ACTIVIDAD ONCE GESTION ALEJANDRA - Aleja Castillo

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INSTITUCION EDUCATIVA REPUBLICA ARGENTINA
	
NOMBRE DEL ESTUDIANTE:
Alejandra castillo
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GRADO:
ONCE 
	
DOCENTE: 
NUBIA HURTADO BALTAN
	ASIGNATURA: GESTION DOCUMENTAL
	PERIODO PRIMERO
	FECHA:
Tienes que dar el 125 por ciento. Pon el corazón y el alma en ello; aprende a tener una actitud positiva y ganadora. No aceptes la derrota, pero aprende de ella.
Magic Johnson
TALLER
Consultar:
1. Documentos de archivo y sus características, 
2. Archivo electrónico, funcionalidades y características.
3. Consejos para mejorar la gestión documental (8)
4. ¿Que son soportes documentales, comunicaciones oficiales?,
5. ¿Qué documentos puede procesar un sistema de gestión documental?
6. 
Elabora un mueble de archivo donde se evidencia la conservación adecuada y debidamente identificados los documentos que facilite su consulta. Observa el siguiente video sobre la organización de archivo.
7. Teniendo en cuenta los recursos tecnológicos propios de la gestión documental en cada uno de los procesos: Producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final, construir en forma tridimensional los recursos tecnológicos que se utilizan en cada uno de éstos. Ejemplo: computador, fax, reloj radicador, impresora, sellos radicador, etc.
Observa este video en YouTube (https://www.youtube.com/watch?v=wxS79FXoS2o)
8. Realice una simulación con su grupo donde cada uno de ustedes represente un rol en él envió de una encomienda que va desde Cali a Bogotá, usted deberá remitir, recibir, marcar el paquete, radicar, generar la factura de pago, generar la constancia detallada de la radicación. Al final de la actividad deberán recolectar todos los soportes y organizar la documentación. (de forma virtual se asignan roles con los compañeros) espero no tengan inconveniente en este punto.3.
9. Elabore la ficha técnica del producto y posteriormente estos deberán ser presentados al grupo y explicada su función dentro del proceso que lo requiere para el cumplimiento de sus funciones. 
 (definición de ficha técnica: es un documento que detalla todas las características de un producto, incluyendo la composición, características física y técnicas, modos de uso, recomendaciones al usuario, entre otros).
10. Teniendo en cuenta las normas de “Conservación documental” deben realizar consulta sobre cada una de las normas relacionadas a continuación y preparen una presentación de la norma que le sea asignada, en la cual se explique a que hace referencia la norma, cuál es su mandato frente al tema de conservación documental y presente tres situaciones que la ejemplifiquen claramente
1. Decreto 2150 de 1.995 – Conservación documental (ANACONA KEVIN SAMIR)
2. Acuerdo AGN 007 de 1.994 Artículo 23 (ARCILA ORTEGA DEISY MIREYA)
3. Ley 45 de 1.923 (ARCILA ORTEGA ELSY MAYERLY)
4. Ley 39 de 1.981 (BOLAÑOS ORTEGA BANESA ALEJANDRA)
5. Código del Comercio Art. 48 y 60 (BOLAÑOS ZUÑIGA DEISY DAYANA)
6. Código de procedimiento civil Art. 251(CASTILLO LOPEZ MARIA ALEJANDRA)
7. Decreto 1798 de 1.990 Art. 31(GUERRERO ECHAVARRIA JUAN CAMILO)
8. Decreto 422 de 1.991 Art. 6 (GUTIERREZ YANDI YEFFERSON)
9. Decreto 2620 de 1.993 (MUÑOZ GUACA YENCY LORENA)
10. Acuerdo AGN 049 de 2.000(NIETO LOPEZ YULIANA)
11. Acuerdo AGN 050 de 2.000(PARROCO MENDEZ MARIANNE)
12. Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivo (PINO GUEINAS RIBALDO)
13. Acuerdo 027 de 2006 – Glosario archivístico (PULGARIN GONZALEZ KEVIN DARIO)
14. Acuerdo 060 de 2001 – Proceso de trámite (RUIZ LUISA MARIA)
15. Acuerdo 042 de 2002 – Archivos de Gestión (VALENCIA MOSQUERA SEBASTIAN
16. Decreto 2609 de 2012 – Actualización al proceso de Gestión Documental. (todos)
NOTA: realizar el trabajo en Word, letra Arial tamaño 12, lo deben guardar en su correo personal, para subirlos a la plataforma SENA. Cuando lo requiera el instructor, los puntos para socializar se harán en clase, lo presentan cuando nos encontremos nuevamente.
BENDICIONES 
	
