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Escuela industrial y preparatoria 
técnica 
 “Álvaro Obregón” 
 
Base de datos 
En contabilidad 
 
Etapa 3 
4M1 
 
 
Cómo son útiles los filtros 
Puesto que la vista que obtiene después de aplicar un filtro solo contiene registros con los valores 
que seleccionó, el resto de los datos permanecerán ocultos hasta que borre el filtro. 
 
Nota: Las columnas de hojas de datos y controles de formularios e informes enlazados a 
expresiones no admiten el filtrado. 
 
Hay varios tipos de filtros y algunos de ellos son fáciles de aplicar y quitar. Access contiene algunos 
filtros comunes integrados en todas las vistas. La disponibilidad de los comandos de filtro depende 
del tipo y los valores del campo. 
 
Por ejemplo, para ver los registros de personas cuyos cumpleaños se cumplen durante un mes 
específico, haga clic en la columna FechaDe Nacimiento, en la pestaña Inicio del grupo Ordenar & 
Filtro, haga clic en Filtros de fecha y, a continuación, seleccione el período de fecha necesario. 
 
Filtrar por un campo de fecha 
 
1. Los filtros disponibles dependen del tipo de datos de la columna seleccionada. 
 
2. Todos los filtros Fechas en período ignoran la parte de día y año de los valores de fecha. 
 
En esta vista filtrada, solo verá los registros en los que la parte del mes del campo FechaDe 
Nacimiento se establece en Abril. 
 
Campo Fecha de nacimiento filtrado por abril 
 
1. El icono de filtro en el encabezado de columna y la barra del navegador de registros indica que 
la vista actual se filtra en la columna FechaDe Nacimiento. 
 
2. En la vista hoja de datos, al mantener el mouse sobre el encabezado de columna, verá el criterio 
de filtro actual. 
 
Nota: Al aplicar un filtro a una columna que ya está filtrada, el filtro anterior se quita 
automáticamente. Aunque solo un filtro puede estar en vigor para un campo a la vez, puede 
especificar un filtro diferente para cada campo de la vista. 
 
Por ejemplo, para ver los nombres de los contactos que viven en el Reino Unido cuyos cumpleaños 
se cumplen en abril, puede filtrar la tabla Contactos en el campo PaísRegión y también en el 
campo FechaDe Nacimiento. Al filtrar varios campos en una sola vista, los filtros se combinan con 
el operador AND, como este: 
 
CountryRegion = UK AND month of BirthDate = April 
 
Para volver a la vista sin filtrar: Quite los filtros. Al quitar un filtro, se quita temporalmente de la 
vista para poder volver a la vista original sin filtrar. 
 
Para cambiar entre las vistas filtradas y no filtradas: en el grupo Ordenar & filtro de la pestaña 
Inicio, haga clic en Alternar filtro. 
 
Para quitar permanentemente un filtro de una vista: Desactive el filtro. Para obtener información 
sobre cómo borrar filtros, vea la sección Borrar un filtro. 
 
La configuración de filtro permanecerá en vigor hasta que cierre el objeto, incluso si cambia a otra 
vista del objeto. En otras palabras, si filtra un formulario en la vista Hoja de datos, la configuración 
del filtro seguirá vigente incluso si cambia a la vista Formulario o a la vista Diseño, y permanecerá 
en vigor hasta que cierre el formulario. Si guarda el objeto mientras se aplica el filtro, estará 
disponible la próxima vez que abra el objeto. Para obtener información sobre cómo guardar un 
filtro, vea la sección Guardar un filtro en este artículo. 
 
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Seleccionar y aplicar un tipo de filtro 
Puede seleccionar entre varios filtros listos para usar para un tipo de datos. Estos filtros están 
disponibles como comandos de menú en las siguientes vistas: Hoja de datos, Formulario, Informe 
y Diseño. Además de estos filtros, también puede filtrar un formulario o hoja de datos 
completando un formulario (denominado Filtrar por formulario). 
 
Si desea más flexibilidad y si se siente cómodo escribiendo expresiones, puede crear sus propios 
filtros con las opciones de la pestaña Filtrar documento. 
 
Seleccione uno de los siguientes tipos de filtros: 
 
Filtros comunes:Para filtrar por valores específicos o un rango de valores. 
 
