Control en la Administración

Vista previa del material en texto

CONTROL
1.- definición
2.- elementos de control
3.-tipos de control
4.-la importancia del control
5.- cualidades de un sistema de control
6.- principios del control
7.- diseño de sistemas de control
8.- su proceso y reglas
11.- implantación de un sistema de control
15.-control interno
Definición 
Es una etapa primordial en la administración, es el proceso de medir, cerciorar, determinar, evaluar y regulariza las actividades, con un plan para alcanzar ciertos objetivos. Aplicando medidas correctivas de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo a lo planeado. En si es mantener el orden de acuerdo a lo que se ha planeado para lograr las metas y objetivos de la empresa.
ELEMENTOS DEL CONTROL
1.- relación con lo planeado
Verifica el logro de los objetivos que se tenían en la planeación
2.- mediación 
Es cuantificar los resultados
3.- detectar desviaciones
Encontrar las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación
4.- establecer las medidas correctivas 
Prevenir y corregir los errores
TIPOS DE CONTROL
El control de mercado: se enfoca en el control de los mercados externos, como la competencia de precios y la participación en el mercado.
El control burocrático: se mantiene concentrado en la autoridad y depende de normas, reglamentos, procedimientos y políticas administrativas. Este tipo de control depende de la estandarización de las actividades.
El control del clan: los comportamientos de los empleados se regulan por los valores, normas, tradiciones, rituales, creencias y cultura.
La mayor parte de las organizaciones no dependen totalmente de uno solo de estos enfoques para diseñar un sistema de control apropiado. En lugar de ello, la organización elige concentrarse en el control burocrático o de clan.
Por su formar de operar, el control puede ser:
· Control automáticos (feedback control)
· Control sobre resultados (open control)
· Preventivo: anticipa problemas
· Concurrente: corrige problemas que se presentan.
· Retroalimentación: corrige problemas después de que ocurre.
LA IMPORTANCIA DEL CONTROL
El control es importante por que es el enlace final en la cadena funcional de las actividades de administración. Es la única forma como los gerentes saben si las metas organizacionales se esta cumpliendo o no y por que si o por que no.
En otra área el control es importante es en la delegación. En nuestra revisión de las habilidades interpersonales señalamos que muchos gerentes tienen dificultad para delegar.
Un sistema de control efectivo es importante, por tanto, porque los gerentes necesitan delegar autoridad.
a) Cierra el ciclo de la administración
b) Se da en todas las funciones administrativas: hay control de la organización, de la dirección, la integración, etc.
CUALIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACION
· Exactitud
· Oportunidad
· Encomia
· Flexibilidad
· Comprensión
· Criterios razonables
· Planeación estratégica
· Énfasis en excepciones
· Criterios múltiples
· Acción correctiva
PRINCIPIOS DE CONTROL
1.- equilibrio: a cada grupo de delegación conferido debe proporcionar el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comporte.
2- De los objetivos: se refiere al control que existen en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será valido sino se fundamenta en los objetivos y si, atreves de el, no se evalúa el logro de los mismo.
3.- De la oportunidad: el control para q esa eficaz necesita ser oportuno, es decir, debe explicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.
4.-De las desviaciones: todas las variaciones o desviaciones que se represente en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
5.-De los estándares: el control es imposible si no existen estándares de alguna manera prefijados, será tanto mejor, cuanto mas preciso y cuantificados sean dichos estándares.
6.-Del carácter medial del centro: un control deberá usarse en el trabajo, gastos, etc..., que impone, se justifica ante los beneficios que de le se espera.
7.-De principio de excepción: el control debe aplicarse referentemente, alas actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control.
8.-De la función controlada: este principio es básico, ya que señala ala persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
DISEÑO DE SISTEMA DE CONTROL.
Proceso de control: el proceso de medir el desempeño actual comparándolo contra la norma y tomando acción gerencial para corregir las desviaciones o las normas inadecuadas.
Las normas: se derivan de los objetivos, pero ya que estos objetivos se desarrollan durante la planificación, son importantes en el proceso de control.
El proceso de control consiste en tres pasos separados y distintos
-mediación: para determinar lo que es el desempeño real, un gerente debe adquirir información acerca de el. El primer paso del control es medir.
