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1 Mtro. Enrique Ruiz González. SISTEMAS DE CONTROL INTERNO 2SISTEMAS DE CONTROL INTERNO AGENDA Introduccion Control / Objetivos /Control Interno / Objetivos Aportaciones Objetivos de control interno Especificos / Generales / Responsabilidad del S.C.I / Quien implementa el C.I./ Factores / Objetivos Generales / Informacion Financiera / Proceso Contable Metodos y Modelos Metodos para implementar el C.I. / Modelos de C.I. 3I N T R O D U C C I O N TECNOLOGIA / FRAUDE Evolucion constante de la tecnologia, fraudes, robos. GOBIERNO CORPORATIVO Expectativas de expansion, crecimiento y forma de gobernarse de las empresas CAMBIOS Complejidad en las actividades empresariales / Resistencia a los cambios. LEYES / REGLAMENTOS Cambio constante en las leyes, fiscalizacion, burocracia. GLOBALIZACION Negocios pequeños fracasan, monopolios disfrazados, ley del mas fuerte sobrevive. 4 Examen u observación cuidadosa que sirve para hacer una comprobación. El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias. Proviene del termino Francés “Controle” y significa Comprobación, Inspección, Fiscalización o Intervención. En administración, es un mecanismo del proceso administrativo creado para verificar que los protocolos y objetivos de una empresa, departamento o producto cumplen con las normas y las reglas fijadas CONTROL D EFI N I C I ON ES Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el Plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. ✓ Definiendo 5 Objetivos O b j e t i v o s d e C o n t ro l Establecer y documentar: ✓Normas, ✓ Procesos, ✓Actividades, ✓ Tareas, ✓ Programas, ✓ Presupuestos, ✓ Procedimientos, ✓ Plan de gestión ✓ Estándares o criterios de evaluación o comparación ✓ Normas o Criterios Que sirven de base para evaluar o comparar alguna cosa. 6 Objetivos O b j e t i v o s d e C o n t ro l Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. Evaluar lo que se está haciendo. Implementación de indicadores financieros y de gestión. Se les alinea, en la medida de lo posible, en un tablero integrado de mando. 7Q U E E S CONTROL INTERNO Es un sistema que comprende un plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada son adoptados por una entidad para la consecución de sus objetivos Metodos y Procedimientos Se dice que los metodos son los caminos o rutas para llegar a un fin. Los procedimientos son los pasos a seguir. PlanOrganizacional Son las estrategias que plantea la Organizacion para conseguir su objetivo 8 C O N T R O L I N T E R N O Es adaptable, flexible. Es efectuado por PERSONAS Constan de tareas, actividades. “ Es un medio para llegar a un fin” Esta orientado a la consecución de Objetivos de la Entidad. OBJETIVOS DE CUMPLIMIENTO DEFINICION INFORME COSO Es un proceso efectuado por el Consejo de Administracion, la Dirección y el resto del personal de la entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de “Seguridad Razonable” en cuanto la consecución de los objetivos relacionados con las operaciones, informacion y su cumplimiento. OBJETIVO OPERATIVO OBJETIVOS DE INFORMACION 9 C O N T R O L I N T E R N O OBJETIVOS DE CUMPLIMIENTO Verificar que se cumplan con las leyes y regulaciones a que esta sujeta la Enidad. DEFINICION INFORME COSO OBJETIVO OPERATIVO Promover la eficiencia y eficacia de las operaciones, incluyendo los objetivos financieros y operacionales y la proteccion de activos. OBJETIVOS DE INFORMACION Verificar que toda la