Filtrar por selección:para filtrar todas las filas de una tabla que contengan un valor que coincida 
con un valor seleccionado en una fila, filtre la vista hoja de datos. 
 
Filtrar por formulario:Para filtrar en varios campos de un formulario o hoja de datos, o si está 
intentando encontrar un registro específico. 
 
Filtro avanzado:Para el tipo de filtro en el que se definen criterios de filtro personalizados 
 
Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva 
toda la información o los datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una tabla 
Contactos que almacene los nombres de los proveedores, las direcciones de correo electrónico y 
los números de teléfono. Ya que otros objetos de base de datos dependen en gran medida de 
tablas, siempre debe iniciar el diseño de una base de datos creando todas sus tablas y luego crear 
cualquier otro objeto. Antes de crear una, tenga claro cuáles son sus requisitos y decida cuántas 
necesita. Si desea ver una introducción sobre cómo planear y diseñar una base de datos, consulte 
Conceptos básicos del diseño de una base de datos. 
Relaciones de tabla 
Aunque en cada tabla se almacenan datos sobre un tema distinto, en las tablas de una base de 
datos de Access suelen almacenarse datos sobre temas que están relacionados entre sí. Por 
ejemplo, puede que una base de datos contenga: 
 
Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones. 
 
Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imágenes de cada 
artículo. 
 
Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes. 
 
Dado que almacena datos sobre diferentes temas en tablas independientes, necesita alguna 
manera de vincular los datos para que pueda combinar fácilmente datos relacionados de esas 
tablas independientes. Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, cree relaciones. 
Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que especifica los campos que las tablas 
tienen en común. Para obtener más información, vea Guía de relaciones de tabla. 
 
Claves 
Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan claves. Una clave consta por 
lo general en un campo, pero puede estar compuesta por más de un campo. Existen dos tipos de 
claves: 
 
Clave principal Una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave principal está 
compuesta de uno o más campos que identifican cada registro almacenado en la tabla de forma 
exclusiva. A menudo, hay un número de identificación único, como un número de identificador, un 
número de serie o un código, que sirve de clave principal. Por ejemplo, puede que tenga una tabla 
Clientes en la que cada cliente tenga un número de identificador único de cliente. El campo de 
identificador de cliente es la clave principal de la tabla Clientes. Cuando una clave principal 
contiene más de un campo, normalmente se compone de campos ya existentes que, en conjunto, 
proporcionan valores únicos. Por ejemplo, puede usar una combinación de apellido, nombre y 
fecha de nacimiento como la clave principal de una tabla sobre contactos. Para obtener más 
información, vea Agregar o cambiar la clave principal de una tabla. 
Clave externa Una tabla puede tener una o más claves externas. Este tipo de clave contiene 
valores que se corresponden con los valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, puede 
tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un número de identificación de cliente que se 
corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de identificador de cliente es una 
clave externa de la tabla Pedidos 
Un formulario de Access es un objeto de base de datos que puede usar para crear una interfaz de 
usuario para una aplicación de base de datos. Unformulario "dependiente" es aquel conectado 
directamente a un origen de datos como una tabla o consulta y que puede usarse para especificar, 
editar o mostrar los datos de ese origen de datos. Como alternativa, puede crear un formulario 
"independiente" que no esté vinculado directamente a un origen de datos, pero que todavía 
contenga botones de comando, etiquetas u otros controles que necesita para ejecutar la 
aplicación. 
 
Este artículo se centra principalmente en formularios dependientes. Puede usar formularios 
dependientes para controlar el acceso a datos, por ejemplo, qué campos o filas de datos se 
muestran. Por ejemplo, algunos usuarios podrían necesitar ver solo varios campos en una tabla 
que contenga muchos. Al proporcionar a esos usuarios un formulario que contenga solo esos 
campos, se les facilita el uso de la base de datos. También puede agregar botones de comando y 
otras características a un formulario para automatizar acciones realizadas con mayor frecuencia. 
 
Considere los formularios dependientes como ventanas a través de las cuales los usuarios pueden 
ver y obtener acceso a la base de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de la base de datos 
porque los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Un formulario visualmente atractivo 
hace más agradable y eficiente el trabajo con la base de datos, además de evitar que se 
introduzcan datos erróneos.