpece la gestión del proyecto.
2. A dos meses de la fecha límite estricta del proyecto, recibes una llamada
del cliente (stakeholder) pidiendo que se finalice el proyecto en 3 semanas. El
cliente menciona que se debe a un cambio de mercado imprevisto y es crítico,
tanto que el proyecto no tendrá ningún valor si no se recibe antes de la nueva
fecha límite. Tú como gerente de proyecto sabes que cumplir con este nuevo
plazo será particularmente desafiante debido a algunas vacaciones personales
y planes de capacitación que los miembros de su equipo de proyecto ya han
planeado durante este período de tiempo.
¿Qué debes hacer como director del proyecto en esta situación? Responde
utilizando los conceptos, herramientas y técnicas vistas en clase.
- Una vez sucedido esto recomiendo que el cronograma se realice de nueva
cuenta considerando la fecha límite actualizada, por lograr esto es necesario
seguir los 6 pasos recomendados:
1. Identificar las actividades
2. Secuenciar las actividades
3. Estimar la duración de las actividades.
4. Estimar los recursos de las actividades.
5. Fechas impuestas.
6. Considerar presupuesto, flujo de efectivo, demandas de calidad y
factores de riesgo.
Para estimar la duración de una manera adecuada se recomienda usar las técnicas de
estimación:
1. Análoga: Se realiza basándose en proyectos previos similares.
2. Paramétrica: Se basa en el historial de costos y proyecciones.
3. Basada en tres valores: Se considera la incertidumbre y el riesgo y se realizan
estimaciones por valores.
4. Ascendente: Se basa en actividades inferiores estimadas en la EDT .
Describe además qué técnicas o herramientas se hubieran podido realizar para
evitar esta circunstancia.
- Me parece que lo mejor en esta situación hubiera sido seguir el método de la
ruta crítica, en este se estima duración de un proyecto y podemos determinar la
flexibilidad o también llamada holgura
- Este tipo de imprevistos son un riesgo para el alcance de los objetivos del
proyecto, para mitigarlos o evitarlos es necesario seguir el proceso de gestión
de los riesgos del proyecto para el cual se deben:
1. Identificar los riesgos del proyecto
2. Realizar un análisis cuantitativo y cualitativo
3. Planificar la respuesta de los riesgos
4. Implementar las respuesta a los riesgos
5. Monitorear los riesgos
Si no se logra mitigar o evitar los riesgos, la solución es aceptar los riesgos y partir
desde ahí.
3. En una reunión con el cliente del proyecto te comenta que él no compraría ningún
producto o servicio que contribuya al calentamiento global o que tenga un impacto
social negativo, ¿Qué tipo de acciones tomarías para que la empresa logre ese tipo de
objetivo en donde se incluyeran a todos los grupos de interés?
- Se deben de tomar acciones alineadas con la gestión de calidad de proyecto,
esto nos ayuda a tomar en cuenta los objetivos de las partes interesadas. Es de
suma importancia identificar los requisitos y estándares de calidad, en este caso
no comprar productos o servicios que contribuyan al calentamiento global. Al
tenerlos identificados, se puede generar actividades que nos ayuden a cumplir
los objetivos previamente establecidos y posteriormente monitorear los
resultados para así asegurarse de que estos satisfagan las expectativas del
cliente.
4. A tan solo tres días de la entrega del proyecto. Uno de los principales proveedores
te llama y te informa de un incremento en los precios de manera considerable en sus
servicios. Con base en la situación que se te planteó responde lo siguiente:
Explica qué acciones debes tomar para evitar un impacto negativo en los resultados
marcados del proyecto.
- Es necesario crear un contrato con tus proveedores, definir y formalizar los
detalles de los precios te protegerán de incrementos de este tipo de forma
inesperada. El no tener contrato o tener uno ambiguo puede afectar el tiempo
del desarrollo del proyecto, el desempeño del trabajo y el presupuesto.
- Otra acción sumamente importante es tener un “colchón” para este tipo de
imprevistos, es por eso que creo necesario crear una reserva de presupuesto o
de contingencias e imprevistos, este deberá ser estimado en base al nivel de
riesgo.
Describe además qué técnicas y herramientas se hubieran podido utilizar para evitar
esta situación.
- Para que este imprevisto no cause mucho daño en nuestro proyecto es
importante tener una gestión de los costos del proyecto, es decir planificar,
estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento y controlar los costos.
En la etapa de planificación se define la estimación, se presupuesta y se
controlan los costos del proyecto.
En la etapa de estimación de los costos se determina un aproximado del dinero
necesario para completar las actividades del proyecto.
En la etapa de determinación de presupuesto se suman los costos estimados de
las actividades para establecer una línea a base de costos autorizados.
Controlar los costos se da un seguimiento al proyecto para mantener abierta la
posibilidad de realizar cambios en la línea base de costos y actualizar los costos
.
5. Comparar el proceso de contratación de nuevos proveedores con un proyecto de
desarrollo de nuevo producto.
¿Cuáles diferencias y riesgos inherentes a las características del proceso
observamos?
- Al contratar nuevos proveedores existen varios riesgos que pueden llegar a
tener un impacto negativo en el resultado del proyecto. Aumentos en los
precios, retrasos en entregas, calidad pobre, poca flexibilidad son ejemplos de
riesgos presentes en el proceso de contratación de un proveedor.
- Al desarrollar un producto nuevo se puede presentar varios riesgos que
entorpezcan el resultado final, el producto.Errores en investigación y desarrollo
de producto, Marketing y posicionamiento, imágen y concepto, calidad y buen
funcionamiento, patentes y permisos legales, entre otros son ejemplos de
riesgos inherentes que pueden afectar el proceso del desarrollo de un producto
nuevo.
¿Por qué se dan estas diferencias? Justifica tu respuesta.
- Ambos procesos tienen enfoques muy distintos debido a que al conseguir
proveedores nuevos nos estamos enfocando en las necesidades de la empresa o
persona que es recipiente del bien o servicio ofrecido. Por otro lado, al
desarrollar un producto nuevo el enfoque está en las necesidades del cliente y
se busca la forma en la que el producto generado pueda satisfacer las
necesidades del cliente y generar un ingreso beneficioso para la empresa.
Encontramos diferencias ya que son dos fases distintas en el proceso de
fabricación de un producto u ofrecimiento de un servicio, el hecho de contratar
un proveedor es tener un trato con personas y dependes de otras empresas y el
desarrollo de producto es con un enfoque más interno. Ambos procesos se
encuentran en dos partes distintas de la fabricación de un producto, donde la
adquisición de nuevos proveedores está ligada al inicio del proceso de
fabricación ya que se provee la materia prima o servicio necesario para el
desarrollo del producto, mientras que el desarrollo de un producto está ligado a
la fase final de producción.
Referencias:
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. (2022). Guía de los Fundamentos Para la
Dirección de Proyectos: Guia del Pmbok. Project Management Institute.
Dharma Consulting. (s. f.). Desarrollo de un Nuevo Producto - Inicio.
https://es.slideshare.net/Dharmacon/iniciacion-40303822