informacion (interna y/o Externa) financiera, opertiva, administrativa sea oportuna y contenga caracteristicas cualitativas . LEYES Y NORMATIVIDADES REGULACIONES ENTIDAD S.C.I. 10Q U E A P O R T A E L C O N T R O L I N T E R N O LLEVAR A LA ENTIDAD EN LA CONSECUCION DE SUS OBJETIVOS • Verificar si todo ocurre de conformidad con el Plan adoptado. • Vigila la Ejecución de las Instrucciones emitidas y con los principios establecidos. • Señala las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. • Mide los actuales resultados en relación con los planes. • Diagnostica la razón de las desviaciones. • Toma las medidas correctivas necesarias. 11 Se implementan con el fin de detectar, en un plazo deseado, cualquier desviacion respecto de los objetivos de rentabilidad establecidos por la Empresa y limitar cualquier sorpresa. El control Interno es util: Para la consecusion de muchos objetivos importantes, por lo que deberan tener un fin y una exigencia Es una solucion, es siempre respuesta a numerosos problemas potenciales 12O b j e t i v o s E s p e c i f i c o s d e l C o n t r o l I n t e r n o Estimular la Adhesion a las Politicas prescritas por la Administración. COSO 1993 Salvaguardar los Activos Verificar la razonabilidad y confiabilidad de la informacion Financiera y la complementaria Administrativa y Operacional. Promover la eficiencia operativa. 13 Su responsabilidad es de la mas “Alta Autoridad” de la Organización. SOCIOS /ACCIONISTAS CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN GENERAL ESTRUCTURA OPERATIVA GOBIERNO CORPORATIVO COMITE A.I A.E ¿De quien es Responsabilidad el S.C.I.? 14 ¿ Quien implementa el Sistema de Control Interno? El G.C. da la facultad al C.A. quien a su vez lo delega en la Dirección de Auditoria Interna. COMITE AUDITORIA INTERNACONSEJO DE ADMINISTRACIÓN 15 ¿Que factores se consideran para la implementacion de un Sistema de Control Interno? 01 02 03 04 05 Tamaño de la ENTIDAD Caracteristicas de la Actividad Economica Sistemas de Contabilidad y Tecnicas de Control Problemas del Ramo de Negocio y Cumplimiento de Leyes Organización de la Entidad 16Objetivos Generales del Control Interno Van encaminados a todas y cada una de las operaciones de la entidad considerando: Control Interno Contable Control Interno Administrativo Control Interno Operacional 17Objetivos Generales del Control Interno Control Interno Contable 18Considerando…. El objetivo de la Contabilidad es proporcionar información cuantitativa expresada en términos monetarios sobre la situación financiera de una Entidad Económica. Identificación de las Transacciones Medición y Evaluación en términos monetarios Clasificación y Registro Comunicación de resultados Operaciones Libro Diario Libro Mayor Hoja de trabajo Balanza de comprobación Estados Financieros Toma de Decisiones P ro ceso C o n ta b le 19 NIF A-4 CONFIABILIDAD RELEVANCIA COMPRENSIBILIDAD COMPARABILIDAD OPORTUNIDAD OBJETIVIDAD VERIFICABILIDAD CARACTERISTICAS CUALITATIVAS DE LA INFORMACION Emana de las operaciones diarias de la entidad y de su sistema contable, se considera que es necesario implementarlo como premisa en el Sistema Contable y sucesivamente a toda la Entidad TOMA DE DESICIONES La Información financiera… 20 1 OPERACIONES AUTORIZACION 3 HOJA DE TRABAJO CLASIFICACIÓN 5 ESTADOS FINANCIEROS SALVAGUARDA FISICA 4 BALANZA DE COMPROBACION VERIFICACION Y EVALUACION 2 DIARIO PROCESAMIENTO Proceso Contable Objetivos Generales del Control Interno Contable / MAYOR T O M A D E D ES IC IO N ES 21Objetivos Generales del Control Interno Control Interno Administrativo 22 SUPERVISION PERSONAL PROCEDIMIENTOS ORGANIZACION SUPERVISION Evolución constante y adaptacion a los tiempos ORGANIZACION La forma en que esta organizada Gobierno Corporativo PROCEDIMIENTOS Manuales de politicas y procedimientos PERSONAL Capital Humano Objetivos Generales del Control Interno Administrativo 23C o n t r o l I n t e r n o A d m i n i s t r a t i v o ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES DIVISION DE FUNCIONES COORDINACION DIRECCION ORGANIZACION Matriz Relacion de Recursos vsactividades Individual / Equipos de Trabajo Manuales de Procedimientos Establecimiento de Funciones. En la Toma de Desiciones. En las operaciones En Comunicación Liderazgo Toma de Desiciones Enter Management Riks 24Control Interno Administrativo PROCEDIMIENTOS 75% De las empresas no implementan controles en la forma de planear, registrar y crear informes para la razonable toma de desiciones. CONSIDERANDO PLANEACION PLAN ANNUAL GENERAL / MENSUAL INFORMES ANUALES / MENSUALES SISTEMATIZACION PROGRAMAS / SOFTWARE REGISTROS Y FORMAS TIPO DE RESGISTROS 25 EFICIENCIA REMUNERACIO N MORALIDAD INSTITUCIONALI DAD ENTRENAMIENT O RECLUTAMIENT O SELECCION PERSONAL Descripción de competencias necesarias para llevar a cabo las labores. Valoración de reclutamiento interno , esto depende de las políticas y exigencias de la empresa. Es el proceso que se sigue para la contratación de un empleado. Se evalúan las cualidades, conocimientos, habilidades o la experiencia para cubrir la vacante que demanda la organización. Es un proceso y su enfoque es educativo y a corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, para que las personas adquieran conocimientos, actitudes y habilidades en función de objetivos definidos. Mientras la persona eficaz consigue los resultados esperados de forma satisfactoria independientemente de los recursos utilizados, la persona eficiente es aquella que lleva a cabo la tarea con el menor número de recursos posible Afecta las actitudes de los empleados hacia su trabajo, colegas, gerentes y la organización en su conjunto. estrés, falta de desafíos, o no tener voz al interior de la empresa. amenazan la seguridad financiera. Se relaciona con la imagen y el liderazgo que se adquiere en la practica profesional y dentro del desarrollo de la Entidad. Las percepciones que obteiene un trabajador por el concepto de su trabajo, conocimiento, funcion y los resultados de calidad que se esperan de el. PERSONAL / R.H. / CAPITAL HUMANO Control Interno Administrativo 26 SUPERVISION Es la observación regular y el registro de las actividades que se llevan a cabo en un proyecto o programa. Es un proceso de recogida rutinaria de información sobre todos los aspectos del proyecto. Supervisar es controlar qué tal progresan las actividades del proyecto A TODOS LOS NIVELES A TODAS LAS FUNCIONES, ACTIVIDADES, PROCEDIMIENTOS CONSTANTE Y EFECTIVA Control Interno Administrativo 27Objetivos Generales del Control Interno Control Interno Operacional 28Control Interno Operacional Ejecicion de las actividades, procedimientos e implementacion de controles Catalogo de Cuentas Documento que sirve para registrar las operaciones de una empresa. Es importante para una empresa ya que contiene una lista donde se clasifican todos los activos, los pasivos, los ingresos, los egresos y el capital de una empresa. Manuales de la Entidad / Tecnicas de control Documento técnico normativo de gestión institucional donde se describe y establece la función básica, las funciones específicas, las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación, así cómo los requisitos de los cargos o puestos de trabajo. Personal que ejecuta. Es responsabilidad de los mandos de nivel medio como aquellos que realizan funciones de supervisión en los niveles inferiores o primer nivel. Es el proceso mediante el cual la organización se asegura de que las tareas específicas sean realizadas con efectividad 29 METODOS PARA IMPLEMENTAR, EXAMINAR Y EVALUAR EL CONTROL INTERNO 30EL OBJETIVO DE TENER UN METODO E X A M I N A R Y E VA LUA R CUESTIONARIOS PERSONAL/FUNCIO NES SISTEMA DE CONTROL INTERNO Es la de implementar un Sistema de Control a través de metodos que le ayuden a comprender mejor la forma de adaptarlos, utilizarlos y que se conviertasn en Controles y estos sean comprensibles para quien ejecuta la funcion. Los Controles Internos deben tener esa capacidad de que sea examinable y valuable. Un control Interno implementado debera tener la caracteristica de ser dinamico, flexible y adaptable a las necesidades de la Entidad, existen tres metodos: 31METODO DESCRIPTIVO FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS 01 AREA 02 NOMBRE DE LA FUNCION 03 QUIEN LA EJECUTA 04 JEFE INMEDIATO 07 EVALUACION MONITOREO 06 DOCUMENTACIO N QUE GENERA. 08 RESULTADOS 05 A QUIEN REPORTA Este método se caracteriza por ser la persona encargada de ejecutar el control interno quien narra a través de sus palabras y conocimientos, el como ejecuta, maneja, procesa, la función o procedimiento a su cargo. Hace referencia a los sistemas administrativos y operacionales. Se narra en primera persona. Describe en detalle su función. Deberá firmarla el autor y quien la requiere, si es posible con testigos. Si entregase la descripción del manual de procedimientos, también deberá firmarla. 32METODO DE FLUJOGRAMAS DIAGRAMA DE FLUJO VENTA SE EJECUTA LA VENTA SI ESTA AUTORIZADA FIN DE PROCESO SE INICIA PROCESO SE REGISTRA Y PROCEDE A ENTREGAR MECANCIA NO YES Se caracteriza por utilizar graficas y diagramas a fin de explicar un proceso o procedimiento que se ejecuta y de los elementos de control que deben considerarse para mejora. Se muestra el flujo de las operaciones a través de los puestos o lugares de trabajo donde se estableció la medida de control para su ejecución. Permite detectar con mayor facilidad los posibles riesgos o debilidades de control Deberá firmarla el autor y quien la requiere, si es posible con testigos. Si entregase la descripción del manual de procedimientos, también deberá firmarla. 33FLUJOGRAMAS DEPENDEN DE LAS ACTIVIDADES Y AREAS QUE SE INVOLUCRAN EN UN PROCESO INICIO FIN PROCESO VENTAS EXISTENCIA SE REGISTRA PAGO CONTABILIDAD AUTORIZA / VERIFICA EMBALAJE CONOCIMIENT O SE EJECUTA PROCESO ENVIO A CLIENTE REGISTRO SE MANDA ALAMACE RECIBE/FIRMA PAGO AREA / PROCESO AREA ALMACEN NO NO NO YESYESYES 34 PREGUNTAS CERRADAS QUE CUMPLAN EL TENER CONTROL OBTENER RESPUESTAS UNANIME IDENTIFICAR DEBILIDADES METODO DE CUESTIONARIOS P R EG U N TA S Se emplean cuestionarios que son elaborados previamente, los cuales incluyen preguntas respecto a como se efectua el manejo de las operaciones y transacciones. Su empleo y aplicacion permiten obtener de manera rapida a traves de sus respuestas, el ver si existen o no controles internos. Sirve para analizar, evaluar y verificar la existencia del Control Interno en todas las areas. 