DESARROLLO
1. Los documentos de archivo son el subproducto documental de las actividades que desarrolla el nombre y son conservados a largo plazo por su valor testimonial.
Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades. Los documentos de archivo son tan variados como sus formatos, podemos encontrarnos con documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales, analógicos, etc. Los documentos son conservados tanto por instituciones de carácter público y privado como por los individuos a lo largo y ancho del globo.
CARACTERISTICAS 
· Autenticidad: el documento es lo que afirma ser, se pude comprobar que ha sido creado por la persona o la institución que alega haberlo hecho y en el tiempo que dice que fue creado.
· Fiabilidad: se representa de forma exacta el evento que dice testimoniar, se debe tener en cuenta que esta representación siempre ocurre a través de la perspectiva de la persona u otra organización que genero el documento.
· Integridad: el documento debe ser físicamente accesible y estar en condiciones óptimas para poder ser utilizado y servido a quien lo necesite.
2. el archivo electrónico es una herramienta que permite almacenar de forma electrónica los documentos de una entidad para garantizar su disponibilidad, legibilidad y accesibilidad a largo plazo.
Es indispensable disponer de esta solución para poder cumplir con el actual marco normativo, y los estándares técnicos requeridos para garantizar la conservación, seguridad, interoperabilidad, calidad, y acceso a la información.
FUNCIONALIDADES Y CARACTERISTICAS
· organización: documentación organizada y clasificada, mejorando la eficiencia en los tiempos de búsqueda. Todos los documentos son accesibles fácilmente.
· Seguridad: firma valida y reconocida asegurando la integridad del contenido, la autenticidad y el no repudio, control del acceso a los documentos.
· conservación: archivo electrónico de larga duración de documentos en formato, preservación ante cambios criptográficos. resellados de firmas electrónicas
· integración: integración con otros sistemas, plataformas o productos.
3. Consejos para mejorar la gestión documental
1. Digitalizar documentos en papel(transformar la información en papel a formato electrónico)
2. Centralizar el contenido corporativo
3. Clasificar los documentos
4. Hacer buen uso de los metadatos
5. Optimizar el tiempo con modelos de documentos
6. Establecer autorizaciones de acceso
7. Incentivar la colaboración
8. Administrar las versiones de documentos
4. SOPORTE DOCUMENTAL: es el medio en el cual se contiene la información, este varía según los materiales y la tecnología que se emplea; además de los archivos en papel podemos encontrar archivos audiovisuales, orales, sonoros, etc.
Existe una gran variedad de formas en las cuales se puede almacenar información, en los archivos personales es común encontrar que la información este en varios formatos, tanto tradicionales como de avanzada tecnología.
COMUNICADOS OFICIALES: es una declaración, una nota, un informe o un parte que comunica una información para su conocimiento publico. El comunicado puede ser elaborado por una persona, una empresa, una organización o un gobierno y suele ser difundido a través de los medios de comunicación masiva
5. 1) documentos de recepción 
2) documentos de trámite
3) documentos de producción
· documentos de conservación
· documentos de organización
· documentos de distribución 
· documentos de consulta
· documentos de disposición final
10. Código de procedimiento civil Art. 251: El pronunciamiento de la sentencia no podrá diferirse sino por una sola vez, por causa grave sobre la cual el Juez hará declaración expresa en el auto de diferimiento, y por un plazo que no excederá de treinta días.
DISTINTAS CLASES DE DOCUMENTOS: Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabacionesmagnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.
MANDATO DEL TEMA: lo que quiere decir es que rige cualquier tiempo de procedimiento tiene un plazo de al menos 30 días para presentar pruebas o documentos, información de acusación o de defensa y si en ese lapso de tiempo encuentra algún tipo de prueba o información dada a este procedimiento, se archivara y protegerá como lo rige las normas de conservación (proteger adecuadamente los documentos, con el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible).
EJEMPLOS: 
· Demandas por herencia
· Demandas por derechos de autor
· Demandas por daños y perjuicios.
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