 - como medimos: existen cuatro fuentes comunes de información que emplea frecuentemente los gerentes para medir el desempeño real, son la observación personal, los informes estadísticos, informes verbales e informes escritos.
 - Lo que medimos: que medimos es tal vez más determinante para el proceso de control que como medimos. La selección de los criterios equivocados puede dar como mayor grado, lo que las personas intentaran alcanzar con su excelencia.
*comparación: el paso de comparación determina el grado de variación entre el desempeño real y la norma. Cierta variación en el desempeño puede esperarse en todas las actividades.
*Tomar acción gerencial: el tercer y último paso en el proceso de control es tomar acción gerencial. Los gerentes pueden elegir entre tres posibilidades: pueden no hacer nada, pueden corregir el desempeño.
Corregir el desempeño: si a fuente de la variación en el desempeño actual ha sido una serie de acciones y actividades de trabajos deficientes, el gerente quera tomar acciones correctivas.
Revise la norma: es posible que la variación sea el resultado de una norma no realista es decir, la metas pudo fijarse demasiado alta o demasiado baja.
SU PROCESO Y REGLAS
Hay que distinguir ante todo, los pasos o etapas de control:
1. establecimento de los medios de control
2. operaciones de recolección y concentración de datos
3. interpretación y valoración de los resultados
4. utilización de los mismos resultados
Reglas
Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible la estructura de la organización:
a) La organizaciones la expresión de los planes, y a la vez u medio de control. Por eso, cuando el control “rompe” los canales de la organización sistemáticamente, distorsiona y trastorna.
b) Además los mismos controles pierden eficacia, muchas veces el dato escueto no sirve, pues necesita de la interpretación o adiciones que debe hacerles el jefe de cada departamento.
Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza, y la de la función controlada, para aplicar el que sea más útil.
a) Para determinar la naturaleza de los controles, servirá la siguiente clasificación de los medios de control: puramente personales, supervisión, revisión de operaciones, etc.
b) Para lo que se refiere a la naturaleza de la función controlada.
Los controles deben de ser flexibles, cuando un control no es flexible, un problema que exija rebasar l calculado en la prevención, hace que, o bien no pueda realizarse adecuadamente la función.
IMPLANTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL
Es necesario establecer un sistema de control y para esto se requiere:
 *contar con objetivos y estándares que sean estables.
*que el personal clave comprende y esta de acuerdo con los controles.
*que los resultados finales de cada actividadse establezca en relación con los objetivos.
*evaluar la efectividad de los controles:
 - Eliminando aquellos que no sirvan.
 - Simplificándolos.
 - Combinándolos para perfeccionarlos.
Características:
Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional.
Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desee controlar. Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizativa y reflejar su eficacia.
Oportunidad:
Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubras antes de que se produzcan.
Accesibilidad:
Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que os datos o informes de los controles sean accesibles para las personas a las que van a ser dirigidos.
Ubicación estratégica:
Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas aéreas de acuerdo con criterios de valor estratégicos.
CONTROL INTERNO
Se refiere a aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la organización; sus propósitos básicos son:
1. La obtención de información correcta y segura
2. La protección de los activos de la empresa.
3. La promoción de la eficacia en la operación.
Control de operaciones
La administración de operaciones comprende la manufactura y los servicios.
En las economías mundiales mas avanzadas, se esta dando un proceso llamado desindustrialización. 
Re-ingeniería de los proceso de trabajo
Se refiere a un cambio de diseño completo de las operaciones de una compañía. La herramienta principal de la re-ingeniera es volver a pensar y volver a arreglar la forma como se hace el trabajo.
Administración estratégica de operaciones
La era de la manufactura moderna se origino hace más de ochenta años en los E.U. Las organizaciones de manufactura que esperan competir con éxito en los mercados mundiales están incorporando las decisiones de operaciones.
Planificación de operaciones.
La planificación precede al control. Entonces antes de introducir las técnicas de control en la administración de las operaciones, necesitamos revisar algunas decisiones más importantes.
Cuatro decisiones claves (capacidad, ubicación, proceso y distribución) proporcionan la dirección estratégica a largo plazo para la planificación de operaciones.