35 METODO DE CUESTIONARIOS EJEMPLO ENCABEZADO N° PREGUNTA RESPUESTAS PONDERACION CALIFICACION PONDERADA OBSERVACIONES SI NO N/A 1 ¿Se manejan montos maximos para asignar los fondos fijos ↖ 10% 0% 2 ¿Existe un monto maximo de pago en efectivo a traves del fondo fijo? ↖ 10% 0% 3 ¿Se realiza la comprobacion de gastos de acuerdo a politicas de la entidad? ↘ 10% 10% No se realiza comprobacion alguna. 4 ¿Se tiene afianzado a la persona que maneja el fondo fijo? ↘ 10% 10% No existe politica 5 ¿Se realizan arqueos periodicos y sorpresivos a los fondos fijos? ↖ 10% 0% 6 ¿Se autorizan todos los gastos? ↘ 10% 10% No se tiene control de gastos 7 ¿Se firman contratos para la apertura de las cuentas Bancarias? ↖ 10% 0% 8 ¿Se cuentan con firmas mancomunadas? ↘ 10% 10% No existe un fascimil o control ni autorizacion de expedicion en las firmas 9 ¿Se firman responsivas para el manejo de las chequeras? ↖ 10% 10% 10 Existen montos fijos, minimos y maximos para la expedicion de cheques? ↖ 5% 5% 11 ¿Existe segregacion en el manejo de las cuentas bancarias? ↘ 10% 0% No se tiene identificadas cada una de las cuentas y su fin 12 ¿Existe afianzamiento para los responsables del manejo de las cuentas bancarias y de las chequeras? ↘ 5% 0% No existe fianza y firma alguna 13 ¿Se realizan conciliaciones bancarias periodicas? ↖ 10% 10% 14 ¿Se verifica los cheques expedidos vs contabilidad? ↖ 10% 10% 15 ¿Se autorizantodas las transacciones? ↖ 10% 10% 100% 40% Se considera que en los procesos mas importantes no existe Control Interno, por lo que se debera implementar y evaluar. CONFIANZA 100% RIESGO 40% CALIFICACION/ RIESGO TABLA DE RIESGO CONFIANZA RIESGO 15 - 45 % Bajo Alto 46 - 75 % Moderado Moderado 76 - 95 % Alto Bajo Elaboro Rebeca Alatriste Reviso Antonio Romero Responsables Autorizo Enrique Ruiz ↖ SI ↘ NO CUERPO EMPRESA X, S.A DE C.V AUDITORIA INTERNA EVALUACION DEL S.C.I. DEL 1° AL 31 DE ENERO DE 2020 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO AREA: EFECTIVO Y BANCOS 36 MODELOS DE CONTROL INTERNO A T R AV E S D E L M U N D O 37ANTECEDENTES O R I G E N D E L O S M O D E L O S D E C O N T R O L ROBOS MANIPULACION DE LA INFORMACION QUIEBRAS GRANDES FRAUDES CONTABILIDAD INEXACTA INCUMPLIMIENTO DE LEYES 38FRAUDE MUNDIAL 54 % Total a Nivel Mundial DE LAS EMPRESAS EN EL MUNDO SUFRIERON ALGUN TIPO DE FRAUDE ECONOMICO. 50 % Ausencia de Control Interno DE LOS FRAUDES SE COMENTEN DENTRO DE LA PROPIA EMPRESA 65 % Adaptación a los Cambios DE LAS EMPRESAS HAN ADPOTADO MEDIDAS PARA IDENTIFICAR Y PREVENIR LOS FRAUDES. 75% HAN ADOPTADO UN S.C.I. FRAUDE Una mayor implantación y efectividad de los mecanismos de detección. El desarrollo de las nuevas tecnologías. JAN 2020 MON WED THU FRI SAT SUNTUE 1 2 3 4 5 6 8 9 10 11 127 13 15 16 17 18 1914 20 22 23 24 25 2621 27 29 30 3128$0 $5,000 $10,000 $15,000 $20,000 $25,000 $30,000 $35,000 1940 1950 1960 1970 1980 1990 2000 2010 2020 2030 ALL LIST 39PORQUE UN MODELO DE CONTROL UNIFICACION DE CRITERIOS Derivado de los grandes fraudes que se han dado a nivel mundial y las cuantiosas y significativas perdidas que han incluso desaparecido entidades, sean públicas o privadas a nivel internacional, estas han trabajado en iniciativas a fin de estandarizar los conceptos y elementos que enmarcan el Control Interno y de brindar herramientas para la implementación y gestión de los mismos. Actualmente coexisten varios modelos que son implementados de acuerdo a la naturaleza, objetivos y características particulares de cada organización, a continuación un punto de referencia para mencionar Modelos de Control Interno, ya sea para la gestión de las empresas, organizaciones, entidades de gobierno, como también en los proyectos de investigación. 