ASISTENTE ADMINISTRATIVO_SESION 7_ (1)

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Curso:
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Docente: César Bazán
Sesión 7:
Entorno documentario
Docente: César Bazán
1.- Concepto
Los documentos administrativos son una comunicación 
escrita de carácter formal que se utiliza tanto en la ad-
ministración pública como en la privada, con el fin de 
permitir el cumplimiento de obligaciones y goce de de-
rechos reconocidos por la (C.P.). Las leyes y las normas 
internas de cada entidad o institución.
Docente: César Bazán Queda prohibido la reproducción parcial o total de este material. Docente: César Bazán 
2.- Principios fundamentales
 que rigen la redacción de los D.A.
Formalidad:
Simplicidad:
Racionalidad:
Flexibilidad:
Eficacia:
Los D.A. se redactan teniendo en cuenta determinadas normas, pautas, o esquemas esta-
blecidos con el fin de uniformizar su uso.
Los D.A. deben ser elaborado lo más simple y breve posi-
ble, lenguaje sencillo y común.
Tener presente el principio de la racionalización. Redac-
tar documentos directos, concretos y precisos.
Deberá prevalecer la razón la apreciación de su conte-
nido.
Todo documento debe ser capaz de persuadir o inducir 
a la acción en el menor tiempo y lograr sus objetivos.
Mg. Aldo Gironzini P.Queda prohibido la reproducción parcial o total de este material. Docente: César Bazán 
3.- Partes de los
 Documentos Administrativos
Tiene varias partes las mismas según su ubicación constituyen en:
Menbrete:
Nombre del año:
Inscripción que identifica a la institución que 
remite el documento.
Es el extremo superior del documento y comprende las siguientes partes:
Denominación que da el gobierno a cada año 
calendario.
Lugar y Fecha:
Donde y cuando se elabora el documento, 
comprende la localidad, el día, mes y año.
A.- Encabezamiento:
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3.- Partes de los
 Documentos Administrativos
Código:
Asunto:
Parte que individualiza el documento e identifica a la institución destinataria.
- Nombre completo del documento: OFICIO
- Nª correlativo del documento integrado por 3 digitas (025).
- Las 2 últimas cifras del año calendario entre guiones -10- 
- Las siglas de la Inst. separado por -ó/.
Es la síntesis del contenido de un documento o 
del motivo que lo originan.
Destinatario:
Parte que identifica a la persona, dependen-
cia o inst. a quien remite el documento.
Referencia:
Hace mención a los antecedentes del docu-
mento que se elabora.
Compuesto por:
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3.- Partes de los
 Documentos Administrativos
Destinatario:
Asunto:
Parte que identifica a la persona, dependencia o 
Inst., a quien se remite el documentario.
Parte central y principal de todo documento cuya cantidad y denominación de-
pende de cada clase o tipo de documento.
Es la síntesis del contenido de un documento o del 
motivo que le origen.
Referencia:
Hace mención a los antecedentes del documento 
que se elabora.
B.- TEXTO:
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3.- Partes de los
 Documentos Administrativos
Antefirma:
Firma:
Es la palabra o frase que se emplea cuando se a concluido la redacción de un texto.
Extremo inferior del documento y comprende las siguientes partes:
Comprende el nombre, apellido y la rubrica.
Pos Firma:
Sello:
Anexo:
Con copia:
Parte que identifica al responsable de la comunicación
Instrumento que autentica o legaliza el documento que se 
envía
Se emplea únicamente cuando al documento que remiti-
mos se acompaña con otros (recibos, facturas, etc.)
Menciona a las autoridades a quienes se envía copia del 
documento.
Pie de Página: Identifica a los responsables de la elaboración del docu-
mento.
C.- Termino:
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La Carta
Menbrete
Lugar y fecha
Código
Destinatario
Asunto
Texto
Ante Firma
Firma
Pos Firma
Con copia
Pie de página
Es un documento de carácter privado 
que se utiliza fuera del estado y entre 
personas naturales para tratar asun-
tos de interés común relacionados 
con la vida cotidiana.
Concepto Partes
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Clases de Cartas
Carta por el número de destinatarios
Carta por el tema que tratan
C. Administrativa
C. Comercial
C. Notarial
Otros tipos de Carta
C. Poder
C. Declaración Jurada
C. Solicitud de empleo
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El Oficio
El oficio es un documento protocolar. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, 
pedir información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos ad-
ministrativos.
Partes
Menbrete
Lugar y fecha
Código
Destinatario
Asunto
Texto
Firma
Pos Firma
Sello
Con copia
Pie de página
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se llevará acabo
asista a dicha actividad como ponente en el tema de Marketing.
En espera de su amable respuesta y de antemano, agradeciéndole por su valiosa
Docente: César Bazán 
El Informe
Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminación de acciones encomendadas o 
la ocurrencia de hechos considerado de interés.
Clases de Informes:
Ordinario
Extraordinario
Técnico
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Informe N°0007
SEÑOR DIRECTOR DEL COLEGIO “Claretiano”
ASUNTO: Dictado de charlas sobre desastres naturales.
Referencia: Plan operativo Anual de la Institución
Tengo a bien dirigirme a su digno despacho, con el fin de hacerle llegar el informe sobre las dos charlas
realizadas, según programación, en el mes de agosto, sobre Desastres Naturales.
Logros:
• Se contó con la participación desinteresada de parte del Ingeniero Alberto Valdivia Torres, distinguido
 padre de familia de nuestra institución Educativa, quien dictó dos charlas sobre los desastres naturales,
 los días 15 y 20 de agosto.
• Las charlas estuvieron a la altura de lo esperado por el auditorio. El disertante proyectó dos videos
 referidos al tema.
• Se contó con la participación de todo el personal docente y alumnado en general.
• Es cuanto informo para su conocimiento. 
Atentamente
John Valderrama Ampuero
Presidente de Defensa Civil
Docente: César Bazán 
La Constancia
Es un documento similar al certifi-
cado. 
Los dos acreditan la veracidad de 
hechos y situaciones que se han 
dado o se dan en la realidad.
Concepto
Mg. Aldo Gironzini P.Queda prohibido la reproducción parcial o total de este material. Docente: César Bazán 
Mg. Aldo Gironzini P.Queda prohibido la reproducción parcial o total de este material.
La Secretaría de la Facultad de Ciencias Empresariales, que
suscribe; deja constancia de que Carlos Alberto Ávila Béjar,
con código 2010035920, se encuentra matriculado en el 1°ciclo,
del año académico 2010.
Se expide la presente a petición del interesado. 
Tacna, 8 de Setiembre del 2010
Dr. Kinston Castañeda
Decano
Sofía León Morales
Secretaria
Docente: César Bazán 
El Memorando
Es una comunicación escrita en forma breve y diplomática de uso interno de las empresas o institucio-
nes, en el que se recuerdan hechos y razones para que se tengan presentes en algún momento, ya sean 
instrucciones, información o petición. La mayoría de las oficinas cuentan con formatos específicos
de 
memorando, pero si no fuese así se elaborará en media hoja con los siguientes elementos:
Menbrete
Fecha
Destinatario
Asunto
Firma
Referencias finales
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Memorando N° 2560 - 10 - GV 
Para : Mauricio del Moral, Director General
De : María Chalco Lazo
Asunto : Reunión del área de ventas
El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22
de Setiembre del 2010. Se discutirán los temas referentes al
incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre.
Es muy importante contar con su presencia.
Atentamente
María Chalco Lazo
Gerente Ventas
Docente: César Bazán 
Docente: César Bazán