40 COSO COTIZAN EN BOLSA NOM 5030/3050 5 ELEMENTOS EN SU ESTRUCTURA COSO II ENTER MANAGEMENT RIKS Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway) PAIS DE ORIGEN U.S.A. MODELO COSO U. S . A OBJETIVO: Apoyar a la dirección para un mejor control de la organización. ENFOQUE: Incluye la identificación de riesgos internos y externos o los asociados al cambio. Resalta la importancia de la planificación y la supervisión. Plantea una matriz que interrelaciona los componentes de control. 41 ORIENTACIONES Y GUIAS A TODOS LOS NIVELES RESPONSABILIDAD INDIVIDUAL DE SU FUNCION COCO FLEXIBILIDAD AL APLICAR INFORMACION CONFIABLE The Criterial of Control Board Pais de Origen: CANADA MODELO COCO C A N A DA ENFOQUE: Se sustenta en la teoría general de sistemas y de la contingencia. Define y adopta normas y políticas. El planeamiento estratégico proporciona sentido a la dirección. Define 20 criterios para diseño, desarrollo y modificación del control. OBJETIVO: Ayudar a las organizaciones a perfeccionar el proceso de toma de decisiones a través de una mejor comprensión del control, del riesgo y de la dirección. 42 SIR ADRIAN CADBURY Voluntario Recomendaciones Ética en los negocios Confianza a las operaciones Financieras. Evalúa la función del: 1. Consejo de Administración 2. Informes Financieros 3. Auditoria Apertura Transparencia Integridad Responsabilidad 23 recomendaciones MODELO CADBURY R E I N O U N I D O ENFOQUE: Se soporta en el sistema COSO, exceptuando lo referente a sistemas de información, que se incorpora en otros elementos. OBJETIVO: Ampliar la comprensión de Control a un nivel más desarrollado, enfocándose en una conceptualización más metodológica del sistema de control. 43M O D E L O T U R N B U L L ORIGEN OBJETIVO ENFOQUE ELEMENTOS APLICACION U.K. CREAR UN ENFOQUE PARA LAS DIRECTRICES EN LA APLICACIÓN DEL CODIGO COMBINADO CALIDAD / EFICACIA / EFICIENCIA EN EL S.C.I. 1. RECOMENDACIONES 2. COMPLEMENTOS S.C.I. La Guía Turnbull es un esquema flexible que optimiza el uso de los recursos internos para lograr un sistema de control interno autónomo que promueva el cumplimiento de los objetivos estratégicos a través de sistemas de gestión de riesgos, evaluación y monitoreo. 1. EMPREZAS COTIZADAS 2. REPORTES GLOBALES 44 A. L. COSO/USA COCO/CANADA COBIT/USA ADOPCION DE COSO MICIL (Marco Integrado de Control para L.A.) CMPC / MEXICO MECI / COLOMBIA A.C.C. AUSTRALIA MODELOS DE CONTROL INTERNO MODELO CADBURY / U.K. MODELO VIENOT / FRANCIA Codigo de Mejores Practicas Corporativas MODELO KING/SUDAFRICA ENRON WORLCO M TYCO IBM XEROX LEY SOX MODELO PETERS / HOLANDA KONTRAG / ALEMANIA PARMALAT / ITALIA INFORMES • BARINGS • ALDAMA • DEY • OLIVENCIA / ESPAÑA • CARDON / BELGICA • HAMMPEL / UK • WINNTER • GREENBURY • HIGGS SALOMO N BROTHE R 45 • Los nuevos conceptos de Control Interno (Informe COSO) / Coopers & Lybrand) Edit. Díaz Santos. Madrid 1997. • Establecimientos de sistemas de Control Interno. La función de Contraloría / Juan Ramón Santillana González / Edit. Thomson. 2003. • http://www.imai.org.mx/ • http://www.ccpm.org.mx Bibliografía 46 FIN DE LA PRESENTACION enrique.ruiz@patronato.unam.mx
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